ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan
4. Bagian Akuntansi
a. Menerima surat order pembelian lembar ke-2 dari staf pembelian.
b. Menerima faktur dari pemasok dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-2 dari staf penerimaan.
c. Mencocokkan isi surat order pembelian lembar ke-1 dengan faktur dari pemasok dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1.
d. Mencatat harga pokok bahan baku yang dibeli pada kartu persediaan bahan baku, serta mencatat bertambahnya utang pada kartu utang.
e. Menyimpan surat order pembelian lembar ke-2, faktur dari pemasok, dan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-2 sebagai bukti pertinggal. Dengan demikian, prosedur pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan adalah sebagai berikut:
a. Staf gudang membuat surat permintaan pembelian bahan baku rangkap satu dan menyerahkannya ke staf pembelian.
b. Staf pembelian menentukan pemasok serta membuat surat order pembelian rangkap empat. Surat order pembelian didistribusikan sebagai berikut: lembar ke-4 ke pemasok, lembar ke-2 ke staf akuntansi, lembar ke-3 ke staf gudang, dan lembar ke-1 sebagai arsip pertinggal.
c. Staf penerimaan menerima serta memeriksa bahan baku dan faktur dari pemasok. Pada sore harinya membuat laporan penerimaan bahan baku rangkap tiga. Laporan penerimaan bahan baku didistribusikan sebagai berikut: lembar ke-1 bersama bahan baku ke staf gudang, lembar ke-2 bersama faktur dari pemasok ke bagian akuntansi, dan lembar ke-3 sebagai arsip pertinggal.
d. Staf gudang mencocokkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1 dan bahan baku yang diterima dengan surat order pembelian lembar ke-3, kemudian mencatat mutasi tambah bahan baku pada kartu gudang. Bahan baku disimpan di gudang sedangkan laporan penerimaan bahan baku lembar ke-1 dan surat order pembelian lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
e. Bagian akuntansi mencatat bertambahnya harga pokok bahan baku pada kartu serta mencatat bertambahnya utang pada kartu utang. Semua dokumen yang diterima disimpan sebagai arsip pertinggal.
Untuk lebih jelasnya, flowchart prosedur pembelian bahan baku yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Ok Ok Keterangan: SPPB 1 SOP 3 LPB 1 Kartu Gudang Bahan Baku Menyimpan Barang di Gudang SPPB 1 Menentukan Pemasok dan membuat SOP 1 2 3 SOP 4 SOP 4 FDP Barang FDP Barang 1 2 LPB 3 SOP 2 FDP LPB 2 Kartu Persediaan Bahan baku
SPPB = Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku SOP = Surat Order Pembeliaan
FDP = Faktur dari Pemasok LPB = Laporan Penerimaan Bahan Baku
Gambar 3.2. Flowchart Pembelian Bahan Baku Sumber: PT. Hilon Sumatera Medan
Staf Gudang Staf Pembelian Pemasok Staf Penerimaan Bagian Akuntansi
1 1 3 4 2 3 2 6 8 7 7 8 Kartu Utang Memeriksa barang dan membuat LPB 6
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Pembayaran atas pengeluaran kas pada PT. Hilon Sumatera Medan dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan cek dan dengan uang tunai. Pengeluaran kas yang cukup besar dilakukan dengan cek, sedangkan pengeluaran kas dalam jumlah kecil dilakukan dengan uang tunai dari kas kecil. Perusahaan memelihara dana secara khusus untuk pembayaran yang jumlahnya kecil, yang disebut dengan dana kas kecil, dan diselenggarakan dengan sistem fluctuating fund.
Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas adalah bagian akuntansi dan kasir. Adapun fungsi masing-masing bagian dalam prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut:
1. Bagian Akuntansi
a. Menerima dokumen permintaan pengeluaran kas serta memeriksa kebenarannya.
b. Membuat bukti kas keluar rangkap tiga berdasarkan bukti permintaan pembayaran, serta menyerahkannya ke kasir.
c. Menerima daftar kas keluar dan bukti kas keluar lembar ke-2 yang telah dicap lunas oleh kasir.
d. Mencatat nomor dan nilai nominal cek pada register cek berdasarkan bukti kas keluar (jika pembayaran dilakukan dengan cek), serta mencatat transaksi pengeluaran kas pada jurnal pengeluaran kas berdasarkan daftar kas keluar dan bukti kas keluar lembar ke-2.
e. Menyimpan dokumen permintaan pembayaran, bukti kas keluar lembar ke-2 dan laporan kas keluar harian sebagai bukti pertinggal.
2. Kasir
a. Menerima bukti kas keluar lembar ke-1, ke-2, dan ke-3 dari bagian akuntansi.
b. Mempersiapkan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera pada bukti kas keluar. Jika jumlah yang akan dibayar di atas Rp. 500.000 maka pembayaran dilakukan dengan cek, dan jika jumlah yang akan dibayar di bawah Rp. 500.000 maka pembayaran dilakukan dengan dana dari kas kecil yang dipegang oleh kasir. Kasir mengisi jumlah yang akan dibayar pada cek serta meminta otorisasi cek pada kepala bagian keuangan.
c. Meminta tanda tangan penerima pembayaran serta membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar. Kemudian menyerahkan cek/uang kepada penerima pembayaran beserta bukti kas keluar lembar ke-3.
d. Mencatat nomor bukti kas keluar pada register bukti kas keluar serta membuat daftar kas keluar harian. Daftar kas keluar harian dan bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan ke bagian akuntansi.
e. Menyimpan bukti kas keluar lembar ke-1 sebagai arsip pertinggal.
Dengan demikian, prosedur pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan adalah sebagai berikut:
a. Bagian akuntansi menerima dokumen permintaan pembayaran serta memeriksa kebenarannya. Selanjutnya dibuat bukti kas keluar rangkap tiga dan diserahkan ke kasir.
b. Kasir mempersiapkan instrumen pembayaran berdasarkan jumlah pengeluaran yang harus dibayar. Jika jumlah pengeluaran cukup besar,
maka kasir mengisi cek dan meminta otorisasi cek pada kepala bagian keuangan. Jika jumlah pengeluarannya kecil, maka disiapkan uang tunai dari dana kas kecil. Cek atau uang tunai diserahkan ke penerima pembayaran bersama bukti kas keluar lembar ke-3. Pada sore hari membuat laporan kas keluar harian dan diserahkan ke bagian akuntansi bersama bukti kas keluar lembar ke-2. Kemudian menuliskan nomor bukti kas keluar pada register bukti kas keluar, serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1.
c. Bagian akuntansi mencatat pengeluaran kas pada jurnal pengeluaran kas berdasarkan laporan kas keluar harian, serta mencatat nomor cek yang digunakan sebagai alat pembayaran pada register cek.
Untuk lebih jelasnya, prosedur pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Hilon Sumatera Medan dapat dilihat pada flowchart Gambar 3.3.
Keterangan:
Penerimaan Pembayaran Bagian Akuntansi Kasir
DPP = Dokumen permintaan pembayaran BKK = Bukti kas keluar
LKKH = Laporan kas keluar harian
Gambar 3.3. Flowchart Pengeluaran Kas Sumber: PT. Hilon Sumatera Medan
DPP DPP Memeriksa DPP, membuat BKK 1 2 BKK 3 BKK 2 LKKH Cek BKK 3 Jurnal Pengeluaran Kas Register Cek 1 2 BKK 3 Cek Register BKK LKKH Mengisi cek dan meminta otorisasi cek pada kabag keuangan 1 2 BKK 3 1 1 2 2 3 4 4 3 T T
B. Pembahasan Hasil Penelitian
