JOB PLAN (PROSEDUR KERJA) REKAYASA NILAI
3.2. Job Plan di dalam Rekayasa Nilai
3.2.1.1. Analisis Fungsi
Analisis fungsi merupakan basis utama di dalam value
engineering karena analisis inilah yang membedakan VE dari
teknik-teknik penghematan biaya lainnya. Analisis ini membantu tim VE di dalam menentukan biaya terendah yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi utama dan fungsi-fungsi pendukung dan mengidentifikasi biaya-biaya yang dapat dikurangi atau dihilangkan tanpa mempengaruhi kinerja atau kendala produk. Fungsi diidentifikasi dengan menggunakan deskripsi yang terdiri dari dua kata, yaitu kata kerja dan kata benda. Kata kerja yang digunakan adalah kata kerja aktif dan kata benda yang digunakan merupakan kata benda yang terukur. Fungsi dasar suatu produk/bangunan merupakan pekerjaan utama yang harus dilaksanakannya. Fungsi-fungsi sekunder sering merupakan fungsi-fungsi yang mungkin diinginkan keberadaannya tetapi sebenarnya tidak diperlukan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Fungsi-fungsi sekunder yang harus ada merupakan fungsi-fungsi yang secara absolut diperlukan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu, walaupun sebenarnya tidak melaksanakan fungsi dasar. Fungsi produk/bangunan secara menyeluruh ditentukan terlebih dahulu sebelum menentukan fungsi elemen-elemennya.
Bagian yang paling sulit pada analisis fungsi adalah memperkirakan nilai kegunaan (worth) setiap subsistem atau komponen untuk membandingkannya dengan biaya yang diperkirakan. Nilai kegunaan (worth) memberikan indikasi nilai (value) artinya biaya terendah yang diperlukan untuk terlaksananya suatu fungsi tertentu. Untuk itu tidak diperlukan ketelitian yang sangat besar. Nilai kegunaan (worth) hanya digunakan sebagai suatu mekanisme untuk mengidentifikasi wilayah-wilayah dengan potensi penghematan dan perbaikan nilai (value) yang tinggi. Subsistem yang melaksanakan fungsi sekunder tidak memiliki
Sebagai bagian dari analisis fungsi, tim VE membandingkan rasio cost-to-worth berbagai alternatif untuk keseluruhan fasilitas dan subsistemnya. Rasio cost-to worth ini diperoleh dengan membagi biaya yang diperkirakan untuk sistem atau subsistem dengan total worth untuk fungsi dasar sistem atau subsistem. Rasio cost-to-worth yang lebih besar daripada dua biasanya mengindikasikan wilayah dimana terdapat potensi penghematan biaya dan perbaikan nilai (value).
Model biaya digunakan sebagai metode pada pengorganisasian biaya kedalam ruang lingkup yang dapat diidentifikasikan untuk menentukan bagian yang mempunyai biaya yang tinggi pada disain. Studi rekayasa nilai dikerjakan atas dasar biaya siklus hidup. Biaya yang diperlukan dari perancang proyek tidak hanya perkiraan biaya awal saja, tetapi juga estimasi terhadap biaya operasi dan biaya pemeliharan. Salah satu dari tugas tim rekayasa nilai yang pertama adalah mempelajari informasi biaya dari proyek, jika muncul ketidak sesuaian dalam hal informasi dari perkiraan biaya seperti satuan biaya , satuan volume, sebaiknya dibicarakan perancang. Perkiraan biaya sebagai dasar untuk membandingkan rekomendasi rekayasa nilai pada masa yang akan datang. Dengan penetapan dan pemeriksaan informasi biaya, langkah selanjutnya membuat model biaya. Ada 2 (dua) model biaya yang biasa digunakan untuk rekayasa nilai yaitu sebagai berikut :
1. Model biaya menggunakan konsep matriks biaya dengan membagi proyek dengan sistem dan perdagangan konstruksi.
2. Model biaya dengan membagi proyek menjadi sistem dan subsistem, yaitu menggunakan analisis biaya dengan harga satuan ( m', m2, m3 ).
Model matriks biaya yaitu format pengorganisasian dengan membagi sistem dan perdagangan konstruksi. Sistem yang dimaksud adalah dengan memilah-milah sistem menjadi sub sistem atau pekerjaan. Sedangkan perdagangan konstruksi atau sumber daya konstruksi adalah bahan atau alat yang digunakan untuk melaksanakan sistem tersebut. Sistem dan perdagangan konstruksi dengan model matriks biaya yaitu dengan memilah-milah dalam bentuk jalur horizontal ( baris ) dan jalur vertikal ( kolom ). Jalur
horizontal untuk perdagangan kontruksi dan jalur vertikal untuk sistem ( tabel 2.2. )
Jumlah biaya ataupun prosentase dari sistem dan perdagangan konstruksi dapat dilihat pada jalur vertikal dan horizontal. Jalur horizontal memberikan informasi jumlah biaya atau % yang digunakan untuk perdagangan konstruksi dalam melakukan kegiatan sistem tersebut, dan jalur vertikal memberikan informasi biaya atau % dari biaya yang digunakan untuk melaksanakan sistem atau sub sistem. Model matriks biaya secara lengkap memberikan informasi yang jelas tentang biaya yang diperlukan untuk mengerjakan suatu sistem / pekerjaan atau besarnya presentase (%) dari pekerjaan tersebut. Disamping itu juga akan mudah mengetahui bahan yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan. Model lain adalah dengan memilah-milah sistem menjadi sub sistem (breakdown) sesuai dengan fungsi ( functional cost model ). Biaya dari masing-masing fungsi diestimasi berdasarkan luas bangunan dengan harga satuan luas. Estimasi biaya ini disebut juga dengan biaya nyata ( actual cost ). Biaya yang lain disebut dengan target cost/basic atau harga ( worth ) yang dianalisis berdasarkan fungsi suatu sistem. Dari gambar model dapat diketahui pengehematan masing-masing pekerjaan. Penghematan todtal dapat diketahui dengan menjumlahkan actual yang kemudian dikurangi dengan jumlah basic dari masing-masing pekerjaan.
