Dalam tahap audit mutu internal ada beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh organisasi UD Gajah Mada Karoseri yaitu:
• Training Audit Mutu Internal
• Pelaksanaan Audit Mutu Internal
• Hasil Audit Mutu Internal
4.6.1. Training Audit Mutu Internal
Traning audit mutu internal dilakukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan audit mutu internal. Peserta dari training audit mutu internal adalah mereka yang telah mengikuti pelatihan pemahaman dan pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, hal ini jelas bahwa bagi mereka yang telah memahami ISO 9001:2000 maka mereka akan dinyatakan cukup mampu untuk melaksanakan audit mutu internal. Dalam training ini telah ditetapkan koordinator dan auditor audit mutu internal, sekaligus menetapkan jadwal pelaksanaan audit mutu internal.
4.6.2. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Audit mutu internal ini memiliki tujuan utama untuk membiarkan organisasi sendiri menilai efektifitas sistem manajemen mutu mereka sehingga mereka dapat mengetahui kesalahan mereka sendiri. Acuan komposisi auditor yang disusun oleh koordinator audit mutu internal adalah berdasarkan pemahaman auditor terhadap pekerjaan departemen yang di audit, hal ini diharapkan bahwa auditor dapat memeriksa kekurangan-kekurangan dalam prosedur dan penerapannya lebih detail.
4.6.2.1.Rapat Pembuka
Dalam rapat pembuka ini, penulis mengharap auditor, MR, auditan, dan bila memungkinkan pimpinan puncak dapat menghadiri pertemuan ini. Dalam rapat pembuka, hal yang terpenting harus disampaikan adalah mengenai tujuan pelaksanaan audit tersebut, yaitu:
• Lebih ditekankan kembali bahwa auditor mencari kesesuaian terhadap sistem manajemen mutu bukan kesalahan, hal ini perlu dijelaskan kembali sebab berdasarkan pengalaman tidak jarang terjadi perselisihan setelah dilakukan audit dan hasilnya akan merugikan organisasi tersebut.
• Metode PLOR (Problem-Location-Objective-Reference) dijelaskan kembali pada tim auditor melalui checklist audit yang telah dipegang.
• Penjelasan kembali dokumen yang harus digunakan oleh tim auditor.
4.6.2.2.Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Audit mutu internal pertama melibatkan seluruh manajer-manajer yang ada di UD Gajah Mada Karoseri. Hal tersebut dilaksanakan dengan harapan agar para manajer UD Gajah Mada Karoseri dapat memahami cara melakukan audit.
4.6.2.3. Cara Melakukan Audit Mutu Internal
Cara melakukan audit mutu internal adalah sebagai berikut:
• Melakukan pemeriksaan daftar induk catatan mutu dan daftar induk dokumen, sesuai dengan klausul 4.2.3 dan 4.2.4.
• Melakukan pemeriksaan terhadap sasaran mutu, apakah telah dibuat dan dihitung sebai bagian dari pekerjaannya sesuai klausul 5.4.1.
• Melakukan pemeriksaan sesuai dengan prosedur yang dimiliki oleh departemen tersebut, dengan mencari kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang ada sesuai dengan klausul 4.1.
• Melakukan pemeriksaan terhadap klausul di dalam manual mutu yang mengarah ke departemen tersebut sesuai dengan klausul 4.2.2.
• Memberikan improvement jika diperlukan.
• Melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan rekaman-rekaman yang mengarah kepada pengendalian catatan mutu, sesuai dengan klausul 4.2.4.
• Memberikan observasi terhadap prasarana dan lingkungan kerja.
• Untuk pertanyaan-pertanyaan khusus, disesuaikan dengan departemen terkait, terutama klausul yang harus lakukan oleh departemen tersebut.
Contoh pertanyaan-pertanyaan khusus di departemen pembelian:
Departemen pembelian terkait klausul 7.4 maka harus dilakukan identifikasi proses pembelian yang dijelaskan dalam dokumen order pembelian, identifikasi informasi pembelian yang dijelaskan oleh daftar pemasok terseleksi, dan identifikasi verifikasi produk yang dibeli dengan menggunakan rekaman pemeriksaan barang datang.
