APOTEK KIMIA FARMA NO.42
4.2 Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 42
Sebagai Apotek Pelayanan (APP) maka kegiatan utama yang dilakukan di Apotek Kimia farma No. 42 ini adalah kegiatan pelayanan farmasi. Kegiatan
Apotek Kimia Farmasi No. 42 dibagi menjadi 3 shift, yaitu shift 1 (pagi) mulai pukul 08.00-15.00 WIB, shift 2 (siang) pukul 15.00-21.00 WIB dan shift 3 (malam) mulai pukul 21.00-08.00 WIB. Masing-masing shift mempunyai penanggungjawab yaitu koordinator shift 1, koordinator shift 2 dan koordinator shift 3 yang dipercayakan kepada Asisten Apoteker senior. Kegiatan praktek kerja kefarmasian di Apotek Kimia Farma No. 42 meliputi kegiatan teknis dan kegiatan non teknis. Alur pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada Lampiran 3.
4.2.1 Kegiatan Teknis
4.2.1.1 Pengadaan Barang
Bagian pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 42 ditangani oleh seorang AA sebagai petugas perencanaan atau pengadaan dengan tugas dan tanggung jawab yang telah diuraikan sebelumnya pada bagian Tugas dan Tanggung jawab Personalia Apotek Pelayanan (APP). Khusus untuk pengadaan obat narkotika, pemesanan dilakukan oleh APP melalui Surat Pemesanan (SP). Prosedur dan administrasi pengadaan barang dilakukan sebagai berikut:
a. Bagian pengadaan di APP memesan barang kepada bagian pembelian BM
dengan membuat daftar kebutuhan barang dalam bentuk BPBA berdasarkan buku defekta.
b. Bagian pembelian BM, mengirimkan BPBA ke bagian gudang untuk
mengecek ketersediaan barang. Barang yang tersedia di gudang disiapkan untuk dibawa oleh petugas APP.
c. Bagian pembelian BM melakukan pemesanan menggunakan SP yang telah
disetujui dan mengirimkannya kepada distributor atau PBF. Surat pesanan berisi tanggal pemesanan, nama distributor, nama, kemasan, dan jumlah barang, serta diskon bila ada, kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan APA. Surat pesanan dibuat rangkap 2 untuk dikirim ke distributor dan sebagai arsip bagian pembelian, dibuat laporan sebagai hutang dagang.
d. Setelah membuat SP, bagian pembelian langsung memesan barang ke
akan melakukan pemesanan via telepon dan SP akan diberikan kepada pangantar barang saat mengantarkan barang yang sudah dipesan.
e. Pihak distributor atau PBF yang bersangkutan mengantar langsung barang yang dipesan ke APP disertai dengan SP dan dokumen faktur.
f. Supervisor pelayanan APP menerima, memeriksa, dan mencocokkan barang
yang datang dengan faktur dan salinan SP. Selanjutnya memeriksa kesesuaian barang yang diterima berdasarkan nama, kemasan, jumlah, spesifikasi barang yang dipesan, keadaan fisik barang, dan tanggal kadaluarsa.
g. Bila barang memenuhi syarat, supervisor pelayanan APP menandatangani,
memberi tanggal, nomor urut penerimaan barang pada kolom yang tersedia dan stempel apotek pada faktur asli dan copy faktur. Selanjutnya Faktur asli dikembalikan pada distributor dan salinan faktur disimpan oleh supervisor pelayanan APP. Salinan faktur umumnya rangkap 3, yaitu 1 lembar disimpan oleh APP sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan oleh BM untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang.
h. Barang yang datang tersebut disimpan dan dicatat dalam kartu stok.
Secara garis besar, terdapat 3 pola pengadaan barang di Apotek KF No. 42, yaitu:
a. Pemesanan barang kepada unit BM Jaya I dengan menggunakan BPBA.
Barang yang ada di gudang di-dropping langsung dari gudang, sedangkan barang yang tidak tersedia dilakukan pemesanan ke PBF atau distributor.
b. Pengadaan barang dapat dilakukan antara Apotek KF No. 42 dengan Apotek
KF lain yang masih termasuk dalam APP unit BM Jaya I, kemudian dari apotek tersebut akan mengeluarkan surat pengeluaran barang (dropping), sedangkan dari apotek yang memesan memberi tanda terima.
c. Untuk keadaan cito atau keperluan mendesak dan barang yang dibutuhkan sedikit, maka pemesanan dan pembelian dapat dilakukan di apotek lain (apotek di luar Kimia Farma) yang terdekat, kemudian pembuatan BPBA dan laporan menyusul ke BM.
