METODOLOGI PENELITIAN
4.2 System Analysis
4.2.4 Analisis Sistem Usulan
Sebelum masuk ke pembahasan dalam tahapan analisis sistem dengan menggunakan metodologi analasis berorientasi objek / object
oriented analysis (OOA) dengan tools UML, ada baiknya kita
menguraikan terlebih dahulu solusi pengembangan sistem atau tujuan di lakukannya penelitian ini yaitu:
1. Karyawan ataupun pihak manajemen dapat memperoleh informasi data stok barang dengan proses yang cepat dan akurat.
2. Karyawan dapat mengakses menu dengan mudah karena aplikasi dibuat sesuai kebutuhan.
3 Menyajikan laporan – laporan yang dapat diakses tepat waktu dan sesuai yang diinginkan oleh departemen purchasing and store order sehingga bilamana diminta oleh pihak manajemen dapat memperoleh informasi yang cepat dan akurat. 4. Membuat agenda acara dalam aplikasi supaya
memudahkan PT Tiara Royale dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier serta dapat memprediksi kebutuhan barang yang akan dibeli. 5. Membuat fitur grafik pada beberapa proses yang
waktu tertentu tentunya untuk bahan masukan perencanaan aktifitas perusahaan kedepan.
Tabel 4.2 Perbandingan sistem berjalan dengan sistem usulan
No Sistem Berjalan Sistem Usulan
1 Terlalu banyak menu yang terdapat pada aplikasi pembelian yang nyatanya tidak diperlukan dalam pengolahan data
Menu pada aplikasi pembelian disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data terkait pembelian barang.
2 Karyawan mengalami kesulitan dalam mengakses beberapa menu pada aplikasi karena aplikasi yang digunakan sering mengalami error pada saat diakses
Dengan dibuatnya aplikasi baru, menu - menu yang disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data, karyawan akan lebih mudah mengakses dan menu tidak akan mengalami error pada saat diakses.
3 informasi data stok barang yang sering tidak relevan dan membutuhkan proses lama bila ingin mengetahui stock.
informasi data stok barang dengan proses yang cepat dan tepat.
4 penyajian laporan pada aplikasi yang memakan waktu lama dan dalam memproses rekapitulasi laporan periode bulan tertentu,
Menyajikan laporan – laporan yang dapat diakses tepat waktu dan sesuai yang diinginkan oleh departemen purchasing and store order
sehingga bilamana diminta oleh pihak managemen dapat memperoleh informasi yang cepat dan akurat.
5 Belum memiliki data agenda acara.
Membuat agenda acara dalam aplikasi supaya memudahkan PT Tiara royale dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier serta dapat memprediksi kebutuhan barang yang akan dibeli.
6
Tidak memiliki grafik laporan . Menyediakan grafik laporan untuk mempermudah melihat informasi perbandingan laporan bulanan dalam kurun 1 tahun.
4.2.5 Daftar Pengguna Sistem
Pada tahap ini adalah mengidentifikasi pelaku bisnis (pengguna sistem). Dengan mengkonsentrasikan pada pelaku, kita dapat mengetahui bagaimana sistem ini akan digunakan dan bagaimana sistem ini akan dibangun, dan juga membantu menyaring dan mendefinisikan lebih lanjut lingkup dan batasan sisten tersebut. Memang tabel ini tidak termasuk dalam model yang disediakan oleh UML, namun menurut penulis tabel berikut memiliki peran yang cukup penting untuk mendokumentasikan pelaku yang nantinya akan digunakan dalam perancangan use case.
Tabel 4.3 DaftarActor pengguna Sistem Pembelian
No Actor Description
1 Purchasing Supervisor (Bagian
Pembelian )
Bertanggung jawab pada pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan dari semua departemen.
2
Purchasing Buyer (Bagian
Pembelian )
Memastikan bahwa semua pembelian telah sesuai dengan prosedur yang telah digariskan perusahaan
3 Purchasing Administration (Bagian Pembelian )
Menyelenggarakan komputer administrasi secara tertib.
4 Manajemen (Direktur Operasi) Bertanggung jawab dalam menyetujui rekan
supplier perusahaan.
5 Manajemen (Direktur utama)
Melihat laporan – laporan pembelian yang dilakukan perusahaan.
