III. METODOLOGI PENELITIAN
4.6. Implikasi Manajerial
4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dianalisis, sehingga diperoleh solusi sebagai berikut:
(a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, antara lain deskripsi pekerjaan yang masih belum jelas, sehingga perlu diadakan uraian yang lebih jelas dan spesifik pada pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai. Deskripsi
pekerjaan pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja
pekerjaan, sehingga dapat diketahui dengan jelas setiap bagian yang harus menangani pekerjaan untuk masing-masing bagian maupun pekerjaan yang insidental. Selain itu, masalah kesesuaian posisi pegawai masih belum tepat antar kompetensi yang dimiliki dengan pekerjaan yang dikerjakan. Solusi untuk permasalahan ini adalah diadakan kembali pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi pekerjaan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam menyelesaikan pekerjaan yang dikerjakan saat ini. Berikut ini rekomendasi
deskripsi pekerjaan untuk KTU dan semua bagian pada TU
Departemen Manajemen berdasarkan beban kerja yang telah disesuaikan.
1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas bagian tata usaha
departemen
b. Membantu sekretaris departemen dalam mengkoordinir
c. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun pegawai TU d. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU dan
dosen departemen
e. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen
f. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB
g. Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU h. Membuat/merubah uraian tugas pegawai TU
i. Membuat surat pengantar laporan pegawai TU j. Mengatur jadwal kuliah berserta petugas terkait k. Membuat pengumuman jadwal perkuliahan/ujian l. Membantu menyusun rencana ATK
m. Membuat agenda departemen n. Mengarsip data kepegawaian
o. Membuat surat pengantar pengiriman surat atau dokumen kepegawaian
p. Melayani aspek komunikasi departemen
2. Deskripsi pekerjaan bagian Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan yang meliputi pekerjaan untuk tiga orang adalah sebagai berikut:
a. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa departemen
b. Mengentri data kelulusan departemen c. Data base pendidikan
d. Mengarsip surat masuk dan keluar
e. Melayani pembuatan surat masuk dan keluar f. Merekap surat masuk dan keluar
g. Membuat IP semester dan rekap IPK h. Membuat surat izin magang dan penelitian
j. Mengagendakan surat masuk dan keluar
3. Bagian Inventarisasi memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
a. Petugas piket buka pintu ruang kuliah
b. Perawatan dan pengaturan peralatan, perlengkapan dan tanaman
c. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan
perlengkapan departemen
d. Menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah/ujian, rapat, dan lain-lain
e. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless f. Membantu menyiapkan peralatan rapat g. Membantu mengatur persiapan rapat
h. Membantu menyiapkan peralatan kebutuhan dosen mengajar i. Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK
j. Penggandaan soal ujian
4. Untuk bagian Keuangan dan Urusan Rumah Tangga tidak terjadi perubahan deskripsi pekerjaan, sehingga deskripsi pekerjaan pada bagian ini masih tetap.
(b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan pegawai memiliki permasalahan keadaan kerja yaitu jumlah pegawai yang masih kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. permasalahan ini sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan), sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai, mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat
dipergunakan dengan baik. Selain itu, pelatihan yang diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya penambahan pegawai. Pelatihan yang diadakan oleh IPB seharusnya dapat diikuti PNS maupun Honorer, karena 71,45% pegawai di TU Departemen Manajemen adalah honorer. Pelaksanaan kegiatan pelatihan perlu disosialisasi secara intensif dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu dilakukan, sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para pegawai.
Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan pemberian gaji dan insentif untuk ditinjau kembali kebijakan yang telah dibuat untuk dijadikan sebagai revisi bagi FEM IPB pada khususnya, dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari inefisiensi pegawai TU.
(c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat diambil tindakan untuk meningkatkan keadaan yang sudah ada dengan terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah printer, diadakan kembali pelatihan yang sesuai
dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK yang bukan hanya sekedar ada, akan tetapi dapat dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain.
Permasalahan laporan evaluasi yang masih belum baik dapat diselesaikan dengan laporan tertulis yang jelas dan sesuai dengan yang dikerjakan. Selain itu, permasalahan tersebut juga dapat dilakukan dengan meningkatkan kualitas dan kuantitas rapat evaluasi. Berdasarkan solusi tersebut diharapkan terjadi komunikasi yang lebih baik, sehingga tercipta pola hubungan yang baik antara atasan dan bawahan serta menghasilkan solusi bersama.