BAB II ANALISIS KEBUTUHAN
2.2 Analisis Permasalahan
Pada analisis permasalahan ini akan dijelaskan mengenai Profil Organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, dan sistem kerja yang meliputi bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja sistem saat ini.
2.2.1 Profil Organisasi
Pada bagian ini akan dijelaskan lebih detail mengenai Sejarah, lokasi serta Struktur organisasi dari Hotel Ramayana itu sendiri.
2.2.1.1Sejarah Singkat
Hotel Ramayana ini merupakan usaha Hotel tingkat Melati I milik keluarga, yang didirikan oleh Bapak Haji Sholeh pada tahun 1975. Pak Haji Sholeh mendirikan Hotel Ramayana untuk membuat peruntungan usaha dan diharapkan dapat menjadi usaha keluarga yang dilanjutkan oleh penerus keturunannya.
Pak Haji Sholeh membangun dan mengelola Hotel Ramayana ini berdasarkan asas kepercayaan kekeluargaan. Karena Hotel Ramayana ini dikelola oleh keluarga, maka Pak Haji Sholeh membuat segala proses dan prosedur transaksi hotel menjadi mudah dan tidak menyulitkan untuk bagian-bagiannya.
Setelah Pak Haji Sholeh meninggal dunia, Usaha perHotelan ini dilanjutkan oleh anak-cucu pak Haji Sholeh. Mulai dari pelayanan Pengunjung hingga pembuatan laporan, sistem yang digunakan tetap menyesuaikan sistem yang pernah dikelola Pak Haji Sholeh sebelumnya. Karena setiap proses transaksi yang berlangsung di Hotel Ramayana ini dikelola lngsung oleh pihak keluarga, maka di dalam Hotel tidak menggunakan sistem yang pakem dan kaku seperti Hotel-hotel pada umumnya.
2.2.1.2Lokasi Instansi
Hotel Ramayana berlokasi pada Jl. Gajahmada No.374, Kecamatan Genteng, Banyuwangi.
2.2.1.3Struktur Organisasi
Berikut ini adalah Struktur Organisasi Umum dari Hotel Ramayana Banyuwangi :
1. Manager , disini Manager sebagai penanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan Hotel. Manager merupakan pimpinan teratas pada di dalam struktur Organisasi ini.
2. Receptionist, berperan sebagai petugas penerima Pengunjung yang menangani segala transaksi antara pihak hotel dengan Pengunjung. Receptionist bertanggung jawab atas segala transaksi yang terjadi.
3. Administrasi Keuangan, di dalam administrasi keuangan terbagi menjadi dua bagian yaitu, Administrasi Keuangan Masuk dan Adminstrasi Keuangan Keluar. Bagian Administrasi Keuangan Masuk bertanggung jawab atas laporan pemasukan hotel yang berasal dari proses transaksi dengan Pengunjung. Bagian Administrasi Keuangan Keluar bertanggung jawab atas laporan pengeluaran hotel untuk biaya operasional bisnis, seperti pembayaran pajak, listrik, air, dan sebagainya.
4. Service Room, bertanggung jawab menangani segala pelayanan terhadap Pengunjung. Pelayanan pengantar Pengunjung menuju kamar serta pelayanan pengantar fasilitas hotel kepada kamar Pengunjung.
5. Cleaning Service, bertanggung jawab atas kebersihan hotel. Segala yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan hotel akan menjadi tanggung jawab dari petugas Cleaning Service.
Bentuk dari Struktur Organisasi umum yang terdapat pada manajemen Hotel Ramayana, Genteng - Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 2.3
Manager
Receptionist Service Room Cleaning Service
Administrasi Keuangan Administrasi Keuangan Masuk Administrasi Keuangan Keluar
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana saat ini antara lain:
a. Form Catatan Harian
Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mendata tanggal datang, jumlah Pengunjung, kamar yang digunakan, jam kedatangan dan kepulangan Pengunjung, total pembayaran Pengunjung, dan keterangan tambahan lainnya. Form ini diurutkan sesuai dengan nomor transaksi yang terjadi pada hari tersebut. Form Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.
b. Form Data Pengunjung
Form data Pengunjung ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat data diri Pengunjung yang bertanggung jawab atas kamar yang disewa, data
Pengunjung ini disesuaikan dengan data diri Pengunjung yang terdapat pada kartu identitas Pengunjung. Form Data Pengunjung dapat dilihat pada LampiranI.
c. Form Rekap Catatan Harian
Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat rekapan dari Form Pendataan Pengunjung tiap harinya. Form ini diurutkan berdasarkan nomor kamar, jumlah Pengunjung, jumlah hari, jumlah bayar, nama Pengunjung, penerima (receptionist yang menerima) serta keterangan. Form Rekap Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.
d. Kwitansi Pembayaran
Kwitansi Pembayaran ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat bukti bayar. Kwitansi pembayaran ini memiliki dua rangkap. Rangkap pertama akan diberikan pada Pengunjung, dan rangkap dua dijadikan arsip. Kwitansi Pembayaran dapat dilihat pada Lampiran I.
e. Memo Pencatatan Pemesanan
Memo ini dibuat oleh petugas receptionist untuk mencatat data kamar, data Pengunjung, jumlah pembayaran DP (tanda jadi), tanggal dan jam rencana
Check-In, jumlah hari yang dipesan dan ditempel pada meja pemesanan
sebagai pengingat petugas receptionist bahwa kamar ada pemesanan dengan kamar sekian di hari sekian selama sekian hari.
2.2.3 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.2.3.1 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi layanan Hotel Ramayana Banyuwangi ini adalah:
1. Receptionist
Receptionist merupakan petugas Front-Office bertugas sebagai penanggung jawab saat proses pemesanan, pindah kamar, check-In, check- Out, serta pembuatan catatan harian. Di dalam masing-masing proses tersebut, Receptionist berkewajiban mencatat keseluruhan data lengkap sesuai dengan Format yang telah disediakan.
2. Administrasi keuangan masuk
Administrasi Keuangan Masuk merupakan bagian yang mencatat, memeriksa, dan merangkum rekap catatan harian dari receptionist yang dimana nantinya akan dijaikan rekap laporan harian dan bulanan.
3. Manager
Manager merupakan pihak penanggung jawab yang setiap bulannya mendapatkan dan memeriksa laporan bulanan.
2.2.3.2 Proses Kerja
Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana saat ini adalah sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan
Proses pemesanan ini dapat dilakukan dengan dua cara oleh Pengunjung, datang langsung ke Hotel Ramayana atau dengan menelpon pihak Hotel. Petugas yang melayani Pengunjung dalam pemesanan ialah petugas receptionist, baik untuk proses pemesanan via telpon maupun datang langsung. Untuk proses pemesanan yang langsung di tempat, pemesan dapat langsung memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari dan melakukan pembayaran tanda jadi, minimal 50 %, kemudian petugas receptionist akan membuatkan bukti bayar tanda jadi dan membuatkan memo reminder. Untuk pemesanan via telpon, pemesan akan diberikan pilihan kamar, dan pemesan dapat memilih kamar, memberikan data Pengunjung, jumlah hari, dan melakukan pembayaran via transfer, minimal 50% dari total bayar. Setelah pemesan melakukan pembayaran via transfer, pemesan dapat melakukan konfirmasi pembayaran, yang kemudian pihak hotel akan membuat memo pemesanan sebagai reminder. Untuk pembayaran DP ini maksimal dilaksanakan dua hari sebelum tanggal rencana Check-In. Proses Pembatalan pemesanan dapat dilakukan, akan tetapi tidak ada pengembalian uang DP yang telah dibayarkan sebelumnya.
2. Proses Check-in
Proses Check-In dilakukan oleh Pengunjung dengan menemui petugas receptionist. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, petugas receptionist akan mengecek data pesanan dan menyesuaikan dengan bukti bayar, kemudian Pengunjung diminta untuk melunasi sisa pembayaran barulah petugas receptionist mencatat dalam catatan harian serta membuat kwitansi pembayaran pelunasan. Untuk Pengunjung yang belum melakukan proses pemesanan, maka Pengunjung langsung memberikan info data Pengunjung, jumlah Pengunjung, jumlah hari dan kamar yang dipilih dan Pengunjung diminta untuk melunasi pembayaran terlebih dahulu, barulah petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian serta membuat kwitansi pembayaran. Untuk proses check-in setiap Pengunjung diharapkan memberikan kartu identitasnya kepada receptionist. Kartu identitas ini diberikan untuk memenuhi prosedur standart keamanan hotel. Kartu identitas inilah yang nantinya akan menjadi jaminan dan proses pertukaran denan kunci kamar hotel.
3. Proses Check-Out
Proses Check-Out dilakukan dengan Pengunjung yang melaporkan bahwa ingin Check-Out kepada petugas receptionist. Petugas receptionist akan mengecek kembali kapan Pengunjung datang, dan kamar Pengunjung, barulah kemudian Petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian. Dalam proses Check- out petugas akan meminta kunci dan mengembalikan Kartu Identitas Pengunjung.
