APOTEK KIMIA FARMA NO.42
4.1 Apotek Kimia Farma No. 42
Apotek Kimia Farma No. 42 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang didampingi Apoteker Pendamping dan kegiatan teknisnya dilaksanakan oleh Supervisor Pelayanan. Setiap kegiatan pelayanan di Apotek Kimia Farma No. 42 dan apotek lainnya yang berada di wilayah Jaya I dilaporkan ke Business Manager (struktur organisasi dapat dilihat pada Lampiran 2).
4.1.1 Lokasi dan Tata Ruang
Umar (2009) mengemukakan bahwa terdapat dua kriteria yang harus dipenuhi dalam membuat standar layout, yaitu layout harus dapat menarik perhatian konsumen untuk berkeliling menjelajahi banyak rak dan membeli barang lebih banyak dari yang dibutuhkan dan layout harus memberikan kemudahan kepada konsumen untuk menemukan lokasi barang yang dibutuhkan. Lokasi dan tata ruang merupakan unsur yang sangat mendukung kegiatan pelayanan apotek. Letak yang strategis, tata ruang yang baik, rapi, bersih, dan nyaman akan menjadi nilai tambah (added value) dan merupakan salah satu hal yang penting untuk diperhatikan.
4.1.1.1 Lokasi
Apotek Kimia Farma No. 42 yang dipimpin oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) Bapak Drs. Kasman Marsuan, M.M., Apt. dengan jabatan Manager Apotek Pelayanan (MAP) dan sekaligus sebagai Business Manager BM Jaya I terletak di Jl. Sultan Hasanuddin No.1 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan yang berbatasan dengan Jalan Panglima Polim dan Jalan Melawai Raya. Ditinjau dari segi lokasinya, letak apotek ini cukup strategis di antara pusat perbelanjaan dan kawasan bisnis Blok M serta terletak di jalan utama dengan lalu lintas yang cukup ramai sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat. Hal ini merupakan suatu keuntungan tersendiri bagi Apotek Kimia Farma No. 42 dan merupakan faktor pendukung bagi perkembangan usaha apotek.
4.1.1.2 Tata Ruang
Tata ruang Apotek Kimia Farma No. 42 dibuat sedemikian rupa untuk menjamin kelancaran pelayanan serta pengawasan kegiatan di apotek. Ruang operasional Apotek Kimia Farma No. 42 terbagi atas ruang tunggu, swalayan farmasi, ruang transaksi, ruang peracikan dan penyimpanan obat, ruang administrasi, ruang dapur dan mencuci alat serta meja kerja supervisor. Ruang operasional apotek dilengkapi dengan penerangan, AC, ventilasi dan peralatan penunjang lainnya, seperti alat promosi berupa standing banner, floor vision, sticker, dan billboard.
Ruangan peracikan dipisahkan dari bagian penerimaan resep, penyerahan obat, serta meja pemberian etiket dan pengecekan obat. Di dalam ruang peracikan terdapat lemari penyimpanan obat yang terdiri dari sekat-sekat dimana obat-obat disusun secara alfabetis, dan dikelompokkan berdasarkan fungsi farmakologis dan bentuk sediaannya.
Penyimpanan obat berdasarkan fungsi farmakologis terdiri dari kelompok
Hipertensi, Antihistamin, Kolesterol, Diabetes, Saluran Pencernaan,
Antiinflamasi, Vitamin & Mineral, Antibiotika & Kemoterapi (Antimikroba, Antifungi), Saluran Pernafasan, dan Hormon & Kontrasepsi Oral. Penyimpanan obat berdasarkan sediaan terdiri dari sediaan padat (tablet, kapsul, kaplet), cair (suspensi, larutan, sirup, eliksir), semisolid (supositoria, ovula, krim, salep), obat tetes mata dan telinga, obat inhaler, dan injeksi. Penyimpanan obat juga dibedakan atas obat generik, obat produksi PT. Kimia Farma Tbk., antibiotika, narkotika, psikotropika, dan obat yang memerlukan suhu penyimpanan khusus (2-8 oC). Ruang pelayanan terdiri dari counter penerima resep, counter swalayan serta alat kesehatan. Swalayan farmasi merupakan tempat penjualan obat bebas, alat kesehatan, alat laboratorium, alat kedokteran, kosmetika, obat tradisional dan perawatan tubuh sehari-hari. Ruang optik Kimia Farma terletak di salah satu sudut ruang apotek yang dilengkapi etalase sebagai tempat display kacamata. Ruang pembelian merupakan tempat kasir di salah satu sudut ruang apotek Kimia Farma yang dilengkapi dengan komputer dan sebuah meja tempat dilaksanakannya transaksi dengan distributor. Ruang praktek dokter terdiri dari 4 kamar dokter dengan ruang tunggu pasien yang terpisah dari ruang tunggu apotek.
