BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.3 Struktur Organisasi
lain (Jakarta, Makasar dan Menado), karena Surabaya merupakan kota metropolitas terbesar ke 2 se indonesia yang notabene perkembangan investasi lebih mudah berkembang untuk menjalankan sebuah usaha yang memiliki skala internasional”.
4.1.3 Struktur Organisasi
Suatu organisasi baik itu organisasi yang bergerak dalam bidang industri maupun dalam bidang jasa dan perdagangan, struktur organisasi mempunyai peranan penting. Tetapi tidak berarti bahwa struktur organisasi yang cocok bagi perusahaan akan cocok bagi perusahaan lain.
Perbedaan struktur organisasi ini diantaranya disebabkan oleh beberapa hal, misalnya jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, banyaknya cabang yang dimiliki oleh perusahaan dan lain-lain. Tanpa adanya struktur organisasi yang diorganisir dengan baik, yang memisahkan tugas atau tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian, jangan harap dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Agar sesuatu organisasi dapat berjalan dengan baik, diperlukan tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu, sebagai pedoman dari sesuatu yang hendak dicapai.
Tujuan tersebut harus bisa dipahami dan diterima oleh setiap orang yang mau ikut berkerja sama agar dalam mencapai tujuan tersebut dapat ditempuh dengan cara yang mengetahui secara jelas tugas dan tanggung
45
dikatakan bahwa salah satunya merupakan tipe organisasi yang terbaik untuk diterapkan dalam suatu organisasi tertentu. Oleh sebab itu masih banyak hal-hal lain yang harus dipertimbangkan, misalnya situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai.
Berdasarkan penelitian yang peneliti laksanakan, PT Katrins Logistics mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :
Gambar 4 : Struktur Organisasi PT. Katrins
DIREKTUR Manager Konsultan Kabag Operasional Kabag Customer Service Kabag Pembelian Kabag Akuntansi Kepala Gudang Staff EDP Staff CS Lokal InsternasionalStaff CS
Staff CS Umum Staff CS Project
Staff Trucking Staff Dooring
Staff IT
Kepala IT
Staff Kas & Bank Staff Hutang Staff Piutang
Staff Penjualan Staff Pembalian KeuanganStaff Lap
Staff Akuntansi Pajak Staff Packaging Staff Penerimaan Staff Pengiriman Staff CS LCL Staff CS FCL
Staff Adm Lokal
Staff Adm Internasional Staff Adm Umum
Kabag HRD Staff HRD
Staff Shipping
Staff Pengembangan Sistem Informasi
46
Keterangan Struktur Organisasi
Berdasarkan informasi yang peniliti dapat dari HRD PT Katrins, pembagian tugas masing-masing dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Direktur
Jabatan ini hanya ada di perusahaan pusat, yaitu surabaya, adapun tugas serta tanggung jawabnya sbb :
a. Mengkoordinir semua aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan jalannya perusahaan. c. Mewakili perusahaan keluar dan bertindak untuk jalannya perusahaan. d. Mengendalikan & mengawasi perkembangan perusahaan.
2. Manager
Bertanggung jawab atas segala kegiatan perusahaan serta mengendalikan sistem proses kerja perusahaan, sesuai cabang dimana dia ditempatkan.
3. Konsultan
PT Katrins berkerja sama dengan pihak luar untuk dapat menilai bahkan memberikan fasilitas pembenahan di PT Katrins agar dapat mencapai tujuan PT Katrins untuk dapat menjadi perusahaan yang memiliki intensitas usaha forwarding terbaik di indonesia.
4. Kepala Bagian CS (Customer Service)
Posisi ini minimal berjumlah 5 orang, termasuk kepala bagian, secara umum bagian ini bertanggung jawab untuk me-maintenence serta memfasilitasi
47
dipercayakan kepada PT Katrins, khususnya customer baru. Tentunya semua itu tidak lepas dari inovasi dari kepala bagian, maka itu agar fokus atas jasa yang diberikan bisa tercapai, tentu harus disesuaikan dengan ruang lingkup kapasitas jasa yang diberikan, dimana pembagian staff terdiri dari lokal yang bertanggung jawab atas customer yang hanya menggunakan jasa sebatas ruang lingkup nasional, internasional yang bertanggung jawab atas customer yang menggunakan jasa dengan ruang lingkup internasional / luar negeri, project sama halnya dengan lokal dan internasional tetapi didalamnya mengandung unsur paduan dari lokal terlebih dahulu baru kemudian internasional atau bahkan sebaliknya, sedangkan umum sendiri lebih menangani customer yang benar-benar belum pernah menggunakan jasa forwarding sama sekali.
