ii
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
NINDI EKA PRATIWI NIM F3307172
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
v
telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan yang lain), dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap.
(QS. Al-Insyiroh 6:8) 2. Dalam hidup, terkadang kita lebih banyak mendapatkan apa yang tidak kita inginkan. Dan ketika kita mendapatkan apa yang kita inginkan, akhirnya kita tahu bahwa yang kita inginkan terkadang tidak dapat membuat hidup kita menjadi lebih bahagia.
(Penulis) 3. Tiada langkah tanpa diiringi keberanian, tiada hasil tanpa perjuangan,
tiada suka tanpa pengorbanan, dan tiada nyata tanpa kehendak-Nya. (Penulis)
Karya ini penulis persembahkan kepada: 1. Pembimbing, Dosen, dan Staf Pengajar 2. Bapak dan Ibuku tercinta
3. Adik-adik dan segenap keluarga besarku 4. Sahabat dan teman-temanku terkasih 5. Almamaterku, Universitas Sebelas Maret
vi
melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PEMBAYARAN KLAIM DALAM MENILAI EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL PADA AJB BUMIPUTERA 1912 KANTOR CABANG ASURANSI KUMPULAN SURAKARTA” ini dengan baik.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat guna mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak baik secara moril maupun materil. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com., Ak., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Santoso Tri Hananto, M.Si., Ak., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Ibu Sri Murni, SE., M.Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Putri Nugrahaningsih, SE., Ak., selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan pengarahan, bimbingan, serta dukungan sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
vii
6. Bapak Wahyu Budiarto selaku pimpinan AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta yang telah berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan kegiatan magang dan penilitian.
7. Bapak Marsudi selaku Kepala Unit Administrasi dan Keuangan AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
8. Drs. Thathit Harjanta selaku pembimbing institusi magang yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan dengan sabar.
9. Seluruh karyawan AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta atas kerjasama dan bimbingannya selama pelaksanaan kegiatan magang.
10. Kedua orang tua tercinta, adik-adikku tersayang, dan segenap keluarga besarku yang telah memberikan doa, dukungan baik moril maupun materil, dan semangat kepada penulis selama ini.
11. Sylvie, D’che, Greaty, Gita, Vita, dan Putri, yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan, dan semangat yang luar biasa.
12. Teman-teman Diploma III Akuntansi Keuangan Angkatan 2007, terima kasih atas bantuan dan kerjasamanya selama ini.
13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.
viii
ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, Juli 2010
ix
ABSTRAK ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1
1. Sejarah Berdirinya AJB Bumiputera 1912 ... 1
2. Perjalanan AJB Bumiputera 1912 ... 2
3. Falsafah AJB Bumiputera 1912 ... 4
4. Visi dan Misi AJB Bumiputera 1912 ... 4
5. Lokasi AJB Bumiputera 1912 ... 5
6. Struktur Organisasi ... 5
7. Deskripsi Jabatan ... 7
8. Produk-produk AJB Bumiputera 1912 Cabang Asuransi Kumpulan ... 17
x
E. Manfaat Penelitian ... 26
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka ... 27
1. Pengertian Asuransi ... 27
2. Pengertian Sistem dan Prosedur ... 29
3. Pengertian Sistem Pengendalian Internal ... 30
B. Pembahasan ... 36
1. Sistem dan Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 36
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 38
3. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 50
4. Evaluasi Sistem Pengandalian Internal terhadap Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 54
xi BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 64 B. Rekomendasi ... 64 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xii
1.1 Struktur Organisasi AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 6 2.1 Prosedur Pengajuan Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang
Asuransi Kumpulan Surakarta ... 44 2.2 Prosedur Investigasi Lapangan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang
Asuransi Kumpulan Surakarta ... 46 2.3 Prosedur Pengiriman ke Kantor Pusat pada AJB Bumiputera 1912 Kantor
Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta ... 47 2.4 Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang
xiii 2. Surat Keterangan Melakukan Penelitian 3. Kuitansi Premi Asuransi Kumpulan 4. Kuitansi Pembayaran Klaim
5. Laporan Klaim
6. Daftar Pertanyaan untuk Klaim
7. Surat Keterangan Dokter untuk Klaim Meninggal 8. Surat Keterangan Dokter untuk Klaim Kecelakaan
AJB BUMIPUTERA 1912 KANTOR CABANG ASURANSI KUMPULAN SURAKARTA
NINDI EKA PRATIWI F3307172
This research was taken place in AJB Bumiputera 1912 Branch Asuransi
Kumpulan Surakarta. The purpose of this research are knowing the system and
procedures for payment of claims and finding out the effectiveness level of internal
control in AJB Bumiputera 1912 Branch Asuransi Kumpulan Surakarta. Another aim is knowing the speciality and the weakness from internal control system over claim payment that is used by AJB Bumiputera 1912 Branch Asuransi Kumpulan Surakarta.
In evaluating of internal control system, the writer does observation and comparing between theories and the internal control system to claim payment prosedure that is used by that company.
The conclusion of this research is implementation of internal control system over claim payment at the company as a whole has been good, according to the principal elements of the internal control system. It can be seen from the authorization of competent authority for any claims payment transactions, the use of printed sequence numbered-form, the surprise audit, job rotation, establishment of Regional Internal Control Office, reconciliation and confirmation of bank deposit which is conducted every month. Nevertheless, the system undertaken by AJB Bumiputera 1912 still has some weaknesses that need attention from the company, such as there is no separation of functions between the cash storing and accounting functions, and the absence of leave policy for the employees.
Based on the result of research, the writer gives some recommendations that each division should undertake only one task, the company should divide between the cash storing and accounting functions. In addition, the company should also establish policy on leave for the employees.
AJB BUMIPUTERA 1912 KANTOR CABANG ASURANSI KUMPULAN SURAKARTA
Nindi Eka Pratiwi F3307172
Penelitian ini dilakukan di AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur pembayaran klaim serta tingkat efektifitas pengendalian internal di AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta. Adapun tujuan lain dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian internal terhadap pembayaran klaim yang diterapkan oleh AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
Dalam mengevaluasi sistem pengendalian internal, penulis melakukan pengamatan dan membandingkan antara teori dan sistem pengendalian internal terhadap prosedur pembayaran klaim yang digunakan oleh perusahaan tersebut.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah pelaksanaan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran klaim pada perusahaan secara keseluruhan sudah baik, sesuai dengan unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal. Hal ini dapat dilihat dari adanya otorisasi dari pihak yang berwenang atas setiap transaksi pembayaran klaim, penggunaan formulir bernomor urut tercetak, dilakukannya pemeriksaan mendadak, perputaran jabatan, adanya rekonsiliasi dan konfirmasi setoran yang dilakukan setiap bulan, dan dibentuknya Kantor Pengendalian Internal Wilayah. Meskipun demikian, sistem yang digunakan oleh AJB Bumiputera 1912 masih memiliki beberapa kelemahan yang perlu mendapat perhatian dari perusahaan, antara lain tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi, serta tidak adanya kebijakan cuti bagi karyawan yang berhak.