4.2.1.2 Penyimpanan Barang
Barang yang datang setelah diperiksa kelengkapannya langsung disimpan di ruang peracikan dan di swalayan farmasi. Penyimpanan dilakukan dalam skala
kecil untuk keperluan peracikan dan pelayanan resep. Jika jumlah barang berlebih, maka sebagian diletakkan di dalam gudang apotek. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expired first out). Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persediaan barang maka tiap 3 bulan sekali dilakukan stock opname yaitu mencocokkan jumlah barang yang ada dengan catatan pada kartu stok (contoh kartu stok dapat dilihat pada Lampiran 6).
a. Penyimpanan barang di ruang peracikan
Penyimpanan disusun secara alfabetis dan berdasarkan jenis perbekalan farmasi, jenis dan bentuk sediaan, kondisi penyimpanan, obat generik, obat psikotropika, obat narkotika, dan obat KB. Setiap barang yang masuk dan keluar harus di-entry ke komputer dan dicatat pada kartu stok meliputi data tanggal, jenis barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang, dan paraf petugas.
b. Penyimpanan barang di swalayan farmasi
Setiap barang yang masuk atau keluar dicatat pada kartu stok sama seperti pada penyimpanan barang di ruang peracikan. Penjelasan mengenai penyimpanan di swalayan farmasi telah diuraikan pada bagian tata ruang swalayan farmasi.
4.2.1.3 Pembuatan Obat Anmaak
Obat anmaak adalah obat yang diproduksi sendiri oleh apotek ataupun obat yang dikemas ulang dalam takaran kecil. Pembuatan obat tersebut dilakukan berdasarkan resep, permintaan poliklinik, dan pasien. Pembuatannya dilakukan dalam jumlah yang disesuaikan dengan permintaan dan dibuat untuk keperluan stok apotek. Prosesnya dilakukan oleh seorang Asisten Apoteker di bawah
pengawasan Apoteker. Contoh obat anmaak adalah Hidrogen Peroksida (H2O2).
4.2.1.4 Penjualan
Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh Apotek KF No. 42 meliputi penjualan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat bebas (OTC) atau swalayan farmasi, Obat Wajib Apotek (OWA), dan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri).
a. Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilakukan terhadap pasien baik yang langsung datang ke apotek maupun melalui via telepon, faksimile untuk menebus obat yang dibutuhkan dan pembayaran dilakukan secara tunai. Pada setiap tahapannya, petugas apotek wajib menulis paraf atas kegiatan yang dikerjakan pada resep tersebut, untuk menelusuri apabila ada kesalahan yang terjadi. Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:
1) Asisten Apoteker pada bagian penerimaan resep menerima resep dari pasien.
Setiap pasien yang datang dicatat nama, alamat, dan nomor telepon pasien di komputer. Resep yang diterima diperiksa kelengkapan dan keabsahan resep (nama dokter, alamat, No. Surat Izin Praktek (SIP), tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, nama obat, dosis, jumlah, aturan pakai, nama pasien, umur, berat badan (jika ada), alamat, dan nomor telepon pasien).
2) Asisten apoteker akan memeriksa ketersediaan obat dalam persediaan. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, dilakukan pemberian harga dan diberitahu kepada pasien. Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran pada bagian kasir. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi, dibuat kuitansi dan salinan resep di belakang kuitansi tersebut.
3) Resep diberi nomor urut resep, kemudian AA akan meracik atau menyiapkan
obat sesuai dengan resep dibantu oleh juru resep.
4) Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket dan dikemas.
5) Sebelum obat diberikan dilakukan pemeriksaan kembali (nomor resep, nama
pasien, umur, alamat, nomor telepon pasien, tanggal resep, kebenaran dan kelengkapan nama obat, jumlah, bentuk dan jenis sediaan, dosis, etiket, serta aturan pakai). Salinan resep juga dilakukan pemeriksaan sesuai resep aslinya serta kebenaran kuitansi.
6) Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep, kemudian pasien
diberikan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien.
7) Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun. Etiket dan Copy Resep dapat dilihat pada Lampiran 9 dan 10.
b. Penjualan kredit
Resep kredit adalah resep yang ditulis dokter yang bertugas pada suatu instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerja sama dengan apotek yang sering disebut Ikatan Kerja Sama (IKS). Pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang telah disepakati bersama. Pelayanan resep kredit dapat diajukan melalui faximile dan telepon, selanjutnya AA akan membuat salinan resep atau pasien datang sendiri membawa resep yang telah diberikan oleh dokter perusahaan. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya terdapat beberapa perbedaan pada pelayanan resep kredit seperti:
1) Setelah resep kredit diterima dan diperiksa kelengkapannya resep langsung dikerjakan oleh petugas apotek.
2) Diberi nomor resep dan dicatat pada buku resep kredit.
3) Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tandatangan pasien pada bukti penerimaan obat.
4) Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai kemudian dikumpulkan
dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masing-masing instansi atau perusahaan. Dibuat alat tagih sesuai dengan format yang diminta untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama.
c. Penjualan obat bebas atau swalayan farmasi
Penjualan bebas yang dimaksud adalah penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (over the counter) baik obat bebas maupun obat bebas terbatas. Prosedur pelayanan penjualan obat bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Petugas swalayan farmasi menerima permintaan barang dari pasien dan
langsung menginformasikan harga.
3) Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas.
4) Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien.
5) Bukti penyerahan OTC dikumpulkan dan diurutkan berdasarkan nomor urut,
kemudian dicatat pada laporan penjualan harian.
d. Penjualan Obat Wajib Apotek.
Penjualan obat wajib apotek merupakan penjualan atau penyerahan obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker Pengelola Apotek. Daftar OWA yang sudah dikeluarkan terdiri dari tiga daftar. Apoteker harus mengisi formulir pengobatan diri sendiri yang biasa disebut Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) berdasarkan keterangan dari pasien serta ditandatangani oleh Apoteker dan pasien. Pada saat penyerahan disertai dengan informasi mengenai cara pakai, aturan pakai dan efek samping obat.
4.2.1.5 Pengelolaan dan Pemusnahan Resep
Tata cara pengelolaan resep Apotek Kimia Farma No. 42 sesuai dengan tata cara pemusnahan resep yang telah diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.280/Menkes/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek pasal 7 ayat (1)-(5). Pengarsipan resep dan salinan resep dilakukan menurut aturan yang berlaku, yakni dilakukan pemisahan antara resep biasa dengan resep yang mengandung psikotropika dan narkotika.
Semua resep yang masuk baik asli maupun salinan resep melalui penjualan tunai atau penjualan kredit harus diatur dan disusun oleh APA atau petugas yang ditunjuk untuk disimpan dan diarsipkan sekurang-kurangnya selama 3 tahun menurut tanggal dan nomor urutan penerimaan resep. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kekeliruan maka dapat ditelusuri kesalahan yang terjadi. Setelah 3 tahun maka resep dapat dimusnahkan. Tata cara pemusnahan resep:
a. Setelah ditimbang, dihancurkan menjadi potongan halus.
b. Setelah dipotong halus dibakar agar tidak disalahgunakan.
c. Pemusnahan resep dilakukan oleh APA bersama dengan sekurang- kurangnya
2 petugas apotek sebagai saksi. Berita Acara Pemusnahan (BAP) ditandatangani oleh petugas yang memusnahkan dan 2 orang saksi, kemudian dikirim ke Kepala Kantor Dinas Kesehatan DKI Jakarta dengan tembusan
Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan untuk arsip apotek.
4.2.1.6 Pelayanan Purna Jual
Pelayanan setelah penjualan dilakukan agar pasien yang berkunjung dapat menjadi pelanggan tetap di apotek. Apoteker secara khusus berperan dalam melakukan pelayanan purna penjualan seperti pembuatan medication record untuk pasien dengan kondisi penyakit degeneratif, kronis, atau pasien lanjut usia. Selain itu, dapat pula dilakukan monitoring penggunaan dan kepatuhan obat melalui sms farma atau telefarma setiap harinya kepada 5 pasien langganan secara acak yang menderita penyakit tersebut.
4.2.2 Kegiatan Non Teknis
Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 42 hanya berupa pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit, laporan piutang, dan hutang dagang, serta penyerahan bukti administrasi ke BM. Tugas dan tanggung jawab petugas administrasi dan petugas kasir APP telah diuraikan pada bagian Tugas dan Tanggung jawab Personalia APP. Petugas administrasi dan petugas kasir bekerjasama dalam hal administrasi, pembukuan, dan laporan. a. Kegiatan administrasi
Pembelian hanya dilakukan oleh bagian pembelian BM, maka dokumen dari bagian pembelian dibukukan oleh petugas admnistrasi sebagai hutang dagang apotek. Untuk penjualan tunai maupun kredit, hasil penjualan tunai dan kasir kecil masing-masing APP diserahkan ke kasir besar di BM untuk dibukukan pada buku kas. Untuk penjualan kredit dari masing-masing APP diserahkan copy kuitansi kepada petugas administrasi dan dibukukan sebagai piutang dagang. Laporan yang ada di bagian administrasi dibuat secara harian, kemudian direkap dan diolah lebih lanjut dalam bentuk laporan rugi laba, neraca, dan aliran kas (cash flow).
Kegiatan administrasi yang ditangani di APP berupa administrasi umum dan administrasi pelayanan. Kegiatan administrasi umum meliputi pencatatan stok, pengarsipan data penjualan dan pembelian, pelaporan narkotika dan psikotropika, serta dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan administrasi
pelayanan meliputi pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, dan sebagainya.
b. Kegiatan keuangan
Kegiatan keuangan ditangani oleh petugas kasir. Kegiatan keuangan termasuk penerimaan, pengeluaran uang, dan surat berharga.