5. Kepala Bagian Operasional
Bagian ini minimal berjumlah 10 orang, dimana staff EDP (Entry Data Procesing) sendiri membutuhkan sumber daya yang cukup banyak untuk dapat melakukan entry data untuk dapat di proses dengan cepat, mengingat banyaknya informasi / dokumentasi yang dibutuhkan. Secara umum bagian ini bertangung jawab atas jalannya proses jasa atas customer agar dapat berjalan lancar sesuai procedure yang ditetapkan oleh pemerintah / pihak ke 3 / rekanan, karena jasa forwarding banyak berhubungan dengan banyak instansi luar, maka dari itu, dokumentasi atas jasa ersebut haruslah jelas dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Sedangkan pembagian staff yang ada tidak jauh beda dengan karakter ruang lingkup yang ada pada pembagian
48
staff pada bagian CS (Customer Service) kecuali untuk project di bagian ini dibagi 2, yaitu FCL (Full Container loaded) dan LCL (Less Than Container Loaded) dimana disini dibagi berdasarkan daya penggunaan secara luas. Perbedaan antara CS (Customer Service) dengan bagian operasional ini sendiri terletak pada customer yang ditangani, kalo di Bagian CS khusus pada customer baru, maka di Bagian Operasional kebalikannya, yaitu customer yang memang sering dan hampir setiap kegiatan usahanya sering membutuhkan jasa forwarder.
6. Kepala Bagian Pembelian
Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang, dimana pada bagian ini bertangung jawab atas kebutuhan informasi baik secara dokumentasi serta harga atas biaya yang harus dikeluarkan apabila jasa forwarding tersebut melibatkan pihak ke 3
7. Kepala Bagian Akuntansi
Sama seperti bagian akuntansi pada perusahaan-perusahaan umumnya, tugas dan tanggung jawab bagian ini adalah :
a. Bertanggung jawab atas kondisi keuangan perusahaan. b. Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran.
c. Merencakan dan menjadwalkan pembayaran dengan skala prioritas
berkoordinasi dengan bagian operasional serta pembelian. d. Menganalisa dan memprediksi Cash Flow.
49
8. Kepala Gudang
Bagian ini minimal membutuhkan 20 orang, karena banyaknya jenis barang yang harus diperhatikan, serta penataan barang yang juga harus benar-benar di tata dengan baik, lagi pula barang-barang yang ada sangat bervariasi dan bisa jadi antar barang satu dengan barang yang lainnya tidak bisa di tempatkan dalam 1 tempat, maka itu harus ada perhatian lebih untuk menangani itu. Pada dasarnya bagian ini bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang serta packaging yang benar pada saat akan dikirmkan. 9. Kepala IT
Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang untuk dapat mengani banyak unsur teknologi yang harus digunakan demi kelancaran usaha. Bagian ini bertanggung jawab atas kualitas teknologi yang digunakan agar dapat berjalan dengan benar untuk dapat digunakan oleh tiap bagian yang membutuhkan teknologi tersebut.
10. Kepala Bagian HRD (Human Resource Development)
Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang dimana 1 orang sebagai kepala bagian dan 2 asisten yaitu asisten administrasi dan rekruitmen. Adapun tanggung jawab HRD adalah :
a. Merekrut dan menyeleksi sesuai dengan standart dan kebutuhan pada
perusahaan.
b. Mengadakan trainee untuk calon dan schedule kerja karyawan baru. c. Menyiapkan transportasi dan mengatur fasilitas karyawan.
50
d. Menampung keluhan-keluhan karyawan dan memotivasi kerja, serta
menilai kerja karyawan.
e. Mengawasi dan mendata absensi karyawan. f. Membayar dan pendistribusian gaji karyawan.