BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Pembahasan
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Klaim pada AJB
a. Fungsi yang Terkait 1) Fungsi Klaim
Bertugas melayani pemegang polis yang akan mengajukan permohonan klaim dan mencetak kuitansi pembayaran klaim.
2) Fungsi Otorisasi
Mengecek kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pengajuan klaim sebelum dikirim ke kantor pusat Jakarta dan membubuhkan tanda tangan pada kuitansi pembayaran klaim.
3) Fungsi Teknis
Melakukan penyelidikan atau investigasi lapangan terhadap kebenaran pengajuan klaim dan membuat surat rekomendasi.
4) Fungsi Keuangan
Mencatat pengeluaran kas pada Lembar Buku Kas dan menyerahkan uang pembayaran klaim kepada pemegang polis.
b. Dokumen yang Digunakan 1) Blanko Pengajuan Klaim
Formulir yang diisi oleh pemegang polis pada saat pengajuan klaim, yang berisi tentang alasan pengajuan klaim dan siapa yang mengajukan klaim tersebut.
2) Kartu Tanda Penduduk (KTP)
KTP digunakan sebagai tanda pengenal atau bukti identitas diri pemegang polis untuk mengajukan klaim.
3) Polis Asli
Polis asli merupakan bukti pembayaran premi yang digunakan oleh pemegang polis untuk mengajukan klaim.
4) Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Kuitansi pembayaran premi akhir digunakan sebagai salah satu syarat pengajuan klaim.
5) Surat Rekomendasi
Surat yang dibuat oleh bagian Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA) yang berisi penjelasan hasil penyelidikan untuk membuktikan kebenaran dan keabsahan data yang tertera dalam pengajuan klaim. 6) Dokumen Keputusan Klaim
Dokumen yang dibuat oleh Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK) yang berisi tentang keputusan klaim, apakah klaim tersebut dibayar atau ditolak.
7) Laporan Persetujuan Klaim
Laporan yang dibuat oleh kantor pusat yang berisi mengenai persetujuan atas pembayaran klaim.
8) Kuitansi Pembayaran Klaim
Formulir yang berisi perhitungan-perhitungan jumlah kas yang dibayarkan kepada pemegang polis atas klaim yang diajukan.
9) Bukti Penarikan Bank
Formulir untuk mencatat jumlah kas yang ditarik oleh kasir di bank. c. Catatan yang Digunakan
Lembar Buku Kas
Merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian kasir untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta. Lembar Buku Kas ini merupakan aplikasi komputer.
d. Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta adalah sebagai berikut:
1) prosedur pengajuan klaim, 2) prosedur investigasi lapangan,
3) prosedur pengiriman ke kantor pusat, dan 4) prosedur pembayaran klaim.
e. Deskripsi Prosedur Pembayaran Klaim 1) Prosedur Pengajuan Klaim
a) Pemegang polis mendatangi kantor asuransi tempat dia terdaftar sebagai nasabah AJB Bumiputera 1912.
b) Pemegang polis menyerahkan syarat-syarat pengajuan klaim, antara lain KTP, polis asli, dan kuitansi pembayaran premi akhir. Ketiga syarat tersebut di-copy masing-masing sebanyak tiga lembar. Bagian produksi melakukan entry data pengajuan klaim ke dalam sistem aplikasi komputer.
c) Pemegang polis mengisi blanko pengajuan klaim.
d) Selanjutnya bagian produksi menyerahkan ketiga syarat tersebut kepada Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK), sedangkan hasil copy dari masing-masing persyaratan disimpan sebagai arsip perusahaan.
e) KUAK menerima berkas-berkas yang merupakan syarat pengajuan klaim antara lain KTP, polis asli, dan kuitansi pembayaran premi akhir, kemudian KUAK mengecek kelengkapan persyaratan tersebut dan memberikan otorisasi.
f) Setelah itu, ketiga berkas tersebut diserahkan kepada TTA. 2) Prosedur Investigasi Lapangan
a) TTA menerima syarat-syarat pengajuan klaim dari KUAK.
b) TTA melakukan investigasi lapangan untuk mengecek kebenaran pengajuan klaim, selanjutnya TTA membuat surat rekomendasi. c) Ketiga syarat pengajuan klaim beserta surat rekomendasi tersebut
akan diserahkan kembali ke KUAK. 3) Prosedur Pengiriman ke Kantor Pusat
a) KUAK menerima kembali berkas-berkas pengajuan klaim bersama dengan surat rekomendasi yang telah dibuat oleh Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA), kemudian ketiga syarat pengajuan klaim dan surat rekomendasi tersebut dikirim ke kantor pusat.
b) Setelah kantor pusat menyetujui pengajuan klaim dan memberikan Laporan Persetujuan Klaim, KUAK membuat Dokumen Keputusan Klaim. Kedua dokumen tersebut kemudian diserahkan ke bagian produksi untuk dibuatkan kuitansi pembayaran klaim.
c) KTP akan diserahkan kembali ke pemegang polis pada saat pembayaran klaim, sedangkan polis asli, kuitansi pembayaran premi akhir, dan surat rekomendasi disimpan sebagai arsip perusahaan.
