UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
SKRIPSI
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN SEBAGAI ALAT UKUR TINGKAT EFISIENSI PERUSAHAAN PADA
PT EXCELCOMINDO PRATAMA, Tbk MEDAN
OLEH
NAMA : MICKY ASADE
NIM : 050503217
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul:
Perencanaan dan Pengawasan Persediaan sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah
dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan
skripsi level program S-1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Univesitas
Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan
jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.
Medan, 1Juli 2009
Yang Membuat Pernyataan
Micky Asade
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, serta senantiasa memberikan kesehatan,
kemampuan, dan kekuatan kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi
dengan judul :
“ Perencanaan dan Pengawasan Persediaan sebagai Alat ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan”
Skripsi ini penulis persembahkan untuk keluarga tercinta yang telah
memberikan doa dan dukungannya, terutama kepada kedua orang tua, Asril Said
dan Ade Suryani, dan tak lupa kepada kakak dan adik-adik ku tersayang.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak berupa dukungan moril, materiil, spiritual, maupun
administrasi. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan bantuan, terutama :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan
4. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Dosen Pembanding I dan Bapak Hasan
Sakti Siregar, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembanding II yang telah
memberikan kritik dan saran kepada penulis untuk menyempurnakan skripsi
ini.
5. Dosen Wali penulis, Bapak Iskandar Muda SE, Msi, Ak.
6. Bapak dan Ibu Staf Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang telah memberikan bimbingan semasa perkuliahan, serta Staf Pegawai
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu
birokrasi administrasi selama penyusunan skripsi.
7. Kepada bapak Anom Riyanto dan Bapak Maf’ul Taufiq serta semua staff
bagian Finance PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan terima kasih banyak
atas semua data dan informasi yang diberikan sehigga mempermudah
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
8. Kepada Papa dan Mama yang telah sabar dan selalu mendukung micky
untuk semuanya. Terima kasih banyak untuk semua kasih sayang, doa,
semangat, pengorbanan, serta pengertian yang sangat besar buat Micky,
semoga micky bisa memberikan yang terbaik untuk Papa dan Mama.
9. Kepada Om Bambang, bang Olic, kak Lucy dan serta Adik-adik ku, andre,
felix dan gabril terima kasih untuk doa dan dukungannya. Semoga kak
micky selalu bisa menjadi kakak yang baik untuk kalian.
10. Teman-teman ku Ika, Ayu, Fatimah, wulan, marji , Yanti, iLa, iyo, Gita,
Untuk semua teman-teman di HMI dan HMA, serta untuk rekan-rekan
sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk dukungan dan
semangat kepada Penulis.
11. Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang
telah membantu memberikan semangat dan dukungannya kepada penulis.
Akhir kata penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
semua pihak yang memerlukannya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Medan, 1Juli 2009
Yang Membuat Pernyataan
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan dan untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan digunakan sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan Pada PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan.
Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif . Jenis data dan sumber data yang dipakai adalah data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan dan pengolahan data dilakukan dengan teknik wawancara dan teknik dokumentasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa perencanaan dan pengawasan persediaan dilakukan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure) dan SAP (System Application Process) belum berjalan secara efektif, karena perusahaan masih sering mengalami kelebihan ataupun kekurangan persediaan.
ABSTRACT
The Proposal of this research is to find out how the planning and controlling of inventory applied and used as a measurement for the efficiency level of inventory in PT. Excelcomindo Pratama Tbk, Medan.
This research was classified as descriptive research. This research used primary and secondary data as the type. Inquiry and documentation technique were used as a collecting and analyzing data technique.
The result indicated that the planning and controlling of inventory which used by using SOP (Standard Operating Procedure) and SAP (System Application Process ) has not come along effectively yet. This is due to the company often goes through excessive and lack inventory.
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN………....i
KATA PENGANTAR ………...ii
ABSTRAK ……….v
ABSTRACT ………..vi
DAFTAR ISI ………vii
DAFTAR GAMBAR...xi
DAFTAR LAMPIRAN ...xii
DAFTAR TABEL...xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Persediaan ... 6
1. Pengertian Persediaan ... 6
2. Jenis-jenis Persediaan...7
3. Pos-pos yang dimasukkan dalam persediaan... 8
4. Metode Pencatatan dan penilaian persediaan... 10
B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan... 12
C. Tingkat efisiensi Perusahaan... 15
1. SOP (Standard Operating Procedure)... 16
2. SAP(System Application Process)... 23
D. Tinjauan Penelitian Terdahulu... .... 26
E. Kerangka Konseptual... 27
BAB III METODE PENELITIAN A.Jenis Penelitian...29
B. Jenis dan Sumber data...29
C. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data...29
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian...31
1. Gambaran Umum PT Excelcomindo Pratama Tbk medan...31
a. Sejarah singkat Perusahaan...31
b. Struktur Organisasi...33
2. Persediaan Perusahaan...38
a. Jenis-jenis Persediaan...38
b. Metode Pencatatan dan penilaian Persediaan...39
c. Catatan dan Dokumen yang digunakan...40
3. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan perusahaan...41
B. Analisis Hasil penelitian...53
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan...6
1
B. Saran...6
3
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Jalur Distribusi barang XL Medan...21
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual...27
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul
Lampiran 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Lampiran 2 Flow Proses Distribusi dari Main ke Branch
Lampiran 3 Flow Proses Distribusi dari Branch ke Depo/ XL Center
Lampiran 4 Flow Proses Distribusi dari Depo ke dealer
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu...26
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian ... 30
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Tujuan perusahaan pada umumnya adalah untuk pertumbuhan dan
pengembangan perusahaan melalui realisasi laba yang optimal serta
tercapainya kontinuitas usaha yang tidak terbatas. Untuk mencapai tujuan
ini, perusahaan perlu melaksanakan penanganan yang menyeluruh dan
terintegrasi pada seluruh bagian perusahaan, termasuk perencanaan
mengenai kegiatan operasi perusahaan dan pengawasan agar kegiatan yang
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Setiap perusahaan
dalam melaksanakan kegiatan utamanya, tidak terlepas dari persediaan.
Pengadaan persediaan harus dilaksanakan secara tepat baik dalam
jumlah maupun waktu agar tidak mengalami stagnasi dalam pelaksanaan
proses produksi. Peranan persediaan pada perusahaan sangat penting untuk
mendukung kegiatan operasional perusahaan, yaitu untuk mencapai tujuan
operasional perusahaan dalam memperoleh laba yang maksimum,
kontinuitas dan perkembangan usaha. Tingkat produktivitas dan efisiensi
perusahaan dapat dilihat dari persediaannya. Setiap perusahaan baik jasa,
dagang, maupun manufaktur, besar atau kecil, selalu menghadapi masalah
operasi normal yang berhubungan dengan persediaan. Oleh karena itu agar
operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar adalah dengan
mengadakan persediaan yang cukup. Kelebihan persediaan akan
sehingga dapat mengganggu kebutuhan pembiayaan lainnya, namun
kekurangan persediaan juga dapat menghambat kegiatan operasi
perusahaan.
Dengan sistem akuntansi yang baik penilaian terhadap persediaan
akan menjadi suatu sarana untuk memberikan informasi yang dapat
diperkaya dalam evaluasi perusahaan serta dapat digunakan sebagai alat
untuk pengendalian intern yang baik. Perusahaan dituntut untuk mampu
menerapkan kebijakan akuntansi perusahaan dengan baik agar dapat
memberikan informasi yang akurat guna kelancaran aktivitas perusahaan.
Dalam hal persediaan, keamanan dari sistem bukan hanya masalah
keamanan data persediaan tetapi juga keamanan dari fisik persediaan
tersebut. Salah satu cara untuk peningkatan keamanan persediaan adalah
dengan melakukan pemisahan fungsi di dalam persediaan, misalnya fungsi
gudang, fungsi pengawasan persediaan, dll. Pemisahan fungsi ini
dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan antara data persediaan
dan fisik persediaan.
