Audit mutu eksternal ini dilakukan oleh badan sertifikasi yang telah ditunjuk organisasi. Dalam hal ini badan sertifikasi yang telah ditunjuk adalah Bureau Veritas Certification yang berada di Indonesia. Tahap audit mutu eksternal ini juga dianggap sebagai pemetaan akhir oleh penulis. Tahap pemetaan akhir merupakan tahapan terakhir yang harus dilalui dalam melakukan perancangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tahap ini dilakukan untuk mengetahui dan mengevaluasi kesesuaian dari hasil perancangan implementasi terhadap sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
Berikut ini adalah hasil dari pemetaan akhir yang dilakukan di UD Gajah Mada Karoseri:
Terdapat ketidaksesuaian minor sebesar 26.32% (10 temuan) dan tidak terdapat ketidaksesuaian mayor karena bila terdapat ketidaksesuaian mayor meskipun cuma satu maka organisasi UD Gajah Mada Karoseri tidak dapat menerima sertifikat ISO 9001:2000.
Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
1 Lingkup -
1.1 Umum -
1.2 Aplikasi -
2 Referensi Normatif -
3 Istilah dan Definisi -
4 Sistem Manajemen Mutu (hanya judul) -
4.1 Persyaratan Umum -
4.2 Persyaratan Dokumentasi (hanya judul) -
4.2.1 Umum Ok
4.2.2 Manual Mutu Ok
4.2.3 Pengendalian Dokumen Minor
4.2.4 Pengendalian catatan Minor
5 Tanggung Jawab Manajemen (hanya judul) -
5.1 Komitmen Manajemen Ok
5.2 Fokus Pelanggan Ok
5.3 Kebijakan Mutu Ok
5.4 Perencanaan (hanya judul) -
5.4.1 Sasaran Mutu Ok
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Ok
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi (hanya judul)
-
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Minor
5.5.2 Wakil Manajemen Ok
5.5.3 Komunikasi Internal Ok
5.6 Peninjauan Ulang Manajemen (hanya judul) -
5.6.1 Umum Ok
5.6.2 Input Peninjauan Ulang -
Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External (sambungan)
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
5.6.3 Output Peninjauan Ulang -
6 Manajemen Sumber Daya (hanya judul) -
6.1 Penyediaan Sumber Daya -
6.2 Sumber Daya Manusia (hanya judul) -
6.2.1 Umum -
6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan Minor
6.3 Infrastruktur Ok
6.4 Lingkungan Kerja Ok
7 Realisasi Produk (hanya judul) -
7.1 Perencanaan Realisasi Produk Ok
7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan (hanya judul)
- 7.2.1 Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang Terkait
dengan Produk
Ok 7.2.2 Peninjauan Persyaratan yang Terkait dengan
Produk
Ok
7.2.3 Komunikasi Pelanggan Ok
7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan (exclude)
-
7.3.2 Input Desain dan Pengembangan -
7.3.3 Output Desain dan Pengembangan -
7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan - 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan -
7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan -
7.3.7 Pengendalian Dari Perubahan-Perubahan Desain dan Pengembangan
-
7.4 Pembelian (hanya judul) -
7.4.1 Proses Pembelian Minor
7.4.2 Informasi Pembelian Ok
7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Ok
7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan (hanya judul) 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Pelayanan Minor 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Produksi dan
Pelayanan
Ok 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur Minor
7.5.4 Hak Milik Pelanggan Ok
7.5.5 Penjagaan dan Pemeliharaan Produk Ok
Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External (sambungan)
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
7.6 Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan dari Peralatan
Minor 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan (hanya
judul)
-
8.1 Umum -
8.2 Pengukuran dan Pemantauan -
8.2.1 Kepuasan Pelanggan Ok
8.2.2 Audit Internal Ok
8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Ok
8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Minor 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Ok
8.4 Analisis Data Minor
8.5 Peningkatan (hanya judul) -
8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan Ok
8.5.2 Tindakan Korektif Ok
8.5.3 Tindakan Preventif Ok
Hasil analisa hasil pemetaan akhir sebagai berikut:
4.0 Sistem Manajemen Kualitas 4.1 Persyaratan Umum
UD Gajah Mada Karoseri telah mengidentifikasi, menetapkan, menjamin, mengukur, memantau, menganalisis, dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas. Hal ini dapat dilihat dengan adanya bisnis proses, quality manual, standard operation procedure, work instruction, form/record, dan supporting document. Selain itu UD Gajah Mada Karoseri juga telah menunjuk perwakilan manajemen yang secara umum berfungsi sebagai koordinator dalam mengembangkan sistem manajemen mutu.