Berdasarkan hasil penelitian, penulis memberikan beberapa rekomendasi bahwa sebaiknya masing-masing bagian hanya melakukan tugasnya masing-masing, perusahaan harus memisahkan antara fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi. Selain itu, perusahaan sebaiknya juga menetapkan kebijakan cuti bagi karyawan yang berhak.
BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya AJB Bumiputera 1912
AJB Bumiputera 1912 merupakan perusahaan Asuransi Jiwa Nasional pertama dan tertua di Indonesia. Perusahaan ini didirikan di kota Magelang, Jawa Tengah pada tanggal 12 Februari 1912, dengan nama Onderlinge Levensverzekering Maatschapppiij Persatuan Goeroe Hindia Belanda atau O. L. Mij. PGHB.
Mas Ngabehi Dwijosewojo, seorang guru sekolah dari Yogyakarta yang menjadi sekretaris pertama pengurus besar Boedi Oetomo mempelopori berdirinya organisasi yang kemudian menjadi AJB Bumiputera 1912 ini. Pendiri lainnya yaitu M.K.H. Soebroto dan M. Adimidjojo masing-masing menjabat sebagai Direktur dan Bendahara pada awal berdirinya perusahaan. R. Soepadmo dan M. Darmo Widjojo, keduanya sebagai guru sekolah rakyat segera bergabung dan bersama ketiga pendiri lainnya merupakan pemegang polis yang pertama.
Bumiputera memulai usahanya tanpa dukungan modal satu sen-pun. Pembayaran premi pertama oleh kelima tokoh tersebut merupakan modal awal dari perusahaan ini. Pada awal beroperasi diberlakukan peraturan bahwa ganti rugi tidak akan diberikan kepada ahli waris dari pemegang polis yang meninggal sebelum polisnya berjalan selama tiga tahun penuh. Demikian awal perusahaan mengandalkan pembayaran premi sebagai modal kerja. Di
samping itu, para pengurus pada waktu itu tidak mengharapkan honorarium, sehingga mereka bekerja dengan suka rela.
Pada mulanya perusahaan hanya melayani para Guru Sekolah Hindia Belanda. Kemudian perusahaan tersebut memperluas pasarnya dan mengganti nama menjadi O. L. Mij. Boemi Poetra, yang sekarang dikenal sebagai Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 atau disingkat AJB Bumiputera 1912.
Dari Magelang, AJB Bumiputera 1912 pindah ke Yogyakarta pada tahun 1921 dan pada tahun 1958 kantor pusatnya dipindahkan ke Jakarta. Hingga saat ini Jakarta merupakan pangkalan utama dan kantor pusat perusahaan, yang berlokasi di Wisma Bumiputera 1912 Lantai 18-21 Jl. Jenderal Sudirman Kav. 75. Melalui kantor inilah, manajemen perusahaan mengatur usaha perusahaan di seluruh tanah air dan melakukan hubungan internasional dengan mitra usaha di negara lain seperti Jepang, Switzerland, Malaysia, Singapura, Philipina dan Belanda. Sekitar 3.055 karyawan dan 21.958 agen tersebar di 615 kantor yang secara strategis terdapat di seluruh tanah air yang melayani 8 juta lebih pemegang polis atau peserta AJB Bumiputera 1912 dan masyarakat umum.
2. Perjalanan AJB Bumiputera 1912
AJB Bumiputera 1912 dalam menjalankan usahanya telah mengalami empat masa. Berikut dijelaskan keempat masa tersebut.
a. Masa Penjajahan Belanda (1912-1942)
Pada masa ini AJB Bumiputera 1912 mendapatkan reaksi yang kurang mendukung dari kolonial Belanda. Namun berkat kebulatan tekad para pengelola, eksistensi perusahaan dapat dipertahankan bahkan semakin berkembang dengan berdirinya kantor-kantor cabang di Pulau Jawa maupun pulau-pulau lainnya.
b. Masa Penjajahan Jepang (1942-1945)
Saat penjajahan Jepang, AJB Bumiputera 1912 mengalami masa stagnasi dengan bergantinya mata uang dan banyaknya pengelola yang bergabung serta aktif sebagai tentara PETA.
c. Masa Kemerdekaan dan Orde Lama (1945-1966)
AJB Bumiputera 1912 mulai mengadakan perubahan dan modernisasi dengan mengirimkan beberapa pengurusnya untuk belajar di luar negeri. AJB Bumiputera 1912 mengalami peristiwa Senering pada tahun 1965, dimana uang Rp 1.000,00 menjadi Rp 1,00 (Kepres No. 27 Tahun 1965). Hal ini mengakibatkan perusahaan harus menjual asetnya untuk membayar kewajibannya.
d. Masa Orde Baru sampai Sekarang ( 1966-sekarang)
Dengan adanya Senering tahun 1965 maka aset AJB Bumiputera 1912 mengalami kemunduran (side back) 25 tahun. Untuk mengembalikan aset yang hilang memerlukan waktu 20 tahun. Namun dengan kerja keras, pengembalian aset tersebut dapat dicapai hanya dalam waktu 8 tahun.
3. Falsafah AJB Bumiputera 1912
Sebagai perusahaan perjuangan, AJB Bumiputera 1912 memiliki falsafah sebagai berikut.
a. Idealisme
Senantiasa memelihara nilai-nilai kejuangan dalam mengangkat kemartabatan anak bangsa sesuai sejarah pendirian Bumiputera sebagai perusahaan perjuangan.
b. Kebersamaan
Mengedepankan sistem kebersamaan dalam pengelolaan perusahaan dengan memberdayakan potensi komunitas Bumiputera dari, oleh, dan untuk komunitas Bumiputera sebagai manifestasi perusahaan rakyat. c. Profesionalisme
Memiliki komitmen dalam pengelolaan perusahaan dengan mengedepankan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance) dan senantiasa berusaha menyesuaikan diri terhadap tuntutan perubahan lingkungan.
4. Visi dan Misi AJB Bumiputera 1912 a. Visi
AJB Bumiputera 1912 menjadi perusahaan asuransi jiwa nasional yang kuat, modern, dan menguntungkan didukung oleh sumber daya manusia profesional yang menjunjung tinggi nilai-nilai idealisme serta mutualisme.
b. Misi
Menjadikan Bumiputera senantiasa berada di benak dan di hati masyarakat Indonesia, dengan:
1) menyediakan pelayanan dan produk jasa asuransi jiwa berkualitas sebagai wujud partisipasi dalam pembangunan nasional melalui peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia,
2) menyelenggarakan berbagai pendidikan dan pelatihan untuk menjamin pertumbuhan kompetensi karyawan, peningkatan produktivitas dan kesejahteraan, dalam kerangka peningkatan kualitas pelayanan perusahaan kepada pemegang polis, dan
3) mendorong terciptanya iklim kerja yang motivatif dan inovatif untuk mendorong proses bisnis internal perusahaan yang efektif dan efisien. 5. Lokasi AJB Bumiputera 1912
AJB Bumiputera 1912 berpusat di Jakarta, tepatnya di Wisma Bumiputera 1912 Lantai 18-21 Jl. Jenderal Sudirman Kav. 75 Jakarta Pusat, sedangkan kantor cabang yang merupakan lokasi penelitian bertempat di Jl. Slamet Riyadi No.12 A Surakarta.
6. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran dalam menjalankan tugas tersebut. Struktur organisasi yang
baik akan berpengaruh terhadap kelancaran operasional suatu organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun struktur organisasi AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut.
Gambar 1.1
Struktur Organisasi AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
Kepala Cabang Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA) Agen Agen Koordinator Kepala Unit Operasional (KUO) Pegawai Administrasi (Produksi) Kasir Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
7. Deskripsi Jabatan a. Kepala Cabang
1) Hubungan Organisasi
Kepala Cabang bertanggung jawab kepada Kepala Wilayah dan membawahi bagian-bagian berikut ini.
a) Kepala Unit Administrasi dan Keuangan b) Kepala Unit Operasional
c) Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan d) Kasir
e) Pegawai Administrasi 2) Peran
Kepala Cabang berperan untuk membantu Kepala Wilayah mengimplementasikan program pemasaran meliputi pengelolaan dan pengembangan pasar, pengelolaan dan pengembangan saluran distribusi dan kegiatan hubungan masyarakat.
3) Rincian Tugas
a) Menyusun dan mengembangkan action plan sebagai pelaksanaan taktik operasional yang dirumuskan Kepala Wilayah.
b) Mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasional meliputi produksi, konservasi, dan pengelolaan dana.
c) Mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan administrasi sesuai sistem dan prosedur yang berlaku.
4) Kewajiban
a) Menyusun sasaran pertumbuhan usaha Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan, meliputi produksi, pendapatan premi, dan portofolio.
b) Menyusun dan mengembangkan action plan sebagai pelaksanaan dari taktik operasional, meliputi macam kegiatan, waktu pelaksanaan, pelaksanaan, dan bagaimana melakukannya.
c) Menyusun dan mengusulkan rencana kerja dan anggaran Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan ke Kepala Wilayah.
d) Menyusun rencana pengembangan sumber daya manusia.
e) Mengendalikan kegiatan operasional produksi sesuai mekanisme penetrasi yang berlaku (KW I,II,III).
f) Mengendalikan kegiatan konservasi meliputi kelancaran penagihan premi dan terkendalinya klaim penebusan.
g) Mengendalikan kegiatan penghimpunan dana melalui upaya-upaya maksimalisasi penerimaan dan meminimalisasi pengeluaran.
h) Mengendalikan penyelenggaraan administrasi dengan cara memonitor jadwal pelaporan.
i) Mengelola sarana dan prasarana operasional di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
j) Melakukan kegiatan-kegiatan silahturahmi kepada pemegang polis, pusat pengaruh, dan tokoh masyarakat lainnya.
k) Melaksanakan penilaian kinerja bawahannya. 5) Tanggung Jawab
a) Tercapainya sasaran pertumbuhan usaha Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
b) Tercapinya anggaran dan pengelolaan dari Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan dengan biaya yang efektif dan efisien. c) Terlaksananya mekanisme penetrasi pasar yang berlaku (KW
I,II,III).
d) Terlaksananya kelancaran penagihan premi dan terkendalinya klaim penebusan.
e) Terciptanya administrasi dan keuangan dengan tertib.
f) Terlaksananya hubungan baik kepada pemegang polis maupun pusat pengaruh lainnya.
g) Terpenuhinya organisasi pemasaran sesuai dengan kebutuhan pasar.
h) Tercapainya kepuasan pelanggan atas pelayanan perusahaan di Kantor Asuransi Jiwa Kumpulan.
i) Terpeliharanya aset perusahaan di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
j) Tersedianya data dan informasi tentang kompetitor di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
l) Bertanggung jawab atas pembinaan dan pengembangan bawahan di unit kerjanya.
m) Bertanggung jawab atas produktivitasnya dan efektivitas kerja di unit kerjanya.
6) Wewenang
a) Mengusulkan pengangkatan, promosi, mutasi, alih tugas, dan degradasi pegawai di unit kerjanya.
b) Memutuskan penerimaan agen serta pembatalan kontrak kerja agen.
c) Mengusulkan pengangkatan agen koordinator maupun membatalkan kontrak kerja agen koordinator.
d) Memberikan teguran lisan dan peringatan tertulis kepada bawahan di unit kerjanya.
e) Menyeleksi surat permintaan asuransi jiwa.
f) Memutuskan produk-produk standar dan menandatangani akseptasinya.
g) Menandatangani cek untuk pembayaran klaim dan biaya sesuai dengan penunjukkan Direksi.
h) Mengesahkan transaksi keuangan sesuai dengan kewenangan. i) Menandatangani kuitansi penerimaan premi sesuai dengan
ketentuan.
j) Memberikan peringatan dan/atau penghargaan kepada personil yang berprestasi serta mengusulkan promosi ataupun degradasi.
k) Merekomendasi usulan cuti pegawai bawahan serta izin-izin khusus lainnya.
b. Kepala Unit Aministrasi dan Keuangan (KUAK) 1) Hubungan Organisasi
Kepala Unit Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab kepada Kepala Cabang dan membawahi langsung bagian-bagian berikut ini. a) Staf (pejabat fungsional)
b) Pegawai Administrasi 2) Peran
Membantu Kepala Cabang dalam menyelenggarakan administrasi dan keuangan serta mengkoordinasikan kegiatan staf (pejabat fungsional) dan pegawai administrasi di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan. 3) Rincian Tugas
a) Mengkoordinasikan dan mengawasi penyelenggaraan administrasi dan keuangan.
b) Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan kepada pemegang polis. 4) Kewajiban
a) Menyelengarakan administrasi keuangan sesuai sistem dan prosedur yang berlaku.
b) Mengawasi dan membina staf fungsional dan pegawai administrasi bawahanya.
c) Mengawasi dan mengendalikan sisa kas dan bank serta mengoptimalkan setoran ke Kantor Pusat.
d) Menyusun dan melaksanakan Rencana Kerja dan Anggaran Kantor Cabang.
e) Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan pembayaran premi maupun permohonan klaim pada Pemegang Polis.
f) Menyajikan informasi bisnis sesuai dengan kebutuhan. 5) Tanggung Jawab
a) Terselenggaranya tertib administrasi dan keuangan di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan sesuai sistem yang berlaku. b) Terkendalinya saldo kas dan bank serta tercapainya sasaran
setoran ke kantor pusat.
c) Terselenggaranya tertib pelaksanaan peraturan perusahaan di bidang administrasi keuangan di Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
d) Tercapinya peningkatan kualitas sumber daya manusia. e) Terpeliharanya sarana dan prasarana kantor.
f) Tersedianya informasi bisnis yang tepat waktu dan akurat. g) Terciptaya citra positif perusahaan.
h) Terciptanya kebersihan, kerapian, keindahan, dan keamanan Kantor Cabang Asuransi Jiwa Kumpulan.
