HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian
1. Analisis Permasalahan
a. Analisis Sistem Penjualan Tunai Pada Apotek Namira
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan oleh penulis, maka ditemukan beberapa kelemahan dan kekurangan pada sistem penjualan tunai di Apotek Namira, yaitu
1) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini dalam sistem penjualan tunai pada Apotek Namira Banjarmasin hanya berupa catatan penjualan tunai selain itu masih terdapat kurangnya informasi di nama pelanggan. Pada Apotek Namira Banjarmasin masih belum terdapat informasi tantang laporan penjualan tunai secara keseluruhan dan informasi mengenai persediaan barang yang ada pada Apotek Namira Banjarmasin.
2) Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait pada Apotek Namira Banjarmasin masih memiliki kelemahan yaitu adanya perangkapan fungsi pada bagian penjualan. Dimana bagian penjualan memiliki fungsi selain fungsi penjualan yaitu sebagai fungsi kasir dan dalam proses pencatatan penjualan dilakukan bergantian dalam satu buku.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur dalam sistem penjualan tunai pada Apotek Namira Banjarmasin sudah tepat yaitu meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur penyerahan barang, dan prosedur pencatatan penjualan tunai. Namun segala pencatatan yang dilakukan dalam
prosedurprosedur tersebut masih dilakukan secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan.
4) Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada Apotek Namira Banjarmasin adalah nota penjualan. Nota penjualan dibuat oleh bagian penjualan, digunakan sebagai bukti transaksi penjualan dan untuk merekam berbagai informasi transaksi penjualan yang digunakan hanya terdiri dari 2 (dua) rangkap, 1 (satu) rangkap nota tersebut akan diserahkan ke pelanggan oleh bagian penjualan bersama barang yang dibeli dan 1 (satu) rangkap lagi akan disimpan oleh kasir untuk bukti transaksi dan sebagai arsip toko. Berikut merupakan dokumen nota penjualan yang digunakan pada Apotek Namira Banjarmasin :
Gambar 4. 3 Nota Penjualan Sumber : Apotek Namira Banjarmasin
24
Gambar 4. 4 Nota Penjualan Sumber : Apotek Namira Banjarmasin 5) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Apotek Namira Banjarmasin dalam sistem penjualan tunai hanya berupa buku penjualan tunai. Pencatatan yang dilakukan masih dikerjakan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang lebih banyak dalam melakukan perhitungan jumlah penjualan yang terjadi
Gambar 4. 5 Catatan Penjualan Sumber : Apotek Namira Banjarmasin 2. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis memberikan alternatif pemecahan masalah berupa saran untuk memperbaiki sistem penjualan yang ada di Apotek Namira Banjarmasin, yaitu :
a. Sistem Penjualan Tunai pada Apotek Namira yang Disaran 1) Informasi yang Diperlukan Manajemen yang Disarankan
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penjualan tunai yang disarankan adalah informasi berupa data barang, data pelanggan, data laporan penjualan keseluruhan, data laporan penjualan tunai, data laporan penjualan per pelanggan, dan rekap penjualan barang.
2) Fungsi yang terkait pada Apotek Namira Banjarmasin masih memiliki kelemahan yaitu adanya perangkapan fungsi pada bagian penjualan. Dimana bagian penjualan memiliki fungsi rangkap selain fungsi penjualan yaitu sebagai fungsi kasir. Maka penulis menyarankan perlu adanya pemisahan fungsi antara fungsi kasir dan fungsi penjualan agar dapat dilakukan oleh orang yang berbeda. Hal ini dapat dilakukan dengan cara merekrut karyawan
26
baru atau menugaskan karyawan pada fungsi yang berbeda untuk dipindahkan kesalah satu fungsi penjualan atau fungsi kasir sesuai kemampuan yang dimiliki karyawan tersebut.
3) Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem yang Disarankan
Jaringan prosedur dalam sistem penjualan tunai pada Apotek Namira Banjarmasin sudah tepat yaitu meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai. Namun jika dilakukan pemisahan fungsi pada bagian penjualan yaitu fungsi penjualan dan fungsi kasir yang dilakukan oleh karyawan baru, maka perlu ditambahkan jaringan prosedur penyerahan pendapatan penjualan kepada pimpinan yang dilakukan setiap hari oleh fungsi kasir. Penyetoran pendapatan penjualan kepada pimpinan dilakukan bersama dengan penyerahan laporan penjualan.
