BAB III MANAJEMEN KOLEKSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN
3.7 Anggaran Perpustakaan
Salah satu faktor pengembangan koleksi adalah keberadaan anggaran atau dana yang memadai. Hal ini sangat penting dalam menambah jumlah koleksi di suatu perpustakaan.
Besar nya dana bagi perpustakaan secara umum berbeda-beda, hal ini ditentukan oleh kebutuhan perpustakaan itu sendiri, dari hasil pengamatan saya anggaran biaya pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) untuk anggaran pembelian dibawah 10%. Untuk anggaran biaya di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai sebesar Rp.600.000.000,-/ Tahun, untuk
denda peminjaman atau kerusakan buku tidak di punggut biaya sama sekali.
Namun bila buku rusak/hilang pengguna diwajibkan mengganti buku dengan judul yang sama.
3.8 Inventarisasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai perpustakaan di DPAK Binjai, sistem inventarisasi pada DPAK Binjai menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) dan tajuk subjek.
Kegiatan atau pekerjaan inventarisasi di DPAK Binjai adalah sebagai berikut:
1. Dilakukan pemeriksaan: memeriksa kondisi fisik buku, kelengkapan isi buku, dan jumlah buku
2. Dilakukan pengelompokkan: dilakukan pengelompokkan terhadap buku yang diperiksa kemudian mengelompokkan berdasarkan judul
3. Lalu dilakukan pengecapan: pemberian stempel kepemilikkan terhadap bahan pustaka yang sudah diperiksa dan dikelompokkan
4. Kemudian dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang sudah di periksa, dikelompokkan, dan di beri stempel kepemilikan.
Proses inventarisasi di DPAK Binjai yaitu:
1. Bagian pengolahan melakukan pendataan terhadap buku yang masuk/diterima.
2. Setelah dilakukan pendataan bagian pengolahan mendata dan memasukkan kedata base office
3. Kemudian bagian layanan memasukkan buku kedalam data base aplikasi 4. Setelah buku dimasukkan kedalam data base aplikasi kemudian bagian
layanan memasukkan buku kedalam rak
Gambar 2 : Isi dari Buku Inventarisasi Sumber : Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK).
3.9 Shelving
Pelaksanaan shelving di DPAK binjai dilakukan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
Kegiatan penyusunan bahan pustaka/shelving di DPAK dilakukan setiap hari pada jam kerja, dan kegiatan shelving dilakukan pagi dan sore hari. Koleksi disusun berdasarkan jenis koleksinya, kemudian disusun berdasarkan nomor klasifikasi dari yang terkecil hingga yang terbesar (menggunakan sistem klasifikasi DDC 000-900).
Proses shelving/penyusunan bahan pustaka di DPAK Binjai adalah sebagai berikut:
1. Buku yang sudah dibaca atau buku yang ada terletak di atas meja dikumpulkan
2. Kemudian dimasukkan ke dalam troli
3. Sebelum disusun kedalam rak buku di sortir berdasarkan nomor klasifikasi 4. Kemudian disusun ke dalam rak buku, penyusunan dilakukan sesuai
dengan nomor panggil buku.
Gambar 3: Buku sebelum disusun kedalam rak
Gambar 4 : Penyusunan Buku di dalam rak
Sumber : Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK)
3.10 Perawatan Bahan Pustaka
Kegiatan perawatan bahan pustaka yang di lakukan DPAK Binjai ialah dengan cara:
Laminasi: Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) melakukan laminasi terhadap bahan pustaka yang kertasnya sudah menguning atau tidak dapat di perbaiki lagi dengan cara melakukan penambalan atau penyambungan ulang bahan pustaka
Perbaikan: kerusakan bahan pustaka pada DPAK Binjai tergolong relative kecil, hal ini dapat dilihat dari koleksi buku yang ada di dalam rak. Kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka dapat diatasi oleh pustakawan di DPAK Binjai.