4.2 Persyaratan Dokumentasi
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dokumentasi sistem manajemen mutu yang dibutuhkan ISO 9001:2000 yang dibutuhkan, meliputi:
• Kebijakan mutu, tujuan mutu, dan manual mutu, yang dapat dilihat pada manual mutu di lampiran 2.
• Prosedur-prosedur tertulis, seperti pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit internal, pengendalian produk tidak sesuai, tindakan pencegahan, dan tindakan perbaikan, yang dapat dilihat pada standard operation procedure di lampiran 3.
• Instruksi kerja yang digunakan sebagai panduan dalam melakukan suatu aktivitas, yang dapat dilihat pada instruksi kerja di lampiran 4.
• Catatan-catatan mutu, yang dapat dilihat pada form/record di lampiran 5.
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dan memelihara manual mutu yang sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen yang terdapat dalam standard operation procedure mengenai kontrol dokumen dan kontrol perubahan dokumen.
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur tertulis untuk pengendalian catatan mutu yang terdapat pada standard operation procedure mengenai pengendalian rekaman mutu.
Hasil pemetaan akhir pada klausul empat yang membahas mengenai sistem manajemen mutu, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri tidak memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul empat yaitu klausul 4.2.3 dan 4.2.4. Untuk kedua klausul tersebut ketidaksesuaian dikarenakan belum diisi secara lengkap form yang berhubungan dengan kedua klausul tersebut.
5.0 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen
UD Gajah Mada Karoseri telah memiliki komitmen dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Hal-hal yang telah dilakukan UD Gajah Mada Karoseri sebagai wujud dari komitmennya yaitu:
• Mengkomunikasikan ke seluruh bagian yang terdapat dalam UD Gajah Mada Karoseri tentang pentingnya memenuhi kepuasan pelanggan sehingga karyawan harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen melalui pelaksanaan dokumentasi atau prosedur sesuai dengan yang ditetapkan perusahaan.
• Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu.
• Melakukan tinjauan manajemen.
• Menyediakan sumber daya yang diperlukan.
5.2 Fokus Pelanggan
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan seperti melakukan QC barang datang dari supplier, QC pada proses produksi, QC pada pengiriman dan survei pelanggan.
5.3 Kebijakan Mutu
UD Gajah Mada Karoseri telah memiliki dan mengkomunikasikan kebijakan mutu yang sesuai dengan tujuan organisasi, dimana kebijakan mutu tersebut merupakan komitmen dari UD Gajah Mada Karoseri dalam mencapai kepuasan pelanggan. Kebijakan mutu UD Gajah Mada Karoseri dapat dilihat di dalam manual mutu.
5.4 Perencanaan
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dan mendokumentasi sasaran mutu yang sesuai dengan kebijakan mutu dan melakukan perencanaan sistem manajemen mutu. Kebijakan mutu dan perencanaan sistem manajemen mutu dapat dilihat pada manual mutu.
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
UD Gajah Mada Karoseri telah mengidentifikasi, mendefinisikan, dan mengkomunikasikan tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam struktur organisasi pada manual kualitas dan job description pada supporting document.
Diharapkan UD Gajah Mada Karoseri melakukan rapat setiap bulan untuk membicarakan tentang setiap aktivitas perusahaan yang mendukung sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
5.6 Tinjauan Manajemen
UD Gajah Mada Karoseri melakukan tinjauan manajemen untuk menjamin kelangsungan kesesuaian, dan efektifitas. Input dari tinjauan manajemen berkaitan dengan:
• Keefektifan sistem mutu secara keseluruhan.
• Kebijakan mutu.
• Sasaran mutu.
• Hasil audit mutu internal.
• Tindakan koreksi dan pencegahan.
• Keluhan pelanggan.
• Saran-saran perbaikan.
• Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
Output dari peninjauan ulang berkaitan dengan:
• Peningkatan sistem manajemen mutu beserta proses-prosesnya
• Peningkatan produk yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan
• Sumber-sumber daya yang dibutuhkan.
Hasil pemetaan akhir pada klausul lima yang membahas mengenai tanggung jawab manajemen, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri hanya terdapat satu ketidaksesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul lima yaitu klausul 5.5.1. Ketidaksesuian ini dikarenakan belum adanya tanggung jawab dan wewenang dari setiap operator-operator yang ada.
6.0 Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya
UD Gajah Mada Karoseri telah menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penerapan dan peningkatan proses-proses dari sistem manajemen mutu dan kepuasan pelanggan. Sumber daya yang digunakan untuk penerapan dan peningkatan sistem manajemen mutu berupa:
• Penyediaan dokumentasi yang mendukung sistem manajemen mutu, seperti quality manual, standard operation procedure, work instruction, supporting document, dan form/record.
• Penunjukan perwakilan manajemen, yang bertanggung jawab memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan, dan dipelihara.
Sumber daya yang digunakan untuk pencapaian kepuasan konsumen berupa:
• Penyediaan alat transportasi untuk melakukan pengiriman produk
• Penyediaaan fasilitas yang memadai untuk menunjang aktivitas dalam perusahaan.
• Pemberian informasi kepada pelanggan mengenai perkembangan produk yang dibeli oleh pelanggan.
6.2 Sumber Daya Manusia
UD Gajah Mada Karoseri melakukan perekrutan, pemberhentian dan penempatan karyawan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan tersebut. UD Gajah Mada Karoseri melakukan pelatihan bagi karyawan serta mendokumentasikan dan menyimpan hasil pelatihan dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan karyawan. UD Gajah Mada Karoseri juga melakukan penilaian kinerja karyawan yang bertujuan untuk mengetahui performance karyawannya sehingga dari hasil penilaian ini dapat dilakukan tindak lanjut berupa pelatihan bagi karyawan yang kurang, sehingga fungsi HRD di UD Gajah Mada Karoseri berjalan dengan baik.
6.3 Infrastruktur
UD Gajah Mada Karoseri telah menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap produk. Infrastruktur tersebut mencakup bangunan, ruang kerja, mesin-mesin, fasilitas yang sesuai, sarana transportasi, dan alat komunikasi yang memadai.
6.4 Lingkungan Kerja
UD Gajah Mada Karoseri menyediakan lingkungan kerja yang sesuai dengan standar-standar yang ditentukan, seperti penyediaan penerangan yang cukup, kebersihan dan kerapian dari setiap ruang kerja, dan sirkulasi udara yang baik.
Hasil pemetaan akhir pada klausul enam yang membahas mengenai manajemen sumber daya, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul enam, hanya ada satu ketidaksesuaian minor di klausul 6 ini. Ketidaksesuaian itu terletak pada klausul 6.2.2 yaitu belum adanya kompetensi untuk kepala produksi dan kepala QC.
7.0 Realisasi Produk
7.1. Perencanaan Realisasi Produk
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan sasaran mutu, proses-proses, dokumentasi, penyediaan sumber daya yang berhubungan dengan produk, kriteria penerimaan produk, dan catatan-catatan yang menunjukkan kesesuaian dari produk yang diterima. Sasaran mutu dapat dilihat pada manual mutu, dokumentasi dari proses dapat dilihat pada standard operation procedure.