4) Dokumen yang Disarankan a) Nota
Nota penjualan yang digunakan pada Apotek Namira Banjarmasin masih memiliki kekurang, yaitu :
(1) Nota penjualan yang digunakan diapotek namira terdiri dari 2 (dua) rangkap, satu untuk pelanggan dan satunya untuk arsip toko sebagai bukti transaksi
b) Laporan Penjualan Keseluruhan
Laporan penjualan keseluruhan dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah penjualan tunai pada suatu periode tertentu serta digunkan sebagai informasi rekap penjualan tunai. Berikut ini adalah bentuk laporan penjualan keseluruhan yang penulis sarankan.
Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang disarankan oleh penulis untuk digunakan pada Banjarmasin yaitu catatan penjualan harian yang berisi rekap penjualan
harian berdasarkan laporan penjualan yang ada pada program aplikasi penjualan Apotek Namira Banjarmasin yang telah penulis buat.
Bagan alir
Gambar 4. 6 Bagan Alir yang Disarankan oleh Penulis Sumber : Penulis, 2022
28
1) Pelanggan (Costumer)
Pelanggan akan memesan dan membeli obat ke bagian penjualan.
2) Bagian Persediaan
Bagian persediaan memeriksa ketersediaan obat yang ada di apotek apakah stok obat yang dipesan pelanggan masih ada atau sudah habis. Jika masih ada maka akan diberikan ke bagian penjualan dan diserahkan ke pelanggan.
Dan jika habis bagian peresediaan akan membuat catatan obat kosong, menentukan pemasok, Membuat surat pesanan, melakukan transaksi pembelian obat, dan mengecek apakah pesanan sudah sesuai dengan surat pesanan.
3) Admin Kasir/Bagian Penjualan
Admin Kasir menangani keluar masuknya uang dan melakukan proses penjualan obat , membuat nota pejualan, serta membuat laporan pejualan.
4) Pemasok (Supplier)
Persediaan barang yang diminta oleh bagian gudang disiapkan oleh pemasok dan kemudian dilanjutkan pada proses transaksi. Proses transaksi akan menghasilkan faktur dengan rincian obat yang sesuai dengan yang diminta oleh bagian persediaan. Fatur tersebut akan dicetak dua rangkap, satu rangkap untuk diarsipkan pemasok sedangkan satu rangkapnya lagi akan diserahkan kepada bagian persediaan.
5) Pemilik/Pengelola
Pemilik menerima laporan hasil penjualan dan pembelian barang dari bagian penjualan dan bagian persediaan sebagai data apa saja penjualan dan pembelian yang sudah dilakukan. Serta memvalidasi apakah laporan tersebut.
c. Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendali intern yang disarankan oleh penulis pada Apotek Namira adalah sebagai berikut :
1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas tegas Unsur pokok sistem pengendalian internal dalam perancangan organisasi yang dijalankan pada Apotek Namira memisahkan fungsi dari setiap bagian yang terkait.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penjualan barang dagang di otorisasi oleh bagian penjualan.
b) Prosedur pencatatan menggunkan program aplikasi penjualan barang dagang menggunakan bahasa pemrograman PHP MySql untuk menghasilkan laporan yang terkomputerisasi dengan sajian informasi yang lebih akurat dan efesiensi terhadap penyajian informasi.
3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap organisasi melakukan pencatatan setiap terjadi transaksi penjualan
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang bekerja pada Apotek Namira sudah sesuai dengan mutu dan dalam menjalankan pekerjaan sudah sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diberikan.
b. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada Apotek Namira yang Disarankan
Langkah-langkah dalam membangun program aplikasi penjualan untuk Apotek Namira Banjarmasin yaitu sebagai berikut :
1) Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan kumoulan dari data yang saling terhubung.
Merancang basis data dibutuhkan teknik normalisasi. Normalisasi digunakan agar sistem basis data lebih optimal dan efisiensi, serta dapat ysng diharapkan. Tahap normalisasi yang digunakan antara lain
a) Normalisasi
Pada bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai konsep normalisasi. Dimana normalisasi merupakan suatu bagian dari perancangan basis data. Tanpa
30
normalisasi sistem basis data akan jadi lambat, tidak akurat dan tidak efisien.
Terdapat 4 (empat) tingkatan dalam melakukan normalisasi, yaitu:
Tabel 2. 3 Tabel Normalisasi No Nama Field
Normalisasi pertama (1NF) adalah suatu nilai untuk semua atribut yang tidak bisa dibagi lagi menjadi unit yang lebih kecil dan nilai berulang.
