BAB IV SISTEM INFORMASI PERSURATAN PELANGGARAN
4.1 Requirement Planning
4.1.2 Analisis Sistem
4.1.2.1 Problem Analysis (Analisis Permasalahan) 4.1.2.1.1 Analisa Sistem berjalan
Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu merupakan lembaga pemerintah yang menangani pelanggaran kode etik pemilu yang dilakukan oleh penyelenggara pemilu. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis terhadap user yang terlibat maka dapat dijelaskan sistem yang sedang berjalan dalam penanganan proses
persuratan. Berikut proses persuratan di gambakan dalam bentuk rich picture :
Staf Sub Bagian Penerimaan dan Registrasi Staf TU 1 Berkas Pengaduan Ketua DKPP 7 Lembar Disposisi 8 2
Ka Bag Administrasi Pengaduan
10
Kepala Biro Administrasi Ka Subbag Analisis dan Verifikasi
Berkas Pengaduan dan Disposisi 11 Berkas Pengaduan dan Disposisi 12 13 Berkas Pengaduan dan Disposisi 14 15
Jadwal Rapat Verifikasi
16 17 Rapat Pihak Terkait 22.40. Via Ekpedisi 5.20.32.38.45 Via Email 6.21.33.39.46
Approve dariPihak Terkait 3.18.30.36.43
Nota Dinas 23
24 Ka Bag Administrasi Persidangan
26
Berkas Perkara dan Nota Dinas 27
Berkas Perkara dan Jadwal Sidang
28 29
34
Jadwal Rapat Pleno 35 41 4.19.31.37.44 Putusan 42 9 25 Berkas Pengaduan
Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan
Berikut merupakan penjelasan dari rich picture proses persuratan PKEPP yang bejalan saat ini :
1. Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi memberikan berkas pengaduan yang telah dilakukan verifikasi untuk ditidaklanjuti.
pemberitahuan kepada pengadu.
3. Surat pemberitahuan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui yaitu kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Biro Administrasi.
4. Staf TU menerima surat pemberitahuan.
5. Surat pemberitahuan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email.
6. Pengadu Menerima Surat Pemberitahuan.
7. Jika Pengaduan tersebut memenuhi syarat verifikasi maka Staf TU menyerahkan lembar disposisi kepada Ketua DKPP namun jika tidak maka proses terhenti di nomor 5.
8. Ketua DKPP membuat disposisi yang ditujukan untuk Kepala Biro Administrasi dan
9. Ketua DKPP mengembalikan lembar disposisi ke Staf TU untuk diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi.
10.Staf TU menyerahkan lembar disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi.
11.Kepala Biro Administrasi menerima lembar disposisi beserta berkas pengaduan, dan membuat disposisi yang ditujukan untuk Ka Bag Administrasi Pengaduan.
berkas pengaduan kepada Ka Bag Administrasi Pengaduan. 13.Ka Bag Administrasi Pengaduan menerima lembar disposisi
berserta berkas pengaduan dan membuat disposisi yang ditujukan untuk Ka Subbag Analisis dan Verifikasi untuk dilakukan pengkajian terhadap berkas pengaduan.
14.Ka Bag Administrasi Pengaduan menyerahkan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Ka Subbag Analisis dan Verifikasi.
15.Ka Subbag Analisis dan Verifikasi menerima disposisi dan melakukan pengakajian terhadap berkas.
16.Ka Bag Administrasi Pengaduan membuat jadwal rapat verifikasi materiil dan menyerahkan lembar jadwal rapat verifikasi materiil kepada Staf TU untuk dibuatkan Surat Rapat Verifikasi Materiil.
17.Staf TU menerima lembar jadwal verifikasi materiil dan membuatkan surat rapat verifikasi materiil.
18.Surat yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui yaitu kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, dan Kepala Biro Administrasi.
19.Staf TU menerima surat rapat verifikasi yang telah melalui proses tindaklanjut.
dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email.
21.Pihak terkait menerima surat rapat verifikasi.
22.Pihak terkait melakukan rapat verifikasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
23.Setelah rapat verifikasi dilakukan, Kepala Biro Administrasi membuat nota dinas sebagai laporan terhadap rapat verifikasi yang telah dilakukan.
