APOTEK KIMIA FARMA NO.42
4.3 Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
4.3.1 Pengelolaan Narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42
Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42, meliputi:
a. Pemesanan narkotika
Pemesanan sediaan narkotika dilakukan oleh masing-masing APP dan harus dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pemesanan dan pembayaran dilakukan oleh administrasi pembelian BM Jaya I ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal dengan membuat SP khusus narkotika yang dibuat rangkap 4, yaitu 3 lembar SP asli dikirim ke PBF yang bersangkutan dan 1 lembar sebagai arsip apotek. SP narkotika harus mencantumkan nama, alamat apotek, nama dan tanda tangan APA, nomor SIK, nomor SIA, serta nama dan alamat distributor. Satu lembar SP hanya berlaku untuk 1 jenis narkotika. Surat Pesanan Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 7. b. Penerimaan narkotika
Penerimaan narkotik dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Kemudian APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan kesesuaian dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotik yang dipesan.
c. Penyimpanan narkotika
Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut mempunyai kunci yang dipegang oleh asisten apoteker yang telah diberi kuasa. Lemari khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan sediaan lain selain narkotika.
d. Pelayanan narkotika
Apotek Kimia Farma No. 42 melayani resep narkotika sesuai ketentuan yang berlaku yaitu hanya melayani resep narkotika dari resep asli dokter atau salinan resep dari resep asli yang masih disimpan di Apotek Kimia Farma No.42. Resep yang terdapat penandaan iter didalamnya tidak boleh dilayani.
e. Pelaporan narkotika
Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42 dibuat setiap bulan dan selambat-lambatnya tanggal 10, meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan penggunaan bahan baku narkotika. Laporan tersebut harus ditandatangani oleh APA. Laporan dibuat rangkap 4 dengan mencantumkan nama jelas, alamat, dan stempel apotek, kemudian dikirimkan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dengan tembusan kepada:
1) Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Provinsi Daerah Khusus
Ibukota Jakarta
2) Kepala Dinas Kesehatan DKI Jakarta
3) Penanggung jawab obat narkotika PT. Kimia Farma Tbk.
4) Arsip apotek
Laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 14 dan laporan penggunaan narkotika per bulan dapat dilihat pada Lampiran 16.
f. Pemusnahan narkotika
Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut:
1) APA membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan
narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat.
2) Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh APA dikirim ke Balai Pengawas Obat dan Makanan Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Balai POM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan.
3) Setelah izin pemusnahan keluar, kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang
terdiri dari APA, AA, Petugas Balai POM DKI Jakarta.
4) Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita Acara
a) Hari, tanggal, bulan, tahun, alasan, dan tempat dilakukan pemusnahan. b) Identitas lengkap APA.
c) Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari apotek.
d) Nama, jenis, dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.
e) Cara pemusnahan.
f) Nama dan tanda tangan APA dan saksi.
Selanjutnya berita acara tersebut dikirim kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan dengan tembusan kepada:
1) Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
2) Kepala Dinas Kesehatan DKI Jakarta
3) Penanggung jawab obat narkotika PT. Kimia Farma Tbk.
4) Arsip apotek
4.3.2 Pengelolaan Psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 42
a. Pemesanan psikotropika
Pemesanan psikotropika dilakukan ke PBF Kimia Farma atau PBF lain dengan menggunakan SP psikotropika yang telah ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIA, dan stempel apotek. Surat pesanan psikotropika selanjutnya dikirim ke BM Jaya I. Setiap SP dapat berlaku untuk lebih dari 1 item psikotropika dan dibuat 2 rangkap untuk PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip apotek. Surat Pesanan Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 8.
b. Penyimpanan psikotropika
Seperti halnya narkotika, obat golongan psikotropik juga disimpan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan lain.
c. Pelayanan psikotropika
Apotek Kimia Farma No.42 melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep. Berbeda dengan resep narkotika, resep psikotropika yang ada tulisan iter boleh dilayani.
d. Pelaporan psikotropika
Tata cara pelaporan menggunakan psikotropika sama dengan tata cara pelaporan narkotika, namun pelaporannya dilakukan setiap tiga bulan sekali. Laporan penggunaan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 15 dan laporan penggunaan psikotropika per bulan dapat dilihat pada Lampiran 17.
e. Pemusnahan psikotropika
Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Pelaksanaan pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika.
BAB 5 PEMBAHASAN
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang juga memiliki apotek sebagai salah satu sarana untuk meningkatkan upaya kesehatan masyarakat dengan cara pengadaan obat-obatan yang bermutu, berkhasiat, aman dan rasional. Apotek Kimia Farma memiliki cabang sekitar kurang lebih 400 apotek di seluruh Indonesia, salah satunya adalah Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.
