4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

(1)

23

Dalam menerapkan sistem manajemen mutu, ada beberapa tahapan yang dilakukan dalam implementasi sistem manajemen mutu. Tahapan-tahapan tersebut telah menjadi jadwal pelaksanaan implementasi ISO 9001:2000 (Lampiran 1).

4.1. Tahap Persiapan

Tahap persiapan adalah tahap pengenalan perusahaan akan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan pembentukan tim ISO untuk melakukan perancangan implementasi ISO 9001:2000. Dalam tahap ini tim ISO mulai melakukan peninjauan terhadap sistem perusahaan untuk mengetahui kesesuaian antara proses yang ada dalam perusahaan dan persyaratan ISO 9001:2000. Selain itu juga ditetapkan komitmen dari top management untuk ikut terlibat dan mendukung setiap hal yang berkaitan dengan perancangan implementasi dan sistem manajemen mutu.

Pengenalan ISO 9001:2000 kepada perusahaan dilakukan dengan mengadakan pelatihan yang dihadiri oleh semua kepala departemen yang ada di dalam UD Gajah Mada Karoseri. Dalam pelatihan ini diperkenalkan mengenai ISO 9001:2000 dan dilakukan pembahasan terhadap klausul-klausul yang tertuang di dalamnya. Setelah itu top management dibantu oleh tim ISO menetapkan hal- hal sebagai berikut, sebagai persiapan awal perancangan implementasi dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000:

4.1.1. Penetapan Pernyataan Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu

Pernyataan mengenai visi, misi, dan kebijakan mutu perusahaan merupakan komitmen dari top management untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu, peningkatan terus menerus, dan membangun perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja yang ada.

Dari hasil rapat diperoleh visi, misi, dan kebijakan mutu. Adapun visi UD Gajah Mada Karoseri adalah sebagai berikut:

(2)

Gajah Mada Karoseri berusaha untuk selalu menjadi yang terdepan dalam bidangnya dengan menghasilkan produk sesuai dengan standar keselamatan dan kenyamanan berkendara.

Misi UD Gajah Mada Karoseri adalah sebagai berikut:

Gajah Mada Karoseri selalu mengembangkan desain yang inovatif sehingga memberikan pilihan yang variatif sesuai dengan selera dan kebutuhan masing- masing, produk yang berkualitas baik dan nyaman bagi pemakai, serta pelayanan yang memuaskan.

Kebijakan mutu UD Gajah Mada Karoseri adalah sebagai berikut

Menjadi perusahaan Karoseri yang terdepan dalam inovasi produk, inovasi mutu, dan variasi produk yang memenuhi standar keselamatan dan kenyamanan berkendara, dengan harga yang kompetitif

4.1.2. Penunjukkan Wakil Manajemen

Perwakilan manajemen berfungsi sebagai koordinator untuk mengembangkan program sistem manajemen mutu. Perwakilan manajemen mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan manajemen yang harus dihadiri oleh semua kepala departemen yang merupakan anggota tim ISO. Kemudian semua kepala departemen tersebut memberikan pengarahan kepada semua bawahannya tentang ISO 9001:2000. Perwakilan manajemen ini bertanggung jawab kepada top management untuk menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang diterapkan oleh perusahaan terhadap persyaratan-persyaratan yang ada. Tanggung jawab dan wewenang dari perwakilan manajemen adalah sebagai berikut:

• Memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan, dan dipelihara.

• Memastikan promosi kepedulian akan persyaratan customer kepada semua bagian di dalam perusahaan.

• Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apa pun untuk peningkatannya.

• Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.

(3)

4.1.3. Identifikasi Sasaran Mutu Perusahaan

Identifikasi Sasaran mutu perusahaan perlu dilakukan untuk mengarahkan tujuan yang jelas bagi perusahaan dan peningkatan terus menerus dalam memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Berikut ini adalah tabel sasaran mutu perusahaan:

Tabel 4.1. Tabel Sasaran Mutu UD Gajah Mada Karoseri

No Departemen Sasaran Mutu Target Frekuensi

1 Marketing • Kepuasan pelanggan 90 % 3 Bulanan 2 Produksi • Ketepatan waktu produksi 100 % Bulanan 3 Gudang • Material yang ada digudang sudah

diberi kartu stock

90 % Bulanan 4 HRD • Penilaian Karyawan >70 90 % 6 Bulanan 5 Maintenance • Ketepatan jadwal perawatan 95 % 6 Bulanan 6 QC (Quality

Control)

• Mengurangi komplain tentang kualitas produk

Maks 2 kasus

Bulanan 7 Pembelian • Mendapatkan barang sesuai

pesanan

95 % Bulanan

4.1.4. Identifikasi Struktur Organisasi dan Bisnis Proses Perusahaan

Mengidentifikasi struktur organisasi dan bisnis proses perusahaan dilakukan dengan melakukan pengamatan dan interview secara langsung mengenai kondisi perusahaan kepada setiap departemen yang ada di UD Gajah Mada Karoseri. Struktur organisasi dan bisnis proses perusahaan berguna agar setiap employee mengetahui hubungan kerja pada setiap bagian dalam perusahaan.

(4)

Berikut ini adalah struktur organisasi dan bisnis proses perusahaan di UD Gajah Mada Karoseri:

Gambar 4.1. Struktur Organisasi UD Gajah Mada Karoseri

Anggota Komite Sistem Mutu adalah seluruh Manager dan Kepala Bagian/Kepala Seksi yang mengikuti Sistem Manajemen Mutu (SMM).

(5)

Gambar 4.2. Bisnis Proses Perusahaan UD Gajah Mada Karoseri

(6)

Bisnis proses perusahaan UD Gajah Mada Karoseri dibedakan menjadi :

• Proses inti,

• Proses pengembangan sumber daya manusia,

• Proses perawatan,

• Proses pendukung,

• Proses peningkatan.

Masing-masing proses tersebut memiliki peran dan prosedur yang berbeda maka perlu untuk dibahas sendiri-sendiri.

4.1.4.1. Pembahasan proses inti (jenis prosedur inti di UD Gajah Mada Karoseri) Proses inti merupakan proses utama dalam penyediaan produk kepada pelanggan oleh perusahaan. Pembahasan ini dilakukan bersama dengan semua departemen yang terkait. Dan pembahasan ini dilakukan secara berurutan, sebab pembahasan mengenai aktivitas ditelusuri mulai dari awal hingga akhir dari penyediaan produk kepada pelanggan. Prosedur yang dibahas dalam proses inti adalah :

1.Penerimaan order

Prosedur ini dilakukan oleh departemen marketing dan pada umumnya dilakukan pada saat menerima informasi order dari pelanggan.

2.Perencanaan produksi dan kebutuhan material

Pada proses perencanaan dibuat prosedur perencanaan produksi yang dilakukan oleh departemen produksi pada saat order sudah didapat dan departemen produksi menghitung kebutuhan material yang diperlukan dan memantau pelaksanaan produksi tersebut.

3.Pembelian

Prosedur ini dilakukan departemen pembelian. Prosedur ini bertujuan untuk mendukung jalannya proses produksi dalam pemenuhan material yang dibutuhkan. Selain itu dilakukan juga prosedur evaluasi supplier.

Hal ini dilakukan untuk memenuhi klausul 7.4.1 dan mencegah penggunaan bahan baku yang buruk.

(7)

4.Penerimaan dan penyimpanan material

Prosedur ini dilakukan oleh departemen gudang. Penerimaan material dibuat prosedur sendiri dan material yang diterima harus melewati tahap inspeksi barang datang.

5.Produksi

Prosedur ini dilakukan oleh produksi. Proses produksi ini melibatkan proses-proses seperti perakitan, pendempulan, dan lain-lain.

6.Finishing

Prosedur ini juga merupakan bagian dari prosedur produksi dan dilakukan setelah prosedur perakitan selesai dilakukan.

7.Penyimpanan barang jadi

Prosedur ini dilakukan untuk menjaga kualitas produk yang telah diproduksi. Dan memudahkan departemen gudang untuk melakukan pengiriman.

