TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA
GENTENG - BANYUWANGI
ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN TEKNIK
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
HALAMAN JUDUL TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA
GENTENG - BANYUWANGI
ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH
081310113021
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN TEKNIK
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
HALAMAN PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI
TUGAS AKHIR
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Dinyatakan Lulus Program Studi D3 Sistem Informasi Pada Fakultas Vokasi
Universitas Airlangga oleh :
ANISAH MUTIARA ZAHRA’ HANIFAH NIM. 081310113021
Disetujui Oleh :
Pembimbing I
Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP 198105082005012001
Pembimbing II
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR
Judul : SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL RAMAYANA
GENTENG - BANYUWANGI
Penulis : Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah
NIM : 081310113021
Pembimbing I : Eva Hariyanti, S.Si, M.T
Pembimbing II : Taufik, S.T, M.Kom
Tanggal Ujian : 3 Agustus 2016
Disetujui Oleh :
Mengetahui : Pembimbing I
Eva Hariyanti, S.Si, M.T NIP 198105082005012001
Pembimbing II
Taufik, S.T, M.Kom NIP 197101042008121001
Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi
Endah Purwanti, S.Si, M.Kom NIP 197812172005012001 Ketua Departemen Teknik
PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR
Naskah Laporan Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah.
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur terlimpah ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir dengan judul “
SISTEM INFORMASI LAYANAN HOTEL
RAMAYANA GENTENG - BANYUWANGI
”.Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem yang memudahkan transaksi proses bisnis dan membuat tampilan yang mudah untuk digunakan oleh pihak Hotel Ramayana. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Ibu Eva Hariyanti, S.Si, M.T dan Bapak Taufik, S.T, M.Kom serta semua pihak yang telah membantu penulis agar dapat terlaksana dan terselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini.
UCAPAN TERIMA KASIH
Syukur Alhamdulillah penulis curahkan kehadirat Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulisan Laporan tugas Akhir
dengan judul
SISTEM
INFORMASI
LAYANAN
HOTEL
RAMAYANA, GENTENG - BANYUWANGI
ini dapat diselesaikandengan baik.
Dalam pelaksanaan dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan atas bantuan dari berbagai pihak, akhirnya laporan ini bisa diselesaikan. Maka tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang Maha mengatur segala sesuatunya, termasuk mengatur hati dan segala kondisi dalam proses penulisan Tugas Akhir ini. Allah SWT yang selalu melimpahkan berkah dan pertolongannya kepada penulis dalam berproses untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Kedua orang tua, terimakasih Mama-Papa yang telah memberikan dukungan lahir dan batin bagi penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan dan proses pendidikan dengan baik.
4. Taufik, S.T, M.Kom selaku dosen pembimbing kedua yang turut berperan membimbing penulis dengan sabar dan telah memberikan motivasi, saran dan kritik membangun sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik
5. Dra. Rini Semiati selaku dosen wali yang turut berperan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Ketua Program Studi Diploma 3 Sistem Informasi, Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. Terima kasih atas bantuannya selama masa perkuliahan.
7. Keluarga Ramayana yang telah bersedia memberikan tempat untuk menulis laporan Tugas Akhir dan telah memberikan informasi mengenai proses, prosedur, dan permasalahan yang terjadi pada proses bisnis Hotel Ramayana.
8. Seluruh bapak dan ibu dosen D3 SI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan dengan ikhlas dan penuh manfaat bagi penulis.
10. Terimakasih untuk sahabat tercinta, Mahdiyyatul Mudhi‟ah, Faihah Amaliya, Ari Swaratunggadewi, Anggia Lusiani Santoso, Agustinawati Febiana Sitorus, kalian yang memberikan semangat terkuat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Kakak-kakak tingkat Diploma 3 Sistem Informasi yang telah berperan banyak, telah menyediakan waktu luang, dan membagi ilmunya untuk membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terimakasih banyak.
12. Seluruh anggota keluarga yang telah membantu dan siap sedia memberikan semangat serta bahu sandaran bagi penulis untuk terus semangat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
13. Bapak dan ibu karyawan di Fakultas Sains dan Teknologi yang selalu siap membantu.
14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khusunya dan pembaca pada umumnya.
Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah, 2016, Sistem Informasi Layanan Hotel
Ramayana Genteng Banyuwangi. Tugas Akhir ini dibawah bimbingan Eva
Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik, S.T,M.Kom Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
ABSTRAK
Hotel Ramayana merupakan hotel melati 1 yang berada di Kecamatan Genteng-banyuwangi yang menawarkan usaha jasa penginapan hotel. Permasalahan yang dialami oleh Hotel Ramayana adalah belum efektifnya proses pemesanan, check-in, check-out, dan pembuatan laporan. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang mencakup lima proses, meliputi proses pemesanan, proses
Check-In, proses Check-Out, dan proses Generate Laporan.
Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi dibangun melalui empat tahapan. Tahap pertama adalah mengidentifikasi proses saat ini yang dijelaskan pada diagram docflow kemudian merumuskan permasalahan yang terjadi yang digambarkan dengan diagram fishbone sehingga dapat menganalisa kebutuhan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut untuk mendesain sistem dan database. Tahap kedua adalah mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari 12 entitas, kemudian di-generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 13 tabel. Sedangkan desain proses digambarkan dengan hierarchy chart dan Data
Flow Diagram (DFD) menghasilkan lima proses besar. Tahap ketiga adalah
mendesain form input dan output. Tahap terakhir adalah mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web kemudian melakukan uji coba sistem dimulai dari proses login, proses pengelolaan data master, proses pemesanan, proses Check-In, proses Check-Out, proses pembatalan pemesanan, proses pengelolaan data kamar, dan proses Generate Laporan.
Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional pada proses bisnis Hotel Ramayana Genteng Banyuwangi yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis secara efisien dan dapat menampilkan laporan secara tepat.
Anisah Mutiara Zahra‟ Hanifah, 2016, Information System of Ramayana Hotel
Services. This final project was guidance by Eva Hariyanti, S.Si,M.T dan Taufik,
S.T,M.Kom DiplomaThree of Information System Study Program, Faculty of Vocational, Universitas Airlangga.
ABSTRACT
Ramayana Hotel is a hotel located in Genteng-Banyuwangi that offer service business hotel. The problems were experienced by Hotel Ramayana was the ineffective process of booking, check-in, check-out, and report. The purpose of this final project is to make the Information System of Ramayana Hotel Services that includes five processes, including ordering process, Check-In process, Check-Out process, and the process of Generate Report.
Information System of Ramayana Hotel Services built through four stages. The first stage was identifying the current process that was described in the diagram docflow, then formulate the problems that occur were describe with
fishbone diagram so it could analyze their requirements related with those
processes to design systems and databases. The second stage was to designing a database, a process that was made to Conceptual Data Model (CDM), which is consists of 12 entities, then generated to Physical Data Model (PDM), which is consists of 13 tables. While the design process was defined by the hierarchy chart and Data Flow Diagrams (DFD) produces five major processes. The third stage was to design form input and output. The last step was the processing of implementing the design input and output systems that have been designed into the program by using a web-based programming language and testing the system which from the login process, the process of master data management, order process, Check-In process, Check-Out process, the process of booking cancellations, room data management processes, and Generate Report process.
