STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
( S O P )
`
HKBP RESORT CIBUBUR
JAKARTA TIMUR
KATA PENGANTAR
Terpujilah Tuhan Allah Bapa yang mengaruniakan AnakNya Yesus Kristus menjadi penebus dosa manusia serta menganugerahkan Roh Kudus untuk menyertai kehidupan kita, kemarin, hari ini dan sampai selama-lamanya.
Atas berkat rahmat dan karunia yang melimpah dari Tuhan Yang Maha Kuasa yang menyertai dan membimbing seluruh Tim Perumus maka Standar Operasional Prosedur HKBP Cibubur Resort Cibubur dapat terwujud dengan baik.
SOP ini merupakan acuan yang harus diikuti dan dilaksanakan oleh setiap unsur yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan penatalayanan di HKBP Cibubur. Untuk itu, semua Parhalado Partohonan, Na So Partohonan, Fungsinaris, Anggota Dewan beserta Seksi-Seksi, Badan, Pengurus Wijk, Komisi serta Kepanitiaan harus memahaminya dengan baik. Pemahaman ini sangat penting untuk mewujudkan peningkatan pelayanan yang terukur, transparan dan bermanfaat demi tercapainya cita-cita Gereja HKBP Cibubur yaitu menjadi berkat bagi Jemaat, masyarakat dan dunia dengan memanfaatkan setiap sumber daya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing secara proporsional dan optimal.
Untuk itu saya sebagai Pimpinan Jemaat HKBP Cibubur menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang turut serta memberikan kontribusi / masukan dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) sehingga terwujud menjadi satu buku panduan bagi pelaksanaan penatalayanan di Gereja HKBP Cibubur.
Seiring dengan dinamika pelayanan dan perkembangan zaman, SOP ini terbuka untuk dilakukan penyempurnaan demi peningkatan pelayanan di HKBP Cibubur.
Tuhan Beserta Kita.
Jakarta, Oktober 2020
Pdt. Posma Naibaho, S.Th___________ Pimpinan Jemaat HKBP Resort Cibubur
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 2 DAFTAR ISI ... 3 BAB I. UMUM ... 4A.
Latar Belakang
... 4
B.
Tujuan
... 5
C.
Sasaran
... 5
D.
Ruang Lingkup
... 5
BAB II. STRUKTUR ORGANISASI... 6
A.
Bagan Struktur Organisasi HKBP Cibubur Resort Cibubur
... 6
B.
Rapat Huria ( Rapat Jemaat )
... 7
C.
Jemaat
... 8
D.
Kewargaan, Hak dan Kewajiban Warga
... 9
E.
Tugas-tugas Pelayanan Jemaat
... 9
F.
Pelayan di Jemaat
... 10
1.
Pimpinan Jemaat
... 10
2.
Majelis Perbendaharaan
... 11
3.
Bendahara Jemaat
... 12
4.
Sekretaris Jemaat
... 13
5.
Badan Audit Jemaat
... 15
6.
Dewan-Dewan dan Seksi
... 15
BAB III. PELAYANAN ... 30
A.
Prosedur Umum
... 30
B.
Administrasi dan Surat Menyurat
... 30
C.
Badan Pengurus Harian
... 32
D.
Majelis Perbendaharaan
... 33
E.
Bendahara Huria
... 35
F.
Sermon Parhalado
... 36
G.
PELAYANAN IBADAH
... 37
H.
Pelayanan Seksi Diakoni Sosial
... 48
I.
Pelayanan Kebaktian WIJK
... 50
J.
Pelayanan Ibadah Komisi Kasih
... 50
K.
Retreat dan Kebaktian Padang
... 50
L.
Sermon Kategorial / Punguan
... 51
M.
Proses Penyambutan / Pengukuhan Pendeta Baru / Pensiun
... 52
N.
Penerimaan Sintua Baru
... 53
O.
Mekanisme Penerimaan Sintua Pindahan
... 55
P.
Pelepasan Sintua Pensiun
... 55
Q.
Prosedur Sintua Pensiun
... 55
R.
Kunjungan Tamu dari Gereja Lain
... 57
S.
Kunjungan Gerejani / Koor Atas Nama Gereja ke Gereja Lain
... 57
T.
Pemakaian Gedung Gereja
... 58
U.
Pemakaian Gedung Sekolah Minggu ( GSM ) GLORIA
... 59
U.