PT. Excelcomindo Pratama, Tbk., merupakan anak perusahaan dari
Telkom Malaysia yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi, dan saat
ini sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia.
Bisnis PT. Excelcomindo Pratama, Tbk atau yang lebih dikenal dengan
nama XL adalah consumer solutions sebagai penyedia jaringan seluler
dual band melalui kartu pra bayar serta pasca bayar. Dan juga business
(leased line), broad band dan IP (Internet Protocol). Yang termasuk ke
dalam persediaan pada XL adalah kartu prabayar, baik perdana, isi ulang,
dan kartu pengganti serta handphone dan sparepart. Semua persediaan
yang ada pada XL Medan diperoleh dari kantor pusat yang berdomisili di
Jakarta, kemudian persediaan tersebut disalurkan kepada sub logistic XL,
toko-toko, dan perusahaan yang bekerjasama dengan XL.
. Mengingat persediaan barang dagang merupakan unsur terpenting
dalam perusahaan ini, yang memerlukan suatu perencanaan dan
pengawasan yang tepat, maka penulis memilih judul “Perencanaan dan
Pengawasan Persediaan sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan
pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan”.
B. Perumusan Masalah
1. Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang masalah, secara sederhana dapat
dirumuskan permasalahan yang akan diteliti yang dijelaskan berikut ini:
1. Bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT.
Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan?
2. Bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan digunakan
sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan pada PT.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan
pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan.
2. untuk mengetahui bagaimana perencanaan dan pengawasan persediaan
digunakan sebagai alat ukur tingkat efisiensi persediaan perusahaan
pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan
yang lebih luas tentang perencanaan dan pengawasan persediaan
sebagai alat ukur tingkat efisiensi perusahaan pada PT. Excelcomindo
Pratama, Tbk. Medan.
2. bagi PT. Excelcomindo Pratama, Tbk, penelitian ini diharapkan
sebagai bahan masukan atau bahan pertimbangan dalam perencanaan
dan pengawasan persediaan sebagai alat ukur tingkat efisiensi
perusahaan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan.
3. bagi pihak lain, hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai
salah satu bahan referensi dalam penelitian selanjutnya, khususnya
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Persediaan
1. Pengertian Persediaan
Istilah persediaan sangat berkaitan dengan perusahaan dagang
maupun perusahaan manufaktur. Persediaan merupakan salah satu unsur
yang paling aktif dalam operasi perusahaan, yang secara kontiniu
diperoleh atau diproduksi dan dijual.
Adapun beberapa defenisi persediaan adalah:
Menurut IAI (2004: 14.1), Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk
dijual dalam kegiatan usaha normal, digunakan dalam proses produksi dan
atau dalam proses perjalanan, serta dalam bentuk bahan atau pelengkap
(supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Menurut Stice et.al (2004: 653), “Persediaan menunjukkan
barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal
perusahaan serta untuk perusahaan manufaktur, barang-barang yang
sedang diproduksi atau dimasukkan ke dalam proses produksi.”
Menurut Kieso et.al (2002: 444), “Persediaan adalah pos-pos aktiva
yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang
akan digunakan/dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan
dijual.”
Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
persediaan merupakan barang-barang yang tersedia untuk dijual atau yang
Karakteristik dari barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat
bervariasi, tergantung dari jenis kegiatan usaha perusahaan tersebut.
Dalam beberapa kasus ada perusahaan yang memasukkan aktiva yang
secara normal tidak dianggap sebagai persediaan ke dalam kelompok
persediaan. Misalnya, tanah dan bangunan yang dimiliki untuk dijual oleh
suatu perusahaan real estate, bangunan yang masih dalam proses
pembangunan yang akan dijual di masa depan oleh suatu perusahaan
konstruksi dan surat-surat berharga investasi yang dimiliki untuk dijual
oleh seorang pialang saham (stockbroker), semua ini diklasifikasikan
sebagai persediaan oleh perusahaan dalam industri tersebut.
2. Jenis-jenis Persediaan
Kata persediaan atau persediaan barang dagangan secara umum
ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki perusahaan dagang, ketika
barang-barang tersebut telah dibeli dan dalam kondisi siap dijual,
sedangkan untuk perusahaan manufaktur atau industri, persediaan dapat
dikelompokkan ke dalam tiga kategori yaitu: persediaan bahan baku,
persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi.
a. Persediaan Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan-bahan yang dibeli untuk digunakan dalam proses
produksi. Persediaan bahan baku terdiri dari dua jenis yaitu bahan baku
langsung (direct materials) yaitu bahan baku yang digunakan secara langsung
yaitu bahan baku penting yang digunakan dalam proses produksi tetapi tidak
secara langsung dimasukkan kedalam produk.
b. Persediaan Barang Dalam Proses
Barang dalam proses terdiri dari bahan-bahan yang telah diperoses namun
masih membutuhkan pengerjaan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan
ini terdiri dari tiga komponen biaya yaitu bahan baku langsung, tenaga kerja
langsung dan overhead pabrik.
c. Persediaan Barang Jadi
Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproduksi dan menunggu
waktu untuk dijual. Setelah produk ini selesai diproduksi, biaya yang
diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari akun persediaan barang
dalam proses ke akun persediaan barang jadi.
3. Pos-pos yang Dimasukkan dalam Persediaan
Menurut aturan umum, barang-barang seharusnya dimasukkan dalam
persediaan dari suatu usaha memegang kepemilikan hukum. Pengalihan hak
adalah istilah hukum yang diajukan pada titik dimana kepemilikan berubah.
Ketika aturan pengalihan hak tidak diketahui, maka pelaporan seharusnya
memasukkan pengungkapan yang tepat untuk praktik khusus yang diikuti serta
faktor-faktor yang mendukung praktik tersebut. Berikut ini pos-pos yang
dimasukkan dalam komponen persediaan ketika pemilikan barang berubah yaitu:
barang dalam perjalanan (Gooods in Transit), barang dalam konsinyasi (Goods on
a. Barang dalam Perjalanan (Goods in Transit)
Hal ini tergantung dari persyaratan penjualan (the terms of sale). Ketika
persyaratannya adalah FOB (free on board) shipping point, hak atas seluruh
muatan beralih ke pembeli pada saat pengiriman. Sejak hak beralih di titik
pengiriman, maka barang dalam perjalanan pada akhir tahun harus
dimasukkan dalam persediaan pembeli meskipun belum diterima. Bila
persyaratannya FOB destination, hak tidak beralih sampai barang diterima
oleh pembeli. Dengan kata lain barang-barang tersebut masih menjadi milik
penjual selama barang masih dalam perjalanan dan dimasukkan dalam
persediaan penjual.
b. Barang dalam Konsinyasi (Goods on Consignment)
Barang sering kali ditransfer ke penyalur atas dasar konsinyasi. Pengirim tetap
memegang hak kepemilikan dan tetap memasukkan barang tersebut ke dalam
persediaannya sampai persediaan tersebut berhasil dijual atau digunakan oleh
penyalur dan pelanggan. Dengan adanya kesepakatan ini, pelanggan dapat
mempertahankan tingkat persediaan yang rendah.
c. Penjualan Bersyarat (Conditional Sales), Penjualan Cicilan atau Angsuran (Installment Sales), dan Perjanjian Kembali (Repurchase
Agreements).
Kontrak penjualan bersyarat dan penjualan cicilan mungkin mempertahankan
Dalam situasi seperti ini, penjual yang mempertahankan haknya, dalam
menunjukkan barang yng berada dalam catatannya, dikurangi dengan nilai
barang yang dimiliki pembeli seiring dengan penagihan. Sebaliknya, pembeli
dapat melaporkan nilai barang yang dimiliki seiring dengan pembayaran yang
dilakukan.
4. Metode Pencatatan dan Penilaiaan Persediaan
Ada dua metode yang biasa digunakan dalam mencatat persediaan
yaitu : sistem pencatatan perpetual (perpetual inventory system), sistem
persediaan periodik (periodic inventory system).
a. Sistem Pencatatan Perpetual ( Perpetual Inventory System )
Menurut sistem perpetual, catatan yang berkelanjutan menyangkut perubahan
persediaan dicerminkan dalam akun persediaan yaitu, semua pembelian dan
penjualan (pengeluaran) barang dicatat secara langsung kea kun persediaan
pada saat terjadi.
b. Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory System)
Menurut sistem periodik, kuantitas persediaan di tangan ditentukan secara
periodik. Semua pembelian persediaan selama periode akuntansi dicatat
dengan mendebet akun pembelian. Metode dasar penilaian persediaan yang
paling umum digunakan adalah:
1. metode Indentifikasi Khusus
Memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit
2. metode Biaya Rata-rata (Weighted Average Method)
Metode biaya rata-rata yang membebankan biaya tara-rata yang sama ke
setiap unit. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual
seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang
dari jumlah unit yang dibeli pada tiap harga.
3. metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (First-in, First-out atau FIFO)
Metode first-in,first-out (FIFO) didasarkan pada asumsi bahwa unit yang
terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk.
4. metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (Last-in, First-out atau LIFO)
Metode last-in, first out (LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang
yang paling barulah yang terjual. LIFO sering kali dikritik dari sudut
pandang teoritis, karena metode LIFO menghasilkan nilai lama dalam
neraca dan dapat memberikan angka harga pokok penjualan yang aneh
ketika tingkat persediaan menurun. Namun, metode LIFO adalah metode
yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan pada saat ini dengan
pendapatan pada saat ini.
Selain keempat metode di atas, terdapat metode lain dalam menilai
persediaan antara lain sebagai berikut:
1. metode yang Lebih Rendah antara Biaya dan Nilai Pasar (Lower of
Salah satu konsep akuntansi adalah konservatisme yaitu akui semua
kerugian yang belum direalisasi, tapi jangan akui semua keuntungan yang
belum direalisasi. Saat diaplikasikan dalam penilaian aktiva, konservatisme
menghasilkan aturan nama yang lebih rendah antara biaya dan nilai pasar
(lower of cost or market), yang berarti bahwa aktiva dicatat pada nilai yang
lebih rendah antara biaya atau nilai pasarnya.
2. metode Laba Kotor (Gross Profit Method)
Metode laba kotor digunakan untuk mengestimasi persediaan akhir.
Metode ini didasarkan pada observasi bahwa hubungan antara penjualan
dan harga pokok penjualan biasanya relatif stabil. Persentase laba kotor
ditetapkan pada penjualan guna mengestimasikan harga pokok penjualan.
B.Perencanaan dan Pengawasan Persediaan
Perusahaan selalu dihadapkan pada pengambilan keputusan yang
tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan dengan
keterbatasan-keterbatasan yang ada. Kondisi ini mengharuskan manajemen untuk
menyusun suatu rencana yang tepat agar dengan sumberdaya yang terbatas
tersebut, manajemen dapat memberikan kegunaan yang optimal untuk
pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Handoko (1991: 77), “Perencanaan adalah pemilihan
sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,
kapan, bagaimana, dan oleh siapa”. Dari kutipan di atas, di dalam
yang akan datang, harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan,
harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dari tanggung jawab dan
wewenang serta personil yang dapat diminta pertanggungjawaban atas
terjadinya tindakan. Perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari
serangkaian kegiatan yang ditetapkan sebelum aktivitas dilaksanakan
sehingga tujuan operasi secara keseluruhan dapat tercapai. Sasaran akhir dari
perencanaan persediaan ini adalah untuk menekan sekecil mungkin kerugian
yang timbul karena kesalahan dalam pengelolaan persediaan.
Perencanaan persediaan barang dagangan harus dinyatakan dan
disusun dengan tegas, karena persediaan merupakan elemen utama dari
modal kerja yang selalu berputar dan terus-menerus mengalami perubahan.
Pengawasan persediaan berguna agar perencanan yang telah disusun dapat
menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat
kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. Selain itu, pengawasan
persediaan juga berguna untuk membantu tersedianya suatu tingkat
persediaan optimum yang dapat memenuhi kebutuhan persediaan dalam
jumlah, mutu dan waktu yang tepat serta biaya yang rendah dan
memperkecil resiko yang dapat timbul.
Menurut Hadibroto (1994:36), Pengawasan (control) adalah
segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas penentuan apakah
pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah
terhadap harta benda usaha telah diadakan pengamanan yang
tersebut terhindar dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan atau
akibat adanya penyelewengan, sehingga data-data keuangan perusahaan
dapat dipercaya. Sedangkan pengawasan operasi dimaksudkan untuk
menentukan operasi atau aktivitas perusahaan yang sesuai dengan
sumberdaya perusahaan. Jika dihubungkan dengan persediaan, maka
pengawasan operasi persediaan dimaksudkan supaya perusahaan dapat
menjaga persediaannya selalu berada di tingkat yang optimal.
Menurut Assuari (1998: 177), Tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.
Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari
karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar. Dari kutipan di
atas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan persediaan dilakukan agar
operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Kegunaan/Manfaat Perencanaan dan Pengawasan Persediaan
Adapun kegunaan/manfaat perencanaan dan pengawasan
persediaan barang dagangan yaitu:
1. Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum.
2. Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biaya yang timbul dari
penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpanan,
kekunoan, dan jarak serta asuransi persediaan.
4. Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan
bahan yang diperlukan.
5. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan
dengan cara selalu menyediakan bahan atau barang yang diperlukan.
6. Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pergudangan.
7. Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena perubahan
harga.
C.Tingkat Efisiensi Perusahaan
XL melakukan seluruh transaksi dengan mengikuti Standard
Operating Procedure (SOP) dan Menggunakan system Application Process
(SAP) untuk mempermudah dalam mengakses data terutama persediaan
sehingga akan tercapai tingkat efisiensi Perusahaan.
1. Standard Operating Procedure (SOP) 1.1Tujuan
Tujuan Dari Standard Operating Procedure (SOP) ini adalah untuk
dijadikan panduan dan pedoman pelaksanaan operasional bagi XL
dalam melaksanakan fungsi masing-masing divisi sehubungan
distribusi Starter Pack dan Voucher Fisik:
1.1.1 dari Main Warehouse ke Branch Warehouse
1.1.3 dari Depo ke Dealer XL
1.1.4 pengembalian barang dari Depo dan XL Center ke Main Warehouse
1.2Ruang Lingkup
Cakupan dari Standard Operating Procedure (SOP) ini adalah
kegiatan yang dilakukan oleh Team Main warehouse, team Branch
Warehouse, Team Depo Warehouse, XL Center Operation dan
Divisi-divisi XL lain yang terkait yang tercantum dalam SOP ini.