Based on the results of implementation and system testing, Information System of Hotel Ramayana Service is compatible with the functional requirements of the business process in Hotel Ramayana that could handle multiple business processes efficiently and can display reports properly.
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH ... iii
PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR ... iv
KATA PENGANTAR ... v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
ABSTRAK ... x
ABSTRACT ... xi
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xx
DAFTAR LAMPIRAN ... xxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
I.1 Latar Belakang ... 1
I.2 Rumusan Masalah ... 3
I.4 Batasan Masalah... 4
BAB II ANALISIS KEBUTUHAN ... 6
2.1 Metode Pengembangan Sistem ... 6
2.2 Analisis Permasalahan ... 14
2.3 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru ... 32
BAB III DESAIN SISTEM ... 34
3.1 Sistem Kerja Baru ... 34
3.2 Desain Proses ... 40
3.3 Desain Database ... 53
3.4 Struktur Tabel... 63
3.5 Desain Input dan Output ... 69
BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA ... 81
4.1 Implementasi Sistem ... 81
4.2 Uji Coba Sistem ... 97
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 116
5.1 Kesimpulan ... 116
5.2 Saran ... 118
DAFTAR PUSTAKA ... 120
LAMPIRAN II INTERVIEW OUTLINE ... Lampiran2-1
DAFTAR GAMBAR
Judul Gambar Halaman
Gambar 2. 1 Struktur Umum Diagram Fishbone ... 9
Gambar 2. 2 Contoh Struktur Diagram Jenjang ... 11
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi ... 17
Gambar 2. 4 Document Flow Diagram untuk proses Pemesanan ... 24
Gambar 2. 5 Document Flow Diagram untuk proses Check-in ... 26
Gambar 2. 6 Document Flow Diagram untuk proses Check-Out ... 28
Gambar 2. 7 Document Flow Diagram untuk proses Pembuatan Laporan ... 31
Gambar 2. 8 Fishbone Diagram untuk permasalahn Hotel Ramayana saat ini ... 32
Gambar 3. 1 Diagram Jenjang / HIPO Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 42
Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 43
Gambar 3. 3 DFD level 0 Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 44
Gambar 3. 4 DFD level 1 Proses Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 45
Gambar 3. 6 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Layanan
Hotel Ramayana ... 47
Gambar 3. 7 DFD level 1 Proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 49
Gambar 3. 8 DFD level 2 Proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 49
Gambar 3. 9 DFD level 2 Proses Pembayaran Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 50
Gambar 3. 10 DFD level 2 Proses Tambah Data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 51
Gambar 3. 11 Diagram CDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 61
Gambar 3. 12 Diagram PDM Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ... 62
Gambar 3. 13 Form Transaksi Pemesanan ... 70
Gambar 3. 14 Form Transaksi Pemesanan - Detil Pemesanan ... 71
Gambar 3. 15 Form Transaksi Pemesanan - Pilih Kamar ... 71
Gambar 3. 16 Form Transaksi Pemesanan – Insert Jumlah Pemesanan ... 72
Gambar 3. 17 Form Login ... 73
Gambar 3. 18 Desain Halaman Transaksi Check-In ... 74
Gambar 3. 20 Desain Halaman Transaksi Check-In ... 75
Gambar 3. 21 Desain Transaksi CheckOut ... 75
Gambar 3. 22 Desain Tabel data kamar ... 76
Gambar 3. 23 Desain Form Input Data Kamar ... 76
Gambar 3. 24 Desain Tabel data fasilitas... 77
Gambar 3. 25 Desain Form Input DataFasilitas ... 77
Gambar 3. 26 Desain Tabel data Pegawai ... 78
Gambar 3. 27 Desain Form Input Data Pegawai... 78
Gambar 3. 28 Desain Tabel data hak akses... 79
Gambar 3. 29 Desain Form Input Data hak akses ... 79
Gambar 3. 30 Desain Output Transaksi Pemesanan ... 80
Gambar 3. 31 Desain Output Laporan Keuangan ... 80
Gambar 4. 1 Pseudocode Login ... 82
Gambar 4. 2 Pseudocode Pengolahan Data Master ... 83
Gambar 4. 3 Pseudocode Fungsi Pemesanan ... 84
Gambar 4. 4 Pseudocode Fungsi Detail Pemesanan ... 84
Gambar 4. 5 Pseudocode Fungsi Check-In ... 85
Gambar 4. 6 Pseudocode Fungsi Check-Out ... 85
Gambar 4. 8 Pseudocode Generate Laporan ... 86
Gambar 4. 9 Bagan Alir Login ... 88
Gambar 4. 10 Bagan Alir Menu Receptionist ... 89
Gambar 4. 11 Bagan Alir Menu Administrasi Keuangan Masuk ... 90
Gambar 4. 12 Bagan Alir Menu Manager ... 90
Gambar 4. 13 Bagan Alir Master ... 92
Gambar 4. 14 Bagan Alir Pendaftaran Pemesanan ... 93
Gambar 4. 15 Bagan Alir Pembatalan Pemesanan... 94
Gambar 4. 16 Bagan Alir Check-In... 95
Gambar 4. 17 Bagan Alir Check-Out ... 96
Gambar 4. 18 Bagan Alir Generate Laporan Keuangan Masuk ... 97
Gambar 4. 19 Fitur Login ... 98
Gambar 4. 20 Form Input Data Master ... 99
Gambar 4. 21 Form Update Data Master ... 100
Gambar 4. 22 Form Input Tipe Kamar ... 101
Gambar 4. 23 Form Input kamar ... 102
Gambar 4. 24 Form Pemesanan Kamar ... 103
Gambar 4. 25 Form Pilih kamar ... 103
Gambar 4. 27 output cetak nota pemesanan... 104
Gambar 4. 28 Form Pembatalan Pemesanan ... 106
Gambar 4. 29 Pencarian Data Pemesanan... 106
Gambar 4. 30 Tabel Data Pemesanan untuk Check-In ... 108
Gambar 4. 31 Form Pembayaran Check-In... 108
Gambar 4. 32 Output Pembayaran Check-In ... 109
Gambar 4. 33 Tabel data Kamar untuk Check-In ... 109
Gambar 4. 34 Form Input Data Tamu untuk Check-In ... 110
Gambar 4. 35 Hasil Pencarian Data tamu untuk Check-In ... 111
Gambar 4. 36 Tabel Data Check-In untuk Proses Check-Out ... 113
Gambar 4. 37 Proses Check-Out ... 113
Gambar 4. 38 Proses Generate Laporan Keuangan Masuk ... 114
DAFTAR TABEL
Judul Tabel Halaman
Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram ... 8
Tabel 2. 2 Tabel komponen Data low Diagram (DFD) ... 11
Tabel 2. 3 Simbol – Simbol CDM. ... 13
Tabel 2. 4 Obyek dalam PDM ... 14
Tabel 3. 1 Struktur Tabel Fasilitas………...……63
Tabel 3. 2 Struktur Tabel Detail Fasilitas………. 63
Tabel 3. 3 Struktur Tabel kamar………...………..64
Tabel 3. 4 Struktur Tabel Tamu ………..………...64
Tabel 3. 5 Struktur Tabel Detil Pemesanan………...……….65
Tabel 3. 6 Struktur Tabel Hak Akses ………...………..65
Tabel 3. 7 Struktur Tabel pemesanan ……….66
Tabel 3. 8 Struktur Tabel Check-In ………..……….66
Tabel 3. 9 Struktur Tabel Pegawai ………...………..67
Tabel 3. 10 Struktur Tabel Pembayaran ………..………...67
Tabel 4. 3 Hasil Pengujian Data Master... 100
Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Pengelolaan Kamar ... 102
Tabel 4.5 Hasil Pengujian Proses Pemesanan kamar ... 105
Tabel 4.6 Hasil Pegujian Proses Pembatalan Pemesanan ... 107
Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Check-In ... 112
Tabel 4.8 Hasil Pengujian Proses Check-Out ... 113
DAFTAR LAMPIRAN
Judul Lampiran Halaman
1. Form Catatan Harian ... Lampiran 1-1
2. Form Data Pengunjung ... Lampiran 1-2
3. Form Rekap Catatan Harian ... Lampiran 1-3
4. Kwitansi Pembayaran... Lampiran 1-4
5. Outline Wawancara ... Lampiran 2-1
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang
Hotel Ramayana merupakan Usaha Keluarga dalam bidang layanan jasa penginapan di Genteng, Banyuwangi. Hotel Ramayana termasuk hotel Melati 1 dan memiliki 30 unit kamar yang beroperasional aktif dari 32 unit kamar dan terbagi dalam beberapa jenis kamar dengan klasifikasi fasilitas serta harga yang berbeda.
Pada saat menjalankan operasional bisnis ini, Hotel ramayana masih memiliki beberapa kendala. Setiap transaksi pemesanan, check-in, dan check-out
pembuatan laporan. Selain itu pencarian data pengunjung serta tamu hotel menjadi lebih rumit.
Pada masa yang akan datang, pihak Manajemen Hotel ingin mengembangakan sistem layanan pada pelanggan dengan lebih baik. Untuk menangani permasalahan pengolahan data dan memperkecil kemungkinan kesalahan manusia seperti input data serta sulitnya mencari data pengunjung maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Layanan Hotel yang terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dalam proses transaksi di Hotel Ramayana. Kepuasan Pengunjung merupakan hal yang utama bagi Hotel.
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun Sistem Informasi Layanan di Hotel Ramayana yang meliputi proses pemesanan, check-in, check-out, dan pengeolaan data kamar?
2. Bagaimana mengolah dan menampilkan laporan keuangan masuk pada Hotel Ramayana ?
I.3 Tujuan dan Manfaat
I.3.1 Tujuan
Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana adalah untuk:
1. Membuat Sistem Informasi untuk proses pemesanan kamar, proses check-in,
check-out, dan pengelolaan data kamar pada Hotel Ramayana agar dapat
menjadikan proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat
2. Mengolah data dan informasi tentang data keuangan masuk sesuai dengan keadaan nyata serta untuk memangkas waktu dalam proses pembuatan laporan.
I.3.2 Manfaat
Apabila tujuan Pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat tercapai adapun manfaat yang diperoleh, antara lain:
a. Dapat mempercepat dan mempermudah proses pemesanan, check-in, dan
check-out pada Hotel Ramayana.
b. Dapat meminimalisir kesalahan dalam pendataan data tamu, data kamar, dan fasilitas kamar Hotel Ramayana.
c. Memberikan laporan data keuangan masuk secara cepat dan akurat.
I.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terbatas pada:
2. Proses Check-in. 3. Proses Check-out.
BAB II
ANALISIS KEBUTUHAN
Analisis Kebutuhan adalah suatu cara atau metode untuk mengetahui perbedaan antara kondisi yang diinginkan/seharusnya ( should be / ought to be ) atau diharapkan dengan kondisi yang ada ( what is ). Kondisi yang diingkan seringkali disebut dengan kondisi ideal, sedangkan kondisi yang ada seringkali disebut dengan kondisi riil atau kondisi nyata. Untuk menentukan analisis kebutuhan dibutuhkan suatu metode untuk menganalisisdan mendesain sistem untuk perancangan dan pembuatan aplikasi. (Whitten dkk, 2004)
2.1 Metode Pengembangan Sistem
Dalam bab ini akan membahas lebih dalam tentang proses kerja, prosedur, serta permasalahan yang ada dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi selama ini. Metode analisis yang digunakan pada Sistem Layanan Hotel Ramayana, Genteng-Banyuwangi saat ini adalah dengan menggunakan metode pendekatan proses, process-oriented.
Berikut merupakan metode analisis kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan sistem informasi yaitu Metode Analisis, Desain Sistem, Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Kerja Sistem
2.1.1 Metode Analisis dan Desain Sistem
Analisa sistem adalah sebuah tehnik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Desain sistem adalah sebuah tehnik pemecah masalah yang saling melengkapi (dengan analisa sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten dkk, 2004). Pendekatan proses, process–oriented dimulai dengan mengidentifikasi suatu masalah. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemrosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan process
-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.
Berikut merupakan sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, seperti :
A. Document Flow Diagram
Tabel 2. 1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram Simbol – Simbol
Utama
Gambar Penjelasan
Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer. Simbol Proses
Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Keputusan/Decision
Menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu
“ya” atau “tidak”.
Simbol Penghubung a. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.
b. Menunjukkan penghubung ke halaman ini. Simbol
Penyimpanan Offline
a. File non-komputer yang diarsipkan urut angka (numerical).
b. File non-komputer yang diarsipkan urut huruf (alphabetical).
c. File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological).
Simbol Garis Alir Menunjukkan arus dari proses.
Simbol Penjelasan a. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses. b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
yang berasal dari luar system.
B. Fishbone Diagram
Metode analisis kebutuhan sistem layanan Hotel Ramayana menggunakan diagram fishbone . Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi permasalahan dan penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect
mendapat perhatian dicantumkan di sebelah kanan diagram ( atau pada kepala ikan ) dan penyebab masalah yang mungkin digambarkan sebagai tulang – tulang
dari tulang utama. Secara khusus, „tulang – tulang‟ ini mendeskripsikan empat
kategori dasar : material, mesin, kekuatan mesin, dan metode ( empat M :
material, machine. manpower, method ). Nama lain dapat digunakan untuk
menyatakan masalah (Whitten dkk, 2004 ).