Jemaat Pindah Gereja
... 61
BAB I. UMUM
A. Latar Belakang
Gereja HKBP CIBUBUR didirikan tahun 1979, berdomisili di Jalan Rawa Bola RT 07/RW 02 No.26 Cibubur Jakarta Timur yang merupakan bagian dari Gereja Tuhan atau Persekutuan orang-orang yang terpanggil untuk percaya kepada Tuhan Yesus Kristus dan diutus menjadi murid, saksi dan pelayanNya.
Gereja HKBP Cibubur berada di tengah-tengah kehidupan masyarakat kota Jakarta yang majemuk, dinamis dan berkembang seiring dengan jalannya waktu. Untuk itu HKBP Cibubur ditantang untuk bersikap responsif, aktif dan kreatif serta realistis menghadapi peluang dan tantangan zaman, dengan tetap berpegang pada Iman Kristiani dan berpedoman kepada Konfessi, Hukum Siasat dan Penggembalaan serta Konstitusi Gereja HKBP.
HKBP Cibubur harus mempersiapkan diri menjadi Gereja yang inklusif, dialogis dan terbuka serta berupaya mengembangkan pelayanan Gereja yang mampu menjawab tantangan zaman dengan beralaskan kasih Tuhan Yesus Kristus.
HKBP Cibubur harus mampu meningkatkan iman segenap Jemaat HKBP Cibubur melalui pelayanan yang berkualitas, terukur dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang tersedia, terutama sinergi antara Parhalado dan Jemaat dalam setiap program Gereja yang akan dilaksanakan sehingga seluruh Jemaat mampu mewujudnyatakan amanat Tuhan Yesus dalam setiap perilaku, baik dalam kehidupan pribadi, keluarga maupun masyarakat dan menjadi pemenang yang dimampukan Tuhan Yesus untuk menghadapi abad milenial yang semakin kompleks. HKBP Cibubur terus berusaha menjadi berkat bagi masyarakat sekitar melalui Program Kerja Tahunan yang nyata, sederhana, terukur, terjangkau dan terencana serta mempunyai tahapan yang jelas.
Seiring dengan perkembangan zaman, HKBP Cibubur berkeinginan untuk memberikan pelayanan yang semakin baik. Pelayanan yang baik dapat terwujud dengan adanya tata kelola yang baik. Dan untuk mewujudkannya dirasa perlu membuat suatu acuan di dalam melaksanakan setiap kegiatan yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur. Oleh karena itulah HKBP Cibubur membuat suatu Standar Operasional Prosedur (SOP).
B. Tujuan
SOP bertujuan untuk mengatur prosedur kerja dan tata cara dalam pelaksanaan penatalayanan, tertib administrasi dan keuangan.
C. Sasaran
Meningkatkan kualitas pelayanan di HKBP Cibubur.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP ini mencakup : 1. Struktur Organisasi
2. Tugas dan Fungsi 3. Penatalayanan 4. Keuangan
BAB II. STRUKTUR ORGANISASI
B. Rapat Huria ( Rapat Jemaat ) Pengertian
Rapat Huria adalah rapat tertinggi di tingkat jemaat yang mengambil keputusan untuk melaksanakan tri-tugas panggilan gereja dan melaksanakan keputusan Sinode Godang, Majelis Pekerja Sinode, Sinode Distrik, dan Rapat Resort sesuai dengan kebutuhan jemaat.
Tugas :
1. Membuat Kebijakan umum pelayanan di jemaat sesuai dengan keputusan Sinode Godang. Rapat Majelis Pekerja Sinode, Rapat Pimpinan HKBP, Sinode Distrik dan Rapat Resort.
2. Menetapkan Rencana Tahunan Jemaat untuk melaksanakan keputusan Sinode Godang, Majelis Pekerja Sinode, Pimpinan HKBP, Sinode Distrik dan Rapat Huria.
3. Menetapkan Program Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat yang disampaikan oleh rapat pelayan tahbisan melalui Pimpinan Jemaat.
4. Menerima Laporan Pimpinan Jemaat dan mengevaluasi pelaksanaan pelayanan di jemaat sesuai dengan Rencana dan Program Kerja Tahunan Jemaat.
C. Jemaat 1. Pengertian
Jemaat setempat adalah persekutuan beberapa warga HKBP di suatu tempat tertentu, yang dipimpin oleh pimpinan Jemaat setempat.
