III. METODOLOGI PENELITIAN
4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen
4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU
paling banyak berhubungan dengan mahasiswa dan dosen.
4.5.1.Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian tugas. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan menghasilkan output yang maksimal jika terjadi masalah pada pegawai TU Departemen Manajemen sebagai sumberdaya utamanya. Dengan demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.
Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap permasalahan yang dihadapi para pegawai dengan menggunakan skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8 dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut:
Rs = 0,8 Rs = 5 – 1 5
Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat dilihat pada Tabel 24.
Tabel 24. Posisi Keputusan Penilaian
Skor rataan (x) Penilaian
1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju
1,8 – 2,6 Tidak setuju
2,6 – 3,4 Cukup setuju
3,4 – 4,2 Setuju
4,2 – 5,0 Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Departemen Manajemen dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat baik.
4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan dalam analisis pekerjaan akan dilakukan berdasarkan pertanyaan yang
menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Berdasarkan Tabel 25, dapat disimpulkan untuk permasalahan analisis pekerjaan dinilai baik. Permasalahan ini telah ditangani oleh atasan maupun oleh pegawai yang bersangkutan, sehingga permasalahan ini tidak mempengaruhi produktivitas pegawai di TU Departemen Manajemen. Tabel 25. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis
Pekerjaan Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian 1. Deskripsi pekerjaansudah jelas 3,14 Cukup Setuju 2. Atasan sudah membimbing dalam penetapan
uraian pekerjaan
3,29 Cukup Setuju
3. Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas
3,29 Cukup Setuju
4 Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas
3,57 Setuju 5 Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah
sesuai dengan pekerjaan sekarang
3,57 Setuju 6 Tanggung jawab dan wewenang yang
dimiliki sudah sesuai
3,86 Setuju 7 Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,14 Cukup Setuju
Total 3,41 Setuju
Pegawai menilai deskripsi pekerjaan sudah jelas. Selain itu, atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan dan pelaksanaan tugas dengan baik. Pegawai juga menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas.
4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai keadaan kerja dilakukan dengan merinci hal-hal yang berkaitan dan dapat mempengaruhi pegawai. Perhitungan nilai skor rataan persepsi responden dapat dilihat pada Tabel 26.
Tabel 26 menunjukkan penilaian pegawai mengenai permasalahan keadaan kerja dinilai tidak baik, sehingga perlu penanganan khusus dan segera dari atasan untuk beberapa permasalahan yang berkaitan dengan keadaan kerja. Secara lebih rinci, pegawai menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada. Hal ini menjadi masukan yang sangat berarti bagi peneliti untuk mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen.
Tabel 26. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor
Rataan
Penilaian 1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah
cukup untuk menangani pekerjaan yang ada
2,57 Tidak Setuju
2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang
3,00 Cukup Setuju
3. Gaji sudah cukup 1,57 Sangat Tidak
Setuju 4 Insentif tambahan yang diberikan telah
sesuai
2,14 Tidak Setuju
5 Hubungan dengan rekan kerja baik 3,43 Setuju
6 Kondisi ruang kerja sudah baik 3,14 Cukup Setuju 7 Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM
telah sesuai
3,43 Setuju 8 Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,14 Cukup Setuju
Total 2,80 Cukup Setuju
Pegawai menilai untuk permasalahan gaji dengan skor rataan 1,57, menunjukkan bahwa pegawai menilai sangat tidak baik, sehingga perlu dianalisis kembali kelayakannya. Oleh karena itu, perlu penanganan segera dari atasan atau pihak yang terkait dengan kompensasi pegawai. Hal ini diperlukan untuk meninjau kembali kebijakan yang telah dibuat sebagai revisi untuk FEM IPB pada khususnya dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Skor rataan 2,14 menunjukkan insentif tambahan yang diberikan belum sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga, dan pemikiran yang sudah diberikan oleh pegawai, terutama insentif lembur.
4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktor- faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai serta beberapa hal yang mungkin menjadi permasalahan pada pegawai. Hasil perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 27.
Tabel 27. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian
1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup
2,86 Cukup Setuju
2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik
3,86 Setuju 3. Atasan telah puas dengan penyelesaian
tugas-tugas
3,57 Setuju
4 Cara kerja saat ini telah baik 3,71 Setuju
5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik
3,71 Setuju 6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,57 Tidak Setuju
Total 3,38 Cukup Setuju
Tabel 27 menunjukkan kinerja pegawai di TU Departemen Manajemen sudah baik. Skor rataan 2,86 menunjukkan laporan evaluasi yang ada sekarang dinilai tidak baik, sehingga perlu adanya peningkatan kualitas dan kuantitas pada pelaksanaan laporan evaluasi. Selain dalam bentuk tulisan perlu diadakan rapat evaluasi yang berkualitas agar terjadi komunikasi yang baik, sehingga akan benar-benar tercipta hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, serta diperoleh solusi dan kesepakatan bersama yang berasal dari kedua belah pihak.
