(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh :
BETTI KARLIATI
H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
iii Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.
Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.
Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.
Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.
iv Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.
Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
v Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya.
Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.
Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan
soft skill.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, Maret 2007
vi Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:
1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.
2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis.
3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para
pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis.
5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.
6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah.
7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.
8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.
Bogor, Maret 2007
vii
ABSTRAK ... ... iii
RIWAYAT HIDUP ... ... iv
KATA PENGANTAR ... ... v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL………...………... ix
DAFTAR GAMBAR………...………... x
DAFTAR LAMPIRAN………..……… xi
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang………. 1
1.2. Perumusan Masalah………. 2
1.3. Tujuan Penelitian………. 3
1.4. Kegunaan Penelitian………... 4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian………... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia………. 5
2.2. Perencanaan ………...……… 6
2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...……… 6
2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ...……….. 8
2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)... 9
2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) ... 10
2.5. Audit... ……….. 10
2.6. Beban Kerja (workload)………. 11
2.7. Tinjauan Studi Terdahulu……….. 12
III.METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……….. 14
3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual………...…..…... 14
3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional………...… 15
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian………. 17
3.3. Jenis dan Sumber Data………... 17
3.4. Metode Penentuan Responden .………. 17
3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……….. 17
3.5.1. Studi Dokumentasi .……… 17
3.5.2. Skala Likert .. …………..………... 17
viii
4.3. Karakteristik Responden……… 23
4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………. 24
4.4.1.Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)... 24
4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26
4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai………... 27
4.4.5. Menganalisis Beban Kerja……….. 28
4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 42
4.5.Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen... 44
4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen... 44
4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja... 46
4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 47
4.5.5. Menganalisis Beban Kerja... 48
4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 58
4.6. Implikasi Manajerial... 59
4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. ……….. 63
4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64
4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen………... 66
4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..……… 70
4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 72
2. Saran... 72
DAFTAR PUSTAKA………...……… 74
ix
Halaman
1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 …...….. 21
2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .……… 21
3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ... 21
4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) ... 23
5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ... 23
6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ... 23
7. Posisi keputusan penilaian ... 25
8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 26
9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 26
10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 28
11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 30
12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ... 31
13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ... 32
14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian ... 33
15. Beban kerja bagian administrasi persuratan ... 34
16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 35
17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ... 36
18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ... 37
19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ... 38
20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 39
21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40
22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40
23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) ... 41
24. Posisi keputusan penilaian ... 45
25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 46
26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 47
27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 48
28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 50
29. Beban kerja bagian keuangan ... 52
30. Beban kerja bagian keuangan ... 52
31. Beban kerja bagian administrasi umum …... 54
32. Beban kerja bagian administrasi akademik ... 55
33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 56
34. Beban kerja pramu kantor ... 57
35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……… 64
36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……….. 65
37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……… 70
x
Halaman
xi
1. Hasil prastudi ... 76
2. Struktur organisasi ... 77
3. Kuisioner penelitian ...………. 78
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh :
BETTI KARLIATI
H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
iii Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.
Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.
Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.
Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.
iv Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.
Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
v Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya.
Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.
Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan
soft skill.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, Maret 2007
vi Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:
1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.
2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis.
3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para
pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis.
5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.
6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah.
7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.
8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.
Bogor, Maret 2007
vii
ABSTRAK ... ... iii
RIWAYAT HIDUP ... ... iv
KATA PENGANTAR ... ... v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL………...………... ix
DAFTAR GAMBAR………...………... x
DAFTAR LAMPIRAN………..……… xi
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang………. 1
1.2. Perumusan Masalah………. 2
1.3. Tujuan Penelitian………. 3
1.4. Kegunaan Penelitian………... 4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian………... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia………. 5
2.2. Perencanaan ………...……… 6
2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...……… 6
2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ...……….. 8
2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)... 9
2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) ... 10
2.5. Audit... ……….. 10
2.6. Beban Kerja (workload)………. 11
2.7. Tinjauan Studi Terdahulu……….. 12
III.METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……….. 14
3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual………...…..…... 14
3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional………...… 15
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian………. 17
3.3. Jenis dan Sumber Data………... 17
3.4. Metode Penentuan Responden .………. 17
3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……….. 17
3.5.1. Studi Dokumentasi .……… 17
3.5.2. Skala Likert .. …………..………... 17
viii
4.3. Karakteristik Responden……… 23
4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………. 24
4.4.1.Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)... 24
4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26
4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai………... 27