8.Pengiriman

Prosedur ini dilakukan oleh departemen gudang setelah gudang diberi perintah oleh direktur untuk mengirim produk pada lokasi dan tanggal yang telah ditentukan.

Proses pembuatan prosedur dimulai dari cerita personal departemen tersebut mengenai prosedur di departemennya yang kemudian dimasukan persyaratan ISO 9001:2000 ke dalam prosedur, sehingga menjadi suatu prosedur yang memenuhi standar ISO 9001:2000. Prosedur yang telah disesuaikan dengan standar ISO 9001:2000 diterjemahkan dalam bentuk prosedur yang berupa diagram alir (flowchart) sehingga memenuhi persyaratan ISO 9001:2000 (terdapat tujuan, ruang lingkup, logo, judul, nomor dokumen, nomor revisi dan identifikasikan dokumen yang diperlukan).

Pembahasan proses inti merupakan pembahasan yang penting, sebab hal ini akan memiliki efek langsung kepada penyedia produk kepada pelanggan.

Pembahasan ini dilakukan selama beberapa minggu dan selanjutnya jika masih ada yang kurang maka harus disesuaikan dengan kebutuhan dari tiap departemen.

(8)

4.1.4.2. Pembahasan proses pengembangan SDM (sumber daya manusia) Jenis prosedur pengembangan SDM yang dibahas adalah:

1. Prosedur penerimaan karyawan 2. Prosedur penilaian karyawan 3. Prosedur pelatihan karyawan

Pembahasan proses pengembangan SDM ini dilakukan bersama dengan departemen HRD. Hal ini dikarenakan peran serta dari departemen HRD dalam pengembangan SDM harus difungsikan. Departemen HRD di UD Gajah Mada Karoseri sebelumnya hanya mengerjakan absensi karyawan, pembayaran gaji karyawan, menangani komplain dari karyawan, mengurus hubungan baik dengan dinas tenaga kerja, dan menerima karyawan baru. Kinerja departemen HRD tersebut sudah baik tetapi dengan diberikannya tambahan dari penulis mengenai kejelasan aktivitas penerimaan karyawan, penilaian karyawan, pelatihan karyawan, pemberhentian karyawan ke dalam prosedur, maka departemen HRD UD Gajah Mada Karoseri menjadi lebih maksimal.

4.1.4.3. Pembahasan proses perawatan

Jenis prosedur perawatan yang dibahas adalah:

1. Perawatan Mesin dan utility.

Proses perawatan mesin dan utility dilakukan oleh departemen maintenance. Proses perawatan ini tidak kalah pentingnya dengan proses inti, karena secara tidak langsung perawatan mesin baik dapat berpengaruh pada kualitas produk yang dihasilkan. Jika perawatan mesin dijadwalkan dan dilakukan sesuai jadwal maka kualitas dari produk tersebut akan semakin optimal.

2. Perbaikan Mesin dan utility.

Proses perbaikan mesin dan utility dilakukan oleh departemen maintenance. Perbaikan mesin diserahkan kepada mekanik yang bertanggung jawab atas mesin tersebut.

3. Pengendalian alat ukur dan kalibrasi.

Proses pengendalian alat ukur dilakukan oleh departemen QC, hal ini dikarenakan alat ukur yang sering menggunakan adalah personal dari

(9)

QC. Sehingga departemen ini akan lebih mudah untuk melakukan prosedur pengendalian alat ukur dan kalibrasi.

4.1.4.4. Pembahasan proses peningkatan

Jenis prosedur peningkatan yang dibahas adalah:

1. Prosedur tindakan koreksi dan pencegahan.

Prosedur tindakan dan pencegahan harus ditetapkan dan ini merupakan pekerjaan MR (Managemen Representative) sebab MR harus menjaga efektifitas sistem mutu yang telah diterapkan dan semua tindakan koreksi maupun pencegahan yang ada diseluruh departemen harus diketahui oleh MR

2. Prosedur audit mutu internal.

Prosedur audit mutu internal ini harus ditetapkan dan prosedur audit mutu internal ini merupakan prosedur wajib yang disyaratkan oleh ISO 9001:2000. Prosedur ini dilakukan oleh tim audit bersama dengan MR.

Audit mutu internal dilakukan untuk mempersiapkan perusahaan menghadapi audit mutu eksternal.

3. Prosedur tinjauan manajemen.

Prosedur tinjauan manajemen merupakan pekerjaan MR. Di dalam prosedur tinjauan manajemen, MR memimpin rapat yang dihadiri oleh karyawan kunci yang terlibat dalam penerapan ISO 9001:2000. dengan melakukan tinjauan manajemen, MR akan mengetahui sejauh mana efektifitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan. Berikut adalah tabel agenda rapat tinjauan manajemen.

4. Prosedur pengendalian dokumen.

Prosedur pengendalian dokumen merupakan tanggung jawab yang dilimpahkan kepada DC (Documen Controler). Departemen DC memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan dokumen, terutama setiap ada perubahan dokumen, sehingga dokumen yang beredar harus merupakan dokumen revisi terbaru.

5. Prosedur pengendalian rekaman mutu.

Prosedur pengendalian rekaman mutu merupakan tanggung jawab departemen MR. Departemen ini memiliki tanggung jawab untuk

(10)

mengendalikan rekaman, terutama setiap terdapat pengisian rekaman dan mempengaruhi aktifitas organisasi UD Gajah Mada Karoseri dalam memenuhi persyaratan pelanggan.

6. Prosedur pengendalian produk tidak sesuai.

Proses pengendalian produk tidak sesuai dilakukan oleh departemen QC. Aktivitas pengendalian produk dimulai dari penerimaan barang datang, pada saat produksi dan setelah produksi selesai. Pada saat pengirimanpun juga dilakukan pengendalian produk tidak sesuai dengan maksud memberikan kualitas yang prima untuk pelanggan.

4.2. Pemetaan Awal

Dalam tahap pemetaan awal ini terdapat semacam penilaian awal yang dilaksanakan mirip dengan audit mutu internal. Hal yang membedakan dengan audit mutu internal adalah adanya tujuan untuk mengetahui kondisi sosial, mengenal karyawan lebih dekat, memahami kesiapan perubahan organisasi terhadap sistem yang baru. Dalam melakukan penilaian awal ini penulis melakukan perencanaan terlebih dahulu, yaitu melakukan informasi kepada pihak perusahaan mengenai jadwal pelaksanaan pemetaan awal. Pemetaan awal dilakukan dengan menggunakan dua cara yaitu :

1. Wawancara langsung

2. Tabel isian tentang persyaratan yang terdapat dalam klausul-klausul ISO 9001:2000.

Tahap ini digunakan untuk mengetahui gap antara kondisi awal perusahaan dengan persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

Ketentuan pengisian kolom sebagai berikut:

• Tanda ”-” merupakan judul, atau tidak ada persyaratan tentang sistem manajemen mutu.

