Efektiftas Bantuan dan Administrasi Proyek
Pentingnya semua Surat Keputusan (SK) yang diperlukan siap tersedia pada tempatnya: Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa merupakan hal penting untuk memastikan bahwa berbagai Surat Keputusan (pemerintah) yang diperlukan sebagai landasan dalam mengarahkan dan menginformasikan secara tertib mengenai perencanaan dan pelaksanaan kegiatan proyek pada berbagai jenjang instansi (tingkat pusat/nasional, provinsi, kabupaten/kota) telah disusun dan disahkan. Surat-surat Keputusan pemerintah harus jelas pada tempatnya sehingga lembaga pemerintah dan para pegawai negeri sipil dapat menyusun anggaran, membuat rencana kerja dan melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan proyek, termasuk penyusunan anggaran dan penggunaan dana dari pihak mitra. SK berfungsi secara de facto sebagai kerangka acuan (“terms of reference”) bagi kegiatan pembangunan para mitra pemerintah dan harus tertib agar lembaga legislatif yang terkait (DPRD) dapat menyetujui biaya terkait proyek yang sudah dianggarkan oleh para mitra pemerintah. Pada beberapa lembaga, Letters of Agreement (surat perjanjian) antara proyek dan lembaga pemerintah lokal juga diperlukan untuk memfasilitasi pencairan dana mitra kerja.
Tantangan yang dihadapi dalam menyelaraskan prinsip-prinsip CIDA dengan prinsip-prinsip ketentuan administratif lain yang dipraktikkan: Kebijakan CIDA mengenai pembayaran per diem dan bentuk honorarium berbeda secara signifikan dengan yang diterapkan oleh berbagai lembaga sesuai prosedur yang telah disahkan dan dimandatkan pada instansi pemerintah yang berlaku bagi pegawai sipil. Norma-norma administratif yang berbeda ini menyebabkan sulitnya penyusunan rencana, anggaran dan pelaksanaan kegiatan proyek seperti lokakarya, seminar dan rapat pertemuan. Agar supaya masalah perbedaan administratif tersebut tidak menghambat efektifitas proyek, maka adalah penting sedini mungkin sejak awal disusun kebijakan administratif yang progresif dan disepakati bersama (oleh para mitra pembangunan) untuk menyelaraskan aspek-aspek efektifitas dan keberlanjutan program yang sesuai dengan norma-norma administratif yang berlaku selama proyek berlangsung.
Peningkatan tantangan administratif dengan dimulainya kegiatan BRI. Dengan disetujuinya 20 Strategi Peningkatan Pelayanan (SIS) BRI Sub-komite provinsi pada akhir tahun 2010, peningkatan pada tingkat usaha dan pengeluaran akan menjadi tantangan bagi Fasilitator Kabupaten dan mitra BASICS di setiap kabupaten/kota. Namun proyek ini berharap dapat mengatasi tantangan tersebut dengan baik melalui penambahan tenaga administrasi, semester pertama akan menunjukkan sejauh mana mitra kunci Proyek di instansi kesehatan, pendidikan dan perencanaan mampu secara efektif dan tepat waktu mengelola tambahan kegiatan BRI yang diintegrasikan ke dalam program mereka. Selanjutnya, sejauh mana kabupaten/kota mitra yang "memiliki" Strategi Peningkatan Pelayanan sendiri dapat terhambat dengan kenyataan bahwa BASICS-lah yang sesunggunya mengelola keuangan BRI, BASICS akan mengadopsi pendekatan pro-aktif, membangun hubungan kerja yang erat antara timnya dengan kabupaten/kota mitra untuk memaksimalkan efektivitas pelaksanaan BRI.
Sinkronisasi yang lebih besar dari kegiatan BASICS dengan perencanaan pada kabupaten/kota dan siklus penganggaran: Mengingat karakter dari bidang utama dukungan BASICS, sudah jelas bahwa untuk meningkatkan efektivitas, proyek harus membuat upaya yang lebih besar untuk menyelaraskan dan menyinkronkan bantuan terhadap siklus perencanaan dan penganggaran pemerintah daerah. Hal ini memungkinkan bantuan teknis untuk mempertimbangkan isu-isu nyata yang dihadapi para pejabat lokal dan solusi yang akan diterapkan secara tepat waktu sebagai bagian dari perencanaan dan proses penganggaran tahunan. Misalnya, jika pelatihan dengan anggota DPRD tentang analisis anggaran dihitung jatuh sebelum jadwal kajian anggaran kabupaten/kota untuk wilayah tertentu, anggota DPRD lebih mungkin mengidentifikasi isu-isu yang diangkat dan segera mengusulkan alokasi sumber daya berdasarkan pengetahuan yang diperoleh melalui bantuan teknis BASICS.
Kepastian komitmen pimpinan kabupaten/kota sangat penting untuk memaksimalkan efektivitas:
Memastikan komitmen penuh dari Bupati/Walikota dan kepala-kepala instansi (tingkat SEKDA) untuk tujuan pembangunan capakota tertentu sangat penting terutama mengingat hubungan antar-departemen
dalam pemberian layanan sosial. BASICS berinteraksi dengan orang-orang yang penuh energi dan motivasi tinggi terutama pada eselon 3 dan 4 (misalnya kepala divisi pada sebuah instansi). Tanpa keterlibatan dan komitmen yang kuat dari eselon 2 (kepala badan, Sekda, pembantu Bupati/Walikota), pengetahuan dan keterampilan baru yang disediakan untuk eselon lebih rendah akan sulit diterjemahkan ke dalam perubahan sistem dan prosedur yang terlembagakan. Upaya tambahan diperlukan dalam beberapa kasus untuk lebih melibatkan pimpinan kabupaten/kota dalam menilai kebutuhan spesifik dan menyepakati tujuan menengah pembangunan capakota.
Penerapan pengetahuan dan keterampilan baru untuk memperkuat hasil proyek: Tantangan lain yang dihadapi pada tahap ini adalah menyempurnakan pendekatan pelaksanaan proyek untuk memandu kabupaten/kota melewati tahapan pengembangan pengetahuan dan keterampilan, menuju penerapan dan pada akhirnya, pelembagaan pendekatan baru dengan prosedur tertulis, perubahan sistem, dll Ada beberapa persyaratan awal untuk mencapai perkembangan ini:
1. Mendapatkan komitmen penuh pimpinan seperti dikemukakan sebelumnya. Tingginya minat dan komitmen dari Wakil Gubernur dan Kepala Bappeda sebagaimana disebutkan di atas adalah suatu hal yang baik;
2. Intervensi pembangunan capakota sesuai dengan tiap lapisan manajemen sehingga tingkat pengambil keputusan yang tepat dapat terjadi pada waktu yang tepat untuk memimpin penerapan praktis dan penggabungan ke dalam sistem; dan.
3. Tersedianya materi pembelajaran yang memadai sebagai pendampingan pada intervensi pembangunan capakota dan dapat disebarluaskan ke khalayak yang lebih luas di setiap kabupaten/kota.
Pembelian kendaraan yang dibebaskan dari pajak nampaknya hanya sedikit memberi manfaat penghematan: BASICS saat ini telah menyelesaikan pembelian kendaraan proyek yang “dibebaskan dari pajak”. Terdapat dua kendaraan yang diterima, sedangkan kendaraan yang ketiga hampir selesai proses pengadaannya. Jika pengadaan barang semata-mata didasarkan pada pertimbangan harga, tentu ini wajar. Sesuai dengan BASICS MOU yang menetapkan bahwa input dan jasa dari proyek tidak dikenakan pajak atau bea. Namun, karena waktu dan usaha yang dihabiskan untuk surat-menyurat, pengumpulan dokumen, perjalanan bolak balik ke Jakarta dan masa tunggu 4-6 bulan, maka penghematan yang riil yang diperoleh dari fasilitas bebas pajak ini menjadi sangat marginal (minim). Jika memperhitungkan waktu yang dihabiskan staff untuk mengurus hal ini, biaya perjalanan, sewa kendaraan dan biaya komunikasi, maka penghematan yang diperoleh akan hanya minimal hingga bisa diabaikan.
Kenyataan ini, ditambah dengan adanya laporan bahwa penyerahan kendaraan proyek kepada mitra pemerintah akan mewajibkan pihak penerima kendaraan tersebut untuk membayar pajak ketika menerima kendaraan tersebut sehingga manfaat fasilitas “bebas pajak” (PP19) tersebut menjadi dipertanyakan.
TPM dan Standar Pelayanan Minimum
Memusatkan perhatian pada pencapaian SPM sebagai sarana untuk mencapai MDGs: Nampaknya bahwa strategi yang terutama memusatkan perhatian pada pelaksanaan dan pencapaian standar pelayanan minimum bidang kesehatan dan pendidikan, merupakan cara yang praktis, jelas dan efektif untuk mendukung pencapaian MDGs hingga 2015 (atau lebih awal), payung hukum dan data yang diperlukan untuk mendukung pencapaian MDG bidang Kesehatan dan Pendidikan tidak seketat
ketentuan yang digunakan untuk SPM bidang Kesehatan dan Pendidikan. Adanya UU yang secara rinci mengatur perencanaan dan penyusunan anggaran untuk pelaksanaan SPM didukung Petunjuk Teknis, atau Juknis, maka para petugas bidang Kesehatan dan Pendidikan nampaknya lebih memahami dan lebih nyaman menjalankan SPM dengan petunjuk dan indikator yang ada. Upaya yang secara sadar untuk mendukung pencapaian SPM adalah merupakan hal yang masuk akal bagi BASICS karena pelaksanaan SPM meningkatkan akuntabilitas dan proses perencanaan pembangunan yang
terdesentralisasi, pendanaan dan penggunaan anggaran yang berorientasi kepada hasil. Pada akhirnya, diharapkan pencapaian SPM dapat membantu pencapaian indikator MDGs di bidang Kesehatan dan Pendidikan secara berkelanjutan.
Perbaikan data, masih sangat penting: Karena langkah pencapaian MDGs dan MSS sangat bergantung pada kemampuan mitra mengelola data secara efektif, jelas bahwa Proyek perlu mempertahankan Kegiatan pengembangan capakota tentang sistem data sebagai tema yang berulang dalam rencana kerja di tahun-tahun mendatang. Tantangan utama dari kabupaten/kota di wilayah ini mencakup:
• Mengembangkan sendiri sistem pengelolaan data (basis data, peran dan tanggung jawab, sistem pengumpulan data);
• mengembangkan apresiasi pimpinan terhadap alokasi sumber daya memadai untuk pengelolaan data;
• perbedaan persyaratan data dan definisi teknis antar lembaga dan tingkat pemerintahan yang berbeda.