BAB III METODE PENELITIAN
B. Analisis Hasil penelitian
1. Analisis Tingkat efisiensi Perencanaan dan Pengawasan
SOP secara garis besar telah di jelaskan dalam bab II, agar suatu proses/ aktivitas pekerjaan dapat berjalan dengan sesuai yang diinginkan dengan hasil yang optimal sudah seharusnya SOP terkait proses tersebut dijalankan dengan benar dan baik. Untuk proses terkait persediaan material sendiri saat ini sudah ada revisi yang baru tetapi belum efektif dijalankan di region West/ Sumatera. SOP yang saat ini masih dijalankan terkait distribusi material alur ringkasannya adalah sebagai berikut:
Main warehouse Jakarta Branch Warehouse Depo Dealer SOP distribusi yang nantinya (di tahun 2009) akan dijalankan secara ringkas sebagai berikut :
Main Warehouse Jakarta Dealer
Distribusi regular Distribusi Langsung dari Main ke Dealer
TR Goods
Confirm PO Goods
TR Goods Payment &
Delivery Request Payment Goods PO &Payment Payment Goods Gambar 4.1 High Level Distribusi
Main Warehouse
Branch warehouse
XL Center Depo Dealer
XL kita
Depo Dealer
Main Warehouse
Dari gambar proses distribusi di atas terlihat bahwa proses barang dari distribusi leguler lebih banyak memakan waktu dan biaya, sehingga kurang efektif dan efisien.sedangkan distribusi langsung dari Main ke Dealer lebih cepat sampai ke tangan dealer untuk segera di pasarkan ke konsumen. Sehingga dapat disimpulkan bahwa distribusi produk dari main ke dealer lebih efektif dan efisien.
Proses distribusi langsung dari Main ke Dealer belum sepenuhnya dilaksanakan oleh XL Medan, dan apabila proses tersebut telah dilaksanakan sepenuhnya dengan baik dan benar maka akan distribusi barang akan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Analisis Tingkat Efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SAP (System Aplication Process)
Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh Wilkiinson seperti yang telah dijelaskan pada BAB II. Dari sebelas kriteria yang ditetapkan oleh Wilkinson, penulis hanya mengambil empat dari kriteria tersebut yaitu: efisiensi dari sistem, ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, kemudahan dalam mengakses, keamanan dari sistem. kriteria tersebut penulis ambil karena berdasarkan pra surveyyang penulis lakukan, permasalahan perusahaan terletak pada ketepatan informasi dan keamanan persediaan, beriku ini analisis lebih lanjut mengenai tingkat efisiensi perencanaan dan pengawasan persediaan
dengan menggunakan SAP berdasarkan kriteria yang telah penulis tetapkan.
a. Efisiensi SAP
Setiap perusahaan mengharapkan sistem yang dibangun di dalam perusahaannya berjalan secara efektif dan efisien. Dikatakan berjalan dengan efisien ketika sistem tersebut dapat mengurangi biaya pemrosesan transaksi dimana ketika terjadi suatu transaksi bisnis tidak banyak bagian/ fungsi yang harus dilalui sehingga pemrosesan transaksi dapat berjalan dengan cepat, tepat, dan akurat. XL Medan menggunakan sistem SAP dalam menjalankan seluruh aktifitas bisnisnya termasuk transaksi persediaan. Berdasarkan analisis flow yang penulis lakukan, diperoleh suatu kesimpulan bahwa sistem informasi persediaan dan pendisteribusian barang di XL Medan telah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat dilihat dari prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran barang hanya bagian warehouse yang melakukan proses transaksi, mulai dari pencatatan transaksi sampai pada penyimpanan dan pengeluaran barang.
Selain itu penggunaan sistem SAP menyebabkan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Karena pemprosesan data-data persediaan dilakukan dengan menggunakan Tcode-Tcode dalam sistem SAP yang menyebabkan semua data-data persediaan langsung ter up-date ketika karyawan menjalankan program Tcode
tersebut. Penggunaan dokumen secara fisik juga berkurang di dalam sistem SAP sehingga menghemat biaya perusahaan dalam mencetak dokumen, dan juga tidak memerlukan tempat yang banyak untuk menyimpan dokumen- dokumen tersebut. Karena semua data transaksi persediaan telah disimpan di dalam sebuah file pita magnetis. Efisiensi juga dapat tercapai ketika perusahaan dapat mengawasi tingkat persediaan di dalam perusahaan, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan dapat dihindari yang berarti berkurangnya total biaya persediaan.
XL medan sering mengalami kelebihan dan kekurangan persediaan. Persediaan dipesan berdasarkan alokasi permintaan bulanan yang telah disiapkan sebelumnya. Selain itu barang yang diterima oleh branch tidak sesuai dengan alokasi permintaan yang telah dibuat sebelumnya, karena branch tidak memiliki target batas waktu kapan seharusnya barang tersebut sampai ke tangan branch. Sehingga branch sering mengalami kekosongan persediaan ketika Depo memesan barang ke Branch.