4.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi apotek menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas sehingga dapat memudahkan pengawasan, koordinasi, dan pertanggungjawaban tugas. Struktur organisasi Apotek Kimia Farma No. 42 berpedoman pada struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh Direksi PT. Kimia Farma Apotek yang disesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia. Setiap kegiatan pelayanan di Apotek KF No. 42 dan apotek lainnya di wilayah Jaya I dilaporkan ke Manajer Bisnis Jaya I.
Apotek Kimia Farma No. 42 sebagai Apotek Pelayanan (APP) dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang menjabat Manager Apotek Pelayanan (MAP) dan didampingi Apoteker Pendamping. Kegiatan teknis Apotek Kimia Farma No. 42 dilaksanakan oleh Supervisor Pelayanan. Kegiatan apotek juga didukung oleh bagian pembelian, gudang, penjualan, dan supervisor keuangan atau akuntansi. Apotek Kimia Farma No. 42 mempunyai struktur organisasi tersendiri yang terdiri dari APA yang dibantu supervisor, petugas perencanaan atau pengadaan, Asisten Apoteker (AA), juru resep, petugas penjualan obat bebas, petugas kasir, dan petugas administrasi.
4.1.3 Tugas dan Tanggung jawab Personalia Apotek Kimia Farma No. 42
a. Apoteker Pengelola Apotek
Pimpinan Apotek Kimia Farma No. 42 adalah seorang Apoteker yang telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki Surat Izin Kerja (SIK) dan Surat Izin Apotek (SIA). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/Menkes/Per/V/2011 memberlakukan Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) sebagai bentuk baru dari surat izin dalam melakukan pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian sebagai ganti dari SIK. Tugas dan tanggung jawab seorang APA adalah:
1) Memimpin seluruh kegiatan apotek sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2) Mengusahakan agar kebijakan dan strategi perusahaan termasuk program
3) Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal.
4) Membuat laporan pertanggungjawaban tentang perkembangan apotek kepada
Manager Bisnis Jaya I secara berkala.
5) Mengawasi pelayanan resep, mutu obat yang dijual, dan pelaksanaan
administrasi.
6) Membuat laporan narkotika setiap bulan dan laporan psikotropika.
b. Supervisor Pelayanan
Supervisor Pelayanan bertanggungjawab langsung kepada APA. Supervisor Pelayanan mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam:
1) Mengkoordinasi, menyusun, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kerja
karyawan, termasuk giliran dinas dan pembagian tugas.
2) Mengatur dan mengawasi penyediaan dan kelengkapan obat sesuai dengan syarat teknis farmasi terutama di ruang peracikan termasuk narkotika, psikotropika, dan obat keras lainnya serta mengawasi kelancaran pelayanan resep termasuk kegiatan administrasi.
3) Mengkoordinasi pelaksanaan stock opname setiap 3 bulan sekali.
4) Memeriksa dan mengirim Bon Penerimaan Barang Apotek (BPBA) yang telah
dibuat olah petugas perencanaan berdasarkan permintaan dari masing-masing penanggungjawab lemari obat ke bagian pembelian di Business Manager (BM).
5) Memeriksa kesesuaian Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) dengan
setoran kasir dan mengirim LIPH yang telah diperiksa ke BM.
