MANAJEMEN KOLEKSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA BINJAI
KERTAS KARYA
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.S.I) Dalam Bidang Perpustakaan
Oleh
LAUSYANNA TIOKSA BERUTU 162201011
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA MEDAN
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa telah memberikan rahmat Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Kertas Karya yang berjudul “Manajemen Koleksi Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai”.
Kertas Karya ini saya selesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.S.I) dalam Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan kertas karya ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Saya mengucapkan terima kasih sebesar- besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.sos. M.I.Kom selaku Ketua Program Studi Sekaligus Dosen Pembimbing Akadenik D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P selaku Dosen pembimbing, dimana beliau telah memberikan bimbingan, pengarahan, dan waktunya dalam penyelesaian kertas karya ini.
4. Seluruh Dosen Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis sampai penulis menyelesaikan pendidikan.
5. Terimakasih kepada Orang Tua penulis Ayah Lauber Berutu dan Ibu Syamsia Tinambunan terimakasih atas dukungan, materi, doa, dan semangat yang diberikan kepada penuls sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Ibu Hj. Sri Ramawati, S.Sos.selaku Kepala Dinas Perpustakaan Kota Binjai beserta seluruh staf pegawai yang telah mengizinkan penulis
melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
7. Spesial untuk adik-adikku tersayang Elisabeth. Asriani Berutu dan Dahlia Berutu yang selalu memberikan dukungan, semangat, motivasi, mendukung dan menghibur penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
8. Teristimewa Sahabat Elia, Duarta, Resmon Pani terkhusus buat cunut ku Rina, Renny terima kasih atas tawa dan hari-hari yang dihabiskan bersama-sama hanya untuk mendengarkan dan menghibur penulis sampai terselesaikannya kertas karya ini.Semoga kita semua sukses dan persahabatan kita tidak sampai di sini saja.
9. Terimakasih unttuk teman PKL Kelompok B terkhusus Najla yang memberi semangat dalam penyusunan kertas karya dan waktu 3 bulan selama berlangsungnya PKL.
10. Terimkasih seluruh anak-anak D-III Perpustakaan Universitas Sumatera Utara stambuk 2016 atas waktu singkat selama 3 tahun semoga kita semua sukses.
11. Terimakasih untuk semua pihak yang telah banyak membantu dan memnberi dukungan dalam penyusunan kertas karya ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih banyak.
Akhir kata saya menyadari bahwa dalam penulisan kertas karya ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu, saya memohon saran dan kritik yang sifatnya membangun, semoga bermanfat bagi kita.
Medan, Agustus 2019 Penulis
LAUSYANNA TIOKSA B NIM : 162201011
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penelitian ... 3
1.3 Manfaat Penulisan ... 3
1.4 Ruang Lingkup ... 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengembangan Koleksi dan Manajemen Koleksi ... 5
2.1.1 Definisi Pengembangan Koleksi dan Manajemen Koleksi ... 5
2.2 Manajemen Koleksi ... 7
2.2.1 Definisi Manajemen Koleksi... 7
2.2.2 Tujuan Manajemen Koleksi ... 9
2.2.3 Manfaat Manajemen Koleksi ... 9
2.3 Inventarisasi ... 10
2.4 Shelving... 12
2.5 Perawatan Bahan Pustaka ... 13
2.5.1 Tujuan & Fungsi Perawatan Bahan Pustaka ... 15
2.6 Keamanan Koleksi ... 15
2.7 Stock Opname ... 16
2.8 Weeding ... 18
BAB III MANAJEMEN KOLEKSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA BINJAI 3.1 Sejarah Perpustakaan Kota Binjai ... 22
3.2 Visi Misi Perpustakaan Kota Binjai ... 23
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Kota Binjai ... 24
3.4 Staf Manajemen Koleksi Perpustakaan Kota Binjai ... 25
3.5 Waktu Pelayanan Perpustakaan Kota Binjai ... 25
3.6 Koleksi Perpustakaan ... 25
3.7 Anggaran Perpustakaan ... 26
3.8 Inventarisasi ... 27
3.9 Shelving... 29
3.10 Perawatan Bahan Pustaka ... 32
3.11 Stock Opname ... 34
3.12 Weeding ... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN...
4.1 Kesimpulan ... 36
4.2 Saran ... 37
DAFTAR PUSTAKA ... 38
LAMPIRAN ... 40
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang di dukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak). Sebaran koleksinya umum, artinya hampir seluruh bidang ilmu atau bidang studi di segala tingkatannya, tersedia di sini dengan kata lain, segala jenis sumber informasi tersedia di perpustakaan ini. Penggunanya pun sangat beragam, umum dan tanpa vmembedakan status social dan tingkat pendidikannya. Tujuan perpustakaan umum untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi secara menyeluruh di suatu daerah tertentu tanpa memisahkan stratifikasinya di masyarakat.
Oleh karena itu, perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya baik itu yang berbentuk tercetak ataupun yang tidak tercetak, yang mengacu kepada standar kualitas yang diinginkan. Perpustakaan tidak terlepas dari koleksi yang ada di dalam suatu perpustakaan, koleksi atau biasa disebut bahan pustaka merupakan salah satu komponen perpustakaan yang sangat penting. Koleksi yang ada di perpustakaan dari segi bentuk dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu koleksi tercetak dan koleksi non tercetak. Agar koleksi dapat dimanfaatkan secara maksimal. Harus diterapkan suatu sistem manajemen dalam mengatur koleksi tersebut atau biasa disebut dengan manajemen koleksi, sehingga memiliki suatu pengaturan koleksi yang baik.
Manajemen Koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi. Pemenuhan kebutuhan- kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama, mengusahakan cara alternatif pemerolehan dokumen dan informasi guna melengkapi koleksi yang telah ada
(Ray.Harrod‟s Prytherch, (1995) Librarian Glossary : 146) Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.
Proses manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) meliputi perencanaan, anggaran dan pengorganisasian. Proses perencanaan Manajemen Koleksi pada DPAK Kota Binjai dilakukan melalui koordinasi dengan semua pihak yg terkait baik atasan dan termasuk pegawai perpustakaan yang mengelola perpustakaan , melakukan rancangan kegiatan kemudian direncanakan perencanaan apa yang diperlukan kemudian diusulkan dan kegiatannya dilaksanakan tahun depan. Jumlah koleksi bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) berjumlah 11.246 eksemplar, Dinas Perpustakaan dan Arsip kota Binjai juga memiliki koleksi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) berjumlah 22.674 eksemplar. Sistem yang digunakan adalah system terbuka, dengan fasilitas layanan yang diberikan antara lain: 1) Layanan sirkulasi, 2) Layanan referensi, 3) Layanan anak, 4) Layanan internet (Free Wifi), 5) Layanan Perpustakaan Keliling, 6) Layanan sudut baca taman balita, 7) Layanan teras baca. Kegiatan manajemen koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan Kota Binjai antara lain :1) Inventarisasi, 2) Shelving, 3) Stock Opname, 4) Weeding, 5) Perawatan Bahan Pustaka.
Berdasarkan observasi awal penulis tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang pelaksanaan dan proses manajemen koleksi di DPAK Binjai. Sehingga kertas karya ini di beri judul Manajemen Koleksi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, sebagai latar belakang masalah penulis.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk mengetahui proses manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK).
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) dalam manajemen koleksi.
1.3 Manfaat Penulisan
Hasil observasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Memberikan masukan tentang manajemen koleksi bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK).
2. Sebagai refrensi untuk karya berikutnya dengan topic yang sama.
3. Menambah wawasan mengenai manajemen koleksi perpustakaan umum.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK)
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Observasi
Memperoleh data melalui pengamatan langsung ke Dinas Perpustakaan danArsip Kota Binjai.
2. Wawancara
Memperoleh data dengan melakukan tanyajawab dengan pustakawan bagian manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai.
3. Studi Kepustakaan
Membaca dan memahami bahan-bahan pustaka atau literature baik berupa buku artikel dan sebagainya yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam penulisan kertas karya.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengembangan Koleksi dan Manajemen Koleksi
2.1.1 Definisi Pengembangan Koleksi dan Manajemen Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpustakaan karena setiap perpustakaan akan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Kegiatan membangun koleksi perpustakaan dikenal dengan istilah pengembangan koleksi.
Evans yang dikutip oleh Rahmah Elva (2005:5) memberikan batasan istilah “pengembangan koleksi” sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan sehingga dengan demikian akan tercipta sebuah perencanaan untuk memperbaiki peta kelemahan dan mempertahankan kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa, “collection development is a „written statement‟ of that plan, providing details for guidance of the library staff”. Maksudnya adalah pengembangan koleksi merupakan pernyataan tertulis dari rencana pengembangan koleksi yang berisi rincian rencana yang digunakan staf perpustakaan.
Yulia yang dikutip oleh Rahmah Elva (2009:5) memberi definisi pengembangan koleksi adalah proses menghasilkan kepastian bahwa perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi dari populasi yang dilayaninya dalam acara yang tepat waktu, dan ekonomis, menggunakan sumber daya informasi yang diproduksi di dalam maupun diluar organisasi.
ALA Glossary of Library and Information Science (1983:5) memberi pendapat bahwa pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemustaka, studi pemustaka koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumber daya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpusakaan.
Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi adalah sejumlah kegiatan pada perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan melalui proses prencanaan, pemilihan, dan evaluasi.
Manajemen berasal dari kata kerja to manage (bahasa Inggris) artinya mengelola, memimpin, mengurus. Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu dengan cara yang setepat-tepatnya.
Osburn yang dikutip Johnson (2009:2) mendefinisikan manajemen koleksi sebagai“a process of information gathering, communication, coordination, policy formulation, evaluation, and planning. These processes, in turn, influence decisions about the acquisition, retention, and provision of access to information sources in support of the intellectual needs of a given library community.
Collection development is the part of collection management that primarily deals with decisions about the acquisition of materials”. Yang memiliki makna: suatu proses informasi berupa mengumpulkan, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi, dan perencanaan. Proses ini, mempengaruhi keputusan tentang ketetapan akses ke sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual pengguna perpustakaan. Pengembangan koleksi menjadi bagian dari manajemen koleksi terutama berkenaan dengan keputusan tentang pengadaan koleksi perpustakaan
Menurut Syihabuddin, (2003:146) Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.
Dari berbagai definisi diatas dapat diketahui bahwa manajemen koleksi adalah suatu istilah yang mewakili proses perencanaan suatu koleksi perpustakaan atau lembaga informasi, yang meliputi aspek pengumpulan,
pemeliharaan,komunikasi, koordinasi, kebijakan, serta perawatan dan evaluasi dalam rangka mencapai target koleksi dari organisasi.
2.2 Manajemen Koleksi
2.2.1 Definisi Manajemen Koleksi
Manajemen berasal dari kata kerja to manage (bahasa Inggris) artinya mengelola, memimpin, mengurus. Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu dengan cara yang setepat-tepatnya. Reitz (2004:157) memberi definisi pada manajemen koleksi yaitu
“the application of quantitative techniques, such as statistical and costbenefit analysis, to the process of collection development, usually limited to large libraries and library systems. In a more general sense, the activity of planning and supervising the growth and preservation of library collections based on an assessment of existing strengths and weakness and an estimate of future needs”.
Yang memiliki pengertian: aplikasi dari teknik kuantitatif, kepada proses pengembangan koleksi yang biasanya terbatas pada sistem sebuah perpustakaan.
Dalam pengertian umum, manajemen koleksi adalah suatu aktivitas perencanaan serta mengawasi pemeliharaan dan pertumbuhan perpustakaan koleksi berdasarkan pada suatu penilaian mengenai kelemahan dan kekuatan serta perkiraan kebutuhan masa depan.
Berikut adalah definisi yang diberikan oleh Jenkins dan Morley yang dikutip Clayton (2001:17) yaitu “collection management is a more demanding concept, which goes beyond a policy of acquiring materials, to policies on the housing, preservation, and storage, weeding and discard of stock. Rather than selection and acquisition, collection management emphasizes the systematic management of a library‟s exsisting collection: „the systematic management of the
planning, composition, funding, evaluation and use of library collections over extended periods of time, in order to meet specific institutional objectives” Yang mengandung pengertian manajemen koleksi adalah konsep yang menuntut suatu kebijakan dalam memperoleh material, atas perawatan, pemeliharaan, dan penyimpanan, serta penyiangan koleksi. Bukan hanya sekedar menyeleksi dan mengakuisisi, manajemen koleksi menekankan pada manajemen sistematis pada koleksi perpustakaan: „manajemen sistematis dari perencanaan, susunan, pembiayaan, evaluasi dan penggunaan koleksi perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, untuk mencapai target dari perpustakaan atau lembaga yang bersangkutan.
Osburn yang dikutip Johnson (2009:2) mendefinisikan manajemen koleksi sebagai “a process of information gathering, communication, coordination, policy formulation, evaluation, and planning. These processes, in turn, influence decisions about the acquisition, retention, and provision of access to information sources in support of the intellectual needs of a given library community.
Collection development is the part of collection management that primarily deals with decisions about the acquisition of materials”. Yang memiliki makna: suatu proses informasi berupa mengumpulkan, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi, dan perencanaan. Proses ini, mempengaruhi keputusan tentang ketetapan akses ke sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual pengguna perpustakaan. Pengembangan koleksi menjadi bagian dari manajemen koleksi terutama berkenaan dengan keputusan tentang pengadaan koleksi perpustakaan.
Menurut Syihabuddin, (2003;146) Manajemen Koleksi melibatkan serangkaian proses yang menjadi lebih efisien dengan adanya teknologi komputer dan komunikasi yang menghimpun informasi, mengkoordinasikan komunikasi, menyusun kebijakan, evaluasi dan perencanaan.
Dari berbagai definisi diatas dapat diketahui bahwa manajemen koleksi adalah suatu istilah yang mewakili proses perencanaan suatu koleksi perpustakaan atau lembaga informasi, yang meliputi aspek pengumpulan, pemeliharaan,
komunikasi, koordinasi, kebijakan, serta perawatan dan evaluasi dalam rangka mencapai target koleksi dari organisasi.
2.2.2 Tujuan Manajemen Koleksi
Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.
Menurut Sulistyaningsih (2013:2) tujuan manajemen koleksi adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya
3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan tekhnologi.
4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan manajemen koleksi adalah mengetahui mutu, lingkup dan kedalam koleksi, menyesuaikan koleksi dengan tujuan perpustakaan, mengikuti perubahan, perkembangan, sosial, budaya, ilmu dan teknologi, meningkatkan nilai informasi, mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi serta menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
2.2.3 Manfaat Manajemen Koleksi
Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.
Menurut Sutarno NS (2006) manfaat manajemen koleksi antara lain :
1. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan pustaka yang harus dibeli
2. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya.
3. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
4. Membantu dalam merencanakan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan, 5. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan.
Dari pernyataan diatas manfaat manajemen koleksi membantu menetapkan metode, merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dalam pengadaan, mengidentifikasi dan merencanakan anggaran dengan jangka panjang.
2.3 Inventarisasi
Kegiatan yang dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima baik hasil pembelian, pertukaran, maupun hadiah meliputi kegiatan inventarisasi. Kegiatan penerimaan bahan pustaka meliputi kegiatan pemeriksaan terhadap bahan pustaka yang diterima. Kegiatan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima perpustakaan pada buku induk ataupun sarana bantu lainnya. Kegiatan penerimaan dan inventarisasi merupakan dua kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan.
Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamsjah (2010: 180), inventarisasi merupakan kegiatan/tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan peraturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian.
Menurut A. Gima Sugiama (2013: 173), inventarisasi adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan asset, dan mendokumentasikannya baik asset berwujud pada suatu waktu tertentu.
Inventarisasi merupakan salah satu kegiatan yang penting di dalam pengelolaan dan pengembangan koleksi perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan komposisi subjek, efektivitas, jumlah koleksi dan kondisi terkini.
Kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan 2. Pengelompokkan 3. Pengecapan 4. Pencatatan
Manfaat dan Tujuan Inventarisasi
Manfaat dan tujuan inventarisasi perpustakaan dimaksudkan untuk mengetahui jumlah, komposisi, dan keberadaan koleksi yang dapat diakses oleh pengguna, sehingga mempermudah dalam pemanfaatannya. Dengan inventarisasi akan dapat diketahui lengkap tidaknya koleksi yang terdapat di perpustakaan dilihat dari segi jumlah atau kelengkapan nomor/volume, komposisi subjek, dan jenis literatur. berimbang dengan subjek lainnya perlu diupayakan penambahan dengan materi yang lebih mutkhir, terlebih lagi jika sudah ada edisi terbaru agar dapat mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi. Menurut Rahmah Elvah (2015) koleksi yang rusak akan ditandai kemudian diperbaiki dan dirawat.
Tugas dan wewenang bagian inventarisasi bahan pustaka sebagai beikut:
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk pengisiannya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan.
Pada umumnya, kegiatan inventarisasi bahan pustaka dilakukan oleh bagian pengadaan bahan pustaka. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh suatu perpustakaan,baik yang berupa buku, majalah maupum jenis bahan pustaka lain,dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu.Adapun prosedur penerimaan bahan pustaka menurut Rahmah Elva (2015) adalah sebagai berikut ini.
1. Pemeriksa alat pengirim dan penerimanya. Jika sesuai baru dibuka kemasannya
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita,dan sekaligus periksa kondisi fisiknya,apakah dalam keadaan baik atau rusak.
3. Jika ada yamg tidak sesuai,dengan pesanan,baik judul,pengarang,ISBN atau dalam keadaan rusak,kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan pergantian yang sesuai(klaim)
4. Untuk kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisis fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan kembali kepada pengirimnya sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka terlebih dahuli diberi stempel kepemilikan dan stempel perpustakan.Stempel kepemilikan paling tidak memuat keterangan sebagai berikut ini.
a. Nomor registrasi.
b. Tanggal perolehan.
c. Asal perolehan(beli,hadiah,pertukaran).
d. Lokasi penyimpanan.
e. Jumlah eksemplar.
2.4 Shelving
Shelving merupakan pemajangan buku/koleksi di rak. Pemajangan dikelompokkan menurut subjek, sesuai dengan nomor klasifikasi yang ada dalam label buku. Hal ini dilakukan untuk mempermudah temu kembali koleksi, saat diperlukan pengguna.
Menurut Sitepu (2011:29) Penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving), adalah suatu kegiatan menyimpan koleksi bahan pustaka yang telah diolah/diproses menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masing- masing maupun urutan nomor penempatan (call number).
Menurut Rangkuti (2013:4) Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak buku perpustakaan atau tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu.
Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan pustaka.
Sistem kegiatan Shelving menurut Rangkuti (2013:4) Sistem penjajaran koleksi ke dalam rak ada dua macam yaitu:
1. Berdasarkan jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu susunan.
2. Berdasarkan sandi pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan nomor kelas sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa shelving adalah penjajaran koleksi ke dalam rak buku perpustakaan berdasarkan jenis dan berdasarkan Call Number.
Tujuan dari kegiatan shelving adalah memudahkan para pemustaka dalam menemukan koleksi yang mereka cari
2.5 Perawatan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi pustakawan.
Berdirinya suatu perpustakaan karena adanya koleksi buku, maka jika ada koleksi buku berarti perlu dirawat dan dilestarikan.
Perawatan bahan pustaka merupakan kegiatan mencegah, melindungi dan memperbaiki semua bahan pustaka baik perlindungan dari kerusakan oleh sebab- sebab alamiah, maupun kerusakan akibat tangan-tangan usil manusia. Kegiatan perawatan bahan pustaka dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tindakan pencegahan (preventif) dan tindakan perbaikan (kuratif).
Menurut Soeatminah (1992: 126), pengertian pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka adalah “Kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan awet dan terawat dengan baik.”
Menurut Martoadmojo (1993: 6) perawatan adalah menjaga agar koleksi perpustakaan tidak diganggu oleh tangan-tangan jahil, serangga yang jahil, atau jamur yang merajalela pada buku-buku yang ditempatkan pada ruangan yang lembab. Perawatan memeliki beberapa fungsi sebagai berikut.
a. Melindungi, bahan pustaka dilindungi dari seranggan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air dan sebagainya, dengan pelestarian yang baik serangga dan binatang kecil, tidak akan dapat menyentuh bahan pustaka, manusia tidak akan salah dalam menangani dan memakai bahan pustaka, jamur tidak akan dapat tumbuh, dan sinar matahari serta kelembaban udara diperpustakaan akan mudah terkontrol.
b. Pengawetan, dengan dirawat baik-baik, bahan pustaka menjadi awet, bisa di pakai lebih lama, dan diharapkan lebih banyak pembaca dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut.
c. Kesehatan, dengan perawatan yang baik,bahan pustaka pustaka menjadi bersih, bebas dari debu, jamur, binatang perusak, sumber sarang dari berbagai penyakit, sehingga pemakai maupun pustakawan menjadi tetap sehat, pembaca lebih bergairah membaca dan memakai perpustakaan.
d. Pendidikan pemakai, perpustakaan dan pustakawan sendiri harus belajar bagaimana cara memakai dan merawat dokumen, menjaga disiplin, tidak membawa makanan dan minuman kedalam perpustakaan, tidak mengotori bahan pustaka maupun ruangan perpustakaan, mendidik pemakai serta pustakawan sendiri untuk berdisiplin tinggi dan menghargai kebersihan.
e. Kesabaran, Merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, harus sabar. Bagaimana kita bisa menambal buku berlubang,
membersihkan kotoran binatang kecil dan tahi buku, menghilangkan noda dari bahan pustaka memerlukan tingkat kesabaran yang tinggi.
f. Sosial, Perawatan tidak bisa dilakukan dengan diri sendiri, pustakawan harus mengikutsertakan pembaca perpustakaan untuk tetap merawat bahan pustaka dan perpustakaan, rasa pengorbanan tinggi harus diberikan setiap orang, demi kepentingan dan keawetan bahan pustaka.
g. Ekonomi, dengan perawatan yang baik bahan pustaka menjadi lebih awet, keuangan dapat dihemat.
h. Perawatan yang baik, penataan bahan pustaka yang rapi, perpustakaan tampak makin jadi indah, sehingga menambah daya tarik kepada pambaca.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perawatan bahan pustaka adalah semua kegiatan atau usaha yang dilakukan oleh seseorang atau pustakawan dalam melindungi bahan pustaka dari faktor-faktor yang dapat merusak bahan pustaka, baik faktor dari dalam maupun dari luar.
2.5.1 Tujuan & Fungsi Perawatan Bahan Pustaka
Tujuan dan fungsi perawatan bahan pustaka adalah untuk menjaga bahan pustaka agar tidak rusak dan informasi yang terkandung didalamnya tidak hilang
Menurut Perpustakaan Nasional RI (1995: 20) tujuan dan fungsi perawatan dan pelestarian bahan pustaka yaitu: “Mengusahakan agar koleksi selalu tersedia dan siap pakai. Hal ini dapat dilakukan dengan melestarikan bentuk fisik bahan pustaka, melestarikan informasi yang terkandung dengan alih media atau melestarikan keduaduanya (bentuk fisik maupun kandungan informasinya)”
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 271) tujuan dan fungsi perawatan bahan pustaka yaitu melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal.
2.6 Keamanan Koleksi
Perpustakaan sangat rawan terhadap tindakan penyalahgunaan koleksi. Hal ini disebabkan salah satunya oleh sistem layanan perpustakaan yang digunakan.
Umumnya perpustakaan menyediakan layanan dengan sistem terbuka. Pada sistem tersebut, pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka yang diinginkan pada rak tempat jajaran koleksi diletakkan. Hal ini dapat mendorong terjadinya penyalahgunaan koleksi perpustakaan oleh pengguna.
Menurut Obiagwu (1992), tindakan penyalahgunaan koleksi dapat digolongkan menjadi empat, yaitu pencurian (theft), penyobekan (mutilation), peminjaman tidak sah (unauthorized borrowing), dan vandalisme (vandalism).
Menurut Syaikhu HS (2011:37) Untuk mengurangi risiko tindakan penyalahgunaan koleksi perpustakaan, perlu diperhatikan tiga aspek, yaitu:
1. Keamanan fisik (physical security) perpustakaan, yang mencakup arsitektur, staf keamanan, dan perangkat keras, seperti perlindungan pada pintu dan jendela;
2. Penggunaan teknologi keamanan seperti barcode, radio frequency identification (RFID), microdots, dan closed circuit television (CCTV); dan 3. Kebijakan keamanan, prosedur, dan rencana.
1. Keamanan fisik
Pengamanan koleksi perpustakaan mencakup keamanan lingkungan fisik perpustakaan. Menurut Syaikhu HS (2011: 37) keamanan fisik perpustakaan perlu mempertimbangkan berbagai aspek, seperti arsitektur, petugas keamanan, dan pengamanan bangunan fisik perpustakaan:
2. Penggunaan Teknologi Keamanan
Menurut Syaikhu HS (2011:37) cara mutakhir untuk mencegah penyalahgunaan koleksi perpustakaan, seperti pencurian adalah dengan memanfaatkan teknologi, seperti barcode, RFID, microdots, dan CCTV.
2.7 Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan pengecekan koleksi perpustakaan untuk mengetahui kondisi koleksi. Melalui kegiatan stock opname, diketahui berapa jumlah real koleksi yang ada, berapa koleksi yang tidak ada (hilang), berapa koleksi yang rusak, apakah ada koleksi yang salah tempat, dan sebagainya. Kebijakan stock opname adalah aturan atau prosedur tentang waktu pelaksanaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:235 ), stock opname adalah “Pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat milik perpusakaan”. Sebelum melakukan kegiatan ini perlu dipertimbangkan terlebih dahulu pelayanan apa yang dibutukan
dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan stock opname agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunaanya.
Kegiatan ini sifatnya menyeluruh, dalam arti menyangkut sifik buku juga jajaran kartu katalognya. Dengan demikian diperlukan waktu yang cukup lama, agar tujuan di atas dapat di penuhi. Sebelum melakukan kegiatan stock opname, perlu dipertimbangkan dahulu apakah pelayanan yang akan dibutuhkan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggumamya. Stock opname sebaiknya dilakukan sekali setahun. Kegiatan stock opname secara umum bertujuan untuk mengetahui/mengecek jumlah koleksi buku yang ada diperpustakaan, merevisi nomor inventaris/nomer registrasi buku yang selama ini kurang efektif dan memperbaiki kondisi fisik bukuyang sudah rusak.
Menurut (Sulityo-Basuki, 1991) tujuan stock opname antara lain : 1. Mengetahui profil koleksi dengan tepat
2. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan akurat
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi dokumen
4. Mengetahui dengan tepat dan akurat tanpa katalog
5. Mengetahui dengan tepat kondisi fisik dokumen (koleksi rusak, tidak lengkap, dipinjam, hilang, dll)
Menurut Yulia (2010) tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah:
1. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka.
4. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya.
5. Untuk mengetahui bahan pustaka yang dinyatakan hilang.
6. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Agar kegiatan stock opname berjalan sesuai rencana dan lancar, ada baik terlebih dahulu melakukan langkah-langkah yaitu
1. selama masa berlangsungnya stock opname tidak meminjamkan koleksi tersebut pada pemustaka dan siapapun,
2. Buku-buku belum masuk dalam rak supaya diperiksa dahulu dan buku yang dipinjam oleh pemustaka sebaik segera ditarik. Sebaiknya stock opname dilakukan tiga bulan akan tetapi rata-rata perpustakaan melakukan stock opname setahun sekali.
Keuntungan diadakan stock opname yaitu:
1. Dapat disusun dari daftar bahan pustaka yang disiangi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun, kondisi bahan pustaka dan susunan bahan pustaka yang muthakir
2. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi. Hal ini berarti stock opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka.
3. Mengetahui tingkat hilangnya bahan pustaka di perpustakaan.
4. Dapat diperolehnya susunan bahan pustaka yang rapi dan baik.
5. Mudah membersihkan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain.
Adapun kerugian stock opname adalah dapat mengganggu kenyamanan pengguna. Kenyamanan pengguna dapat dilihat pada penagihan buku yang sedang dipinjam. Kenyamanan pengguna dapat juga dilihat pada perturan tidak adanya pelayanan pada pengguna selama kegiatan stock opname berlangsung.
2.8 Wedding (Penyiangan)
Penyiangan (wedding) adalah pengeluaran atau penghapusan koleksi perpustakaan karena alasan-alasan tertentu, misalnya koleksi tersebut sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Kebijakan penyiangan adalah aturan atau prosedur tentang waktu pelaksanaan penyiangan (misalnya
setiap 5 tahun sekali), kriteria penilaian penyiangan (misalnya, informasi yang terkandung di dalam koleksi tersebut sudah kadaluwarsa (out of date),
Menurut Dictionary of Library and Information Science dikutip oleh Sugana, (2011: 15), weeding merupakan proses menentukan koleksi apa saja yang akan ditarik secara permanen dan menentukan kriteria koleksi yang akan disiangkan, khususnya terhadap tumpukan-tumpukan buku yang membuat kapasitas ruang terbatas. Pada perpustakaan umum biasanya menyiangi secara rutin dengan dasar sirkulasi, sedangkan perpustakaan akademik weeding jarang dilakukan.
Sedangkan Menurut Rahayu dkk (2013:13) Penyiangan (weeding) adalah upaya pemberdayaan koleksi bahan pustaka terhadap koleksi lama, agar tempat penyimpanan bahan pustaka dapat dioptimalkan dan bermanfaat bagi pemustaka dengan memisahkan koleksi yang sudah rusak, eksemplar yang terlalu banyak, sudah ada edisi terbaru, kurang pragmatis, dan bahasa yang digunakan sulit dipahami oleh pemustaka. Kegiatan penyiangan dilakukan agar tidak menumpuknya koleksi lama di perpustakaan, dan tempat yang digunakan sebelumnya dapat dimanfaatkan untuk koleksi terbaru. Sehingga koleksi yang ada di perpustakaan selalu berdaya guna dan diminati oleh pemustaka
Tujuan penyiangan bahan pustaka
Ada beberapa tujuan dilakukannya penyiangan bahan pustaka yaitu:
1. Untuk membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan
2. Untuk memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan
3. Untuk menigkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan bahan pustaka yang di miliki
4. Untuk meningkatkan akses kedokumen yang menjadi tekanan utama koleksi
5. Untuk penghematan ruangan
Menurut kenretno yang dikutip oleh Rahmah Elva (2010:127) tujuan dari penyiangan antara lain :
1. Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen 2. Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen
3. Mengatasi kendala ruangan yang kecil atau sempit agar memperoleh tambahan tempat (shelf space)
4. Mempercepat proses temu kembali
5. Agar koleksi bisa dimanfaatkan secara maksimal sebagai central informasi yang akurat, relevan, up to date
6. Memungkinkan petugas perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan efisien
Menurut Akbar (2008: 1) tujuan penyiangan yang dilakukan diperpustakaan sebagai berikut:
1. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
2. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
3. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakkan koleksi.
4. Memungkinkan staff perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan efisien.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa weeding atau penyiangan adalah subjek tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, bahan pustaka yang telah usang isinya, edisi terbaru sudah ada dan bahan pustaka sudah terlalu rusak.
Tujuan dari penyiangan adalah membuat koleksi lebih dimanfaatkan sebagai informasi yang akurat, relevan, up to date dan memudahkan pemakai dalam menggunakan koleksi.
Manfaat Penyiangan Bahan pustaka
Perpustakaan memeproleh beberapa manfaat dari kegiatan penyiangan yang dilaksanakan antara lain :
1. Bahan pustaka yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi isi, usia maupun fisiknya
2. Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar- benar diisi untuk koleksi yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
3. Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang memerlukan.
Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran.
Prosedur penyiangan bahan pustaka antara lain :
1. Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan, misalnya atas dasar usia terbit, subyek, cakupan, kandungan informasi, dan fisik bahan pustaka 2. Pustakawan mendata calon bahan pustaka yang akan disiangi, misalnya
buku, majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, dan sebagainya 3. Apabila memungkinkan, sertakan data pemanfaatan buku
4. Pustakawan membiat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi
5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan, kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran katalog dan menghapus data dari pangkalan data atau katalog elektronik 6. Buku-buku tersebut di cap “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”
7. Apabila bahan pustaka tersebut masih dapat dipakai orang lain dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah
8. Apabila pustakawan ragu bahwa buku itu mungkin masid dicari bisa di susun di gudang dulu
Menurut Darwanto (2012:2) Penyiangan harus dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi buku. Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi perpustakaan untuk dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.
BAB III
MANAJEMEN KOLEKSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA BINJAI
3.1 Sejarah Singkat Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai dibentuk berdasarkan perda Kota Binjai Nomor 19 Tahun 2007 tentang Lembaga Pemerintahan Daerah Kota Binjai. Kemudian pada tahun 2016 menurut Peraturan Daerah Kota Binjai Nomor 4 tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Binjai, telah menjadi Dinas Perpustakaan Kota Binjai sebagai unsur pelaksanaan pemerintahan Daerah yang dipimpin oleh kepala Dinas, berada di bawah da bertanggungjawab pada Walikota (Kepala Daerah) melalui Sekertaris Daerah.
Untuk meningkatkan minat baca, Dinas Perpustakaan Kota Binjai menyediakan 1 unit mobil Perpustakaan Keliling sebagai sarana untuk memudahkan masyarakat dalam memanfaatkan fungsi perpustakan. Serta dengan peminjaman paket koleksi buku agar masyarakat dapat memanfaatkan koleksi buku dalam jangka waktu tertentu. Perpustakaan juga melayani pembaca yang berada di Taman Balita Kota Binjai melalui kegiatan Sudut Baca Taman Balita.
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan pengetahuan untuk mewujudkan Kota Binjai yang cerdas.
3.2 Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) A. Visi
“Terwujudnya Kota Binjai cerdas melalui gemar membaca dengan membudayakan Perpustakaan dan Arsip sebagai sumber informasi.”
B. Misi
Adapun Misi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) adalah:
1. Mewujudkan koleksi yang lengkap dan mutakhir.
2. Menggalakkan promosi/pemasyarakatan gemar membaca.
3. Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi.
4. Mengembangkan perpustakaan yang menjangkau masyarakat luas.
5. Mengembangkan insfrastruktur perpustakaan dan arsip yang modren.
6. Mewujudkan tenaga pengelola perpustakaan dan arsip yang handal dan profesional.
7. Mewujudkan pelestarian arsip yang baik sehingga arsip terjaga keutuhannya.
3.3 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian tugas, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Dalam menjalankan tugas dalam sebuah lembaga atau organisasi diperlukan suatu struktur organisasi yang jelas, dengan ada nya struktur organisasi yang jelas maka akan diketahui jabatan serta tanggung jawab dan jenis kegiatan masng-masing unit kerja yang ada.
Berikut gambar struktur organisasi Dinas Perpustakaan Kota Binjai :
Gambar 1 : Bagan Organisasi Dinas Perpustakaan Kota Binjai KEPALA
UPT
SEKRETARIAT
Subbagian Umum dan kepegawaian
Subbagian keuangan dan
Program KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL
Bidang Kearsipan
Seksi Pengolahan dan Pelestarian
Arsip
Seksi Layanan dan Otomatis Kearsipan
Seksi Pengambilan dan Pengembangan
Kearsipan Bidang
Perpustakaan
Seksi Pengadaan dan Pengelolahan
Bahan Pustakaan Seksi Layanan dan
Otomatis Perpustakaan
Seksi Pembinaan dan Pengembangan
Perpustakaan
3.4 Staf Manajemen Koleksi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai Staf tenaga perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai berjumlah 29 Orang, tenaga pustakawan berjumlah 7 orang. Staf tenaga perpustakaan yang menangani bagian manajemen koleksi sebanyak 4 Orang, untuk pegawai bagian klasifikasi berjumlah 2 Orang kemudian untuk menyelesaikan fisik akhir buku seperti penyampulan dan tugas lainnya dilakukan oleh semua pegawai manajemen koleksi, dan yang bertanggung jawab dalam kegiatan manajemen koleksi adalah kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai.
3.5 Waktu Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai Waktu pelayanan DPAK Binjai adalah sebagai berikut : Senin – Jumat : Pukul 08.00 – 16.00 WIB
Sabtu – Minggu : Tutup
Jam istirahat pegawai perpustakaan Binjai Senin – Kamis : Pukul 12.00-13.30
Jumat : Pukul 11..30-14.00 3.6 Koleksi Perpustakaan
Untuk menjadi perpustakaan yang baik, maka suatu perpustakaan ditinjau dari jumlah koleksi bahan pustakanya. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai memiliki koleksi berjumlah 11.246 eksemplar, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai juga memiliki koleksi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PERPUSNAS) berjumlah 22.674 eksemplar, bila digabungkan jumlah keseluruhan koleksi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) sebanyak 33.920 eksemplar. Jenis koleksi buku yang ada disana terdiri dari buku dogeng novel dan koleksi paling banyak buku untuk bacaan anak.
Koleksi bahan pustaka dalam bentuk teks dari nomor kelas 000-900 juga tersedia di DPAK Binjai, koleksi buku yang paling banyak tersedia yaitu nomor kelas : 200 – Agama
600 – Ilmu sosial sosiologi dan antropologi 900 - Sejarah
Selain jumlah bahan pustaka dalam bentuk teks Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai juga memiliki koleksi dalam bentuk lain seperti:
Tabel 1 : Jenis Koleksi di DPAK Kota Binjai No Koleksi Judul/Bidang
1 Majalah Sukses Ternak Udang di teras, Balenggang Pete- Pete, Mangkus Meringkus Idrus
2 Ensiklopedia Sains & Kehidupan, Fauna, Anak Saleh Mengenal Islam
3 Koran Waspada, Kompas, Analisa
3.7 Anggaran Perpustakaan
Salah satu faktor pengembangan koleksi adalah keberadaan anggaran atau dana yang memadai. Hal ini sangat penting dalam menambah jumlah koleksi di suatu perpustakaan.
Besar nya dana bagi perpustakaan secara umum berbeda-beda, hal ini ditentukan oleh kebutuhan perpustakaan itu sendiri, dari hasil pengamatan saya anggaran biaya pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) untuk anggaran pembelian dibawah 10%. Untuk anggaran biaya di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai sebesar Rp.600.000.000,-/ Tahun, untuk
denda peminjaman atau kerusakan buku tidak di punggut biaya sama sekali.
Namun bila buku rusak/hilang pengguna diwajibkan mengganti buku dengan judul yang sama.
3.8 Inventarisasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai perpustakaan di DPAK Binjai, sistem inventarisasi pada DPAK Binjai menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) dan tajuk subjek.
Kegiatan atau pekerjaan inventarisasi di DPAK Binjai adalah sebagai berikut:
1. Dilakukan pemeriksaan: memeriksa kondisi fisik buku, kelengkapan isi buku, dan jumlah buku
2. Dilakukan pengelompokkan: dilakukan pengelompokkan terhadap buku yang diperiksa kemudian mengelompokkan berdasarkan judul
3. Lalu dilakukan pengecapan: pemberian stempel kepemilikkan terhadap bahan pustaka yang sudah diperiksa dan dikelompokkan
4. Kemudian dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang sudah di periksa, dikelompokkan, dan di beri stempel kepemilikan.
Proses inventarisasi di DPAK Binjai yaitu:
1. Bagian pengolahan melakukan pendataan terhadap buku yang masuk/diterima.
2. Setelah dilakukan pendataan bagian pengolahan mendata dan memasukkan kedata base office
3. Kemudian bagian layanan memasukkan buku kedalam data base aplikasi 4. Setelah buku dimasukkan kedalam data base aplikasi kemudian bagian
layanan memasukkan buku kedalam rak
Gambar 2 : Isi dari Buku Inventarisasi Sumber : Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK).
3.9 Shelving
Pelaksanaan shelving di DPAK binjai dilakukan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
Kegiatan penyusunan bahan pustaka/shelving di DPAK dilakukan setiap hari pada jam kerja, dan kegiatan shelving dilakukan pagi dan sore hari. Koleksi disusun berdasarkan jenis koleksinya, kemudian disusun berdasarkan nomor klasifikasi dari yang terkecil hingga yang terbesar (menggunakan sistem klasifikasi DDC 000-900).
Proses shelving/penyusunan bahan pustaka di DPAK Binjai adalah sebagai berikut:
1. Buku yang sudah dibaca atau buku yang ada terletak di atas meja dikumpulkan
2. Kemudian dimasukkan ke dalam troli
3. Sebelum disusun kedalam rak buku di sortir berdasarkan nomor klasifikasi 4. Kemudian disusun ke dalam rak buku, penyusunan dilakukan sesuai
dengan nomor panggil buku.
Gambar 3: Buku sebelum disusun kedalam rak
Gambar 4 : Penyusunan Buku di dalam rak
Sumber : Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK)
3.10 Perawatan Bahan Pustaka
Kegiatan perawatan bahan pustaka yang di lakukan DPAK Binjai ialah dengan cara:
Laminasi: Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) melakukan laminasi terhadap bahan pustaka yang kertasnya sudah menguning atau tidak dapat di perbaiki lagi dengan cara melakukan penambalan atau penyambungan ulang bahan pustaka
Perbaikan: kerusakan bahan pustaka pada DPAK Binjai tergolong relative kecil, hal ini dapat dilihat dari koleksi buku yang ada di dalam rak. Kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka dapat diatasi oleh pustakawan di DPAK Binjai.