Gambar 2. 1 Struktur Umum Diagram Fishbone
Gambar diagram fishbone dimana problem merupakan permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar (Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level 1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya. Contoh diagram fishbone dapat dilihat pada Gambar 2.1.
permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan format-format data dalam proses transaksi tersebut.
C. Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input – Proses – Output
(HIPO), digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Document Flow
Diagram ke level-level lebih bawah lagi. Diagram jenjang dapat digambar
menggunakan notasi proses yang digunkan di Document Flow
Diagram(Jogiyanto, 1990).. Contoh pembuatan Diagram Jenjang dapat dilihat
pada Gambar 2.2.
D. Data Flow Diagram.
Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD merupakan suatu diagram
yang menggunakan simbol dalam menggambarkan aliran dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart,
Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Gambar 2. 2 Contoh Struktur Diagram Jenjang
Tabel 2. 2 Tabel komponen Data low Diagram (DFD)
Simbol Gambar Penjelasan
Terminator Terminator merupakan sumber atau tujuan data dilambangkan dengan persegi panjang.
Data Flow (arus Data)
Data Flow atau Arus Data menunjukkan keluar atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem.
Process
(Proses)
Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Data Store
(simpan Data)
Data Store digunakan sebagai sarana untuk
E. Conceptual Data Model (CDM)
CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya. (Whitten dkk, 2004)
Kardinalitas atau cardinality mendefinisikan jumlah kemunculan baik minimum maupun maksimum satu entitas yang dapat dihubungkan dengan kemunculan tunggal entitas lain. Karena semua hubungan bersifat dua arah, maka kardinalitas harus didefinsikan untuk setiap hubungan ( Whitten dkk, 2004 ).
Terdapat macam-macam kardinalitas dalam CDM. Simbol kardinalitas relasi pada CDM yang dikemukakan oleh Kendall ( Kendall dkk, 2006)
dapat dilihat pada Tabel 2.3.
Relationship, relasi - hubungan asosiasi antar entitas dalam CDM
(kadang-kadang mereka disebut asosiasi data). Jenis pertama dari relasi entitas adalah
relasi satu (ditunjuk sebagai 1 : 1). Tipe lain dari relasi adalah
satu-ke-banyak (1: M) atau satu-ke-banyak-ke-satu asosiasi menggambarkan kemungkinan bahwa
satu entitas dapat ditangani oleh banyak elemen dari entitas lain, dan elemen pada
entitas satunya hanya menangani satu elemen entitas . Terakhir, relasi
banyak-ke-banyak (yang ditunjuk sebagai M: N) menggambarkan kemungkinan bahwa
Tabel 2. 3 Simbol – Simbol CDM.
Nama Simbol Notasi Grafis Keterangan
To 1 relationship Berelasi pada tepat hanya satu
entitas. Tepat satu (satu dan hanya satu ). Minimum 1 entitas, maksimum 1 entitas.
To 0 or 1 relationship
Berelasi pada nol atau satu relasi saja. Minimum 0 entitas,
maksimum 1 entitas. To many
relationsip
Berelasi pada satu atau banyak entitas. Minimum 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas To 0 or more
relationship.
Berelasi pada 0 atau banyak entitas. Minimum 0 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas To more than one
relationship
Berelasi dengan lebih dari 1 entitas. Minimum lebih dari 1 entitas, maksimum lebih dari 1 entitas.
F. Physical Data Model (PDM)
Physical data model (PDM) menspesifikasikan implementasi secara fisik
pada database. Selain itu, harus mempertimbangkan secara detail implementasi fisik dan memperhitungkan target software dan struktur storage-nya.
Tabel 2. 4 Obyek dalam PDM
No Simbol Keterangan
1. Tabel Menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.
2. Kolom Merupakan struktur data yang sudah dipilih untuk mengidentiikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data.
3.
Primary Key Suatu atribut yang sudah dipilih untuk
mengidentifikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. 4.
Foreign Key Merupakan kunci (key) pada suatu tabel yang
terhubung dengan primary key pada tabel yang lain.
5.
Reference Merupakan hubungan antara primary key dan foreign
key dari tabel yang berbeda.
2.2 Analisis Permasalahan
Pada analisis permasalahan ini akan dijelaskan mengenai Profil Organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, dan sistem kerja yang meliputi bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja sistem saat ini.
2.2.1 Profil Organisasi
Pada bagian ini akan dijelaskan lebih detail mengenai Sejarah, lokasi serta Struktur organisasi dari Hotel Ramayana itu sendiri.
2.2.1.1Sejarah Singkat
Pak Haji Sholeh membangun dan mengelola Hotel Ramayana ini berdasarkan asas kepercayaan kekeluargaan. Karena Hotel Ramayana ini dikelola oleh keluarga, maka Pak Haji Sholeh membuat segala proses dan prosedur transaksi hotel menjadi mudah dan tidak menyulitkan untuk bagian-bagiannya.
Setelah Pak Haji Sholeh meninggal dunia, Usaha perHotelan ini dilanjutkan oleh anak-cucu pak Haji Sholeh. Mulai dari pelayanan Pengunjung hingga pembuatan laporan, sistem yang digunakan tetap menyesuaikan sistem yang pernah dikelola Pak Haji Sholeh sebelumnya. Karena setiap proses transaksi yang berlangsung di Hotel Ramayana ini dikelola lngsung oleh pihak keluarga, maka di dalam Hotel tidak menggunakan sistem yang pakem dan kaku seperti Hotel-hotel pada umumnya.
2.2.1.2Lokasi Instansi
Hotel Ramayana berlokasi pada Jl. Gajahmada No.374, Kecamatan Genteng, Banyuwangi.
2.2.1.3Struktur Organisasi
Berikut ini adalah Struktur Organisasi Umum dari Hotel Ramayana Banyuwangi :
2. Receptionist, berperan sebagai petugas penerima Pengunjung yang menangani segala transaksi antara pihak hotel dengan Pengunjung. Receptionist bertanggung jawab atas segala transaksi yang terjadi.
3. Administrasi Keuangan, di dalam administrasi keuangan terbagi menjadi dua bagian yaitu, Administrasi Keuangan Masuk dan Adminstrasi Keuangan Keluar. Bagian Administrasi Keuangan Masuk bertanggung jawab atas laporan pemasukan hotel yang berasal dari proses transaksi dengan Pengunjung. Bagian Administrasi Keuangan Keluar bertanggung jawab atas laporan pengeluaran hotel untuk biaya operasional bisnis, seperti pembayaran pajak, listrik, air, dan sebagainya.
4. Service Room, bertanggung jawab menangani segala pelayanan terhadap Pengunjung. Pelayanan pengantar Pengunjung menuju kamar serta pelayanan pengantar fasilitas hotel kepada kamar Pengunjung.