1.3Defenisi yang terkait di dalam SOP
1.3.1 Logistik Main Warehouse merupakan Person In Charge
(PIC) yaitu pelaku yang dituju dalam subjek pekerjaannya
yang bertanggung jawab terhadap stock Gudang Main/Pusat
dan bertanggung jawab terhadap distribusi dari Main ke
Branch
1.3.2 Logistik Branch Warehouse merupakan Person In Charge
(PIC) yang bertanggung jawab terhadap stock gudang
Branch dan bertanggung jawab terhadap distribusi dari
Branch ke Depo dan XL Center
1.3.3 Logistik Depo merupakan merupakan Person In Charge
(PIC) yang bertanggung jawab terhadap stock gudang Depo
1.3.4 XL Center merupakan Person In Charge (PIC) yang
1.3.5 ASOC/ASR merupakan ASOC (Area Sales Operation
Coordinator) / ASR (Area Sales Representatives) adalah
PIC yang mensupervisi kegiatan Depo masing-masing
1.3.6 Kurir yaitu unit yang memberikan jasa Pengiriman barang 1.3.7 313 merupakan proses transfer barang di SAP
1.3.8 315 merupakan proses terima barang di SAP
1.3.9 Finance Region adalah Persin In Charge (PIC) Finance di
masing-masing region
1.3.10 PIC Activation Voucher merupakan PIC yang melakukan
pengaktifan voucher fisik di masing-masing region
1.4Penanggung Jawab dalam SOP 1.4.1 Logistik Main Warehouse
1.4.2 Logistik branch Warehouse
1.4.3 Logistik Admin Depo Nasional
1.4.4 XL Center Operation (CRR, CRC, CRS, Admin XL Center, Manager)
1.4.5 ASOC (Area Sales Operation Coordinator) / ASR (Area sales representative) Nasional
1.4.6 RSOM
1.4.7 Finance Region
1.4.8 PIC Activation
1.5.1 Logistik Main Warehouse, tugas dan tanggung jawabnya
adalah:
a. kontrol stock yang ada di gudang Main
b. melakukan pengiriman barang ke branch warehouse
apabila ada request dan input 313 di SAP
c. koordinasi dengan kurir untuk pengiriman barang yang
harus menggunakan kurir
d. memberikan barang ke PIC Logistik branch Warehouse
apabila barang di ambil sendiri oleh logistik Branch
Warehouse
e. menerima barang dan cek stock apabila ada barang yang
dikembalikan
1.5.2 Logistik Branch Warehouse, tugas dan tanggung
jawabnya adalah :
a. kontrol stock yang ada di gudang Branch
b. meminta stock ke Main apabila stock kurang / tidak
mencukupi
c. menerima dan memeriksa barang dan input 315 di SAP
d. memeriksa barang yang datang apakah ada yang rusak
e. melakukan pengiriman barang ke Depo warehouse
apabila ada permintaan dan input 313 di SAP
f. koordinasi dengan kurir untuk pengiriman barang yang
g. memberikan barang ke PIC logistik Depo Warehouse
apabila barang di ambil sendiri oleh Depo/ logistik
Depo Warehouse
h. mengembalikan barang dari Main apabila ada yang
harus dikembalikan dan proses/input mengembalikan
barang di SAP
1.5.3 Logistik Admin Depo Warehouse, tugas dan tanggung
jawabnya adalah:
a. kontrol stock yang ada di gudang Depo
b. meminta stock ke Branch apabila stock kurang/ tidak
mencukupi
c. menerima dan memeriksa barang dan input stock masuk
(315) di SAP
d. memeriksa apakah barang yang datang ada yang rusak
e. mengembalikan barang ke Main / Branch apabila ada
repacking / ada yang harus dikembalikan
f. proses pengembalian barang di SAP jika ada barang
yang harus dikembalikan
1.5.4 XL Center, tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. kontrol stock yang ada digudang XL Center
b. meminta stock ke Branch apabila stock kurang / tidak
c. menerima dan memeriksa barang dan input stock masuk
di IPOS / IRBS
d. memeriksa barang yang datang apakah ada yang rusak
e. mengembalikan barang ke Main apabila ada repacking
sesuai informasi dari channel/ Main / koordinir
repacking
f. Proses pengembalian barang di system melalui POS /
IRBS dan koordinasi dengan admin XLC untuk
memastikan barang sudah berkurang
1.5.5 Admin XL Center, tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. memastikan barang masuk dan keluar sudah tercatat di
SAP
b. memastikan stock barang di SAP sesuai dengan stock
fisik di XL Center (berkoordinasi dengan koordinator /
Supervisor XL Center)
1.5.6 ASOC (Area Sales Operation Coordinator) / ASR (Area Sales representatives) Nasional
a. memonitor pengiriman barang return ke Main apakah
sudah di lakukan
b. memonitor administrasi yang dilakukan Logistik Depo
Warehouse (bagi area dimana Logistik masih di bawah
1.5.7 Finance Region
a. memonitor Stock dan administrasi Logistik Depo /
Branch bagi area yang Logistiknya sudah di bawah
Finance
b. stock opname ke semua gudang sesuai dengan
kapasitasnya
1.5.8 PIC Activation
a. Mengaktifkan fisik voucher atas permintaan dari Depo
Berikut ini jalur distribusi persediaan pada PT. XL:
TR Goods
TR Goods TR Goods
Goods
PO &Payment
Payment
[image:35.595.155.555.181.584.2]Goods
Gambar 2.1
Jalur distribusi baraang XL Medan
Sumber: PT excelcomindo Pratama, Tbk Medan 2008
Dari jalur distribusi di atas dapat kita lihat bahwa jalur persediaan
PT XL sangat panjang untuk sampai ke dealer (toko-toko XL kita) dan
kemudian di jual. Apabila hal ini tidak didukung oleh perencanaan dan
pengawasan yang baik dan efektif akan memungkinkan terjadinya Main Warehouse
Branch warehouse
XL Center Depo Dealer
kelebihan ataupun kekurangan persediaan, barang tidak sampai pada
waktunya, atau terjadinya kehilangan persediaan.
2. System Application Process (SAP)
SAP (System Application Pocess) merupakan sistem yang
digunakan XL untuk melakukan seluruh kegiatan operasional perusahaan,
termasuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Perencanaan dan
pengawasan persediaan material/ produk marketing (berupa SP/starter
pack, PV/ physics voucher, presimse, bundling handset, datacard dll) yang
diawali dari sales dan production planning untuk material tersebut. Proses
produksi material adalah \tanggung jawab dari team channel HQ (Head
Quarter) di Jakarta yang dilakukan oleh vendor XL. Data-data yang
dibutuhkan sebagai ramalan (forecast) untuk perencanaan produksi antara
lain yaitu: sales plan, monthly/annual sales target dan actual stock di
Branch Warehouse dan Depo yang berasal dari region. Setelah proses
produksi selesai, tahap selanjutnya adalah proses delivery/distribusi
material tersebut dari Main Warehouse ke area-area di region.
Material yang sudah menjadi stock di Branch Warehouse atau
Depo area selanjutnya akan didistribusikan sesuai dengan permintaan,
kebutuhan atau quota yang telah ditentukan. Branch Warehouse akan
mensupply kebutuhan material untuk Depo dan XL Center.
Permintaan/request material dari Dealer berdasarkan quota yang telah
ditentukan tiap minggunya akan dipenuhi oleh Depo. Untuk area dimana
kebutuhan material akan dikirim langsung oleh Main Warehouse Jakarta
ke Depo tersebut, jadi tanpa melalui branch Warehouse. Semua proses
pengadaan material yang dimulai dari sales production planning sampai
pengeluaran/penjualan material tersebut oleh Depo ke Dealer dan
penjualan barang oleh XL center ke customer secara system dilakukan
dengan menggunakan applikasi yang terintegrasi yang disebut SAP
(System Application Process).
Tanggung jawab dalam aktivitas perencanaan dan pengawasan
persediaan barang:
•Sales Production Planning dilakukan oleh team channel Head Quarter
(HQ) di Jakarta
•Data sales plan dan annual sales target dilakukan oleh team RSO/Regional
Sales Operatoin di region
•Distribusi/delivery material dari Main warehouse ke area region dilakukan
oleh team main Warehouse Jakarta
•Maintain stock di SAP dan actual stock (termasuk transaksi material,
inventory, rekonsiliasi dan lain-lain) di Branch Warehouse, Depo dan XL
Center dilakukan oleh Admin branch Warehouse (under Departemen
Finance region), admin Depo (under Departemen Sales Operation) dan
admin XL Center (under Departemen XLC region).
Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis
efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam
Wilkiinson et,al (2000:350) menyatakan bahwa kriteria-kriteria yang perlu
diperoleh untuk menilai apakah sistem yang ada, atau yang akan dibuat,
efektif dan efisien, antara lain:
1. Relevant
2. Capacity of system 3. Efficient
4. Timeliness 5. Accessibility 6. Flexibility 7. Accurate 8. Reliability
9. Security of system 10.Economics
11.simplicity
Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam
menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan digunakan
nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat
D. Tinjauan Penelititan Terdahulu Tabel 2.1
Nama dan
Tahun
Judul Penelitian Hasil Penelitian
Siswa Purnama Sari(2002) Maslija Noviani Iwai (2007) Perencanaan dan pengawasan persediaan Barang dagangan pada PT wicaksana Overseas Internasional Cabang Medan Analisis Efektivitas Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian
Barang pada PT. Excelcomindo
Pratama ,Tbk
1.PT. Wicaksana Overseas International Cabang Medan merupakan perusahaan dagang yang menjual barang kebutuhan sehari-hari yang dikelompokkan ke dalam 7 macam Produk, yaitu: rokok, makanan, minuman, makanan ringan, perawatan diri, perawatan rumah tangga, dan perawatan kesehatan.
2.Sistem pencatatan yang di pakai perusahaan adalah perpetual, yaitu pencatatan yang dilakukan setiap terjadi mutasi barang. Pencatatan dilakukan di MHS (Mutasi Stock Harian) yang sudah menggunakan sistem komputerisasi. 3.Fasilitas pergudangan perusahaan cukup baik dan memadai,
yang dapat menampung semua persediaan barang dagangan yang dijual.
1. .Hasil analisis efektivitas sistem menunjukkan bahwa Sistem Informasi dan Pendistribusian Barang di XL Medan dinyatakan kurang efektif. Dari segi keamanan sistem disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi yang memungkinkan terjadinya penyelewengan persediaan dan hal ini berkaitan dengan sistem pengendalian internal persediaan.
E. Kerangka Konseptual
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual
Dari skema di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
PT. Excelcomindo Pratama, Tbk Medan dalam kegiatan operasionalnya menjual
persediaan produk berupa Starter Pack (kartu perdana) dan voucher fisik yang
dalam hal ini sangat memerlukan perencanaan dan pengawasan agar tidak terjadi
kekurangan/kelebihan persediaan serta tidak terjadi kecurangan ataupun pencurian
persediaan, untuk membuat perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi PT .Excelcomindo Pratama , Tbk
Perencanaan dan Pengawasan Persediaan
Alat Ukur Tingkat Efisiensi Persediaan dengan Menggunakan
SOP (Standard Operasional Prosedure) & SAP (System
Application Process)
efektif dan efisien maka perusahaan membuat suatu Standard Operasional
Prosedure (SOP) dan menggunakan sebuah sistem yaitu System Application
BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif, yaitu
penelitian yang dilakukan dengan cara menguraikan sifat-sifat dan keadaan
yang sebenarnya dari objek penelitian.
B. Jenis dan Sumber Data
Adapun data yang penulis gunakan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari:
a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung yang
memerlukan pengolahan lebih lanjut dan dikembangkan dengan
pemahaman sendiri oleh penulis. Misalnya, data yang bersumber dari
wawancara dan pengamatan langsung oleh penulis.
b. Data Sekunder, yaitu data yang sudah diolah yang bersumber dari
perusahaaan yang diteliti, misalnya sejarah singkat perusahaan , struktur
organisasi dan data yang berhubungan dengan akuntansi.
C. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan:
1. Teknik wawancara, dilakukan dengan cara tanya jawab secara
langsung kepada pihak perusahaan,
2. Teknik dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan
informasi-informasi yang diperlukan melalui buku-buku, literatur dan sumber
D.Lokasi dan Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk. Medan
[image:43.595.117.509.283.555.2]yang beralamat di Jl. Diponegoro No.5 Medan.
Tabel 3.1
Tabel Jadwal Penelitian
Tahapan Penelitian
Bulan (2009)
Mei Juni Juli Agt Sept Okt Pengajuan Judul
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT Excelcomindo Pratama, Tbk a. Sejarah singkat perusahaan
PT Excelcomindo Pratama, Tbk didirikan pada tanggal 6 oktober
1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari yang bergerak dibidang
perdagangan dan jasa umum. Pada tahun 1995 seiring dengan kerjasama
antara Rajawali Group pemegang saham PT Grahametropolitan Lestari
dengan beberapa investor asing (Nynex, AIF, dan Mitsui), PT
Grahametropolitan Lestari mengubah nama menjadi PT Excelcomindo
Pratama Tbk dengan kegiatan utamanya sebagai penyelenggara jasa
telekomunikasi. XL memperoleh lisensi GSM 900 pada bulan September
1995 dan beroperasi secara komersial pada tanggal 8 Oktober 1996. XL
menyediakan pelayanan jaringan GSM seluler di Indonesia dengan
menggunakan teknologi GSM 900. Dalam perkembangannya XL
memperoleh izin jaringan bergerak seluler untuk teknologi DCS 1800.
Semenjak itu, XL adalah perusahaan swasta pertama yang menyediakan
layanan telepon mobile di Indonesia.
XL merupakan salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di
Indonesia yang merupakan satu anggota operator Axiata bersama dengan
Aktel (Bangladesh), HELLO (Cambodia), Idea (India), MTCE (Iran),
Lanka). XL dimiliki oleh Axiata Group Berhad melalui Indocel Holding
Sdn Bhd (83,8%), Etisalat melalui Emirates Telecommunications
Corporation (Etisalat) International Indonesia Ltd. (16%) dan publik
(0,2%). Bisnis XL saat ini adalah sebagai consumer solution yaitu sebagai
penyedia jaringan selular dual band melalui kartu pra bayar ( bebas) dan
pasca bayar (Xplor). Dan juga sebagai bussines solutions yaitu sebagai
penyedia layanan solusi korporat berbasis sirket sewa (leased line), broad
band dan IP (internet Protocol). Hingga saat ini, XL telah mendirikan lebih
dari 14.000 menara Base Transceiver Station (BTS) di seluruh Indonesia
untuk melayani lebih dari 22 juta pelanggannya.
Untuk memberikan pelayanan dan dukungan terbaik bagi para
pelanggannya, hingga kwartal I tahun 2007 telah tersedia lebih dari 156
gerai
Center yang selalu siap menyediakan informasi kepada pelanggan selama
24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Beberapa pengecer juga turut serta
menjual perdana dan voucher isi ulang XL. Pelanggan prabayar XL dapat
memperoleh isi ulang elektronik pada setiap XL center dan outlet, mesin
ATM pada bank-bank besar dan melalui call center XL. Pada tahun 2006,
XL resmi memperoleh lisensi 3G, layanan telekomunikasi seluler berbasis
3G pertama yang tercepat dan terluas di Indonesia.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab,
Dengan adanya struktur organisasi, setiap bagian di dalam perusahaan
dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. PT
Excelcomindo Pratama, Tbk juga memiliki stuktur yang mencerminkan
arus tanggung jawab, otoritas, dan pertanggungjawaban dari setiap bagian
di dalam perusahaan. Adapun struktur organisasi dari PT Excelcomindo
Pratama, Tbk cabang Medan dapat dilihat pada lampiran 1.
Berikut ini uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian
dalam perusahaan :
Vice President
Merupakan posisi tertinggi di dalam struktur. Vice President
dibantu oleh dua orang general manager yaitu General Manager
Sales dan general Manager Network.
General manager Sales
Tugas dan tanggung jawabnya :
1. meningkatkan demand terhadap produk-produk XL di pasar
2. melakukan aktivitas untuk meningkatkan revenue/penjualan
3. meningkatkan pelayanan terhadap customer agar lebih loyal, sehingga
meningkatkan revenue.