Tabel 2. 4 Normalisasi 1NF
No. Nama Field No. Nama Field
1 Kode_barang 13 Kode_suplier
2 Nama_barang 14 Nama_suplier
3 Id_jenis 15 Alamat
9 Nama_operator 21 Harga_barang 10 Kode_pelanggan 22 Tujuan
11 Nama_pelanggan 23 Harga_barang
12 Tanggal 24 Sub_total
c. Normalisasi kedua (2NF)
Normalisasi kedua (2NF) semua atribut utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi serta harus telah berbentuk normal pertama (1NF).
Contohnya atribut stok, bulan, dan tahun bergantung penuh pada kunci relasi id pada tabel stok barang. Contoh Normalisasi kedua (2NF) adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 7 Bentuk Normal Kedua (2NF) Sumber : Penulis, 2022
2) Relasi a) Tabel Users
Tabel users adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data user. Tabel ini memiliki Field kunci id.
Nama tabel : users Kunci utama : id Jumlah : 7
Fungsi : Untuk menyimpan data user
Tabel 2. 5 Basis data User No. Nama Field Tipe Data
1 Id Int (11)
2 Nama Varchar (100)
3 Alamat Varchar (200)
4 Telepon Varchar (100)
5 Username Varchar (100)
6 Password Varchar (100)
7 Foto Varchar (25)
32
b) Tabel Pelanggan
Tabel pelanggan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data Pelanggan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel barang
Nama tabel : tb_pelanggan Kunci utama : id
Jumlah field : 5
Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan
Tabel 2. 6 Basis Data Pelanggan
No Nama Field Tipe Data
1 Id Int (11)
2 Kode_pelanggan Varchar (100) 3 Nama_pelanggan Varchar (100)
4 Alamat Varchar (100)
5 Telpon Varchar (100)
c.) Tabel Gudang / Obat
Tabel gudang untuk menyimpan dan menambahkan data stok obat atau barang.
Nama tabel : gudang Kunci utama : id Jumlah field : 8
Fungsi : Untuk menyimpan data baramg
Tabel 2. 7 Basis Data Gudang No. Nama Field Tipe Data
1 Id Int (11)
2 Kode_Barang Varchar (100) 3 Nama_Barang Varchar (100)
4 Id_Jenis Varchar (100)
5 Jumlah Varchar (250
6 Exp_date Date
7 Harga_beli Int (11)
8 Harga_jual Int (11)
d) Tabel transaksi penjualan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan dan menambah data penjualan setelah proses pembayaran transaksi berhasil. Berikut ini merupakan data penjualan :
Nama tabel : barang_keluar Kunci utama : id
Jumlah field : 10
Fungsi : Untuk menyimpan dan tsnsaksi penjualan Tabel 2. 8 Basis Data Transaksi Penjualan
No Nama Field Tipe Data
1 Id Int (11)
2 Kode_transaksi Varchar (100)
3 Nama_operator Varchar (100)
4 Tanggal Date
5 Kode_barang Varchar (100)
6 Nama_barang Varchar (100)
7 Jumlah Varchar (100)
8 Tujuan Varchar (100)
9 Harga_barang Int (11)
10 Sub_total Int (11)
Tabel Jenis Barang
Tabel jenis barang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan data jenis barang.
Tabel ini memiliki relasi one to one dengan tabel gudang dengan field kunci id.
