LAPORAN TUGAS AKHIR
TIGOR GANESHA FERNANDO SINAGA 152406041
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUANALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2018
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya
TIGOR GANESHA FERNANDO SINAGA 152406041
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2018
ii
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI SMA BUDI MURNI 1 KOTA MEDAN
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa laporan akhir studi ini adalah hasil kerja saya sendiri , kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan ,Juli 2018
TIGOR GANESHA FERNANDO SINAGA 152406041
iii
PENGHARGAAN
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, dengan limpah karunia-Nya sehingga laporan tugas akhir ini dapat tersusun dengan judul Sistem Informasi Penggajian Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan. Selama merancang aplikasi penggajian hingga selesainya tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan, dorongan, serta motivasi baik secara langsung maupun tidak. Maka pada kesempatan ini tak lupa saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada berbagai pihak:
1. Tuhan Yang Maha Esa, yang tidak pernah berhenti memberikan nikmat-Nya.
2. Bapak Parapat Gultom, Ph.D selaku Pembimbing penulis yang selalu memberikan masukan baik kritik dan saran kepada penulis selama pembuatan tugas akhir dari awal hingga selesai.
3. Ibu Dra. Normalina Napitupulu, M.Sc selaku Ketua Program Studi D-3 Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Dr. Kerista Sebayang, MS selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Suyanto, Dr.,M.Kom selaku Ketua Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh dosen pengajar Program Studi D-3 Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Staff/ Pegawai Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
iv 8. Penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setulus-tulusnya kepada orang tuaku tercinta, almarhum ayahanda Robertus H Sinaga (alm) dan untuk ibunda Ratna K Siahaan yang senantiasa memberikan kasih sayang dan mendoakan penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini, serta penghargaan dan rasa terima kasih yang sangat dalam atas dukungan yang telah di berikan.
9. Adik saya Rosa Angelina Sinaga yang tak henti-hentinya memberikan dukungan doa dan kasih.
10. Teman-teman D3 Teknik Informatika, Terkhusus kepada Kom B’15.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan dalam penyelesaian tugas akhir ini. semoga tulisan ini dapat berguna, minimal sebagai masukan bagi siapa yang membutuhkannya. AMIN.
Medan, Juli 2018
Tigor Ganesha Fernando Sinaga
v
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI SMA BUDI MURNI 1 KOTA MEDAN
ABSTRAK
Selama ini proses penggajian di SMA Budi Murni 1 Kota Medan dilakukan secara manual, dengan proses yang masih manual, kekeliruan perhitungan pun tak dapat dihindarkan. Hal ini mengakibatkan ketidaknyamanan bagi karyawan dalam bekerja, yang pada akhirnya dapat mengurangi produktifitas karyawan itu sendiri. Dengan adanya permasalahan tersebut, penulis merasa perlu untuk membuat suatu aplikasi yang dapat mempermudah pekerjaan karyawan SMA Budi Murni 1 dalam mengelola data penggajian karyawan yang menjadi dasar untuk melakukan perhitungan gaji kepada pihak Yayasan Perguruan Katolik (YPK), sehingga pada akhirnya diperoleh sistem penggajian yang efektif dan efisien. Sistem informasi penggajian SMA Budi Murni 1 ini dibuat dengan Microsoft Visual Studio dan Microsoft Access sebagai databasenya. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk mengelola data karyawan, gaji, laporan wajib pajak, dan juga untuk melakukan perhitungan gaji berdasarkan data yang telah diinputkan, dan dapat digunakan untuk mencetak laporan. Akhirnya dengan adanya sistem informasi penggajian ini, proses perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu menghitung secara manual dan data gaji yang diperoleh sudah sesuai, dengan catatan semua data yang diinputkan sudah valid, diharapkan dapat tericpta suatu sistem informasi yang jujur, efisien, efektif, dan berkualitas.
Kata kunci: Sistem Penggajian, Penggajian Pegawai, Pajak
vi
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI SMA BUDI MURNI 1 KOTA MEDAN
ABSTRACT
During this time, the process of payroll in SMA Budi Murni 1, Medan done manually, so that with the process is still manual, calculation errors can not be avoided. The impact also continues on employees causing discomfort and decrease employee productivity. So with this problem, the authors feel the need to create an application that can simplify the work of employees in SMA Budi Murni 1 Medan in processing employee salary calculations to Yayasan Perguruan Katholik (YPK), so that ultimately obtained an effective and efficient payroll system. Payroll information system in SMA Budi Murni 1 Medan is made with Microsoft visual studio and microsoft access as database. This information system can be used to manage employee data, salary, taxpayer report, and also for salary calculation based on data that has been entered, and can be used to print report. Finally, by making this payroll information system, the process of calculating the salary can be done automatically without the need to calculate manually and the salary data that has been obtained is appropriate. With a note, all data entered is valid and is expected to create an information system that is honest, efficient, effective and quality.