4.4.5. Menganalisis Beban Kerja……….. 28
4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 42
4.5.Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen... 44
4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen... 44
4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja... 46
4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 47
4.5.5. Menganalisis Beban Kerja... 48
4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 58
4.6. Implikasi Manajerial... 59
4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. ……….. 63
4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64
4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen………... 66
4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..……… 70
4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 72
2. Saran... 72
DAFTAR PUSTAKA………...……… 74
ix
Halaman
1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 …...….. 21
2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .……… 21
3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ... 21
4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) ... 23
5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ... 23
6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ... 23
7. Posisi keputusan penilaian ... 25
8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 26
9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 26
10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 28
11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 30
12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ... 31
13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ... 32
14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian ... 33
15. Beban kerja bagian administrasi persuratan ... 34
16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 35
17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ... 36
18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ... 37
19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ... 38
20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 39
21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40
22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40
23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) ... 41
24. Posisi keputusan penilaian ... 45
25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 46
26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 47
27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 48
28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 50
29. Beban kerja bagian keuangan ... 52
30. Beban kerja bagian keuangan ... 52
31. Beban kerja bagian administrasi umum …... 54
32. Beban kerja bagian administrasi akademik ... 55
33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 56
34. Beban kerja pramu kantor ... 57
35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……… 64
36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……….. 65
37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……… 70
x
Halaman
xi
1. Hasil prastudi ... 76
2. Struktur organisasi ... 77
3. Kuisioner penelitian ...………. 78
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
BETTI KARLIATI
H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh : Betti Karliati
H24103013
Menyetujui, Maret 2007
Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira Dosen Pembimbing
Mengetahui,
Dr. Ir. Jono Mintarto Munandar, M. Sc. Ketua Departemen
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Era persaingan yang semakin ketat saat ini, dibutuhkan keunggulan
kompetitif dari organisasi. Organisasi sebagai wadah pengolahan sumberdaya
harus dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau pelayanan yang
maksimal, sehingga penting mendapatkan perhatian dari berbagai pihak,
khususnya para atasan sebagai pihak yang berwenang. Sumberdaya manusia
merupakan aset utama organisasi yaitu sebagai motor penggerak dan sumber
potensi yang mendukung keberhasilan organisasi. Untuk itu, organisasi yang
memiliki prospek maju ke masa depan harus melakukan kegiatan perencanaan
sumberdaya manusia dengan baik.
Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu
yang diambil dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah
dan akan ditetapkan. Langkah berikutnya agar tersedia pegawai yang tepat
dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan atau pekerjaan yang tepat,
serta pada waktu yang tepat, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis
pekerjaan dan beban kerja, sehingga dapat diperoleh jumlah pegawai yang
efisien.
Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai sebuah organisasi yang perlu
melakukan perencanaan sumberdaya manusia terutama sejak IPB
mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah
satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu,
dibutuhkan perencanaan sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di
IPB, diantaranya Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).
Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM baik
fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). FEM
memiliki lima TU yang akan membantu fakultas dan departemen, antara lain
TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Manajemen, TU Departemen Ilmu
Ekonomi, TU Departemen Agribisnis, dan TU Departemen Ekonomi
Sumberdaya Lingkungan. Perbedaan antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU
fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen
memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya
perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat
menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama mengenai perencanaan sumberdaya
manusia di masing-masing TU tersebut, sehingga bisa diperoleh efektivitas dn
efisiensi dalam struktur manajemen TU di FEM.
Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini penting dilakukan
untuk mengetahui sejauh mana perencanaan jumlah tenaga penunjang di TU
Fakultas (Dekanat) dan departemen. Dalam penelitian ini diambil salah satu
perwakilan dari TU departemen yaitu TU Departemen Manajemen. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui dampak dari perbedaan fungsi yang diemban oleh
kedua TU Fakultas (Dekanat) dan departemen yang ada di FEM, sehingga
diperoleh alternatif solusi untuk dapat memberikan kontribusi positif bagi TU
di FEM.
1.2. Perumusan Masalah
Pegawai sebagai motor organisasi sangat mempunyai pengaruh pada
peningkatan keefektifan dan keefisienan organisasi. Untuk itu, perlu dilakukan
perencanaan kerja yang baik meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban
kerja. Analisis pekerjaan terdiri dari deskripsi pekerjaan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (job specification). Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang jelas sangat berperan penting dalam mencapai efektivitas dan
efisiensi kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan analisis beban kerja,
sehingga dapat diketahui apakah tugas dapat diselesaikan oleh pegawai atau
TU masih memerlukan sumber daya manusia yang baru.
Berdasarkan hasil prastudi yang dilakukan melalui observasi dan
wawancara pada mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa TU, diketahui
bahwa pelayanan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen masih kurang optimal. Namun berdasarkan hasil wawancara
dengan pegawai, pegawai merasa bahwa pelayanan yang telah dilakukan oleh
pegawai sudah baik. Hal ini bertolak belakang dengan yang dirasakan oleh
mahasiswa dan dosen, sehingga permasalahan ini harus menjadi perhatian dari
Berdasarkan uraian di atas, maka hal-hal yang diteliti adalah sebagai
berikut:
1. Permasalahan apa saja yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU)
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam
melaksanakan pekerjaan?
2. Berapakah beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester
di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?
3. Berapakah jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan
Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara
efektif?
4. Bagaimana alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas
(Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha
(TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam
melaksanakan pekerjaan.
2. Menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu
semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM
IPB.
3. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan
Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara
efektif.
4. Merekomendasikan alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.
1.4. Kegunaan Penelitian
1. Bagi organisasi, hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi
pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi pegawai yang
kurang efisien dan mengetahui permasalahan yang dihadapi pegawai.
