METODOLOGI PENELITIAN
4.2 System Analysis
4.2.2 Proses Pembelian pada Departemen Purchasing and Store Order Proses Pembelian pada Departemen purchasing and store order
yang terdapat dalam Standar Operasi Perusahaan (SOP) dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Purchasing Supervisor pada departemen purchasing
and store order menerima requisition dari
departemen Gudang atau departemen lainnya yang telah disetujui oleh manager terkait dan direktur keuangan atau pihak berwenang.
b. Selanjutnya purchasing supervisor memilih supplier
yang ada dalam daftar rekanan dan kemudian mengklasifikasikan barang-barang yang akan
diorder berdasarkan jenis barang yang ditawarkan
supplier.
c. Jika supplier tersebut merupakan supplier baru, maka harus melalui tahapan seleksi supplier sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan (SOP) –
d. Supplier yang telah lolos tahapan seleksi, akan dikonfirmasi oleh bagian personalia kemudian diajukan kepada direktur operasi untuk diminta persetujuannya menjadi rekanan, dan dicatat data –
data mengenai supplier oleh purchasing
administration
e. Supplier yang telah dipilih kemudian dihubungi
untuk memastikan barang – barang yang akan di
order tersedia dan kemudian dibuatkan Form
Purchase Order (PO) dengan menjelaskan
informasi barang yang akan dibeli ( Jenis barang, spesifikasi, jumlah, harga dan lain – lain) dan tanggal kedatangan barang.
f. Purchase order yang telah dibuat, diteliti kembali
oleh purchasing supervisor dan dimintakan persetujuannya kepada bagian keuangan sebelum melakukan pembelian atau dikirim ke supplier.
g. Purchasing supervisor mengkonfimasikan kembali
kepada supplier bahwa barang – barang yang diorder tersebut sudah bisa dikirim.
h. Purchase order yang telah dikeluarkan kemudian
dipantau untuk memastikan kedatangan barang sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
i. Kedatangan barang yang telah dibeli diverifikasi sesuai dengan Standar operasional (SOP) – GUD –
02 proses penerimaan dan penyimpanan barang. 4.2.2.1 Sistem yang Sedang Berjalan
1. Setiap Departemen tidak diperkenankan membeli barang kebutuhan departemen sendiri – sendiri, melainkan dipusatkan melalui departemen purchasing and store order.
2. Purchase Requisition (PR) atau permintaan
pengadaan barang dari setiap bagian dilakukan melalui aplikasi pembelian dengan mengisi data keterangan dengan jelas atas barang yang diperlukan pada aplikasi atau melalui form request permintaan barang.
3. Oleh purchasing administration data purchase
requisition di printout menjadi form purchase
requisition selanjutnya diminta persetujuannya oleh
Manajemen Setelah purchase requisition disetujui,
purchasing supervisor melakukan pemesanan
kepada supplier atau vendor dengan dasar pembelian bersaing dan diplih yang terbaik dari beberapa yang sesuai berdasarkan : Kualitas, Harga, Pengiriman tepat waktu ( good service )
4. Setelah barang yang sesuai dengan permintaan dipesan oleh bagian purchasing melalui aplikasi program purchase requisition diubah menjadi
purchasing order ( PO) dan diprint out menjadi
form PO, selanjutnya form pembelian (PO) tersebut diajukan kembali kepada manajemen untuk dimintai tanda tangan dari pembuat PO dan peminta barang. 5. Barang dikirm oleh supplier atau vendor disertai
faktur, surat jalan, dan kwitansi tagihan atas barang tersebut, barang diterima oleh bagian penerimaan
( receiving)
6. Bagian penerimaan meminta form pembelian (PO) dari departemen purchasing and store order untuk mengecek apakah barang yang diterima sesuai dengan form pembelian (PO) untuk supplier
tersebut, apabila tidak sesuai dengan persyaratan yang tertera pada form pembelian (PO), maka bagian penerimaan berhak menolak dan membicarakan dengan yang bersangkutan.
7. Bagian penerimaan melalui aplikasi dilakukan pemotongan terhadap sejumlah barang yang diterima, baik sudah seluruhnya atau baru sebagian, selanjutnya dapat dikeluarkan Tanda Terima Barang
(TTB) melalui aplikasi, sesuai dengan item dan jumlah yang diterima.
8. Bagian penerimaan barang kepada pengirim barang menyerahkan TTB dan salinan form pembelian (PO), selanjutnya oleh petugas pengirim barang salinan TTB, form pembelian (PO), Faktur dari suplier, nota pembayaran diserahkan ke bagian keuangan untuk diperiksa dan diproses pembayarannya.
9. Barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang segera didistribusikan ke masing – masing bagaian yang memesan barang tersebut berikut salinan TTB.
10. Setelah barang diterima seluruhnya dan transaksi telah selesai dilakukan maka departemen
purchasing and store order melalui aplikasi
program pembelian barang data untuk transaksi pada supplier tersebut ditutup.
11. Departemen purchasing and store order akan
memberikan laporan kepada manajemen melalui aplikasi meliputi :
a. Daftar Supplier berserta item dan harganya
c. Daftar Penerimaan Barang
d. Daftar Retur barang
12. Apabila terjadi keadaan aplikasi pembelian terhenti atau, supervisor dan user purchasing secara langsung melakukan koordinasi untuk melakukan operasional secara manual, selanjutnya setelah aplikasi dapat kembali normal, data pada manual langsung dimasukkan kembali kedalam aplikasi dan dilakukan penyesuaian.
