Jenis Pendidikan
6.1.6 Analisis terhadap aspek lain yang menunjang
Ada analisis tambahan terhadap beberapa aspek lain yang dianggap menunjang, yaitu analisis terhadap sarana-sarana yang sering digunakan untuk mendapatkan knowledge, kegiatan-kegiatan yang menunjang pekerjaan, dan keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing di organisasi saat ini. Berikut ini adalah hasil dari analisis yang telah didapatkan
a. Frekuensi sarana yang sering digunakan organisasi untuk mendapatkan
knowledge
Dari hasil mengenai frekuensi yang digunakan organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri untuk mendapatkan knowledge didapatkan bahwa organisasi sudah sering dan pernah melakukan kegiatan-kegiatan untuk menggali pengetahuan dengan mencapai 72.47 % melalui berbagai sarana yang ada, seperti yang ditunjukkan pada tabel 6.6. Hasil tersebut direpresentasikan dalam gambar 6.9 yang menunjukkan grafik perbandingan antara sarana-sarana yang paling banyak digunakan. Dari gambar tersebut terlihat bahwa kebanyakan staf PT. Fajar Hutama Mandiri paling banyak memanfaatkan aliansi organisasi sejenis untuk mendapatkan knowledge, namun pada gambar 6.10 dapat dilihat bahwa sarana yang paling sering dan sehari-hari digunakan untuk mendapatkan knowledge adalah dari database perusahaan.
Tabel 6.6 Sarana yang sering digunakan PT. Fajar Hutama Mandiri untuk mendapatkan
knowledge
No Sarana
Jawaban Tidak
Tahu Pernah Sering Jumlah
1 Universitas 43 80 45 168
2 Akademi 53 87 28 168
3 Lembaga Penelitian 57 86 25 168
4 Konsultan 73 82 13 168
5 Aliansi organisasi sejenis 21 90 57 168
7 Kompetitor 26 78 64 168 8 Mencari dari buku (e-book)
atau literatur 33 101 34 168
9 Internet 35 96 37 168
10 Seminar atau event-event
tertentu 56 87 25 168 11 Pencarian di database organisasi 30 63 75 168 12 Perpustakaan 50 86 32 168 Jumlah 555 1021 440 2016 Rata-rata 27.53 50.64 21.83 100
Gambar 6.9 Sarana yang pernah dimanfaatkan oleh organisasi untuk mendapatkan knowledge
0 20 40 60 80 100 120 140 160 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Gambar 6.10 Sarana yang sering dimanfaatkan oleh organisasi untuk mendapatkan knowledge
b. Frekuensi kegiatan yang menunjang pekerjaan
Dari hasil mengenai frekuensi kegiatan yang dirasakan menunjang organisasi PT. Fajar Hutama Mandiri dalam melaksanakan pekerjaan, didapatkan bahwa melakukan diskusi dengan sesama rekan kerja dan mencari tahu atau sharing knowledge dengan orang-orang di sekitar dirasakan paling menunjang dalam membantu pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Pada tabel 6.7 dan gambar 6.11 menunjukkan perbandingan frekuensi kegiatan-kegiatan yang dirasakan menunjang organisasi dalam melaksanakan pekerjaan.