Pegawai perpustakaan di DPAK Binjai memperbaiki bahan pustaka yang rusak didalam ruangan khusus yang di sediakan di DPAK Binjai. Beberapa peralatan yang diperlu digunakan dalam proses perbaikan bahan pustaka yang rusak antara lain : Lem, selotip/doubeltip, kertas, sampul plastic, Gunting,Pisau dan alat-alat lainnya
Ada beberapa kegiatan dalam melakukan perawatan bahan pustaka yang sudah rusak yang ada di DPAK Binjai :
1. Memilih bahan pustaka dari dalam rak
2. Kemudian setelah dipilih dilakukan penyisihan dan dikumpulkan
3. Setelah disisihkan, kemudian buku yang telah dipilih diserahkan kebagian pengolahan
4. Kemudian dilakukan revitalisasi yaitu melakukan penyampulan,penjildan terhadap bahan pustaka yang rusak dan melakukan fotocopi terhadap bahan yang sudah rusak/hilang
5. Setelah selesai dilakukan penyampulan/perbaikan terhadap buku yang rusak kemudian buku disusun kembali kedalam rak
Gambar 5 : Perawatan bahan pustaka
Perawatan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) dilakukan untuk yang ringan seperti sampul koyak atau kertas nya. Jika koleksi yang kertas nya sudah menguning biasa nya di asingkan karna sudah tidak relevan lagi.
Perawatan untuk rusak berat bahan pustaka yang sudah bolong-bolong atau dimakan rayap tidak diperbaki dan dimasukkan ke dalam kardus untu di simpan di gudang. Koleksi bahan pustaka di DPAK peminjaman nya belum tinggi dikarenakan perpustakaan daerah dan tidak banyak pengunjung nya, berbeda dengan perpustakaan universitas yang civitas akademika yang membutuhkan informasi lebih banyak dan di kunjungi oleh banyak mahasiswa.
3.11 Stock Opname
Banyaknya jumlah koleksi di perpustakan tentu akan sulit dilakukan pendataan terhadap koleksi. Pendataan ulang kembali koleksi dalam waktu tertentu di sebut dengan Stock Opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki. Kegiatan stock opname terakhir dilakukan pada tahun 2018.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) melakukan kegiatan stock opname 5 tahun sekali. Langkah-langkah stock opname di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) antara lain :
1. Menyiapkan pegawai sebanyak 5 atau 6 Orang
2. Melakukan pengentrian, berdasarkan DDC dari kelas 000-900, kemudian masuk ke koleksi anak dan refrensi
3. Menyiapkan daftar buku
4. Melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka pada perpustakaan Kota Binjai
5. Melakukan penyisihan terhadap koleksi
6. Pendataan ulang koleksi yang sudah tidak relevan (koleksi yang sudah di gudang)
3.12 Weeding
Dari hasil wawancara penulis dengan petugas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, weeding (penyiangan) dilakukan 2 kali setahun. Bila waktu senggang kegiatan weeding dilakukan 3 bulan sekali. Pada saat melakukan
weeding perpustakaan harus menyediakan berita acara untuk melakukan penyusutan terhadap koleksi yang sudah tidak layak di jadikan koleksi.
Penyiangan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai diawali dengan proses perawatan atau stock opname. Koleksi yang di weeding disimpan kedalam kardus, kemudian dimasukkan ke gudang. Weeding di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binaji (DPAK) dilakukan terakhir pada tahun 2019
Prosedur yang dilakukan saat weeding (penyiangan) antara lain :
1. Pada saat melakukan penyusunan buku, pegawai perpustakaan memilih buku yang ada di dalam rak
2. Mengecek koleksi yang masih layak di gunakan
3. Kemudian dilakukan penyisihan terhadap koleksi yang sudah rusak
4. Dilakukan perbaikan terhadap koleksi yang masih bisa di perbaiki dan digunakan
5. Jika ada koleksi yang tidak dapat diperbaiki/usang dilakukan penyusutan.
6. Kemudian daftar koleksi yang akan di siangi dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk meminta izin/persetujuan agar dilakukan penyiangan terhadap koleksi yang rusak.
7. Kemudian koleksi yang tidak dapat di gunakan/rusak dikeluarkan dari dalam rak
8. Koleksi yang masih bisa digunakan.diperbaiki di masukkan kembali kedalam rak
Ciri-ciri koleksi yang dilakukan penyiangan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) sebagai berikut :
a. Koleksi yang rusak parah tetapi penggunaannya masih tinggi b. Koleksi yang rusak parah tetapi penggunaannya masih rendah c. Koleksi yang rusak ringan tetapi penggunaanya masih tinggi d. Koleksi yang rusak ringan penggunaannya rendah
e. Koleksi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi,
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN