BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Kota Tebing Tinggi
Dinas Kependuduka n dan Pencatatan Sipil Kota Tebing Tinggi terbentuk Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Dinas-Dinas Daerah Kota Tebing Tinggi dan ditetapkan dengan Peraturan Walikota Tebing Tinggi Nomor 32 Tahun 2009 tentang Tugas, Fungsi Tata Kerja dan Rincian Tugas Jabatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Sebelumnya perngkat daerah ini berbentuk Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil yang dibentuk berdasarkan peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2006 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil, Sebelum adanya kantor ini tugas-tugas kependuduka dan catatan sipil diselenggarakan oleh Bagian Pemerintahan Sekretaris Daerah Kota Tebing Tinggi pada Sub Bagian Kependudukan yang beroperasional secara efektif pada tanggal 2 januari 2007.
3.2 Visi Dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi
3.2.1. Pernyataan Visi
Visi merupakan artikulasi sebuah tempat yang dituju oleh organisasi, sebuah masa depan organisasi yang lebih baik, lebih sukses dan lebih diinginkan daripada kini.
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Padangsidimpuan Nomor 050/2008 tentang Rencana Strategik Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi Tahun 2009-2014, visi dari
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi adalah, “ Mewujudkan
Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang Berorientasi Kepada
Kepuasan dan Kemitraan Masyarakat Berbasis Data dan Informasi Kependudukan yang
Akurat..
3.2.2. Pernyataan Misi
Misi Merupakan Upaya-upaya dalam rangka pencapain visi yang telah ditetapkan. Pernyataan misi membawa organisasi pada suatu fokus yang harus dilaksanakan guna
mencapai visi yang telah ditetapkan.Misi juga memberikan arahan tentang fungsi dan tujuan
poko Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil strategis, terarah dan berkesinambungan. Oleh Karena itu, misi Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tebing Tinggi dirumuskan sebagai berikut :
a) Memberikan Pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang cepat,
b) Menyelenggarakan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang mampu menyajikan data dan informasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.
c) Melaksanakan pemberdayaan dan pembinaan terhadap masyarakat untk
menumbuh kembangkan kemitraan dan peran sertanya dalam melaksanakan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
d) Mempersiapkam sumber daya manusia, sarana dan prasarana untuk mendukung
terciptanya tertib pelayanan, pengolahan data dan informasi dibidang administrasi.
3.3 Tujuan Dan Sasaran 3.3.1 Tujuan
Tujuan merupakan penyebaran atau implementasi dari pernyataan misi dan juga merupakan gambaran hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) tahun ke depan. Dinas kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Meningkatkan Pengelolaan Manajemen Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil ”, dengan tujuan :
1)Meningkatkan SDM aparatur dalam melaksanakan administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil.
2)Meningkatkan kegiatan sosialisasi/penyuluhan terhadap hal-hal yang
berhubungan dengan administrasi kependuduka n dan pencatatan sipil.
3)Meningkatkan peranan aparatur dalam pelaksanaan pengelolaan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.
b. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Bidang Kependudukan DanPencatatan Sipil “, dengan tujuan :
1)Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pelayanan
prima.
2)Meningkatkan mutu pelayanan.
3.3.2 Sasaran
Sasaran merupakan implementasi dari tujuan yang akan dicapai dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Fokus utama sasaran adalah tindakan pengalokasian, pendistribusian dan pemanfaatan sumber daya yang mengarah kepada hasil nyata. Berdasarkan Rencana Kinerja Tahun 2011-2012 Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Padangsidimpuan, menetapkan sasaran sebagai berikut :
a. Tujuan Dari Misi Pertama
1) Tujuan pertama, Meningkatkan SDM Aparatur Dalam Melaksanakan
Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran :
a) Meningkatnya data kependudukan yang akurat.
b) Meningkatkan kepedulian aparat dan masyarakat terhadap
masalah-masalah kependudukan.
2) Tujuan kedua, Meningkatkan Kegiatan Sosialisasi/penyuluhan Tehadap
3) Tujuan ketiga, Meningkatkan Peranan Aparatur Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran meningkatkan kualitas aparatur dalam pengelolaan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.
b. Tujuan dari misi kedua
1) Tujuan pertama, Meningkatkan Sarana Dan Prasarana Dalam Rangka
Mewujudkan Pelayanan Prima, dengan sasaran :
a) Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan
pencatatan sipil.
b) Tersedianya ruang perkantoran yang layak dan sesuai dengan kebutuhan
pelayanan.
2) Tujuan kedua, Meningkatkan Mutu Pelayanan, dengan sasaran :
a) Meningkatkan pelayanan terhadap publik.
b) Meningkatkan kesejahteraan aparat.
3.4 Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Tebing Tinggi No. 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Kota Tebing Tinggi, struktur organisasi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi mengalami perubahan dari kantor menjadi dinas sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007. Menurut Peraturan Walikota Tebing Tinggi No. 32/PW/2009 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi, Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Padangsidimpuan berada di bawah dan bertanggung kepad Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh seorang kepala dinas , kepala dinas membawahi 4 (empat) orang pejabat struktural, unit pelaksana teknis dinas dan kelompok jabatan fungsional yaitu :
1. Sekretariat, yang membawahi 3 (tiga) sub. bagian yaitu :
a) Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian,
b) Sub. Bagian Perencanaan dan Pelaporan,
c) Sub. Bagian Keuangan.
2. Bidang Perencanaan dan Perkembangan Penduduk, yang membawahi 2 (dua) seksi,
yaitu :
a) Seksi Perencanaan Kependudukan,
b) Seksi Perkembangan Kependudukan.
3. Bidang Pencatatan Sipil, yang membawahi 2 (dua) seksi, yaitu :
a) Seksi Pencatatan Sipil,
b) Seksi Dokumentasi.
4.Bidang Pendaftaran Penduduk, yang membawahi 2 (dua) seksi yaitu :
a) Seksi Pencatatan dan Pendaftaran Penduduk.
b) Seksi Dokumentasi Kependudukan.
5. Bidang Informasi Administrasi kependudukan, yang membawahi 2 (dua) seksi, yaitu
a) Seksi Jaringan dan Komunikasi Data,
b) Seksi Perekam dan Perlindungan Data.
GAMBAR 3.1
Bagan Struktur Organisasi Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi
Kepala Dinas
Kelompok
Jabatan Sekretaris
Fungsional
Kasubbag. Umum Kasubbag. Kasubbag. dan Kepegawaian Perencanaan Keuangan
dan Pelaporan
Kabid. Kabid. Informasi
Perencanaan Kabid. ADM.
Perkembangan Kabid. Pendaftaran Kependudukan KependukanaKepe
n Pencatatan Sipil Kependudukan Dudukan
Kasi. Kasi. Kasi. Pencatatan Kasi. Jaringan
Perencanaan Pencatatan dan Pendaftaran Komunikasi Data Kependudukan Sipil
Kependuduka n
Kasi.
Perkembangan Kasi. Kasi. Dokumentasi
Kasi. Perekam dan Kependudukan Dokumentasi Kependudukan Perlindungan Data
Sipil
Unit Pelaksana Teknis Dinas
Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi Juni 2015
3.5 Tugas Dan Fungsi Pokok
3.5.1 Tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi
Berdasarkan Peraturan Walikota Tebing Tinggi Nomor 32/PW/2009 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi, dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. (Pasal 4 ayat (1) )
Untuk melaksanakan tugas dan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Dinas mempunyai rincian tugas sebagai berikut : (Pasal 4 ayat (2) )
a. Menyusun kebijakan bidang kependudukan dan pencatatan sipil mengacu pada kebijakan provinsi dan/atau nasional;
b. Menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
c. Melaksanakan kebijakan pusat dan provinsi serta melaksanakan strategi penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
d. Melaksanakan pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
e. Merencanakan formasi, karir, dan diklat SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil; f. Melaksanakan kebijakan, pedoman, norma, standar, prosedur, dan
pemberhentian pejabat fungsional bidang kependudukan dan pencatatan sipil Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian pejabat struktural yang menangani bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
g. Melaksanakan pembinaan, penyelenggaraan, pengawasan, pengendalian serta evaluasi pengembangan SDM aparatur pelaksanaan urusan pemerintahan kependudukan dan pencatatan sipil;
h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi lain di bidang kependudukan dan pencatatan sipil skala daerah;
i. Menyusun perencanaan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
j. Melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada Walikota;
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota/Sekretaris Daerah sesuai tugas dan fungsinya.
3.5.2 Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Dinas menyelenggarakan fungsi : (Pasal 5)
a. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
b. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil; dan
2. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan
sipil;
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota/Sekretaris
3.6. Jumlah Dan Posisi Pegawai
Jumlah pegawai per 15 Juni 2015 untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pokok di Kantor Dinas Kependuduka n Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi adalah sebanyak 39 orang dengan posisi, yaitu :
Tabel 3.1
Jumlah Dan Posisi Pegawai Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi
No. Nama/NIP Gol. Jabatan
1. Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP IV/a Kepala Dinas
NIP. 19681015 199009 1 001
2. Drs. Khairil Anwar, M.Si IV/b Sekretaris
NIP. 19650523 199303 1 006
3. Muhammad Dahler. SH IV/a Kabid.Perencanaan
NIP. 19630522 199303 1 005 Perkembangan Penduduk
4. Jhonny Parlindungan SH IV/a Kabid. Pencatatan Sipil
NIP. 19630727 199311 1 001
5. Drs. Dahlan Nggit Bangun IV/a Kabid.Informasi Adm.
NIP. 19670525 199503 1 002 Kependudukan
6. H. M. Fauzi Lubis IV/a Kabid. Pendaftaran
NIP. 19600120 198001 1 001 Penduduk
7. Madedin Makdin Hutahean III/d Kasi Jaringan Komunikasi
NIP. 19600517 198501 1 002
8. Erwani, S.Sos III/d Kasi Perencanaan
NIP. 19580309 198010 2 001 Kependudukan
9. Adenan III/d KasubbagUmum
NIP. 19581027 198101 1 004 Kepegawaian
10. Ratna Harahap, S.pd III/d Kasi Dokumentasi
NIP. 19620801 198403 2 002 Pencatatan Sipil
11. Syafrida Lubis III/d Kasi Perekam
NIP. 19580827 198101 2 002 perlindungan Data
12. Masdalina Nasution III/d KasubbagProgram
NIP. 19630602 198303 2 002 Perundang undangan
13. Darsih III/c Kasi Perkembangan
NIP. 19631127 198602 2 002 Penduduk
14. Erman Bhakti Sembiring III/c Kasubbag. Keuangan NIP. 19571213 198602 2 001
15. Masita Suryani Lubis, SH III/c Kasi. Pencatatan Sipil
NIP. 19630423 198712 2 001
16. Khoirul Siregar, SH III/c Kasi. Dokumentasi
NIP. 19620611 199003 1 001 Penduduk
17. Lince Siringo Ringo III/a Staf / Pengurus Barang
NIP. 19700102 199403 2 007
18.
Muhammad Denni Saragih, SE
III/a Staf
NIP. 19800415 200904 1 004
19. M. Arif Rahmat Nasution, ST III/a Staf
NIP. 19831104 200312 1 005
20. Silvana Barus, SH III/a Staf
NIP. 19810527 201001 1 030
21. Fadlunsyah Badrun, SH III/a Staf
NIP. 19820205 201001 2 028
22. Indah Widiyani III/a Staf
NIP. 19840614 201001 2 031
23. Rya Julita M. Sipayung, S.Sos III/a Staf
NIP. 19650705 201001 2 045
24. Sri Mahyuni Siregar III/a Staf
NIP. 19810303 200312 2 008
25.
Hetty Rahmayaty Munthe, A.Md
II/c Staf
NIP. 19741119 200904 1 002
26. Ari Syahputra, A. Md II/c Staf
NIP. 19870503 200904 1 002
27. Fien Evie Situmorang, A.Md II/c Staf
NIP. 19790410 201001 1 006
28. Devisanta W. Munthe, A. Md II/c Staf
NIP. 19880718 201001 2 008
29. Walken Silalahi A. Md II/c Staf
NIP. 19830202 201101 1 009
30. Dina Agustina Silaen, A.Md II/c Staf
NIP. 19830828 201101 1 006
31.
Toni Syahputra Saragih, A. Md
II/c Staf
NIP. 19870629 201101 1 005
32.
Graha Rahayu Nasution A. Md
II/c Staf
NIP. 19870821 201101 2 007
33. Agus Raja Gukguk II/c Staf
34.
Fahrizal Hasibuan
II/b Staf / Penyimpan Barang
NIP. 19660214 200701 1 002
35.
Muhammad Arif Lubis
II/b Staf
NIP. 19701203 200701 1 007
36.
Siti Dian Astuti
II/b Staf / Bendahara
NIP. 19750616 200701 2 007
37.
Sri Rahmawati
II/b Staf
NIP. 19820331 200701 2 001
38.
Latifah Nur
II/b Staf
NIP. 19811215 200801 2 002
39.
Syahril
II/d Staf
NIP. 19600708 200604 1 008
Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Tebing Tinggi Juni Tahun 2015
3.7 Syarat – syarat Pengurusan Akta Catatan Sipil
3.7.1 Akta Kelahiran
Syarat-syarat pengurusan Akta Lahir
1. Pencatatan kelahiran penduduk WNI sebagaimana dimaksud dilakukan
dengan memenuhi syarat sebagai berikut :
• Melampirkan surat Kelahiran/ Surat Keteranga Lahir dari
dokter/Bidan /Penolong Kelahiran;
• Mencantumkan nama dan Identitas Saksi Kelahiran;
• Kartu Keluarga Orang Tua
• KTP orang tua;
• Kutipan Akta Nikah/ Akta Perkawinan Orang tua;
• Mengisi formulir yang telah disediakan,dengan menggunakan
Formulir Model F2.01 dan khusus bagi kelahiran yang berada diluar domisili, dengan menggunakan Formulir Model F2.02
2. Dalam hal pelaporan kelahiran tidak disertai kutipan akata pernikahan /
perkawinan orang tua, pencatatan kelahiran tetap dilaksanakan.
3.7.2 Akta Perkawinan
Syarat-syarat pengurusan Akta
1. Pencatatan perkawinan bagi penduduk yang bukan beragama islam
sebagaimana dimaksud pada butir (1) dilakukan setelah memenuhi syarat
sebagai berikut:
• Surat keteranagan telah terjadinya perkawinan dar pemuka
• KTP Suami dan Istri;
• Pas photo gandengan suami dan istri 4 x 6 cm sebanyak 5 lemabar;
• Kutipan Akta Kelahiran Suami dan Istri;
• Melampirkan KK Orang tua Suami dan Istri atau KK Suami/Istri
bagi pelaporan perkawinan yang terlambat ;
• Melampirkan ijin Pimpinan/Komandan bagi anggota POLRI/TNI;
• Paspor bagi Suami dan Istri asing;
2. Pencatatan perkawinan sebagaiman yang dimaksudkan pada butir (2),
dilakukan dengan tata cara;
• Pasangan suami dan istri mengisi formukir pencatatan perkawinan
pada Dinas Kependudukan dan Catattan sipil dengan menggunakan Formuli Model F-2.09 serta melampirkan syarat-syarat sebagaimana yang dimaksud;
• Pejabat pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Catattan
sipil mencatat pada register Akta Perkawinan dan menerbitkan Akta perkawinan.
