PT. SUKMA SENTOSA MEDAN
2. Catatan Akuntansi yang digunakan
Di dalam prosedur pembelian, digunakan catatan-catatan akuntansi sebagai berikut :
a. Kartu Persediaan
Dalam prosedur pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Sedangkan dalam prosedur penjualan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
b. Kartu gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
4. Sistem Pembelian Bahan Baku
Perolehan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan induk atau pusat perusahaan dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan permintaan bagian gudang atau bagian produksi, apabila barang tersebut berada pada titik minimum atau telah habis. Langkah-langkah prosedur pembelian menurut Zaki Baridwan (2002:173) adalah : “Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan”.
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian gudang. Di dalam pelaksanaan prosedur pengendalian terhadap pembelian persediaan dibutuhkan suatu sistem pembelian yang baik. Adapun sistem pembelian yang baik itu haruslah :
1. Terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang jelas untuk pihak yang mengadakan pemesanan, melakukan pembelian, penerimaan barang dan mengadakan pencatatan persediaan tersebut.
2. Persediaan pembelian harus berdasarkan pada permintaan pembelian dan dengan harga bersaing dengan mutu yang optimal.
3. Memonitor agar barang yang dipesan tiba pada waktunya.
4. Barang-barang yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian.
5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum dibayar.
6. Distribusi debit barang-barang yang dibeli harus dilakukan dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.
Menurut Jusup (2001:12) bahwa: “Pesanan pembelian adalah formulir (dokumen) perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir”. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan barang yang dibeli dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan.
Dalam pengendalian intern pembelian bahan baku untuk perusahaan yang telah berkembang yang memiliki manajemen yang lebih kompleks maka pembelian haruslah oleh suatu bagian tertentu yaitu bagian pembelian. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang yang diperlukan dalam proses produksi yang dilakukan dengan :
1. Pengadaan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak-pihak yang meminta pembelian, melakukan pembelian, menerima barang, mencatat pembelian dan timbulnya hutang dan pengeluaran uang untuk pembayaran pembelian. 2. Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan dari gudang dengan
harga yang bersaing dan berkualitas.
Bagian pembelian mempunyai kegiatan-kegiatan seperti : a. Menerima daftar permintaan pembelian
b. Meneliti semua daftar permintaan pembelian c. Memilih supplier yang berkualitas baik d. Membuat surat pesanan pembelian.
Agar pembelian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien maka perlu diadakan pengiriman surat penawaran harga dengan mempertimbangkan kebonafitan supplier, sehingga barang dapat dibeli dengan harga yang bersaing dan barang yang dibeli sesuai serta tiba saat yang tepat.
Berikut ini adalah contoh prosedur pembelian, diuraikan sebagai berikut : 1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal, bagian gudang
menulis surat permintaan pembelian (purchase requisition) rangkap tiga. Ketiga lembar formulir ini sesudah ditandatangani oleh kepala gudang kemudian diserahkan pada bagian anggaran untuk dicek dengan anggarannya. Untuk memudahkan pelaksanaan, barang-barang bisa dikelompokkan menjadi (1) barang yang pembeliannya tidak rutin dan (2) barang-barang pokok rutin yang akan dibeli berdasarkan anggaran pembelian. Bila yang dibeli barang adalah barang dari kelompok dua, maka formulir permintaan pembelian tidak perlu dibuat, karena bagian pembelian pada periode-periode tertentu akan mengeluarkan order pembelian untuk sejumlah tertentu seperti yang telah ditentukan. Penentuan jumlah yang dibeli untuk barang kelompok dua ini tercantum dalam anggaran pembelian yang disimpan bagian pembelian. Contoh barang dalam kelompok satu adalah Office Supplies, Spare-part, aktiva tetap dan lain-lain. Sedangkan yang termasuk barang dalam kelompok dua terutama adalah bahan baku, bahan dagangan dan lain-lainnya. Surat
permintaan pembelian (3 lembar) yang sudah disetujui akan didistribusikan sebagai berikut :
- Lembar 1 untuk bagian pembelian - Lembar 2 untuk bagian utang;
- Lembar 3 untuk arsip gudang, disimpan urutan nomornya.