6) Wewenang
a) Mengesahkan penerimaan perusahaan sesuai kewenangan.
b) Mengesahkan pengeluaran biaya kontraktual dan non kontraktual sesuai batas kewenangannya.
c) Memeriksa posisi kas dan bank setiap saat.
d) Mengusulkan pengangkatan, promosi, mutasi, alih tugas, dan degradasi bawahan di unit kerjanya.
e) Mengusulkan sanksi berupa peringatan, degradasi, skorsing, PHK, bagi kasir dan pegawai di unit kerjanya.
f) Melaksanakan penilaian kinerja bawahannya.
g) Menandatangani laporan administrasi keuangan, berkas-berkas persyaratan pengajuan klaim, dan kuitansi pembayaran klaim. h) Merekomendasikan cuti pegawai bawahannya.
c. Kepala Unit Operasional (KUO) 1) Hubungan Organisasi
Kepala Unit Operasional bertanggung jawab kepada Kepala Cabang sebagai atasan langsung dan membawahi langsung agen koordinator dan agen.
2) Peran
Kepala Unit Operasional berperan membantu Kepala Cabang dalam aktivitas penggarapan pasar dan pengembangan organisasi keagenan. 3) Rincian Tugas
a) Menyusun rencana dan melaksanakan jadwal kegiatan operasional.
b) Melakukan identifikasi dan segmentasi pasar. c) Melakukan distribusi pasar kepada agen.
e) Melakukan perekrutan dan pembinaan agen koordinator dan agen. 4) Kewajiban
a) Memonitor aktivitas harian agen koordinator dan agen.
b) Meneliti dan mempelajari laporan harian agen koordinator dan agen.
c) Melaksanakan pertemuan pagi berkala/insidental agen koordinasi dan agen.
d) Membantu agen koordinator dan agen untuk melakukan penetrasi pasar, negosiasi, dan kerjasama penutupan.
e) Menjalin hubungan baik dengan pusat pengaruh dan pemegang polis.
5) Tanggung Jawab
a) Terlaksananya mekanisme kerja yang sesuai ketentuan. b) Terciptanya target produksi.
c) Terjaminnya kualitas produksi.
d) Tercapainya pemerataan produktivitas agen. e) Terpeliharanya kepuasan pelanggan.
f) Terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. 6) Wewenang
a) Merekomendasikan penerimaan agen.
b) Melakukan penilaian kinerja agen koordinator dan agen. c) Merekomendasikan kelanjutan kontrak keagenan.
d. Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA)
Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA) memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut.
1) Melakukan analisis dan memodifikasi tarif premi yang dibutuhkan calon pemegang polis.
2) Membuatkan proposal sesuai permintaan mitra kerja.
3) Melakukan proses underwriting pada penutupan baru dan tambahan. 4) Mendata produksi baru dari voucher yang telah dicatat di buku LBK
dengan berkas pendukung Surat Permintaan (SP), kuitansi, daftar peserta.
5) Membuat rekap premi pertama dari LBK sebagai laporan produksi per agen dan laporan produksi akseptasi.
6) Membuat rekapitulasi komisi, provisi, dan inkaso sebagai dasar perhitungan bonus produksi KUO, supervisor, Kepala Cabang, dan Kepala Unit Administrasi dan Keuangan.
7) Membuat dan mencetak untuk penerbitan akseptasi Premi Pertama. 8) Mengirimkan via email laporan produksi akseptasi dan per agen ke
Kantor Pusat.
9) Melakukan verifikasi dan perhitungan klaim yang diajukan pemegang polis.
10) Melakukan penyelidikan atau investigasi lapangan dan membuat surat rekomendasi.
e. Bagian Kasir
Rincian tugas yang menjadi tanggung jawab bagian kasir adalah sebagai berikut.
1) Menerima setoran uang atas dasar slip kuitansi premi dan bukti penerimaan setoran premi dan pengeluaran inkaso yang telah diperiksa oleh yang berwenang.
2) Membuat cek atas nama untuk pengeluaran uang dari bank. 3) Membuat bukti setoran penerimaan.
4) Menyetor uang ke bank. 5) Mengambil uang dari bank. 6) Menyetor uang ke pajak.
7) Membuat Buku Harian Bukti Penerimaan Setoran Premi dan Pengeluaran Inkaso, Chek Register, Lembar Buku Kas, dan voucher setoran bank.
8) Mengirim laporan keuangan mingguan ke kantor pusat yang terdiri dari Bukti Penerimaan Setoran Premi dan Pengeluaran Inkaso, Chek Register, Lembar Buku Kas, dan voucher setor bank.
f. Bagian Agen
Agen bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas berikut ini. 1) Melaksanakan pemungutan pembayaran premi asuransi dari nasabah
secara langsung.
2) Membina hubungan baik dan harmonis dengan pemegang polis sebagai mitra kerja yang menentukan kinerja perusahaan.
3) Memberikan gambaran keterangan serta penjelasan seluas-luasnya tentang berbagai asuransi yang ditawarkan.
4) Menerima keluhan dari pemegang polis tentang kesulitan sistem dan permasalahan dalam asuransi ataupun pembayaran setoran premi. g. Bagian Administrasi (Produksi)
Bagian Administrasi (Produksi) memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut.
1) Melaksanakan pencatatan stok kuitansi premi yang berada di agen koordinator dan agen sebagai bukti pembayaran setoran premi.
2) Mencetak kuitansi pembayaran klaim.
3) Menyiapkan konsep kerjasama dan pemberian nomor kerjasama. 4) Menyampaikan polis dan sertifikat kepada pemegang polis. 5) Menghitung pengambilan provisi lanjutan setelah premi disetor. 8. Produk–Produk AJB Bumiputera 1912 Cabang Asuransi Kumpulan
Sesuai dengan Undang-undang No. 2 Tahun 1992 Tentang Usaha Perasuransian, maka sebagai perusahaan Asuransi Jiwa, AJB Bumiputera 1912 memasarkan empat macam produk dasar, sebagai berikut.
a. Asuransi Jiwa
1) Asuransi Jiwa Kumpulan Proteksi Murni a) Asuransi Ekawarsa
Asuransi Ekawarsa adalah asuransi yang memberikan benefit berupa santunan sebesar uang pertanggungan atas risiko kematian peserta dengan masa asuransi satu tahun.
b) Asuransi Ekawaktu
Program asuransi Ekawaktu mempunyai manfaat sama dengan manfaat asuransi Ekawarsa hanya masa asuransinya atau jangka waktunya tertentu (bisa lebih atau kurang dari satu tahun). Jenis asuransi ini bersifat non saving.
c) Asuransi Kredit
Asuransi kredit kumpulan adalah asuransi kumpulan untuk para debitur dari suatu lembaga keuangan (kreditur), terdiri dari: asuransi kredit ekawaktu, asuransi kredit cicilan/tahunan, dan asuransi kredit anuitas.
d) Plan Modifikasi/Tailor Made
Plan modifikasi adalah program asuransi jiwa kumpulan yang dirancang sesuai permintaan pemegang polis yang bisa dihitung secara teknis aktuaria.