Apotek merupakan tempat pengabdian profesi apoteker yang telah memenuhi syarat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) bertanggung jawab penuh terhadap keberhasilan atas pengelolaan apotek. Oleh karena itu, seorang apoteker selain mampu menjalankan tugas kefarmasian secara profesional dalam menjalankan praktik kefarmasian dengan baik juga harus memiliki kemampuan manajerial yang baik.
Pergeseran paradigma baru dalam kefarmasian dari drugs oriented menjadi patient oriented yang mengacu pada Pharmaceutical Care dapat diterapkan sebagai peranan apoteker dalam memberikan informasi kepada pasien, namun dapat juga dimanfaatkan sebagai strategi untuk meningkatkan pelayanan dan penjualan obat di apotek. Pelayanan merupakan kunci sukses sebuah apotek, oleh karena itu kualitas pelayanan harus menjadi fokus perhatian manajemen perusahaan dalam menjalankan usaha.
Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian Apotek Kimia Farma No. 42 memberikan pelayanan selama 24 jam dalam 7 hari dan memiliki satu orang apoteker penanggung jawab apotek (APA). Namun pada pelaksanaan setiap hari, APA tidak mampu meberikan pelayanan dan melakukan pekerjaan kefarmasian secara menyeluruh karena adanya kegiatan lain, sebab selain menjadi APA beliau juga bekerja sebagai penanggung jawab Bisnis Manajer yang membawahi sekitar 15 apotek pelayanan. Oleh sebab itu, APA di Apotek Kimia Farma No. 42 dibantu oleh dua orang apoteker pendamping yang menjadi penanggung jawab seluruh kegiatan apotek sehari-harinya. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah
Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, yang menyebutkan bahwa dalam menjalankan praktek kefarmasian apoteker dapat dibantu apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis kefarmasian.
Apotek Kimia Farma No. 42 memberikan pelayanan farmasi yang terdiri dari pelayanan resep, Upaya Pelayanan Diri Sendiri (UPDS) atau biasa yang dikenal dengan istilah swamedikasi, dan barang swalayan. Pelayanan tunai meliputi pelayanan resep tunai, UPDS (termasuk di dalamnya OTC), dan barang swalayan. Pada kegiatan UPDS atau pelayanan swamedikasi, pasien dapat menyampaikan keluhannya kepada petugas apotek kemudian petugas akan menanggapi keluhan pasien dengan mencarikan obat yang sesuai dengan kondisi pasien. Hal ini menguntungkan pasien sebab pasien tidak perlu berobat ke dokter, sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Namun dalam pelaksanaannya, peran apoteker dalam memberikan pelayanan swamedikasi masih dirasa kurang. Informasi yang digali dari pasien belum terlalu mendalam, terkadang pasien tidak ditanya mengenai penyebab dan sudah berapa gejala yang dialaminya itu timbul. Petugas terkadang hanya mendengarkan keluhan dan bertanya untuk siapa obat itu digunakan sebagai acuan dalam merekomendasikan obat yang digunakan.
Apotek Kimia Farma No. 42 memberikan pelayanan resep, baik resep tunai maupun resep kredit. Resep tunai merupakan resep yang berasal dari rumah sakit atau poliklinik di luar jaminan, seperti ASKES.
Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan seperti Pensiunan Bank Mandiri dan Bank Indonesia, Askes/InHealth, PLN, Jamsostek, Aqua, dan Perusahaan Perkebunan dan perusahaan lain. Perusahaan ini menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma No. 42 dengan sistem pembayaran berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak. Pada pelaksanaannya Apotek Kimia Farma No. 42 lebih banyak menerima resep kredit dibandingkan tunai, hal ini mungkin lebih banyak disebabkan lokasi apotek yang terletak bukan di daerah pemukiman penduduk, melainkan di daerah pusat perbelanjaan, sehingga lebih banyak terjadi penjualan obat bebas, kosmetik dan alat kesehatan yang ada di swalayan apotek. Dalam rangka meningkatkan omzet yang dimiliknya, Apotek Kimia Farma No. 42 memiliki 4 depo yang tersebar di beberapa tempat yaitu di
Cilandak Commersial Estate (CCE), Gelora di Bulungan, Senayan, Jasa Tenaga Kelistrikan (JTK) di PLN, dan Poliklinik Gigi.