• Jika kondisi perusahaan sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam tiap klausul maka diisi ”OK”

• Kategori ketidaksesuaian dibedakan menjadi mayor dan minor. Jika kondisi perusahaan tidak sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam tiap klausul maka diisi ”Mayor” dan jika kondisi perusahaan ada sedikit

(11)

penyimpangan dengan persyaratan ISO 9001:2000 yang terdapat dalam klausul maka diisi ”Minor”

Berikut ini adalah hasil dari pemetaan awal yang dilakukan di UD Gajah Mada Karoseri:

Tabel 4.2 Tabel Pemetaan Awal

Klausul ISO 9001:2000 Kategori

1 Lingkup -

1.1 Umum -

1.2 Aplikasi -

2 Referensi Normatif -

3 Istilah dan Definisi -

4 Sistem Manajemen Mutu (hanya judul) -

4.1 Persyaratan Umum -

4.2 Persyaratan Dokumentasi (hanya judul) -

4.2.1 Umum Mayor

4.2.2 Manual Mutu Mayor

4.2.3 Pengendalian Dokumen Mayor

4.2.4 Pengendalian Catatan Mayor

5 Tanggung Jawab Manajemen (hanya judul) -

5.1 Komitmen Manajemen Mayor

5.2 Fokus Pelanggan Mayor

5.3 Kebijakan Mutu Mayor

5.4 Perencanaan (hanya judul) -

5.4.1 Sasaran Mutu Mayor

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Mayor

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi (hanya judul)

-

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Mayor

5.5.2 Wakil Manajemen Mayor

5.5.3 Komunikasi Internal Mayor

5.6 Peninjauan Ulang Manajemen (hanya judul) -

5.6.1 Umum Mayor

5.6.2 Input Peninjauan Ulang -

5.6.3 Output Peninjauan Ulang -

6 Manajemen Sumber Daya (hanya judul) -

6.1 Penyediaan Sumber Daya -

6.2 Sumber Daya Manusia (hanya judul) -

6.2.1 Umum -

6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan Minor

6.3 Infrastruktur Minor

6.4 Lingkungan Kerja Minor

7 Realisasi Produk (hanya judul) -

7.1 Perencanaan Realisasi Produk Mayor

(12)

Tabel 4.2 Tabel Pemetaan Awal (Sambungan)

7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan (hanya judul)

- 7.2.1 Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang Terkait

dengan Produk

Mayor 7.2.2 Peninjauan Persyaratan yang Terkait dengan

Produk

Mayor

7.2.3 Komunikasi Pelanggan Minor

7.3 Desain dan Pengembangan (exclude) -

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan -

7.3.2 Input Desain dan Pengembangan -

7.3.3 Output Desain dan Pengembangan -

7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan -

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan -

7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan -

7.3.7 Pengendalian Dari Perubahan-Perubahan Desain dan Pengembangan

-

7.4 Pembelian (hanya judul) -

7.4.1 Proses Pembelian Mayor

7.4.2 Informasi Pembelian Mayor

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Minor

7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan (hanya judul)

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Pelayanan Mayor 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Produksi dan Pelayanan Mayor

7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur Mayor

7.5.4 Hak Milik Pelanggan Minor

7.5.5 Penjagaan dan Pemeliharaan Produk Minor

7.6 Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan dari Peralatan

Minor 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan (hanya

judul)

-

8.1 Umum -

8.2 Pengukuran dan Pemantauan -

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Mayor

8.2.2 Audit Internal Mayor

8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Mayor

8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Mayor

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Mayor

8.4 Analisis Data Mayor

8.5 Peningkatan (hanya judul)

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan Mayor

8.5.2 Tindakan Korektif Mayor

8.5.3 Tindakan Preventif Mayor

(13)

Hasil analisa Pemetaan awal sebagai berikut:

Terdapat ketidaksesuaian kategori mayor sebesar 81.57% (31 temuan) dan kategori minor sebesar 18.42 % (7 temuan) dari total yang klausul yang harus diterapkan. Berikut adalah penjelasan secara rinci perklausul:

• Klausul 4 tentang sistem manajemen mutu

Pada klausul empat dibahas tentang sistem manajemen mutu, dimana perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara suatu sistem manajemen mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifannya yang sesuai dengan persyaratan standar. Kondisi perusahaan tidak sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang terdapat dalam klausul ini.

Perusahaan belum menetapkan, ,mendokumentasikan sistem manajemen mutu.

Oleh karena itu perusahaan belum bisa menerapkan dan memelihara suatu sistem manajemen mutu (Klausul 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4).

• Klausul 5 tentang tanggung jawab manajemen

Klausul lima mengenai tanggung jawab manajemen tidak sesuai dengan kondisi UD Gajah Mada Karoseri. Hal ini dapat dilihat dengan belum adanya komitmen manajemen puncak dalam dalam mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu (Klausul 5.1), tidak adanya komunikasi tentang persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan pelanggan (Klausul 5.2), kebijakan mutu (Klausul 5.3) dan sasaran mutu perusahaan(Klausul 5.4.1) belum ditetapkan, serta belum adanya perencanaan sistem manajemen mutu (Klausul 5.4.2), perusahaan belum mendiskripsikan tanggung jawab dan wewenang dari setiap departemen yang ada tetapi perusahaan sudah memiliki struktur organisasi (Klausul 5.5.1), perusahaan belum memiliki perwakilan manajemen yang menjamin dan melaporkan pelaksanaan dan pemeliharaan sistem manajemen mutu (Klausul 5.5.2), dan tidak adanya komunikasi internal perusahaan (Klausul 5.5.3) serta belum dilakukannya review management (Klausul 5.6). Sehingga kategori ketidaksesuaian pada klausul lima ini diisi “Mayor” semua.

• Klausul 6 tentang manajemen sumber daya

Klausul enam mengenai sumber daya manusia dimana perusahaan harus memastikan bahwa personal yang melaksanakan perkerjaan yang mempengaruhi mutu produk harus memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan,

(14)

ketrampilan dan pengalaman yang sesuai (Klausul 6.2.2), perusahaan sudah memiliki infrastruktur yang diperlukan, tetapi ada beberapa alat yang tidak memenuhi standart (Klausul 6.3), perusahaan kurang kurang mengelola lingkungan kerjanya dengan baik (Klausul 6.4). Klausul enam tersebut sudah diterapkan oleh UD Gajah Mada Karoseri namun belum didokumentasikan. Oleh karena itu kategori pada klausul 6 ini diisi “Minor”.

• Klausul 7 tentang realisasi produk

Klausul tujuh tentang realisasi produk sebagian besar tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Pada perencanaan realisasi produk dan jasa pelayanan perusahaan telah memiliki proses perencanaan untuk realisasi produk tetapi tidak sistematis, tidak ada target waktu penyelesaian produk dan tidak ada insperksi tiap proses (Klausul 7.1). Tidak adanya penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk (klausul 7.2.1), dan tidak adanya tinjauan persyaratan dengan produk (Klausul 7.2.2) membuat perusahaan ini mendapat kategori ”Mayor”. Pada penerapan persyaratan dan komunikasi pelanggan perusahaan telah menentukan persyaratan produk dan meninjau persyaratan pelanggan tetapi dokumentasi yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan belum ditetapkan sehingga dalam klausul 7.2.3 diberi kategori “Minor”. Untuk desain dan pengembangan di exclude dengan divisi lain (Klausul 7.3) . Pada proses pembelian pemasok sudah dievaluasi dan dipilih berdasarkan kemampuannya memasok seusai dengan persyaratan perusahaan, tetapi belum tersistematis dan dibuatkan prosedurnya (Klausul 7.4.1 dan 7.4.2). Sedangkan untuk verifikasi produk yang dibeli sudah dilakukan namun tidak dokumentasikan (Klausul 7.4.3). Pada proses produksi dan penyediaan jasa perusahaan belum menetapkan prosedur yang sistematis untuk produksi (Klausul 7.5.1, 7.5.2). Untuk pengendalian alat pemantauan dan pengukuran perusahaan belum melakukan kalibrasi alat-alat ukurnya dan menetapkan prosedurnya (Klausul 7.6). Untuk semua klausul 7 yang belum memenuhi persyaratan ISO 9001:2000 maka diberi kategori “Mayor”. Sedangkan untuk klausul 7 yang sudah dilaksanakan namun tidak dokumentasikan maka diberi kategori “Minor”.

(15)

• Klausul 8 tentang pengukuran, analisis, dan peningkatan

Klausul 8 tentang pengukuran, analisis, dan peningkatan tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Perusahaan sama sekali belum melakukan persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam klausul delapan, dimana perusahaan tidak melakukan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan, pengendalian produk yang tidak sesuai, analisis data, dan peningkatan efektifitas. Sehingga pada klausul 8 ini semua kategori diisi ”Mayor”.

Langkah perbaikan yang diambil untuk memperbaiki ketidak sesuaian tersebut adalah sebagai berikut:

• Klausul 4.2.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat dokumen sistem manajemen mutu.

• Klausul 4.2.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat manual mutu.

• Klausul 4.2.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat prosedur dan form pengendalian dokumen.

• Klausul 4.2.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat prosedur dan form pengendalian rekaman mutu.

• Klausul 5.1

Untuk klausul ini perusahaan menunjukan komitmennya sama seperti yang ada di manual mutu Gajah Mada Karoseri.

• Klausul 5.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara menetapkan persyaratan dari pelanggan dan memberikan pelayanan yang terbaik.

• Klausul 5.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat kebijakan mutu.

(16)

• Klausul 5.4.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat sasaran mutu.

• Klausul 5.4.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengadakan rapat atau koordinasi dengan tim sistem manajemen mutu.

• Klausul 5.5.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat membuat tanggung jawab dan wewenang setiap operator-operator yang ada.

• Klausul 5.5.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara menunjuk wakil manajemen untuk menangani manajemen mutu.

• Klausul 5.5.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membut rencana komunkasi internal.

• Klausul 5.6.1

Untuk klausul ini tindakan dilakukan dengan cara melakukan tinjauan manajemen.

• Klausul 6.2.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat dokumentasi kompetensi karyawan, dan merencanakan pelatihan-pelatihan untuk karyawan.

• Klausul 6.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mendokumentasi prasaranan yang ada dan melakukan perawatan dan peneraan ulang.

• Klausul 6.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengelola lingkungan kerjanya.

• Klausul 7.1

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah membuat quality plan

(17)

• Klausul 7.2.1

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah mendokumentasikan dan menerapkan peraturan dari dinas perhubungan.

• Klausul 7.2.2

Untuk klausul ini tiddakan yang harus dilakukan adalah membuat form yang berhubungan dengan persyaratan yang berkaitan dengan produk.

• Klausul 7.2.3

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah mencatat keluhan pelanggan dan memberikan umpan balik.

• Klausul 7.4.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengevaluasi supllier.

• Klausul 7.4.2

Untuk klausul ini perbaikan yang harus dilakukan dengan cara melakukan purchse order secara tertulis

• Klausul 7.4.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mendokumentasikan hasil verrivikasi.

• Klausul 7.5.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat standart tinggi, lebar, dan panjang yang jelas untuk kendaraan yang akan diproduksi.

• Kausul 7.5.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan memvalidasi proses produksi.

• Klausul 7.5.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mencatat laporan produksi.

• Klausul 7.6

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara memverifikasi dan memvalidasi peralatan yang digunakan.

(18)

• Klausul 8.2.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan melakukan survey kepuasan pelanggan.

• Klausul 8.2.2

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan melakukan audit internal.

• Klausul 8.2.3

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah melakukan melakukan pengukuran dan pemantauan proses manajemen mutu.

• Klausul 8.2.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan pemantauan.

• Klausul 8.3

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah melakukan pengendalian produk yang tidak sesuai.

• Klausul 8.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan analisa pemilihan supplier yang belum dianalisa.

• Klausul 8.5.1

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah melakukan tindakan perbaikan yang berkesinambungan.

• Klausul 8.5.2

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah melakukan tindakan korektif terhdap kesalahan-kesalahan.

• Klausul 8.5.3

Untuk klausul ini tindakan yang harus dilakukan adalah melakukan tindakan pencegahan terhadap hal-hal yang menyebabkan potensi kesalahan.

4.3. Tahap Dokumentasi

Tahap dokumentasi dilakukan setelah mengetahui hasil dari pemetaan awal yang dibuat. Tahap dokumentasi ini terdiri dari 4 level, yaitu:

(19)

4.3.1. Manual Mutu

Manual Mutu dibuat dengan melakukan survei terhadap kondisi awal perusahaan, dimana survei ini dilakukan melalui interview secara langsung dengan semua employee di UD Gajah Mada Karoseri. Manual mutu tersebut ditunjukkan dalam lampiran 2, yang berisi tentang:

• Kebijakan dan Sasaran mutu

Menjelaskan secara umum tentang kebijakan dan sasaran mutu yang ada di dalam UD Gajah Mada Karoseri.

• Company Profile dan area bisnis perusahaan

Menjelaskan sejarah perusahaan secara singkat mulai dari awal berdirinya perusahaan, perkembangan produk yang dihasilkan, dan perluasan daerah pemasaran serta visi misi perusahaan.

• Bisnis Proses Perusahaan .

Menggambarkan hubungan/interaksi semua fungsi yang ada di dalam perusahaan.

• Struktur Organisasi

Menggambarkan susunan jabatan yang ada di UD Gajah Mada Karoseri.

• Sistem manajemen mutu perusahaan

Berisi tentang dokumentasi perencanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 berdasarkan hasil dari pemetaan awal di UD Gajah Mada Karoseri.

4.3.2. Standard Operation Procedure

Pembuatan standard operation procedure dilakukan dengan melakukan interview secara langsung dan memeriksa apakah standard operation procedure tersebut telah sesuai dengan klausul-klausul ISO 9001:2000, jika tidak sesuai maka dikembangkan prosedur baru yang sesuai dengan klausul ISO 9001:2000.

Langkah selanjutnya adalah mendokumentasikan standard operation procedure tersebut.

Standard operation procedure berisi tentang kontrol dokumen, kontrol perubahan dokumen, pengendalian rekaman mutu, komitmen manajemen, perencanaan mutu, tanggung jawab dan wewenang, pembelian, audit mutu

(20)

internal, tindakan pencegahan dan perbaikan, dan lain-lain. Standard operation procedure dapat dilihat pada lampiran 3.

4.3.3. Instruksi Kerja

Instruksi Kerja pada UD Gajah Mada Karoseri digunakan sebagai petunjuk untuk melakukan aktivitas distribusi dan pelayanan. Instruksi kerja tersebut hanya memuat petunjuk-petunjuk yang diperlukan dalam melakukan aktivitas agar memudahkan employee dalam melakukan tugasnya dan mencegah terjadinya kesalahan dalam mengerjakan tugasnya. Instruksi kerja ini dapat dilihat pada lampiran 4.

4.3.4. Dokumen Pendukung dan Rekaman Mutu

Dokumen pendukung digunakan untuk mendukung dokumen-dokumen lainnya dalam memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Dokumen pendukung berupa job description. Sedangkan rekaman mutu merupakan hasil penulisan kegiatan di lapangan yang menjadi bukti tertulis bahwa prosedur dan instruksi kerja telah dilakukan dan dijalankan dengan benar. Bentuk rekaman mutu seperti catatan produk tidaksesuai, evaluasi supplier, survei pelanggan, analisa survei pelanggan, dan form keluhan pelanggan.. Dokumen pendukung dan rekaman mutu dapat dilihat pada lampiran 5.

4.4. Tahap Sidang Prosedur

Setelah dilakukan pembahasan, maka akan terbentuk suatu prosedur yang telah disepakati bersama, namun tidak tertutup kemungkinan bahwa ada suatu hal yang lupa dijelaskan oleh personal, sehingga tidak bisa mengadopsi seluruh prosedur departemen tersebut. Bila ada prosedur yang tidak sesuai dan belum bisa diaplikasikan dengan baik maka implementer memberi informasi kepada MR tentang perubahan dokumen tetapi tidak menggunakan form usulan perubahan dokumen sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Hal ini dikarenakan perubahan sangat sering terjadi. Setelah pembentukan 4 level dokumentasi telah selesai dirancang dan dirasa cukup mudah untuk diaplikasikan.

Didalam tahap ini dilakukan sidang prosedur. Pimpinan dari sidang prosedur ini

(21)

adalah mereka yang diundang untuk melakukan improvement atau melakukan koreksi terhadap prosedur jika belum sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000.

Setelah sidang prosedur, prosedur dan dokumen yang diperlukan kemungkinan besar akan berubah sehingga perubahan prosedur dari tiap-tiap departemen dilakukan selama 1 minggu setelah sidang prosedur untuk ditinjau kembali penggunaannya, kemudian ditetapkan menjadi prosedur resmi dari organisasi UD Gajah Mada Karoseri.

Materi yang disampaikan pada saat sidang prosedur yaitu tujuan implementasi ISO, pengenalan klausul-klausul ISO, level-level dokumentasi, dan hasil perancangan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam rapat ini setiap departemen dapat mengetahui visi, misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi, bisnis proses perusahaan, tanggung jawab dan wewenang, manual mutu, standard operation procedure, instruksi kerja, dan semua dokumen pendukung lainnya yang diperlukan bagi persiapan verifikasi perancangan ISO.

Setiap kepala departemen wajib untuk mengkomunikasikan semua dokumen kepada bawahannya. Sosialisasi juga dilakukan dengan menempel tulisan mengenai visi dan misi perusahaan di dalam setiap ruangan yang ada. Selain itu setiap departemen wajib menempel instruksi kerja departemennya masing-masing di dalam ruang kerjanya agar setiap employee dapat melakukan aktivitas sesuai dengan instruksi kerja tersebut.

Adapun tujuan dari sidang prosedur adalah :

• Untuk memastikan bahwa prosedur telah dapat digunakan atau diaplikasikan serta dilakukan evaluasi yang disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2000.

• Final prosedur yang ada, sehingga langsung layak diaplikasikan setelah dilakukan perubahan sesuai dengan keputusan sidang prosedur.

• Untuk mengkomunikasikan dan mensosialisasikan prosedur masing- masing departemen ke departemen lain, terutama yang terlibat langsung dengan departemen yang sedang di sidang.

(22)

4.5. Tahap Implementasi Sistem Mutu

Setelah tahap dokumentasi sistem mutu, maka tahap selanjutnya adalah implementasi sistem mutu. Pada tahap ini semua dokumen yang mengalami perubahan harus menggunakan form usulan perubahan dokumen sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen.

Implementasi sistem mutu ini dimulai setelah 1 minggu sejak sidang prosedur, hal ini dikarenakan adanya perubahan prosedur setelah sidang prosedur dan sosialisasi secara menyeluruh kepada karyawan organisasi UD Gajah Mada Karoseri. Setelah lewat 1 minggu prosedur seluruh organisasi otomatis akan mengikuti prosedur yang telah disepakati, namun tidak menutup kemungkinan jika ada perubahan (frekuensi perubahannya kecil). Kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh organisasi dan kasus pada umumnya adalah sebagai berikut :

• Tidak cocoknya prosedur dengan aktivitas.

• Ada prosedur yang belum diutarakan oleh departemen pada saat sidang prosedur

• Ada kejadian diluar rencana organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan

4.5.1. Strategi dalam Implementasi

Banyak hal yang terjadi di dalam implementasi, dan pada tahap ini akan muncul indikator akan implementasi yang sebenarnya atau sekedar saja. Dengan tetap berkeinginan implementasi ISO 9001:2000 yang sebenarnya, maka penulis harus mengatur strategi dalam menerapkan implementasi sistem manajemen mutu.

Strateginya antara lain adalah :

• Menunjukkan komitmen dari pimpinan puncak dalam implementasi sistem manajemen mutu dengan cara :

1. Mengundang pemimpin puncak pada setiap pertemuan dan memberi waktu untuk berbicara tentang implementasi sistem manajemen mutu 2. Memberi informasi mengenai perkembangan implementasi

3. Mendorong pimpinan puncak ikut serta dalam implementasi sistem manajemen mutu.

(23)

• Mendengarkan keluh kesah karyawan dalam bekerja di organisasi UD Gajah Mada Karoseri agar mau bekerja sama pada implementasi sistem mutu.

• Menekankan pentingnya perubahan fisik kepada pimpinan puncak, sehingga suasana implementasi sistem manajemen mutu terasa.

4.5.2. Hambatan Implementasi Sistem Mutu

Hambatan yang terjadi dalam implementasi sistem mutu di organisasi UD Gajah Mada Karoseri sebagai berikut :

• Kesulitan utama dalam menerapkan ISO 9001:2000 ada di dalam tahap ini, sebab untuk membuat kebiasaan kerja yang baru harus dimulai dari diri sendiri dan hal tersebut sangat sulit dilakukan mengingat karyawan merasa bahwa, dengan bekerja seperti biasa saja telah dapat menyelesaikan pekerjaan sehingga dengan adanya implementasi ISO 9001:2000, dianggap bahwa hal tersebut sebagai pekerjaan tambah dan akhirnya terkadang menuntut tunjangan yang lebih kepada pimpinan puncak. Oleh karena itu penulis melakukan pendekatan saat rapat dengan mengatakan bahwa, ”Implementasi sistem manajemen mutu ini akan menjadi keuntungan bagi anda sendiri sebab jika ada kesalahan yang tidak anda buat, dokumentasi yang anda buat tersebut akan membuktikannya, juga dapat mempermudah dan memperjelas pekerjaan yang sedang anda kerjakan”.

• Pemahaman yang masih kurang mengenai prosedur (biasanya terjadi karena prosedur tersebut tidak dibuat dan dipelajari oleh departemen tersebut). Oleh karena itu, penulis melakukan konsultasi secara singkat kepada personel tersebut saat berkeliling ke departemen-departemen.

• Loyalitas terhadap perusahaan sangat kurang yang berakibat semangat improvement sangat lemah.

4.6. Audit Mutu Internal

Dalam tahap audit mutu internal ada beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh organisasi UD Gajah Mada Karoseri yaitu:

(24)

• Training Audit Mutu Internal

• Pelaksanaan Audit Mutu Internal

• Hasil Audit Mutu Internal

4.6.1. Training Audit Mutu Internal

Traning audit mutu internal dilakukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan audit mutu internal. Peserta dari training audit mutu internal adalah mereka yang telah mengikuti pelatihan pemahaman dan pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, hal ini jelas bahwa bagi mereka yang telah memahami ISO 9001:2000 maka mereka akan dinyatakan cukup mampu untuk melaksanakan audit mutu internal. Dalam training ini telah ditetapkan koordinator dan auditor audit mutu internal, sekaligus menetapkan jadwal pelaksanaan audit mutu internal.

4.6.2. Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Audit mutu internal ini memiliki tujuan utama untuk membiarkan organisasi sendiri menilai efektifitas sistem manajemen mutu mereka sehingga mereka dapat mengetahui kesalahan mereka sendiri. Acuan komposisi auditor yang disusun oleh koordinator audit mutu internal adalah berdasarkan pemahaman auditor terhadap pekerjaan departemen yang di audit, hal ini diharapkan bahwa auditor dapat memeriksa kekurangan-kekurangan dalam prosedur dan penerapannya lebih detail.

4.6.2.1.Rapat Pembuka

Dalam rapat pembuka ini, penulis mengharap auditor, MR, auditan, dan bila memungkinkan pimpinan puncak dapat menghadiri pertemuan ini. Dalam rapat pembuka, hal yang terpenting harus disampaikan adalah mengenai tujuan pelaksanaan audit tersebut, yaitu:

• Lebih ditekankan kembali bahwa auditor mencari kesesuaian terhadap sistem manajemen mutu bukan kesalahan, hal ini perlu dijelaskan kembali sebab berdasarkan pengalaman tidak jarang terjadi perselisihan setelah dilakukan audit dan hasilnya akan merugikan organisasi tersebut.

(25)

• Metode PLOR (Problem-Location-Objective-Reference) dijelaskan kembali pada tim auditor melalui checklist audit yang telah dipegang.

• Penjelasan kembali dokumen yang harus digunakan oleh tim auditor.

4.6.2.2.Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Audit mutu internal pertama melibatkan seluruh manajer-manajer yang ada di UD Gajah Mada Karoseri. Hal tersebut dilaksanakan dengan harapan agar para manajer UD Gajah Mada Karoseri dapat memahami cara melakukan audit.

4.6.2.3. Cara Melakukan Audit Mutu Internal

Cara melakukan audit mutu internal adalah sebagai berikut:

• Melakukan pemeriksaan daftar induk catatan mutu dan daftar induk dokumen, sesuai dengan klausul 4.2.3 dan 4.2.4.

• Melakukan pemeriksaan terhadap sasaran mutu, apakah telah dibuat dan dihitung sebai bagian dari pekerjaannya sesuai klausul 5.4.1.

• Melakukan pemeriksaan sesuai dengan prosedur yang dimiliki oleh departemen tersebut, dengan mencari kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang ada sesuai dengan klausul 4.1.

• Melakukan pemeriksaan terhadap klausul di dalam manual mutu yang mengarah ke departemen tersebut sesuai dengan klausul 4.2.2.

• Memberikan improvement jika diperlukan.

• Melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan rekaman-rekaman yang mengarah kepada pengendalian catatan mutu, sesuai dengan klausul 4.2.4.

• Memberikan observasi terhadap prasarana dan lingkungan kerja.

• Untuk pertanyaan-pertanyaan khusus, disesuaikan dengan departemen terkait, terutama klausul yang harus lakukan oleh departemen tersebut.

Contoh pertanyaan-pertanyaan khusus di departemen pembelian:

Departemen pembelian terkait klausul 7.4 maka harus dilakukan identifikasi proses pembelian yang dijelaskan dalam dokumen order pembelian, identifikasi informasi pembelian yang dijelaskan oleh daftar pemasok terseleksi, dan identifikasi verifikasi produk yang dibeli dengan menggunakan rekaman pemeriksaan barang datang.

(26)

4.6.2.4. Pemeriksaan dan Evaluasi

Pada tahap ini seharusnya UD Gajah Mada Karoseri mengadakan rapat untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang telah diperoleh dari audit tetapi tidak dilakukan karena selain anggota auditornya relatif sedikit (enam orang) jadi dapat digantikan dengan konsultasi langsung. Dalam tahap pemeriksaan dan evaluasi dimulai setelah 1 hari organisasi UD Gajah Mada Karoseri selesai melakukan audit mutu internal. Bila dilakukan rapat ini memiliki agenda sebagai berikut:

• Untuk menentukan secara bersama-sama kategori ketidaksesuaian dalam audit mutu internal.

• Untuk memberi support kepada auditor untuk memberikan rekaman laporan audit kepada auditan agar dapat segera diselesaikan ketidaksesuaian di departemen masing-masing dan juga dilakukan follow up verifikasi oleh auditor kepada auditan.

Meskipun tidak dilakukan rapat, tetapi penulis juga melakukan kedua agenda tersebut didalam konsultasinya. Tahap ini sangatlah penting bagi efektifnya audit mutu internal. Aktifitas audit mutu internal ini akan sangat efektif jika memang tahap follow up verifikasi dan aktifitas verifikasi closing ketidaksesuaian telah dilakukan.

Dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi penulis mengalami beberapa hambatan-hambatan. Berikut hambatan-hambatan yang secara umum :

• Aktifitas verifikasi closing ketidaksesuaian dilupakan karena pekerjaan sehari-hari. Maka dari masalah tersebut, penulis mengingatkan tiap-tiap hari kepada seluruh departemen yang di audit untuk menyelesaikan ketidaksesuaian.

• Terdapat anggota organisasi yang tidak terlalu ambil pusing mengenai penyelesaian ketidaksesuaian dalam audit mutu internal. Maka dari masalah tersebut, penulis melakukan pembicaraan dengan koordinator audit mutu internal untuk segera ditindak lanjuti

• Adanya kurang motivasi dari wakil manajemen (dikarenakan kesibukan kerjaan) untuk melakukan aktifitas verifikasi penyelesaian ketidaksesuaian setelah audit mutu internal. Oleh karena itu penulis mengingatkan kembali

(27)

kepada koordinator audit mutu internal untuk lebih proaktif dalam penyelesaian ketidaksesuaian.

Untuk menekan pentingnya tahap verifikasi closing ketidaksesuaian yang didapat saat audit mutu internal. Usaha yang dilakukan adalah memberi informasi kepada pimpinan puncak, dengan harapan bahwa pimpinan puncak mendukung sepenuhnya aktivitas verifikasi closing ketidaksesuaian.

4.6.2.5.Rapat Penutup

Rapat penutup ini dilaksanakan setelah tahap verifikasi ketidaksesuaian telah selesai. Rapat penutup dipimpin oleh koordinator audit mutu internal. Dari hasil audit mutu internal pertama mengenai ketidaksesuaian terhadap persyaratan klausul, maka diperoleh perhitungan ketidaksesuaian mayor sebesar 15.79%, minor sebesar 34.21%, dan yang telah sesuai sebesar 50.00%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa ketidaksesuaian mayor telah turun dari pemetaan awal yang mencapai 81.57% menjadi sebesar 18.42% saat audit mutu internal dari seluruh persyaratan klausul baik itu yang telah menjadi sesuai dengan persyaratan klausul maupun yang masih berupa ketidaksesuaian tetapi kategori minor. Hasil tersebut kemudian akan dianalisa. Analisa hanya diutamakan pada kategori mayor juga minor yang berpotensi menjadi mayor, sebab jika ditemukan 1 mayor, sertifikasi ISO 9001:2000 tidak akan didapat oleh organisasi UD Gajah Mada Karoseri.

4.6.3. Hasil Audit Mutu Internal

Berikut ini adalah hasil dari pemetaan audit mutu internal yang dilakukan di UD Gajah Mada Karoseri:

Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal

1 Lingkup -

1.1 Umum -

1.2 Aplikasi -

(28)

Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal (sambungan)

4.2.1 Umum Ok

4.2.2 Manual Mutu Mayor

4.2.3 Pengendalian Dokumen Mayor

4.2.4 Pengendalian catatan Minor

5.1 Komitmen Manajemen Ok

5.2 Fokus Pelanggan Ok

5.3 Kebijakan Mutu Ok

5.4.1 Sasaran Mutu Minor

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Ok

-

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Minor

5.5.2 Wakil Manajemen Ok

5.5.3 Komunikasi Internal Ok

5.6.1 Umum Minor

5.6.2 Input Peninjauan Ulang -

6.2.1 Umum -

6.3 Infrastruktur Minor

6.4 Lingkungan Kerja Minor

7.1 Perencanaan Realisasi Produk Ok

dengan Produk

Ok 7.2.2 Peninjauan Persyaratan yang Terkait dengan

Produk

Ok

(29)

Tabel 4.3. Tabel Pemetaan Hasil Audit Mutu Internal (sambungan)

7.2.3 Komunikasi Pelanggan Ok

7.3 Desain dan Pengembangan (exclude) -

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan -

7.3.2 Input Desain dan Pengembangan -

7.3.3 Output Desain dan Pengembangan -

7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan - 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan -

-

7.4.1 Proses Pembelian Minor

7.4.2 Informasi Pembelian Ok

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Ok

7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan (hanya judul) - 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Pelayanan Mayor 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Produksi dan

Pelayanan

Mayor 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur Minor

7.5.4 Hak Milik Pelanggan Ok

7.5.5 Penjagaan dan Pemeliharaan Produk Ok

judul)

-

8.1 Umum -

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Ok

8.2.2 Audit Internal Ok

8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Ok

8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Minor 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Ok

8.4 Analisis Data Minor

8.5 Peningkatan (hanya judul)

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan Mayor

8.5.2 Tindakan Korektif Mayor

8.5.3 Tindakan Preventif Minor

(30)

Hasil analisa pemetaan audit mutu internal sebagai berikut:

Terdapat ketidaksesuaian kategori mayor sebesar 15.79% dan kategori minor sebesar 34,21% dan yang telah sesuai sebesar 50%. Berikut adalah penjelasan secara rinci perklausul:

• Klausul 4 tentang sistem manajemen mutu

Secara keseluruhan dokumentasi sistem manajemen mutu telah dipenuhi maka klausul 4.2.1 berubah dari mayor menjadi “OK” tetapi persyaratan klausul 4.2.2 dan klausul 4.2.3 belum dipenuhi jadi masih mendapat kategori mayor, hal ini harus segera diperbaiki agar nantinya pada audit exsternal tidak mendapatkan kategori mayor, yang berarti perusahaan gagal untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000. Pada klausul 4.2.4 perusahaan telah melaksanakan pengendalian dokumen, tetapi masih terdapat beberapa dokumen yang belum dikendalikan, maka untuk klausul ini dikenakan kategori “Minor”.