2) Asuransi Jiwa Kumpulan dengan Unsur Tabungan a) Asuransi Ekawaktu Ideal
Yaitu suatu program asuransi jiwa kumpulan yang memberikan unsur tabungan dan resiko kematian.
b) Asuransi Idaman (Iuran Dana Mantap)
Program asuransi jiwa ini memberikan manfaat berupa proteksi jika terjadi risiko sebesar uang pertanggungan (UP) dan nilai tunai, dan jika peserta berhenti dari kepesertaannya akan dibayarkan sebesar nilai tunai.
c) Asuransi Dwiguna
Yaitu suatu program asuransi jiwa kumpulan yang memberikan proteksi dan tabungan sebesar uang pertanggungan dan memberikan nilai tunai.
d) Asuransi Program Kesejahteraan Karyawan
Program asuransi jiwa ini dirancang dengan memberikan manfaat bagi peserta/karyawan berusia 55 tahun, atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan memberikan proteksi jika peserta/karyawan mengalami cacat total atau tidak mampu bekerja sehingga tidak dapat menjalankan fungsinya/tugasnya lagi atau peserta/karyawan meninggal dunia.
e) Plan Modifikasi/Tailor Made
Plan modifikasi adalah program asuransi jiwa kumpulan yang dirancang sesuai permintaan pemegang polis yang bisa dihitung secara teknis aktuaria.
b. Asuransi Kecelakaan Diri 1) Plan Asuransi Kecelakaan
a) Asuransi Kecelakaan Diri
Asuransi Kecelakan Diri adalah asuransi kumpulan yang memberikan jaminan kerugian finansial peserta sebagai akibat kecelakaan. Yang dimaksud dengan kecelakaan dalam Asuransi Kecelakaan Diri adalah suatu kejadian atau peristiwa yang secara tiba-tiba, tidak diduga sebelumnya, datang dari luar diri peserta,
bersifat kekerasan, tidak dikehendaki dan tanpa adanya unsur-unsur kesengajaan dalam peristiwa itu, yang mengakibatkan peserta menderita cacat jasmani atau meninggal dunia atau sebagai akibat tindakan oleh pihak lain, yang secara langsung atau tidak langsung tidak mempunyai hubungan kepentingan dalam asuransinya.
b) Plan Modifikasi/Tailor Made
Plan modifikasi adalah program asuransi jiwa kumpulan yang dirancang sesuai permintaan pemegang polis yang bisa dihitung secara teknis aktuaria.
c. Asuransi Kesehatan
1) Plan Asuransi Kesehatan
a) Asuransi Rawat Inap dan Pembedahan
Asuransi ini adalah asuransi kumpulan yang memberikan manfaat kepada peserta berupa penggantian biaya rawat inap dan atau pembedahan di rumah sakit dalam masa asuransi karena suatu penyakit atau kecelakaan. Jangka waktu asuransi ini berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang. Macam penggatian rawat inap dan pembedahan dalam program ini disajikan dalam dua paket yaitu, paket basic dan paket lengkap.
b) Asuransi Rawat Inap sebagai Rider
Asuransi jiwa kumpulan yang tidak bisa berdiri sendiri dan merupakan program yang harus ditambahkan pada program lain
yang memberikan proteksi biaya rawat inap dengan masa asuransi (1 tahun), misal pada Asuransi Ekawarsa, sehingga menjadi Asuransi Ekawarsa ditambah Rawat Inap.
d. Program Anuitas 1) Plan Anuitas
a) Disesuaikan dengan permintaan
b) Dimodifikasi/kombinasi dengan plan lain/Tailor Made 9. Macam Asuransi
Macam asuransi adalah jenis plan asuransi yang diikuti oleh peserta. Plan yang dimaksud adalah rancangan produk atau program yang memberikan manfaat asuransi yang ditawarakan kepada pasar. Plan menjelaskan secara detail tentang manfaat-manfaat, premi, dan syarat-syarat lainnya yang berhubungan dengan produk tersebut. Pada pendataan hanya dituliskan kode dari plan-plan atau produk-produk yang diikuti. Kode-kode dari plan asuransi tersebut adalah sebagai berikut.
a. I2 : Idaman
b. J : Rawat Inap dan Pembedahan c. I : Dua Jiwa Siswa
d. H1 : Seumur Hidup tanpa Batasan Umur e. G1 : Pesangon Hari Tua 55 tahun
f. F2 : Jiwa Mahasiswa g. E1 : Kredit Cicilan Bulanan h. E3 : Kredit Anuitas Bulanan
i. E4 : Kredit Anuitas Tahunan j. D1 : Kecelakaan
k. D2 : Personal Accident (PA) l. D5 : PA + Rawat Inap m. C1 : Ekawarsa
n. C2 : Ekawaktu o. C7 : Ekawaktu Ideal p. A1 : Dwiguna
q. A3 : Dwiguna Premi Kembali
B. Latar Belakang Masalah
Negara Indonesia saat ini sedang dilanda berbagai macam krisis ekonomi, politik, bahkan sampai dengan krisis moral. Krisis ekonomi mengakibatkan kesenjangan sosial yang semakin besar dan kemiskinan yang semakin merajalela. Selain itu, kondisi politik yang kurang baik, antara lain dibuktikan dengan adanya keributan di antara para pejabat yang memperebutkan kekuasaan dan semakin tingginya tingkat korupsi. Kejadian tersebut tentu saja berimbas pada krisis moral masyarakat Indonesia yang ditandai dengan banyaknya tindak kriminal yang terjadi, seperti pencurian, perampokan, pembunuhan, dan berbagai macam huru-hara. Hal ini membuktikan bahwa tingkat risiko di Indonesia sangatlah tinggi dan menimbulkan kerugian dalam jumlah yang tidak sedikit, terlebih lagi dengan banyaknya bencana alam yang sering melanda Indonesia akhir-akhir ini. Dilihat dari permasalahan-permasalahan tersebut di atas, banyak pihak yang kini mulai mempercayakan baik harta benda maupun jiwanya kepada pihak asuransi sebagai
jalan keluar dari kendala yang sering dihadapi terutama yang menyangkut tentang kerugian yang akan dideritanya. Di Indonesia sendiri perusahaan asuransi telah mendapat tanggapan yang positif dan mulai banyak diminati oleh masyarakat Indonesia, karena perusahaan asuransi memberikan kemudahan, kenyamanan, dan perlindungan bagi setiap pihak tertanggung yang telah menanggungkan harta benda dan jiwanya pada pihak asuransi.
AJB Bumiputera 1912 merupakan salah satu dari sekian banyak perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang asuransi. Bumiputera bertekad untuk tetap menjadi tuan rumah di negeri sendiri, menjadi asuransi Bangsa Indonesia sebagaimana visi awal pendirinya. Sebagai perusahaan multinasional, AJB Bumiputera 1912 telah mempunyai banyak anak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Salah satu cabang dari AJB Bumiputera 1912 berada di Jalan Slamet Riyadi Surakarta yang menjadi objek penelitian. AJB Bumiputera 1912 telah mendapatkan kepercayaan dari masyarakat untuk melindungi dari risiko kerugian di masa mendatang. Mengingat jumlah nasabah yang terus meningkat dari tahun ke tahun, AJB Bumiputera 1912 telah mempunyai kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sehingga semua kegiatan perusahaan harus dijalankan sesuai prosedur. Salah satu kegiatan yang sering terjadi adalah pembayaran klaim, yaitu tuntutan ganti rugi oleh tertanggung. Melihat seringnya terjadi transaksi yang berhubungan dengan pembayaran klaim, maka AJB Bumiputera juga harus menerapkan suatu sistem pengendalian intern yang baik terhadap pembayaran klaim untuk menghindari terjadinya penyimpangan.