Tabel 6.7 Frekuensi kegiatan yang menunjang pekerjaan di PT. Fajar Hutama Mandiri
No Kegiatan
Jawaban Tidak
Tahu
Tidak
Menunjang Menunjang Jumlah
1
Melakukan kegiatan untuk mempelajari buku manual 8 6 154 168 2 Melakukan diskusi 11 0 157 168 0 20 40 60 80 100 120 140 160 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sering Jarang
3 Mengikuti seminar 30 22 116 168 4 Berbagi mengenai pemecahan suatu masalah 13 0 155 168
5 Membaca publikasi yang
telah ada 35 29 104 168
6 Berbagi file melalu
internet maupun intranet 30 0 138 168
7 Bertukar informasi
menggunakan email 18 7 143 168
8 Melakukan survey 34 32 102 168
9 Membaca best practice 41 17 110 168
10
Mencari tahu melalui orang-orang di sekitar organisasi
11 0 157 168
11 Terlibat dalam proyek
tertentu 26 11 131 168
12 Kunjungan ke organisasi
lain 28 27 113 168
13 Workshop dan pelatihan 21 0 147 168
14 Mencari di internet 18 12 138 168 15 Menelusuri database organisasi 30 0 138 168 16 Berkunjung ke perpustakaan 30 25 113 168 Jumlah 384 188 2116 2688 Rata-rata 14.29 6.99 78.72 100
Gambar 6.11 Frekuensi dari kegiatan yang menunjang pekerjaan di PT. Fajar Hutama Mandiri
c. Keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing saat ini
Dari hasil analisis yang mengenai keterlibatan pihak-pihak dalam
knowledge sharing saat ini didapatkan bahwa jajaran direksi dan
kepala bagian belum terlibat secara maksimal dalam kegiatan
knowledge sharing saat ini di organisasi, sedangkan untuk posisi-posisi
lainnya kebanyakan sudah mulai terlibat dan telah menjadi budaya sehari-hari organisasi. Dengan adanya keterlibatan semua posisi yang ada di organisasi diharapkan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh pihak manajemen dapat di-share dengan pihak staf dan begitu pula sebaliknya sehingga penerapan Knowledge Management dapat berlangsung dengan baik. Tabel 6.8 dan Gambar 6.12 menunjukkan grafik dari keterlibatan dalam knowledge sharing yang terjadi di PT. Fajar Hutama Mandiri saat ini.
0 20 40 60 80 100 120 140 160 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Tabel 6.8 Keterlibatan pihak-pihak dalam knowledge sharing saat ini No Kegiatan Jawaban Tidak Tahu Tidak
Terlibat Terlibat Jumlah
1 Direksi 92 42 34 168
2 Kepala Bagian 82 44 42 168
3 Kepala Sub Bagian 27 25 116 168
4 Staff 30 14 124 168
5 Non Struktural 19 43 106 168
Jumlah 250 168 422 2116
Rata-rata 29.76 20.00 50.24 100
Gambar 6.12 Frekuensi keterlibatan posisi dalam knowledge sharing saat ini
6.2 Pembahasan
Pengukuran terhadap kesiapan pengimplementasian knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri dilakukan dengan menggunakan
kuesioner dan wawancara sebagai alat ukurnya. Wawancara digunakan untuk mendukung hasil kuesioner yang didapat dan mendapatkan pernyataan dan strategi yang lebih mendetail dari level manajerial dalam hal ini Kepala Divisi Pengembangan IT yang dapat dilihat pada lampiran 3. Respoden kuesioner
0 20 40 60 80 100 120 140 1 2 3 4 5
penelitian ini adalah 168 staf PT. Fajar Hutama Mandiri dari 200 kuesioner yang disebar.
Penelitian ini menyusun framework level/tingkat kesiapan implementasi
knowledge management yang dibangun dari 3 aspek dan dibagi kedalam 14
dimensi. Dimensi-dimensi dalam aspek tersebut saling berhubungan dan melengkapi, yang menggambarkan sejauh mana tingkat/level kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan Knowledge Management.
Berdasarkan hasil pengukuran dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Fajar Hutama Mandiri sudah siap untuk menerapkan knowledge management, secara keseluruhan hasil menunjukkan bahwa tingkat kesiapan implementasi KM pada PT. Fajar Hutama Mandiri sudah berada pada level/tingkat ready dengan rata-rata kesiapan sebesar 75,58 %, hasil dari setiap aspek baik dari aspek abstract, soft maupun hard juga sudah berada pada level ready. Beberapa dimensi sudah sangat baik dan beberapa dimensi masih membutuhkan perbaikan agar penerapan knowledge management dapat lebih berhasil, stabil dan dapat meningkatkan keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal.
Dari hasil tersebut, dikembangkan langkah-langkah dan strategi yang perlu dilakukan untuk meningkatkan tingkat kesiapan Knowledge Management di PT. Fajar Hutama Mandiri pada dimensi-dimensi yang belum cukup baik dan membutuhkan beberapa perbaikan agar menjadi lebih siap dan optimal dalam mengimplementasikan knowledge management, yaitu:
1. Untuk menumbuhkan sikap dan inisiatif organisasi dalam menerapkan
knowledge management, ada beberapa hal yang perlu dilakukan adalah:
a. Melakukan sosialisasi yang lebih intensif mengenai definisi, manfaat dan kontribusi Knowledge Management baik bagi organisasi maupun individu didalamnya, karena dengan mengetahui dan memahami manfaat dan kontribusi KM bagi organisasi maupun terhadap individu-individu didalamnya, maka inisiatif individu untuk berkontribusi dan menerapkan
b. Mengadakan sosialisasi dan pemahaman yang mendalam mengenai visi dan misi organisasi untuk menerapkan knowledge management. Dengan mengetahui dan memahami visi dan misi organisasi untuk menerapkan
knowledge management maka individu-individu dalam organisasi akan
mempunyai keyakinan bahwa penerapan knowledge management akan meningkatkan mutu dan kualitas pegawai, menambah nilai pengetahuan bagi organisasi sehingga dapat meningkatkan daya saing perusahaan dan berdampak pada kesejahteraan semua elemen didalamnya.
2. Untuk meningkatkan agar dimensi kepemimpinan (leadership) menjadi lebih baik, ada beberapa hal yang perlu dilakukan:
a. Meningkatkan keterlibatan jajaran direksi dan kepala bagian dalam kegiatan knowledge sharing, saat ini keterlibatan jajaran direksi dan kepala bagian masih dirasakan kurang. Perlu penyediaan waktu khusus untuk berbagi pengetahuan dan update status pekerjaan. Contoh dan tindakan nyata dari seorang pemimpin tentu akan memberikan teladan dan keyakinan kepada individu-individu di dalam organisasi, sehingga terdorong untuk memberikan kontribusi dan meningkatkan kinerja organisasi.
b. Menumbuhkan sikap kepemimpinan yang baik pada level tiap divisi/bagian maupun top management dalam mendorong dan mendukung perencanaan penerapan knowledge management. Kepemimpinan yang baik merupakan pengendali terpenting di dalam penerapan manajemen pengetahuan yang efektif dari suatu organisasi.
3. Untuk meningkatkan dimensi motivasi dan penghargaan (motivation and
reward), ada beberapa hal yang perlu dilakukan:
a. Mendorong motivasi individu-individu dalam organisasi untuk berkontribusi lebih guna meningkatkan kinerja organisasi dan aktif dalam penerapan knowledge management dengan memberikan bonus/imbalan dan penghargaan
melibatkan karyawan untuk memberikan usul, ide dan saran bagi pengembangan sebuah perusahaan.
4. Untuk dimensi-dimensi lain sudah baik, namun masih ada beberapa perbaikan yang dapat dilakukan, antara lain:
a. Membentuk struktur formal penerapan Knowledge Management di organisasi sehingga ada penanggungjawab dan pengelola pada pelaksanaan strategi lainnya.
b. Membentuk tim yang efektif untuk mendukung penerapan KM, yang berfungsi untuk mengelola dan mengevaluasi aset pengetahuan serta mengontrol kualitas pengetahuan secara rutin.
c. Membuat mekanisme dan prosedur untuk mengakses, menyimpan dan mengambil pengetahuan yang ada di organisasi. Salah satu caranya adalah dengan membuat struktur pengetahuan organisasi yang jelas dan mudah dimengerti serta terdapat identifikasi pengguna dan sumbernya. Sehingga proses penyimpanan dan pengambilan pengetahuan dapat dilakukan dengan mudah, tertib dan aman.
d. Mengembangkan aplikasi khusus dan database tersendiri berupa
Knowledge Management System untuk organisasi sehingga
pengetahuan-pengetahuan yang ada di organisasi menjadi terpusat, terstruktur dan mudah diakses.
e. Membuat aturan serta standar untuk peningkatan skill dan proses pembelajaran organisasi, salah satu upaya peningkatan keahlian pegawainya dengan memberikan bantuan untuk melanjutkan studi ataupun pelatihan yang mendukung pekerjaan. Selain itu organisasi juga harus memiliki database kompetensi karyawan yang berisi rincian keahlian pegawainya, proyek apa yang pernah dikerjakan, dan prestasi-prestasi apa saja
BAB VII