24.Ketua DKPP menerima nota dinas dari Kepala Biro Administrasi.
25.Ka Bag Adminitstrasi Pengaduan menyerahkan berkas pengaduan yang tidak memenuhi syarat untuk dibuatkan surat pemberitahuan.
26.Ka Bag Administrasi Pengaduan membuat nota dinas sebagai pengantar dalam menyerahkan berkas perkara ke Bagian persidangan.
27.Ka Bag Administrasi Persidangan menerima nota dinas beserta berkas perkara.
28. Ka Bag Administrasi Persidangan membuat jadwal sidang terhadap berkas perkara yang telah diterima dan memberikan lembar jadwal sidang kepada Staf TU untuk dibuatkan surat pemanggilan.
pemanggilan.
30.Surat pemanggilan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat pemanggilan yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi.
31.Staf TU menerima surat pemanggilan yang telah melalui proses tindaklanjut.
32.Surat pemberitahuan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email.
33.Pihak terkait menerima surat pemanggilan.
34.Setelah dilakukan pemanggilan maka dilakukan persidangan terhadap perkara PKEPP sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Kemudian Ka Bag membuat jadwal rapat pleno pleno putusan.
35.Staf TU menerima lembar jadwal rapat pleno dan membuat surat undangan rapat pleno putusan.
36.Surat undangan rapat pleno putusan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat tersebut yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi.
37.Staf TU menerima surat undangan rapat pleno yang telah melalui proses tindaklanjut.
38.Surat rapat pleno putusan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email.
39.Pihak terkait menerima surat rapat pleno.
40.Pihak terkait melakukan rapat pleno putusan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
41.Setelah rapat pleno dilakukan maka menghasilkan putusan terhadap PKEPP. Ka Bag Administrasi Persidangan menyerahkan putusan kepada Staf TU untuk disampaikan putusan tersebut kepada pihak terkait.
42.Staf TU menerima lembar putusan dan membuat surat penyampaian putusan sebagai surat pengantar dalam menyampaikan putusan PKEPP.
43. Surat penyampaian yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat tersebut yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi.
44.Staf TU menerima surat penyampaian putusan yang telah melalui proses tindaklanjut.
dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email.
46.Pihak terkait menerima surat penyampaian putusan.
Berdasarkan batasan masalah dalam penelitian ini dan sesuai dengan uraian proses persuratan secara keseluruhan dalam menangani pengaduan/laporan PKEPP yang dijelaskan sebelumnya, maka proses persuratan yang akan dibahas adalah mengenai kegiatan persuratan meliputi:
1. Proses Pengelolaan Data Surat PKEPP 2. Proses Disposisi Pengaduan
3. Proses Pengelolaan Data Nota Dinas
4.1.2.1.2 Identifikasi Masalah
Di dalam mengidentifikasi masalah, peneliti menganalisis sistem yang berjalan di perusahaan. Sistem yang digunakan untuk melakukan kegiatan persuratan saat ini pada dasarnya sudah memenuhi prosedur yang dibutuhkan. Namun sistem tersebut masih terdapat beberapa kekurangan, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Waktu yang relatif lama dalam penyampaian informasi persuratan kepada pihak yang berwenang dalam menindaklanjuti surat.
2. Staf TU kesulitan mendapatkan kembali rekapan surat pada saat diperlukan kerena data persuratan diolah di berbagai media yang menimbulkan ketidakakuratan dalam penyimpanan data surat.
3. Penggunaan biaya yang cukup tinggi dalam mencetak dokumen penunjang yang hilang.
4. Bagian pengaduan dan persidangan tidak dapat memantau perkembangan status persuratan PKEPP yang dibutuhkan. 5. Staf TU lambat dalam menindaklanjuti permintaan persuratan dari Bagian Pengaduan dan/atau Persidangan karena tercecernya informasi penunjang yang diterima oleh Bagian Tata Usaha.
6. Staf TU kesulitan dalam menyajikan laporan persuratan PKEPP yang akurat dan real time.
Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, peneliti mengajukan sebuah sistem informasi persuratan PKEPP yang dapat mengotomatisasi kegiatan persuratan dalam menindaklanjuti pengaduan/laporan dugaan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu serta dapat memberikan informasi persuratan secara cepat dan efisien.
