BAB V ANALISIS DATA
5.2.1 Analisis Pelaksanaan Sistem Penataan arsip
Menurut IG. Wursanto (1991:30) sistem kearsipan yang
dijalankan olehsuatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila
mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut yakni : mudah dilakukan, mudah dimengerti, murah/ekonomis,
tidakmemakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, dan
fleksibel, dapatmencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan
mempermudah pengawasan.Dalam hal ini juga sebagai proses akhir dari
hasil penelitian, penulis memberikananalisis terhadap pelaksanaan sistem
kearsipan pada Bagian umum SekretariatDaerah Kota Medan
berdasarkan pendapat dari ahli diatas. Berikut dipaparkanhasil analisis
dari penulis lebih lanjut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak
menimbulkankesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam
penemuan kembali.Berdasarkan hasil penelitian proses yang telah
dijelaskan diatas, penulis dapatmemberikan analisis terhadap sistem
Penataan Arsip pada Dinas Kependudukandan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi ini melalui proses penciptaan Arsip hingga proses penemuan
kembali arsip. Analisis ini juga diawali oleh pendapat , Indah Widiyani
Staf bagian Pelayan Bidang Catatan Sipil yakni beliau mengungkapkan
bahwa:
“Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya belajar sendiri tentang penataan Kearsipan,
memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana
Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya,
Kemudian, pelaksanaan sistem kearsipan ini dapat dikatakan mudah
Dilaksanakan juga ditelusuri lebih dalam jika dilihat dari bagian
prosespenyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tidak mengalami
kesulitan dalampelaksanaannya dan seperti yang telah dijelaskan pada
pembahasan sebelumnyabahwa kedua proses tersebut dapat dikatan baik
pelaksanaannya.
Untuk itu dapatdisimpulkan bahwa Sistem Penataan Arsip Dinas
Kependudukan dan CatatanSipil mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
Dalam hal ini dapat dilihat melalui gambar-gambar proses yang telah disajikan oleh penulis pada pembahasan sebelumnya. Kemampuan penulis dalam menyederhanakan proses sistem kearsipan tersebut dapat mewakili pendapat bahwa sistem kearsipan pada organisasi ini mudah dimengerti.
Ratna Harahap, S.pd, selaku Kasi Dokumentasi dan Pencatatan Sipil dan ibu Masita Suryani Lubis, SH selaku kasi pencatatan sipil,
mengatakan bahwa :
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak terlalu suli untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
\
c. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan pembiayaan seperti yang telah dijelaskan pada pemaparan sebelumnya. Dimana dalam pengadaan sarana prasarana pendukung Sistem Penataan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi menggunakan dana sudah relative murah karena juga didukung dengan penyimpanan secara elektronik dengan program SIAK.
d. Tidak Memakan Tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives storage). Rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan Keadaan perkantoran dan lemari serta ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada pemaparan sebelumnya bahwa lemari-lemari disusun sesuai dengan kebutuhan ruangan ,dikatakan baik karena tertata rapi dan tidak menimbulkan kesesakan pada ruang kerja pegawai.
e. Mudah Dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi. Dalam hal ini penulis menganalisis juga melalui penata letakan lemari penyimpanan dan pembuatan kebijakan untuk melakukan pembagian penyimpanan arsip didalam kantor.
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa letak lemari penyimpanan disesuaikan dengan keadaan tempat kerja dimana khusus tempat kerja bidang arsip dikelilingi oleh lemari penyimpanan. Hal itu dapat memudahkan pegawai (arsiparis) untuk melakukan penyimpanan maupun penemuan kembali arsip hingga penyimpanan kembali arsip setelah dilakukan peminjaman karena posisi lemari dekat dengan posisi kerja pegawai sehingga mudah menjangkaunya.
Kemudian jika dilihat dari cara yang dilakukan pegawai dalam mengelompokkan penyimpanan arsip juga dapat dijadikan fakta pendukung dalam salah satu poin ciri sistem kearsipan yang baik ini.
Berdasarkan analisis diatas, penulis menyimpulkan bahwa Penataan Sistem Kearsipan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi di bidang Catatan sipil mudah dicapai/mudah dijangkau karena proses penyimpanan maupun penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan baik.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Dalam hal ini dapat dilihat dari proses Penciptaan Arsip , dimana dalam tahap awal penataan sistem kearsipan ini juga telah diterapkan sistem pengkodean dan pemberian tanggal secara teliti oleh pegawai dengan tujuan agar selalu ada bukti dari alur sebuah surat permohonan yang diurus oleh siapapun dalam Bidang Catatan Sipil Sehingga pada saat dibutuhkan kembali maka dapat ditemukan alur kebereadaanya.
Berdasarkan analisis diatas dapatlah disimpulkan bahwa Sistem Penataan Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi pada bidang Catatan Sipil sudah cocok bagi organisasi,
dimana organisasi ini merupakan organisasi yang mengurusi administrasi Kependudukan jadi membutuhkan sistem kearsipan yang simpel sehingga membuat semuanya efisien.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan
dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis dan berkembang. Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kependudukan terkhusus pada bidang Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi adalah dengan menggunakan panduan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979.
Sebegitu lamanya penggunaan panduan tersebut yang sampai sekarang belum diadakan revisi untuk itu. Pegawai arsip mengakui bahwa memang dalam tulisan semuanya itu telah diterapkan dengan baik, Namun dalam teknis pelaksanaannya mulai dari pengurusan surat hingga penemuan kembali arsip tidak ada diatur didalamnya. Oleh karena itu meskipun zaman berganti, peraturan lama tersebut masih
digunakan sebagai panduan tetapi dalam teknisnya pegawai melakukan banyak penambahan kerja yang tidak tertulis dalam ketentuan tersebut.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang
kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
Hal ini didukung dengan adanya Pemeliharaan arsip yang dilaksankan oleh Pengawai atau staf agar tidak terjadi kerusakan pada Arsip-Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Berdasarkan analisis diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kpendudukan dan Catatn Sipil Kota Tebing Tinggi, dapat mencegah kerusakan dan hilangnya arsip karena penyimpanan arsip menggunakan Lemari penyimpanan .
i. Mempermudah Pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan
harusnya dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya : kartu indeks, lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.
Untuk memudahkan pengawasan akan Arsip- Arsip yang telah diterbit maka pengawai dapat melihat Buku register yang telah diterbitkan seperti Buku Register Akta Kelahiran,Buku Register Kematian, Buku Register Perceraian , Buku Register Perkawinan. Sehingga dapat dengan mudah pengawai atau straf melakukan pengawasan terhadap Akta-Akta Yang telah diterbitkanya. Dapat disimpulkan bahwa sistem Penataan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dapat dengan mempernudah dilakukan pengawasan karena dokumen-dokumen yang dimaksud diatas telah disimpan dengan rapi sehingga jika diperlukan mudah untuk mencarinya.
Berdasarkan pemaparan hasil wawancara, observasi bahkan analisis yang penulis lakukan, maka Sistem Penataan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi dapat dikatakan baik karena secara keseluruhan mulai dari proses pengurusan surat hingga penemuan kembali arsip dikatakan telah baik dan telah memenuhi 9 ciri sistem kearsipan yang baik.
5.2.2 Kriteria-Kriteria dalam meningkatkan Efektifitas kerja