PENYAJIAN DATA
4.1 PENYAJIAN DATA 1 Proses Penciptaan Arsip
4.1.5 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Kearsipan a Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah
pokok yangterjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor
yang menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya
pencapaian tujuan organisasi sangattergantung pada petugas yang
menangani arsip sesuai dengan tugas yangdiebankan kepadanya. Hal
ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebutfaktor sentral
dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula
administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Jhonny Parlindungan SH Kepala Bidang Catatan Sipil pada
mengungkapkan bahwa:
“itulah yang menjadi masalahnya tidak adanya tenaga yang ahli tentang Kearsipan yang terkadang menyulitkan dalam bagaimana penerapan sistem Kearsipan sebenarnya,dan pelatihan tentang Penerapan sistem Kearsipan tidak pernah didapat oleh staf/pegawai, seharusnya harus ada tenaga yang ahli yang menangani Arsip-Arsip yang ada di Kantor ini supaya Pengelolaannya dapat lebih Baik.
Pendapat dari tersebut diatas didukung Kepala Sub Bidang Catatan Sipil
oleh stafnya yakni Indah Widiyani staf bagian Pelayanan Bidang Catatan
Sipil
yakni beliau mengungkapkan bahwa :
“Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya belajar sendiri tentang penataan Kearsipan, memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya.
Selanjutnya ditambahi oleh Bu Ratna Harahap, S.pd , kasi Dokumentasi
dan pencatatan sipildan Masita Suryani Lubis kasi. Pencatatan sipil
mengatakan bahwa:
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak terlalu sulti untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa
Sumberdayamanusia pada Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil bahwa
yang mempunyai
Keahlian Khusus tentang Kearsiapan tidak ada, bahkan pelatihan
tentangPengelolaan dan Penataan Kearsipan tidak ada di terima oleh
pengawaimelainkan para Pengawai / staf Belajar sendiri – sendiri atau
bertanya sesamapengawai , Padahal Sumber Daya Manusia sangat
berpengaruh terhadapkelancaran suatu organisasi dalam menjalankan
tugas dan fungsinyauntuk dapat memperoleh data yang akurat, selain
memperhatikan hasilwawancara dengan para informan, penulis juga
melakukan pengamatan langsung(observasi) di lokasi dan juga
melakukan pengamatan yang mendalam pada carakerja pegawai atau staf
yang bekerja di bidang Catatan sipil memang benar tidakada pengawai
yang menangani langsung tentang Kearsipan , setiap bidang yang menangani Arsip masing-masing bidang .
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sumber
dayamanusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi masih kurang baik secarakuantitas maupun kualitas. Seharusnya
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggimemiliki
tenaga Ahli menangani tentang penginventarisan dokumen- documen yang telah diterbitkan karena hal tersebut sangat mampu mempengaruhi
b. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakanfaktor
pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa
ditunjangdengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi
organisasi untukmelakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya
dengan baik sesuai denganprosedur dan mekanisme pengelolaan arsip
yang baku.
Hasil wawancara penulis dengan Kabag Catatan Sipil Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP
“Pengadaan sarana prasarana belum terpenuhi, sarana dan prasarana untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan.kurangnya lemari-lemari penyimpanan tidak sebanding dengan Arsip yang dihasilkan oleh Dinas ini, sehingga penataan Arsip tidak maksimal.
Kemudian penulis juga mewawancarai Ibu Indah Widiyani mengenai
keadaan sarana prasarana pada Dinas Kependudukan mengatakan bahwa :
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia itu berupa filling cabinet, map gantung, map biasa, kotak arsip, dan lemari besi kecil. Sebenarnya sarana dan prasana di kantor ini masi kurang karena tidak sebanding dengan arsip-arsip yang dihasilkan dinas Kependudukaan.
Gambar 5: Lemari penyimpanan
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pemenuhan akan sarana dan prasana pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi sudah ada tapi masih kurang. Berdasarkan hasil observasi penulis bahwa masih ditemui kertas-kertas atau dokumen-dokumen yang masih bertumpuk dan belum tersusun dilemari penyimpanan karena kurangnya tempat penyimpan yang dapat menghambat terciptanya penataan arsip yang baik.
Gambar 6 : arsip yang sudah disusun menutut tanggal tapi karena kurangnya Lemari penyimpanan sehingga belum biasa ditata dengan rapi
C. Pembiayaaan
Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya kegiatan kearsipan. Berdasarkan pengamatan yang
dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ,dana untuk mendukung sistem kearsipan telah tersedia akan tetapi masih kurang dalam pemenuhan Sarana Dan Prasarana. Hal ini dapat dilihat dengan keberadaan peralatan untuk menyimpan arsip yang belum memadai, sehingga sangat
mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan. Hasil wawancara
penulis dengan bapak Jhonny Parlindungan SH mengenai
pembiayaan kegiatan Sistem Kearsipan menyatakan bahwa :
“Urusan mengenai pendanaan/pembiayaan khususnya untuk mendukung sistem kearsipan diserahkan sepenuhnya pada koordinasi antara Kasubbag dengan bendahara. Karena dalam membuat penganggaran kegiatan ataupun sarana prasarana hanya dibicarakan oleh masing-masing kepala Sub Bagian dengan Bendahara lalu diajukan kepada Kepala bagian.
Selanjutnya ditambahi oleh pernyataan oleh Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP menyatakan
“mengenai pembiayaan dan pendanaan untuk pemenuhan sarana dan Prasana berasal dari APBD akan tetapi karena daya nya kurang sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan akan tetapi pelaksanakan Kearsipan sudah relative murah karena dengan
didukung oleh SIAK penyimpanan Data-data Secara elektronik”.
Dengan wawancara dan pengamatan yang dilaksanakan Penulis
dapatmenyimpulkan bahwa pembiayaan dan pendanaan yang
dilaksanakan dalam
pengembangan na perbaikan Pelaksanaan Sistem Kearsipan di Dinas ini
dikelolalangsung oleh Bendahara dengan berkordinasi dengan Kasub
bidang masing masing dan dana bersumber dari APBD, Anggraran tidak
mencukupi sehinggadapat menghambat pelaksanaan Sistem Penataan
Arsip.