Proses pelayanan resep dimulai dari skrining resep, yang meliputi persyaratan administratif (seperti nama dokter, SIK dokter, alamat dokter, tanggal penulisan resep dan nama pasien), kesesuaian farmasetik (seperti bentuk sediaan, cara dan lama pemakaian), dan pertimbangan klinis (seperti adanya alergi, efek samping dan interaksi antar obat). Setelah dilakukan skrinning resep, kemudian dilakukan pemeriksaan ketersediaan obat dan pemberian harga. Petugas kemudian menginformasikan harga yang harus dikeluarkan oleh pasien dan meminta persetujuan pasien mengenai harga obat tersebut. Jika pasien setuju dengan harga yang harus dibayar, maka pasien membayar dan obat disiapkan dan/atau diracik (untuk obat racikan). Jika pasien tidak mampu untuk membayar keseluruhan maka petugas akan memberikan saran untuk mengambil terlebih dahulu setengah dari jumlah obat atau sesuai dengan kemampuan membayar pasien. Setelah obat disiapkan/diracik kemudian diberi etiket dan diserahkan kepada pasien dengan memberikan informasi mengenai obat yang diberikan. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti dengan obat lain yang mempunyai khasiat dan komposisi yang sama. Jika pasien tidak bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep, sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan dicatat pada buku utang yang jika obat tersebut sudah tersedia dapat diambil sewaktu-waktu oleh pasien yang bersangkutan atau diantar ke rumah pasien tersebut. Untuk pelayanan resep narkotika, Apotek Kimia Farma No. 42 hanya menerima jika disertai resep.
Kegiatan pelayanan resep dilakukan oleh petugas yang berbeda di setiap tahap pelaksanaannya. Untuk skrinning resep, memeriksa ketersediaan obat dan
memberikan harga dapat dilakukan oleh satu petugas yang sama.
Penyiapan/peracikan obat, penulisan etiket dan pengemasan, serta penyerahan obat masing-masing dilakukan oleh petugas yang berbeda. Hal ini ditujukan untuk meminimalisasi kesalahan pemberian obat karena adanya pemeriksaan berlapis. Proses pengerjaan resep di Apotek Kimia Farma No.42 dipantau dengan lembar HTKP (Harga Timbang Kemas Penyerahan). Lembar ini memuat paraf setiap
petugas yang mengerjakan tahap demi tahap pembuatan obat dalam resep, sehingga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan mempermudah pengawasan.
Penyerahan obat kepada pasien dilakukan oleh Apoteker yang disertai dengan pemberian informasi mengenai obat secara lisan. Selain lisan, informasi obat kepada pasien juga disampaikan dalam bentuk tulisan yaitu berupa etiket dalam bentruk kertas dan plastik obat khusus dengan tujuan membantu pasien untuk mengingat nama, cara dan waktu penggunaan obat ketika di rumah. Dalam etiket tertulis jelas nama pasien, nama obat, jumlah obat, cara pemakaian, waktu juga dosis penggunaan obat. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian informasi obat ketika obat diserahkan kepada pasien. Selama ini, jika apotek sedang ramai, informasi yang diberikan hanya mengenai aturan dan cara pakai obat (rejimen dosis dan waktu penggunaan). Peran apoteker dalam memotivasi pasien untuk meminum obat secara rutin dan teratur masih belum terlihat dengan jelas.
Pelayanan kefarmasian di apotek Kimia Farma No.42 sudah baik dan memuaskan pelanggan yang datang, hanya saja pelayanan seperti konseling dan home care belum berjalan dengan optimal, sebab lokasi Apotek yang tidak di tengah pemukiman penduduk menyebabkan kedua hal tersebut sulit untuk dilaksanakan karena tidak adanya pasien tetap yang selalu datang menebus ke Apotek sehingga monitoring pengobatan tidak dapat dilakukan. Kecepatan pelayanan obat yang diberikan juga terjamin yaitu dengan menerapkan sistem diskon 5% jika resep tunai non racikan dilayani lebih dari 15 menit. Hal ini dilakukan agar petugas apotek dapat meningkatkan mutu pelayanan apotek kepada pasien sehingga pasien merasa puas dengan pelayanan yang kita berikan. Pelatihan terhadap setiap karyawan perlu ditingkatkan agar dapat melayani kebutuhan konsumen dengan baik, sehingga bila konsumen merasa puas maka omzet apotek dapat meningkat. Mutu pelayanan Apotek Kimia Farma No. 42 sudah terlihat baik jika dilihat dari sisi petugas pemberi pelayanan. Petugas yang bekerja di bagian pelayanan/penjualan telah melayani dengan ramah, biasanya dimulai dengan sapaan dan tawaran bantuan serta diakhiri dengan ucapan terima kasih sebagai penutup. Petugas menunjukkan sikap santun dan informatif dengan
selalu berbicara dengan bahasa yang baik dan selalu tanggap serta cepat menangani keluhan serta membantu mengatasi kesulitan konsumen.