2. Jemaat Baru
Di tempat dimana HKBP belum ada, HKBP dapat didirikan apabila di tempat itu ada beberapa warga HKBP. Syarat mendirikan jemaat baru :
2.1 Ada surat permohonan kepada jemaat terdekat, atau dibutuhkan sesuai dengan pertimbangan pelayan tahbisan.
2.2 Ada tempat melaksanakan kebaktian minggu. 2.3 Ada pelayan.
2.4 Ada yang dapat memimpin sesuai dengan Tata Dasar dan Tata laksana HKBP. 2.5 Ada surat pernyataan yang ditandatangani oleh semua warga yang telah sidi
yang menyatakan bahwa mereka tunduk pada Tata Dasar dan Tata Laksana HKBP.
2.6 Sebelum syarat-syarat di atas dipenuhi, mereka dianggap sebagai satu pos kebaktian.
2.7 Setelah syarat-syarat di atas dipenuhi, Jemaat itu diresmikan oleh Praeses atas persetujuan Pimpinan HKBP melalui Surat Keputusan.
3. Jemaat yang Dimandirikan
Jemaat yang dimandirikan adalah jemaat baru yang didirikan oleh sejumlah warga di tempat yang tertentu, yang dimandirikan oleh Jemaat asalnya setelah memenuhi syarat-syarat berikut :
3.1 Ada alasan yang rasional mendirikan jemaat itu.
3.2 Sekurang-kurangnya ada 25 keluarga atau 50 orang warganya yang sudah sidi. 3.3 Ada pelayan jemaat yang dapat melayani dan memimpin jemaat itu.
3.4 Ada rumah perhimpunan atau gedung gereja yang dapat digunakan oleh jemaat itu untuk persekutuan-persekutuan gerejawi.
3.5 Ada surat pernyataan yang ditanda tangani oleh semua warga yang telah sidi yang menyatakan bahwa mereka tunduk kepada Tata Dasar dan Tata Laksana HKBP.
3.6 Ada persetujuan dari jemaat asalnya melalui Rapat Pelayan Tahbisan yang disetujui oleh Pendeta Resort.
3.7 Setelah syarat-syarat diatas dipenuhi, Jemaat itu diresmikan oleh Praeses atas persetujuan Pimpinan HKBP melalui Surat Keputusan.
4. Jemaat di Luar Negeri
4.1 Warga HKBP yang tinggal di luar negeri dapat menjadi warga jemaat lain yang seiman dengan HKBP tetapi apabila mereka kembali ke tempat dimana ada HKBP, mereka menjadi warga HKBP lagi.
4.2 Warga HKBP yang tinggal di Luar Negeri dapat mendirikan jemaat sesuai dengan situasi dan kondisi setempat. Pimpinan HKBP yang menentukan hubungan jemaat itu dengan Resort dan Distrik.
4.3 HKBP yang ada di luar negeri dapat menggabungkan diri ke persekutuan gereja yang seiman dengan HKBP.
D. Kewargaan, Hak dan Kewajiban Warga Warga HKBP adalah :
1. Yang sudah dibaptis dan hidup dalam ketaatan kepada Allh Bapa, Anak dan Roh Kudus.
2. Yang tunduk pada Konfessi, Tata Dasar dan Tata Laksana, Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon HKBP, serta norma-norma kekristenan di HKBP.
3. Namanya tertulis pada buku keluarga atau buku register warga jemaat Hak Warga :
1. Memperoleh Firman Allah, supaya berharap akan perjanjianNya dalam iman, melalui keikutsertaanya dalam kebaktian dan ambil bagian dalam Perjamuan Kudus.
2. Meminta dan memperoleh Baptisan Kudus bagi anak-anaknya, bimbingan dalam kekristenan, sidi, pemberkatan pernikahan dan kehidupan di masa datang setelah kehidupan di dunia ini.
3. Mendapat bagian dalam segenap perolehan dari jemaat. Kewajiban Warga
1. Menjadi saksi Kristus di tengah-tengah persekutuan umum menggunakan karunia-karunia yang ada pada dirinya masing-masing.
2. Berpartisipasi aktif dalam pelayanan jemaat
3. Mempergunakan dan mempersembahkan tenaga, pikiran dan hartanya ke pekerjaan pelayanan jemaat dengan sukacita. ( 2 Kor 9 : 7 )
Berhenti dari Kewargaan :
Seseorang berhenti dari kewargaan Jemaat jika : 1. Pindah ke gereja yang bukan HKBP
2. Beralih ke agama lain
3. Dikeluarkan dari Jemaat sesuai dengan Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon HKBP.
4. Meninggal dunia
E. Tugas-tugas Pelayanan Jemaat
1. Mengembangkan dan meningkatkan kehidupan rohani dan jasmani warga jemaat.
2. Mengangkat pelayan-pelayan jemaat
3. Melaksanakan Konfessi, Ruhut Parmahanion Paminsangon, Tata Dasar dan Tata Laksana dan keputusan rapat di HKBP.
4. Memberangkatkan utusan ke berbagai kegiatan HKBP.
5. Menyediakan lahan pertapakan dan bangunan gereja, bangunan lain dan segala kebutuhan Jemaat.
6. Memikirkan yang berguna di Resort, Distrik dan Hatopan.
7. Mengembangkan dan meningkatakan hubungan persekutuan yang baik dengan teman seiman dan masyarakat lingkungan sekitarnya..
F. Pelayan di Jemaat Pengertian
Pelayan adalah warga Jemaat yang terpanggil dan terpilih untuk mempersembahkan dirinya dalam melayankan pelayanan di tengah-tengah jemaat
Ragamnya
1. Pelayan tahbisan adalah Pendeta, Guru Jemaat, Bibelvrouw, Diakones, Evangelis dan Penatua.
2. Pelayan non tahbisan ialah pengurus Badan, Yayasan, Dewan, Guru Sekolah Minggu, Pendamping Remaja, Organis, Dirigent Koor dan Panitia.
3. Pelayan penuh waktu ialah pelayan-pelayan yang mempersembahkan segenap waktu dan tenaganya untuk bekerja di Jemaat dan menerima belanja penuh dari Jemaat tersebut.
4. Pelayan tidak penuh waktu ialah pelayan-pelayan yang mempersembahkan dirinya bekerja di Jemaat dengan menyediakan sebagian dari waktu dan tenaganya dan tidak menerima belanja dari Jemaat tersebut.
5. Pelayan sukarela ialah pelayan yang mempersembahkan dirinya bekerja di jemaat sesuai dengan waktu dan tenaganya secara sukarela, dan tidak menerima belanja dari Jemaat.
1. Pimpinan Jemaat
Pendeta Resort adalah Pimpinan Jemaat Induk, dan Pimpinan Jemaat adalah yang memimpin Jemaat Cabang.
Tugas Pimpinan Jemaat :
1. Memimpin Jemaat setempat, merencanakan dan melaksanakan pekerjaan -pekerjaan pelayanan sesuai dengan tri tugas panggilan gereja.
2. Memimpin pelayan penuh waktu sesuai dengan bidang tugasnya masing -masing 3. Memimpin Rapat Jemaat, Rapat Pelayan, Rapat Pelayan Tahbisan, dan rapat
pemilihan pengurus-pengurus Dewan, Seksi dan Panitia Pembangunan.
4. Melaksanakan keputusan Sinode Godang, Rapat Majelis Pekerja Sinode, Sinode Distrik, Rapat Majelis Pekerja Sinode, Sinode Distrik, Rapat Resort, Rapat Majelis Resort, Rapat Jemaat, dan Rapat Pelayan Tahbisan.
5. Mengawasi, membimbing dan meningkatkan mutu pelayanan di bidang penatalayanan dan administrasi jemaat.
6. Menerima laporan pertanggung-jawaban setiap Dewan.
7. Menyampaikan laporan pelayanan, statistik dan keuangan jemaat ke Pendeta Resort dan Rapat Jemaat.
8. Menindaklanjuti rekomendasi Badan Audit.
9. Apabila ada kegiatan yang mewajibkan semua pelayan penuh waktu harus ikut maka Pimpinan Jemaat mendelegasikan kepada Sekretaris Huria.
2. Majelis Perbendaharaan Pengertian
Majelis perbendaharaan ialah beberapa orang pelayan tahbisan membantu Pimpinan Jemaat untuk mengelola harta dan administrasi Jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Menyusun Prakonsep Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat, berdasarkan usulan Dewan dan Seksi, untuk diajukan kepada Rapat Majelis Jemaat menjadi konsep Rencana Kerja Jemaat dan Anggaran Tahunan Jemaat, selanjutnya dibawakan kepada Rapat Jemaat untuk ditetapkan menjadi Program Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat.
2. Membuat dan memperbaharui Laporan Daftar Inventaris Jemaat berdasarkan jenis barang, lokasi penempatan, dan pengguna, serta tahun pembeliannya, serta melaporkannya kepada Rapat Majelis Jemaat sedikit-dikitnya satu kali dalam enam bulan.
3. Menjaga dan memlihara seluruh harta jemaat.
4. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh surat-surat berharga Jemaat dan melaporkannya kepada Rapat Pelayan Tahbisan sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.