Pembelian Manajemen Supplier
Klasifikasi barang dan memilih supplier dalam daftar rekanan
Membuat purchase order
Penerimaan Barang Tidak disetujui Tidak ada dalam daftar rekanan Request Pembelian (PO)
Purchase Order Purchase Order Gudang Mulai Stock Barang ? Stock cukup Stock minim Cek stock Catat stock barang minim
Stock Minim Negosiasi dan meminta penawaran harga dengan supplier seleksi Supplier Konfirmasi barang yang akan dipesan ke supplier Periksa stock barang
Purchase order 1 Membuat Surat jalan, faktur Surat jalan Purchase order 2 Cek barang dan surat jalan,faktur Kondisi barang Membuat retur sesuai Tidak sesuai Tanda terima barang 2 sesuai Retur 2 Persetujuan direktur cek Setuju Mencatat data PO,TTB, Nota pembayaran,Re tur PO, Membuat laporan laporan selesai Rekanan terdaftar Purchase order 3 2 Purchase order 1 Barang dikirim ke gudang, departmen yang membutuhkan 1 1 2 2 Barang Penawaran disetujui Data Laporan Buat Request Pembelian (PO) Mencari dan seleksi kualifikasi supplier Supplier Penawaran dari Supplier disetujui Persetujuan Direktur Acc Oleh bag. Keu TTB Keuangan Memeriksa dokumen Melakukan pembayaran buat Nota Pembayaran Buat TTB Retur Brg Nota Pembayaran 2 Acc Nota pembayaran 3 2 Retur 3 2 Tanda terima barang 2 Nota pembayaran, 3 3 faktur
4.2.2.2 Analisis Sistem Berjalan
Setelah melihat data maupun informasi yang dibutuhkan dan melihat sistem berjalan pada PT. Tiara Royale sepintas tidak memiliki kendala yang berarti, namun bila melihat langsung pada prakteknya di lapangan sistem berjalan pada PT. Tiara Royale memiliki kendala dalam hal sistem aplikasi pembelian barang dimana didalamnya mengenai penyimpanan data barang, penyimpanan data supplier, penyimpanan data stock barang, input pembelian (purchase order) , transaksi –transaksi, hingga tahap laporan. Saat ini manajemen data pembelian barang sudah terkomputerisasi dalam penanganan alur transaksi. Namun aplikasi tersebut memiliki kendala yaitu Terlalu banyak menu yang terdapat pada aplikasi yang nyatanya tidak diperlukan dalam pengolahan data, karyawan mengalami kesulitan dalam mengakses beberapa menu pada aplikasi karena aplikasi yang digunakan sering mengalami error pada saat diakses, hal itu sering terjadi saat karyawan ingin mengakses menu print atau mencetak dokumen dimana aplikasi tidak merespon perintah yang diinginkan. Permasalahan lain yang sering timbul dalam penyajian laporan pada aplikasi yang memakan waktu lama dan dalam memproses rekapitulasi laporan periode bulan tertentu, dan terkadang proses mengalami error sehingga harus memulai dari awal lagi, kendala
departemen purchasing and store order bilamana data tersebut harus disajikan cepat dan dilaporkan pada manajemen perusahaan, hal itu membuat departemen purchasing and store order kembali menggunakan cara manual dalam membuat laporan kegiatan transaksi pembelian, serta penyajian informasi stock barang yang kurang akurat mengakibatkan keterlambatan dalam pembelian barang. Dalam hal ini suatu pengolahan data pada departemen
purchasing and store order sangat membutuhkan aplikasi yang
dapat menjadi solusi dari kendala – kendala yang telah disebutkan tadi tentunya dapat memudahkan kinerja karyawan sehingga kegiatan pembelian barang dapat berjalan efektif, lancar dan efisien.
Pada tahapan ini, penulis menggunakan pendekatan Model-Driven dengan metodologi Object Oriented Analysis (OOA) dan
Unified Modelling Language (UML) sebagai tools untuk
menvisualisasikan sistem yang sedang berjalan.
4.2.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Setelah melihat permasalahan atau kendala yang ada pada sistem informasi pembelian barang PT. Tiara Royale pada departemen purchasing and store order maka perlu dibuat analisis kebutuhan sistem tentunya untuk mengetahui kebutuhan apa saja
yang dibutuhkan pada sistem informasi pembelian PT. Tiara Royale pada departemen purchasing and store order, yaitu :
1. Pada Proses Input dibutuhkan input data barang, input data supplier input data pembelian (PO), input retur barang, input agenda acara, dan input user.Beberapa proses input data tetntunya dibutuhkan proses cek untuk melihat ketersedian barang atau, kapan agenda acara itu dilaksanakan seperti cek data barang, cek data supplier, cek agenda acara, cek retur barang.
2. Pada Proses Transaksi dibutuhkan transaksi barang masuk, transaksi barang keluar, transaksi tanda terima barang, nota pembayaran, retur barang.
3. Pada Proses Keluaran dibutuhkan laporan data barang, laporan data supplier, laporan pembelian (PO), laporan barang masuk, laporan barang keluar, laporan penerimaan barang laporan retur barang.selain itu dibutuhkan juga fitur grafik pada beberapa proses yang tujuannya melihat informasi laporan dalam kurun waktu tertentu tentunya untuk bahan masukan perencanaan aktifitas perusahaan kedepan.