4) Prosedur Pembayaran Klaim
a) Bagian produksi akan mencetak kuitansi pembayaran klaim yang dibuat rangkap empat, kemudian keempat kuitansi pembayaran klaim tersebut diserahkan ke KUAK untuk mendapatkan validasi. b) KUAK menandatangani kuitansi pembayaran klaim yang kemudian
akan diserahkan masing-masing sebagai berikut.
Lembar 1 : diserahkan kepada pemegang polis melalui bagian kasir.
Lembar 2 : dikirim ke kantor pusat.
Lembar 3 : dikirim kepada pengawas keuangan.
Lembar 4 : diarsipkan oleh kantor cabang menurut tanggal. c) Bagian kasir menerima kuitansi pembayaran klaim yang akan
digunakan untuk melakukan penarikan uang bank. Bagian kasir akan menerima bukti penarikan bank sebagai bukti atas penarikan kas yang akan digunakan untuk pembayaran klaim.
d) Selanjutnya bagian kasir melakukan pencatatan atas pembayaran klaim sebagai pengeluaran kas pada Lembar Buku Kas.
e) Pada hari yang telah dijanjikan, pemegang polis datang ke kantor untuk menerima pembayaran klaim sejumlah uang yang tertera pada kuitansi pembayaran klaim dan telah ditandatangani oleh KUAK. f. Bagan Alir
Berikut adalah bagan alir sistem pembayaran klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
Bagian Produksi
T 1
Gambar 2.1
Prosedur Pengajuan Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir Mulai Menerima persyaratan pengajuan klaim 3 2 1 KPP Akhir 3 2 1 Polis Asli 3 2 1 KTP
Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Gambar 2.1
Prosedur Pengajuan Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta (Lanjutan)
1 KPP Akhir Polis Asli KTP Mengecek kelengkapan persyaratan dan memberi otorisasi KPP Akhir Polis Asli KTP 2 2
Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA)
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk
KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi Akhir
Gambar 2.2
Prosedur Investigasi Lapangan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
KPP Akhir Polis Asli KTP
Melakukan investigasi lapangan
dan membuat surat rekomendasi Surat Rekomendasi 2 2 KPP Akhir Polis Asli 3 2 KTP
LPK Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Dari kantor pusat
Dikirim ke kantor pusat
Diserahkan ke pemegang polis saat pembayaran klaim
Gambar 2.3
Prosedur Pengiriman ke Kantor Pusat pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
Keterangan:
KTP : Kartu Tanda Penduduk KPP Akhir : Kuitansi Pembayaran Premi
Akhir
LPK : Laporan Persetujuan Klaim
DKK : Dokumen Keputusan Klaim
Surat Rekomendasi Membuat DKK LPK DKK Surat Rekomendasi 4 2 KPP Akhir Polis Asli KTP KPP Akhir Polis Asli T KTP 3 Surat Rekomendasi KPP Akhir Polis Asli KTP
Bagian Produksi KUAK
Dikirim ke pengawas keuangan
Dikirim ke kantor pusat
Keterangan:
KPK : Kuitansi Pembayaran Klaim
LPK : Laporan Persetujuan Klaim
DKK : Dokumen Keputusan Klaim
Gambar 2.4
Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
4 LPK DKK Mencetak KPK T Menandatangani KPK 5 2 4 3 2 KPK 1 4 3 2 KPK 1 T 4 3 2 KPK 1 1 1
Bagian Kasir
Dengan uang
Diserahkan ke pemegang polis
Diserahkan ke bank
Keterangan:
KPK : Kuitansi Pembayaran Klaim
BPB : Bukti Penarikan Bank
Gambar 2.4
Prosedur Pembayaran Klaim pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta (Lanjutan)
5 2 Mengambil uang di bank 2 BPB 1 T KPK 1 Lembar Buku Kas Selesai Mencatat di Lembar Buku Kas
3. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pembayaran Klaim pada AJB