Model ini hanya memberikan informasi bahwa suatu pekerjaan akan membutuhkan sejumlah biaya. Tapi itu tidak dapat memberikan informasi bahwa pekerjaan ini memerlukan sejumlah bahan untuk informasi bahwa pekerjaan ini memerlukan sejumlah bahan untuk melaksanakannya. Model ini juga tidak memberikan informasi presentase dari pekerjaan tersebut. Kedua model biaya ini kemudian akan dipakai sebagai dasar menentukan biaya siklus hidup.
Analisa fungsi untuk proyek digunakan untuk mengidentifikasi fungsi-fungsi yang akan dikerjakan dan biaya. Analisis fungsi digunakan untuk mendifinisikan secara jelas pekerjaan yang dilakukan untuk kebutuhan proyek, serta membantu memisahkan ruang lingkup antara biaya utama dengan biaya yang tidak dibutuhkan untuk mendukung performasi.
Tahap pertama dalam analisis fungsi adalah mengidentifikasi fungsi dasar dari suatu sistem, proyek. Fungsi dasar merupakan tujuan dari uraian studi rekayasa nilai. Dalam suatu proyek atau komponen didapat fungsi utama sedangkan bagian lain adalah fungsi penunjang atau fungsi sekunder. Fungsi-fungsi didefinisi dengan menggunakan 2 kata yaitu :
1. kata kerja
2. dan kata benda yang dapat terukur.
Kedua kata yang digunakan harus dalam keadaan umum sehingga tidak tersirat suatu penyelesaian, tetapi hanya fungsi yang dibutuhkan. Sebagai contoh, pondasi mempunyai fungsi untuk mendukung beban (support load ) dan menahan beban (resist
load). Fungsi penunjang tidak dapat diidentifikasikan sebagai
fungsi dasar, kecuali fungsi tersebut memberi pengertian untuk presentase biaya yang sedang dikeluarkan untuk membentuk fungsi utama terhadap bagian-bagian yang merupakan kebutuhan penunjang.
Tahap selanjutnya dari analisis fungsi adalah mengidentifikasi biaya dan harga yang berkaitan dengan setiap fungsi. Harga didefinisikan sebagai biaya terendah dari yang dibutuhkan untuk membentuk fungsi. Tahap berikutnya adalah membandingkan biaya keseluruhan dari sistem terhadap jumlah harga dari fungsi-fungsi utama. Berdasarkan pengalaman, bahwa perbandingan biaya harga lebih besar dari 2 biasanya menandakan bahwa proyek tersebut masih dapat direkayasa nilai.
Rekayasa nilai menggunakan beberapa teknik tertentu untuk mencari informasi yang diinginkan. Dalam hal ini teknik yang dapat dipakai dalam tahap informasi adalah teknik kuisioner, wawancara, peramalan. Untuk membantu menetapkan informasi yang perlu dikumpulkan perlu dikaji lebih dahulu fungsi dari bangunan. Salah satu metode yang digunakan untuk mengkaji fungsi dari suatu sistem adalah metode FAST. Dengan dikuasainya/diketahuinya fungsi dari masing-masing sistem elemen yang ada, maka akan lebih terarah pengumpulan informasi yang dibutuhkan.
FAST (Function Analysis System Technique) adalah suatu metode terstruktur untuk menganalisis, mengorganisir dan mencatat fungsi-fungsi dari suatu sistem. Dengan mengaplikasikan metode fast ini, dapat dibuat suatu diagram yang menggambarkan
fungsi-fungsi proyek secara terorganisir dan menentukan hubungan antar fungsi, serta membatasi lingkup permasalahan. Dalam menyebutkan fungsi, diidentifikasikan dengan kata kerja dan kata benda. Sebagai contoh tentang rancangan suatu fungsi pondasi.
Diagram FAST disusun berdasarkan urutan tingkat, dari fungsi tingkat tinggi diletakkan sebelah kiri sedangkan fungsi yang rendah diletakkan disebelah kanan. Penyusunan ini biasanya dimulai dari fungsi dasar yang sudah ditentukan sebelumnya. Fungsi dasar ini terletak dalam ruang lingkup yang akan dibahas.