Bentuk dari Struktur Organisasi umum yang terdapat pada manajemen Hotel Ramayana, Genteng - Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 2.3
Manager
Receptionist Service Room Cleaning Service
Administrasi
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Hotel Ramayana Banyuwangi
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Layanan Hotel Ramayana saat ini antara lain:
a. Form Catatan Harian
Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mendata tanggal datang, jumlah Pengunjung, kamar yang digunakan, jam kedatangan dan kepulangan Pengunjung, total pembayaran Pengunjung, dan keterangan tambahan lainnya. Form ini diurutkan sesuai dengan nomor transaksi yang terjadi pada hari tersebut. Form Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.
b. Form Data Pengunjung
Pengunjung ini disesuaikan dengan data diri Pengunjung yang terdapat pada kartu identitas Pengunjung. Form Data Pengunjung dapat dilihat pada LampiranI.
c. Form Rekap Catatan Harian
Form ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat rekapan dari Form Pendataan Pengunjung tiap harinya. Form ini diurutkan berdasarkan nomor kamar, jumlah Pengunjung, jumlah hari, jumlah bayar, nama Pengunjung, penerima (receptionist yang menerima) serta keterangan. Form Rekap Catatan Harian dapat dilihat pada Lampiran I.
d. Kwitansi Pembayaran
Kwitansi Pembayaran ini digunakan oleh petugas receptionist untuk mencatat bukti bayar. Kwitansi pembayaran ini memiliki dua rangkap. Rangkap pertama akan diberikan pada Pengunjung, dan rangkap dua dijadikan arsip. Kwitansi Pembayaran dapat dilihat pada Lampiran I.
e. Memo Pencatatan Pemesanan
Memo ini dibuat oleh petugas receptionist untuk mencatat data kamar, data Pengunjung, jumlah pembayaran DP (tanda jadi), tanggal dan jam rencana
Check-In, jumlah hari yang dipesan dan ditempel pada meja pemesanan
2.2.3 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.2.3.1 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi layanan Hotel Ramayana Banyuwangi ini adalah:
1. Receptionist
Receptionist merupakan petugas Front-Office bertugas sebagai penanggung jawab saat proses pemesanan, pindah kamar, In, check-Out, serta pembuatan catatan harian. Di dalam masing-masing proses tersebut, Receptionist berkewajiban mencatat keseluruhan data lengkap sesuai dengan Format yang telah disediakan.
2. Administrasi keuangan masuk
Administrasi Keuangan Masuk merupakan bagian yang mencatat, memeriksa, dan merangkum rekap catatan harian dari receptionist yang dimana nantinya akan dijaikan rekap laporan harian dan bulanan.
3. Manager
2.2.3.2 Proses Kerja
Proses kerja yang ada di Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana saat ini adalah sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan
2. Proses Check-in
Proses Check-In dilakukan oleh Pengunjung dengan menemui petugas receptionist. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, petugas receptionist akan mengecek data pesanan dan menyesuaikan dengan bukti bayar, kemudian Pengunjung diminta untuk melunasi sisa pembayaran barulah petugas receptionist mencatat dalam catatan harian serta membuat kwitansi pembayaran pelunasan. Untuk Pengunjung yang belum melakukan proses pemesanan, maka Pengunjung langsung memberikan info data Pengunjung, jumlah Pengunjung, jumlah hari dan kamar yang dipilih dan Pengunjung diminta untuk melunasi pembayaran terlebih dahulu, barulah petugas receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian serta membuat kwitansi pembayaran. Untuk proses check-in setiap Pengunjung diharapkan memberikan kartu identitasnya kepada receptionist. Kartu identitas ini diberikan untuk memenuhi prosedur standart keamanan hotel. Kartu identitas inilah yang nantinya akan menjadi jaminan dan proses pertukaran denan kunci kamar hotel.
3. Proses Check-Out
4. Proses Pembuatan Laporan
Laporan harian dibuat oleh petugas receptionist dengan merekap satu per satu data Pengunjung dari Form Catatan Harian, yang kemudian laporan hasil rekapan dijadikan satu dalam Form Rekap Catatan Harian tersebut diserahkan kepada bagian Administrasi, kemudian bagian Administrasi akan melakukan pengecekan dan menyimpan laporan harian tersebut untuk direkap pada akhir bulan.
2.2.3.3Prosedur Kerja
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan
Proses pemesanan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan telepon dan dengan datang langsung.
a. Pengunjung memesan kamar, dan memberikan data diri pemesan, Petugas memberikan pilihan kamar.
b. Pengunjung memilih kamar, dan memberikan data tanggal dan jam rencana
Check-In jumlah Pengunjung, tanggal check-out dan jumlah hari, petugas
akan memberikan informasi pembayaran.
d. Petugas receptionist mencatat pada memo sebagai reminder. Pencatatan dilakukan ketika pemesan telah melakukan pembayaran DP yang maksimal dilakukan dua hari sebelum tanggal Check-In.
e. Bagi pemesan yang melakukan pemesanan langsung, setelah memberikan informasi data Pengunjung.
f. kemudian melakukan pembayaran DP minimal 50%, barulah petugas receptionist membuat kwitansi pembayaran dan mencatat pada memo sebagai reminder.
g. Pembatalan pemesanan dilakukan oleh pengunjung yang telah melakukan pemesanan. Pembatalan dilakukan dengan mencoret data pemesanan.
h. Sesuai dengan kebijakan Manajemen Hotek uang yang telah dibayarkan untuk pemesanan, apabila dibatalkan uang tidak dapat dikembalkan.
Proses Pemesanan Kamar
membuat kwitansi dan mencatat pada memo
2. Prosedur Check-In
Proses Check-In dapat dilakukan di meja receptionist.
a. Pengunjung yang datang untuk melaksanakan Check-In akan dilihat apakah Pengunjung tersebut telah melakukan pemesanan atau belum sebelumnya. b. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan sebelumnya, diharapkan
untuk memberikan konfirmasi data pemesanan dan menunjukkan bukti transaksi pembayaran saat pemesanan (baik bukti bayar dari receptionist ataupun bukti transfer bagi yang melakukan pemesanan via telepon).
c. Bagi Pengunjung yang telah melakukan pemesanan belum membayar lunas, maka diharapkan untuk membayar pelunasan terlebih dahulu, barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan menarik KTP Pengunjung serta memberikan kunci kamar.
d. Bagi Pengunjung yang datang langsung, maka Pengunjung akan diminta data diri serta menyelesaikan proses pembayaran (dalam proses Check-In, diharapkan Pengunjung telah membayar lunas jumlah yang ditagihkan), barulah petugas receptionist membuatkan bukti bayar dan menyelesaikan proses transaksi Check-In dengan mencatat data Pengunjung dan memberikan kunci kamar. Prosedur Check-In digambarkan pada document
<Proses Check-In>
Mengecek data Dan menambahkan data pada
Catatan Harian Mencatat data tamu pada catatan harian
dan KTP Catatan Harian
lunas Uang pembayaran
lunas
3. Prosedur Check-Out
Proses Check-Out dilakukan pada meja receptionist.
a. Pengunjung yang hendak melakukan Check-Out datang ke meja receptionist dan meberikan data diri dan laporan Check-Out kepada petugas receptionist.
b. Petugas receptionist akan mencatat dalam catatan harian dan mengembalikan kartu identitas diri kepada Pengunjung.
c. Petugas Receptionist mencatat dalam Form Catatan Harian.
d. Petugas akan memeriksa kamar yang telah dihuni.
e. Apabila terjadi kehilangan atau kerusakan fasilitas hotel, maka aka nada proses ganti rugi dari tamu.
f. Petugas Receptionist akan membuat dan memberikan kwitansi dari jumlah bayar yang dibayarkan oleh tamu.
g. Kwitansi tersebut disimpan dan diarsipkan oleh petugas Receptionist, dan rangkap lainnya diberikan kepada tamu.