Nama tabel : Jenis_tabel Kunci utama : Id
Jumlah field : 2
Fungsi : Untuk menyimpan data jenis barang
Tabel 2. 9 Basis Data Jenis Barang No. Nama Field Tipe Data
34
1 Id Int (11)
2 Jenis_barang Varchar (100)
Diagram Jenjang
3) Data Flow Diagram (DFD) a) Diagram Jenjang
Diagram jenjang adalah kumpulan komponen alat perancangan sistem yang dapat mengambarkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Dalam membuat program aplikasi persediaan barang dagang maka diagram jenjang yang dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 8 Diagram Berjenjang Yang Disarankan Sumber : Penulis, 2022
b.) Diagram Konteks
Diagram konteks dapat menggambarkan bahwa bagian apa saja yang berhubungan dengan sistem program aplikasi penjualan barang. Dalam progam aplikasi penjualan barang yang terlibat adalah bagian kasir / penjualan
dam pemimpin. Bagian kasir / penjulan bertugas untuk memasukkan data barang , data pelanggan, dan pemasok, data transaksi sesuai dengan dokumen transaksi untuk diproses ke dalam program penjualan barang. Sehingga dapat menghasilkan nota penjualan dan laporan penjualan dan laporan penjualan akan diserahkan kepimpinan
Gambar 4. 9 Diagram Konteks yang disarankan Sumber : Penulis, 2022
c.) DFD Level 0
Selanjutnya digambarkan DFD Level 0 untuk menggambarkan sistem secara terinci yang berisikan proses nomor 1 (satu) untuk input data, proses nomor 2 (dua) untuk transaksi dan proses nomor 3 (tiga) untuk laporan, gambar DFD level 0 dari Sistem penjualan barang adalah sebagai berikut:
36
Gambar 4. 10 Diagram Level 0 Sumber : Penulis, 2022 d.) DFD Level 1
Langkah berikutnya menggambarkan DFD untuk level berikutnya. Semua DFD level 1 ini harus digambarkan seluruhnya, entitas yang digambarkan pada masingmasingnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing level 1 tersebut, gambar DFD level 1 dari Sistem penjualan barang dagang adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 11 Diagram level 1 Sumber : Penulis, 2022 User interface menggunakan PHP
User Interface adalah tampilan antar muka yang terlihat di layar komputer User interface adalah tampilan antar muka yang terlihat di layar komputer sebagai bentuk komunikasi antar pengguna dan komputer. Beriku merupakan tampilan program aplikasi penjualan pada Apotek Namira Banjarmasin yang telah penulis buat:
a) Login
Login adalah halaman yang pertama kali muncul apabila program aplikasi dijalankan dan untuk bisa masuk kedalam program aplikasi pengguna harus terlebih dahulu memasukkan username dan password. Dibawah ini merupakan tampilan login program aplikasi penjualan yang penulis buat:
38
Gambar 4. 12 Form Login Sumber : Penulis, 202 b) Home
Home merupakan tampilan yang muncul pertama kali setelah pengguna melakukan login. Berikut ini merupakan tampilan dari menu utama program aplikasi penjualan yang dibuat oleh penulis :
Gambar 4. 13 Tampilan Home
Sumber : Penulis 2022 c) Master Data
Master data merupakan menu yang berisi data utama yang berhubungan dengan transaksi-transaksi yang akan dilakukan. Master data yang ada pada program aplikasi penjualan yang penulis buat terdiri dari 4 bagain, yaitu master data yang
berisi data barang, data pelanggan, data supplier dan data user. Setiap data pada master data dapat diedit, dihapus dan ditambah. Berikut merupakan tampilan dari master data pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
(1) Master data barang
Master data barang digunakan untuk menyimpan data barang yang dimiliki olle Apotek Namira Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan mater data barang pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
Gambar 4. 14 Master Data Barang Sumber : Penulis 2022
Gambar 4. 15 Form Tambah Barang Sumber : Penulis, 2022 (2) Master data pelanggan
40
Master data pelanggan digunakan untuk menyimpan data informasi pelanggan pada Apotek Namira Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan master data pelanggan pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
Gambar 4. 16 Master Data Pelanggan Sumber : Penulis 2022
Gambar 4. 17 Form Tambah Data Pelanggan Sumber : Penulis 2022
d) Transaksi
Menu ini digunakan untuk memasukkan data transaksi yang ingin dilakukan oleh pengguna. Berikut merupakan tampilan dari menu transaksi pada program aplikasi penjualan yang penulis buat :
(1) Transaksi penjualan
Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan sejumlah data atau informasi mengenai penjualan barang yang terjadi pada Apotek Namira Banjarmasin.
Pada form transaksi penjualan yang penulis buat mampu digunakan untuk memasukkan dua jenis data penjualan, yaitu penjualan tunai dan kredit. Berikut merupakan tampilan form transaksi
Gambar 4. 18 Form Transaksi Penjualan Sumber : Penulis 2022
Gambar 4. 19 Form Tambah Transaksi Penjualan Sumber : penulis, 2022
e) Laporan
Menu laporan dapat digunakan untuk melihat dan mencetak berbagai jenis laporan yang diinginkan. Menu laporan terbagi atas beberapa sub menu, yaitu Nota barang,
42
laporan penjualan, laporan kartu persediaan. Berikut merupakan salah satu tampilan dari laporan yang telah penulis buat pada aplikasi penjualan :
Gambar 4. 20 Tampilan Nota Penjualan Sumber : Penulis, 2022
Gambar 4. 21 Laporan Penjualan Sumber : Penulis