BAB III. PELAYANAN
C. Badan Pengurus Harian
Pengelolaan Buku Jemaat adalah suatu proses atau kegiatan yang bertujuan untuk pemutahiran data-data jemaat dimulai dari kegiatan pengadaan,
pencatatan, penyimpanan, sampai pada pemusnahan Buku. Tujuan
1. Menjelaskan tata cara dan proses pengendalian Buku Jemaat di HKBP Cibubur Resort Cibubur
2. Menjelaskan petugas yang bertanggung jawab pada setiap tahapan pengendalian Buku Jemaat di HKBP Cibubur Resort Cibubur.
Ruang Lingkup : 1. Buku Besar
2. Buku Daftar Anak lahir
3. Buku Baptis Anak dan Dewasa 4. Buku Daftar Sidi
5. Buku Daftar janji Pra Perkawinan dan Perkawinan. 6. Buku Daftar Jemaat yang baru
7. Buku Daftar Jemaat yang Pindah 8. Buku Daftar Jemaat yang Meninggal 9. Buku Daftar Jemaat yang terkena RPP
10. Buku Daftar Jemaat yang kena RPP dan diterima kembali ke Huria 11. Buku Warta Jemaat
12. Buku Notulen Rapat Huria dan Rapat Majelis Prosedur Kerja :
1. Sekretaris Huria menyediakan semua Buku Jemaat sesuai dengan jenisnya dan formatnya mengacu pada Aturan dan Peraturan HKBP yang berlaku.
2. Sekretaris Huria mengisi data secara lengkap pada setiap baris/kolom Buku Jemaat sesuai dengan jenis kegiatan dan data yang di perlukan .
3. Secara periodik Sekretaris Huria mengupdate semua data pada Buku Jemaat. 4. Sekretaris Huria membuat copy dari setiap Buku Jemaat ( 12 Buku ) dalam
bentuk soft file pada komputer/laptop, website atau bentuk lain sesuai teknologi. 5. Pimpinan Jemaat atau pihak terkait harus selalu memvalidasi atau
menandatangani ( yang memerlukan tanda tangan) secara kontinu.
6. Sebelum Dokumen dimusnahkan terlebih dahulu di scan dan disimpan dalam bentuk pdf ( sesuai kebutuhan ).
C. Badan Pengurus Harian Pengertian
Badan Pengurus Harian ( BPH ) adalah fungsionaris yang terdiri dari : Parartaon beserta anggotanya, Bendahara, Sekretaris dan Dewan – Dewan beserta anggotanya.
Rapat BPH adalah pertemuan yang dilaksanakan seminggu sekali untuk persiapan pelayanan yang dipimpin oleh Pimpinan Jemaat atau yang mewakili.
Tujuan :
Sebagai wadah untuk mengevaluasi kegiatan yang sudah dilakukan dan yang akan dilakukan, membahas informasi-informasi serta pelayanan yang akan disampaikan pada Sermon Parhalado agar pelayanan di HKBP Cibubur dapat berlangsung lebih baik.
Penanggung jawab :
1. Pimpinan Jemaat yang memimpin rapat BPH.
2. Fungsionaris dan Dewan-Dewan menyampaikan informasi untuk dibahas di pertemuan BPH dan Sekretaris Huria membuat notulen hasil pertemuan. Tugas – Tugas :
1. Mengevaluasi pelayanan yang sudah berlangsung.
2. Fungsionaris menyampaikan program kerja yang sudah dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan kemudian.
3. Mengkoordinir sinergisitas antar fungsionaris.
Prosedur Kerja :
1. Ibadah Pembukaan
2. Menyampaikan informasi dari Fungsionaris dan Dewan-Dewan 3. Pembahasan
4. Kesimpulan yang disampaikan di Sermon Parhalado 5. Notulen
6. Doa Penutup D. Majelis Perbendaharaan
1. Pengadaan Barang dan Jasa Pengertian.
Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan. Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan prosedur arus barang karena merupakan bagian penting dalam prosedur tersebut.
Tujuan
Agar prosedur pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan oleh Majelis Perbendaharaan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil atau sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku di HKBP Cibubur.