<Proses Check-out>
<Receptionist> <Pengunjung>
START
Menyampaikan info data diri dan hendak check-out
Mencatat data check-out pada catatan harian Terjadi kerusakan /
kehilangan
Mencatat pada catatan harian
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan ini dilakukan oeh petugas Receptionist dan Administrasi pemasukan.
a. Petugas receptionist yang sebelumya telah mencatat setiap proses transaksi dengan Pengunjung dalam Form Catatan Harian akan merekap seluruh transaksi yang terjadi pada hari tersebut dala Form Rekap Catatan Harian.
b. Form Rekap Catatan Harian tersebut akan diserahkan kepada petugas Administrasi Pemasukan. Petugas Administrasi pemasukan akan mengecek keseluruhan transaksi yang ada dalam Form Rekap Catatan Harian kemudian menyimpannya.
c. Petugas Administrasi yang telah menyimpan Form Rekap Catatan Harian akan merekap seluruh laporan harian menjadi laporan bulanan dan menyimpannya.
Prosedur Pemesanan digambarkan pada document flow diagram, seperti pada Gambar 2.7.
2.2.4 Permasalahan Sistem Saat Ini
Untuk data kamar yang kurang update juga menyulitkan petugas receptionist dalam proses transaksi pemesanan ataupun check-in , yang dimana dalam setiap proses transaksi, pihak hotel dituntut untuk dapat melayani dengan cepat, tepat, dan akurat.
Bukti tanda bayar yang disimpan oleh pihak hotel hanya satu bukti, dimana bukti tersebut juga yang akan menjadi acuan dalam proses pembuatan laporan. Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung tak lepas dari kesalahan-kesalahan sumber daya manusia yang ada. Seperti, perhitungan yang terkadang meleset, kehilangan beberapa arsip bukti bayar, ataupun juga kesalahan penulisan dalam setiap proses transaksi dan laporan.
Dalam setiap proses transaksi yang berlangsung, proses pencarian data juga memerlukan waktu yang singkat. Akan tetapi, selama ini proses pencarian data berlangsung sedikit lama dan rumit dikarenakan banyaknya format data dalam Buku Besar yang digunakan serta melibatkan kertas yang cukup banyak pula setiap harinya.
<Proses Pembuatan Laporan>
<Administrasi Keuangan Masuk> <Receptionist>
start
Membuat rekapan catatan harian
Form Rekap Catatan Harian
Memeriksa rekap catatan harian dan
mengarsipnya
Form Rekap Catatan Harian
c
Finish Form Rekap Cattan Harian
Membuat rekapan laporan bulanan
Rekap Laporan
bulanan c
Sistem Layanan Hotel kurang maksimal
Proses Check-out Berlangsung lama
Proses Pembuatan laporan rumit
Proses pemesanan lama
Proses pendataan melibatkan banyak kertas Menggunakan banyak
format tiap harinya
Data kamar kosong
Bukti bayar sering terselip
Tidak ada format
Gambar 2. 8 Fishbone Diagram untuk permasalahn Hotel Ramayana saat ini
2.3 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru
Kebutuhan sistem yang baru akan dilengkapi dengan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Fitur Login
2. Fitur Pemesanan Kamar
Fitur ini untuk mempermudah petugas receptionist dalam melakukan transaksi pemesanan kamar dengan Pengunjung.
3. Fitur Check-In
Fitur ini digunakan untuk mempermudah petugas receptionist dalam berlangsungnya transaksi Check-In.
4. Fitur Check-Out
Fitur ini untuk mempermudah petugas receptionist dalam berlangsungnya proses transaksi Check-Out.
5. Fitur Pencarian Data
Fitur ini akan memudahkan petugas receptionist dalam mencari data-data yang dibutuhkan. Seperti data Pengunjung, data kamar yang update.
6. Fitur Pembuatan Laporan
BAB III DESAIN SISTEM
Desain sistem adalah tahap setelah menganalisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang mendefinisikan kebutuhan - kebutuhan fungsional, persiapan untuk merancang membangun implementasi, menggambarkan bagaimana sustu sistem di bentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data dari proses pemesanan, check-in dan check-out, Pengelolaan Data Kamar, Pengelolaan Data Pegawai ke database sampai pembuatan laporannya.
3.1.1 Proses Kerja Baru
Proses kerja baru Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana yaitu :
3.1.1.1 Proses Pemesanan Kamar
yang ingin ditinggali. Pembatalan pemesanan dilakukan dengan mengubah status pemesanan menjadi cancel. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Receptionist.
3.1.1.2 Proses Check In
Proses Check-In ini digunakan untuk menyimpan data tamu yang telah
check-in dan merekap data kamar yang sedang terisi. Proses ini juga yang akan
menjadi acuan pelunasan pembayaran biaya yang dimana juga berhubungan dengan proses pemesanan bagi Pengunjung yang telah memesan kamar terlebih dahulu. Pada proses ini mengubah status kamar yang semula „kosong‟ menjadi
„terisi‟, dan mengubah status pemesanan yang semula „proses‟ menjadi „jadi‟.
Proses ini dapat di akses oleh Petugas Receptionist.
3.1.1.3 Proses Check-Out
Proses Check-Out digunakan untuk mengubah status checkin menjadi
Check-Out dan status kamar dari terisi menjadi kosong. Selain proses Check-In
dan pemesanan yang menjadi acuan pembayaran biaya kamar. Pada proses ini
mengubah status kamar yang semula „terisi‟ menjadi „kosong‟, dan status checkin
yang semula „checkin‟ menjadi „checkout‟. Adapula pembayaran yang dilakukan
3.1.1.4 Proses Generate Laporan
Proses Generate laporan digunakan untuk mengenerate laporan pembayaran yang diambil dari proses-proses transaksi seperti proses Pemesanan, dan proses Check-In. Proses ini dapat di akses oleh Petugas Administrasi.
3.1.1.5 Proses Pengelolaan Data Kamar
Proses Pengeolaan Data Kamar ini bertujuan untuk mengelola data kamar ke dalam database. Mulai dari Input Data Kamar hingga Update Data Kamar sesuai dengan aturan dan kebijakan Hotel yang tengah berlaku. Proses ini dapat diakses oleh petugas Receptionist.
3.1.2 Prosedur Sistem Kerja Baru
Prosedur sistem kerja yang ada pada saat Sistem Informasi Layanan Kamar Hotel Ramayana adalah sebagai berikut.
3.1.2.1 Prosedur Pemesanan Kamar
Prosedur dalam pemesanan kmar adalah sebagai berikut :
1. Petugas Receptionist membuka halaman Pemesanan.
2. Petugas Receptionist mengisi form pemesanan yang terdiri dari jumlah kamar, nama pemesan, tanggal pemesanan, tanggal dan jam rencana Check-In. kemudian klik button pilih kamar.
mengisi detil kamar yang akan dipesan, petugas Receptinist klik button pilih kamar.
4. Akan tampak data kamar dengan status kosong. Petugas memilih salah satu kamar yang telah dipilh oleh tamu, maka muncul pada halaman jumlah pemesanan.
5. Form jumlah pemesanan akan menampilkan pengisian data kamar, jumlah hari, dan tanggal rencana Checkout . petugas klik button submit.
6. Kembali pada halaman detil pemesanan dengan tabel kamar yang telah terisi dan akan muncul berapa total biaya dari kamar tersebut serta total keseluruhan
7. Petugas Receptionist akan menerima uang DP dari tamu pemesan dan menginputkan pada kolom DP.
8. Sistem akan menyimpan data pemesanan pada database dan hasil output form berupa form yang siap cetak.
9. Untuk proses Pembatalan pemesanan, dilakukan dengan membuka halaman pembatalan pemesanan, kemudian memilih button batal maka sistem akan
mengganti status pemesanan menjadi “cancel”.
3.1.2.2 Prosedur Check-In
Prosedur dalam Check-In adalah sebagai berikut :
2. Petugas memilih data pemesanan yang hendak melakukan Check-In, kemudian sistem akan emngubah status pemesanan yang sebelumnya
„proses‟ menjadi „jadi‟.
3. Sistem akan menampilkan halaman pembayaran check-In atau halaman pembayaran pelunasan yang dimana akan ditampilkan history pembayaran DP sebelumnya dan menampilkan total pembayaran yang harus dibayarkan.
4. Sistem akan menampilkan data kamar yang telah dipesan sebelumnya dan petugas Receptionist mencetak bukti pembayaran, sebagai syarat untuk melakukan check-In pada masing-masing kamar.
5. Petugas memilih data kamar yang hendak diisi data untuk check-In. sistem akan menampilkan form input data check-In yang terdiri dari data check-In dan data tamu. Kemudian menyimpannya ke dalam database.
6. Dengan begitu status kamar yang semula „kosong‟ menjadi „terisi‟ dan data
check-In serta data tamu juga akan tersimpan dalam database.
3.1.2.3 Prosedur Check-Out
Prosedur dalam Check-Out adalah sebagai berikut :
1. Petugas Receptionist akan membuka halaman data Check-Out .
2. Petugas Receptionist mengklik tombol keluar pada kolom data check-In.
4. Apabila ada terjadinya Kerusakan atau kehilangan pada fasilitas Hotel, maka sebelum melakukan proses Check-Out , ada proses pembayaran lainnya.
5. Proses ini dimulai dari Petugas Receptionist membuka form Pembayaran Lainnya.
6. Kemudian Petugas Receptionist memasukkan data dan menyimpan dalam tabel pembayaran.
7. Mencetak bukti pembayaran.
3.1.2.4 Prosedur Generate Laporan
Prosedur dalam Pembuatan Laporan adalah sebagai berikut :
1. Petugas Administrasi Keuangan Masuk berhak login kedalam sistem
2. Petugas Administrasi Keungan Masuk dapat memilih menu laporan, memilih Laporan Keuangan Masuk.
3. Kemudian petugas Administrasi Keuangan Masuk dapat mencetak laporan tersebut dengan tombol cetak.
3.1.2.5 Prosedur Pengelolaan Data Kamar
Prosedur dalam Pengelolaan Data Kamar adalah sebagai berikut :
1. Petugas Administrasi Keuangan Masuk membuka halaman Data Kamar
3. Petugas Administrasi Keuangan Masuk memilih tombol Update pada salah satu record Kamar yang hendak diperbarui datanya, dan mengisikan data kamar tersebut dengan data yang baru, untuk proses Update Data Kamar.
3.2 Desain Proses
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, Data Flow
Diagram (DFD) sistem saat ini dan DFD sistem yang akan dibangun, Conceptual
Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).
3.2.1 Hieracy Procces Ouput (HIPO)
Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana 6 proses utama, yaitu proses pemesanan, proses Check-In, proses pengelolaan data pegawai, proses Check-Out, proses pembuatan laporan, dan proses pengelolaan data kamar. Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.1.
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
3.2.2.1 Context Diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. DFD aplikasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini mempunyai tiga entitas pelaku dengan hak akses pada masing-masing bagian. Berikut ini adalah penjelasannya:
a. Administrasi Keuangan Masuk : Berhak melihat dan mencetak data laporan keuangan masuk.
b. Manager : Berhak Melihat data Laporan Keuangan Masuk
c. Receptionist : Berhak mengelola data master tipe kamar, master kamar, master fasilitas dan master kota pada sistem serta melakukan transaksi pemesanan, Check-In, dan check-out.
Context diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat
0 SI Layanan Hotel
Ramayana
Cek data checkin dan ubah status checkin dan
status kamar
Input data checkin dan ubah status
kamar
Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana 3.2.2.2 DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran data dari proses pemesanan, proses Check-In, proses pengelolaan data pegawai, proses Check-Out, proses pembuatan laporan, dan proses pengelolaan data kamar.
DFD level 0 diagram Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.3
DATA KAMAR
SI LAYANAN HOTEL RAMAYANA
+
RECEPTIONIST ADMINISTRASI
KEUANGAN MASUK
Gambar 3. 3 DFD level 0 Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana [DATA CETAK LAPORAN]
[DATA LAPORAN]
PERI OODE LAPORAN DATA PEMBAYARAN
[DATA PEMESANAN]
BUKTI BAYAR CHECKI N DATA PEMBAYARAN CHECKI N
BUKTI BAYAR PEMESANAN DATA PEMBAYARAN PEMESANAN
ID TAMU DATA TAMU
DATA CHECKI N ID KAMAR
ID KAMAR ID KAMAR
DATA FASI LI TAS DATA KAMAR [BUKTI BAYAR CHECKIN] [DATA PEMBAYARAN CHECKIN]
[DATA CHECKIN] [DATA TAMU]
[BUKTI BAYAR PEMESANAN] [DATA PEMBAYARAN PEMESANAN]
[DATA PEMESANAN]
RECEPTIONI ST
ADMINISTRASI KEUANGAN MASUK
PENGELOLAAN DATA KAMAR
+ 7 PEMESANANDETI L
3.2.2.3 DFD Level 1 Proses Pemesanan
DFD level 1 proses pemesanan adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses pemesanan terdapat 3 proses yaitu proses Tambah Data Pemesanan, proses pembayaran pemesanan, dan Proses Pembatalan pemesanan. DFD level 1 proses Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.4
3.2.2.4 DFD Level 1 Proses Check-In
Pada DFD level 1 proses Check-In terdapat 3 proses yaitu proses cek data pemesanan, tambah data check-in dan pembayaran check-in. DFD level 1 proses check-in Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Surakarta dapat dilihat pada Gambar 3.5
3.2.2.5 DFD Level 1 Proses Generate Laporan Keuangan Masuk
DFD level 1 proses generate laporan adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses Generate laporan terdapat 2 proses yaitu generate laporan keuangan masuk dan cetak laporan keuangan masuk. DFD level 1 proses Generate laporan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.6
3.2.2.6 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Kamar
DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar terdapat 2 proses yaitu Proses input data Kamar dan Update data Kamar. DFD level 1 proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.7
3.2.2.7 DFD Level 2 Proses Pembayaran Pemesanan
DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan adalah proses decompose dari DFD level 1 dari proses Pemesanan. Pada DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan terdapat 2 proses yaitu Proses input Pembayran Pemesanan dan proses cetak pembayaran pemesanan. DFD level 2 proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.8
3.2.2.8 DFD Level 2 Proses Pembayaran Check-In
Gambar 3. 7 DFD level 1 Proses Pengelolaan data Kamar Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
Gambar 3. 8 DFD level 2 Proses Pembayaran Pemesanan Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
[DATA KAMAR]
Gambar 3. 9 DFD level 2 Proses Pembayaran Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
3.2.2.9 DFD Level 2 Proses Tambah Data Check-In
DFD level 2 proses Tambah Data Check-In adalah proses decompose dari DFD level 1 proses Check-In. Pada DFD level 2 proses Tambah Data Check-In
terdapat 2 proses yaitu Proses input data tamu dan input data Check-In dan ubah status kamar. DFD level 2 proses Tambah data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat pada Gambar 3.10
Gambar 3. 10 DFD level 2 Proses Tambah Data Check-In Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
3.2.2.10 DFD Level 1 Proses Check-Out
DFD level 1 proses Check-Out merupakan decompose dari Level 0. Subproses Check-Out Level 1 memiliki 2 decompose subproses. DFD 1 proses
Check-Out Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana Banyuwangi dapat dilihat
Gambar 3. 11 DFD level 1 Proses Check-Out Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
3.2.2.11 DFD Level 2 Proses Pembayaran Lainnya
Gambar 3. 12 DFD level 2 Proses Pembayaran Lainnya Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana
3.3 Desain Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacam-macam record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Jeffery L. Whitten et al, 2004).
BUKTI CETAK PEMBAYARAN LAIN
3.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Desain database dari Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan
Conceptual Data Model (CDM), yang digunakan untuk melakukan identifikasi
entitas, attribut dan relasi antar entitas. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai beberapa entitas pada Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana dapat dilihat pada Gambar 3.13
CDM Aplikasi Sistem Informasi Layanan Hotel Ramayana terdapat 9 entitas yaitu entitas master fasilitas, entitas master pegawai, entitas master hak akses, entitas master kamar, entitas master tamu, entitas transaksi checkin, entitas transaksi pemesanan, entitas transaksi detail pemesanan, entitas pembayaran.
Keterangan lebih rinci pada masing-masing entitas dijelaskan sebagai berikut :
1. Entitas Master Fasilitas
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas tipe kamar yang memiliki relasi many to many , yang membuat satu entitas detail yaitu entitas detail fasilitas dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tipe kamar.
2. Entitas Transaksi Tamu
mandatory hanya terdapat pada entitas Tamu. Relasi antara entitas tamu dengan entitas check-in bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tamu.
3. Entitas Master Pegawai
Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu entitas hak akses, pindah kamar, pemesanan dan entitas check-in. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas hak akses bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas pindah kamar bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas pemesanan bernilai
one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi
antara entitas pegawai dengan entitas check-in bernilai one to many, dimana
mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai.
4. Entitas Master Kamar
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas detil pemesanan, check-in, dan tipe kamar. Relasi antara entitas kamar dengan entitas detil pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada entitas kamar.. Relasi antara entitas kamar dengan entitas tipe kamar bernilai many to one, dimana
5. Entitas Master Hak Akses
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas pegawai. Relasi antara entitas Hak Akses dengan entitas pegawai bernilai one to many, dimana
mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai.
6. Entitas transaksi Pemesanan
Entitas ini berelasi dengan 5 entitas, yaitu entitas pembayaran, check-in, detil pemesanan, pegawai, dan pemesan . Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas kamar bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas checkin bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas check-in. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas pembayaran bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. . Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana
mandatory hanya terdapat pada kedua entitas.
7. Entitas Transaksi Check-In
entitas check-in. Relasi antara entitas check-in dengan entitas tamu bernilai
many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas tamu. Relasi
antara entitas check-in dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana
mandatory hanya terdapat pada entitas kamar. Relasi antara entitas check-in
dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai.
8. Entitas Detil Pemesanan
Entitas ini merupakan entitas hasil generate dari relasi many to many antara entitas kamar dengan entitas pemesanan. Entitas ini berelasi dengan dua entitas, yaitu entitas kamar dan entitas pemesanan. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas kamar bernilai many to one, dimana mandatory
hanya terdapat pada entitas kamar. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas pemesanan bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pemesanan.
9. Entitas Pemesan
10. Entitas Kota
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas Tamu dan Pemesan. Relasi antara entitas Kota dengan Tamu bernilai one to many , dimana mandatory
terdapat pada entitas Kota. Relasi antara entitas Kota dengan Pemesan bernilai one to many , dimana mandatory terdapat pada entitas Kota.
11. Entitas Tipe Kamar
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas Kamar dan Fasilitas. Relasi antara entitas Tipe Kamar dengan Kamar bernilai one to many , dimana
mandatory terdapat pada entitas Tipe Kamar. Relasi antara Tipe Kamar
dengan Fasilitas bernilai many to many dimana mandatory terdapat pada entitas fasilitas yang kemudian memunculkan entitas baru yaitu memilikifasilitas.
12. Entitas transaksi Pembayaran
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas pemesanan, dan pegawai. Relasi antara entitas pembayaran dengan entitas pemesanan bernilai many
to one, dimana mandatory hanya terdapat pada kedua entitas. Relasi antara
entitas pembayaran dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana
3.3.2 Physical Data Model (PDM)
PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate CDM dengan atribut yang diperluas. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas engenai Sistem Informasi Layanan Hotel