Pegawai menilai baik atas pelayanan mereka terhadap mahasiswa, dosen dan atasan sudah baik. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi antara pegawai dengan mahasiswa, dosen dan atasan pegawai berdasarkan hasil prastudi yang menunjukkan masih terdapat ketidakpuasan dari pengguna jasa TU tersebut terhadap pelayanan yang telah diberikan pegawai.
4.5.5. Menganalisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting untuk perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang sesuai dengan hasil yang ingin diperoleh. Oleh karena itu, perlu diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai sebagai perbandingan dengan beban kerja yang diasumsikan bahwa setiap semester memiliki beban kerja yang sama. Perhitungan lebih jelas diperoleh dengan menghitung perkuliahan semester ganjil 2006/2007 mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007.
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari
Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari
Jumlah hari libur Nasional 5 hari
Jumlah hari cuti bersama 3 hari
Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +
57 hari -
Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari Keterangan:
Hari absen, sakit, izin, dan lain-lain diperoleh sebesar 5%, dari pembagian antara waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut
International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan menjadi 7 hari.
1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam
Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam = 5,6 jam
Diasumsikan menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku, pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai.
Jadi, waktu produktif dalam satu semester adalah: 81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam
Perhitungan tersebut sangat dibutuhkan untuk menghitung jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui yang diuraikan pada Tabel 28 sampai dengan 34.
Deskripsi pekerjaan KTU dan administrasi akademik yang dipegang oleh KTU adalah sebagai berikut:
a. KTU ; menyusun rencana, memberikan petunjuk,
serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas.
b. Administrasi akademik ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik.
Tabel 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata- rata penyelesaian tugas Mengajukan pengusulan
kenaikan pangkat pegawai TU Berat Data kurang lengkap 1 x 28 jam Mengerjakan Penghitungan
Angka Kredit (PAK) dosen Berat
Data kurang lengkap
6 x 28 jam
Membuat surat pengusulan
PAK bidang penelitian Sedang
Hanya mengusul
-kan
6 x 1 jam
Membuat surat pengantar pengiriman surat/dokumen kepegawaian
Ringan Mudah 30 x 1 jam
Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen&pegawai Ringan Hanya memban- tu 1 x 1,5 jam Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan DP3
Sedang Mengo-
reksi 6 x 1 jam
Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang
Sedang Butuh
proses 6 x 16,8 jam
Melayani pendaftaran
seminar, ujian, dan sidang Ringan
Sudah terbiasa 30 x 11,2 jam Memasukkan data mahasiswa lulusan Departemen Ringan Mengum- pulkan data lama 30 x 16,8 jam
Membuat jadwal kuliah,dll
Berat Sering
bentrok 1 x 4 jam
Mengatur jadwal kuliah,dll
Berat Sering bentrok waktu 20 x 1 jam Menyusun rencana
kebutuhan ATK Ringan
Masuk dalam RKAT
1 x 5,6 jam
Berdasarkan rincian deskripsi pekerjaan KTU pada Tabel 28 diketahui beban kerja untuk KTU Departemen Manajemen adalah 670,3 jam. Frekuensi pelaksanaan pekerjaan KTU sebanyak 1 x, 3 x, 6 x, 20 x dan 30 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai ringan untuk pekerjaan yang mudah dan sudah terbiasa, serta sudah direncanakan pada bagian lain. Sementara itu, penilaian sedang diberikan untuk pekerjaan yang membutuhkan sedikit proses, mengoreksi dan membantu bagian lain. Beban kerja yang dinilai berat, karena data tidak lengkap atau pembuatan jadwal dengan waktu yang sering bersamaan.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai berikut:
a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.
b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak, berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Tabel 29 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 509 jam dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 2 x, 6 x, dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini rata-rata dinilai berat, karena membutuhkan ketelitian dari setiap pekerjaan pegawai. Hal ini terjadi karena bagian keuangan TU Departemen merupakan pihak yang merumuskan dalam pembuat RKAT dan perhitungan pemberian gaji, honorarium dan insentif bagi dosen dan pegawai TU. Sedangkan beban kerja dinilai ringan untuk proses pemberian informasi berkaitan dengan keuangan dan konsultasi dengan pihak Keuangan Rektorat.