Bagaimana ? Mengapa ? Fungsi Tujuan Memenuhi Peraturan Memenuhi Kesetabilan Memenuhi Keamanan Fungsi Yang terjadi setiap saat
Fungsi Dasar Lintasan Kritis
Meneruskan Beban Menahan Beban Menerima Beban Mendukung Struktur Atas Menyebarkan beban ketanah Menerima beban statis Menerima beban statis & dinamis Cakupan Masalah Garis Cakupan Garis Cakupan
Gambar 3.1. Diagram FAST pada sistem Pondasi
Penyusunan fungsi-fungsi diletakkan dengan mengajukan 2 pertanyaan, yaitu :
1. Bagaimana ( how ) 2. Mengapa ( why )
Identifikasi fungsi dimulai dari Identifikasi fungsi dimulai dari fungsi dasar dengan melakukan pertanyaan "bagaimana" fungsi dasar dilaksanakan. Pertanyaan ini dijawab oleh fungsi lain diletakkan disebalah kanan fungsi dasar. Seterusnya dilakukan pertanyaan yang sama terhadap fungsi baru tersebut sehingga didapat fungsi baru lainnya yang menjawab fungsi tadi. Pertanyaan ini dilakukan terus sampai didapat sejumlah fungsi yang bisa mencerminkan masalah. Kemudian dilakukan pertanyaan "mengapa" terhadap fungsi yang berada paling kanan dalam batas lingkup maslah. Pertanyaan "mengapa" fungsi tersebut harus diadakan, akan dijawab oleh fungsi yang berada disebelah kiri fungsi yang bersangkutan. Fungsi ini harus sama dengan fungsi yang didapat pada proses pertama yang menggunakan "bagaimana". Proses ini dilakukan sampai didapat fungsi dasar sebagai jawabnya. Hal ini untuk memeriksa ketepatan fungsi-fungsi pada jalur kritis.
Sebagai contoh : pertanyaan diajukan terhadap fungsi utama, "Bagaimana caranya menerima beban " ?, maka pertanyaan ini akan dijawab oleh fungsi yang ada disebalah kanannya dengan satu kata kerja dan satu kata benda, yaitu menahan beban. Pertanyaan ini ditanyakan seterusnya oleh fungsi yang baru terbentuk dan berhenti jika merasa permasalahan telah cukup. Sekarang pertanyaan dimulai dari fungsi yang berada paling kanan dalam batas lingkup masalah dengan pertanyaan "mengapa". Mengapa perlu untuk meneruskan beban ?. Pertanyaan ini akan dijawab oleh fungsi yang berada disebalah kirinya, yaitu agar dapat menahan beban. Pertanyaan ini akan menghasilkan jawaban yang sama dengan jawaban yang pertanyaannya "bagaimana". Pertanyaan ini berhenti jika sejumlah fungsi-fungsi sudah mencerminkan masalah.
Beberapa istilah yang dipergunakan dalam metode FAST :
a) Fungsi Utama,
Fungsi utama adalah merupakan dasar atau ketentuan yang diperlukan untuk menggambarkan suatu kegiatan atau yang ditampilkan pada sistem. Tanpa fungsi inisistem akan kehilangan identitasnya.
Suatu fungsi yang penampilannya tidak tergantung pada satu fungsi lain. Fungsi bebas dapat berupa fungsi utama atau fungsi sekunder.
c) Fungsi Ketergantungan,
Suatu fungsi yang bergantungan pada fungsi yang lain yang mempunyai urutan-urutan yang lebih tinggi untuk penampilannya. Fungsi ini disebut juga fungsi sekunder.
d) Fungsi Jalur Kritis,
Suatu fungsi yang mana secara berurutan menjelaskan bagaimana (how) atau mengapa (why) dari fungsi yang ditampilkan. Fungsi jalur kritis biasanya menunjukkan urutan fungsi yang termasuk dalam fungsi utama dengan menanyakan mengapa.
e) Fungsi Pendukung,
Suatu fungsi untuk membantu fungsi jalur kritis dalam melakukan pekerjaan sehingga dapat diandalkan dan diterima.
f) Fungsi tingkat tinggi,
Fungsi ini adalah fungsi yang tampil disebalah kiri dari diagram FAST..
g) Fungsi tingkat rendah,
Suatu fungsi yang tingkatannya paling rendah dan terletak pada bagian kanan dari diagram FAST
h) Garis lingkup,
Garis lingkup adalah dua buah garis vertikal yang membatasi masalah yang dihadapi. Garis vertikal sebelah kiri berbatasn dengan fungsi tingkat tinggi dan garis sebelah kanan berbatasan dengan fungsi tingkat terendah.
Manfaat dari diagram FAST adalah sebagai berikut :
1) Membantu mengorganisir daftar fungsi-fungsi.
Diagram akan mengatur pertanyaan-pertanyaan kata kerja kata benda dalam susunan yang benar.
2) Membantu dalam menentukan fungsi-fungsi yang tidak tampak dalam daftar fungsi. Hasil dari tahap informasi akan digunakan untuk tahap-tahap berikutnya.