Keywords: Payroll Systems, Payroll Employees, Taxes
vii DAFTAR ISI
Halaman
Pengesahan i
Pernyataan ii
Penghargaan iii
Abstrak v
Abstract vi
Daftar Isi vii
Daftar Gambar xi
Daftar Tabel xiii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 2
1.3 Tujuan Penelitian 2
1.4 Manfaat Penelitian 2
1.5 Batasan Masalah 3
1.6 Tinjauan Pustaka 3
1.7 Metodologi Penelitian 4
1.8 Sistematika Penuliasn 6
BAB 2 Tinjauan Pustaka 7
2.1 Sistem Informasi 7
2.1.1 Defenisi Sistem 7
viii
2.1.2 Defenisi Informasi 8
2.1.3 Defenisi Sistem Informasi 10
2.1.4 Komponen Sistem Informasi 13
2.1.5 Metode Pengembangan Sistem 13
2.2 Komputer 15
2.2.1 Defenisi Komputer 15
2.2.1 Komponen Komputer 16
2.3 Pemrograman Visual 18
2.3.1 Sejarah Visual Basic 18
2.3.2 Struktur Pemrograman Visual Basic 19
2.3.3 Keunggulan Pemrograman Visual Basic 20 2.3.4 Kekurangan Pemrograman Visual Basic 20 2.3.5 Istilah-istilah Umum Yang Harus Diketahui 20
2.4 Visual Basic Aplication 22
2.4.1 Dokumen Project VBA 22
2.4.2 Penamaan Dokumen Visual Basic 22
2.4.3 Variabel 23
2.4.4 Operator 24
2.4.5 Ekspresi 24
2.4.6 Script Visual Basic 25
2.4.7 Integrasi dengan Database 27
2.5 Microsoft Access 27
ix
2.5.1 Pengertian Microsoft Access 27
2.5.2 Sejarah Microsoft Access 27
2.5.3 Penggunaan Microsoft Access 27
2.5.4 Pengembangan Microsoft Access 28
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 29
3.1 Analisis Sistem 31
3.2 Perancangan Sistem 31
3.3 Data Flow Diagram (DFD) 31
3.4 Perancangan Database 32
3.5 Flowchart 34
3.5.1 Flowchart Menu Utama 42
3.5.2 Flowchart Login Admin 45
3.5.3 Flowchart Penggajian 46
3.5 Perancangan Algoritma 47
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM 48
41 Defenisi Implementasi Sistem 49
4.2 Tujuan Implementasi Sistem 50
4.3 Spesifikasi Hardware 56
4.4 Software 57
4.5 Brainware 55
4.6 Prosedur Penggunaan Program 56
x BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 61
5.1 Kesimpulan 61
5.2 Saran 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar
2.1 Model umum suatu sistem 8
2.2 Siklus Informasi 9
2.3 Metode Waterfall 14
2.4 Dokumen VB ditampilkan di Visual Studio 2010 23
2.5 Tampilan microsoft access 30
3.1 Relasi tabel pada database sistem penggajian SMA Budi Murni 1 41
3.2 Alur Flowchart Menu Utama 49
3.3 Alur Flowchart Login Admin 45
3.4 Alur Flowchart Penggajian 46
4.1 Halaman utama aplikasi penggajian SMA Budi Murni 1 47
4.2 Menu profil admin 52
4.3 Menu profil sekolah 53
4.4 Menu jabatan SMA Budi Murni 1 53
4.5 Menu golongan SMA Budi Murni 1 54
4.6 Menu pendapatan 55
4.7 Menu karyawan 56
4.8 Menu penggajian 56
xii
4.9 Menu laporan master 57
4.10 Menu laporan penggajian 58
xiii DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel
2.1 Defenisi Sistem Informasi 11
2.2 Jenis Operator Aritmatika 24
3.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram 33
3.2 Tabel gaji detail 34
3.3 Tabel gaji 35
3.4 Tabel karyawan 36
3.5 Tabel golongan 36
3.6 Tabel jabatan 37
3.7 Tabel user admin 38
3.8 Tabel profil perusahaan 38
3.9 Tabel pendapatan 39
3.10 Tabel potongan 39
3.11 Arti lambing-lambang flowchart 42
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya (Tafri D. Muhyuzir, 2001,8).
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi demikian pesat. Hal ini ditandai dengan munculnya berbagai perkembangan perangakat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) secara langsung maupun tidak langsung. Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang semakin pesatnya dapat memberikan kemudahan dan fasilitas pada hampir setiap bidang kegiatannya masing-masing. Hal ini dikarenakan teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer sudah menjadi kebutuhan untuk masyarakat di era hi-tech sekarang ini. Sistem informasi merupakan sarana alternatif untuk membantu memberikan informasi bagi suatu lembaga/perusahaan ataupun perorangan. Salah satunya adalah Aplikasi, merupakan sarana yang memberikan kemudahan bagi siapa saja yang ingin mengaksesnya.
Penggunaan komputer dapat membantu pekerjaan manusia menjadi lebih efektif dan efisien.
Pemanfaatan teknologi komputer selalu dikaitkan dengan berbagai macam hal, salah satu penerapan teknologi tersebut adalah dalam sistem informasi penggajian di SMA Budi Murni 1 Kota Medan. Dengan program sistem informasi berbasis VBA tersebut, kita akan memperoleh informasi seputar data karyawan dan untuk menyelesaikan penggajian karyawan. sistem penggajian ini merupakan dasar dan konsekuen logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena dahulunya memakai Microsoft Excel memiliki kelemahan dalam hal waktu yang di
komputer, saat ini software yang lebih baik dari Microsoft Excel adalah software Microsoft Visual Studio. Apabila proses tersebut dilakukan mengunakan sistem informasi berbasis VBA, maka proses tersebut akan lebih efektif dan efesien. Salah satu sistem informasi dapat dirancang dari bahasa skrip VBA (Visual Basic for Aplication) dan menggunakan sistem manajmen basis data Microsoft Access.
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis bermaksud mengangkat permasalahan tersebut sebagai bahan perancangan. Oleh karena itu, penulis memilih topik ini untuk Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI SMA BUDI MURNI 1 KOTA MEDAN”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka permasalahan yang akan dibahas adalah “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan ?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian dilakukan untuk pembuatan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan berbasis VBA yang akan mempermudah dan bermanfaat dalam suatu pekerjaan dan bermanfaat untuk sekolah menjadi efektif dan efesien .
1.4 Manfaat Penelitian
Pembuatan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan memiliki beberapa manfaat, yaitu :
1. Untuk melakukan efesiensi serta efektifitasi dalam membangun sebuah sistem penggajian yang jujur dan transparan.
2. Memberikan kemudahan dalam memanajemen penggajian karyawan.
3. Membantu dalam menerapkan sistem baru dalam sebuah sistem informasi.
1.5 Batasan Masalah
Batasan masalah adalah hal yang sangat penting untuk ditentukan terlebih dahulu sebelum sampai pada tahap selanjutnya.Mengingat luasnya cakupan permasalahan serta untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan Tugas Akhir ini maka penulis membatasi ruang lingkup penulisan dan agar lebih memudahkan dalam pemahamannya meliputi:
1. Penelitian dilakukan di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
2. Data yang dikelola adalah data yang tersedia di Sekolah.
3. Cakupan aplikasi ini hanya sebuah sistem informasi penggajian yang bersifat dinamis.
1.6 Tinjauan Pustaka
Aplikasi adalah program yang memiliki aktifitas pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu.(Supriyanto, 2005) Pada perancangan sistem informasi berbasis aplikasi ini, penulis mengunakan VBA sebagai bahasa skrip. VBA (Visual Basic Aplication) merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada Visual Studio. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, yang berbasis OOP (Object-Oriented Programming). Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang Aplikasi membuat laporan penggajian dinamik dengan cepat serta meningkatkan potensi yang dimiliki sekolah dalam manajemen penggajian karyawan.