4.1.2.2 Requirement Analysis
Tahap ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan-persyaratan sistem yang mendukung aktivitas persuratan PKEPP.
Tahap ini bertujuan untuk menentukan apa yang dapat dilakukan oleh sistem persuratan PKEPP ini dalam membantu persuratan menjadi lebih efisien dan efektif.
Requirement analysis akan dibagi menjadi 3 (tiga) bagian.
Berikut adalah penjelasannya:
4.1.2.2.1 Analisis PIECES
Persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk memperbaiki sistem yang berjalan dapat diperoleh berdasarkan analisis dengan menggunakan kerangka kerja PIECES dengan memperhatikan beberapa aspek yang meliputi kinerja
(performance), nilai informasi (information), nilai ekonomi
(economic), pengendalian (control), efisiensi (efficiency),
dan pelayanan (service). Analisis ini dilakukan pada sistem yang berjalan sehingga hasilnya dapat diketahui sistem yang akan diusulkan tersebut layak atau tidak, karena enam aspek tersebut harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem sebelumnya.
Gambar 4.3 Analisis PIECES
Indikator Kelemahan Sistem Berjalan Sistem Usulan
Performance Waktu yang relatif lama dalam
menyampaikan informasi persuratan kepada pihak yang berwenang untuk menindak lanjuti surat
Mempersingkat waktu dan meningkatkan kemudahan dalam pengolahan data karena sistem sudah terotomatisasi dalam satu sistem
Information Kesulitan mendapatkan kembali rekapan surat pada saat diperlukan kerena data persuratan diolah di berbagai media
Menyediakan informasi seluruh data persuratan yang akurat dengan mengintegrasikan seluruh data dalam sebuah sistem
database
Economic Penggunaan kertas untuk mencetak
informasi penunjang yang dibutuhkan dalam menindaklanjuti persuratan membutuhkan anggaran yang relatif tinggi.
Dalam jangka pendek biaya yang dikeluarkan untuk membangun sistem cukup besar namun selanjutnya hanya untuk biaya perawatan sistem
Efficiency Bagian Tata Usaha lambat dalam
menindaklanjuti permintaan persuratan dari Bagian Pengaduan dan/atau Persidangan karena tercecernya informasi penunjang yang diterima oleh Bagian Tata Usaha.
Sistem dapat menyediakan informasi penunjang yang dibutuhkan secara sistematis sehingga memberikan kepada Staf TU dalam menindaklanjuti permintaan persuratan dari bagian pengaduan dan persidangan
Control Bagian Pengaduan dan
Persidangan tidak dapat memantau perkembangan status persuratan yang dibutuhkan.
Sistem dapat memberikan informasi perkembangan tindaklanjut persuratan secara
realtime.
Service Staf TU kesilitan dalam
menyajikan laporan kegiatan persuratan.
Sistem dapat menyajikan laporan kegiatan persuratan secara otomatis.
4.1.2.2.2 Functional Requirement
Sistem yang dikembangkan harus mempunyai
a) Sistem dapat mengelola, menyimpan dan mengintegrasikan seluruh data persuratan PKEPP dengan baik
b) Terdapat fungsi tambah, edit dan hapus dalam pengelolaan data di dalam sistem
c) Sistem dapat mengatur persetujuan persuratan PKEPP d) Laporan persuratan dapat dibuat dengan mudah karena
adanya otomatisasi pada pengolahan data persuratan PKEPP
e) Sistem menyediakan fitur notifikasi sebagai pemberitahuan dalam menindaklanjuti surat
f) Sistem menyediakan otentifikasi user pada saat login
dan terdapat pembagian hak akses.