Apabila dinilai dari segi efiseinsi, maka sistem pengawasan persediaan di XL Medan dapat dikatakan belum efisien. Karena perusahaan masih sering mengalami kekurangan dan kelebihan persediaan. Kekurangan persediaan menyebabkan perusahaan tidakdapat memenuhi pesanan yang berarti hilangnya kesempatan perusahaan untuk memperoleh keuntungan dari penjualan persediaan. Sedangkan keleebihan persediaan menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar dalam hal
penanganan persediaan yaitu biaya penyimpanan persediaan agar persediaan tersebut jangan sampai rusak atau using. Dari penjelasan di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang pada XL Medan belum sepenuhnya berjalan dengan efektif. Karena dinilai dari segi efisiensi,sistem yang telah diterapkan belum sepenuhnya berjalan dengan efisien. Dimana belum efisiennya sistem pengawasan persediaan perusahaan.
b. Ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi Persediaan
Penggunaan sistem SAP di XL medan menyebabkan informasi yang dihasilkan oleh XL Medan menjadi lebih baik, baik dari segi kualitas maupun ketepatan waktu. Ketika terjadi transaksi persediaan, sistem SAP langsung memperoses transaksi tersebut dan data-data persediaan langsung ter up date. sehingga ketika suatu bagian membutuhkan data mengenai persediaan, data-data yang diberikan merupakan data-data yang terbaru sehingga pengambilan keputusan yang salah dapat dihindari. Berdasrkan ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL Medan dapat dikatakan telah berjalan dengan efektif.
c. Kemudahan dalam mengakses SAP
Penggunaan sistem SAP di dalam perusahaan, tidak selalu memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses data-data setiap bagian di dalam perusahaan, walaupun sistem SAP menginterasikan setiap bagian di dalam prusahaan. Begitu pula dengan
modul persediaan, hanya orang-orang yang telah ditujuk oleh perusahaan yang dapat mengakses secara langsung data-data mengenai persediaan. Hanya data-data yang bersifat umum yang dapat diakses secara langsung oleh setiap bagian di dalam perusahaan. Setiap bagian yang ingin mengakses data-data mengenai persediaan secara lebih detail, harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang, dalam hal ini adalah bagian warehouse. Berdasarkan kemudahan akses dari SAP dapat dikatakan sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL Medan telah berjalan dengan efektif.
d. Keamanan dari sistem
XL Medan menerapkan sejumlah aturan dalam mengamankan setiap data di dalam sistem yang dipakainya, termasuk sistem prsediaan. Setiap data mengenai persediaan tersimpan di dalam sebuah file pita magnetis dan file persediaan akan disimpan di dalam gudang file. File persediaan tersebut dilengkapi dengan sistem keamanan yaitu penggunaan password ketika hendak membuka file. Jadi hanya orang yang memiliki passwordlah yang dapat membuka file tersebut, dan biasanya orang tersebut telah memiliki otorisasi dalam mengakses file. Keamanan dari persediaan bukan hanya berkenaan dengan keamanan catatan persediaan tetapi juga keamanan fisik persediaan. Jadi harus ada pemeriksaan stock opname setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian finance untuk merekonsiliasi antara catatan dengan yang ada di gudang.
Dari semua penjelasan dan analisis di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum sepenuhnya berjalan dengan Efektif . Karena dari empat kriteria yang telah ditetapkan oleh penulis hanya satu kriteria yang menunjukkan bahwa sistem perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum berjalan dengan efektif. Sedangkan tiga kriteria lainnya yaitu ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi persediaan, aksesibilitas, dan keamanan dari sistem menunjukkan bahwa perencanan dan pengawasan persediaan telah berjalan dengan efektif.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN
Dari hasil analisis penelitian pada PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Dalam menjalankan seluruh kegiatan perusahaan, XL Medan
menggunakan menggunakan SOP(Standard Operating procedure) dan SAP (System Application Process).
2. SOP (Standard Operating Procedure) merupakan panduan dan pedoman pelaksanaan operasional bagi XL, di dalam SOP terdapat beberapa prosedur yang akan dilaksanakan oleh masing-masing divisi sehubungan distribusi Starter Pack dan voucher Fisik. SOP tersebut tujuannya agar kegiatan operasional perusahaan dalam pendistribusian persediaan menjadi efektif dan efisien.
3. SAP (System Application Process) merupakan sistem yang digunakan XL untuk melakukan seluruh kegiatan operasional perusahaan, termasuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Penggunaan SAP oleh perusahaan menyebabkan seluruh transaksi persediaan menjadi lebih lancar, cepat, tepat, dan akurat. Seluruh data transaksi persediaan merupakan data yang terbaru atau up to date dalam sistem SAP.