2. Berdasarkan surat permintaan pembelian atau anggaran pembelian, bagian pembelian menulis surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Bila perusahaan ini perusahaan atau badan-badan pemerintah, perlu dibentuk panitia pembelian. Bagi perusahaan atau badan pemerintah, supplier yang dikirim surat permintaan harga adalah supplier yang lulus pra-kualifikasi dan biasanya nama-namanya tercantum dalam daftar rekanan mampu.
3. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan supplier yang menentukan harga yang paling menguntungkan perusahaan.
4. Bagian pembelian menulis order pembelian rangkap enam dan didistribusikan sebagai berikut :
- Lembar 1 dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan dikembalikan oleh supplier sebagai pemberitahuan;
- Lembar 3 untuk bagian utang; - Lembar 4 untuk bagian gudang;
- Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang;
- Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian, urut nomor digabung dengan Lembar ke-2 atau dipisahkan urut abjad.
5. Barang dari supplier diterima oleh bagian pengiriman barang, kemudian dihitung/ ditimbang dan diperiksa kualitasnya. Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, bagian penerimaan barang menulis laporan penerimaan barang rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut :
- Lembar 1 untuk bagian pembelian;
- Lembar 2 untuk bagian gudang bersama dengan barang;
- Lembar 3 untuk arsip bagian penerimaan barang sesuai urut nomor.
6. Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang dan kartu persediaan. Kemudian laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani kepala gudang dikirim ke bagian utang.
7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian kemudian distempel tanda persetujuan. Faktur kemudian diserahkan ke bagian utang.
8. Bagian utang memeriksa faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian utang membuat voucher rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut :
- Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip sesuai urut tanggal jatuh tempo. - Lembar 3 untuk bagian akuntansi (buku besar).
Gudang Pembelian Uang Penerimaan Barang
Untuk Bagian Pembelian
untuk Keterangan:
pemasok PP : Permintaan pembelian
PPH : Permintaan penawaran harga LPB : Lembar permintaan barang D : Lembar arsip menurut tanggal B : Lembar arsip menurut daerah C : Lembar arsip menurut abjad N : Lembar arsip menurut angka OP : Order pembelian FP : Faktur pembelian
Gambar 2.5. Flowchart Pembelian Bahan Baku
Sumber: Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, BPFE, Yogyakarta, 2002, hal. 183.
Akuntansi Mulai Menyiapkan permintaan pembelian PP 3 PP 2 PP 1 N PP 1 PP 3 PP 2 PPH 1 Menyiapkan PPH Dari pemasok A PP Menyiapkan OP PP 6 PP 5 PPH 4 PP 3 PP 2 OP 1 Pemasok A A A1 Dari Pemasok FP FP Menyiapkan voucher PP 3 PP 2 Voucher 1 D B C PP 2 OP 3 A1 OP 5 PP 3 PP 2 LPB 1 N A Bersama barang LPB 2 Kartu gudang Kartu barang
Barang yang telah dibeli dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang. Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima suatu barang yang dibeli perusahaan. Pada saat penerimaan barang, bagian ini harus harus melakukan perhitungan fisik atas barang-barang yang diterima baik dengan cara menghitung, menghitung, menimbang atau dengan cara-cara lain. Disamping itu bagian penerimaan harus juga mengadakan pemeriksaan kualitas barang yang diterima. Apabila barang-barang atau bahan tersebut telah disetujui kuantitas maupun kualitasnya maka bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.
Prosedur hutang adalah prosedur sejak hutang itu timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening hutang sebagai kredit. Prosedur pengeluaran kas adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi hutang yang telah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut. Pengeluaran kas berasal dari berbagai sumber seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir. Uang yang diterima bisa berbagai bentuk uang tunai, cek, draft dan lain-lain. Sehingga dengan adanya keadaan tersebut maka dalam penyusunan prosedur penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya frekuensi masing-masing transaksi.
Adapun sumber-sumber pengeluaran kas yang utama adalah: 1. Berbagai pembayaran untuk keperluan perusahaan sehari-hari. 2. Pembayaran pada kreditur.
3. Penambahan berbagai aktiva tetap. 4. Pembayaran pada pemilik modal.
5. Pembayaran pada pemerintah seperti membayar pajak, cukai, materi retitusi dan lain.lain.
Sistem pengeluaran kas yang baik harus mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Kecuali untuk transaksi kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.