Salah satu kelebihan yang ditunjukkan oleh apotek Kimia Farma adalah Swalayan Farmasi. Swalayan ini membantu pasien untuk memenuhi kebutuhan seperti kosmetik, minuman, alat kesehatan, majalah kesehatan, perlengkapan bayi dan lain-lain dengan lebih leluasa dan nyaman. Ditambah dengan adanya Sales Promotion Girl yang dapat memberikan informasi obat yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Untuk ketersediaan perbekalan farmasi, Apotek Kimia Farma No. 42 terkadang masih mengalami kekosongan barang sehingga harus menolak pelayanan obat. Kekosongan ini mungkin disebabkan karena perencanaan yang kurang baik, terkadang petugas tidak menyadari bahwa stok persediaan sudah melewati buffer stock yang harus tersedia sehingga barang benar-benar kosong. Jika hal ini terus terjadi maka dapat menyebabkan kerugian bagi Apotek karena kehilangan omzet. Untuk meningkatkan mutu pelayanan dari segi ketersediaan barang, Apotek Kimia Farma No. 42 telah menerapkan sistem pencatatan terhadap resep yang ditolak agar dapat diketahui kemampuan Apotek dalam memenuhi permintaan resep.
Selain mutu pelayanan yang baik, keberhasilan dari suatu apotek ditunjang oleh sistem manajemen atau pengaturan yang baik. Sistem manajemen yang dimaksud bukan hanya menyangkut manajemen keuangan, tetapi juga seluruh aspek yang dapat memajukan apotek yang bersangkutan. Salah satu aspek yang dapat menunjang keberhasilan penjualan dari apotek adalah lokasi apotek. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 42 sudah cukup strategis karena terletak di dekat pusat perbelanjaan besar serta terminal yang selalu ramai dilewati masyarakat. Selain itu lokasi apotek yang berada tepat di pinggir jalan raya juga memudahkan orang yang ingin membeli obat menemukan apotek ini.
Tata ruang juga memainkan peranan yang cukup penting dalam usaha perapotekan. Tata ruang atau desain interior yang nyaman, dapat membuat pasien menjadi nyaman dan tidak mudah bosan apabila harus menunggu petugas menyelesaikan resep. Seringkali pasien yang merasa tidak nyaman dengan tata ruang dari suatu apotek lebih memilih untuk membeli obatnya di apotek lain yang
memiliki tata ruang yang lebih baik. Tata ruang Apotek Kimia Farma No. 42 cukup baik, hal ini dapat dilihat dari tersedianya bangku untuk pasien yang harus menunggu resep obatnya dilayani, selain itu ruang tunggu juga dilengkapi dengan pendingin ruangan yang dapat menambah kenyamanan pasien. Ruang tunggu Apotek Kimia Farma No. 42 juga memiliki lampu sebagai penerangan di malam hari yang sangat memadai sehingga apotek tidak terlihat suram. Apotek juga dilengkapi dengan timbangan dan pengukur tinggi badan, keduanya dapat bermanfaat bagi pasien yang memerlukan pengukuran berat dan tinggi badan, misalnya pada pasien obesitas.
Apotek Kimia Farma No. 42 dilengkapi dengan fasilitas praktek dokter umum, dokter gigi, dan klinik perawatan kecantikan yang dapat memberikan kontribusi pemasukan omzet, sebab obat-obat yang diresepkan oleh dokter tersebut dapat langsung ditebus. Selain itu juga terdapat layanan optik yang merupakan bagian dari pelayanan yang diberikan oleh Apotek Kimia Farma No. 42 selain pelayanan dalam sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan.
Desain Apotek Kimia Farma No. 42 dibagi dalam dua bagian yaitu :
1. Obat Over The Counter (OTC) dan swalayan yang terletak di bagian depan
dekat dengan ruang tunggu. Barang dan obat dikelompokkan berdasarkan jenisnya sehingga mempermudah pencarian oleh pelanggan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Selain itu desain seperti ini akan memudahkan petugas apotek dalam melakukan pengawasan terhadap barang dan obat yang dijual.
2. Obat resep yang terletak di bagian dalam. Obat-obat ini disusun berdasarkan
abjad, efek farmakologi, jenis obat (generik dan non-generik), undang-undang (bebas, terbatas, narkotika, dan psikotropik), harga dan bentuk sediaan. Penyusunan ini akan memudahkan pencarian dan pengambilan obat oleh petugas sehingga pasien tidak perlu menunggu terlalu lama.