4. Hasil analisis efektivitas SOP menunjukkan prosedur yang dilakukan XL Medan untuk saat ini dinyatakan kurang efektif, karena untuk sampai ke
dealer (XL kita) melewati beberapa proses yang panjang, memakan waktu yang lama, dan memerlukan biaya yang lebih besar. Saat ini SOP XL Medan yang masih dijalankan terkait distribusi material alur ringkasnya:
Main Warehouse Jakarta Branch Warehouse Depo Dealer SOP distribusi yang lebih efisien dan Efektif dan direncanakan akan dilaksanakan pada tahun 2010 sebagai berikut :
Main Warehouse Jakarta Dealer
SOP yang baru ini memiliki tingkat efektivitas yang baik dalam pendistribusian barang, banyak keutungan yang diperoleh jika sistem ini dilaksanakan dengan baik,yaitu menghemat waktu, biaya, mempermudah dalam pendistribusian barang untuk sampai dengan cepat,tepat dan lancar ke tangan konsumen.
5. Hasil analisis efektifitas System Application Process menunjukkan bahwa sistem perencanaan dan pengawasan Persediaan dinyatakan kurang efektif. Karena dari segi efisiensi pendistribusian barang sistem yang dijalankan oleh XL Medan belum efektif . dari segi efisiensi disebabkan tidak adanya suatu sistem tertentu yang digunakan perusahaan dalam mengawasi tingkat persediaan yang menyebabkan perusahaan sering mengalami kelebihan dan kekurangan persediaan.
B.SARAN
Dari kesimpulan di atas penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan di atas, antara lain:
1. Dalam permasalahan mengenai efisiensi prosedur yang di gunakan dalam SOP di XL Medan kurang efektif, sebaiknya dilakukan penyederhanaan proses seperti yang telah dijelaskan dikesimpulan tersebut, sehingga akan menghemat waktu dan biaya.
2. Dalam hal efisiensi sistem dimana perusahaan masih sering mengalami kelebihan dan kekurangan persediaan, sebaiknya perusahaan menggunakan suatu sistem tertentu dalam mengawasi tingkat persediaannya, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan dapat dihindari. Salah satu sistem yang dapat di pakai oleh XL Medan yaitu sistem EOQ (Economic Order quantity). Dalam sistem ini perusahaan menetapkan batas minimum barang yang ada di gudang. Ketika persediaan telah mencapai titik tersebut perusahaan akan langsung memesan barang yang dibutuhkan, sehingga kekurangan dan kelebihan persediaan akandapat dihindari. Penggunaan sistem yang tepat dalam perencanaan dan penawasan persediaan akan mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahan dalam memesan barang kepada Main warehouse.
DAFTAR PUSTAKA
Assuari, Sofyan, 1998. Manajemen Produksi dan operasi, Edisi revisi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.
Anthony, Robert N., Vijay Govindarajan, 2005. Sistem Pengendalian
Manajemen,Edisi Sebelas, Buku Satu, Terjemahan Kurniawan Tjakrawala,
Salemba Empat, Jakarta.
Carter, William K., dan Milton F. Usry, 2004. Akuntansi Biaya, Edisi Tiga Belas, Buku Satu, Terjemahan Krista, Salemba Empat, Jakarta.
Erlina, Sri Mulyani.2007. Metode Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan
Manajemen. Medan: Usu Press.
Garrison, 2007. Management Accounting, Edisi Sebelas, Buku Dua, Terjemahan Nuri Hinduan dan Edward Tanajaya, Salemba Empat, Jakarta.
Hadibroto, H. S., 1994. Masalah Akuntansi, Buku satu, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Handoko, T. Hani.1991.Manajemen, Edisi Dua, Badan Penerbit fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia,2001. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.
Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, 2004,”Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi Jurusan
Kieso, Donald E., Jerry J. Weygrandt, dan Terry D. warfield,2004 Akuntansi
Intermediate, Jilid Satu, Terjemahan Emil Salim, Erlangga, Jakarta.
Mulyadi, 1999. Akuntansi Biaya, Edisi Lima, Penerbit Aditya Media,Yogyakarta. Stice, Earl K, james D. Stice., dan K. Fred Skousen, 2004. Akuntansi
Intermediate, Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat, Edisi Kelima
Belas, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Supriono, A. R., Sistem Pengndalian Manajemen,Buku Dua, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta,2000.
---, Sistem pengendalian Manajemen, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000.
Umar, Husein,2003. Riset Akuntansi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Van Horne, James.C., John M. Wachowicz, JR., 2005. Prinsip-Prinsip
Manajemen Keuangan. Terjemahan Tim Penerjemah Salemba Empat,
Edisi Dua Belas, Jilid Satu. Salemba Empat, Jakarta.
Wilkinson, Joseph W., Michael J.cerullo.,Vasant Raval, and Bernard Wong on Wing, 2000. Accounting Information System, Fourth Edition, New York: John Wiley and Sons.Inc.