• kutipan Akta Perkawinan sebagaimana dimaksud pada huruf b
diberikan kepada masingmasing suami dan isteri.
3. Pencatatan Perkawinan antar WNA dapat dilakukan oleh Dinas
Kependuduk an dan Catatan Sipil atas permintaan WNA yang
bersangkutan sesuai dengan ketentuan perundang-udangan yang berlaku.
4. Perkawinan bagi WNA yang dilakukan sebagaimana tersebut pada butir
(3), harus berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai
perkawinan yang berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
3.7.3 Akta Perceraian
Perceraian yang telah mendapatkan penetapan pengadilan dicatat oleh
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dimana tempat peristiwa perceraian paling lama 60 (enam puluh) hari kerja setelah mendapatkan putusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap berdasarkan laporan yang bersangkutan
atau kuasanya.
1. Berdasarkan perceraian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 Pejabat
Pencatat Sipil mencatat pada Register Akta Perceraian, memberikan catatan pinggir pada Register Akta Perkawinan, mencabut Kutipan Akta Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta Perceraian.
2. Dalam hal tempat peristiwa perceraian berbeda dengan tempat pencatatan
peristiwa perkawinan, unit kerja yang mencatat peristiwa perceraian dan
menerbitkan kutipan akta perceraian memberitahukan terjadinya peristiwa perceraian kepada unit kerja yang mencatat peristiwa perkawinan.
3. Syarat-syarat Pengurusan Akta Perceraian.
Pencatatan peristiwa perceraian sebagaimana dimaksud dengan tata cara :
• Mengisi formulir pelaporan perceraian, dengan menggunakan Formulir
model F-2.11;
• Petugas mencatatkan pada Register Akta Perceraian, memberikan catatan
pinggir pada Register Akta Perkawinan dan mencabut Kutipan Akta Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta Perceraian, serta
• Panitera Pengadilan berkewajiban untuk mengirimkan salinan putusan
pengadilan mengenai perceraian kepada Dinas Kependudukan Catatan Sipil.
• Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mencatat dan merekam dalam
database kependudukan.
4. Data hasil pencatatan KUAKec atas persitiwa perceraian yang telah
mendapatkan penetapan Pengadilan Agama disampaikan kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil untuk direkam dalam database
kependudukan.
5. Data hasil pencatatan KUAKec sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
tidak dimaksudkan untuk penerbitan kutipan akta perceraian.
3.7.4 Kutipan Akta Pengangkatan Anak
1. Pengangkatan anak yang telah mendapatkan penetapan Pengadilan dicatat
oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil berdasarkan laporan penduduk paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya salinan
penetapan Pengadilan.
2. Pengangkatan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat
Sipil pada Register Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kelahiran dalam bentuk catatan pinggir.
3. Pencatatan pengangkatan anak sebagaimana dimaksud butir (2)
menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengangkatan anak dengan
menggunakan Formulir model F-2.12.
3.7.5 Penerbitan Akta Pengakuan Anak
1. Pengakuan anak luar kawin dicatat oleh Pejabat Pencatatan Sipil pada
Register Akta Pengakuan Anak dan diterbitkan Kutipan Akta Pengakuan Anak paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak tanggal surat pengakuan anak disetujui oleh ibu kandung dari anak yang
bersangkutan.
2. Pencatatan pengakuan anak sebagaimana dimaksud menggunakan:
• formulir pelaporan pengakuan anak, dengan menggunakan
Formulir model F2.13;
• register akta pengakuan anak; dan
• . kutipan akta pengakuan anak.
3.7.6 Pencatatan Pengesahan Anak
1. Pengakuan anak sebagaimana dimaksud 4 dapat disahkan pada saat
pencatatan perkawinan orang tuanya.
2. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud dicatat oleh Pejabat Pencatat
Sipil dalam Register Akta Perkawinan orang tuanya dan pada Register
Akta Kelahiran dalam bentuk Catatan Pinggir paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan
perkawinan.
3. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (1) dapat pula
dilakukan tanpa melalui pengakuan anak.
4. Pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (3) dilakukan
5. Pencatatan pengesahan anak sebagaimana dimaksud pada butir (4)
menggunakan formulir pencatatan pelaporan pengesahan anak dengan
menggunakan Formulir model F-2.14.
3.5.7 Penerbitan Akta Kematian
1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melakukan pencatatan setiap
kematian dengan jangka waktu paling lama 60 (enam puluh) hari kerja
sejak tanggal kematian.
2. Pencatatan kematian yang melebihi jangka waktu sebagaimana
dimaksud pada butir (1) dilaksanakan setelah mendapat izin Kepala
Kependudukan dan Catatan Sipil.
3. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (2) menggunakan:
• formulir pelaporan kematian, dengan menggunakan Formulir model
F-2.15;
• surat keterangan kematian, dengan menggunakan Formulir model
F-2.16;
• kutipan akta kematian.
Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian
1. Pencatan kematian sebagaimana dimaksud dilakukan oleh Pejabat Pencatat
Sipil dalam Register Akta Kematian dan sebagai catatan pinggir dalam
Register Akta Kelahiran yang bersangkutan serta diterbitkan Kutipan Akta
Kematian.
2. Dalam hal tempat peristiwa kematian berbeda dengan domisili, unit kerja yang menerbitkan register dan kutipan akta kematian sebagaimana
dimaksud pada butir (1), memberitahukan kepada unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di wilayah tempat domisili.
3. Pencatatan kematian sebagaimana pada butir (2) menggunakan formulir
pelaporan kematian diluar domisili, dengan menggunakan Formulir model
F-2.17.
4. Kematian Warga Negara Indonesia di luar negeri dicatat oleh Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil di kabupaten berdasarkan laporan
keluarga paling lama 60 (enam puluh) hari kerja, sejak keluarga yang bersangkutan kembali ke Indonesia.
5. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (4) menggunakan
formulir pelaporan kematian WNI di luar negeri, dengan menggunakan Formulir model F-2.18.
6. Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada butir (5) direkam dalam
3.5.8 Pencatatan Perubahan Nama
1. Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
kecil yang telah mendapatkan penetapan pengadilan paling lama 30
(tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan.
2. Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil mencatat perubahan nama
keluarga yang telah mendapatkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya
Salinan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia.
3. Perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir (1) dicatat oleh
Pejabat Pencatat Sipil pada akta catatan sipil dalam bentuk catatan pinggiran.
4. Pencatatan perubahan nama sebagaimana dimaksud pada butir (3)
menggunakan formulir pelaporan perubahan nama kecil/nama
keluarga, dengan menggunakan Formulir model F-2.21
BAB IV
PENYAJIAN DATA
Dalam bab ini penulis menyajikan data-data yang diperoleh selama penelitian di
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi. Bab imi akan
memafarkan hasil-hasil penelitian berupa data sekunder yang telah diperoleh dari lapangan. Adapun data yang disajikan adalah data tentang sistem kearsipan yang penelitannya di fokuskan pada Sistem Penataan (Filling) dan Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Pada bab III telah ditentukan informan-informan yang dianggap mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian dan yang terlibat langsung dalam interaksi sosial yang diteliti serta yang dapat memberikan informasi walaupun tidak langsung terlibat dalam interaksi sosial yang diteliti. Informan kunci (Key Informan) adalah Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP adalah Kepala bidang Catatan sipil merupakan yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian.