• Klausul 5 tentang tanggung jawab manajemen

Terdapat tiga minor di klausul 5, di klausul 5.4.1 sasaran mutu sudah ada tetapi hanya berupa lisan dan belum tertulis, sedangkan pada klausul 5.5.1 sudah terjadap tanggung jawab dan wewenang tetapi belum lengkap, dan klausul 5.6.1 tinjauan manajemen sudah dilaksanakan tetapi belum ada catatan mengenai tinjauan manajem. Selain tiga klausul tersebut klausul-klausul yang pada observasi awal mendapat “Mayor” sudah mendapat kategori “Minor”. Untuk perbaikannya maka harus dokumentasi terhadap tinjauan manajemen, sasaran mutu dan melengkapi pembuatan tugas dan tanggung jawab.

• Klausul 6 tentang manajemen sumber daya

Tidak ada perubahan kategori untuk klausul 6, sudah ada dokumentasi terhadap klausul 6.2.2 tetapi masih belum lengkap, jadi masih mendapatkan kategori “Minor”, sendangkan untuk klausul 6.3 dan klausul 6.4 perusahaan masih belum mengadakan perubahan.

• Klausul 7 tentang realisasi produk

Masih terdapat dua kategori “Mayor” dan tiga kategori “Minor”. Proses pembelian sudah dilakukan dan didokumentasikan tetapi masih ada beberapa yang supplier yang belum dievaluasi, jadi untuk klausul 7.4.1 sudah berubah dari

(31)

kategori “Mayor” menjadi kategori “Minor” sedangkan untuk klausul 7.5.1 dan 7.5.2 oleh perusahaan belum dilakanakan sehingga masih dalam kategori

“Mayor”. Untuk klausul 7.5.3 perusahaan sudah melakukan identifikasi dan mampu telusur, tetapi belum lengkap. Untuk klausul 7.6 sudah dilaksanakan tetapi belum semua peralatan di tera ulang. Perbaikan yang dilakukan adalah melengkapi persyaratan yang diperlukan, yaitu dengan mengevaluasi semua supplier, melakukan pengendalian produksi dengan pemakaian peralatan yang

sesuai.

• Klausul 8 tentang pengukuran, analisis, dan peningkatan

Untuk pelaksanaan klausul 8.2.4 perusahaan telah melaksanakan persyaratan yang ditetapkan di klausul tersebut, tetapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan masih ada yang belum lengkap, sehingga mendapatkan kategori minor, sedangkan untuk klausul 8.4 telah dilakukan tetapi belum lengkap.

Klausul 8.5.1 dan 8.5.2 belum dilakukan sama sekali sehingga masih ”Mayor”

sedangakan 8.5.3 sudah dilaksanakan tetapi masih ada yang belum langkap. Untuk memperbaiki hal tersebut, maka dokumen-dokumen yang diperlukan harus dilengkapi.

Langkah perbaikan yang diambil untuk memperbaiki ketidak sesuaian tersebut adalah sebagai berikut:

• Klausul 4.2.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat manul mutu.

• Klausul 4.2.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat SOP dan form pengendalian dokumen.

• Klausul 4.2.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengisi secara lengkap form yang berhubungan dengan klausul ini.

• Klausul 5.5.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat membuat tanggung jawab dan wewenang setiap operator-operator yang ada.

(32)

• Klausul 5.6.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mendokumentasikan tinjauan menajemen.

• Klausul 6.2.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat kompetensi untuk bagian produksi.

• Klausul 6.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan tera ulang terhadap jangka sorong dan timbangan.

• Klausul 6.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara merapikan daerah produksi.

• Klausul 7.4.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi purchase order yang ada.

• Klausul 7.5.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat standart tinggi, lebar, dan panjang yang jelas untuk kendaraan yang akan diproduksi.

• Klausul 7.5.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara membuat lembar periksa.

• Klausul 7.5.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara mengecek dan mendokumentasikan semua barang yang ada di gudang barang milik pelanggan.

• Klausul 7.6

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara memverifikasi dan memvalidasi mall yang ada di gudang bekled.

• Klausul 8.2.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi pemantauan produk.

(33)

• Klausul 8.4

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan analisa pemilihan supplier yang belum dianalisa.

• Klausul 8.5.1

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan peningkatan berkesinambungan.

• Klausul 8.5.2

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melakukan tindakan korektif terhadap kesalahan-kesalahan yang dilakukan.

• Klausul 8.5.3

Untuk klausul ini perbaikan dilakukan dengan cara melengkapi dokumen.

4.7. Tinjauan Manajemen

Setelah audit mutu internal yang pertama dilakukan tinjauan manajemen.

Rapat tinjauan manajemen ini merupakan salah satu prosedur wajib yang harus dilaksanakan organisasi untuk memperoleh ISO 9001:2000. Dalam rapat tinjauan manajemen ini wajib dihadiri oleh wakil manajemen (MR), pimpinan puncak, serta semua tim ISO 9001:2000. Dalam rapat tinjauan manajemen ini dibahas beberapa agenda yang telah disusun oleh MR dan keputusan tinjauan manajemen.

Semua agenda dan keputusan dicatat dalam form notulen rapat tinjauan manajemen. Dan hasil laporan tinjauan manajemen secara lengkap dapat dilihat pada lampiran 8.

4.8. Audit Mutu Eksternal dan Pemetaan Akhir

Audit mutu eksternal ini dilakukan oleh badan sertifikasi yang telah ditunjuk organisasi. Dalam hal ini badan sertifikasi yang telah ditunjuk adalah Bureau Veritas Certification yang berada di Indonesia. Tahap audit mutu eksternal ini juga dianggap sebagai pemetaan akhir oleh penulis. Tahap pemetaan akhir merupakan tahapan terakhir yang harus dilalui dalam melakukan perancangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tahap ini dilakukan untuk mengetahui dan mengevaluasi kesesuaian dari hasil perancangan implementasi terhadap sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

(34)

Berikut ini adalah hasil dari pemetaan akhir yang dilakukan di UD Gajah Mada Karoseri:

Terdapat ketidaksesuaian minor sebesar 26.32% (10 temuan) dan tidak terdapat ketidaksesuaian mayor karena bila terdapat ketidaksesuaian mayor meskipun cuma satu maka organisasi UD Gajah Mada Karoseri tidak dapat menerima sertifikat ISO 9001:2000.

Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External

1 Lingkup -

1.1 Umum -

1.2 Aplikasi -

4.2.1 Umum Ok

4.2.2 Manual Mutu Ok

4.2.3 Pengendalian Dokumen Minor

4.2.4 Pengendalian catatan Minor

5.1 Komitmen Manajemen Ok

5.2 Fokus Pelanggan Ok

5.3 Kebijakan Mutu Ok

5.4.1 Sasaran Mutu Ok

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Ok

-

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Minor

5.5.2 Wakil Manajemen Ok

5.5.3 Komunikasi Internal Ok

5.6.1 Umum Ok

5.6.2 Input Peninjauan Ulang -

(35)

Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External (sambungan)

6.2.1 Umum -

6.3 Infrastruktur Ok

6.4 Lingkungan Kerja Ok

7.1 Perencanaan Realisasi Produk Ok

dengan Produk

Ok 7.2.2 Peninjauan Persyaratan yang Terkait dengan

Produk

Ok

7.2.3 Komunikasi Pelanggan Ok

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan (exclude)

-

7.3.2 Input Desain dan Pengembangan -

7.3.3 Output Desain dan Pengembangan -

7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan - 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan -

-

7.4.1 Proses Pembelian Minor

7.4.2 Informasi Pembelian Ok

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Ok

7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan (hanya judul) 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Pelayanan Minor 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Produksi dan

Pelayanan

Ok 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur Minor

7.5.4 Hak Milik Pelanggan Ok

7.5.5 Penjagaan dan Pemeliharaan Produk Ok

(36)