Tabel 29. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata-rata penyelesaian tugas Juru bayar gaji,
honorarium, insentif dosen dan pegawai TU
Sangat berat
Harus
teliti 2 x 56 jam
Membuat laporan
keuangan harian Berat
Harus
teliti 120 x 2 jam
Membuat RKAT Sangat
berat Butuh waktu dan teliti 1 x 30 jam Menghadiri rapat
tentang kas departemen Ringan
Mende- ngarkan informasi 2 x 2 jam Mendistribusikan dan mengadministrasikan dokumen dana Berat Harus teliti 120 x 1 jam Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB Sedang Konsultasi jika ada masalah 6 x 0,5 jam
Total beban kerja 509 jam
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan adalah melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 30.
Tabel 30. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata-rata penyelesaian tugas Membuat laporan
keuangan harian Sedang Sudah biasa 120 x 3 jam
Administrasi bank
Ringan Prosedur
sudah jelas 6 x 1 jam
Membuat anggaran kebutuhan harian rutin
Sedang Sudah biasa 24 x 1 jam
Membuat laporan
bulanan Berat Harus teliti 6 x 28 jam
Total beban kerja 558 jam
Tabel 30 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 558 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak 6 x, 24 x, dan 120 x dalam
satu semester. Beban kerja pegawai ini bervariasi, akan tetapi cenderung pada penilaian ringan, karena sudah terbiasa. Penilaian berat ada karena membutuhkan ketelitian dari pekerjaan tersebut. Adapun penilaian ringan diberikan untuk pelaksanaan administrasi Bank dengan prosedur yang sudah jelas.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik, kemahasiswaan, kepegawaian, agendaris, atau sekretaris pimpinan atau bagian administrasi umum adalah sebagai berikut:
a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan.
b. Administrasi kepegawaian ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian.
c. Agendaris ; menerima, mencatat dan menyampaikan
surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata persuratan yang berlaku.
d. Sekretaris pimpinan ; memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pimpinan, berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 31, sehingga diketahui beban kerja bagian administrasi umum adalah 805 jam. Jika dilihat lebih seksama bagian ini memiliki beban kerja paling berat dibandingkan bagian lainnya.
Tabel 31. Beban kerja bagian administrasi umum Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata-rata penyelesaian tugas Mengarsipkan data kepegawaian Sedang Memasukkan data 80 x 0,25 jam Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang Ringan Hanya membantu 100 x 0,25 jam Melayani aspek komunikasi Sedang Memberi informasi 20 x 0,5 jam Melayani surat
masuk dan keluar Sedang
hanya
membuat 120 x 1,5 jam
Mengagendakan surat masuk dan keluar
Sedang Sudah
terbiasa 120 x 1 jam
Memasukkan data
mahasiswa lulusan Berat
Belum tahu
ilmunya 10 x 2 jam
Data base
pendidikan Sedang masih baru 10 x 2 jam
Pengumuman
perkuliahan/ujian Ringan Mudah 60 x 0,5 jam
Membantu teknis
persiapan rapat Ringan Mudah 80 x 1 jam
Memanajemen rapat
Sedang Cukup
mudah 80 x 1 jam
Merekap surat
masuk Ringan Mudah 120 x 1 jam
Membuat agenda
departemen sedang Sudah biasa 100 x 1 jam
Total beban kerja 805 jam
Pekerjaan dinilai berat oleh pegawai karena pengetahuan pegawai mengenai pekerjaan yang diberikan belum cukup. Selain itu, perlengkapan pendukung yang masih belum dapat digunakan, seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) menyebabkan beban kerja dinilai berat.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik, kemahasiswaan dan pengawasan fasilitas atau bagian administrasi akademik adalah sebagai berikut:
a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang
diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan.
b. Pengawasan fasilitas ; mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakan ataupun perawatannya. Tabel 32. Beban kerja bagian administrasi akademik Departemen
Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata- rata penyelesaian tugas Melayani pendaftaran seminar, ujian dan sidang Berat Sering mendadak dan memaksa 40 x 3 jam Membuatan persuratan perkuliahan Sedang Sudah tugasnya 120 x 1 jam Membantu mahasiswa bermasalah dalam akademiknya Sedang Membantu menyelseaikan nya 3 x 1,5 jam Pengumuman
perkuliahan/ujian Sedang Mudah 10 x 0,33 jam
Menyiapkan surat- surat yang berhubungan dengan akademik
Sedang Sudah terbiasa 20 x 1,5 jam
Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK
Sedang Sudah terbiasa 5 x 2 jam
Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Sedang Ikut membantu 48 x 0,25 jam Penggandaan soal ujian Berat Datangnya soal sering telat 12 x 2 jam Menyiapkan
pemakaian ruangan Ringan Mudah 48 x 1 jam
Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireless
Sedang Hanya
membantu 48 x 0,25 jam
Melayani surat izin magang dan penelitian Berat Sering memaksa 120 x 0,5 jam Membuat IP semesteran dan rekap IPK Berat Sering mendadak dan memaksa 120 x 4 jam Memasukkan data mahasiswa lulusan departemen
Berat SIMAK belum
bisa dipakai 5 x 1,5 jam
Tabel 32 menunjukkan beban kerja bagian administrasi akademik sebesar 653,5 jam. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan mudah. Penilaian beban kerja sedang diberikan pada pekerjaan yang sudah menjadi rutinitas dan penilaian beban kerja berat karena adanya pekerjaan yang insidental dan harus dilaksanakan dengan cepat.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang, deskripsi pekerjaan bagian pengawasan fasilitas atau administrasi inventarisasi meliputi : mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakkan ataupun perawatannya. Tabel 33 menunjukkan beban kerja bagian administrasi inventarisasi.