2. Bagi pegawai, diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu pegawai
3. Bagi peneliti, sebagai sarana aplikasi ilmu yang diperoleh selama
perkuliahan dan untuk meningkatkan kemampuan berpikir penulis.
4. Dapat dijadikan master untuk penelitian selanjutnya di fakultas lain di
IPB.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah:
1. Seluruh pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen
FEM IPB.
2. Cakupan yang akan dikaji didasarkan pada jenis dan deskripsi pekerjaan
pegawai yang telah ada, yaitu:
a. TU Fakultas (Dekanat) memiliki bagian-bagian unit kerja sebagai
berikut:
1. Kepala Tata Usaha
2. Bagian Keuangan
3. Bagian Administrasi
4. Penanggung Jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer
5. Bagian Urusan Rumah Tangga
b. TU Departemen Manajemen memiliki beberapa bagian unit kerja
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia
Manajemen sumberdaya manusia merupakan suatu perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap
pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan
organisasi (Mangkunegara, 2002). Sementara itu, menurut Ishak dan Tanjung
(2003), manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur
unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai salah satu aset suatu organisasi
demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh,
mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien.
Selain itu, menurut Hasibuan (2005) manajemen sumberdaya manusia adalah
ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif
dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan
masyarakat.
Adapun fungsi-fungsi dari manajemen sumberdaya manusia (Ishak dan
Tanjung, 2003) adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung
dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
b. Fungsi Pengarahan yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan
kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efesien. Termasuk
didalamnya adalah fungsi memotivasi karyawan agar dari waktu ke waktu
dapat bekerja dengan baik.
c. Fungsi Pengendalian adalah melakukan pengukuran antara kegiatan yang
telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, khususnya dalam
bidang tenaga kerja.
Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui pentingnya manajemen
bermanfaat dalam memberikan kontribusi terhadap jalannya manajemen
sumberdaya manusia yang efektivitas dan efisiensi dalam organisasi.
2.2. Perencanaan
Perencanaan adalah proses pemilihan sejumlah kegiatan untuk
ditetapkan untuk sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya (Nawawi, 2001).
Pengertian lain dari perencanaan yang dikemukakan Siagian (2005),
perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah
diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa
depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya. Selain itu, menurut Billy E. Goetz dalam
Samsudin (2006) adalah pemilihan yang fundamental dan masalah
perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perencanaan ditetapkan untuk membuat keputusan yang dibuat secara sadar
dan telah diperhitungkan secara matang dari permasalahan-permasalahan yang
timbul. Hal ini menunjukkan pentingnya membuat perencanaan dalam
memecahkan permasalahan yang terdapat dalam organisasi.
2.3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumberdaya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana
yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan,
struktur pekerjaan, promosi, dan aturan main dari sumberdaya manusia
perusahaan. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan sebuah proses yang
dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan ke dalam
syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif (Mangkuprawira,
2004). Sedangkan menurut Siagian dalam Gomes (2003) perencanaan
sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus
dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia adalah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin
bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang
telah dan akan ditetapkan.
Selain itu perencanaan sumberdaya manusia menurut Hasibuan (2005)
adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan
serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan
perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi
semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan,
sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)
sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan
dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal)
dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian keryawan.
Menurut Tulus dalam Ridwan (2005) proses perencanaan sumberdaya
manusia dapat dijabarkan dalam bentuk bagan di bawah.
Gambar 1. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia
Perencanaan Perusahaan
Perencanaan Tenaga Kerja
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja
Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja Deskripsi Pekerjaan
Gambar satu di atas menunjukkan bahwa dalam perencanaan
perusahaan terdapat perencanaan tenaga kerja yang meliputi perencanaan
mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu
tenaga kerja dapat dilakukan dengan analisis pekerjaan yang diantara
fungsinya akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan
menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga
dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perencanaan sumberdaya manusia dirancang untuk mengetahui rencana
organisasi untuk mendapatkan sejumlah orang untuk ditempatkan pada posisi
tertentu. Dalam hal ini, disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas yang
dibutuhkan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat diperoleh jumlah
spesifik pegawai yang benar-benar dibutuhkan oleh TU Fakultas (Dekanat)
dan Departemen Manajemen FEM IPB.
2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Menurut Garry Desler (1997), analisis pekerjaan merupakan langkah
awal dalam proses rekrutmen. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk
menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang
macam apa yang akan diperkerjakan untuk itu. Selain itu, menurut Hasibuan
(2005) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan
agar tujuan tercapai. Sejalan dengan pendapat tadi, Mangkuprawira (2004)
mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data
tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis
untuk berbagai keperluan, karena jenis data dan informasi begitu beragam,
maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda.
Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di
divisi produksi akan berbeda dengan di divisi sumberdaya manusia, dan
sebagainya, sehingga hasil penelitian untuk divisi produksi akan berbeda
dengan hasil penelitian sumberdaya manusia. Syarat-syarat teknis analisis
1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal
dan eksternal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah,
dan efisien serta efektif.