Penanggung Jawab :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa kepada Pimpinan Jemaat.
2. Membuat rencana pengadaan barang dan jasa secara detail sesuai kebutuhan.
3. Majelis Perbendaharaan mengkoordinir kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di HKBP Cibubur.
4. Anggota Majelis Perbendaharaan memasukkan barang-barang baru dan menghapus barang-barang yang sudah di hapuskan.
Prosedur Kerja :
1. Untuk pengadaan kebutuhan inventaris Gereja yang sesuai dengan program dilakukan dengan pembelian langsung ( tanpa lelang ).
2. Untuk pengadaan kebutuhan inventaris Gereja yang tidak ada dalam program tahunan dan anggaran di bawah Rp. 5.000.000,- diputuskan di BPH ( dalam pelaksanaannya mengacu pada prosedur keuangan di Bab IV ).
3. Jika nilai lebih dari Rp. 5.000.000 harus diputuskan di Sermon Parhalado ( dalam pelaksanaannya mengacu pada prosedur keuangan di Bab IV ).
4. Setiap pengadaan barang, pekerjaan pembangunan atau renovasi harus dilengkapi dengan Rencana Anggaran Biaya ( RAB) dan spesifikasi barang. 5. Untuk pengadaan barang, pekerjaan pembangunan atau renovasi fisik
dengan nilai sampai dengan Rp. 50.000.000,- dilakukan dengan penunjukan langsung dengan harga pembanding dengan harga toko dan harga online dengan spesifikasi yang sama.
6. Untuk pengadaan pekerjaan pembangunan atau renovasi bangunan yg sudah ada struktur bangunannya dengan nilai kurang atau diatas Rp.50.000.000,- dapat dilaksanakan oleh Majelis Perbendaharaan dengan atau melalui lelang dan atau swakelola yang harganya tidak melampaui harga perkiraan sendiri (HPS) dengan pedoman standar satuan harga yg berlaku di Jakarta.
7. Pengadaan barang dan jasa dilaksanakan oleh team Majelis perbendaharaan. 8. Proses pemilihan rekanan ( Proses Lelang )
a. Diumumkan melalui warta jemaat dan berlaku hanya untuk jemaat HKBP Cibubur.
b. Dibentuk panitia lelang, untuk menetukan spesifikasi, dan membuat RAB, membuat gambar dan membuat syarat syarat yg boleh ikut lelang.
Peserta lelang bebas, dan sifatnya lelang tertutup. Memasukkan dalam menerima penawaran harga dari masing masing peserta, memilih 3 peserta dengan harga terendah, melakukan verifikasi dan memilih yang menjadi pemenang dan diwartakan. Selanjutnya panitia akan mengawasi pelaksanaannya sampai selesai dan kemudian diserahterimakan ke Majelis Perbendaharaan.
9. Sekretaris Huria mengumumkan rekanan yang melaksanakan (melalui warta). 2. Penghapusan Barang
Pengertian.
Penghapusan barang adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
menghilangkan atau memusnahkan barang dari daftar inventaris Jemaat karena barang tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai guna. Penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.
Tujuan Penghapusan Barang :
Menghapus asset tersebut dari daftar inventaris Huria Penanggung jawab
Persyaratan :
1. Barang tidak layak pakai.
2. Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan 3. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini 4. Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi 5. Musnah akibat bencana alam
6. Merupakan kelebihan persediaan 7. Hilang akibat pencurian,
Prosedur Kerja :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan memisahkan asset yang akan dihapuskan ditempat yang mudah di lihat.
2. Ketua Majelis Perbendaharaan menginformasikan kepada Sermon Parhalado, rencana penghapusan asset tersebut, dengan disertai alasan penghapusan serta tindak lanjut atas penghapusan itu, apakah di jual atau dimusnakan. 3. Bila dianggap perlu, Parhalado akan membentuk Tim untuk memeriksa
keberadaaan asset tersebut, sekaligus menentukan taksiran nilai Jual atas atas tersebut.
4. Parhalado memberi persetujuan untuk pelaksanaan penghapusan asset tersebut, dan bila dianggap punya nilai jual, maka ditentukan patokan harga jual berdasarkan harga yang wajar.