VBA (Visual Basic Aplication) merupakan sebuah sarana pembuat program yang lengkap namun mudah, siapapun yang bisa menggunakan windows, ia pasti bisa membuat program dengan Visual Basic. Anda hanya perlu tahu cara menggunakan mouse, memanipulasi jendela, serta logika pemograman untuk membuat sebuah aplikasi Visual Basic (Kurniadi, 2011).
Database adalah adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.
Basisdata mendeskripsikan state organisasi/perusahaan/sistem. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah state organisasi/perusahaan/sistem maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basisdata. Basisdata merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basisdata. Pengelolaan basisdata yang buruk dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Bambang Hariyanto, 2004).
Microsoft Access sebuah program atau aplikasi basis data (database) yang dicanangkan oleh Microsoft dalam sebuah paket bernama Microsoft Office. Database sendiri merupakan sekumpulan informasi yang sistematis dan tersimpan dalam komputer sehingga sewaktu waktu dapat diperiksa oleh software yang terinstall di komputer guna memperoleh informasi dari basis data tersebut.
1.7 Metodologi Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, penulis menerapkan beberapa metodologi penelitian untuk memperoleh data, merancang dan membangun aplikasi yang diinginkan. Adapun metodologi penelitian yang diterapkan penulis adalah sebagai berikut :
1. Studi Literatur
Pengumpulan data yang erat kaitannya dengan permasalahan dengan cara membaca buku-buku, makalah dan membaca bahan-bahan sumber lainnya di perpustakaan USU.
2. Analisis Sistem
Melakukan analisis tentang bagaimana sistem informasi.
3. Desain Sistem
Melakukan perancangan tentang bagaimana sistem informasi dibuat dan bagaimana prosesnya berlangsung.
4. Dokumentasi
Pada tahap ini dilakukan pembuatan laporan mulai dari studi literatur sampai dengan implementasi, serta penarikan kesimpulan dan saran. Pada tahap ini juga ada dicatat apa saja yang menjadi kelemahan dan kelebihan dalam pembuatan sistem informasi Penggajian Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
5. Merancang Konsep Pembangunan Sistem yang diusulkan
Konsep pembangunan sistem yang diusulkan penulis adalah merancang dan membangun aplikasi penggajian di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
6. Desain Sistem
Pembuatan program dilakukan dengan pembuatan rancangan aplikasi dan pembuatan user interface.
7. Implementasi Sistem
Implementasi sistem dilakukan sesuai dengan rancangan yang telah dimodelkan. Implementasi dan pengujian aplikasi yang dirancang melalui tahap pengujian dan berjalan dengan baik.
8. Penulisan dan Pengadaan Laporan
Penulisan laporan penelitian merupakan penulisan dari tahap-tahap awal hingga akhir sampai pada hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
1.8 Sistematika Penulisan
Agar dapat memberikan gambaran yang jelas pada penulisan tugas akhir ini, maka penulis membaginya dalam beberapa bab sebagai berikut :
Bab 1 Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang rumusan masalah, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penyelesaian, dan sistematika penulisan.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab ini mengungkapkan tentang konsep dasar dan teori – teori yang pembahasan untuk tema penulisan yang didapatkan dari beberapa literatur .
Bab 3 Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini membahas tentang Penggajian Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
Bab 4 Implementasi Sistem
Bab ini membahas analisa hasil dan pembahasan Penggajian Karyawan Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan. Pembuatan program yang diajukan, tampilan dari program dan pengujian program tersebut.
Bab 5 Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari bab – bab yang ada dalam tugas akhir ini.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Defenisi Sistem
Sistem dalam suatu institusi sangatlah penting, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Suatu sistem dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur- unsur yang terkait dalam sistem tersebut. Terdapat berbagai pendapat yang mendefinisikan definisi sistem, seperti dibawah ini :
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.(Jogiyanto,2005,1). Penjelasan di atas menjelaskan bahwa sistem bekerja dalam suatu jaringan kerja dari suatu prosedur nyang saling berhubungan satu sama lain untuk menyelesainkan tujuan dan sasaran yang dimaksud.
Definisi sistem juga dapat dijelaskan oleh Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain sistem informasi, menerangkan:“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.(Jogiyanto, 2005,2). Sistem juga dapat dikatakan sebagai sekumpulan elemen yang berinteraksi satu sama lain,untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang dituju. Secara umum sistem informasi di definisikan sebagai berikut:
“Sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan denagn cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. (Sutana,
suatu kesatuan untuk melaksankan suatu fungsi yang berguna. Dalam bukunya Jogiyanto sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Definisi sistem menurut Abdul Kadir adalah: ”sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud dan tujuan yang sama untuk melaksanakan sasaran yang telah ditentukan”. (Kadir: 1997:13) Penjelasan sistem informsasi menurut definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem merupkan sekelompok elemen yang saling berhubungan dengan suatu maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
Adapun model umum suatu sistem adalah terdiri dari masukan (input), proses (process) dan keluaran (output), sebagaimana ditujukan oleh gambar 2.1.
Gambar 2.1 Model umum suatu sistem 2.1.2 Defenisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data, sedangkan Data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Pengertian informasi dalam bukunya Sutanta yang berjudul Sistem informasi Manajemen informasi diartikan sebagai berikut:
“Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saaat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.” (Sutana, 2003:10)
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa informasi diperoleh didapatkan dengan adanya data yang akan diolah dan unit pengolahan data tersebut. Informasi yang telah melalui dalam pengolahan data mempunyai kegunaan yang dapat dirasakan dalam suatu kegiatan pada masa akan datang atau sekarang. Definisi informasi menurut Jogiyanto dalam buku dapat diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto,2005; 8).
Penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang telah diolah menjadi suatu informasi yang dapat berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya. Menurut McFadden dalam bukunya Abdul Kadir menjelaskan informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut” (dalam Kadir, 2003:31) Penjelasan dapat disimpukan bahwa informasi sebuah data yang diterima oleh seseorang ataupun kelompok yang berguna bagi masa sekarang atau masa yang akan datang. Informasi merupakan suatu data yang masih bahan mentah apabila tidak diolah atau diproses. Data akan menjadi berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila melalui suatu model. Model yang digunakan untuk pengolahan data agar menjadi suatu informasi bisa disebut siklus pengolahan data seperti berikut ini:
Gambar di atas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukakan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output (keluaran) dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terjadi informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali.
Gambar 2.1 Model umum suatu sistem 2.1.3 Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Perkembangan sistem informasi telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet
dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Istilah sistem informasi juga sering dikacaukan dengan Sistem Informasi Managemen (SIM). Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu sistem informasi yang secara khusus ditujukan untuk menghasilkan informasi bagi pihak managemen dan untuk pengambilan keputusan.