7.2. Proses yang Terkait dengan Pelanggan
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan persyaratan pengiriman dan aktivitas setelah pengiriman dalam standard operation procedure. Bagian marketing UD Gajah Mada Karoseri telah mengkomunikasikan mengenai informasi produk kepada pelanggan, survei kepuasan pelanggan dan menerima keluhan pelanggan. Bagian marketing menangani setiap keluhan pelanggan yang ada sesuai dengan standard operation procedure penanganan keluhan pelanggan
UD Gajah Mada Karoseri telah melakukan peninjauan persyaratan yang terkait dengan produk sehingga persyaratan produk yang diterima dari pelanggan telah terdefinisi dengan jelas. Setiap persyaratan yang terkait dengan pelanggan telah didokumentasikan dan disimpan.
7.3. Desain dan Pengembangan (exclude) 7.4. Pembelian
UD Gajah Mada Karoseri melakukan pengendalian terhadap proses pembelian, dimana sebelum dan setelah melakukan pembelian UD Gajah Mada Karoseri melakukan pemilihan supplier berdasarkan daftar supplier terpilih yang telah disetujui, persyaratan perusahaan terhadap mutu produk, dan catatan pemeriksaan barang datang. Pada saat penerimaan barang, UD Gajah Mada Karoseri melakukan inspeksi terhadap barang tersebut. Selain itu, UD Gajah Mada Karoseri juga melakukan evaluasi supplier.
Pengendalian terhadap proses pembelian dapat dilihat pada standard operation procedure evaluasi supplier dan pembelian.
UD Gajah Mada Karoseri telah mendefinisikan hal-hal pokok dalam dokumen pembelian, yang mencakup jumlah, nama dan jenis barang, pihak
yang menyetujui, personel baik dari pihak supplier maupun perusahaan yang melakukan pembelian dan lainnya.
UD Gajah Mada Karoseri telah mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pemeriksaan yang dilakukan pada saat penerimaan produk untuk menjamin bahwa produk yang diterima sesuai dengan keinginan pihak perusahaan.
7.5. Ketentuan Distribusi dan Pelayanan
UD Gajah Mada Karoseri telah mengendalikan distribusi dan pelayanan dengan menetapkan, mendokumentasikan, dan menerapkan proses-proses yang diperlukan untuk distribusi dan pelayanan.
UD Gajah Mada Karoseri menggunakan properti atau hak milik pelanggan dalam produknya, sehingga UD Gajah Mada Karoseri memelihara hak milik pelanggan.
7.6. Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
UD Gajah Mada Karoseri memerlukan pemantauan dan pengukuran alat karena UD Gajah Mada Karoseri menggunakan peralatan yang harus dikendalikan guna menjamin konsistensi kemampuan peralatan tersebut dalam melakukan verifikasi.
Hasil pemetaan akhir pada klausul tujuh yang membahas mengenai realisasi produk, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul tujuh. Beberapa ketidaksesuaian minor yang terdapat di klausul tujuh antara lain :
• (klausul 7.4.1) tentang purchase order yang belum dilengkapi.
• (klausul 7.5.1) tentang tidak adanya standart yang jelas tentang panjang, lebar, dan tinggi kendaraan yang diproduksi
• (klausul 7.5.3) tentang identifikasi dan mampu telusur beberapa barang di gudang barang pelanggan yang belum didokumentasikan.
• (klausul 7.6) tentang pengendalian, pengukuran, dan pemantauan dari gudang bekled yang tidak lengkap.
8.0 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan 8.1 Umum
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan aktivitas pengukuran, analisis, dan pemantauan serta perbaikan yang diperlukan untuk menjamin kualitas produk dan jasa. Kesesuaian dengan sistem manajemen ISO 9001:2000 dilakukan dengan pendokumentasian mengenai pengendalian dokumen, pengendalian rekaman mutu, audit mutu internal, tindakan perbaikan dan pencegahan, pengendalian produk tidaksesuai, yang dapat dilihat pada standard operation procedure. Selain itu UD Gajah Mada Karoseri juga telah membuat instruksi kerja yang dibutuhkan.