Masih banyak masyarakat pada umumnya ataupun pihak tertanggung dari sebuah perusahaan asuransi pada khususnya yang belum tahu benar mengenai prosedur pembayaran klaim yang sesungguhnya. Selain itu, pembayaran klaim asuransi yang terlalu lama terkadang membuat masyarakat kurang percaya terhadap perusahaan asuransi sebagai lembaga pengalihan risiko. Maka dari itu, perusahaan asuransi harus lebih meningkatkan kualitas pelayanan dan mempunyai kredibilitas yang tinggi di mata nasabahnya. Faktor yang dianggap penting untuk dapat mewujudkan hal tersebut adalah penyelesaian terhadap klaim-klaim yang diajukan kepada perusahaan asuransi, serta tata cara prosedur yang harus dilakukan oleh tertanggung yang dapat menggambarkan sistem pengendalian internal perusahaan asuransi tersebut.
Dalam penelitian sebelumnya Marganie (2009), dengan judul ”Evaluasi Sistem Pembayaran Klaim dalam Menilai Efektivitas Pengendalian Internal pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 Cabang Sragen”, hasil dari penelitiannya adalah pelaksanaan sistem pengendalian internal pada perusahaan secara keseluruhan sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya otorisasi dari pihak yang berwenang atas transaksi pembayaran klaim yang terjadi, penggunaan formulir bernomor urut tecetak, dilakukannya pemeriksaan mendadak terhadap kinerja karyawan, adanya perputaran jabatan (job rotation) yang dilaksanakan antar kantor, adanya rekonsiliasi dan konfirmasi setoran yang dilakukan setiap bulan antara data kantor cabang dengan kantor wilayah dan kantor pusat, dan dibentuknya Kantor Pengendalian Internal Wilayah yang bertugas sebagai pengawas (internal) keuangan Bumiputera.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul ”EVALUASI SISTEM PEMBAYARAN KLAIM DALAM MENILAI EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL PADA AJB BUMIPUTERA 1912 KANTOR CABANG ASURANSI KUMPULAN SURAKARTA”.
C. Perumusan Masalah
Dari latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut. 1. Bagaimana sistem dan prosedur pembayaran klaim pada AJB Bumiputera
1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta?
2. Apakah sistem pengendalian internal terhadap pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta sudah berjalan dengan baik?
3. Apakah kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian internal terhadap prosedur pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Mengetahui sistem dan prosedur pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
2. Mengetahui dan mengevaluasi sistem pengendalian internal yang diterapkan oleh AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta dalam pembayaran klaim.
3. Mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian internal terhadap prosedur pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
E. Manfaat Penelitian
Melalui penelitian ini penulis berharap dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak sebagai berikut.
1. Bagi Penulis
Memperluas wawasan dan pengetahuan dengan melihat penerapan- penerapan teori yang diterima di bangku kuliah dengan kenyataannya di dunia kerja serta mengetahui praktik-praktik yang ada di lapangan.
2. Bagi Perusahaan
Memberikan gambaran tentang sistem pengendalian internal yang efektif terhadap pembayaran klaim asuransi, serta sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan berupa masukan atau saran-saran kepada pihak manajemen dalam menentukan kebijaksanaan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan.
3. Bagi Pembaca
a. Memberikan gambaran dan pengetahuan tentang asuransi dan penyelesaian klaimnya.
b. Sebagai referensi, acuan pembanding, dan bahan masukan bagi mahasiswa lain yang akan melakukan penelitian dengan tema yang sejenis.
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Asuransi
Menurut Undang-undang No. 2 Tahun 1992 Tentang Usaha Perasuransian bahwa asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan, atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan. Tertanggung adalah seseorang atau badan yang menanggungkan kerugiannya kepada pihak penanggung dengan membayarkan sejumlah uang yang dibayarkan secara periodik yang disebut dengan premi, sedangkan penanggung adalah perusahaan yang memberikan jaminan atau pertanggungan kerugian yang diderita tertanggung jika terjadi musibah dan akan mengembalikan tertanggung seperti sebelum terkena musibah.
Menurut paham ekonomi, asuransi merupakan suatu lembaga keuangan yang melaluinya dapat dihimpun dana, yang dapat digunakan untuk membiayai pembangunan, di samping bermanfaat bagi masyarakat yang berpartisipasi dalam bisnis asuransi (Marganie, 2009).
Premi asuransi menurut Totok Budisantoso (2006:183) adalah kewajiban pihak tertanggung kepada pihak penanggung yang berupa pembayaran uang dalam jumlah tertentu secara periodik. Jumlah premi sangat tergantung pada faktor-faktor yang menyebabkan tinggi rendahnya tingkat risiko dan jumlah nilai pertanggungan, sedangkan jangka waktu pembayaran premi tergantung pada perjanjian yang sudah dituangkan di dalam polis asuransi. Jangka waktu pembayaran dapat bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan. Premi yang diperoleh sehubungan dengan kontrak asuransi dan reasuransi diakui sebagai pendapatan selama periode polis (kontrak) berdasarkan proporsi jumlah proteksi yang diberikan.
Secara umum, pengertian klaim (www.bumiputera.co.id) adalah suatu tuntutan atas suatu hak, yang timbul karena persyaratan dalam perjanjian yang ditentukan sebelumnya telah dipenuhi. Klaim asuransi jiwa adalah suatu tuntutan dari pihak pemegang polis atau pihak yang ditunjuk kepada pihak asuransi, atas sejumlah pembayaran Uang Pertanggungan (UP) atau nilai tunai yang timbul karena syarat-syarat dalam perjanjian asuransinya telah dipenuhi. Adapun penyebab terjadinya klaim adalah sebagai berikut.
a. Tertanggung meninggal dunia.
b. Pemegang polis menghentikan pembayaran preminya dan memutuskan perjanjian asuransinya pada saat polisnya sudah mempunyai nilai tunai. c. Perjanjian asuransi sudah berakhir sesuai dengan jangka waktu yang
polis dalam keadaan lapse (pembayaran tidak lancar) tetapi telah mempunyai nilai tunai (habis kontrak bebas premi).
d. Tertanggung mendapat kecelakaan.
e. Tertanggung karena suatu penyakit perlu di-opnameatau rawat jalan. Polis asuransi menurut Totok Budisantoso (2006:182) adalah bukti tertulis atau suatu perjanjian antara pihak-pihak yang mengadakan perjanjian asuransi. Dengan memiliki polis asuransi maka pihak tertanggung memiliki jaminan bahwa pihak penanggung akan mengganti kerugian yang mungkin dialami oleh tertanggung akibat peristiwa yang tidak terduga. Polis merupakan bukti otentik yang dapat digunakan oleh pihak tertanggung untuk mengajukan klaim apabila pihak penanggung mengabaikan tanggung jawabnya. Penggantian finansial dari penanggung akan sangat bermanfaat untuk mengembalikan tertanggung kepada kedudukannya semula sebelum mengalami kerugian dan menghindarkan tertanggung dari kebangkrutan. Polis asuransi juga berfungsi sebagai bukti pembayaran premi kepada penanggung.