4. Meningkatkan kerja sama corporate dengan perusahaan lainnya
dengan menjual produk/jasa XL
5. menentukan kegiatan promosi di areanya
6. memilih/menentukan channel penjualan
Manager Business Solution (Busol), tugas dan tangung jawabnya :
a. melakukan penjualan kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan
jasa telekomunikasi XL.
b. Harus mencapai target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan untuk
jasa yang dijual kepada pihak luar
Manager Busol dibantu oleh beberapa orang staff.
Manager XL Center, tugas dan tanggung jawabnya :
a. memberi pelayanan Customer Service yang terbaik bagi pelanggan yang
datang ke XL center Medan
b. melakukan penjualan produk-produk XL dan melakukan penerimaan
pembayaran/tagihan bulanan customer
c. berusaha meningkatkan loyalitas customer
Manager XL Center dibantu oleh beberapa orang supervisor dan beberapa
orang staf.
Manager Promo, tugas dan tanggung jawabnya :
a. melakukan kegiatan/event agar dapat meningkatkan penjualan dari
departemen sales
b. melakukan kerja sama dengan Event Organizer untuk aktivitas
promosi
c. melakukan publikasi kepada semua media elektronik, cetak, visual,dll.
Manager promo dibantu oleh satu orang supervisor dan coordinator promo
serta beberapa orang staf.
a. melakukan penjualan produk-produk XL
b. meningkatkan ketersediaan barang atau produk XL di pasar
c. melakukan pembinaan/pengembangan terhadap sales distribution di
area masing-masing
d. meningkatkan revenue perusahaan dengan meningkatkan produk yang
di jual dipasar.
Manager Sales Medan dibantu oleh beberapa orang ASOC (Area Sales
Operation Coordinator) dan beberapa orang staf.
General Manager Network, tugas daan tanggung jawabnya adalah :
1. memastikan avaibelity signal XL di seluruh area
2. menjaga BTS agar selalu dalam keadaan aktif
3. meningkatkan pembangunan BTS yang ada di areanya
4. menentukan area/titik daerah yang akan dibangun BTS
5. melakukan supporting terhadap departemen
General Manager Network membawahi beberapa orang manager yaitu:
Manager Field Maintanance, Manager Construction, Manager Network
Support.
Manager Field Maintenance, tugas dan tanggungjawabnya terdiri dari:
a. melakukan pengawasan terhadap BTS-BTS yang ada
b. secara rutin melakukan pemeriksaan/controlling terhadap BTS-BTS
tersebut
c. mencegah terjadinya pencurian, pemadaman listrik, dan lain-lain yang
d. melakukan pemeliharaan terhadap BTS maupun lingkungan sekitarnya
Manager Field Maintenance dibantu oleh satu orang supervisor dan beberapa
orang staff.
Manager construction, tugas dan tanggung jawabnya terdiri dari:
a. melakukan pembangunan BTS
b. melakukan pengawasan dalam instalasi peralatan/perlengkapan BTS dari
awal hingga BTS tersebut aktif.
c. Mengatur jadwal pembangunan BTS tersebut, mana yang prioritas dan
mana yang tidak
Manager Construction dibantu oleh satu orang supervisor dan beberapa orang
staff.
Manager Network Support, tugas dan tanggung jawabnya terdiri dari:
a. mengawasi jalannya project yang sedang dilakukan
b. melakukan pengawasan terhadap budget perusahaan dalam hal
pembangunan BTS
c. melakukan pencatatan administrasi atas BTS-BTS yang telah aktif
d. mengatur pemakaian energi terhadap BTS (missal : pemilihan PLN atau
solar)
Manager Network Support dibantu oleh coordinator project dan coordinator
budgeting serta beberapa orang staff.
Selain membawahi general manager sales dan general manager network, vice
bertanggung jawab terhadap vice President yaitu: manager finance dan
manager management service.
Manager finance
Adapun tugas dan tanggung jawab manager finance adalah:
1. melakukan pengawasan terhadap prsediaan produk-produk XL ysng ada.
2. Meminimumkan terjadinya Bed debt kepada perusahaan rekanan lainnya
3. Melakukan pengawasan terhadap pembelian-pembelian barang yang akan
di beli dalam kaitannya dengan project
4. Melakukan controlling terhadap dana yang ada di Medan
Manager finance dibantu oleh beberapa orang supervisor yaitu supervisor account
receivable (A/R), supervisor inventory, dan supervisor procurement serta
beberapa orang staff di bawah supervisor tersebut.
Manager management service
Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Management Service adalah:
1. Melakukan pengawasan terhadap gedung dan fasilitas kantor lainnya
2. Melakukan rekrutmen/pengangkatan karyawan
3. Melakukan pendekatan terhadap pemerintahan/lembaga daerah lainnya.
Manager management service dibantu oleh beberapa orang supervisor yaitu
supervisor human resources development (HRD), supervisor external affair (EA),
dan supervisor facilities management (FM) serta beberapa orang staff dibawah
supervisor tersebut.
Jenis persediaan di XL Medan hanya terdiri dari persediaan barang
jadi. Persediaan ini didapat dari Main warehouse yang berlokasi di Jakarta.
Persediaan barang jadi ini dikelompokkan berdasarkan produk yang dijual
oleh perusahaaan. Untuk memudahkan pencatatan, produk-produk tersebut
telah diberi kode terlebih dahulu yang hanya diketahui oleh bagian yang
menangani persediaan. Adapun produk-produk yang dijual oleh XL medan
yaitu:
1. Kartu perdana bebas yang merupakan kartu pra bayar dan kartu
perdana Xplor yang merupakan kartu pasca bayar. Produk-produk
ini diberi kode seperti:
• Spbebas2-10mdn untuk kartu perdana bebas
• Spxplor50k-mdn untuk kartu perdana Xplor
2. Voucher isi ulang kartu bebas. Voucher ini ada yang bernilai Rp.
5000 sampai yang bernilai Rp. 100.000. produk ini di beri kode
seperti:
• Voucher100k
• Voucher50k
• Voucher10k
• Voucher5k
3. Sim card penukaran (kartu pengganti) kartu bebas dan Xplor.
Produk-produk ini diberi kode seperti:
• Presimse 16k
b. Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
PT excelcomindo Pratama, Tbk menggunakan software system
application process (SAP) dalam melaksanakan seluruh aktivitas
bisnisnya, termasuk sistem persediaan. Telah kita ketahui bahwa SAP
terdiri dari modul-modulyang saling terintegrasi. Dalam hal persediaan
perusahaan menggunakan modul persediaan yang terintegrasi dengan
modul di dalam marketing dan finance. Di dalam modul persediaan, setiap
terjadi transaksi persediaan, baik penerimaan maupun pengeluaran barang,
karyawan yang bertanggung jawab menangani persediaan langsung
memproses transaksi tersebut ke dalam proses SAP.
Proses ini menyebabkan ter up-datenya data-data mengenai
persediaan. Contohnya ketika terjadi pemesanan barang dari depo kepada
branch warehouse, karyawan yang menangani persediaan di branch
warehouse langsung melakukan proses SAP T-code VL1OB dan T-code
VLO2N untuk proses delivery order dan inbound barang yang dilakukan
depo. Dengan selesainya proses delivery order dan inbound maka
data/catatan persediaan langsung ter up-date. Dari penjelasan di atas kita
dapat menarik kesimpulan bahwa dalam mencatat persediaannya
perusahaan menggunakan sistem perpetual. Dimana sistem perpetual
memberikan informasi yang berkelanjutan mengenai catatan persediaan.