8.2 Pengukuran dan Pemantauan
UD Gajah Mada Karoseri telah menentukan metodologi untuk mengukur dan memantau kepuasan pelanggan, yaitu dengan melakukan survei terhadap pelanggan dengan menggunakan form survei pelanggan dan kemudian menganalisa hasil survei pelanggan dengan membuat grafiknya.
Prosedur survei kepuasan pelanggan dapat dilihat pada standard operation procedure. Survei pelanggan saat ini sudah dilakukan dan hasilnya dapat dilihat didalam monitoring sasaran mutu marketing.
UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur-prosedur tertulis atau melakukan perancangan audit mutu internal yang terdapat pada standard procedure audit mutu internal dan form/record yang dibutuhkan untuk melaksanakan audit mutu internal.
UD Gajah Mada Karoseri telah melakukan pengukuran dan pemantauan proses produksi untuk menjamin kualitas produk sesuai dengan kriteria penerimaan perusahaan yang tercantum dalam quality plan.
8.3 Pengendalian produk tidaksesuai 8.4 Analisis Data
UD Gajah Mada Karoseri melakukan analisa data dengan mengumpulkan dan menganalisis data yang diperoleh dari aktivitas pengukuran dan pemantauan. Hasil analisa memberikan informasi tentang hasil survey kepuasan pelanggan, evaluasi dan pemilihan supplier, dan evaluasi dan pemilihan kontraktor.
8.5 Peningkatan
UD Gajah Mada Karoseri melakukan peningkatan secara terus-menerus dengan mengacu pada kebijakan dan sasaran mutu, hasil-hasil audit, tindakan pencegahan dan perbaikan, analisa data, tinjauan manajemen.
Dalam melakukan peningkatan terus menerus, saat ini UD Gajah Mada Karoseri telah mengacu pada hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen karena saat ini UD Gajah Mada Karoseri telah melakukan audit mutu internal dan tinjauan manajemen. UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur tertulis mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Prosedur-prosedur tertulis ini dapat dilihat pada tindakan pencegahan dan perbaikan, yang dapat dilihat pada standard operation procedure tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
Hasil pemetaan akhir pada klausul delapan yang membahas mengenai pengukuran, analisa dan peningkatan, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul delapan. Ada dua ketidaksesuaian minor pada klausul delapan ini. Ketidaksesuaian minor ada pada klausul 8.2.4 dan 8.4.
Untuk klausul 8.2.4 tidak sesuai karena belum lengkapnya pemantauan untuk bagian produksi dan untuk klausul 8.4 tidak sesuai karena belum melakukan analisa pemilihan supplier untuk satu supplier yang termasuk di dalam supplier yang digunakan.
Langkah perbaikan yang diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut adalah sebagai berikut:
• Klausul 4.2.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengisi secara lengkap form yang berhubungan dengan klausul ini.
• Klausul 4.2.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengisi secara lengkap form yang berhubungan dengan klausul ini.
• Klausul 5.5.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat membuat tanggung jawab dan wewenang setiap operator-operator yang ada.
• Klausul 6.2.2
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat kompetensi untuk kepala produksi dan kepala QC.
• Klausul 7.4.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi purchase order yang ada.
• Klausul 7.5.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat standart tinggi, lebar, dan panjang yang jelas untuk kendaraan yang akan diproduksi.
• Klausul 7.5.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengecek dan mendokumentasikan semua barang yang ada di gudang barang milik pelanggan.
• Klausul 7.6
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara memverifikasi dan memvalidasi mall yang ada di gudang bekled.
• Klausul 8.2.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi pemantauan
• Klausul 8.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan analisa pemilihan supplier yang belum dianalisa.
4.9. Analisa Perbandingan Pemetaan Awal, Audit Mutu Internal dan