4.6.2.4. Pemeriksaan dan Evaluasi
Pada tahap ini seharusnya UD Gajah Mada Karoseri mengadakan rapat untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang telah diperoleh dari audit tetapi tidak dilakukan karena selain anggota auditornya relatif sedikit (enam orang) jadi dapat digantikan dengan konsultasi langsung. Dalam tahap pemeriksaan dan evaluasi dimulai setelah 1 hari organisasi UD Gajah Mada Karoseri selesai melakukan audit mutu internal. Bila dilakukan rapat ini memiliki agenda sebagai berikut:
• Untuk menentukan secara bersama-sama kategori ketidaksesuaian dalam audit mutu internal.
• Untuk memberi support kepada auditor untuk memberikan rekaman laporan audit kepada auditan agar dapat segera diselesaikan ketidaksesuaian di departemen masing-masing dan juga dilakukan follow up verifikasi oleh auditor kepada auditan.
Meskipun tidak dilakukan rapat, tetapi penulis juga melakukan kedua agenda tersebut didalam konsultasinya. Tahap ini sangatlah penting bagi efektifnya audit mutu internal. Aktifitas audit mutu internal ini akan sangat efektif jika memang tahap follow up verifikasi dan aktifitas verifikasi closing ketidaksesuaian telah dilakukan.
Dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi penulis mengalami beberapa hambatan-hambatan. Berikut hambatan-hambatan yang secara umum :
• Aktifitas verifikasi closing ketidaksesuaian dilupakan karena pekerjaan sehari-hari. Maka dari masalah tersebut, penulis mengingatkan tiap-tiap hari kepada seluruh departemen yang di audit untuk menyelesaikan ketidaksesuaian.
• Terdapat anggota organisasi yang tidak terlalu ambil pusing mengenai penyelesaian ketidaksesuaian dalam audit mutu internal. Maka dari masalah tersebut, penulis melakukan pembicaraan dengan koordinator audit mutu internal untuk segera ditindak lanjuti
• Adanya kurang motivasi dari wakil manajemen (dikarenakan kesibukan kerjaan) untuk melakukan aktifitas verifikasi penyelesaian ketidaksesuaian setelah audit mutu internal. Oleh karena itu penulis mengingatkan kembali
kepada koordinator audit mutu internal untuk lebih proaktif dalam penyelesaian ketidaksesuaian.
Untuk menekan pentingnya tahap verifikasi closing ketidaksesuaian yang didapat saat audit mutu internal. Usaha yang dilakukan adalah memberi informasi kepada pimpinan puncak, dengan harapan bahwa pimpinan puncak mendukung sepenuhnya aktivitas verifikasi closing ketidaksesuaian.
4.6.2.5.Rapat Penutup
Rapat penutup ini dilaksanakan setelah tahap verifikasi ketidaksesuaian telah selesai. Rapat penutup dipimpin oleh koordinator audit mutu internal. Dari hasil audit mutu internal pertama mengenai ketidaksesuaian terhadap persyaratan klausul, maka diperoleh perhitungan ketidaksesuaian mayor sebesar 15.79%, minor sebesar 34.21%, dan yang telah sesuai sebesar 50.00%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa ketidaksesuaian mayor telah turun dari pemetaan awal yang mencapai 81.57% menjadi sebesar 18.42% saat audit mutu internal dari seluruh persyaratan klausul baik itu yang telah menjadi sesuai dengan persyaratan klausul maupun yang masih berupa ketidaksesuaian tetapi kategori minor. Hasil tersebut kemudian akan dianalisa. Analisa hanya diutamakan pada kategori mayor juga minor yang berpotensi menjadi mayor, sebab jika ditemukan 1 mayor, sertifikasi ISO 9001:2000 tidak akan didapat oleh organisasi UD Gajah Mada Karoseri.