Petugas mempunyai tanggung jawab untuk mengontrol stok obat-obatan yang ada di lemari. Setiap petugas apotek diberikan tugas untuk bertanggung jawab terhadap beberapa rak obat-obatan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisasi ketidaksesuaian stok, memeriksa tanggal kadaluarsa obat, serta untuk mengetahui obat-obat yang slow moving maupun fast moving. Setiap item obat yang masuk
maupun keluar dicatat secara akurat di kartu stok obat dan dalam bentuk data komputer untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat dengan jumlah pada kartu stok, namun hal ini sering dilupakan terutama pada jam-jam sibuk apotek. Sering ditemukan adanya ketidaksesuaian antara jumlah fisik obat dengan jumlah yang tertera dalam kartu stok juga data computer, hal ini mungkin disebabkan karena masih kurangnya rasa tanggung jawab dan kedisiplinan petugas sehingga terkadang petugas suka lupa untuk mencatat jumlah obat, baik yang masuk ataupun yang keluar. Selain pengawasan melaui kartu stok juga dilakukan kegiatan stock opname untuk memastikan jumlah sediaan yang masih dimiliki oleh apotek sesuai dengan data yang ada.
Selain aspek-aspek tersebut di atas aspek lain yang sangat penting dalam pengoperasian suatu apotek adalah Bisnis Manajer (BM), sebab BM melakukan sebagian besar dari kegiatan operasional apotek seperti pembelian barang-barang yang dibutuhkan oleh apotek, penyimpanan barang, pengaturan sistem administasi
dan manajemen keuangan. Bisnis Manajer membawahi beberapa apotek yang
terletak di suatu wilayah yang sama, oleh karena itu BM tidak hanya mengatur semua hal yang berkaitan dengan apotek tempat BM tersebut berada, tetapi juga apotek-apotek lain yang di bawahinya. Apotek Kimia Farma No. 42 yang terletak di Jalan Sultan Hasanuddin No. 1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan merupakan salah satu apotek pelayanan yang berada di bawah Bisnis Manajer (BM) Jaya I yang kantornya terletak satu gedung dengan Apotek Kimia Farma No. 42.
Permintaan barang Apotek Kimia Farma No. 42 dilakukan berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang disusun setiap hari Sabtu. BPBA disusun oleh petugas apotek dengan melihat sisa stok yang dibutuhkan untuk keperluan pelayanan selama 1 minggu ke depan. Barang-barang yang akan diminta dicatat di buku defekta untuk dibuatkan BPBA dan disampaikan melalui sitem pengiriman online ke gudang BM Jaya I. Buku defekta adalah buku yang berisi barang-barang yang harus dibeli karena jumlahnya hamper melewati jumlah pengaman yang harus tersedia. Untuk narkotika, pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus dengan persyaratan satu SP hanya untuk satu jenis narkotika, yang kemudian disampaikan langsung ke distributor utama narkotika yaitu PBF Kimia Farma. Sedangkan untuk psikotropika, pemesanannya
juga menggunakan surat pesanan khusus namun dapat lebih dari satu jenis psikotropik dalam satu lembar surat pesanan tersebut.
Setelah BPBA selesai diisi, BPBA harus divalidasi terlebih dahulu sebelum dikirim ke bagian pembelian di BM secara online. Validasi ini untuk menghindari pembelian barang yang tidak perlu seperti barang slow moving sehingga tidak terjadi penumpukan atau pembelian barang yang tidak perlu. BPBA yang telah divalidasi akan dikirimkan ke bagian pembelian untuk diproses. Barang yang tersedia di gudang BM akan dikirim ke Apotek Pelayanan (APP) disertai dengan dokumen dropping. Sedangkan jika barang tidak tersedia di gudang maka bagian pembelian akan membuat Surat Pesanan (SP) untuk distributor. Surat Pesanan dibuat rangkap 4 yang terdiri dari :
1. SP asli dan salinan SP ke-1 untuk distributor
2. Salinan SP ke-2 untuk bagian pembelian
3. Salinan SP ke-3 untuk bagian gudang.
Kemudian distributor akan mengirimkan barang beserta dengan faktur ke gudang BM atau langsung ke Apotek Pelayanan.
Petugas apotek yang menerima barang harus memeriksa kesesuaian antara barang yang dipesan dalam BPBA dengan faktur yang dikirimkan oleh distributor agar dapat mencegah masuknya barang yang tidak dipesan ke dalam stok di apotek. Setelah pemeriksaan selesai dilakukan, barang-barang dimasukkan ke