Tabel 33. Beban kerja bagian administrasi inventasisasi Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata-rata penyelesaian tugas Mengarsip data kepegawaian Sedang Sudah terbiasa 100 x 0,25 jam Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan
Berat Sering tidak
memberitahu 100 x 0,25 jam
Petugas buka pintu Sedang Mudah 120 x 0,25 jam
Perawatan dan pengaturan peralatan dan perlengkapan, tanaman Berat Waktunya sering bersamaan 120 x 0,25 jam Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireles Sedang Sudah terbiasa 120 x 0,25 jam Membantu persiapan peralatan rapat Sedang Sudah terbiasa 100 x 0,33 jam Membantu menyiapkan kebutuhan dosen Sedang Sudah terbiasa 100 x 1 jam Mengarsipkan surat
masuk dan keluar Sedang Membantu 120 x 1 jam
Mengagendakan surat masuk dan keluar
Sedang Membantu 120 x 1 jam
Membuat pengumuman perkuliahan dan mengatur peralatannya Berat Jadwalnya Berubah- ubah terus 60 x 1 jam
Beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 612,6 jam dan memiliki frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 60 x, 100 x, dan 120 x. Beban kerja bagian ini dinilai sedang karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan atau hanya membantu bagian administrasi akademik. Sedangkan beban kerja dinilai berat karena proses inventarisasi pada bagian ini waktunya tidak tetap. Hal ini dikarenakan tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu ketika adanya permintaan barang.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, diketahui deskripsi pekerjaan pramu kantor meliputi : menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan. Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 34.
Tabel 34. Beban kerja pramu kantor Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata- rata penyelesaian tugas Menyiapkan perangkat
kerja dan bahan kerja Sedang
Sudah
seharus-nya 120 x 2 jam
Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai
Sedang tugasnya 120 x 0,08 jam
Melayani jamuan tamu,
rapat ,dll Sedang
Hanya
Menyiapkan 24 x 0,5 jam
Memasukkan surat- surat ke box dosen
Sangat
ringan Mudah sekali 72 x 0,08 jam Menyiapkan air minum,
dll Ringan mudah 120 x 0,5 jam
Melayani kebutuhan
makan dosen Ringan
Hanya mengantarkan / membelikan
120 x 0,58 jam
Total beban kerja 348 jam
Beban kerja pramu kantor diketahui sebesar 348 jam (Tabel 34). Memiliki frekuensi pelaksanaan sebanyak 24 x, 72 x dan 120 x. Beban kerja pegawai bagian ini dinilai sedang karena hanya menyiapkan perangkat kerja, bahan kerja, melayani kebutuhan dan perlengkapan
pegawai, melayani jamuan tamu, rapat, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan secara rutin. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena mudah dikerjakan dan beban kerja dinilai sangat ringan, karena pekerjaan tersebut sangat mudah, seperti memasukkan surat-surat ke dalam loker dosen.
4.5.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien
Perhitungan jumlah pegawai untuk masing-masing bagian di TU Departemen Manajemen dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan dalam satu semester, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:
Jumlah beban kerja dalam satu semester Waktu produktif dalam satu semester
a. KTU 1,48 6 , 453 3 , 670 = =
Berdasarkan perhitungan di atas, KTU memiliki beban kerja untuk 2 orang, karena dalam pelaksanaannya KTU mengerjakan beberapa pekerjaan bagian administrasi. Oleh karena itu, beban kerja KTU harus dikurangi, dengan cara menambah pegawai bagian administrasi. b. Bagian keuangan 2,35 6 , 453 558 509+ = =
Berdasarkan perhitungan dapat diketahui bahwa jumlah pegawai untuk bagian keuangan di TU Departemen Manajemen yang efisien adalah 2 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu