BAB III MANAJEMEN KOLEKSI PADA DINAS PERPUSTAKAAN
4.2 Saran
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis kepada pegawai di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) penulis ingin memberikan saran mengenai manajemen koleksi di perpustakaan Kota Binjai antara lain :
1. Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) kegiatan manajemen koleksi harus dilakukan sesuai dengan jawal
2. Diharapkan agar data dari,jumlah dan jenis-jenis koleksi lebih akurat dan lengkap
3. Diharapkan agar perpustakaan memasag CCTV atau petugas keamanan yang mengawasi CCTV dan untuk menjaga koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK)
4. Mengalokasikan anggran untuk kegiatan manajemen koleksi dan memperluas tempat/ruangan baca.
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Medan: USU Press
Yulia, Yuyu dan Janti Gristinawati Sujana. 2014. Pengembangan Koleksi.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Gunawan Arief.. dkk. 1 Juli 2016. Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Pusat Penelitian dan Pengembangan Perikanan. Jurnal Pari Volume 2 Nomor Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan Sekolah/Dit.Tendik/2010. Manajemen Perpustakaan Sekolah
Syaikhu HS., Dkk. 2011 Keamanan Koleksi Perpustakaan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 20, Nomor 1.
Qalyubi, Syihabuddin et.al. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: JIP IAIN SKJ.
Rangkuti, Lailan Azizah. 2013. Analisis Sistem Pengolahan Buku Di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Jurnal Iqra. Volume 07 No.2.
Yulia, Yuyu. 2010. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. --- .1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta Sitepu, Debora. 2011. Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia. Universitas Sumatera Utara.
Clayton, Peter. and Gorman, G.E. 2001. Managing Information Resources in Libraries : Collection Management in Theory and Practice. London: Facet Publishing,
Jhonson, Peggy. 2009. Fundamentals of Collection Development and Management.
2nd ed. Chicago: America Library Association.
Lasa HS. 1990. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada University
Martoadmojo, Karmidi. (1993). Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.
Yulia, Yuyu. 2010. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka. ---.
2003. Penyiangan koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.
Perpustakaan Republik Indonesia, 1995. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Prytherch, Raymond John. 1995. Harrod‟s Librarians”Glossary : 9000 terms used in information management, library science, publishing, the book trades and archive management. 8th ed : England : Gower.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius
Rahmah, Elva, Makmur, Testiani. 2015. Kebijakan Sumber Informasi Perpustakaan Teori dan Aplikasinya Yogyakarta: Graha Ilmu.
LAMPIRAN I
I. Daftar Pertanyaan Wawancara
1. Sejarah singkat Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
2. Visi dan misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
3. Anggaran Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
4. Struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
5. Berapa jumlah pegawai manajemen koleksi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai?
6. Bagaimana sistem peminjaman, apa harus membuat kartu anggota?, berapa lama proses pembuatan kartu anggota?
7. Berapa lama buku dapat dipinjam, sansi apa yg diberikan bila melanggar aturan?
8. Berdasarkan apa pengelompokkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan ini?
9. Dari manakah asal koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan ini?
10. Berapa jumlah koleksi bahan pustaka di perpustakaan ini.
11. Jadi apabila seorang pengunjung ingin mencari suatu buku, mencari sendiri atau melalui bantuan petugas?
12. Selain buku, adakah koleksi bahan pustaka seperti : jurnal, ensiklopedia, Koran, majalah?
13. Berapa jumlah pegawai perpustakaan, dan berapa jumlah pegawai manajemen koleksi di perpustakaan ini?
14. Berapa anggaran perpustakaan per tahunnya?
15. Apakah pernah dilakukan weeding, berapa kali setahun weeding dilakukan?
16. Apakah ada perangkat keamanan dan sumber daya manusia untuk menjaga keamananan koleksi?
17. Apakah diperpustakaan ini manajemen koleksinya sudah terlaksana dengan baik?
18. Proses manajemen koleksi meliputi perencanaan, bagaimana proses perencanann manajemen koleksi di perpustakaan ini?
19. Apa saja kegiatan manajemen koleksi yang dilakukan di perpustakaan ini, bagaimana proseur pelaksanaan kegiatan tersebut?
LAMPIRAN II
TRANSKIP JAWABAN WAWANCARA
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai dibentuk berdasarkan perda Kota Binjai Nomor 19 Tahun 2007 tentang Lembaga Pemerintahan Daerah Kota Binjai. Kemudian pada tahun 2016 menurut Peraturan Daerah Kota Binjai Nomor 4 tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Binjai, telah menjadi Dinas Perpustakaan Kota Binjai yang dipimpin oleh kepala Dinas. Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa serta memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan pengetahuan untuk mewujudkan Kota Binjai yang cerdas
Visi dan Misi“Terwujudnya Kota Binjai cerdas melalui gemar membaca dengan membudayakan Perpustakaan dan Arsip sebagai sumber informasi.”
C. Misi
Adapun Misi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) adalah:
1. Mewujudkan koleksi yang lengkap dan mutakhir.
2. Menggalakkan promosi/pemasyarakatan gemar membaca.
3. Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi.
4. Mengembangkan perpustakaan yang menjangkau masyarakat luas.
5. Mengembangkan insfrastruktur perpustakaan dan arsip yang modren.
6. Mewujudkan tenaga pengelola perpustakaan dan arsip yang handal dan profesional.
7. Mewujudkan pelestarian arsip yang baik sehingga arsip terjaga keutuhannya.
Jumlah pegawai keseluruhan yang ada di perpustakaan kota binjai berjumlah 29 orang dan jumlah pegawai manajemen koleksi berjumlah 4 orang
Bila ingin meminjam koleksi yang ada di perpustakaan, pengunjung harus mendaftar menjadi anggota
Proses menjadi anggota harus melengkapi syarat-syarat yang telah ditentukan syaratnya yaitu :
1. Pengunjung yang bermasyarakat kota binjai dan seitarnya 2. Mengisi formulir yang disediakan
3. Melamprkan fotocopi identitas yang berlaku 4. Foto berwarna berukuran 2x3 sebanyak 2 lembar
Peraturan peminjaman di perpustakaan binjai yaitu
1. Pengguna hanya dapat meminjam buku sebanyak 2 judul buku 2. Lama peminjaman 1 minggu
3. Tidak dikenakan sangsi apabila terlambat memulangkan buku, tetapi apabila buku rusak/hilang pengguna bersedia mengganti buku yang rusak/hilang
4. Menjaga kerapihan dan keutuhan buku
Pengelompokkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan dikelompokkan berdasarkan Dewey Decimal Classification (DDC) dan berdasrkan Tajuk Subjek\
Asal koleksi bahan pustaka yang ada di DPAK binjai dari pembelian dan dari hadiah/sumbanagan yang diberikan pegawai sendiri, organisasi perkumpulan dan dari penerbit
Jumlah koleksi bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) berjumlah 11.246 eksemplar, Dinas Perpustakaan dan Arsip kota Binjai juga memiliki koleksi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) berjumlah 22.674 eksemplar
Bila pengunjung tidak mengetahui minta batuan kepetugas, petugas akan memberitahu pengunjung dalam menemukan buku yang ia butuhkan
Untuk anggaran pembelian di bawah 10%, anggaran Untuk anggaran biaya di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai sebesar Rp.600.000.000,-/ Tahun
Dari hasil wawancara penulis dengan petugas di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, perpustakaan Binjai pernah melakukan kegiatan weeding weeding (penyiangan) dilakukan 2 kali setahun. Bila waktu senggang kegiatan weeding dilakukan 3 bulan sekali.
Perpustakaan kota binjai belum memiliki perangkat keamanan seperti:
Petugas Keamanan, security alarm system dan perangkat keamanan lainnya untuk menjaga keamanan koleksi yang ada di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) Binjai..
Proses manajemen koleksi pada perpustakaan Kota Binjai meliputi perencanaan, anggaran dan pengorganisasian. Proses perencanaan Manajemen Koleksi pada perpustakaan Kota Binjai melalui koordinasi dengan semua pihak yg terkait baik atasan dan termasuk pegawai perpustakaan yang mengelola perpustakaan melakukan rancangan kegiatan kemudian direncanakan perencanaan apa yang diperlukan kemudian diusulkan dan kegiatannya dilaksanakan tahun depan
Kegiatam manajemen koleksi di DPAK Binjai meliputi: Inventarisasi, Shelving, Perawatan bahan pustaka, Keamanan koleksi, Stock opname, Weeding
Kegiatan Inventarisasi di DPAK Binjai menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) dan tajuk subjek.
Pelaksanaan shelving di DPAK binjai dilakukan berdasarkan ketentuan sebagai berikut kegiatan penyusunan bahan pustaka/shelving di DPAK dilakukan setiap hari pada jam kerja, dan kegiatan shelving dilakukan pagi dan sore hari.
Koleksi disusun berdasarkan jenis koleksinya, kemudian disusun berdasarkan
nomor klasifikasi dari yang terkecil hingga yang terbesar (menggunakan sistem klasifikasi DDC 000-900).
Kegiatan perawatan bahan pustaka yang di lakukan DPAK Binjai ialah dengan cara: Laminasi: perpustakaan kota Binjai melakukan laminasi terhadap bahan pustaka yang kertasnya sudah menguning atau tidak dapat di perbaiki lagi dengan cara melakukan penambalan atau penyambungan ulang bahan pustaka
Perbaikan: kerusakan bahan pustaka pada DPAK Binjai tergolong relative kecil, hal ini dapat dilihat dari koleksi buku yang ada di dalam rak. Kerusakan yang terjadi pada bahan pustaka dapat diatasi oleh pustakawan di DPAK Binjai.
Pegawai perpustakaan di DPAK Binjai memperbaiki bahan pustaka yang rusak didalam ruangan khusus yang di sediakan di DPAK Binjai. Beberapa peralatan yang diperlu digunakan dalam proses perbaikan bahan pustaka yang rusak antara lain : Lem, selotip/doubeltip, kertas, sampul plastic, Gunting,Pisau dan alat-alat lainnya.
Stock opname ialah kegiatan pendataan terhadap koleksi. Pendataan ulang kembali koleksi dalam waktu tertentu di sebut dengan Stock Opname. Setiap perpustakaan perlu melakukan stock opname agar mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai (DPAK) melakukan kegiatan stock opname 5 tahun sekali.
Weeding (penyiangan) dilakukan 2 kali setahun. Bila waktu senggang kegiatan weeding dilakukan 3 bulan sekali. Pada saat melakukan weeding perpustakaan harus menyediakan berita acara untuk melakukan penyusutan terhadap koleksi yang sudah tidak layak di jadikan koleksi. Penyiangan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai diawali dengan proses perawatan atau stock opname. Koleksi yang di weeding disimpan kedalam kardus, kemudian dimasukkan ke gudang .