4.6.3. Hasil Audit Mutu Internal
Berikut ini adalah hasil dari pemetaan audit mutu internal yang dilakukan di UD Gajah Mada Karoseri:
Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
1 Lingkup -
1.1 Umum -
1.2 Aplikasi -
2 Referensi Normatif -
3 Istilah dan Definisi -
Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal (sambungan)
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
4 Sistem Manajemen Mutu (hanya judul) -
4.1 Persyaratan Umum -
4.2 Persyaratan Dokumentasi (hanya judul) -
4.2.1 Umum Ok
4.2.2 Manual Mutu Mayor
4.2.3 Pengendalian Dokumen Mayor
4.2.4 Pengendalian catatan Minor
5 Tanggung Jawab Manajemen (hanya judul) -
5.1 Komitmen Manajemen Ok
5.2 Fokus Pelanggan Ok
5.3 Kebijakan Mutu Ok
5.4 Perencanaan (hanya judul) -
5.4.1 Sasaran Mutu Minor
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Ok
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi (hanya judul)
-
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Minor
5.5.2 Wakil Manajemen Ok
5.5.3 Komunikasi Internal Ok
5.6 Peninjauan Ulang Manajemen (hanya judul) -
5.6.1 Umum Minor
5.6.2 Input Peninjauan Ulang -
5.6.3 Output Peninjauan Ulang -
6 Manajemen Sumber Daya (hanya judul) -
6.1 Penyediaan Sumber Daya -
6.2 Sumber Daya Manusia (hanya judul) -
6.2.1 Umum -
6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan Minor
6.3 Infrastruktur Minor
6.4 Lingkungan Kerja Minor
7 Realisasi Produk (hanya judul) -
7.1 Perencanaan Realisasi Produk Ok
7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan (hanya judul)
- 7.2.1 Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang Terkait
dengan Produk
Ok 7.2.2 Peninjauan Persyaratan yang Terkait dengan
Produk
Ok
Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal (sambungan)
Klausul ISO 9001:2000 Kategori
7.2.3 Komunikasi Pelanggan Ok
7.3 Desain dan Pengembangan (exclude) -
7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan -
7.3.2 Input Desain dan Pengembangan -
7.3.3 Output Desain dan Pengembangan -
7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan - 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan -
7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan -
7.3.7 Pengendalian Dari Perubahan-Perubahan Desain dan Pengembangan
-
7.4 Pembelian (hanya judul) -
7.4.1 Proses Pembelian Minor
7.4.2 Informasi Pembelian Ok
7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Ok
7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan (hanya judul) - 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Pelayanan Mayor 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Produksi dan
Pelayanan
Mayor 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur Minor
7.5.4 Hak Milik Pelanggan Ok
7.5.5 Penjagaan dan Pemeliharaan Produk Ok
7.6 Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan dari Peralatan
Minor 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan (hanya
judul)
-
8.1 Umum -
8.2 Pengukuran dan Pemantauan -
8.2.1 Kepuasan Pelanggan Ok
8.2.2 Audit Internal Ok
8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Ok
8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Minor 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Ok
8.4 Analisis Data Minor
8.5 Peningkatan (hanya judul)
8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan Mayor
8.5.2 Tindakan Korektif Mayor
8.5.3 Tindakan Preventif Minor
Hasil analisa pemetaan audit mutu internal sebagai berikut:
Terdapat ketidaksesuaian kategori mayor sebesar 15.79% dan kategori minor sebesar 34,21% dan yang telah sesuai sebesar 50%. Berikut adalah penjelasan secara rinci perklausul:
• Klausul 4 tentang sistem manajemen mutu
Secara keseluruhan dokumentasi sistem manajemen mutu telah dipenuhi maka klausul 4.2.1 berubah dari mayor menjadi “OK” tetapi persyaratan klausul 4.2.2 dan klausul 4.2.3 belum dipenuhi jadi masih mendapat kategori mayor, hal ini harus segera diperbaiki agar nantinya pada audit exsternal tidak mendapatkan kategori mayor, yang berarti perusahaan gagal untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000. Pada klausul 4.2.4 perusahaan telah melaksanakan pengendalian dokumen, tetapi masih terdapat beberapa dokumen yang belum dikendalikan, maka untuk klausul ini dikenakan kategori “Minor”.
• Klausul 5 tentang tanggung jawab manajemen
Terdapat tiga minor di klausul 5, di klausul 5.4.1 sasaran mutu sudah ada tetapi hanya berupa lisan dan belum tertulis, sedangkan pada klausul 5.5.1 sudah terjadap tanggung jawab dan wewenang tetapi belum lengkap, dan klausul 5.6.1 tinjauan manajemen sudah dilaksanakan tetapi belum ada catatan mengenai tinjauan manajem. Selain tiga klausul tersebut klausul-klausul yang pada observasi awal mendapat “Mayor” sudah mendapat kategori “Minor”. Untuk perbaikannya maka harus dokumentasi terhadap tinjauan manajemen, sasaran mutu dan melengkapi pembuatan tugas dan tanggung jawab.
• Klausul 6 tentang manajemen sumber daya
Tidak ada perubahan kategori untuk klausul 6, sudah ada dokumentasi terhadap klausul 6.2.2 tetapi masih belum lengkap, jadi masih mendapatkan kategori “Minor”, sendangkan untuk klausul 6.3 dan klausul 6.4 perusahaan masih belum mengadakan perubahan.
• Klausul 7 tentang realisasi produk
Masih terdapat dua kategori “Mayor” dan tiga kategori “Minor”. Proses pembelian sudah dilakukan dan didokumentasikan tetapi masih ada beberapa yang supplier yang belum dievaluasi, jadi untuk klausul 7.4.1 sudah berubah dari
kategori “Mayor” menjadi kategori “Minor” sedangkan untuk klausul 7.5.1 dan 7.5.2 oleh perusahaan belum dilakanakan sehingga masih dalam kategori
“Mayor”. Untuk klausul 7.5.3 perusahaan sudah melakukan identifikasi dan mampu telusur, tetapi belum lengkap. Untuk klausul 7.6 sudah dilaksanakan tetapi belum semua peralatan di tera ulang. Perbaikan yang dilakukan adalah melengkapi persyaratan yang diperlukan, yaitu dengan mengevaluasi semua supplier, melakukan pengendalian produksi dengan pemakaian peralatan yang
sesuai.
• Klausul 8 tentang pengukuran, analisis, dan peningkatan
Untuk pelaksanaan klausul 8.2.4 perusahaan telah melaksanakan persyaratan yang ditetapkan di klausul tersebut, tetapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan masih ada yang belum lengkap, sehingga mendapatkan kategori minor, sedangkan untuk klausul 8.4 telah dilakukan tetapi belum lengkap.
Klausul 8.5.1 dan 8.5.2 belum dilakukan sama sekali sehingga masih ”Mayor”
sedangakan 8.5.3 sudah dilaksanakan tetapi masih ada yang belum langkap. Untuk memperbaiki hal tersebut, maka dokumen-dokumen yang diperlukan harus dilengkapi.
Langkah perbaikan yang diambil untuk memperbaiki ketidak sesuaian tersebut adalah sebagai berikut:
• Klausul 4.2.2
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat manul mutu.
• Klausul 4.2.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat SOP dan form pengendalian dokumen.
• Klausul 4.2.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengisi secara lengkap form yang berhubungan dengan klausul ini.
• Klausul 5.5.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat membuat tanggung jawab dan wewenang setiap operator-operator yang ada.
• Klausul 5.6.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mendokumentasikan tinjauan menajemen.
• Klausul 6.2.2
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat kompetensi untuk bagian produksi.
• Klausul 6.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan tera ulang terhadap jangka sorong dan timbangan.
• Klausul 6.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara merapikan daerah produksi.
• Klausul 7.4.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi purchase order yang ada.
• Klausul 7.5.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat standart tinggi, lebar, dan panjang yang jelas untuk kendaraan yang akan diproduksi.
• Klausul 7.5.2
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat lembar periksa.
• Klausul 7.5.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengecek dan mendokumentasikan semua barang yang ada di gudang barang milik pelanggan.
• Klausul 7.6
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara memverifikasi dan memvalidasi mall yang ada di gudang bekled.
• Klausul 8.2.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi pemantauan produk.
• Klausul 8.4
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan analisa pemilihan supplier yang belum dianalisa.
• Klausul 8.5.1
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan peningkatan berkesinambungan.
• Klausul 8.5.2
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan tindakan korektif terhadap kesalahan-kesalahan yang dilakukan.
• Klausul 8.5.3
Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi dokumen.