Setiap perubahan/mutasi persediaan akan langsung mempengaruhi akun
persediaan, sehingga catatan persediaan akan selalu menunjukkan angka
Dalam menilai persediaannya perusahaan menggunakan metode
first-in first-out (FIFO), dimana barang yang pertama kali masuk
merupakan barang yang pertama kali dikeluarkan untuk di jual. Metode ini
dipilih perusahaan karena produk yang dihasilkan oleh perusahaan
memiliki masa kadaluarsa produk (expire date). Dengan menggunakan
metode ini, perusahaan akan dapat menghindari barang yang akan
kadaluarsa sehingga kerugian perusahaan dapat dicegah.
c. Catatan dan Dokumen yang Digunakan
Dokumen dalam bentuk fisik yang merupakan dokumen pendukung
dalam proses perencanaan dan pengawasan persediaan terdiri dari:
• Dokumen permintaan barang. Dikirim oleh Branch warehouse
kepada main warehouse yang berisi alokasi permintaan tiap
jenis barang yang dibutuhkan tiap bulannya.
• Transfer request/purchase order. Merupakan dokumen yang
digunakan oleh Branch warehouse maupun depo logistik ketika
memesan barang kepada main warehouse atau Branch
warehouse
• Dokumen pengeluaran barang. Merupakan dokumen
pendukung ketika Branch warehouse mengeluarkan barang dari
gudang. Dokumen ini juga sebagai bukti bahwa Branch
warehouse telah diberi otorisasi untuk mengeluarkan barang
• Dokumen penerimaan barang. Merupakan dokumen pendukung
ketika Branch warehouse menerima barang dari main
warehouse. Dokumen ini digunakan sebagai alat perbandingan
ketika Branch menghitung jumlah barang yang dikirim oleh
main warehouse, apakah jumlahnya sesuai dengan yang
tercantum didalam dokumen.
3. Perencanaan dan Penawasan Persediaan Perusahaan
Persediaan merupakan salah satu aktiva yang penting didalam
perusahaan dan merupakan salah satu unsur dari modal kerja perusahaan.
Oleh karena itu perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengawasan
yang memadai untuk melindungi persediaannya. Sehingga kelebihan
ataupun kekurangan persediaan tidak akan terjadi, serta penyelewengan
terhadap persediaan seperti pencurian terhadap persediaan dapat
dihindarkan. sales plan yaitu pihak/orang yang diberi wewenang untuk
merencanakan persediaan yang akan di pesan dari Main warehouse Jakarta
ke Branch warehouse Medan agar tidak terjadi keleebihan ataupun
kekurangan persediaan dalam satu periode pemesanan tertentu.
Dalam menjalankan perencanaan dan pengawasan persediaannya,
XL Medan menerapkan sejumlah aturan-aturan yang harus diikuti oleh
seluruh karyawan. Setiap transaksi persediaan di XL Medan dilakukan
oleh bagian warehouse yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi
persediaan baik penerimaan maupun pengeluaran barang dan juga bertugas
dan pengeluaran barang, karyawan branch warehouse harus menyiapkan
dokumen-dokumen pendukung penerimaan dan pengeluaran barang.
Dokumen-dokumen tersebut harus mendapat pengesahan terlebih dahulu
oleh atasan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya pengeluran
barang tanpa otorisasi.
Persediaan fisik disimpan di dalam sebuah gudang penyimpanan
yang terkunci. Dimana kunci tersebut dipegang oleh satu orang karyawan,
yang bertugas mengawasi persediaan, baik penerimaan maupun
pengeluaran barang. Setiap karyawan yang ingin mengakses fisik
persediaan harus memperoleh izin dari atasan. Perhitungan fisik
persediaan (stock opname) dilakukan setiap bulan oleh bagian finance.
Tujuan dari perhitungan fisik persediaan adalah untuk merekonsiliasi
catatan persediaan dengan fisik persediaan yang ada di gudang, apakah
sesuai atau tidak. Sehingga apabila terjadi penyelewengan persediaan,
maka dapat diatasi dengan cepat. Seperti yang telah dijelaskan di dalam
bab II untuk mencapai tingkat efisiensi perusahaan, XL Medan
melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan menggunakan SOP
(Standard Operasional Procedure) dan SAP (System Application Process).
Di dalam SOP (Standard Operasional Procedure) terdiri dari
beberapa proses dalam melakukan pendistribusian produk, diantaranya
Proses Distribusi dari Main ke Branch
1. Logistik Branch warehouse setiap bulannya melakukan aktifitas SOP
sales dan Production Planning, yaitu melakukan alokasi permintaan
barang kepada main warehouse.
2. Logistik Branch warehouse setelah melakukan aktifitas SOP sales dan
Production Planning dari proses Disteribusi Branch ke Depo / XL
Center ada permintaan SP dan voucher Fisik
3. Logistik Branch warehouse melakukan permintaan barang/produk ke
Main Warehouse
4. Logistik Main memeriksa barang apakah tersedia atau tidak.
5. Apabila tidak tersedia main warehouse melakukan penundaan
pengiriman barang
6. Apabila barang tersedia, maka main warehouse memberi konfirmasi
kepada branch baahwa barang yang diminta telah tersedia dan
meminta branch untuk mengirimkan form transfer request.
7. Apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika iya, logistik Main
Warehouse melakukan pengiriman barang memberikan barang kepada
kurir untuk dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirim barang ke
branch dengan memberi report pengiriman. Jika tidak, logistic Branch
Warehouse melanjutkan ke proses mengirim barang khusus ke region
Jabodetabek yang tidak menggunakan kurir dan menginput 313 di
8. Logistik branch Warehouse melakukan pengecekan barang yang
datang dari Main (baik melalui kurir atau tidak), apakah barang sesuai
atau cukup? Jika ya, lanjut ke proses menerima barang dan input Good
Receipt (313) di SAP, lanjut ke Proses distribusi Branch ke Depo / XL
Center). Jika tidak lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke
branch.
9. Logistik Branch warehouse melakukan proses Distribusi ke Depo dan
XL Center.
10.Logistik Main Warehouse melakukan proses pembayaran jasa Kurir,
menerima report pengiriman barang dari kurir dan invoice untuk
diproses pembayarannya.
Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
lampiran 2.
Proses Distribusi dari Branch ke Depo / XL Center
1. Logistik Depo melakukan proses distribusi dari Main warehouse ke
Branch Warehouse
2. Logistik Depo meminta barang untuk penjualan ke Dealer
3. XL Center meminta barang untuk penjualan di XL Center
4. Logistik Branch Warehouse melakukan pengecekan apakah barang
tersedia? Jika iya, lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke Depo /
permintaan dari Depo dan XL Center (dilakukan pada saat stock tidak
mencukupi / habis)
5. Branch memeriksa apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika ya,
logistik branch warehouse memberikan barang kepada kurir untuk
dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirimkan barang ke branch atas
permintaan main warehouse dan mengirimkan report pengiriman ke main
warehouse, selanjutnya logistik Branch Warehouse menerima
report-report pengiriman dan invoice dari kurir. jika tidak, memberikan barang
ke PIC Depo dan PIC XL Center dan input 313 di SAP
6. Depo memeriksa apakah fisik dan jumlah sesuai permintaan? Jika ya,
menginput barang masuk di 313 SAP. Jika tidak, logistik Branch
warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL
Center.
7. Pada XL Center melakukan pengecekan apakah barang sesuai permintaan.
Jika ya, XL Center menginput barang masuk di POS / IRBS (D+1, akan
terotomatis terinput stock masuk di SAP). Jika tidak, logistik Branch
Warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL
Center
8. XL Center melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau
Voucher Fisik. Jika SP XL Center memproses penjualan di XL Center.
Jika Voucher, XL Center meminta PIC Departemen terkait untuk
9. PIC Activation Voucher melakukan proses aktivasi fisik Voucher yaitu
dengan mengaktifkan voucher fisik yang di minta oleh XL Center.(Note :
untuk regional Jabodetabek, yang mengaktifkan voucher adalah Finance
Region. Untuk Region lainnya, yang mengaktifkan voucher fisik adalah
Sales Departemen ).
Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
lampiran 3.