4. Proses Pembuatan Laporan
Laporan harian dibuat oleh petugas receptionist dengan merekap satu per satu data Pengunjung dari Form Catatan Harian, yang kemudian laporan hasil rekapan dijadikan satu dalam Form Rekap Catatan Harian tersebut diserahkan kepada bagian Administrasi, kemudian bagian Administrasi akan melakukan pengecekan dan menyimpan laporan harian tersebut untuk direkap pada akhir bulan.
2.2.3.3Prosedur Kerja
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan
Proses pemesanan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan telepon dan dengan datang langsung.
a. Pengunjung memesan kamar, dan memberikan data diri pemesan, Petugas memberikan pilihan kamar.
b. Pengunjung memilih kamar, dan memberikan data tanggal dan jam rencana
Check-In jumlah Pengunjung, tanggal check-out dan jumlah hari, petugas
akan memberikan informasi pembayaran.
c. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan via telpon maka pembayaran DP minimal 50% dilakukan via transfer, kemudian memberikan konfirmasi pembayaran kepada petugas receptionist.
d. Petugas receptionist mencatat pada memo sebagai reminder. Pencatatan dilakukan ketika pemesan telah melakukan pembayaran DP yang maksimal dilakukan dua hari sebelum tanggal Check-In.
e. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan langsung, setelah memberikan informasi data Pengunjung.
f. kemudian melakukan pembayaran DP minimal 50%, barulah petugas receptionist membuat kwitansi pembayaran dan mencatat pada memo sebagai reminder.
g. Pembatalan pemesanan dilakukan oleh pengunjung yang telah melakukan pemesanan. Pembatalan dilakukan dengan mencoret data pemesanan.
h. Sesuai dengan kebijakan Manajemen Hotek uang yang telah dibayarkan untuk pemesanan, apabila dibatalkan uang tidak dapat dikembalkan.
Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.4.
Proses Pemesanan Kamar <Receptionist> <Pengunjung> Mulai Memesan Kamar Menyampaikan Data Pemesan dan pemesanan Pemesanan Transfer pembayaran DP Membuat catatan pemesanan (memo) Memberikan Info Pembayaran Membayar DP Ditempat By Phone
membuat kwitansi dan mencatat pada memo
Kwitansi pembayaran FINISH Kwitansi pembayaranKwitansi pembayaran c memo Memberikan konfirmasi bayar Cek konfirmasi bayar pada bank
Mencatat pada memo memo FINISH DP minimal 50% dari total jumlah pemesa nan memo c c Memo ini merupakan memo yang sama dengan sebelumnya, data pembayaran ditambahkan di dalam memo yang telah dibuat sebelumnya Memo ini merupakan memo yang sama dengan sebelumnya, data pembayaran ditambahkan di dalam memo yang telah dibuat sebelumnya Uang pembayaran DP Uang pembayaran DP
2. Prosedur Check-In
Proses Check-In dapat dilakukan di meja receptionist.
a. Pengunjung yang datang untuk melaksanakan Check-In akan dilihat apakah Pengunjung tersebut telah melakukan pemesanan atau belum sebelumnya. b. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, diharapkan
untuk memberikan konfirmasi data pemesanan dan menunjukkan bukti transaksi pembayaran saat pemesanan (baik bukti bayar dari receptionist ataupun bukti transfer bagi yang melakukan pemesanan via telepon).
c. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan belum membayar lunas, maka diharapkan untuk membayar pelunasan terlebih dahulu, barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan menarik KTP Pengunjung serta memberikan kunci kamar.
d. Bagi Pengunjung yang datang langsung, maka Pengunjung akan diminta data diri serta menyelesaikan proses pembayaran (dalam proses Check-In, diharapkan Pengunjung telah membayar lunas jumlah yang ditagihkan), barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan memberikan kunci kamar. Prosedur Check-In digambarkan pada document
<Proses Check-In> Menerima pembayaran <Receptionist> <Pengunjung> Start Dengan Pemesanan Konfirmasi data pemesan dan KTP Telah membayar Lunas Menerima konfirmasi data pemesan dan KTP Memberikan data tamu dan KTP Membuat bukti bayar Kwitansi pembayaran pelunasan Kwitansi pembayaran pelunasan ya sudah belum Kwitansi pembayaran FINISH
Mengecek data Dan menambahkan data pada
Catatan Harian 1 tidak 1 KTP KTP KTP KTP c Mencatat data tamu pada catatan harian
dan KTP Catatan Harian Catatan Harian Kwitansi pembayaran pelunasan KTP Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran FINISH Kwitansi pembayaran DP Kwitansi pembayaran DP Kwitansi pembayaran DP Memberikan informasi pelunasan Uang pembayaran
lunas Uang pembayaran
lunas KTP Kwitansi pembayaran c c c FINISH
3. Prosedur Check-Out
Proses Check-Out dilakukan pada meja receptionist.