3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan
pengalaman yang memadai, serta
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis
pekerjaan adalah langkah awal sebelum proses perekrutan dengan mengetahui
kualifikasi dan deskripsi dari pekerjaan untuk mendapatkan pegawai dengan
kualitas dan kuantitas yang telah ditetapkan untuk mencapai efisiensi dan
efektivitas organisasi. Analisis pekerjaan akan terus berubah seiring dengan
berjalannya waktu. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna untuk
menganalisis kesesuaian pekerjaan dari pegawai Tata Usaha Fakultas dan
Departemen Manajemen FEM IPB.
2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan (Handoko, 2002) merupakan suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi tugas-tugas, tanggung
jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu
lainnya. Adapun Hasibuan (2005) berpendapat bahwa uraian pekerjaan
adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Selain itu, menurut Dessler
(1997) deskripsi pekerjaan merupakan suatu daftar tugas-tugas,
tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab
kepenyeliaan suatu jabatan.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
deskripsi pekerjaan ialah uraian atau informasi tertulis yang berisikan
tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, dan posisi dalam struktur
organisasi. Deskripsi pekerjaan akan sangat berguna agar pegawai dapat
bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian ini akan
Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB agar terus
meninjau deskripsi pekerjaan setiap tahunnya, karena seiring perubahan
waktu dan teknologi akan mengakibatkan perubahan deskripsi
pekerjaan.
2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Handoko (2002), spesifikasi pekerjaan mencakup siapa
yang melakukan pekerjaan dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan.
Adapun spesifikasi pekerjaan menurut Hasibuan (2005) disusun
berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri,
karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang
yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Pengertian
lain spesifikasi pekerjaan menurut Dessler (1997) yaitu suatu daftar dari
”tuntutan manusia” suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan,
kepribadian, dan lain-lain yang sesuai.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan dan penjelasan lengkapnya terdapat dalam
deskripsi pekerjaan. sedangkan untuk mengetahui seperti apa dan
bagaimana pekerjaan tersebut harus dikerjakan, terdapat dalam
spesifikasi pekerjaan. Semua itu terangkum dalam pencanaan
sumberdaya manusia, yaitu sebuah proses yang dirancang untuk
menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan kedalam syarat-syarat
pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian, dari
hasil penelitian dapat diperoleh implikasi manajerial yang dapat
bermanfaat bagi manajemen sumberdaya manusia Tata Usaha Fakultas
dan Departemen Manajemen.
2.5. Audit
Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi
pada azas nilai manfaat (Susilo, 2004). Audit operasional adalah audit internal
kegiatan operasional dengan cara mengkaji, mengevaluasi kegiatan
operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan.
Sedangkan audit personalia menurut Handoko (2001) mengevaluasi
kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi, mungkin
mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses
audit sangat penting bagi keberlangsungan organisasi TU di Fakultas
(Dekanat) dan Departemen Manajemen di masa datang. Selain itu, dapat
dijadikan sebagai pemacu untuk meningkatkan produktivitas agar lebih baik
lagi dengan mengetahui aspek-aspek yang perlu diperbaiki, dirubah atau
ditingkatkan. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi. 2.6. Beban Kerja (Workload)
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk
perhitungan formasi dari pekerja (PAN, 2004). Caranya berdasarkan
perhitungan tingkat produktivitas pekerja. Beban kerja juga merupakan
sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu
rata-rata pegawai. Dengan menggunakan pengukuran beban kerja dapat
mempermudah dalam penetapan jumlah pegawai. Pengukuran beban kerja
(Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1995) adalah
teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang
memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada
suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan. Pengukuran beban kerja juga
merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di berbagai instansi negeri
maupun swasta. Dengan adanya pengukuran beban kerja dapat mempermudah
dalam melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja (Workload
analysis) menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Berdasarkan uraian di atas, analisis beban kerja sangat penting untuk
dilakukan agar setiap organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik, karena
tujuan yang sama yaitu untuk menganalisis jumlah pegawai yang efisien di TU
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen.
2.7. Tinjauan Studi Terdahulu
Berdasarkan penelitian Makiyah, N (2005) dalam tesisnya mengenai
Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Administrasi Rumah Sakit Adi
Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja dengan Metode
Sampling Pekerjaan. Metode ini dipakai untuk mengetahui keseimbangan
beban kerja yang diterima oleh empat orang karyawan dengan menggunakan
uji Kai-Kuadrat dan uji proporsi. Hasil penelitian diketahui bahwa terjadi
ketidakmerataan beban kerja. Beban kerja terberat berada pada karyawan ke
empat.
Berdasarkan penelitian Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel
penelitian mengenai Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Pekarya dengan
Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan
Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Diambil sampel sebanyak tiga belas orang
pekerja. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode
WISN. Hasil penelitian diperoleh kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit
Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang.