Proses Distribusi dari Depo ke Dealer
1. Dealer melakukan aktifitas dengan mengikuti Standard Operating
Procedure (SOP) Dealer Management
2. Dealer melakukan pembelian dan pembayaran sesuai dengan kuota,
target dan jadual yang telah ditentukan
3. Depo melakukan pemeriksaan apakah barang tersedia? Jika ya, Depo
menginformasikan kepada dealer bahwa barang sesuai Purchase Order
(PO) dapat diambil di Depo. Jika tidak, depo melakukan proses request
barang ke branch
4. Admin Depo menginput stock di SAP.
5. Depo melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau
Voucher fisik. Jika SP , depo meminta PIC Departemen terkait untuk
mengaktifkan voucher. Jika voucher maka dealer mengambilkan
barang di Depo.
6. PIC Activation Voucher mengaktifkan voucher fisik yang diminta oleh
adalah Finance region, untuk region lainnya, yang mengaktifkan
voucher fisik adalah sales departemen)
7. Dealer memeriksa apakah barang dan jumlah sesuai? Jika iya, dealer
menerima barang dari depo dan menanda tangani tanda terima barang
dan kemudian dilanjutkan ke SOP dealer management. Jika tidak,
dealer mengambil barang di Depo dan memeriksa barang dari Depo.
8. Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
lampiran 4.
Dari beberapa proses di atas menunjukkan proses pengiriman
barang yang panjang untuk sampai ke Dealer, hal ini kurang efektif dan
efisien. Untuk itu perlunya dilakukan perubahan SOP agar pengiriman
barang lebih cepat dan tepat untuk sampai ke tangan dealer.
SAP juga mempunyai peran yang sangat penting dalam kegiatan
operasional perusahaan. Berikut ini terdapat hal-hal yang ada di SAP
terkait dengan perencanaan dan pengawasan Persediaan (Stock):
a. Existing stock di system/SAP stock yaitu stock yang tercatat di
SAP berdasarkan jenis dan quantity material yang ada di suatu
storage Location (SLoc). Ada tiga jenis stock yang ada di SAP
yaitu : good Stock, Stock in transit,Blocked Stock.
• Good Stock yaitu stock yang sudah masuk di suatu SLoc
dan sudan dilakukan proses penerimaan barang (good
• Stock in transit yaitu stock yang masih dalam perjalanan di
suatu SLoc karena belum dilakukan proses penerimaan
barang (good receive). Hal ini mungkin dikarenakan fisik
material belum diterima ataupun material sudah di terima
tetapi belum dilakukan proses penerimaan barang (good
receive) oleh admin.
• Block stock yaitu stock yang sudah masuk di suatu SLoc
tetapi diblocked statusnya (masih tetap berada di SLoc
tersebut) dikarenakan beberapa hal seperti old material
(tidak dipakai / dijual lagi), broken material, deact material
dll. Hal ini dilakukan untuk lebih memudahkan pengawasan
persediaan ( me-manage stock) antara stock yang statusnya
masih bagus dengan stock yang statusnya bermasalah.
Selanjutnya untuk material yang berstatus blocked stock ini
nantinya akan dilakukan proses write off/ scrapp untuk
periode tertentu (misal pertahun).
Persediaan (stock) pada waktu lampau untuk tanggal atau periode
tertentu juga bisa dilihat di dalam SAP ini, hal ini misalnya dapat
digunakan untuk beberapa keperluan, sebagai contoh untuk melakukan
Tabel 4.1
Display warehouse stocks of material, 22 Juni 2009
material plnt SLoc Material Description Unrestr Trans/
Tfr
Blocked Tran
sit In Tran sit SP10KW2W-BST SP10KW2W-MDN SP10KW2W-PBN SP5K-BST SP5K-MDN SP5K-PBN VOUCHER100KV\ VOUCHER10K VOUCHER10K-MINI SA SAL SAL SAL SAL SAL SAL SAL SAL XDO XDO3 XDO3 XDO3 XDO3 XDO3 XDO3 XDO3 XDO3 SP,PREACTVOU:SIM BEBAS_W2W,10K,BRASTAGI
SP,PREACTVOU:SIM BEBAS_W2W, 10K,MEDAN
SP,PREACTVOU:SIM BEBASW2W, 10K,PANGKAL>
SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,BRASTAG
SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,MEDAN
SP,PREACTVOU:SIM REGULER_NEW,5K,PANGKA
VOUCHER, CARD:100K
VOUCHER,CARD: 10K,MINI BEBAS
VOUCHER,CARD: 10K,MINI BEBAS 2 IN 1
0 200 0 2.900 10.275 1.000 1.491 697 5.125 0 0 50 2.400 20.000 0 0 0 5.000 100 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Persediaan (stock) tersebut dapat dilihat dengan meng-akses SAP oleh
semua admin Depo / Branch warehouse, Main warehouse atau yang punya
b. Material transaction
Proses transaksi material yang dilakukan antara lain:
Pengeluaran (transfers 313/ good issue), penerimaan (315/ good
receive), SODO (sales order delivery order), batalkan (cancel)
dokumen transaksi yang telah pernah dibuat, change jenis
material (bila ada suatu program khusus) dll.
Transfer material ke area di region dimulai dari Main
Warehouse di Jakarta ke Branch Warehouse region. Branch
warehouse akan transfer material untuk memenuhi kebutuhan
Depo dan XL Center. Penjualan ke dealer dilakukan oleh Depo
sedangkan XL Center selain sebagai pusat pelayanan customer
juga memiliki fungsi untuk melakukan penjualan produk XL ke
Customer.
Terdapat juga adanya transaksi berupa return material, baik dari
XL Center/ Depo ke branch Warehouse maupun branch
warehouse ke Main warehouse Jakarta karena beberapa hal
seperti broken material,material sisa program tertentu dll.
c. Material movement
Semua transaksi yang pernah dilakukan di suatu SLoc oleh user
akan tercord, dalm bentuk material dokumen number yang
transaksi dan tanggal posting, jenis dan jumlah barang,
supplying dan receving SLoc,dll. Sehingga dengan adanya
menu/fasilitas ini kita dapat melakukan monitoring dalam
periode waktu tertentu (missal dalam sebulan) pergerakan
(keluar/masuk/penjualan) material di suatu Sloc (Branch
Warehouse/ Depo/XLC) baik secara jumlah maupun jenis
materialnya. Hal ini tentunya akan menjadi dasar untuk
merencanakan jumlah dan jenis material yang akan diminta
(request), pengawasan / maintain existing stock, dimensioning
warehouse berdasarkan kapasitas ruang penyimpanan, existing
stock, expired date material dan buffer stock, sehingga
diharapkan tidak akan terjadi overstock (stock lebih) atau lack
stock (stock kurang).
d. HU (Handling Unit) Number for SP (Starter Pack)
Dalam setiap SP (kartu perdana) akandicantumkan nomer
packing atau HU/Handling unit dalam setiap box (kotak) kecil
berisi 50 buah SP, yang disebut HU1 (pertama) dan box besar
berisi 1000 buah SP yang disebut HU2 (kedua). Sebelum SP
dikeluarkan oleh Main Warehouse ke area, HU number ini
terlebih dahulu akan diload datanya ke SAP. Fungsi HU
number ini adalah sebagai data identifikasi yang unik dari SP
terkait nanti ke penjualan ke dealer. Saat proses sales order di
terjual ke dealer. Data yang terdapat di HU adalah jenis SP dan
POC-nya,MSISDN, ICCID dan tanggal kada lursa (expired
date). Untuk cross checking sebaiknya admin melakukan check
(samling/ random) antara HU yang tertera di fisik box SP
dengan HU yang ada di SAP, untuk memeriksa apakah data
didalamnya sudah sama.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Analisis Tingkat efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure)
SOP secara garis besar telah di jelaskan dalam bab II, agar suatu
proses/ aktivitas pekerjaan dapat berjalan dengan sesuai yang diinginkan
dengan hasil yang optimal sud