a. Pengunjung yang hendak melakukan Check-Out datang ke meja receptionist dan meberikan data diri dan laporan Check-Out kepada petugas receptionist.
b. Petugas receptionist akan mencatat dalam catatan harian dan mengembalikan kartu identitas diri kepada Pengunjung.
c. Petugas Receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian.
d. Petugas akan memeriksa kamar yang telah dihuni.
e. Apabila terjadi kehilangan atau kerusakan fasilitas hotel, maka aka nada proses ganti rugi dari tamu.
f. Petugas Receptionist akan membuat dan memberikan kwitansi dari jumlah bayar yang dibayarkan oleh tamu.
g. Kwitansi tersebut disimpan dan diarsipkan oleh petugas Receptionist, dan rangkap lainnya diberikan kepada tamu.
Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.6
<Proses Check-out>
<Receptionist> <Pengunjung>
START
Menyampaikan info data diri dan hendak check-out
Mencatat data check-out pada catatan harian
Meminta kunci kamar Memberikan kunci kamar Catatan Harian c
Membayar ganti rugi Terjadi kerusakan /
kehilangan
ya
Uang pembayaran lunas
Membuat bukti bayar
Kwitansi pembayaran pelunasan Kwitansi pembayaran
pelunasan Uang pembayaran lunas
Mencatat pada catatan harian c KTP c Catatan harian FINISH KTP Kwitansi pembayaran pelunasan 1 1 tidak
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan ini dilakukan oeh petugas Receptionist dan Administrasi pemasukan.
a. Petugas receptionist yang sebelumya telah mencatat setiap proses transaksi dengan Pengunjung dalam Form Catatan Harian akan merekap seluruh transaksi yang terjadi pada hari tersebut dala Form Rekap Catatan Harian. b. Form Rekap Catatan Harian tersebut akan diserahkan kepada petugas
Administrasi Pemasukan. Petugas Administrasi pemasukan akan mengecek keseluruhan transaksi yang ada dalam Form Rekap Catatan Harian kemudian menyimpannya.
c. Petugas Administrasi yang telah menyimpan Form Rekap Catatan Harian akan merekap seluruh laporan harian menjadi laporan bulanan dan menyimpannya.
Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.7.
2.2.4 Permasalahan Sistem Saat Ini
Pengelolaan data Pengunjung , data pemesanan dan check-in yang masih menggunakan cara manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk proses pencatatan dan memerlukan banyak kertas untuk format yang berbeda-beda setiap harinya.
Untuk data kamar yang kurang update juga menyulitkan petugas receptionist dalam proses transaksi pemesanan ataupun check-in , yang dimana dalam setiap proses transaksi, pihak hotel dituntut untuk dapat melayani dengan cepat, tepat, dan akurat.
Bukti tanda bayar yang disimpan oleh pihak hotel hanya satu bukti, dimana bukti tersebut juga yang akan menjadi acuan dalam proses pembuatan laporan. Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung tak lepas dari kesalahan- kesalahan sumber daya manusia yang ada. Seperti, perhitungan yang terkadang meleset, kehilangan beberapa arsip bukti bayar, ataupun juga kesalahan penulisan dalam setiap proses transaksi dan laporan.
Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung, proses pencarian data juga memerlukan waktu yang singkat. Akan tetapi, selama ini proses pencarian data berlangsung sedikit lama dan rumit dikarenakan banyaknya format data dalam Buku Besar yang digunakan serta melibatkan kertas yang cukup banyak pula setiap harinya.
Permasalahan sistem saat ini digambarkan pada fishbone diagram, seperti pada Gambar 2.8
<Proses Pembuatan Laporan>
<Administrasi Keuangan Masuk> <Receptionist> start Membuat rekapan catatan harian Form Rekap Catatan Harian Memeriksa rekap catatan harian dan
mengarsipnya Form Rekap Catatan Harian c Finish Form Rekap Cattan Harian Membuat rekapan laporan bulanan Rekap Laporan bulanan c
Sistem Layanan Hotel kurang maksimal
Proses Check-out Berlangsung lama
Proses Pembuatan laporan rumit
Proses pemesanan lama
Proses pendataan melibatkan banyak kertas Menggunakan banyak
format tiap harinya
Data kamar kosong kurang update
Proses pencatatan berlangsung lama Pencarian data
Tamu berlangsung lama
Bukti bayar sering terselip
Tidak ada format pencatatatn pemesanan Tamu membayar
tagihan telambat Format data yang
digunakan banyak
Pencarian data berlangsung lama Format data yang digunakan banyak
Human error Perhitungan kurang tepat
Human error Perhitungan kurang tepat
Gambar 2. 8 Fishbone Diagram untuk permasalahn Hotel Ramayana saat ini