Beberapa pengertian sistem informasi menurut para ahli dirangkum pada Tabel 2.1 Tabel 2.1 Defenisi sistem informasi
Sumber Defenisi
Alter (1992) Sistem informasi adalah kombunasi antara prosedur kerja, informasi,orang dan teknologi informasi yang diorganisir untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
Bodnar dan Hopwood (1993)
Sistem Inormasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna.
Gelias, Oram, dan Wiggins (1990)
Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran para pemakai.
Wilkisson (1992) Sistem informasi adalah kerja yang mengkoordinasikan sumber daya manusia dan komputer.
Hall (2001) Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemkai.
2.1.4 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi dalam mendukung beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah Hardware, software, prosedur, pengguna dan data base. Secara rinci komponen- komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Perangkat keras (Hardware) b. Perangkat lunak (software)
c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembamasyarakatn keluaran yang dikendaki.
d. Pengguna: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Data Base: merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan data lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulsinya, diantaranya; data, user dan sistem.
Komponen-komponen tersebut sangat penting dalam suatu sistem informasi, apabila salah satu komponen tidak ada maka sistem informasi tidak akan berjalan. Penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi atau sektor institusi dapat meningkatkan kinerja dalam pelayanan publik agar suatu pelayanan dapat berjalan efektif dan efisien.
2.1.5 Metode Pengembangan Sistem
Perancangan sebuah aplikasi atau sistem, memerlukan metode-metode atau langkah- langkah dalam pembangunan atau pengembangan sistem. Metode waterfall menurut Saputra (2012), merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang secara umum dilakukan oleh para peneliti sistem, dengan melalui beberapa tahapan penelitian yaitu:
Gambar 2.3 Metode Waterfall 1. Analysis
Tahap ini merupakan tahap dalam mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai sistem yang diteliti dengan melakukan metode-metode pengumpulan data sehingga ditemukan kelebihan dan kekurangan sistem serta user requirement. Tahap ini juga dilakukan untuk mencari pemecah masalah dan menganalisa bagaimana sistem akan dibangun untuk memecahkan masalah pada sistem sebelumnya.
2. Design
Tahap ini merupakan tahapan perancangan sistem yang didalamnya dilakukan pemodelan sistem dengan use case, relasi tabel, diagram konteks, activity diagram, sequence diagram.
3. Coding
Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasian sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan.
4. Testing
Tahap ini merupakan tahap pengujian sistem secara keseluruhan. Tahap ini sistem yang akan dikembangkan menggunakan teknik pengujian black box.
5. Maintenance
Tahap ini merupakan tahapan penggunaan sistem oleh user yang didalamnya harus ada pemeliharaan sistem untuk menjaga proses operasional sistem dan memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem di kemudian hari (Saputra, 2012)
2.2 Komputer
2.2.1 Defenisi Komputer
Komputer (computer) berasal dari bahasa Latin computare yang berarti menghitung.
Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang berbeda.
Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkahlangkah instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Bila dijabarkan, defenisi dari komputer adalah seperangkat peralatan elektronik yang bekerja bersama – sama secara otomatis, menerima input, memproses data dan menghasilkan data secara logis (output), cepat dan tepat berdasarkan perintah–perintah yang diberikan oleh user dan komputer itu sendiri merupakan bagian dari sistem komputerisasi. Sistem komputer adalah suatu sistem yang terdiri atas komputer dan seluruh
2.2.2 Komponen Komputer
Komponen – komponen yang menunjang terlaksananya proses pengolahan data dan menjadikan komputer sebagai alat yang berguna. Sistem komputer memiliki beberapa komponen yaitu :
a. Perangkat Keras (Hardware)
Peragkat keras merupakan perangkat yang secara fisik dapat dilihat dan diraba, yang membentuk kesatuan, sehingga dapat difungsikan. Berdasarkan kegunaannya, perangkat keras dapat digolongkan ke dalam tiga bagian:
1. Alat input
Alat input adalah alat yang memiliki fungsi untuk memasukkan data ataupun program yang akan diproses komputer, seperti keyboard, mouse, printer, scanner dan lainnya.
2. Alat Proses
Alat proses atau CPU (Central Prosesing Unit), merupakan alat atau unit terpenting didalam sistem komputer. Fungsi utamanya adalah pusat pemprosesan data dan mengiontrol keseluruhan sistem komputer selama pengolahan data berlangsung, contohnya adalah prosessor.
3. Alat Output
Alat output adalah alat untuk menampilkan hasil pengolahan data yang dilakukan oleh CPU, misalnya monitor dan printer.
b. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah komponen komputer yang merupakan kumpulan program dan prosedur yang memungkinkan perangkat keras komputer dapat menjalankan fungsinya
sebagai alat pengolahan data.Komponen ini tidak nyata secara fisik.Perangkat lunak berfungsi sebagai perantara antara komputer dan user sehingga dapat digunakan.
c. Perangkat Komputer (Brainware)
Pengguna komputer adalah manusia yang menangani suatu sistem komputer atau orang yang mampu menangani suatu sistem operasi komputer.
Brainware dapat dikelompokkan dalam beberapa bagian, yaitu :
1. Sistem Analisis
Orang bertugas untuk membentuk dan merancang fasilitas suatu sistem komputer yang akan dibangun.
2. Programmer
Orang yang bertugas menerjemaahkan spesifikasi yang telah dirancang oleh sistem analisis kedalam suatu bahasa program tertentu.
3. Komputer Operator
Orang yang bertugas menangani pengolahan data secara langsung.
4. Data Entry Operator
Orang yang bertugas melakukan pengurusan data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data kedalam media penyimpanan hingga pemeriksaan dan pengiriman informasi yang dihasilkan oleh komputer.
2.3 Pemrograman Visual
2.3.1 Sejarah Visual Basic
Microsoft Visual merupakan sebuah bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program aplikasi berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman Common Object Model (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan pengembangan aplikasi komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data menggunakan Data Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX Data Object (ADO), serta menawarkan pembuatan kontrol ActiveX dan objek ActiveX. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.
Visual Basic berawal dari sebuah Bahasa pemrograman yang diciptakan oleh Prof.