4.1.2.2.3 Nonfunctional Requirement
Nonfunctional requirement dari sistem informasi
persuratan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu yang dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. Sistem dapat mengefesiensikan waktu dalam proses pengolahan data persuratan PKEPP
2. Tampilan sistem bersifat user friendly bagi setiap user,
sehingga sistem dengan mudah dipelajari dan digunakan 3. Sistem dapat mengurangi humanerror
4. Sistem menyajikan data dan informasi yang aktual dan akurat
5. Sistem dapat melakukan integritas data dengan baik
4.1.2.3 Decision Analysis (Analisa Keputusan)
Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, persyaratan dan kebutuhan yang diinginkan, maka tahapan selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun, dan diimplementasikan. Sistem usulan ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan dalam proses kegiatan persuratan PKEPP dan memberikan solusi atas kekurangan sistem yang berjalan:
4.1.2.3.1 Menentukan Sistem Usulan
Berdasarkan persyaratan yang telah didapat maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sistem usulan yang paling mendukung proses kegiatan persuratan PKEPP tersebut yaitu sistem informasi persuratan PKEPP berbasis web (web base) yang dapat menyajikan informasi persuratan secara realtime
dengan menggunakan fasilitas internet. Selain itu sistem ini juga dapat mengintegrasikan data yang terdapat pada satu
4.1.2.3.2 Menentukan Teknologi
Sistem usulan ini dirancang dengan menggunakan tools UML
(Unified Modelling Language) dalam menggambarkan proses
sistem. Sedangkan teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah bahasa pemrograman PHP, dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang multi
platform, powerfull dan ringan. Selain itu MySQL sebagai
media penyimpanan data karena MySQL dapat menyimpan data yang cukup besar sesuai dengan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan. Peneliti menggunakan XAMPP yang merupakan web server apache yang di dalamnya sudah menyediakan database server MySQL dan mendukung pemrograman PHP. Sistem Informasi Persuratan PKEPP yang akan dibangun ini menggunakan teknologi open source dan
freeware, dimana pengembang tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk mendapatkan lisensi dari tools dan teknologi yang digunakan.
Sistem monitoring ini juga dikembangkan dengan teknologi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP yang bersifat multi platform, dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows maupun Unix dan dapat diakses dengan berbagai macam web browser, seperti Chrome, Firefox, Opera, dan lain-lain. Dengan server yang sudah terkoneksi dengan
internet maka sistem ini dapat diakses dengan mudah dimana dan kapan saja. Selain itu dalam pengembangan tampilannya, sistem dibangun dengan menggunakan teknologi HTML5 dengan front-end framework Bootstrap yang responsif, sehingga tampilan sistem akan menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat aksesnya.
4.1.2.3.3 Gambaran Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini, penulis memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi persuratan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya.
Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi persuratan PKEPP yang diusulkan digambarkan dalam bentuk rich picture
dan kemudian digambarkan dalam flow diagram . Adapun rich
picture untuk menggambarkan sistem usulan dapat ditunjukan
Sistem Informasi Persuratan PKEPP
Staf TU
Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan
2 1
Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
Ka Subbag Analisis dan Verifikasi
11 3 9 4 Pihak Terkait Via Ekpedisi 5 Ketua DKPP 7 10 6
Kepala Biro Administrasi
3 12 14 8 13 4. Mengirim surat melalui ekspedisi 5. Mengirim Surat kepada Pihak Terkait 6. Mencatat data pengiriman surat dan mengirim surat
ke email pihak
terkait permintaan surat1. Melihat data 2. Membuat surat 3. Approve surat 7. Membuat disposisi pengaduan 12. Approve nota dinas 9. Membuat disposisi pengaduan 11. Membuat Nota Dinas 7. Membuat disposisi pengaduan 11. Membuat Nota Dinas 10. Melihat Dipsosisi Pengaduan 3 3 Ka Subbag TU 3
Gambar 4.4 Rich Picture Sistem Usulan
Rich picture sistem usulan di atas menggambarkan secara
umum prosedur sistem persuratan PKEPP yang akan dikembangkan. Adapun sistem usulan di atas dapat dijelaskan secara rinci pada Standard Operating Procedures (SOP) berbentuk tabel diagram alir (flow chart) di bawah ini:
1. Proses Pengelolaan Data Surat PKEPP a) Proses Persuratan Pemberitahuan
Tabel 4.1 Persuratan Pemberitahuan
Sistem Usulan untuk Persuratan Pemberitahuan
Kepala Biro Administrasi
Ketua DKPP Kepala Bagian
Administrasi Pengaduan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan
Deskripsi Kepla Bagian
Adminitrasi Umum No MelihatSurat Pemberitahuan yang harus dibuat Mulai Staf TU Data Pengaduan Tabel Pengaduan
Input data Surat
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Staf TU Data Pengaduan Data Surat Tabel Pengaduan Tabel Surat Ka Subbag TU Data Surat Tabel Surat Kepala Bagian administrasi Umum Data Surat Tabel Surat Kepala Biro Administrasi Data Surat Tabel Surat Selesai Tolak MencetakSurat Menyerahkan Surat Pemberitahuan untuk Ditandatangani Menandatangani Surat Pemberitahuan
Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi Kepala Bagian Administrasi pengaduan Data Surat Tabel Surat Staf TU Data Surat Tabel Surat Staf TU Staf TU Data Surat Tabel Surat Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman email Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat.Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Approve Tolak Approve Tolak Aprove Tolak Approve Kepala Biro Administrasi
Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Staf TU
Penjelasan diagram alir tabel 4.1 adalah sebagai berikut:
1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian pengaduan
2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input
dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve
untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah
di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat.