Untuk informan utama merupakan orang-orang yang terlibat langsung dalam interaksi sosial yang diteliti yaitu kepala bagian yang ada di Dinas Kependudukan dan catatan sipil yaitu: Bapak Jhonny Parlindungan SH selaku Kepala Bidang pelayanan
bidang Catatan Sipil, Indah Widiyani selaku staff atau pegawai, ibu Masita Suryani Lubis,
SH selaku kasi pencatatan sipil, Silvana Barus, SH selaku staff/pegawai, ibu Ratna
Harahap, S.pd, selaku Kasi Dokumentasi dan Pencatatan Sipil. Data yang diperoleh
dilapangan akan dianalisis untuk memberikangambaran dan penjelasan berdasarkan hasil
wawancara dengan informan serta mendiskripsikan dengan hasil observasi yang
dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih memperjelas lagi tentang data
4.1 PENYAJIAN DATA 4.1.1 Proses Penciptaan Arsip
Proses penciptaan arsip dalam suatu organisasi adalah hal yang sangat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan adalah bagian awal dari seluruh kegiatan Kearsipan dalam suaru Organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alurnya penciptaanya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk mengawali uraian tentang Sistem Kearsipan pada Bidang Catatan Sipil, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, terlebih dahulu penulis
menguraikan Tentang Proses Penciptaan Arsip pada Kantor ini.
Untuk mengetahui bagaimana proses penciptaan arsip pada Bidang Catatan Sipil, di Dinas Kependudukan dan Catattan Sipil Kota Tebing Tinggi, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada Bidang Catatan sipil dengan melakukan Wawancara pada Kabid Catatan Sipil yakni bapak Muhammad
Dimiyathi, S.sos M.TP Senin, 20 Februari 2016 sekitar 09.30 Wib, Dimana Beliau
mengatakanbahwa:
“Seperti yang kita ketahuai sebenarnya tugas dari Dinas kependudukan dan Catatan sipil adalah memberikan pelayanan dibidang kependudukan dan catatan sipil kepada masyarakat seperti penerbitan kartu tanda penduduk (KTP), Surat Keterangan pindah (SKP), Akta Kelahiran, Akta Perkawinan,Akta pengakuan anak ,dll. Oleh karena itu pada saat masyarakat ingin mengurus dokumen- dokumen maka masyarakat langsung mendatangi langsung bagian dokumen yang akan di urus atau misalkan mendatangi bagian pelayanan Catatan Sipil untuk mengurus Akta dan mengurus bagian kependudukan seperti pembuatan kartu keluarga lasngsung kebagian pelayanan kependudukan dan setiap Arsip tersebut disimpan pada bagian masing-masing pelayanan.
Tahap – tahap atau alur proses penciptaan dokumen/arsip pada Bidang Catatan Sipil,Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang dilakukan dalam
menerbitkan dokumen yaitu:
1. Masyarakat melengkapi persyaratan permohonan dokumen yang
mau di urus dan langsung menyerahkan pada petugas;
2. Petugas menerima dan memeriksa berkas persyaratan permohonan
sesuai jenis akta yang dimohonkan;
3. Petugas membuat paraf/cehck list/catatan pinggir ( jika berkas
yang dimohonkan memenuhi syarat) untuk diproses lebih lanjut
oleh Operator Komputer;
4. Tapi sebelum diserahkan ke Operator terlebih dahulu staff
pelayanan mencatat surat permohon yang masuk pada buku
agenda, setelah itu diserahkan pada Operator;
5. Pengetikan dan pencetakan kutipan akta oleh Operator;
6. Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan akta;
7. Memotocopy hasil pengetikan/pencetakan kutipan akta ( sebagai
lembar paraf sekaligus salah satu pertinggal/arsip );
8. Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan
Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan
penandatanganannya oleh Kepala Dinas;
9. Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka
okumen-dokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan dan
terciptalah Arsip baru ( fotocopyan dari dokumen/akta tersebut) .
Selanjutnya, ibu Indah Widiyani, merupakan staf pada bagian pelayanan dan
Catatan Sipil, pada Senin, 20 Februari 2017 sekitar pukul 14.00 Wib, dimana beliau mengatakan bahwa:
“ Proses dimulainya penciptaan Arsip adalah pada saat masyarakat
Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala Dinas, Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka dokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan catatan sipil fotocopyan dari dokumen/akta tersebut dijadikan Arsip sebagai pertinggal yang telah melakukan pengurusan Akta.
Dari hasil wawancara penulis memperoleh gambaran bahwa proses
penciptaan arsip yakni pembuatan Akta-Akta dan dokumen Kependudukan pada Dinas kependudukan dan Catatan sipil ini menggunakan asas Kombinasi antara
asas Desentralisasi dan Sentralisasi yang artinya proses penciptaan
dokumen-dokumen kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
dilakukan bersama-sama dilakukan penyimpanan dokumen-dokumen yang
dikelurkan pada bidang-bidang masing-masing. Dan proses penciptaan Arsip atau dokumen yang dihasilkan terlebih dahulu diperiksa sebelum di berikan Kepada Kepala Dinas untuk ditanda tangani sehingga kemungkianan Kesalahan Arsip
yang dihasilakan Efektif dan Efisien.
Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan
penulis mengenai proses penciptaan arsip yang dilakukan di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil
4.1.2 Penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan oganisasi
sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena apabila
sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan
yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai
sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dn
kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai penemuan kembali arsip secara cepat,tepat,lengkap.
Untuk mengetahui bagaimana prosespenyimpanan Arsip ataudokumen-dokumen yang digunakan pada bidang Catatan Sipil ,di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi maka penulis terlebih dahulu melakukan Wawancara mengenai Dokumen-Dokumen apa saja yang di jadikan Arsip . Bapak Jhonny Parlindungan SH sebagai Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil ,mengatakan pada tanggal 21 februari 2017 kira- kira pukul 9.15 Wib bahwa
“ Dokumen-dokumen yang dihasil pada bidang Catatan Seperti Kutipan
AktaLahir, Kutipan Akta Kawin, Kutipan Akta Kematian, Kutipan Akta
Perceraian, Kutipan Akta Pengesahan Anak, Kutipan Akta Pengangkatan Anak,
semua akta yang telah terbit (fotocopy)beserta syarat-syaratpermohonan
dijadikan sebagai Arsip sebagai bukti telah melakukan Pengurusan Akta sistem penataan arsip yang ada di bidang ni juga dipegaruhi oleh budaya kerja dan komitemen pegawai dalam penataan arsip yang diciptakan”.
Kemudian penulis melakukan wawancara dengan ibu Indah Widiyani sebagai
Staff pelayanan pada Bidang Catatan Sipil , Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, kota Tebing Tinggi mengenai proses awal dari penyimpanan dokumen-dokumen yang
dijadikan Arsip pada hari senin Tanggal 20 Februari kira-kira pukul 14.15 Wib, beliau menjelaskan bahwa:
“Proses penyimpanan arsip pada bidang Catatan Sipil di awali dengan Operator meng input (entri) data Kependudukan kedalam sistem dimana data-data tersebut di simpan dalam Database Kependudukan yang disebut dengan SIAK, setelah operator memasukkan data – data kependudukan maka keluarlah Hasil nya (OUTPUT) ,hasilnya tersebut difotocopy dan dilakukan pemeriksaan oleh operator apakah data yang sudah dihasilkan sudah benar dan diparaf oleh Kepada Sub Bidang Catatatn Sipil, setelah itu baru diserahakan untuk ditanda tangani oleh Kepala Dinas. Setelah itu dikembalikan lagi kepada Bagian Pelayanan untuk dilakukan pencatatan berkas-berkas yang akan dijadikan arsip. Jadi Seluruh berkas-berkas peryaratan ( untuk setiap satu jenis berkas
permohonan disatukan/dibundel ) beserta Lembar foto copy Kutipan Akta
Catatan Sipil/dokumen yang telah diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan/atau Kepala Bidang Catatan Sipil serta ditandatangani Asli bukan scan atau tanda-tangan stempel) oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas permohonan/satu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku Register Pencatatan Sipil ( sesuai Jenis Akta) berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggal/bulan/tahun
penerbitan-pen cetakan Akta; Setiap Buku Register Akta berisikan 50 berkas
Gambar 1: Buku Register Akta Kelahiran
Selanjutnya penulis wewancarai ibu Ratna Harahap, S.pd mengenai proses penyimpanan
yang dilakukan pada bidang Catatan Sipil pada hari rabu tanggal 22 kira-kira pukul 09.00 Wib mengatakan Bahwa:
“Setelah ditanda tangani oleh kepala dinas ,maka berkas-berkas mulai dari surat permohonan dan syarat-syaratnya dan Hasil Kutipan Akta catatan sipil disatukan dan dicatat pada buku register berdasarkan nomor urut terbitnya Akta atau Berdasarkan Tanggal/bulan/tahun. Dan setelah itu disimpan dilemari penyimpanan pada Bidang Catatan Sipil”
Gambar 2: Buku Register Akta Perceraian dan Akta Kematian
Dari hasil wawancara diatas dapat dapat menyimpulkan bahwa,meskipun
dalam proses penyimpanan menggunakan sistem Desentralisasi dalam
penyimpanan dimana setiap bagian/ bidang mengurus sendiri Arsip-Arsip yang
dihasilkannya tanpa ada pengawasan dari bagian/ bidang lain dan masing –masing
bidang bertanggung jawab atas Arsipnya masing-masing.
4.1.3 Penemuan Kembali
Pada umumnya kegiatan Penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan suatu hal yang domain dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi
perkantoran karena Arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan
perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk
itu, diketahui bahwa pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut dua segi
yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik arsip.
Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas yang digunakan pada organisasi masing-masing, sehingga hasilnya suatu
penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan arsipnya. Hal ini apabila
penemuan kembali Asip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas
tidak baik sehingga dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya
apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas dapat didapatlah dikatakan baik proses administrasi
dapat berjalan dengan lancar.
Proses penemuan kembali Arsip pada Bidang Catatan sipil, Dinas
Setelah itu barulah diadakan proses pencarian dengan berpatokan pada tanggal
terbitnya AKTA yang di cari.Dengan memasukkan kode seperti NIK, Nama,
ataupun tanggal Terbitnya AKTA menggunakan computer dengan program
Database, atau lasngsung mencari data tersebut pada buku Register di
lemari penyimpanan dengan menggunakan klasifikasi kode maupun tanggal.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Masita Suryani Lubis,
SH, pada hari kamis, 23 Februari 2017 sekitar pukul 10.00 Wib menjelaskan
bahwa:
“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan terlebih dahulu dipastikan apakah benar pencari arsip pernah mengrus Akta pada bidang catatabn Sipil dengan melihat buku agenda atau buku Register Akta Kelahiran,Akta Perkawinan dan Akta lainya.Namun jika sipencari Akta mengingat Kapan terbit akan tersebut maka akan langsung dilakukan pencarian berdasarkan tanggal kode Kendali uku register”.
Lebih lanjut dijelaskan oleh ibu Silvana Barus, SH yang juga adalahpegawai pada
bidang Catatan Sipil pada hari yang sama dengan ibu Masita Suryani Lubis, SH yakni :
“Media yang digunakan dalam penemuan kembali arsip berbeda-beda, tergantung sudah berapa lama surat tersebut dimasukkan, jika masih sekitaran minggu, bulan masih dilakukan secara manual, tetapi jika lebih dari itu barulah menggunakan sistem Komputer Tinggal memasukkan data diri misalnya NIK,Nama , tanggal apa yang pencari butuhkan barulah muncul Data-data pada Databese dan biasa juga dengan memberitahu pada petugas tanggal Terbitnya Akta lalu Dicari Dibuku Register pada Lemari Penyimpanan”.
Kemudian penjelasan diatas ditambahin oleh Ibu , Indah Widiyani selaku staf
Pelayanan yakni :
“Waktu yang diperlukan dalam proses pencarian arsip tidak pernah lebih dari sehari karena sistem penyimpananya telah sistematis secara manual maupun elektronik dengan menggunakan SIAK jadi gampang menemukannya kembali”. Gambar 3: komputer penyimpanan secara elektronik database ( SIAK )
Penjelasan diatas didukung oleh hasil observasi penulis yang disajikan
dengan gambar sebagai berikut :
Gambar 4 : Gambar Alur Penemuan Kembali Arsip
Masyarakat Dilakukan Pencarian
Ekspedisi dilakukan pencarian dimulai dengan
perjalanan arsip berdasarkan kode memperhatikan
yang ingin buku Register tanggal terlebih
ditemukan (jika dalam Lemari dahulu dalam
berada pada Penyimpanan lemari
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi) langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada Bidang Catatan Sipil ,
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi dapat dikatakan baik,
hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali
arsip. Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan
4.1.4 Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip adalah hal yang terpenting dalam
organisasi agar Keautentikannya tetap terjaga dan saat di butuhkan lagi
Arsip tersebut dalam Kebutuhan Organisasi dapat diperoleh
Informasinya. Untuk itu Usaha Pemeliharaan Arsip adalah berupa
melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip
berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
mempunyai tugas Dalam penerbitan Akta- Akta Catatan sipil dan
Data-data Kependudukan yang harus di jaga dan dipelihara supaya
Data-data Kependudukan tersebut tidak hilang dan supaya tugas dan
Fungsinya tetap berjalan dengan baik.
Untuk mengetahui bagaimana proses pemeliharaan Arsip Pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi maka
penulis melakukan wawancara dengan bapak Muhammad Dimiyathi,
S.sos M.TP pada senin tanggal 20 Februari 2017 mengatakan Bahwa;
“Seluruh Buku Register Akta, pertinggal dokumen serta berkas permohonan disimpan dalam Lemari Arsip yang senantiasa dipelihara/ditata ulang secara rutin dan Lemari Arsip tempat penyimpanan seluruh Buku Register Akta, pertinggal dokumen serta berkas permohonan, pada hakekatnya membutuhkan ruangan/ gedung arsip khusus dan tempat yang sangat luas, aman dari ancaman
kehilangan sertas bebas dari ancaman bahaya alam ( hujan, kebakaran dll) agar arsip aktif dapat dijamin tersimpan dengan baik untuk jangka waktu yang sangat lama, namun pada kenyataannya tempat penyimpanan dokumen/arsip catatan sipil harus menyesuaikan dengan situasi dan kondisi tata ruang Gedung Kantor.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bapak Jhonny
Parlindungan SHmengenaibagaimana pemeliharaan Arsip yang
dilakukan pada 21 Februari 2017 mengatakanbahwa :
”Seluruh Arsip-Arsip seperti buku Register Akta Kelahiran,Akta Perkawinan, Akta Perceraian dan Akta Catatan Sipil lainya dilakukan pemeliharaan dengan menata Ulang dan merapikan kembali Arsip-Arsip tersebut dan aakan tetapi karena terbatasan ruangan penyimpanan sehingga kurang maksimalnya Pemeliharaan Arsip-arsip terbut apalagi bukan jumlah yang sedikit Akta –Akta yang telah dihasil oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ini, akan tetapi tetapi dilakukan Pemeliharaan agar Arsip tersebut tidak rusak karena menyangkut Hasil Rekaman Kegiatan Dinas ini.
Selanjutnya ditambahkan lagi oleh bapak Fahrizal Hasibuan sebagai Operator pada tanggal 27 februari 2017 mengatakan bahwa :
“ selain Arsip –Arsip di simpan Secara Manual Arsip juga di simpan Secara Elektronik dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam bentuk database, kami juga Melakukan mencopy data-data ke hard dist tertentu apabila Terjadi Kerusakan yang Tidak di inginkan Pada Perangkat Komputer .
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi)
langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses pemeliharaan arsip pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat
dengan pemeliharan Arsip yang telah dilakukan .Dari seluruh hasil
wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuatpendapat penulis
4.1.5 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Kearsipan. a. Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah
pokok yangterjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor
yang menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya
pencapaian tujuan organisasi sangattergantung pada petugas yang
menangani arsip sesuai dengan tugas yangdiebankan kepadanya. Hal
ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebutfaktor sentral
dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula
administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Jhonny Parlindungan SH Kepala Bidang Catatan Sipil pada
mengungkapkan bahwa:
“itulah yang menjadi masalahnya tidak adanya tenaga yang ahli tentang Kearsipan yang terkadang menyulitkan dalam bagaimana penerapan sistem Kearsipan sebenarnya,dan pelatihan tentang Penerapan sistem Kearsipan tidak pernah didapat oleh staf/pegawai, seharusnya harus ada tenaga yang ahli yang menangani Arsip-Arsip yang ada di Kantor ini supaya Pengelolaannya dapat lebih Baik.
Pendapat dari tersebut diatas didukung Kepala Sub Bidang Catatan Sipil
oleh stafnya yakni Indah Widiyani staf bagian Pelayanan Bidang Catatan
Sipil
yakni beliau mengungkapkan bahwa :
“Tidak ada tenaga ahli yang menangani Arsip yang ada di kantor ini, kami hanya belajar sendiri tentang penataan Kearsipan, memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya.
Selanjutnya ditambahi oleh Bu Ratna Harahap, S.pd , kasi Dokumentasi
dan pencatatan sipildan Masita Suryani Lubis kasi. Pencatatan sipil
mengatakan bahwa:
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak terlalu sulti untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa
Sumberdayamanusia pada Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil bahwa
yang mempunyai
Keahlian Khusus tentang Kearsiapan tidak ada, bahkan pelatihan
tentangPengelolaan dan Penataan Kearsipan tidak ada di terima oleh
pengawaimelainkan para Pengawai / staf Belajar sendiri – sendiri atau
bertanya sesamapengawai , Padahal Sumber Daya Manusia sangat
berpengaruh terhadapkelancaran suatu organisasi dalam menjalankan
tugas dan fungsinyauntuk dapat memperoleh data yang akurat, selain
memperhatikan hasilwawancara dengan para informan, penulis juga
melakukan pengamatan langsung(observasi) di lokasi dan juga
melakukan pengamatan yang mendalam pada carakerja pegawai atau staf
yang bekerja di bidang Catatan sipil memang benar tidakada pengawai
yang menangani langsung tentang Kearsipan , setiap bidang yang menangani Arsip masing-masing bidang .
Berdasarkan uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sumber
dayamanusia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi masih kurang baik secarakuantitas maupun kualitas. Seharusnya
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggimemiliki
tenaga Ahli menangani tentang penginventarisan dokumen- documen yang telah diterbitkan karena hal tersebut sangat mampu mempengaruhi
b. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakanfaktor
pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa
ditunjangdengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi
organisasi untukmelakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya
dengan baik sesuai denganprosedur dan mekanisme pengelolaan arsip
yang baku.
Hasil wawancara penulis dengan Kabag Catatan Sipil Bapak
Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP
“Pengadaan sarana prasarana belum terpenuhi, sarana dan prasarana untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan.kurangnya lemari-lemari penyimpanan tidak sebanding dengan Arsip yang dihasilkan oleh Dinas ini, sehingga penataan Arsip tidak maksimal.
Kemudian penulis juga mewawancarai Ibu Indah Widiyani mengenai
keadaan sarana prasarana pada Dinas Kependudukan mengatakan
bahwa :
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia itu berupa filling cabinet, map gantung, map biasa, kotak arsip, dan lemari besi kecil. Sebenarnya sarana dan prasana di kantor ini masi kurang karena tidak sebanding dengan arsip-arsip yang dihasilkan dinas Kependudukaan.
Gambar 5: Lemari penyimpanan
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa
pemenuhan akan sarana dan prasana pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi sudah ada tapi masih kurang. Berdasarkan hasil observasi penulis bahwa masih ditemui kertas-kertas
atau dokumen-dokumen yang masih bertumpuk dan belum tersusun
dilemari penyimpanan karena kurangnya tempat penyimpan yang
dapat menghambat terciptanya penataan arsip yang baik.
Gambar 6 : arsip yang sudah disusun menutut tanggal tapi karena
kurangnya Lemari penyimpanan sehingga belum biasa ditata dengan
rapi
C. Pembiayaaan
Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem
kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada
dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ,dana untuk mendukung sistem kearsipan telah
tersedia akan tetapi masih kurang dalam pemenuhan Sarana Dan
Prasarana. Hal ini dapat dilihat dengan keberadaan peralatan untuk
menyimpan arsip yang belum memadai, sehingga sangat
mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan. Hasil wawancara
penulis dengan bapak Jhonny Parlindungan SH mengenai
pembiayaan kegiatan Sistem Kearsipan menyatakan bahwa :
“Urusan mengenai pendanaan/pembiayaan khususnya untuk mendukung sistem kearsipan diserahkan sepenuhnya pada koordinasi antara Kasubbag dengan bendahara. Karena dalam membuat penganggaran kegiatan ataupun sarana prasarana hanya dibicarakan oleh masing-masing kepala Sub Bagian dengan Bendahara lalu diajukan kepada Kepala bagian.
Selanjutnya ditambahi oleh pernyataan oleh Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP menyatakan
“mengenai pembiayaan dan pendanaan untuk pemenuhan sarana dan Prasana berasal dari APBD akan tetapi karena daya nya kurang sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan akan tetapi pelaksanakan Kearsipan sudah relative murah karena dengan
didukung oleh SIAK penyimpanan Data-data Secara elektronik”.
Dengan wawancara dan pengamatan yang dilaksanakan Penulis
dapatmenyimpulkan bahwa pembiayaan dan pendanaan yang
dilaksanakan dalam
pengembangan na perbaikan Pelaksanaan Sistem Kearsipan di Dinas ini
dikelolalangsung oleh Bendahara dengan berkordinasi dengan Kasub
bidang masing masing dan dana bersumber dari APBD, Anggraran tidak
mencukupi sehinggadapat menghambat pelaksanaan Sistem Penataan
Arsip.
BAB V
ANALISIS DATA
5.2 ANALISIS DATA
5.2.1 Analisis Pelaksanaan Sistem Penataan arsip
Menurut IG. Wursanto (1991:30) sistem kearsipan yang
dijalankan olehsuatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila
mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut yakni : mudah dilakukan, mudah dimengerti, murah/ekonomis,
tidakmemakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, dan
fleksibel, dapatmencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan
mempermudah pengawasan.Dalam hal ini juga sebagai proses akhir dari
hasil penelitian, penulis memberikananalisis terhadap pelaksanaan sistem
kearsipan pada Bagian umum SekretariatDaerah Kota Medan
berdasarkan pendapat dari ahli diatas. Berikut dipaparkanhasil analisis
dari penulis lebih lanjut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak
menimbulkankesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam
penemuan kembali.Berdasarkan hasil penelitian proses yang telah
dijelaskan diatas, penulis dapatmemberikan analisis terhadap sistem
Penataan Arsip pada Dinas Kependudukandan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi ini melalui proses penciptaan Arsip hingga proses penemuan
kembali arsip. Analisis ini juga diawali oleh pendapat , Indah Widiyani
Staf bagian Pelayan Bidang Catatan Sipil yakni beliau mengungkapkan
bahwa:
memperhatikan dan membaca buku ,pelaksanaan Penataan Kearsipan juga sangat mudah dipahami walapun Kami juga tidak pernah mendapat pendidikan Khusus atau sosialisasi tentang bagaimana
Penerapan Sistem Kearsipan Sebenarnya,
Kemudian, pelaksanaan sistem kearsipan ini dapat dikatakan mudah
Dilaksanakan juga ditelusuri lebih dalam jika dilihat dari bagian
prosespenyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tidak mengalami
kesulitan dalampelaksanaannya dan seperti yang telah dijelaskan pada
pembahasan sebelumnyabahwa kedua proses tersebut dapat dikatan baik
pelaksanaannya.
Untuk itu dapatdisimpulkan bahwa Sistem Penataan Arsip Dinas
Kependudukan dan CatatanSipil mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai
kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam
pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana.
Untuk sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas
lingkup kegiatan organisasi.
Dalam hal ini dapat dilihat melalui gambar-gambar proses yang
telah disajikan oleh penulis pada pembahasan sebelumnya.
Kemampuan penulis dalam menyederhanakan proses sistem kearsipan
tersebut dapat mewakili pendapat bahwa sistem kearsipan pada
organisasi ini mudah dimengerti.
Ratna Harahap, S.pd, selaku Kasi Dokumentasi dan Pencatatan Sipil dan ibu Masita Suryani Lubis, SH selaku kasi pencatatan sipil,
mengatakan bahwa :
“ Mengenai pelatihan Kearsipan kami tidak pernah menerima tapi kami mau belajar dan mencari tau tentang bagaimana sistem kearsipan yang benar dan bertanya dengan yang lebih paham dan pelaksanaannya juga sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak terlalu suli untuk kami untuk belajar dan menerapkannya.
\
c. Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis
dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya
maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan dengan
pembiayaan seperti yang telah dijelaskan pada pemaparan sebelumnya.
Dimana dalam pengadaan sarana prasarana pendukung Sistem
Penataan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi menggunakan dana sudah relative murah karena juga
didukung dengan penyimpanan secara elektronik dengan program
SIAK.
d. Tidak Memakan Tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip
yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat
berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives
storage). Rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan
bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan
Dalam hal ini penulis menganalisis data yang berhubungan
dengan Keadaan perkantoran dan lemari serta ruangan yang digunakan
untuk menyimpan arsip. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada
pemaparan sebelumnya bahwa lemari-lemari disusun sesuai dengan
kebutuhan ruangan ,dikatakan baik karena tertata rapi dan tidak
menimbulkan kesesakan pada ruang kerja pegawai.
e. Mudah Dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan
arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan
dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi. Dalam hal ini
penulis menganalisis juga melalui penata letakan lemari penyimpanan
dan pembuatan kebijakan untuk melakukan pembagian penyimpanan
arsip didalam kantor.
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa letak lemari
penyimpanan disesuaikan dengan keadaan tempat kerja dimana khusus
tempat kerja bidang arsip dikelilingi oleh lemari penyimpanan. Hal itu
dapat memudahkan pegawai (arsiparis) untuk melakukan penyimpanan
maupun penemuan kembali arsip hingga penyimpanan kembali arsip
setelah dilakukan peminjaman karena posisi lemari dekat dengan
posisi kerja pegawai sehingga mudah menjangkaunya.
Kemudian jika dilihat dari cara yang dilakukan pegawai dalam
mengelompokkan penyimpanan arsip juga dapat dijadikan fakta
pendukung dalam salah satu poin ciri sistem kearsipan yang baik ini.
Berdasarkan analisis diatas, penulis menyimpulkan bahwa
Penataan Sistem Kearsipan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Tebing Tinggi di bidang Catatan sipil mudah dicapai/mudah
dijangkau karena proses penyimpanan maupun penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan cepat dan baik.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau
sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem
kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Dalam hal ini dapat dilihat dari
proses Penciptaan Arsip , dimana dalam tahap awal penataan sistem kearsipan ini juga telah diterapkan sistem pengkodean dan pemberian
tanggal secara teliti oleh pegawai dengan tujuan agar selalu ada bukti
dari alur sebuah surat permohonan yang diurus oleh siapapun dalam Bidang Catatan Sipil Sehingga pada saat dibutuhkan kembali maka
dapat ditemukan alur kebereadaanya.
Berdasarkan analisis diatas dapatlah disimpulkan bahwa Sistem
Penataan Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
dimana organisasi ini merupakan organisasi yang mengurusi
administrasi Kependudukan jadi membutuhkan sistem kearsipan yang
simpel sehingga membuat semuanya efisien.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan
dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti
perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat
dinamis dan berkembang. Jangan sampai sistem filling yang
dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan
organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan
perencanaan tujuan organisasi.
Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kependudukan terkhusus pada bidang
Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi adalah dengan menggunakan
panduan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979. Sebegitu lamanya penggunaan panduan tersebut yang sampai
sekarang belum diadakan revisi untuk itu. Pegawai arsip mengakui
bahwa memang dalam tulisan semuanya itu telah diterapkan dengan baik, Namun dalam teknis pelaksanaannya mulai dari pengurusan surat
hingga penemuan kembali arsip tidak ada diatur didalamnya. Oleh
karena itu meskipun zaman berganti, peraturan lama tersebut masih
digunakan sebagai panduan tetapi dalam teknisnya pegawai melakukan banyak penambahan kerja yang tidak tertulis dalam ketentuan tersebut.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan
dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk
kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus
dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang
kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk
kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan
kelembaban udara.
Hal ini didukung dengan adanya Pemeliharaan arsip yang
dilaksankan oleh Pengawai atau staf agar tidak terjadi kerusakan pada Arsip-Arsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing
Tinggi.
Berdasarkan analisis diatas, penulis dapat menyimpulkan
bahwa Penataan Sistem Kearsipan pada Dinas Kpendudukan dan
Catatn Sipil Kota Tebing Tinggi, dapat mencegah kerusakan dan
hilangnya arsip karena penyimpanan arsip menggunakan Lemari
i. Mempermudah Pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan
harusnya dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan, misalnya : kartu indeks, lembar pengantar,
lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan
sebagainya.
Untuk memudahkan pengawasan akan Arsip- Arsip yang telah diterbit maka pengawai dapat melihat Buku register yang telah
diterbitkan seperti Buku Register Akta Kelahiran,Buku Register
Kematian, Buku Register Perceraian , Buku Register Perkawinan. Sehingga dapat dengan mudah pengawai atau straf melakukan
pengawasan terhadap Akta-Akta Yang telah diterbitkanya. Dapat
disimpulkan bahwa sistem Penataan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dapat dengan mempernudah dilakukan pengawasan
karena dokumen-dokumen yang dimaksud diatas telah disimpan
dengan rapi sehingga jika diperlukan mudah untuk mencarinya.
Berdasarkan pemaparan hasil wawancara, observasi bahkan analisis yang penulis lakukan, maka Sistem Penataan Arsip Pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi dapat dikatakan
baik karena secara keseluruhan mulai dari proses pengurusan surat hingga penemuan kembali arsip dikatakan telah baik dan telah
memenuhi 9 ciri sistem kearsipan yang baik.