Pegawai perpustakaan di DPAK Binjai memperbaiki bahan pustaka yang rusak didalam ruangan khusus yang di sediakan di DPAK Binjai. Beberapa peralatan yang diperlu digunakan dalam proses perbaikan bahan pustaka yang rusak antara lain : Lem, selotip/doubeltip, kertas, sampul plastic, Gunting,Pisau dan alat-alat lainnya
Ada beberapa kegiatan dalam melakukan perawatan bahan pustaka yang sudah rusak yang ada di DPAK Binjai :
1. Memilih bahan pustaka dari dalam rak
2. Kemudian setelah dipilih dilakukan penyisihan dan dikumpulkan
3. Setelah disisihkan, kemudian buku yang telah dipilih diserahkan kebagian pengolahan
4. Kemudian dilakukan revitalisasi yaitu melakukan penyampulan,penjildan terhadap bahan pustaka yang rusak dan melakukan fotocopi terhadap bahan yang sudah rusak/hilang
5. Setelah selesai dilakukan penyampulan/perbaikan terhadap buku yang rusak kemudian buku disusun kembali kedalam rak
Gambar 5 : Perawatan bahan pustaka
Perawatan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) dilakukan untuk yang ringan seperti sampul koyak atau kertas nya. Jika koleksi yang kertas nya sudah menguning biasa nya di asingkan karna sudah tidak relevan lagi.
Perawatan untuk rusak berat bahan pustaka yang sudah bolong-bolong atau dimakan rayap tidak diperbaki dan dimasukkan ke dalam kardus untu di simpan di gudang. Koleksi bahan pustaka di DPAK peminjaman nya belum tinggi dikarenakan perpustakaan daerah dan tidak banyak pengunjung nya, berbeda dengan perpustakaan universitas yang civitas akademika yang membutuhkan informasi lebih banyak dan di kunjungi oleh banyak mahasiswa.
3.11 Stock Opname
Banyaknya jumlah koleksi di perpustakan tentu akan sulit dilakukan pendataan terhadap koleksi. Pendataan ulang kembali koleksi dalam waktu tertentu di sebut dengan Stock Opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki. Kegiatan stock opname terakhir dilakukan pada tahun 2018.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) melakukan kegiatan stock opname 5 tahun sekali. Langkah-langkah stock opname di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) antara lain :
1. Menyiapkan pegawai sebanyak 5 atau 6 Orang
2. Melakukan pengentrian, berdasarkan DDC dari kelas 000-900, kemudian masuk ke koleksi anak dan refrensi
3. Menyiapkan daftar buku
4. Melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka pada perpustakaan Kota Binjai
5. Melakukan penyisihan terhadap koleksi
6. Pendataan ulang koleksi yang sudah tidak relevan (koleksi yang sudah di gudang)
3.12 Weeding
Dari hasil wawancara penulis dengan petugas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, weeding (penyiangan) dilakukan 2 kali setahun. Bila waktu senggang kegiatan weeding dilakukan 3 bulan sekali. Pada saat melakukan
weeding perpustakaan harus menyediakan berita acara untuk melakukan penyusutan terhadap koleksi yang sudah tidak layak di jadikan koleksi.
Penyiangan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai diawali dengan proses perawatan atau stock opname. Koleksi yang di weeding disimpan kedalam kardus, kemudian dimasukkan ke gudang. Weeding di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binaji (DPAK) dilakukan terakhir pada tahun 2019
Prosedur yang dilakukan saat weeding (penyiangan) antara lain :
1. Pada saat melakukan penyusunan buku, pegawai perpustakaan memilih buku yang ada di dalam rak
2. Mengecek koleksi yang masih layak di gunakan
3. Kemudian dilakukan penyisihan terhadap koleksi yang sudah rusak
4. Dilakukan perbaikan terhadap koleksi yang masih bisa di perbaiki dan digunakan
5. Jika ada koleksi yang tidak dapat diperbaiki/usang dilakukan penyusutan.
6. Kemudian daftar koleksi yang akan di siangi dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk meminta izin/persetujuan agar dilakukan penyiangan terhadap koleksi yang rusak.
7. Kemudian koleksi yang tidak dapat di gunakan/rusak dikeluarkan dari dalam rak
8. Koleksi yang masih bisa digunakan.diperbaiki di masukkan kembali kedalam rak
Ciri-ciri koleksi yang dilakukan penyiangan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) sebagai berikut :
a. Koleksi yang rusak parah tetapi penggunaannya masih tinggi b. Koleksi yang rusak parah tetapi penggunaannya masih rendah c. Koleksi yang rusak ringan tetapi penggunaanya masih tinggi d. Koleksi yang rusak ringan penggunaannya rendah
e. Koleksi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi,
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan/wawancara langsung yang dilakukan penulis kepada pegawai Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) maka penulis megambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kegiatan manajemen koleksi yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) antara lain :
a. Inventarisasi b. Shelving
c. Perawatan bahan pustaka d. Keamanan koleksi e. Stock opname f. Weeding
2. Koleksi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai berdasarkan Dewey Decimal Classification (DDC) dari nomor kelas 000-900, koleksi yang paling banyak adalah koleksi anak karena visi program Dinas Perpustalaan dan Arsip Koga Binjai (DPAK) mencerdaskan anak sehingga koleksi anak lebih banyak
3. Penambahan koleksi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) didapat dari pengadaan melalui pembelian. hadiah/pertukaran dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PERPUSNAS), lembaga lain dan dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
4. Untuk anggaran dana untuk pembelian di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai dibawah 10%.
4.2 SARAN
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis kepada pegawai di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) penulis ingin memberikan saran mengenai manajemen koleksi di perpustakaan Kota Binjai antara lain :
1. Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) kegiatan manajemen koleksi harus dilakukan sesuai dengan jawal
2. Diharapkan agar data dari,jumlah dan jenis-jenis koleksi lebih akurat dan lengkap
3. Diharapkan agar perpustakaan memasag CCTV atau petugas keamanan yang mengawasi CCTV dan untuk menjaga koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK)
4. Mengalokasikan anggran untuk kegiatan manajemen koleksi dan memperluas tempat/ruangan baca.
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Medan: USU Press
Yulia, Yuyu dan Janti Gristinawati Sujana. 2014. Pengembangan Koleksi.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Gunawan Arief.. dkk. 1 Juli 2016. Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Pusat Penelitian dan Pengembangan Perikanan. Jurnal Pari Volume 2 Nomor Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan Sekolah/Dit.Tendik/2010. Manajemen Perpustakaan Sekolah
Syaikhu HS., Dkk. 2011 Keamanan Koleksi Perpustakaan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 20, Nomor 1.
Qalyubi, Syihabuddin et.al. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: JIP IAIN SKJ.
Rangkuti, Lailan Azizah. 2013. Analisis Sistem Pengolahan Buku Di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Jurnal Iqra. Volume 07 No.2.
Yulia, Yuyu. 2010. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. --- --- .1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta Sitepu, Debora. 2011. Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia. Universitas Sumatera Utara.
Clayton, Peter. and Gorman, G.E. 2001. Managing Information Resources in Libraries : Collection Management in Theory and Practice. London: Facet Publishing,
Jhonson, Peggy. 2009. Fundamentals of Collection Development and Management.