Berdasarkan penelitian Enida, S. N (2006) dalam skripsinya mengenai
Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Kompartemen Produksi
PT. Pupuk Kujang Cikampek. Bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan
yang dibutuhkan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang semenjak 2006-2008
dengan menggunakan metode peramalan analisis Trend dan Teknik Delphi
sebagai prediksi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa kompartemen produksi
membutuhkan 16 orang karyawan baru sampai akhir tahun 2006, 16 orang
untuk tahun 2007 dan 17 orang untuk tahun 2008. Hal ini terjadi karena
kompartemen ini memiliki kontrak pembelian gas dengan volume 135 Triliun
BTU (British Thermal Unit) dari tahun 2007-2017.
Penelitian terdahulu di atas, telah membuktikan bahwa dengan metode
sampling pekerjaan (Work Sampling) dan stop watch telah terbukti berhasil
untuk mengetahui beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada
rutin. Metode tersebut tidak dapat digunakan dalam penelitian ini karena
penelitian ini, dilaksanakan pada organisasi jasa (Intangible) yang sifat urutan
kerjanya tidak pasti, sehingga sulit untuk menghitung beban kerja pegawai,
dan membutuhkan waktu yang lama jika memakai metode work sampling.
Sama halnya penelitian analisis sumberdaya manusia dengan memprediksi
jumlah karyawan untuk tiga tahun ke depan tidak dapat digunakan dalam
penelitian ini, karena penelitian ini hanya untuk mengetahui kondisi saat ini.
Penelitian yang akan dilakukan ialah menganalisis perencanaan jumlah
pegawai di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan terlebih
dahulu menganalisis pekerjaan pegawai berdasarkan frekuensi pekerjaan dan
beban kerja pekerjaan.Oleh karena itu, dalam penelitian ini untuk mengetahui
beban kerja para pegawai, diperoleh berdasarkan hasil dari standar waktu
III. KERANGKA PEMIKIRAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian
3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan perguruan tinggi yang
khusus bergerak di bidang pertanian dan telah banyak menyumbangkan
pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor
swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan
pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB
sebagai Research Based University yang ditunjang dengan berubahnya status
IPB sebagai BHMN sejak dikeluarkan PP No. 154 Tahun 2000, memiliki
beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk meningkatkan kualitas output,
sehingga diharapkan dapat tercapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Dalam
upaya untuk mencapai program tersebut maka dibutuhkan perencanaan. Salah
satunya adalah perencanaan pegawai pada setiap fakultas yang ada di IPB,
termasuk Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).
Proses perencanaan pegawai di fakultas dalam penelitian ini
mengadopsi pendapat dari Tulus dalam Ridwan (2005), meliputi perencanaan
mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu
tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan yang
salah satu fungsinya adalah menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan
dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja,
sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja yang
sesuai. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas jumlah pegawai dapat
tercapai, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan produktivitas
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual
3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional
Perencanaan jumlah pegawai pada organisasi jasa (intangible) seperti
IPB sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas organisasi. Perencanaan
jumlah pegawai diharapkan dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas
organisasi IPB. Salah satu tujuan dari adanya perencanaan adalah untuk
mengevaluasi jumlah pegawai setiap tahunnya. Hal tersebut dapat dilakukan
dengan meninjau kembali kesesuaian antara jumlah pegawai dengan tujuan IPB sebagai Research
Based University
Produktivitas Efisiensi jumlah
pegawai
Efisiensi dan efektifitas Organisasi
Perencanaan IPB sebagai RBU
Perencanaan pegawai IPB
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja
Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja
Analisis angkatan kerja
Deskripsi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja
Jumlah angkatan kerja Perencanaan Pegawai di Fakultas
organisasi. Sebab kekurangan atau kelebihan satu orang pegawai saja akan
berpengaruh besar pada produktivitas organisasi.
Langkah awal dimulai dengan menganalisis pekerjaan pegawai. Hal
tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan
deskripsi pekerjaan pegawai. Oleh karena itu, data dan informasi yang
diperoleh dari masing-masing Kepala Tata Usaha (KTU) dijadikan sebagai
dasar untuk penelitian ini.
Langkah berikutnya ialah mencari tahu permasalahan dalam
pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, yaitu dengan memberikan kuesioner
yang berisi tentang kemungkinan permasalahan pada analisis pekerjaan,
keadaan kerja pegawai, dan kinerja pegawai. Selain itu diberikan juga
kuesioner berpola audit sumberdaya manusia untuk mengetahui tingkat
efektivitas kerja pegawai. Selanjutnya, cara untuk mengetahui proporsi standar
rata-rata beban kerja pegawai adalah dengan mengamati proses para pegawai
bekerja. Untuk selanjutnya para pegawai diberikan kuesioner yang berisikan
deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai yang disertai dengan kolom
frekuensi pelaksanaan tugas, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selanjutnya rata-rata waktu yang
dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban kerja pegawai) dibagi
dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu semester. Dengan demikian,
[image:38.612.122.508.508.674.2]akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada masing-masing bagian.
Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional
Efisiensi jumlah pegawai
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan jumlah tenaga kerja
Permasalahan dalam melaksanakan pekerjaan
Skala Likert Jumlah beban kerja
Perencanaan Pegawai di TU Fakultas dan Departemen Manajemen
Standar rata-rata waktu penyelesaian Deskripsi pekerjaan
3.2. Lokasi dan Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) yang
beralamatkan di Jl. Kamper, Wing 2 Level V dan Departemen Manajemen di
Wing Rektorat Lt.2, Kampus IPB Darmaga, Bogor. Adapun penelitian ini
dilaksanakan mulai dari bulan Desember 2006 sampai dengan Februari 2007.
3.3. Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer
dan data sekunder. Data primer berasal dari kuisioner, wawancara dan
observasi langsung pada Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen FEM IPB. Sementara data sekunder diperoleh dari hasil studi
literatur yang berkaitan dengan bahasan penelitian.
3.4. MetodePenentuan Responden
Pengambilan responden dilakukan secara sengaja (purposive), yaitu
mengambil semua pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen. Jumlah pegawai untuk TU Fakultas adalah 13 orang dan 7 orang
untuk TU Departemen Manajemen .
3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1. Studi dokumentasi
Dilakukan untuk mendalami struktur organisasi dan deskripsi
pekerjaan (Job Description) berdasarkan jenis pekerjaan. Data tersebut
akan digunakan untuk menghitung beban kerja pegawai.
3.5.2. Skala Likert
Menurut Kinnear dalam Umar (2003), Skala Likert berhubungan
dengan sikap seseorang terhadap sesuatu, yaitu:
a. Sangat tidak setuju = 1
b. Tidak setuju = 2
c. Cukup setuju = 3
d. Setuju = 4
e. Sangat Setuju = 5
Untuk membuat skala Likert dapat mengikuti langkah-langkah
1. Kumpulkan sejumlah pernyataan yang sesuai dengan sikap yang
akan diukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas (positif atau tidak
positif).
2. Berikan pernyataan-pernyataan diatas kepada sekelompok responden
untuk diisi dengan benar.
3. Respons dari setiap pernyataan dihitung dengan cara menjumlahkan
angka-angka dari setiap pernyataan sedemikian rupa sehingga
respons yang berada pada posisi yang sama akan menerima secara
konsisten nilai angka yang selalu sama.
4. Selanjutnya, mencari pernyataan-pernyataan yang tidak dapat
dipakai dalam penelitian.
Setiap jawaban responden dari pertanyaan dalam kuesioner
diberikan skor. Cara menghitung skor rataan adalah sebagai berikut:
Σ (Xi . ni)
n
Dimana:
X(bar) = skor rataan
ni = jumlah jawaban responden untuk skor i
Xi = skor nilai jawaban responden i
n = jumlah responden
Langkah selanjutnya adalah menggunakan rentang skala
penilaian untuk menentukan posisi tanggapan responden dengan
menggunakan nilai skor. Setiap skor alternatif jawaban yang tebentuk
dari teknik skala peringkatan terdiri dari kisaran antara 1 hingga 5 yang
menggambarkan posisi yang sangat negatif ke posisi yang sangat positif,
kemudian dihitung rentang skala dengan rumus sebagai berikut:
...
Dimana:
R (skor) = skor terbesar – skor terkecil M = banyaknya kategori skor
Rs = R (skor) M
X(bar) = ...(1)
3.5.3. Menganalisis beban kerja
Menggunakan formulir yang berisi kolom-kolom mengenai
aspek-aspek yang akan diperiksa yang diperoleh dari deskripsi pekerjaan
pegawai, bagaimana persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya,
frekuensi pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam satu semester, dan
jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata pegawai menyelesaikan
pekerjaan (bentuk formulir terdapat dalam Lampiran 3).
Ada beberapa tahapan proses yang harus dilakukan dalam
pengolahan data yang diperoleh, yaitu sebagai berikut :
1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama
satu semester. Perhitungannya adalah sebagai berikut (menurut
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara):
Hari Kerja efektif = X1 – (X2 + X3 + X4+X5) ...(3)
Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender
X2 = Jumlah hari sabtu&minggu dalam 1 semester
X3 = Jumlah hari libur dalam 1 semester
X4 = Jumlah cuti dalam 1 semester
X5 = lain-lain (sakit, izin, dll)
Waktu efektif = 80% x jam kerja/hari ...(4)
Waktu produktif dalam satu semester =
Hari efektif x waktu efektif ...(5)
2. Mengolah data dan menghitung berapa beban kerja pegawai.
3. Menghitung Jumlah Pegawai yang efektif dan efisien.
beban kerja dalam satu semster
Waktu produktif dalam satu semester .... (6) Jumlah pegawai
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan organisasi yang bergerak di
bidang jasa pendidikan. Sebagai perguruan tinggi yang khusus bergerak di
bidang pertanian, IPB telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan
hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun
masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang
maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research
Based University, salah satu program yang dicanangkan adalah peningkatan
kualitas output. Upaya tersebut dimulai sejak berubahnya status IPB menjadi
Badan Hukum Milik Negara (BHMN).
Visi IPB adalah “Menjadikan perguruan tinggi bertaraf internasional
dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi
utama di bidang pertanian tropika” dan misi IPB adalah menyelenggarakan
pendidikan tinggi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat kini
dan akan datang, mengembangkan IPTEKS ramah lingkungan melalui
penelitian mutakhir, meningkatkan kesejahteraan umat manusia melalui
penerapan dan pendayagunaan IPTEKS, dan mendorong terbentuknya
masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia.
Salah satu fakultas yang ada di IPB adalah Fakultas Ekonomi dan
Manajemen (FEM). FEM memiliki visi sebagai “Sebagai salah satu fakultas
yang memiliki hak otonom merupakan wahana bagi pengembangan sumber
daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang ekonomi dan
manajemen, berwawasan global (holistik) serta tanggap terhadap dinamika
ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk kesejahteraan umat
manusia” adapun misi FEM yaitu memberikan penyelenggaraan pendidikan
dan pengajaran yang bermutu dalam bidang ekonomi dan manajemen,
kelembagaan penelitian dan pengembangan dalam bidang ekonomi dan
manajemen yang berwawasan luas, serta kelembagaan dalam bidang
pengabdian kepada masyarakat yang berhubungan dengan ekonomi dan
Sumberdaya manusia di FEM terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu
tenaga akademik (dosen) dan tenaga penunjang (pegawai Tata Usaha). Tenaga
penunjang atau pegawai Tata Usaha (TU) mempunyai peranan yang sangat
penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi FEM. Namun,
pada kenyataannya masih terdapat perbedaan antara beban kerja dengan
deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan untuk masing-masing pegawai,
sehingga perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui tugas
masing-masing pegawai secara tepat. Analisis ini dilakukan dengan
mempertimbangkan banyaknya mahasiswa yang harus dilayani serta staf
pengajar yang ada di FEM. Tabel 1, 2, dan 3 menyajikan jumlah mahasiswa,
staf pengajar dan staf penunjang di FEM tahun 2006/2007.
Tabel 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 (satuan orang) Angkatan
< 39
Angkatan 39
Angkatan 40
Angkatan 41
Angkatan 42 Jenis kelamin
L P L P L P L P L P
Total
Ilmu Ekonomi 3 7 6 17 43 67 34 74 46 51 348
Manajemen 3 7 10 4 29 78 42 69 42 78 462
Agribisnis 22 10 12 14 43 59 42 71 29 71 372
Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan
4 6 2 14 15 44 22 46 18 32 203
[image:43.612.151.506.294.700.2]Sumber : Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan IPB (2007)
Tabel 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB (satuan orang)
PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha
Dosen (%) Dosen (%) Dosen (%)
Departemen IE 29 27,36 5 35,71 34 28,33
Departemen
Manajemen 22 20,75 4 28,57 26 21,67
Departemen
AGB 38 35,85 2 14,29 40 33,33
Departemen ESL 17 16,04 3 21,43 20 16,67
Jumlah 106 100 14 100 120 100
Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)
Tabel 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB (satuan orang)
PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha
Penunjang (%) Penunjang (%) Penunjang (%)
Fakultas (Dekanat) 2 15,38 11 84,62 13 100
Departemen
Manajemen 2 28,57 5 71,43 7 100
Departemen Ilmu
Ekonomi 1 16,67 5 83,33 7 100
Departemen Agribisnis 4 40,00 12 60,00 16 100
Departemen Ekonomi Sumberdaya
Lingkungan
4 37,50 11 62,50 15 100
Upaya untuk membangun dan mempertahankan kualitas output IPB (salah
satunya: FEM) dilakukan dengan cara membentuk sistem jaminan mutu untuk
mendukung visi dan misi IPB. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat
Keputusan Rektor IPB No.169/K13/PP/2004. Dengan demikian, pegawai akan
tidak hanya merasa sebagai pekerja, melainkan sebagai bagian dari sistem
yang pada akhirnya diharapkan dapat memberikan kinerja yang terbaik.
4.2. Organisasi Mutu IPB
Organisasi mutu IPB merupakan bentuk organisasi yang dibangun
untuk mendukung sistem jaminan mutu yang melekat pada struktur organisasi
IPB dan berada pada seluruh tingkat atau level, yaitu level Institut, Fakultas
dan Departemen. Rektor merupakan penanggung jawab ditingkat Institut
dengan pelaksana Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan
(DAJMP), sedang ditingkat fakultas dan departemen langsung dibawah
tanggung jawab Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Departemen.
Fungsi tiap level organisasi mutu adalah sebagai berikut:
1. Tingkat Institut (IPB) sebagai manajemen mutu terpadu
2. Tingkat fakultas sebagai jaminan mutu
3. Tingkat departemen sebagai pengendalian mutu
Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) sebagai salah satu fakultas
yang melaksanakan jaminan mutu dalam menjalankan tugas pelayanan
administrasi dan akademik yang dilaksanakan oleh Tata Usaha (TU). FEM
memiliki lima TU, yaitu TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Ilmu
Ekonomi, TU Departemen Manajemen, TU Departemen Agribisnis dan TU
Departemen Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan. Sesuai dengan fungsinya,
TU Fakultas (Dekanat) sebagai penjamin mutu (Quality Assurance),
sedangkan TU Departemen sebagai pengendalian mutu (Quality Control) yang
menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan. Dalam penelitian ini,
ruang lingkup penelitian yaitu TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen
Manajemen sebagai perwakilan dari TU departemen. Hal ini dilakukan karena
fungsi TU yang berbeda antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen,
maka akan berpengaruh pada deskripsi pekerjaan serta beban kerja pegawai
Penelitian ini berdasarkan pada klasifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB, dengan merinci deskripsi pekerjaan yang telah ada.
4.3. Karakteristik Responden
Berdasarkan hasil kuesioner, diperoleh karakteristik responden yang
terdiri dari jumlah pegawai yang menjadi responden dan masa kerja. Jumlah
dan persentase responden berdasarkan karakteristik masing-masing dapat
[image:45.612.147.488.206.666.2]dilihat pada Tabel 4,5 dan 6.
Tabel 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat)
Bagian TU Jumlah Pegawai
(Orang)
Jumlah Responden (Orang)
Kepala Tata Usaha 1 1
Keuangan 1 1
Administrasi kesejahteraan mahasiswa
1 1
Administrasi Kepegawaian 1 1
Administrasi Persuratan 1 1
Administrasi Inventarisasi 1 1
Penanggung Jawab 2 2
Urusan Rumah Tangga 5 5
Jumlah 13 13
Tabel 5. Jumlah responden di Departemen Manajemen
Bagian TU Jumlah Pegawai
(Orang)
Jumlah Responden (Orang)
Kepala Tata Usaha 1 1
Keuangan 1 1
Administrasi kesejahteraan mahasiswa
1 1
Administrasi Kepegawaian 1 1
Administrasi Persuratan 1 1
Administrasi Inventarisasi 1 1
Urusan Rumah Tangga 1 1
Jumlah 7 7
Tabel 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja. Masa
kerja (tahun)
Jumlah Responden TU Fakultas
(%) Jumlah Responden TU Departemen Manajemen
(%)
≤ 1 1 7,69 2 28,57
1-2 3 23,08 4 57,14
2-3 3 23,08 1 14,29
3-4 1 7,69 - 0,00
4-5 2 15,38 - 0,00
>5 3 23,08 - 0,00
Jumlah 13 100 7 100
Tabel 4 menunjukkan jumlah responden untuk TU Fakultas (Dekanat)
pada Tabel 6 diketahui variasi masa kerja responden di TU Fakultas (Dekanat)
dan TU Departemen Manajemen memberikan data yang representatif dari segi
waktu adaptasi responden dengan pekerjaan.
4.4. Unit kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)
Unit kerja TU Fakultas (Dekanat) adalah bagian dari organisasi FEM.
TU Fakultas (Dekanat) berperan sebagai jaminan mutu (Quality Assurance)
organisasi. Rincian tugas TU Fakultas (Dekanat) yaitu mengontrol setiap
kegiatan dan mengumpulkan setiap data dan informasi dari TU Departemen
yang ada di FEM. Selain itu, TU Fakultas (Dekanat) bertugas untuk melayani
kegiatan administrasi dan akademik bagi mahasiswa serta dosen di tingkat
Fakultas.
4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat)
akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan.
Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan
menghasilkan output yang maksimal, jika terjadi masalah pada pegawai
TU Fakultas (Dekanat) sebagai sumberdaya utamanya. Dengan
demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk
mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.
Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap
permasalahan yang dihadapi para pegawai ialah skala likert. Nilai skor
rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8. Hal ini didapatkan
dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut:
Rs = 0,8
Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai
jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden,
kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor
rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala
Tabel 7. Posisi Keputusan Penilaian
Skor rataan (x) Penilaian
1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju
1,8 – 2,6 Tidak setuju
2,6 – 3,4 Cukup setuju
3,4 – 4,2 Setuju
4,2 – 5,0 Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor
rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka
permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan
sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada
rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU
Fakultas (Dekanat) dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor
rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka
permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan
cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu
cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan
penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai
2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik
dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang
dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan
yang dihadapi oleh pegawai TU Fakultas (Dekanat) dapat dikatakan
baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam
rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU
Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat baik.
4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan pada analisis
pekerjaan, diwakili oleh tujuh pertanyaan yang menggambarkan tentang
deskripsi pekerjaan pegawai. Tabel 8 menunjukkan permasalahan
mengenai analisis pekerjaan dinilai telah baik. Sebagian besar
permasalahan telah dapat diatasi oleh atasan maupun oleh pegawai yang
bersangkutan. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua
Tabel 8. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan di TU Fakultas (Dekanat)
Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian
Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,60 Setuju
Atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan
3,54 Setuju
Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas
3,38 Cukup Setuju
Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas
3,38 Cukup Setuju
Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang
3,15 Cukup Setuju
Tan