Jhon Kemeny dan Thomas Kurtz pada tahun 1964 dengan nama BASIC yang kepanjangan dari Beginner All Purpose Symbolic Intruction Code. Bahasa BASIC ini tergolong bahasa pemrograman yang paling mudah dipelajari. Bill Gates, pendiri Microsoft, memulai bisnis softwarenya dengan mengembangkan interpreter bahasa Basic untuk Altair 8800, untuk kemudian ia ubah agar dapat berjalan di atas IBM PC dengan sistem operasi DOS. Perkembangan berikutnya ialah diluncurkannya BASICA (basic-advanced) untuk DOS. Setelah BASICA, Microsoft meluncurkan Microsoft QuickBasic dan Microsoft Basic (dikenal juga sebagai Basic Compiler).
Visual Basic merupakan bahasa yang mendukung OOP, namun tidak sepenuhnya.
Beberapa karakteristik obyek tidak dapat dilakukan pada Visual Basic, seperti Inheritance tidak dapat dilakukan pada class module. Polymorphism secara terbatas bisa dilakukan dengan mendeklarasikan class module yang memiliki Interface tertentu.
Visual Basic (VB) tidak bersifat case sensitif. Dan pada tahun 1975, Microsoft yang dipimpin oleh Bill Gate ini, mengembangkan bahasa BASIC ini dengan mengeluarkan produk pertamanya yang bernama Microsoft Basic dimana versi yang terkenal saat itu adalah Quick Basic. Quick Basic menjadi bahasa BASIC yang paling terkenal saat itu karena sudah adanya interpreter didalamnya yang berfungsi untuk menjalankan kode- kode yang ditulis dengan Quick Basic.
2.3.2 Struktur Pemrograman Visual Basic
Lingkungan pemograman visual basic mengandung semua sarana yang anda butuhkan untuk membangun program – program yang hebat untuk windows dengan cepat dan efisien, visual basic merupakan bahasa pemrograman terstruktur.
Struktur aplikasi visual basic terdiri dari :
1. Form, yaitu windows atau jendela dimana anda akan membuat user interface atau tampilan yang merupakan antarmuka program yang akan dibuat.
2. Kontrol, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai (textbox, label, frame, dan lain-lain).
3. Propertis, yaitu nilai atau karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek visual basic. Contoh : Name, Caption, Size, dan lain-lain.
4. Metode, yaitu serangkaian perintah yang sudah tersedia suatu yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
5. Prosedure Kejadian/Event Prosedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. Kode ini akan mengeksekusi ketika ada respon dari pemakai kode ketika ada event tertentu.
6. Prosedure Umum, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek.
Kode ini harus diminta oleh aplikasi.
7. Modul/Module, yaitu kumpulan dari prosedure umum, deklarasi variable dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
2.3.3 Keunggulan Pemrograman Visual Basic
Berikut beberapa keunggulan pemrograman visual basic antara lain :
1. Pengguna dengan dasar pemrograman apapun bisa dengan mudah menggunakan.
2. Ketika kita melakukan instalasi program lain yang mendukung penggunaannya dalam VB, maka komponen dari program tersebut bisa di masukkan dalam daftar komponen VB.
3. Ketika kita melakukan kesalahan penulisan kode, VB secara otomatis membetulkannya dan tidak perlu kita bersusah payah mendeklarasikan komponen ke dalam list code.
2.3.4 Kekurangan Pemrograman Visual Basic
Berikut beberapa kekurangan pemrograman visual basic antara lain : 1. Sifatnya komersial
2. File VB sering menjadi target serangan virus.
3. Dokumentasi sebenarnya lengkap dalam MSDN, namun untuk instalasi MSDN membutuhkan biaya dan space hardisk yang besar.
2.3.5 Istilah-istilah Umum Yang Harus Diketahui
Berikut beberapa istilah umum yang harus diketahui antara lain :
a. GUI (Graphical User Interface) : secara defenisi adalah jenis antar muka pengguna barang yang memungkinkan orang untuk berinteraksi dengan program di lebih banyak cara dibandingkan mengetik seperti komputer, perangkat genggam seperti Mp3 players, portable media players atau perangkat permainan, rumah tangga dan peralatan kantor dengan gambar dari pada teks.digunakan dalam internet.
b. DDE (Dynamic Data Exchange) : pertama kali diperkenalkan pada tahun 1987 dengan merilis Windows 2.0, Itu menggunakan “Windows Messaging Layer”
fungsionalitas dalam Windows. Oleh karena itu, DDE terus bekerja bahkan dalam versi modern Windows. Teknologi baru telah dikembangkan yang, sampai batas tertentu, dibayangi DDE (misalnya OLE, COM. dan OLE automation, namun masih digunakan di beberapa tempat di dalam Windows, misalnya shell file asosiasi, untuk menyalin, memotong dan menyisipkan fungsi. Fungsi utama dari DDE ini adalah untuk memungkinkan aplikasi Windows untuk berbagi data.
c. OLE (Object Linking and Embedding) : sebuah teknologi yang dikembangkan oleh Microsoft yang memungkinkan embedding dan menghubungkan ke dokumen dan objek lain.
d. DLL (Dynamic-link library) : adalah sebuah shared library (perpustakaan berbagi), konsep dalam Microsoft windows dan OS/2 sistem operasi.
Perpustakaan ini biasanya mempunyai ekstensi file DLL, OCX (untuk perpustakaan yang mengandung ActiveX kontrol), atau DRV (untuk warisan driver sistem). Format file DLL adalah sama seperti untuk Windows EXE file – yaitu, Portable Executable (PE) untuk 32-bit dan 64-bit Windows, dan new executable (NE) untuk 16-bit Windows. DLL dapat berisi kode,data dan sumber daya, dalam setiap kombinasi.
e. ActiveX : adalah sebuah kerangka kerja untuk mendefinisikan komponen perangkat lunak yang melakukan fungsi tertentu atau sejumlah fungsi dalam microsoft windows dengan cara yang tidak tergantung pada bahasa pemrograman yang digunakan untuk melaksanakannya. Sebuah aplikasi perangkat lunak kemudian dapat terdiri dari satu atau lebih dari komponen ini dalam rangka untuk memberikan fungsinya.
2.4 Visual Basic Application
2.4.1 Dokumen Project VBA
Dokumen VBA adalah file teks murni yang dapat dibuat dengan compiler Visual Studio.
Dokumen ini dikenal sebagai webpage.Dokumen VBA merupakan dokumen yang disajikan dalam Visual Studio. Dokumen umumnya berisi informasi atau interface didalam aplikasi.
2.4.2 Penamaan Dokumen Visual Basic
Penamaan dokumen VBA yang menggunakan tiga karakter awalnya adalah untuk mengakomodasikan sistem penamaan yang ada pada sistem operasi DOS.Nama dokumen pada beberapa sistem operasi bersifat case sensitive (membedakan huruf besar dan kecil). Nama dokumen yang sama tapi dituliskan dalam case yang berbeda akan dianggap sebagai document yang berbeda, misalnya „dokumen.html’ berbeda dengan „DOKUMEN.vb’.Kasus case sensitiveakan dijumpai pada dokumen vb yang terdapat pada Recent Project.
Gambar 2.4 Dokumen VB ditampilkan di Visual Studio 2010 2.4.3 Variabel
Variabel adalah suatu tempat untuk menampung suatu nilai pada memory komputer.
Untuk lebih mudah diakses, variabel diberi nama. Nama inilah yang akan menjadi pengenal suatu variabelm, misalkan a=2, ini berarti bahwa nama variabelnya adalah a dan nilainya adalah 2.
Variabel di dalam visual basic mempunyai beberapa macam berdasarkan nilai yang ada di dalam variabel tersebut, antara lain:
1. Boolean : menampung nilai biner, True atau False 2. Byte : Menampung nilai bulat kecil antara 0-256
3. Integer : Menampung nilai bulat antara -32768 s/d 32768 (15 bit)
5. Single : Menampung nilai pecahan dari 10-38 sampai dengan 1038 pada bagian positif, dan -10-38 sampai dengan -1038 pada bagian negatif.
6. Double : Menampung nilai pecahan dari 10-108 sampai dengan 10108 pada bagian positif, dan -10-108 sampai dengan -10108 pada bagian negatif.
7. String : Menampung nilai non numerik atau string, misalkan untuk menyimpan alamat. Variabel ini tidak bisa dioperasikan secara aritmatika.
8. Date : Menampung nilai tanggal
9. Variant : Merupakan variabel bebas, yang menampung nilai tergantung nilai apa yang ditampung pertama kali. Variabel ini yang merupakan kelebihan dari visual basic (bahkam bias menjadi kekurangan untuk pemrograman yang lebih tinggi) karena bersifat seperti bunglon.
2.4.4 Operator
Operator adalah suatu simbol atau tanda untuk menyatakan suatu operasi atau proses.
Pada dasarnya komputer dengan ALUnya (Aritmethic Logical Unit), mempunyai dua macam operator yaitu operator Aritmatika dan operator logika (perbandingan).
Operator-operator di dalam Visual Basic antara lain:
Tabel 2.2Jenis operator aritmatika
Jenis Operator Kegunaan
Aritmatika + Penjumlahan - Pengurangan
* Perkalian / Pembagian
^ Pangkat
mod Sisa pembagian
\ Hasil bulat pembagian
& Penggabungan string
2.4.5 Ekspresi
Ekspresi adalah suatu cara penulisan untuk memberikan atau memasukkan nilai kedalam variabel. Ekspresi secara umum dalam computer statement dituliskan sebagai:
Variabel Nilai
Di dalam Visual Basic ekspresi menggunakan tanda sama dengan (=). Dengan aturan sebelah kiri adalah variabel penampung (hasil) dan sebelah kanan adalah nilai yang dimasukkan ke variable
Variabel = Nilai
Ekspresi merupakan suatu proses yang bersifat sequential, yang artinya bahwa proses dilakukan dari baris paling atas sampai baris terakhir. Sebagai contoh bila dituliskan:
a=10 a=5 Maka artinya pada baris pertama a bernilai 10, dan pada baris kedua a bernilai 5, sehingga nilai 10 diganti dengan nilai 5. Sehingga hasilnya a bernilai 5. Ekspresi bukan hanya seperti diatas, tetapi dapat juga merupakan penulisan suatu formula dengan melibatkan variabel-variabel yang sudah ada sebelumnya.
Contoh 1:
a=5 b=10 c=a+b
Hasilnnya variabel a bernilai 5, b bernilai 10 dan c bernilai 15 sebagai hasil dari a+b=5+10=15.
Contoh 2:
a=a+2
Pada baris pertama a bernilai 5, pada baris kedua a bernilai 7, karena a yang sebelumnya bernilai 5 ditambah dengan 2 sehingga nilai akhir a bernilai 7.
2.4.6 Script Visual Basic
Untuk membuat project yang menyajikan operasi aritmatika sederhana seperti penjumlahan, pengurangan dan perkalian dapat dilakukan dengan menggunakan contoh script seperti berikut :
1. Script penjumlahan sederhana Private Sub Command1_Click()
a=val(bil1) b=val(bil2) c=a+b bil3 = c
End Sub
2. Script pengurangan sederhana Private Sub Command2_Click()
a=val(bil1) b=val(bil2) c=a-b bil3 = c
End Sub
3. Script perkalian sederhana Private Sub Command1_Click()
a=val(bil1) b=val(bil2) c=a*b bil3 = c
End Sub
2.4.7 Integrasi dengan Database
Visual Studio yang digabungkan dengan database akan lebih berkekuatan jika digabungkan dengan database yang realibel, gratis dan mudah diinstalasi. Terdapat 2 jenis database yang memenuhi yaitu Microsoft Access dan MYSQL . Kedua jenis database ini dipergunakan karena kinerja yang bagus dan untuk mengaksesnya.
2.5 Microsoft Access (MS.Access)
2.5.1 Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
2.5.2 Sejarah Microsoft Access
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk
memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).
2.5.3 Penggunaan Microsoft Access
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi- aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default
digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.
2.5.4 Pengembangan Microsoft Access
Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafisyang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan. Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.
Berikut ini tampilan aplikasi Microsoft Access adalah:
Gambar 2.5 Tampilan Microsoft Access
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Proses analisis dan perancangan sistem merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternative pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan.
Analisis sistem adalah suatu aktivitas pembahagian sistem kepada beberapa komponen yang membentuk sistem untuk mengkaji bagaimana komponen tersebut berinteraksi dan berfungsi. Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi dan relasi yang menjamin analisi dan pemodelan.
Tujuan analisis sistem :
1. Untuk mininjau dan merancang sistem dan proyek 2. Untuk mengkaji dan menganalisi sistem informasi
3. Untuk mendefenisikan dan menentukan priorittas pengembangan sistem informasi.
3.2 Perancangan Sistem
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, serta untuk meningkatkan efesiensi kerja dan waktu, maka masih banyak sistem yang ada saat ini yang masih manual dan harus diganti dengan sistem yang lebih baik lagi. Hal ini dilakukan dengan cara membangun sistem yang terkomputerisasi atau online. Untuk memulai membangun suatu program mengenai perancangan system informasi akademik, maka penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi basis data ini.
Perancangan merupakan proses yang dilakukan oleh perancang sistem untuk mengerjakan spesifikasi sistem, membuat keputusan tentang bagaimana komponen system diaktualisasikan. Proses ini menyangkut tujuan sistem tersebut, audience, objek dan informasi domain. Perancangan yang baik harus mengetahui bagaimana mendapatkan efek yang dibutuhkan oleh spesifikasi tersebut dengan cara paling fleksibel, efesien dan elegan.
3.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Pada tahap analisa,
penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu dalam komunikasi dengan pemakaian sistem menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.
Disamping itu DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi – fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD juga merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Tabel 3.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram
No. Simbol Fungsi
1. Eksternal Entity merupakan kesatuan di luar
lingkungan system yang dapat berupa
seseorang, organisasi yang dapat mengirimkan data atau menerima data dari sistem.
2. Arus data merupakan tempat mengalirnya
informasi menunjukan arus data berupa sistem.
3. Proses merupakan pengolahan data atau aliran
data masuk menjadi data aliran keluar.
4. Penyimpanan data merupakan tempat
penyimpanan data yang ada di dalam sistem.
3.4 Perancangan Database
Database adalah kumpulan dari data yang berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem komputerisasi, karena database merupakan kumpulan dari beberapa file, dalam hal ini file – file tersebut dikelompokan secara terstruktur dalam beberapa tabel sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya.
Berikut ini rancangan tabel yang penulis gunakan dalam membangun sistem
informasi penggajian : Tabel 3.2 Tabel gaji detail
Field Name Data Type Description
ID_Gaji Int Id Gaji
ID_Pendapatan Int Id Pendapatan
Jumlah_Pendapatan Varchar Jumlah Pendapatan
ID_Potongan Int Id Potongan
Jumlah_Potongan Int Total Potongan
Tabel 3.3 Tabel Gaji
Field Name Data Type Description
ID_Gaji Int Id Gaji
Tanggal Varchar Tanggal
ID_Karyawan Varchar Id Karyawan
Total_Pendapatan Int Total Pendapatan
Total_Potongan Int Total Potongan
Gaji_Bersih Int Gaji Bersih
Keterangan Varchar Keterangan
ID_User Varchar Id User
ID_Profil Int Id Profil
Tabel 3.4 Tabel Karyawan
Field Name Data Type Description
ID_Karyawan Int Id Karyawan
Nama_Karyawan Varchar Nama karyawan
Gaji_Pokok Varchar Gaji pokok
ID_Golongan Varchar Golongan
ID_Jabatan Varchar Jabatan
Status_Pernikahan Varchar Status Pernikahan
Jumlah_Anak Int Jumlah_Anak
Tabel 3.5 Tabel golongan
Field Name Data Type Description
ID_Golongan Varchar Id Golongan
Nama_Golongan Varchar Nama Golongan
Gaji_Pokok Varchar Gaji pokok
Tunjangan_Golongan Varchar Tunjangan Golongan
Tabel 3.6 Tabel Jabatan
Field Name Data Type Description
ID_Jabatan Varchar Id Jabatan
Nama_Jabatan Varchar Nama Jabatan
Tunjangan_Jabatan Int Tunjangan Jabatan
Tunjangan_Keluarga Int Tunjangan Keluaraga
Tunjangan_Anak Int Tunjangan Anak
Tabel 3.7 Tabel user admin
Field Name Data Type Description
ID_User Varchar Id User
Nama_User Varchar Username
Status_User Varchar Status User
Pwd_User Varchar Password
Tabel 3.8 Tabel profil perusahaan
Field Name Data Type Description
ID_Profil Int Id Profil
Nama Varchar Nama Perusahaan
Alamat Varchar Alamat Perusahaan
Telepon Varchar Telepon Perusahaan
Fax Varchar Fax Perusahaan
Email Varchar Email Perusahaan
Website Varchar Website Perusahaan
Tabel 3.9 Tabel pendapatan
Field Name Data Type Description
ID_Pendapatan Int Id Pendapatan
Nama_Pendapatan Varchar Jenis Pendapatan
Tabel 3.10 Tabel potongan
Field Name Data Type Description
ID_Potongan Varchar Id Potongan
Nama_Golongan Varchar Nama Golongan
Gaji_Pokok Varchar Gaji pokok
Tunjangan_Golongan Varchar Tunjangan Golongan
Berikut relasi antar tabel seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.1 Relasi tabel pada database sistem penggajian SMA Budi Murni 1
3.5 Flowchart
Flowchart adalah sekumpulan simbol – simbol yang menunjukan atau bidang yang menggambarkan rangkaian kegiatan – kegitan program dari awal hingga akhir. Jadi flowchart juga dapat digunakan untuk menggambarkan urutan langkah – langkah pekerjaan dalam suatu algoritma. Penjelasan arti dari lambang – lambang flowchart dapat didefinisikan seperti tabel dibawah ini :
Tabel 3.11 Arti lambang – lambang flowchart
No SIMBOL KETERANGAN
1
Terminal, untuk memulai atau mengakhiri suatu program
2
Proses, simbol ini menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer.
3
Input-Output, untuk memasukkan data atau menunjukkan hasil keluaran dari suatu proses
3
Decision, suatu kondisi yang menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan.
5
Untuk menyatakan sekumpulan langkah proses yang ditulis sebagai procedur
6
Connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembaran yang sama.
7
Off-Line Connector, simbol masuk atau keluarnya suatu prosedur pada lembaran kertas lainnya.
8
Arus/Flow dari prosedur yang dapat dilakukan dari atas kebawah, kiri kekanan atau sebaliknya.
9
Document, merupakan simbol dari data yang berbentuk kertas maupun informasi
10
Database, menyediakan tempat pengolahan data serta penyimpanan dalam storage.
11
Simbol untuk output, yang ditujukan kesuatu device ,seperti primer,plotters,dll
3.5.1. Flowchart Menu Utama
Flowchart menu utama dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.2 Alur Flowchart Menu Utama
3.5.2. Flowchart Login Admin
Flowchart login admin dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.3 Alur Flowchart Login Admin
3.5.3 Flowchart Penggajian
Flowchart Penggajian dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.4 Alur Flowchart Penggajian
3.6 Perancangan Algoritma
Algoritma merupakan suatu cara menganalisa (menjelaskan) urutan dan hubungan kegiatan – kegiatan yang dilakukan untuk memecahkan suatu permasalahan sehingga tercapai tujuan yang diinginkan.
Algoritma Beranda
Langkah I : Masukkan Ke Aplikasi Sistem Penggajian SMA BUDI MURNI 1 Langkah II : Login dengan memasukkan Username dan password
Algoritma Sistem Penggajian
Langkah I : Pilih menu Penggajian
Langkah II : Menampilkan halaman data karyawan SMA BUDI MURNI 1 yang akan menerima Gaji.
Langkah III : Masukkan ID_Karyawan,
Langkah IV : Menampilkan Slip Gaji karyawan pada bulan ini.
BAB 4
IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Defenisi Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan istem yang ada dalam dokumen rancangan sistem yang telah disetujui dan telah diuji,menginstal dan memulai menggunakan sistem baru yang diperbaiki. Adapun langkah-langkah yang yang dibutuhkan dalam implementasi sistem adalah :
1. Mendapatkan software dan hardware yang tepat serta sesuai untuk merancang website.
2. Menyelesaikan rancangan sistem.
3. Menulis, menguji, mengontrol dan mendokumentasikan website.
4. Mendapatkan persetujuan.
4.2 Tujuan Implementasi Sistem
Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah sebagai berikut:
1. mengkaji rangkaian sistem baik dari segi software maupun hardware sebagai sarana pengolahan data dan penyajian informasi.
2. Menyelesaikan rancangan sistem yang ada didalam dokumen sistem yang baru
3. Memastikan bahwa pengunjung dapat mengoperasikan dengan mudah terhadap sistem yang baru dan mendapat informasi yang baik dan jelas.
4. Memastikan bahwa sistem yang telah berjalan dengan lancar dengan mengontrol dan melakukan instalasi secara benar.
4.3 Spesifikasi Hardware
Hardware adalah suatu komponen yang sangat dibutuhkan dalam mewujudkan sistem yang diusulkan. Dalam hal ini penulis merinci spesifikasi komponen hardware yaitu:
1. PC dengan processor minimal Intel Pentium IV 733 1066mhz.
2. Microsoft Windows 8 Professional (lebih disarankan).
3. Memory Minimal 1 GB.
4. Hard disk 10 GB.
5. Monitor Super VGA.
6. Keyboard.
7. Mouse.
4.4 Software
Hardware tidak akan dapat memecahkan suatu masalah tanpa adanya komponen software. Adapun software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah:
1. Microsoft Visual Studio sebagai Code Editor dan Compiler.
2. Microsoft net framework 4.5.
3. Microsoft Access sebagai database server.
4. Crystal Report 13.20 sebagai View Report
5. Visual C++ Redistributable for Visual Studio 2015 sebagai software update.
4.5 Brainware
Brainware adalah semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
Brainware dalam sistem informasi ini Terbagi atas:
1. Sistem analis: orang yang menganalisa sistem dengan mempelajari masalahmasalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai dan mengidentifikasi pemecahan yang beralasan.
2. Programmer: orang yang membuat sistem dengan menggunakan salah satu bahasa pemrograman yang dikuasainya.
3. Operator: orang yang memakai sistem.
4.6 Prosedur Penggunaan Program
Untuk dapat mengakses aplikasi ini harus terdaftar sebagi user admin terlebih dahulu.
Pada aplikasi penggajian maka akan tampil halaman utama aplikasi ini. Dibawah ini adalah halaman utama pada aplikasi Sistem Informasi Penggajian Di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
Adapun prosedur penggunaan program secara manual dapat diuraikan sebagai berikut:
Pertama buka aplikasi penggajian, kemudian kita login dengan username dan password yang sudah terdaftar. Maka akan tampil halaman utama sebagai berikut :
Gambar 4.1 Halaman utama aplikasi penggajian SMA Budi Murni 1
Pada halaman utama terdapat menu – menu yaitu User, Profil, Jabatan, Golongan, Pendapatan, Potongan, Karyawan, Transaksi Penggajian, Laporan Master, Laporan Penggajian, Log off, dan Tutup.
1. Menu user berisikan profil admin
Gambar 4.2 Menu profil admin
2. Menu profil berisikan profil SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
Gambar 4.3 Menu profil sekolah
3. Menu jabatan berisikan informasi seputar jabatan pada sekolah SMA BUDI MURNI 1 Kota Medan.
Gambar 4.4 Menu jabatan SMA Budi Murni 1
4. Menu golongan berisikan informasi golongan dan tunjangan tiap golongan.
5. Menu pendapatan berisikan informasi asal pendapatan pada setiap karyawan.
Gambar 4.6 Menu pendapatan
6. Menu karyawan berisikan informasi nama karyawan, gaji pokok, golongan, jabatan, divisi, status pernikahan, jumlah anak.
Gambar 4.7 Menu karyawan
7. Menu penggajian dapat digunakan untuk meng-input asal pendapatan, asal pemotongan, simpan dan cetak slip gaji bulanan pada setiap karyawan.
Gambar 4.8 Menu penggajian
8. Menu laporan master berisikan informasi penggajian karyawan pada sekolah Budi Murni-1 Kota Medan kepada pihak Yayasan Perguruan Katolik (YPK).
Gambar 4.9 Menu laporan master
9. Menu laporan penggajian berisikian informasi penggajian yang telah diserahkan kepada karyawan, laporan pemotongan setoran wajib pajak
(PPh21), dan juga laporan pemotongan setoran BPJS.
Gambar 4.10 Menu laporan penggajian
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan Dikaitkan dengan faktor-faktor pembahasan dari bab- bab sebelumnya yang harus dipertimbangkan didalam perancangan sistem informasi penggajian, maka pada bab ini yang merupakan bab akhir dari tugas akhir ini penulis mencoba membuat suatu kesimpulan bahwa :
1. Penerapan sistem informasi berbasis aplikasi ini, sangat cocok untuk memecahkan permasalahan di lokasi yang di tinjau, dan sekaligus sangat layak untuk meningkatkan transparansi penggajian di SMA Budi Murni 1 Kota Medan.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses pelaporan.
3. Kemudahan dalam pengambilan keputusan karena dukungan informasi yang berkualitas.
4. Membantu memantau target, pencapaian, dan progress dari kegiatan penggajian yang ditampilkan dengan format yang mudah dimengerti.