Tabel 4.4. Tabel Pemetaan Hasil Audit External (sambungan)

judul)

-

8.1 Umum -

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Ok

8.2.2 Audit Internal Ok

8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Ok

8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Minor 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Ok

8.4 Analisis Data Minor

8.5 Peningkatan (hanya judul) -

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan Ok

8.5.2 Tindakan Korektif Ok

8.5.3 Tindakan Preventif Ok

Hasil analisa hasil pemetaan akhir sebagai berikut:

4.0 Sistem Manajemen Kualitas 4.1 Persyaratan Umum

UD Gajah Mada Karoseri telah mengidentifikasi, menetapkan, menjamin, mengukur, memantau, menganalisis, dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas. Hal ini dapat dilihat dengan adanya bisnis proses, quality manual, standard operation procedure, work instruction, form/record, dan supporting document. Selain itu UD Gajah Mada Karoseri juga telah menunjuk perwakilan manajemen yang secara umum berfungsi sebagai koordinator dalam mengembangkan sistem manajemen mutu.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dokumentasi sistem manajemen mutu yang dibutuhkan ISO 9001:2000 yang dibutuhkan, meliputi:

• Kebijakan mutu, tujuan mutu, dan manual mutu, yang dapat dilihat pada manual mutu di lampiran 2.

(37)

• Prosedur-prosedur tertulis, seperti pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit internal, pengendalian produk tidak sesuai, tindakan pencegahan, dan tindakan perbaikan, yang dapat dilihat pada standard operation procedure di lampiran 3.

• Instruksi kerja yang digunakan sebagai panduan dalam melakukan suatu aktivitas, yang dapat dilihat pada instruksi kerja di lampiran 4.

• Catatan-catatan mutu, yang dapat dilihat pada form/record di lampiran 5.

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dan memelihara manual mutu yang sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen yang terdapat dalam standard operation procedure mengenai kontrol dokumen dan kontrol perubahan dokumen.

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan prosedur tertulis untuk pengendalian catatan mutu yang terdapat pada standard operation procedure mengenai pengendalian rekaman mutu.

Hasil pemetaan akhir pada klausul empat yang membahas mengenai sistem manajemen mutu, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri tidak memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul empat yaitu klausul 4.2.3 dan 4.2.4. Untuk kedua klausul tersebut ketidaksesuaian dikarenakan belum diisi secara lengkap form yang berhubungan dengan kedua klausul tersebut.

5.0 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen

UD Gajah Mada Karoseri telah memiliki komitmen dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Hal-hal yang telah dilakukan UD Gajah Mada Karoseri sebagai wujud dari komitmennya yaitu:

• Mengkomunikasikan ke seluruh bagian yang terdapat dalam UD Gajah Mada Karoseri tentang pentingnya memenuhi kepuasan pelanggan sehingga karyawan harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen melalui pelaksanaan dokumentasi atau prosedur sesuai dengan yang ditetapkan perusahaan.

(38)

• Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu.

• Melakukan tinjauan manajemen.

• Menyediakan sumber daya yang diperlukan.

5.2 Fokus Pelanggan

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan seperti melakukan QC barang datang dari supplier, QC pada proses produksi, QC pada pengiriman dan survei pelanggan.

5.3 Kebijakan Mutu

UD Gajah Mada Karoseri telah memiliki dan mengkomunikasikan kebijakan mutu yang sesuai dengan tujuan organisasi, dimana kebijakan mutu tersebut merupakan komitmen dari UD Gajah Mada Karoseri dalam mencapai kepuasan pelanggan. Kebijakan mutu UD Gajah Mada Karoseri dapat dilihat di dalam manual mutu.

5.4 Perencanaan

UD Gajah Mada Karoseri telah menetapkan dan mendokumentasi sasaran mutu yang sesuai dengan kebijakan mutu dan melakukan perencanaan sistem manajemen mutu. Kebijakan mutu dan perencanaan sistem manajemen mutu dapat dilihat pada manual mutu.

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

UD Gajah Mada Karoseri telah mengidentifikasi, mendefinisikan, dan mengkomunikasikan tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam struktur organisasi pada manual kualitas dan job description pada supporting document.

Diharapkan UD Gajah Mada Karoseri melakukan rapat setiap bulan untuk membicarakan tentang setiap aktivitas perusahaan yang mendukung sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

5.6 Tinjauan Manajemen

UD Gajah Mada Karoseri melakukan tinjauan manajemen untuk menjamin kelangsungan kesesuaian, dan efektifitas. Input dari tinjauan manajemen berkaitan dengan:

• Keefektifan sistem mutu secara keseluruhan.

(39)

• Kebijakan mutu.

• Sasaran mutu.

• Hasil audit mutu internal.

• Tindakan koreksi dan pencegahan.

• Keluhan pelanggan.

• Saran-saran perbaikan.

• Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.

Output dari peninjauan ulang berkaitan dengan:

• Peningkatan sistem manajemen mutu beserta proses-prosesnya

• Peningkatan produk yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan

• Sumber-sumber daya yang dibutuhkan.

Hasil pemetaan akhir pada klausul lima yang membahas mengenai tanggung jawab manajemen, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri hanya terdapat satu ketidaksesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul lima yaitu klausul 5.5.1. Ketidaksesuian ini dikarenakan belum adanya tanggung jawab dan wewenang dari setiap operator-operator yang ada.

6.0 Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya

UD Gajah Mada Karoseri telah menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penerapan dan peningkatan proses-proses dari sistem manajemen mutu dan kepuasan pelanggan. Sumber daya yang digunakan untuk penerapan dan peningkatan sistem manajemen mutu berupa:

• Penyediaan dokumentasi yang mendukung sistem manajemen mutu, seperti quality manual, standard operation procedure, work instruction, supporting document, dan form/record.

• Penunjukan perwakilan manajemen, yang bertanggung jawab memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan, dan dipelihara.

Sumber daya yang digunakan untuk pencapaian kepuasan konsumen berupa:

• Penyediaan alat transportasi untuk melakukan pengiriman produk

(40)

• Penyediaaan fasilitas yang memadai untuk menunjang aktivitas dalam perusahaan.

• Pemberian informasi kepada pelanggan mengenai perkembangan produk yang dibeli oleh pelanggan.

6.2 Sumber Daya Manusia

UD Gajah Mada Karoseri melakukan perekrutan, pemberhentian dan penempatan karyawan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan tersebut. UD Gajah Mada Karoseri melakukan pelatihan bagi karyawan serta mendokumentasikan dan menyimpan hasil pelatihan dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan karyawan. UD Gajah Mada Karoseri juga melakukan penilaian kinerja karyawan yang bertujuan untuk mengetahui performance karyawannya sehingga dari hasil penilaian ini dapat dilakukan tindak lanjut berupa pelatihan bagi karyawan yang kurang, sehingga fungsi HRD di UD Gajah Mada Karoseri berjalan dengan baik.

6.3 Infrastruktur

UD Gajah Mada Karoseri telah menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap produk. Infrastruktur tersebut mencakup bangunan, ruang kerja, mesin-mesin, fasilitas yang sesuai, sarana transportasi, dan alat komunikasi yang memadai.

6.4 Lingkungan Kerja

UD Gajah Mada Karoseri menyediakan lingkungan kerja yang sesuai dengan standar-standar yang ditentukan, seperti penyediaan penerangan yang cukup, kebersihan dan kerapian dari setiap ruang kerja, dan sirkulasi udara yang baik.

Hasil pemetaan akhir pada klausul enam yang membahas mengenai manajemen sumber daya, menunjukkan bahwa kondisi akhir UD Gajah Mada Karoseri telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang terdapat dalam klausul enam, hanya ada satu ketidaksesuaian minor di klausul 6 ini. Ketidaksesuaian itu terletak pada klausul 6.2.2 yaitu belum adanya kompetensi untuk kepala produksi dan kepala QC.

7.0 Realisasi Produk

7.1. Perencanaan Realisasi Produk