5.2.2 Kriteria-Kriteria dalam meningkatkan Efektifitas kerja dalam penataan Arsip
1. Ketepatan waktu
Proses Penciptaan Arsip efektifitas pegawai dalam penataan Arsip dari proses penciptaan arsip yang dilakukan oleh pegawai yang tidak melebihi dari waktu yang ditentukan 14 hari, namun dalam proses penciptaan Arsip juga dapat selesai lebih cepat jika tidak ada kendala misalkan masyarakat langsung memenuhi persyaratan yang diajukan dan Kepala dinas ada ditempat,
a. penyimpanan Arsip
efektifitas pegawai pegawai dalam pengunaan dan
penataan arsip yang ada di dinas kependudukan dan catatan sipil sudah berjalan dengan efektif dalam
melakukan tugasnya , hal dapat dilihat dari bagaimana pegawai menyimpan Arsip dengan menggunakan
pokok permasalahan yaitu menyimpan Akta sesuai
dengan jenis Akta dan kemudian disimpan sesuai
dengan tanggal terbitnya Akta sehingga dalam
penemuan kembali lebih memudahkan pengawai dalam
mencari Arsip.
Efektifitas pegawai dalam penataan dan penggunaan arsip juga sudah dijalankan secara efektif hal ini
terlihat dari proses penemuan kembali arsip sudah
efektif yang tidak membutuhkan waktu yang lama
dalam penemuan kembali Arsip karena arsip yang
dikelola dan ditata sesuai dengan sistem penataan arsip yang baik dan benar dan sistem penyimpanan juga
dilakukan secara elektronik sehingga memudahkan
dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan .
Secara keseluruhan dapat kita lihat mulai dari proses penciptaan arsip sampai pada penemuan kembali arsip sudah berjalan
secara efektif dilihat dari ketepatan waktu dalam proses penciptaan
arsip hingga penemuan kembali arsip yang tidak membutuhkan waktu
yang lama dalam meberikan pelayan dengan masyarakat.
2. Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas
yang didelegasikan kepada karyawan.
Efektifitas penataan dan penggunaan arsip yang dilakukan di dinas
kependudukan dan catatan sipil kabupaten dairi juga dapat dilihat dari
komiten pegawai dalam meberikan pelayanan dan melaksanakan tugas
yang diembannya sebagai pegawai dalam memberikan pelayanan dan
melaksanakan tugasnya ini juga terlihat dari mereka memberikan
pelayan yang prima kepada Masyarakat dan melakukan penataan
terhadap arsip yang diciptakan sehingga tercapainya tujuan dari
organisasi.
3. Produktivitas
Produktivitas pengawai bidang catatan sipil juga dapat dilihat dari
kuantitas kualitas pelayanan yang dilakukan oleh pengawai mulai dari
proses penciptaan Arsip hingga penyimpanan yang dilakukan yang
sudah dilakukan dengan baik
4. Lingkungan:
Lingkungan sangat mempunyai peran penting dalam meningkatkan
efektifitas kerja hal ini terlihat dari tata ruang yang sudah ditata
sedemikian baik, Namun kurang nyaman dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat dan melakukan tugasnya.
5. Perlengkapan dan fasilitas
adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan dalam meningkatkan efektivitas bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan
mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Hal ini juga terlihat
dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan penulis dengan
pegawai bidang catatan sipil ,yang mengatakan bahwa memang
fasilitas sudah ada tapi masih kurang dalam meningkatkan efektifitas
dalam bekerja sehingga dapat mempengaruhi pencapaian tujuan atau
BAB VI PENUTUP
6.1 KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan Bab sebelumnya, maka kesimpulan
yang dapat diambil adalah
1. Adapun sistem kearsipan yang diterapkan pada bidang Catatan
Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi sudah berjalan dengan baik, Hal ini dapat dilihat dari:
a. Proses penciptaan Arsip
Proses dimulai penciptaan arsip adalah pada Saat Masyarakat mengurus Dokumen kependudukan atau Akta Pencatatan sipil,
masyarakat terlebih dahulu melengkapi berkas-berkas atau
persyaratan dalam pengurusan dokumen Akta Pencatatan sipil, setelah itu masyarakat mendatangi petugas di bagian pelayanan
dan menyerahkan persyaratan Akta Yang akan diurus, setelah
itu bagian pelayanan mencatat surat permohonan yang masuk pada Buku Agenda, setelah berkas surat permohonan
memenuhi syarat maka akan segera diproses dan diberikan
pada operator untuk dikerjakan, setelah Hasil Pengetikan dan
pencetakan Akta selesai maka Petugas memeriksa hasil pengetikan dan pencetakan kutipan Akta, Memotocopy hasil
pengetikan/pencetakan kutipan akta (sebagai lembar paraf sekaligus salah satu pertinggal/arsip ), Lembar foto copy
diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala Dinas, Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka dokumen tersebut diberiakan
kepada bidang pelayanan catatan sipil fotocopyan dari dokumen/akta tersebut dijadikan Arsip sebagai pertinggal yang
telah melakukan pengurusan Akta.
b. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan Arsip pada Bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
dilakukan secara Elektronik disimpan di computer dengan mengunakan Database dari Program Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK). Proses penyimpanan
dimulai Operator meng Input ( entri) data Kependudukan
kedalam sistem dan data tersebut disimpan dan keluar hasinya
(output) di print. DanPenyimpanan secara Manual : Seluruh
berkas-berkas peryaratan (untuk setiap satu jenis berkas
permohonan disatukan/dibundel) beserta Lembar foto copy
Kutipan Akta Catatan Sipil/dokumen yang telah diparaf oleh
Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan/atau Kepala
tanda-tangan stempel) oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas
permohonan/satu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan
Akta Catatan Sipil dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku
Register Pencatatan Sipil ( sesuai Jenis Akta) berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggal/bulan/tahun
penerbitan-pen cetakan Akta;
c. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan Kembali Arsip yang dibutuhkan sangatlah cepat dimana waktu yang dibutuhkan sangatlah cepat karena di Komputer jadi tinggal memasukkan Nama, NIK, tanggal terbitnya Akta maka dapat Langsung ditemukan.
d. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip juga dilakukan pemeliharaan untuk
menjaga agar Arsip Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi tidak rusak.
2. Faktor-Faktor Yang mempengaruh sistem kearsipan
a. Sumber daya manusia
Sumber Daya Manusia dalam melaksanakan sistem Kearsipan
Yang ada di Bidang Catatan Sipil Atau pun Bidang yang Lain di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
belum mempunyai pemahaman Khusus tentang bagaimana Sistem Kearsipan yang Baik dan Benar, mereka hanya belajar sendiri.
b. Sarana Dan Prasarana
Sarana dan Prasarana yang ada di dinas Kependudukan Masih
Kurang melihat Arsip yang terus menerus Bertambah didinas ini.
c. Pembiayaan
Pembiayaan dalam penganggaran untuk sarana dan Prasaran berassal dari APBD.
3. Secara Keseluruhan Sistem penataan Arsip yang dilakukan
pada Bidang Pencatatan Sipil sudah memenuhi ciri Sistem Kearsipan yaitu mudah
dilakukan,mudahdimengerti,murah/ekonomis,tidakmemakan
tempat,mudah dicapai cocok bagi organisasi dan fleksibel,
6.2 Saran
1. Perlu dibentuk suatu bagian Kearsipan mengingat, tidak adanya
suatu unit kearsipan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi agar Arsip yang ada lebih tertata dengan
rapi.
2. Sebaiknya dilakukan pendidikan dan pelatihan bagi pengawai
supaya pengawai mempunyai skill khusus tentang sistem
Penataan Arsip yang baik dan benar sehingga tujuan dari organisasi tercapai.
3. Perlu perhatian khusus tentang penambahan sarana dan
prasarana mengingat sarana dan prasarana masih kurang hal ini
sangat berpengaruh dalam penataan arsip yang ada di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
