BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
B. Analisis Sistem
1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis Sistem merupakan gambaran tentang sistem yang sedang berjalan saat ini di Toko Oleh-Oleh F2 pada bagian bagian pemesanan oleh-oleh khas minang, sistem yang digunakan saat ini msih dengan cara manual yaitu dengan cara menggunakan media kalkulator dan buku sebagai alat tulis serta untuk memprosikannya menggunakan spanduk.
Teknik penjualan yang dilakukan oleh Toko Oleh-Oleh F2 adalah dengan cara menitipkan beberapa makanan khas minang seperti; sanjai, keripik, lapan-lapan, dll kewarung-warung terdekat, sehingga Toko Oleh-Oleh F2 kurang dikenal oleh masyarakat luas, proses pembeliannya pun harus dilakukan dengan mendatangi warung tersebut. Ini disebabkan karena kurangnya keefektifan media promosi yang digunakan oleh Toko Oleh-Oleh F2 pada saat ini.
Gambar 6. ASI lama : Sistem Penjualan Toko F2
Dari gambar 8 aliran sistem yang sedang berjalan diatas maka dapat diuraikan pengolahan data penjualan pada toko F2 :
1) Konsumen melakukan pembelian/pemesanan barang kepada pegawai toko dan pegawai toko mencatat pemesanan konsumen
Konsumen Admin Pimpinan Toko
Faktur pembelian Pengolahan Data Penjualan Faktur Pembelian Lap.Penjualan (harian,mingguan, bulan,tahunan) Lap.Produk N Data : Konsumen, - Barang - Pemesanan - Pembelian Lap.Penjualan (harian,mingguan,bul an,tahunan) Lap.Produk Validasi Lap.Penjualan (harian,mingguan,bul an,tahunan) Lap.Produk Lap.Penjualan (harian,minggua n,bulan,tahunan) Lap.Produk C Data : Konsumen, -Barang - Pemesanan - Pembelian
2) Kemudian pegawai toko melakukan pengolahan data penjualan sesuai dengan pembelian yang dilakukan oleh konsumen. 3) Setelah melakukan pengolahan data penjualan maka dihasilkan
faktur pembelian yang dibuat 2 rangkap,1 rangkap diberikan kepada konsumen dan satu lagi untuk diarsipkan,dan juga
menghasilkan laporan penjualan,laporan persediaan barang,laporan pembelian,dan laporan pemesanan yang dibuat 2 rangkap.
4) Pegawai toko kemudian memberikan laporan kepada pimpinan toko untuk ditandatangani, laporan yang sudah di tandatangani diserahan kembali kepada pegawai toko sebanyak 1 rangkap untuk diarsipkan, sedangkan 1 rangkap di simpan oleh pimpian toko untuk menjadi arsip toko.
2. Analisis Yang Diusulkan
Tahap analisis sistem informasi adalah tahapan penting dalam perancangan sistem informasi, analisis sitem informasi yang akan digunakan pada Toko Oleh- Oleh Khas Minang F2 ini adalah sistem informasi pemasaran dan pengolahan data penjualan. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen(tahapan analisis; identify, understand, analyzer, report) dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikanya, dan dapat diusulkan masukan baru pada sistem yang sedang diterapkan selama ini.
Pemililik toko oleh-oleh kas minang F2 menginginkan suatu sistem media promosi yang akan meningkatkan hasil penjualan, sehingga menambah pemasukan yang didapatkan, serta para pembeli dengan mudah mendapatkan informasi yang efektif untuk mendapatkan oleh-oleh khas minang yang diinginkan. Dengan adanya media promosi berbasis web ini, maka setiap orang dapat memperoleh dengan jelas mengenai toko oleh-oleh khas minang F2.
Konsumen Admin Pimpinan Toko
Situs web Situs web Situs web
Home Home Home Login konsumen Login Administrator Login Pimpinan Transaksi pembelian Informasi user Faktur
Pengolahan data user
Pengolahan Db Order,Konfirmasi Informasi: -Lap.Penjualan( harian, bulanan, tahuan) -Lap.Produk C --Lap.Penjualan ( harian, bulanan, tahuan) -Lap.Produk -Lap.Penjualan( harian, bulanan, tahuan) -Lap.Produk Entri Data :Pemesanan,Pe mbeli C Lap.Penjualan ( harian, bulanan, tahuan) -Lap.Produk Validasi Proses Entri Data Konfirmasi
Entri data ,produk, rasa, ongkir,
Informasi :
Gambar 7. ASI baru :Sistem Informasi Pada Toko F2
Dari gambar 7 aliran sistem informasi yang diusulkan diatas maka diuraikan pengolahan data penjualan pada toko F2 sebagai berikut: 1) Pada tahap awal user melakukan login dan melakukan proses
transaksi pembelian
2) Kemudian diperoleh informasi user.
3) Entri data pemesana dan user yang masuk kedalam pengolahan data user setelah itu diproses
4) Setelah melakukan pengolahan data maka dihasilkan tampilan faktur untuk user,setelah itu maka user akan mengentrikan data konfirmasi
5) Admin juga melakukan login dan menginputkan data produk, rasa dan ongkir kemudian juga masuk kedalam pengolahan data user 6) Setelah melakukan pengolah maka dihasilkan tampilan informasi
pemesanan dan konfirmasi, kemudian data diolah lagi dan masuk pada db orders dan konfirmasi.
7) Maka dihasilkanlah informasi berupa laporan penjualan dan laporan produk .
8) Kemudian laporan penjulan dan laporan produk tersebut akan dilihat oleh pimpinan toko pada saat pimpinan toko melakukan login
9) Jika laporan sudah dicek maka pimpinan tko akan memvalidasi laporan.
10) Setelah valid maka lapran akan dicetak rangkap dua,satu untuk pimpinan toko dan satu untuk admin dan disimpan berdasarkan tanggal.
3. Hasil Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasrkan analisis sistem lama atau sistem yang sedang berjalan yang digunakan oeh pemilik toko F2 adalah sebagai berikut :
a. Sistem yang sedang berjalan di toko F2 masih bersifat manual belum terkomputerisasi, sehingga proses penginputan data penjualan tidak efektif.
b. Proses perhitungan keuangan pun masih bersifat manual, sehingga dalam proses pengolahan data penjualn pun sering terjadi kesalahan dalam perhitungannya atau kurang teliti dalam mengolah data. c. Hasil pencatatan dari pengolahan data penjualan pun masih manual
sehingga dapat memungkinkan terjadi kerusakan pada buku,atau pun hilang.
d. Waktu yang dipakai dalam proses pengolahan data penjualan pun tidak efisien atau lama.
4. Hasil Analisis Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan analisis sistem baru atau analisis yang diusulkan berjalan yang digunakan oleh toko F2 adalah sebagai berikut :
a. Terjadinya pengembangan sistem dari sistem manual ke sistem informasi berbasis e-commerce yang aplikasinya ditempatkan pada
pegawai toko untuk memepermudah pegawai toko dalam melakukan proses pengolahan data penjualn.
b. Pelayanan menjadi cepat,dan tidak memakan waktu yang banyak c. Pembuatan laporan penjualan yang aman karna menggunakan
komputer
d. Tidak hanya konsumen dalam daerah yang mengetahui tentang oleh-oleh khas minang, tetapi dapat juga diketahui oleh konsumen luar daerah dikarenakan telah menggunakan e-commerce sebagai salah media promosi.