2. Semua cek pembayaran harus ditandatangani oleh dua orang secara bersama-sama, dan fungsi yang memegang cek harus terpisah dari fungsi yang mengotorisasi cek.
3. Semua cek harus diberi nomor terlebih dahulu, dan semua nomor yang dibatalkan harus dipertanggungjawabkan.
4. Tanggungjawab penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab pengeluaran kas.
5. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menandatangani cek atau menyetujui pembayaran.
6. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas yang melakukan pembayaran.
7. Persetujuan voucher harus dilakukan oleh mereka yang bertugas melakukan pembayaran.
8. Semua voucher pengeluaran kas kecil harus ditulis dengan tinta atau diketik.
Besarnya biaya yang dikeluarkan tergantung kepada luasnya kegiatan perusahaan. Jika perusahaaan sudah cukup besar, maka akan membutuhkan
jumlah pengeluaran yang cukup besar dan demikian pula sebaliknya jika perusahaan tersebut masih kecil maka jumlah pengeluaran kas juga kecil. Apabila pengendalian tidak dijalankan dengan baik, sering kali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan.
Tujuan sistem prosedur pengeluaran kas adalah agar semua pengeluaran sehubungan dengan kepentingan perusahaan, tepat pada waktunya dan efisien. Pengendalian terhadap pengeluaran kas adalah dengan menggunakan sistem voucher untuk setiap transaksi yang menimbulkan pembayaran kas. Dalam arti biasa voucher ialah semua dokumen atau bukti yang mendukung pengeluaran kas. Sedangkan dalam arti khusus sistem voucher adalah suatu cara pemakaian formulir khusus tempat mencatat data tentang hutang dan pembayarannya dengan tambahan persetujuan orang yang berwenang.
Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengendalian terhadap pengeluaran kas. Voucher harus dilampiri dengan faktur dan semua bukti pendukung yang ada atas terjadinya suatu transaksi. Setelah pembayaran dilakukan maka voucher dan lampirannya harus diberi tanda lunas agar tidak dapat dipergunakan lagi sebagai permintaan pengeluaran kas dan kemudian dibukukan pada voucher register dan check register.
Pada umumnya bentuk voucher yang digunakan oleh perusahaan yang satu dengan yang lain selalu berbeda, dan dibuat sedemikian rupa, sehingga faktur dan bukti pendukung yang menjadi bahan penyusunnya dapat dilampirkan dan dilihat pada bagian dalam dari voucher tersebut. Adapun data yang harus terlihat dalam setiap voucher adalah nomor voucher, nomor cek, tanggal pembayaran,
rekening-rekening yang didebet serta nama orang-orang yang menangani voucher. Sedangkan tujuan penggunaan voucher dan tembusan-tembusannya adalah untuk perintah kepada kasir untuk membayar kepada kreditur, pemberitahuan kepada kreditur disertai ceknya dan dokumen-dokumen untuk mencatat hutang dan pembagiannya (perkiraan-perkiraan yang harus didebet).
Semua pembayaran yang dilakukan perusahaan hendaknya menggunakan cek, kecuali untuk pembayaran yang relatif kecil harus dibayar dengan uang tunai. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini :
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat di terima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.
3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Cek yang dikeluarkan dibuat atas nama orang yang berhak menguangkannya, cek yang batal dan blanko cek yang rusak harus disimpan oleh pemegang blanko cek yang biasanya adalah petugas pengeluaran kas, dengan lebih dahulu merobek bagian tanda tangannya, sehingga tidak mungkin lagi digunakan menjadi cek. Tujuan penyimpanan dari blanko cek yang batal dan
rusak adalah sebagai bukti atas blanko yang tidak digunakan menjadi cek dan perusahaan harus memberitahukan kepada bank tempat mendepositokan uang kasnya, bahwa cek perusahaan yang diuangkan tanpa menyebutkan nama yang berhak menguangkan supaya ditolak oleh bank tersebut.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pengeluaran kas yang dilakukan dengan cek adalah sebagai berikut :
1. Setiap cek yang tidak/belum digunakan harus disimpan dengan baik. 2. Pegawai yang menyimpan cek tidak dapat melakukan peneriman kas. 3. Cek harus ditulis atau diketik.
4. Yang menandatangani cek harus lebih dari satu orang.