6) Memeriksa kesesuaian barang yang di-dropping dengan faktur dan BPBA
yang dibuat.
c. Petugas perencanaan atau pengadaan
Bagian perencanaan di Apotek Kimia Farma No. 42 ditangani oleh seorang Asisten Apoteker yang langsung bertanggung jawab kepada APA. Tugas dan tanggung jawab perencanaan adalah:
1) Melakukan perencanaan pengadaan kebutuhan apotek berdasarkan defekta.
3) Memeriksa kebenaran faktur pembelian yang meliputi nama, jenis, jumlah barang, nama distributor, dan harga obat.
4) Mengirim obat yang sudah hampir habis tanggal kadaluarsanya ke bagian pembelian.
d. Asisten Apoteker
Dalam melaksanakan kegiatan di apotek, Asisten Apoteker (AA) bertanggung jawab langsung kepada Supervisor Pelayanan. Tugas dan tanggung jawab Asisten Apoteker yaitu:
1) Mengatur dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya di
ruang peracikan serta mencatat keluar masuknya barang di kartu stok.
2) Membuat faktur penjualan resep tunai dan resep kredit, serta mencatat obat janji untuk obat resep kredit yang belum ada dan akan dikirim ke instansi terkait.
3) Menerima, memeriksa keabsahan dan kelengkapan, serta memberi harga
resep, selanjutnya obat diserahkan ke pasien.
4) Melakukan defekta 2 kali seminggu untuk mengontrol persediaan obat,
kemudian mengisi BPBA yang dibutuhkan.
5) Menghitung bon penjualan kredit untuk resep kredit dari perusahaan atau instansi sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
e. Juru resep
Juru resep bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan Asisten Apoteker. Tugas juru resep, yaitu:
1) Membantu menyiapkan dan meracik obat baik obat racikan maupun obat jadi,
kemudian menyerahkan hasil racik ke Asisten Apoteker.
2) Membuat obat anmaak (obat yang diproduksi oleh Apotek Kimia Farma) yang
telah disiapkan, misalnya Hidrogen Peroksida (H2O2).
3) Mengarsipkan resep sesuai nomor urut, tanggal, dan penyerahan kepada petugas administrasi penjualan di apotek.
f. Petugas kasir
Petugas kasir bertanggung jawab kepada Supervisor pelayanan dan mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam:
1) Menerima uang pembayaran atas hasil penjualan tunai, yaitu resep tunai dan dari swalayan farmasi, data di-entry ke komputer serta melaporkan dan menyerahkan hasil penerimaan pada Supervisor Pelayanan sebagai penanggungjawab. Petugas kasir juga dapat mengeluarkan uang atau surat berharga sesuai dengan fisiknya atau bukti dokumen yang telah disetujui oleh APA.
2) Menyerahkan uang hasil penjualan tunai kepada kasir besar disertai bukti penyetoran.
3) Memberi nomor urut terhadap resep yang diterima.
4) Memelihara dan menjaga keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan
uang atau surat berharga.
5) Mencatat semua hasil penjualan setiap hari pada Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH).
g. Petugas administrasi
Setiap kegiatan di bagian pelayanan dicatat oleh bagian administrasi dan dilaporkan ke Manager Bisnis. Adapun tugas administrasi adalah:
1) Membuat administrasi penjualan.
2) Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan
benar dan tepat waktu berdasarkan dokumen yang sah dari seluruh kegiatan yang ada di apotek.
3) Mengkoreksi dan membuat laporan harian yaitu buku kas, buku pembelian, buku penjualan, buku bank, dan Buku Pembelian Khusus Pajak (BPKP). 4) Membuat laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, berdasarkan kinerja
untuk keperluan evaluasi.
5) Mengumpulkan, mencatat, melaporkan, dan mengarsipkan laporan dengan
benar dan tepat waktu berdasarkan dokumen yang sah dari seluruh kegiatan yang ada di apotek. Bentuk kartu stok Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada lampiran 7.