6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan
approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk
ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut
10.Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi
b) Proses Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Tabel 4.2 Rapat Verifikasi
Sistem Usulan untuk Persuratan Undangan Rapat Verifikasi
Kepala Biro Administrasi
Kepala Bagian
Administrasi Pengaduan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan
Deskripsi Kepla Bagian
Adminitrasi Umum No
MelihatSurat Undangan Rapat Verifikasi yang harus
dibuat
Mulai
Staf Subbag TU
Data Jadwal
Tabel Jadwal
Input data surat
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Data Jadwal Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Workflow Ka Subbag TU Data Surat Data Jadwal Tabel Surat Data Jadwal Tabel Workflow Kepala Bagian Administrasi Umum Data Surat Data Jadwal Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Workflow Kepala Biro Administrasi Data Surat Data Jadwal Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Workflow Selesai Tolak MencetakSurat Mengirimkan Surat Rapat Verifikasi untuk
Ditandatangani Menandatangani Surat Pemberitahuan untuk Ditandatangani Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Data Surat Data Jadwal Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Workflow Staf TU Data Surat Tabel Surat Staf TU Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Aprove Tolak Aprove Tolak Aprove Tolak Aprove Staf TU
Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi
Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat Staf TU Data Surat Tabel Surat Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman email 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Kepala Biro Administrasi
Penjelasan diagram alir tabel 4.2 adalah sebagai berikut:
1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian pengaduan
2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input
dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve
untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah
di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat.
6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan
approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk
ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut
10.Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi
c) Proses Persuratan Pemanggilan Tabel 4.3 Persuratan Pemanggilan
Sistem Usulan untuk Persuratan Pemanggilan
Kepala Biro Administrasi
Kepala Bagian Administrasi Persidangan
Ka Subbag TU Staf TU Keterangan
Deskripsi Kepla Bagian
Adminitrasi Umum No Melihat Surat Pemanggilan yang harus dibuat Mulai
Input data surat
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Selesai Tolak Mencetak surat Menyerahkan Surat Pemanggilan untuk ditandatangani Menandatangani Surat Pemanggilan untuk ditandatangani Melihat Surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Approve Tolak Approve Tolak Approve Tolak Approve Staf TU Data Jadwal Data Perkara Tabel Jadwal Tabel Perkara Staf TU Data Jadwal Data Perkara Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Perkara Ka Subbag TU Data Surat Data Jadwal Data Perkara Tabel Surat Tabel Perkara Tabel Jadwal Kepala Bagian Administrasi Umum Data Surat Data Jadwal Data Perkara Tabel Surat Tabel Perkara Tabel jadwal Kepala Biro Administrasi Data Surat Data Jadwal Data Perkara Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Perkara
Kepala Bagian Administrasi Persidangan Data Surat Data Jadwal Data Perkara Tabel Surat Tabel Jadwal Tabel Perkara Data Surat Tabel Surat Staf TU Kepala Biro Administrasi Staf TU
Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat Staf TU Data Surat Tabel Surat Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman email Menscan surat yang
telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Penjelasan diagram alir tabel 4.3 adalah sebagai berikut:
1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian persidangan
2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input
dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve
untuk menyetujui surat.