2nd ed. Chicago: America Library Association.
Lasa HS. 1990. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada University
Martoadmojo, Karmidi. (1993). Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.
Yulia, Yuyu. 2010. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka. ---.
2003. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.
Perpustakaan Republik Indonesia, 1995. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Prytherch, Raymond John. 1995. Harrod‟s Librarians”Glossary : 9000 terms used in information management, library science, publishing, the book trades and archive management. 8th ed : England : Gower.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius
Rahmah, Elva, Makmur, Testiani. 2015. Kebijakan Sumber Informasi Perpustakaan Teori dan Aplikasinya Yogyakarta: Graha Ilmu.
LAMPIRAN I
I. Daftar Pertanyaan Wawancara
1. Sejarah singkat Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
2. Visi dan misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
3. Anggaran Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
4. Struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
5. Berapa jumlah pegawai manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
6. Bagaimana sistem peminjaman, apa harus membuat kartu anggota?, berapa lama proses pembuatan kartu anggota?
7. Berapa lama buku dapat dipinjam, sansi apa yg diberikan bila melanggar aturan?
8. Berdasarkan apa pengelompokkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan ini?
9. Dari manakah asal koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan ini?
10. Berapa jumlah koleksi bahan pustaka di perpustakaan ini.
11. Jadi apabila seorang pengunjung ingin mencari suatu buku, mencari sendiri atau melalui bantuan petugas?
12. Selain buku, adakah koleksi bahan pustaka seperti : jurnal, ensiklopedia, Koran, majalah?
13. Berapa jumlah pegawai perpustakaan, dan berapa jumlah pegawai manajemen koleksi di perpustakaan ini?
14. Berapa anggaran perpustakaan per tahunnya?
15. Apakah pernah dilakukan weeding, berapa kali setahun weeding dilakukan?
16. Apakah ada perangkat keamanan dan sumber daya manusia untuk menjaga keamananan koleksi?
17. Apakah diperpustakaan ini manajemen koleksinya sudah terlaksana dengan baik?
18. Proses manajemen koleksi meliputi perencanaan, bagaimana proses perencanann manajemen koleksi di perpustakaan ini?
19. Apa saja kegiatan manajemen koleksi yang dilakukan di perpustakaan ini, bagaimana proseur pelaksanaan kegiatan tersebut?
LAMPIRAN II
TRANSKIP JAWABAN WAWANCARA
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai dibentuk berdasarkan perda Kota Binjai Nomor 19 Tahun 2007 tentang Lembaga Pemerintahan Daerah Kota Binjai. Kemudian pada tahun 2016 menurut Peraturan Daerah Kota Binjai Nomor 4 tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Binjai, telah menjadi Dinas Perpustakaan Kota Binjai yang dipimpin oleh kepala Dinas. Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa serta memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan pengetahuan untuk mewujudkan Kota Binjai yang cerdas
Visi dan Misi“Terwujudnya Kota Binjai cerdas melalui gemar membaca dengan membudayakan Perpustakaan dan Arsip sebagai sumber informasi.”
C. Misi
Adapun Misi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) adalah:
1. Mewujudkan koleksi yang lengkap dan mutakhir.
2. Menggalakkan promosi/pemasyarakatan gemar membaca.
3. Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi.
4. Mengembangkan perpustakaan yang menjangkau masyarakat luas.
5. Mengembangkan insfrastruktur perpustakaan dan arsip yang modren.
6. Mewujudkan tenaga pengelola perpustakaan dan arsip yang handal dan profesional.
7. Mewujudkan pelestarian arsip yang baik sehingga arsip terjaga keutuhannya.
Jumlah pegawai keseluruhan yang ada di perpustakaan kota binjai berjumlah 29 orang dan jumlah pegawai manajemen koleksi berjumlah 4 orang
Bila ingin meminjam koleksi yang ada di perpustakaan, pengunjung harus mendaftar menjadi anggota
Proses menjadi anggota harus melengkapi syarat-syarat yang telah ditentukan syaratnya yaitu :
1. Pengunjung yang bermasyarakat kota binjai dan seitarnya 2. Mengisi formulir yang disediakan
3. Melamprkan fotocopi identitas yang berlaku 4. Foto berwarna berukuran 2x3 sebanyak 2 lembar
Peraturan peminjaman di perpustakaan binjai yaitu
1. Pengguna hanya dapat meminjam buku sebanyak 2 judul buku 2. Lama peminjaman 1 minggu
3. Tidak dikenakan sangsi apabila terlambat memulangkan buku, tetapi apabila buku rusak/hilang pengguna bersedia mengganti buku yang rusak/hilang
4. Menjaga kerapihan dan keutuhan buku
Pengelompokkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan dikelompokkan berdasarkan Dewey Decimal Classification (DDC) dan berdasrkan Tajuk Subjek\
Asal koleksi bahan pustaka yang ada di DPAK binjai dari pembelian dan dari hadiah/sumbanagan yang diberikan pegawai sendiri, organisasi perkumpulan dan dari penerbit
Jumlah koleksi bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) berjumlah 11.246 eksemplar, Dinas Perpustakaan dan Arsip kota Binjai juga memiliki koleksi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) berjumlah 22.674 eksemplar
Bila pengunjung tidak mengetahui minta batuan kepetugas, petugas akan memberitahu pengunjung dalam menemukan buku yang ia butuhkan
Untuk anggaran pembelian di bawah 10%, anggaran Untuk anggaran biaya di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai sebesar Rp.600.000.000,-/ Tahun
Dari hasil wawancara penulis dengan petugas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, perpustakaan Binjai pernah melakukan kegiatan weeding weeding (penyiangan) dilakukan 2 kali setahun. Bila waktu senggang kegiatan weeding dilakukan 3 bulan sekali.
Perpustakaan kota binjai belum memiliki perangkat keamanan seperti:
Petugas Keamanan, security alarm system dan perangkat keamanan lainnya untuk menjaga keamanan koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai..
Proses manajemen koleksi pada perpustakaan Kota Binjai meliputi perencanaan, anggaran dan pengorganisasian. Proses perencanaan Manajemen Koleksi pada perpustakaan Kota Binjai melalui koordinasi dengan semua pihak yg terkait baik atasan dan termasuk pegawai perpustakaan yang mengelola perpustakaan melakukan rancangan kegiatan kemudian direncanakan perencanaan apa yang diperlukan kemudian diusulkan dan kegiatannya dilaksanakan tahun depan
Kegiatam manajemen koleksi di DPAK Binjai meliputi: Inventarisasi, Shelving, Perawatan bahan pustaka, Keamanan koleksi, Stock opname, Weeding
Kegiatan Inventarisasi di DPAK Binjai menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) dan tajuk subjek.
Pelaksanaan shelving di DPAK binjai dilakukan berdasarkan ketentuan sebagai berikut kegiatan penyusunan bahan pustaka/shelving di DPAK dilakukan setiap hari pada jam kerja, dan kegiatan shelving dilakukan pagi dan sore hari.
Koleksi disusun berdasarkan jenis koleksinya, kemudian disusun berdasarkan