2. Pengertian Sistem dan Prosedur
Romney dan Steinbart (2004:2) mengemukakan sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk mendukung sistem yang lebih besar.
Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (2002:3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5).
Dari definisi tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah serangkaian unsur yang saling berinteraksi antara satu dengan lainnya, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu guna menangani sesuatu yang terjadi secara rutin dan berulang kali. Prosedur yang baik akan menciptakan sistem yang baik pula, keduanya saling berhubungan, dengan demikian manfaat sistem adalah memudahkan dalam pencapaian tujuan.
3. Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2004:229) pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang
dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Pengendalian internal pada perusahaan asuransi mencakup pemeriksaan, pengkajian, dan evaluasi atas kecukupan dan efektivitas dari sistem pengendalian internal perusahaan, dan mutu kerja dari pelaksanaan tanggung jawab yang ditetapkan. Dalam pelaksanaan tugasnya sistem pengendalian internal memiliki akses yang tidak terbatas dalam memeriksa catatan, aset-aset, dan sumber daya perusahaan, serta hal-hal yang dianggap perlu dan sistem pengendalian internal dalam pelaksanaannya wajib menjaga keamanan dan kerahasiaannya (jiwasraya.co.id).
Mulyadi (2001:163) mengartikan sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan pokok sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:163) adalah sebagai berikut.
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntasi. c. Mendorong efisiensi.
Unsur pokok sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164) meliputi berikut ini.
a. Struktur Organisasi Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, sehingga tidak ada seorang pegawai pun dapat melaksanakan dan menutup kesalahan atau penyimpangan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut di bawah ini.
1) Harus dipisahkan fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dari fungsi akuntansi. Berikut pengertian fungsi-fungsi tersebut.
a) Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
b) Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
c) Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan, dan Biaya
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi
Pembagian tanggung jawab fungsional serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut. 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi,
maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Hal ini dilaksanakan agar terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, sehingga dapat tercipta praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang dilaksanakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat yang melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh karyawan lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan diharapkan dapat diungkap oleh karyawan yang menggantikan untuk sementara tersebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas internal atau staf pemeriksa internal. Agar efektif dalam menjalankan tugasya, satuan pengawas internal ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas internal dalam perusahaan yang akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Di antara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang jujur dan kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian internal yang mendukungnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh.
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. Program yang baik dalam seleksi calon karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
B. Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
a. Ruang lingkup dalam pembayaran klaim meliputi berikut di bawah ini. 1) Pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan berkas serta kebenaran
2) Eksaminasi dan investigasi klaim. 3) Keputusan klaim.
4) Pencatatan klaim.
5) Pengarsipan berkas klaim. b. Jenis-jenis klaim, sebagai berikut.
1) Klaim Meninggal. 2) Klaim Penebusan. 3) Klaim Habis Kontrak. 4) Klaim Kecelakaan.
5) Klaim Rawat Inap dan Rawat Jalan.
c. Kewenangan pembayaran klaim, sebagai berikut.
1) Pada dasarnya pembayaran klaim harus diterimakan langsung kepada pemegang polis atau yang ditunjuk menerima santunan (ahli waris). 2) Apabila ahli waris atau pemegang polis ingin dilayani oleh agen yang
biasa melayaninya maka pembayaran klaim dapat dibayarkan kepada pemegang polis melalui agen yang ditunjuk dengan konfirmasi kantor kepala pemegang polis.
d. Dasar pembayaran klaim, berikut di bawah ini.
1) Untuk klaim tradisional, pembayaran klaim yang telah disetujui dan tertera tanggal pembayarannya dalam polis, maka pada saat polis tersebut pembayaran klaimnya jatuh tempo maka hak yang tertera dalam polis dapat dibayarkan langsung kepada pemegang polis.
2) Untuk pembayaran klaim di luar perjanjian polis (misalnya penebusan polis dan pinjaman polis) maka polis tersebut harus diajukan dahulu ke kantor cabang untuk dimintakan dana klaim ke departemen klaim. 3) Untuk polis inforce (pembayaran premi lancar) maka realisasi
pembayaran klaim dapat dibayarkan sekitar satu bulan dari tanggal pengajuan.
4) Untuk pengajuan polis lapse (pembayaran premi tidak lancar) maka berkas pengajuan klaim penebusan harus dikirim ke kantor pusat Jakarta, sehingga akan memakan waktu lebih lama dalam pembayaran klaimnya sekitar tiga sampai dengan empat bulan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya klaim ganda bila ternyata klaim atas nomor tersebut sudah pernah dibayarkan.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
a. Fungsi yang Terkait 1) Fungsi Klaim
Bertugas melayani pemegang polis yang akan mengajukan permohonan klaim dan mencetak kuitansi pembayaran klaim.
2) Fungsi Otorisasi
Mengecek kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pengajuan klaim sebelum dikirim ke kantor pusat Jakarta dan membubuhkan tanda tangan pada kuitansi pembayaran klaim.
3) Fungsi Teknis
Melakukan penyelidikan atau investigasi lapangan terhadap kebenaran pengajuan klaim dan membuat surat rekomendasi.
4) Fungsi Keuangan
Mencatat pengeluaran kas pada Lembar Buku Kas dan menyerahkan uang pembayaran klaim kepada pemegang polis.
b. Dokumen yang Digunakan 1) Blanko Pengajuan Klaim
Formulir yang diisi oleh pemegang polis pada saat pengajuan klaim, yang berisi tentang alasan pengajuan klaim dan siapa yang mengajukan klaim tersebut.
2) Kartu Tanda Penduduk (KTP)
KTP digunakan sebagai tanda pengenal atau bukti identitas diri pemegang polis untuk mengajukan klaim.
3) Polis Asli
Polis asli merupakan bukti pembayaran premi yang digunakan oleh pemegang polis untuk mengajukan klaim.
4) Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Kuitansi pembayaran premi akhir digunakan sebagai salah satu syarat pengajuan klaim.
5) Surat Rekomendasi
Surat yang dibuat oleh bagian Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA) yang berisi penjelasan hasil penyelidikan untuk membuktikan kebenaran dan keabsahan data yang tertera dalam pengajuan klaim. 6) Dokumen Keputusan Klaim
Dokumen yang dibuat oleh Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK) yang berisi tentang keputusan klaim, apakah klaim tersebut dibayar atau ditolak.
7) Laporan Persetujuan Klaim
Laporan yang dibuat oleh kantor pusat yang berisi mengenai persetujuan atas pembayaran klaim.
8) Kuitansi Pembayaran Klaim
Formulir yang berisi perhitungan-perhitungan jumlah kas yang dibayarkan kepada pemegang polis atas klaim yang diajukan.
9) Bukti Penarikan Bank
Formulir untuk mencatat jumlah kas yang ditarik oleh kasir di bank. c. Catatan yang Digunakan
Lembar Buku Kas
Merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian kasir untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta. Lembar Buku Kas ini merupakan aplikasi komputer.
d. Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta adalah sebagai berikut:
1) prosedur pengajuan klaim, 2) prosedur investigasi lapangan,
3) prosedur pengiriman ke kantor pusat, dan 4) prosedur pembayaran klaim.
e. Deskripsi Prosedur Pembayaran Klaim 1) Prosedur Pengajuan Klaim
a) Pemegang polis mendatangi kantor asuransi tempat dia terdaftar sebagai nasabah AJB Bumiputera 1912.
b) Pemegang polis menyerahkan syarat-syarat pengajuan klaim, antara lain KTP, polis asli, dan kuitansi pembayaran premi akhir. Ketiga syarat tersebut di-copy masing-masing sebanyak tiga lembar. Bagian produksi melakukan entry data pengajuan klaim ke dalam sistem aplikasi komputer.
c) Pemegang polis mengisi blanko pengajuan klaim.
d) Selanjutnya bagian produksi menyerahkan ketiga syarat tersebut kepada Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK), sedangkan hasil copy dari masing-masing persyaratan disimpan sebagai arsip perusahaan.
e) KUAK menerima berkas-berkas yang merupakan syarat pengajuan klaim antara lain KTP, polis asli, dan kuitansi pembayaran premi akhir, kemudian KUAK mengecek kelengkapan persyaratan tersebut dan memberikan otorisasi.
f) Setelah itu, ketiga berkas tersebut diserahkan kepada TTA. 2) Prosedur Investigasi Lapangan
a) TTA menerima syarat-syarat pengajuan klaim dari KUAK.
b) TTA melakukan investigasi lapangan untuk mengecek kebenaran pengajuan klaim, selanjutnya TTA membuat surat rekomendasi. c) Ketiga syarat pengajuan klaim beserta surat rekomendasi tersebut
akan diserahkan kembali ke KUAK. 3) Prosedur Pengiriman ke Kantor Pusat
a) KUAK menerima kembali berkas-berkas pengajuan klaim bersama dengan surat rekomendasi yang telah dibuat oleh Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA), kemudian ketiga syarat pengajuan klaim dan surat rekomendasi tersebut dikirim ke kantor pusat.
b) Setelah kantor pusat menyetujui pengajuan klaim dan memberikan Laporan Persetujuan Klaim, KUAK membuat Dokumen Keputusan Klaim. Kedua dokumen tersebut kemudian diserahkan ke bagian produksi untuk dibuatkan kuitansi pembayaran klaim.
c) KTP akan diserahkan kembali ke pemegang polis pada saat pembayaran klaim, sedangkan polis asli, kuitansi pembayaran premi akhir, dan surat rekomendasi disimpan sebagai arsip perusahaan.
4) Prosedur Pembayaran Klaim
a) Bagian produksi akan mencetak kuitansi pembayaran klaim yang dibuat rangkap empat, kemudian keempat kuitansi pembayaran klaim tersebut diserahkan ke KUAK untuk mendapatkan validasi. b) KUAK menandatangani kuitansi pembayaran klaim yang kemudian
akan diserahkan masing-masing sebagai berikut.
Lembar 1 : diserahkan kepada pemegang polis melalui bagian kasir.
Lembar 2 : dikirim ke kantor pusat.
Lembar 3 : dikirim kepada pengawas keuangan.
Lembar 4 : diarsipkan oleh kantor cabang menurut tanggal. c) Bagian kasir menerima kuitansi pembayaran klaim yang akan
digunakan untuk melakukan penarikan uang bank. Bagian kasir akan menerima bukti penarikan bank sebagai bukti atas penarikan kas yang akan digunakan untuk pembayaran klaim.
d) Selanjutnya bagian kasir melakukan pencatatan atas pembayaran klaim sebagai pengeluaran kas pada Lembar Buku Kas.
e) Pada hari yang telah dijanjikan, pemegang polis datang ke kantor untuk menerima pembayaran klaim sejumlah uang yang tertera pada kuitansi pembayaran klaim dan telah ditandatangani oleh KUAK. f. Bagan Alir
Berikut adalah bagan alir sistem pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
Bagian Produksi
T 1
Gambar 2.1
Prosedur Pengajuan Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir Mulai Menerima persyaratan pengajuan klaim 3 2 1 KPP Akhir 3 2 1 Polis Asli 3 2 1 KTP
Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Gambar 2.1
Prosedur Pengajuan Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta (Lanjutan)
1 KPP Akhir Polis Asli KTP Mengecek kelengkapan persyaratan dan memberi otorisasi KPP Akhir Polis Asli KTP 2 2
Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA)
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Gambar 2.2
Prosedur Investigasi Lapangan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
KPP Akhir Polis Asli KTP
Melakukan investigasi lapangan
dan membuat surat rekomendasi Surat Rekomendasi 2 2 KPP Akhir Polis Asli 3 2 KTP
LPK Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Dari kantor pusat
Dikirim ke kantor pusat
Diserahkan ke pemegang polis saat pembayaran klaim
Gambar 2.3
Prosedur Pengiriman ke Kantor Pusat pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi
Akhir
LPK : Laporan Persetujuan Klaim
DKK : Dokumen Keputusan Klaim
Surat Rekomendasi Membuat DKK LPK DKK Surat Rekomendasi 4 2 KPP Akhir Polis Asli KTP KPP Akhir Polis Asli T KTP 3 Surat Rekomendasi KPP Akhir Polis Asli KTP
Bagian Produksi KUAK
Dikirim ke pengawas keuangan
Dikirim ke kantor pusat
Keterangan:
KPK : Kuitansi Pembayaran Klaim
LPK : Laporan Persetujuan Klaim
DKK : Dokumen Keputusan Klaim
Gambar 2.4
Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
4 LPK DKK Mencetak KPK T Menandatangani KPK 5 2 4 3 2 KPK 1 4 3 2 KPK 1 T 4 3 2 KPK 1 1 1
Bagian Kasir
Dengan uang
Diserahkan ke pemegang polis
Diserahkan ke bank
Keterangan:
KPK : Kuitansi Pembayaran Klaim
BPB : Bukti Penarikan Bank
Gambar 2.4
Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta (Lanjutan)
5 2 Mengambil uang di bank 2 BPB 1 T KPK 1 Lembar Buku Kas Selesai Mencatat di Lembar Buku Kas
3. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
Penerapan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta adalah sebagai berikut.
a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas
Sistem pengendalian internal dalam struktur organisasi pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta yaitu adanya tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk menghindari penyelewengan.
1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, fungsi operasi dan penyimpanan ditangani olah bagian produksi, sedangkan fungsi akuntansi ditangani oleh bagian kasir. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Untuk melaksanakan transaksi pembayaran klaim, dibentuk fungsi-fungsi sebagai berikut.
1) Fungsi Klaim
Bertugas melayani pemegang polis yang akan mengajukan permohonan klaim dan mencetak kuitansi pembayaran klaim.