6 Supplier Rekanan yang mensupply barang kebutuhan.
7 Bagian Gudang Bertanggung jawab dalam menjaga dan mengecheck ketersediaan bahan pokok.
8 Bagian Penerimaan Bertanggung jawab dalam mengecheck kedatangan barang/ bahan dari supplier.
9 Bagian Personalia Bertanggung jawab dalam agenda acara, dan konfirmasi dengan supplier.
Pembelian Manajemen Supplier
Klasifikasi barang dan memilih supplier dalam daftar rekanan ? Membuat Form Pembelian (PO) Penerimaan Barang Tidak disetujui Tidak ada dalam daftar rekanan Purchase order diajukan ke pimpinan yang berwenang ( Direktur ) Purchase Order Disetujui cari dan seleksi
kualifikasi supplier baru Penawaran dari Supplier disetujui Gudang Mulai Stock Barang ? Stock cukup Stock minim Cek stock Catat stock barang minim request pembelian barang (PO) Negosiasi dan meminta penawaran harga dengan supplier seleksi Supplier Konfirmasi barang yang akan dipesan ke supplier Periksa stock barang Purchase order 1 Membuat Surat jalan, Faktur Surat jalan Purchase order 2 Cek barang dan surat jalan,dan faktur Cek Kondisi barang ? sesuai Tidak sesuai TTB 2 sesuai 3 2 Retur Barang 2 Persetujuan direktur ? cek Setuju Mencatat data PO,TTB, Nota Pembayaran,R etur barang PO
Laporan data barang, data supplier, data pembelian, data penerimaan barang, data retur barang, data agenda acara,
data barang masuk, data barang keluar selesai Rekanan terdaftar dan sesuai Purchase order 3 2 Purchase order 1 Barang dikirim ke gudang, departmen yang membutuhkan 1 1 2 2 Barang supplier Periksa Agenda Acara Agenda Acara ? Schedule acara kosong Ada Schedule acara data rekanan supplier Membuat laporan
Laporan data barang, data supplier, data
pembelian, data penerimaan barang,
data retur barang, data agenda acara, data barang masuk, data barang keluar
Personalia Agenda Acara Memasukkan data Agenda Acara seleksi kualifikasi supplier TTB Baran g Agend a Acara R et u r Baran g Suppl i er Membuat TTB Membuat Retur Barang Review agenda acara Agen da Acara Stock Minim Buat request pembelian barang (PO) request Pembelian (PO) dari setiap bagian Diajukan kepada Dir. Operasiona l Masukkan supplier ke data rekanan Supplier Membuat Nota Pembayaran Keuangan faktur Memeriksa dokumen Melakukan pembayaran Retur TTB Nota Pembayaran Retur Barang 3 2 TTB 2 Nota Pembayaran 2 Acc Nota pembayaran 3 3 PO
Tabel 4. 4 Daftar Use Case Sistem yang diusulkan
No Use Case Name Description Actor
1 Input Data
Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
memasukkan data barang yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
2 Input Data
Supplier
Use case ini menggambarkan kegiatan
memasukkan data supplier yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
3 Input Pembelian
(Purchase
Order)
Use case ini menggambarkan kegiatan
bagian pembelian membuat purchase order.
Pembelian
4 Input Retur Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
bagian pembelian membuat informasi data barang yang diretur.
Pembelian
5 Input Data User Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data user yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
6 Cek Data Barang Use case ini menggambarkan kegiatan mencari data barang yang ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
7 Cek Supplier Use case ini menggambarkan kegiatan
mencari data supplier yang ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
8 Cek Agenda Acara
Use case ini menggambarkan kegiatan
mencari data Agenda Acara yang ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Gudang
9
Cek Retur
Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
mencari data Cek Retur Barang yang ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
10
Input Agenda Acara
Use case ini menggambarkan kegiatan
memasukkan data acara yang dilakukan oleh bagian personalia.
Personalia
11
Transaksi Tanda Terima Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form Tanda Terima Barang. Penerimaan Barang 12 Nota Pembayaran
Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form nota pembayaran Penerimaan Barang 13 Transaksi Retur Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form Retur Barang Penerimaan Barang 14 Transaksi Barang Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan
bag.gudang memasukkan data barang
keluar. 15
Transaksi Barang Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan
bag.gudang memasukkan data barang masuk.
Gudang
16
Laporan Data Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data barang.
Manajemen
17
Laporan Data Supplier
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data supplier. Manajemen 18 Laporan Data Penerimaan Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data penerimaan barang
Manajemen
19
Laporan Data Retur
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data retur barang.
Manajemen
20
Laporan
Pembelian (PO)
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data laporan pembelian barang.
Manajemen
21
Laporan Barang Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat laporan barang masuk.
Manajemen
22
Laporan Barang Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat laporan barang keluar.
Manajemen
23
Super User Use case ini menggambarkan kegiatan admin mengelola aplikasi
Pembelian (admin)
Setelah mengetahui use case yang ada pada sistem, maka dapat diketahui
Input Data Input Data Barang Input Data Supplier Input Retur Barang Transaksi Pembelian
Input Data User Input Pembelian
(PO)
Cek Data
Cek Agenda Acara
Input Agenda Acara
Personalia
Laporan
Laporan Data Barang
Laporan Data Supplier Laporan Data Penerimaan Barang Manajemen Transaksi Barang masuk Transaksi tanda terima barang Laporan Barang Masuk Cek Barang Penerimaan Barang Laporan Barang Keluar Transaksi Barang Keluar Cek Supplier
Cek Data Retur Barang Transaksi Retur Barang Pengelolaan Aplikasi Super User Admin(Pembelian) Laporan Pembelian (PO)
Laporan Data Retur Barang Nota Pembayaran
Gudang
Output Data
Nota Pembayaran
Tanda Terima Barang Supplier
Keuangan
Gambar 4.5 Use case Diagram pembelian barang sistem yang diusulkan