5. Memeriksa laporan keuangan mingguan dan bulanan Bendahara sebelum diserahkan kepada Badan Audit Jemaat.
6. Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan Jemaat. Anggotanya
a. Tiga orang dari antara penatua yang dipilih oleh Rapat Pelayan Tahbisan b. Sekretaris Jemaat
c. Bendahara Jemaat Pimpinannya
Seorang dari anggota Majelis Perbendaharaan yang mereka pilih dari antara mereka.
Syarat menjadi Majelis Perbendaharaan
a. Anggota yang bukan Bendahara Jemaat atau Sekretaris Jemaat : 1. Rajin melaksanakan tugas pelayanannya sebagai penatua dan
berperilaku yang tidak bercela.
2. Sedikitnya sudah tiga tahun menerima penahbisan.
3. Sebisa mungkin berpendidikan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, mengerti administrasi dan manajemen perbendaharaan.
4. Berusia paling sedikit 28 dan setinggi-tingginya 61 tahun ketika memulai periodenya.
Periodenya
Berhenti
a. Periodenya selesai.
b. Minta berhenti sebelum periodenya selesai.
c. Dikenai sanksi Ruhut Parmahanion Dohot Paminsangon Siasat HKBP, atau salah melaksanakan tugasnya sesuai dengan pertimbangan Rapat Pelayan Tahbisan.
d. Pindah ke jemaat lain. e. Meninggal dunia.
3. Bendahara Jemaat Tugas – Tugas :
1. Bertanggung jawab kepada Pimpinan Jemaat dan berkoordinasi dengan Majelis Perbendaharaan.
2. Menyimpan uang jemaat di Bank tertentu yang ditetapkan oleh Rapat Majelis Tahbisan. Salinan atau foto copy rekening giro dan tabungan disampaikan kepada Pimpinan Jemaat dan Majelis Perbendaharaan secara berkala sedikit-dikitnya satu kali sebulan.
3. Menyimpan uang dalam jumlah terbatas sesuai keputusan Rapat Majelis Tahbisan di brankas Kantor Gereja sebagai kas kecil.
4. Mengeluarkan uang sesuai Anggaran Tahunan Jemaat yang sudah ditetapkan Rapat Huria dengan persetujuan Pimpinan Jemaat. Pengeluaran yang melampaui Anggaran Tahunan harus mendapatkan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan.
5. Membuat laporan keuangan ( Penerimaan dan Pengeluaran ) secara tertulis dan rinci setiap minggu dalam warta jemaat.
6. Membuat laporan keuangan ( penerimaan dan pengeluaran ) sedikit- dikitnya sekali enam bulan kepada Rapat Pelayan Tahbisan setelah diperiksa oleh Badan Audit Jemaat.
7. Membuat Laporan Keuangan Akhir Tahun untuk disampaikan kepada Jemaat dalam Ibadah 31 Desember.
8. Meminta pertanggungjawaban penggunaan uang Jemaat kepada Dewan dan Seksi serta unit-unit lain. Semua Bendahara Seksi dianggap sebagai wakil Bendahara Jemaat.
9. Mengirim seluruh kewajiban Jemaat kepada Resort, Distrik dan Hatopan dengan persetujuan Pimpinan Jemaat.
Syarat Menjadi Bendahara Jemaat
1. Penatua atau warga jemaat yang mampu menjadi bendahara, yang terpercaya, dan yang dipilih oleh Rapat Pelayan Tahbisan,
2. Rajin melaksanakan tugasnya, dan berperilaku yang tidak bercela. 3. Seboleh-bolehnya berpendidikan Lanjutan Tingkat Atas dan mengerti
manajemen keuangan terutama akuntansi.
4. Berusia paling sedikitnya 28 tahun, dan setinggi-tingginya 61 tahun ketika memulai periodenya.
Periodenya
Berhenti
a. Periodenya selesai.
b. Minta berhenti sebelum periodenya selesai.
c. Dikenai sanksi Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon HKBP atau salah melaksanakan tugasnya sesuai dengan pertimbangan Rapat Pelayan Tahbisan.
d. Pindah ke jemaat lain. e. Meninggal dunia. 4. Sekretaris Jemaat
Sekretaris Jemaat adalah seorang Sintua yang dipilih oleh Rapat Majelis Jemaat, atau seorang pelayan tahbisan penuh waktu yang menerima SK Ephorus melayani di jemaat induk, untuk mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan dan urusan kantor Gereja.
Tugas – Tugas :
1. Bertanggungjawab kepada Pimpinan Jemaat.
2. Melaksanakan administrasi jemaat yang rapi dan baik sebagaimana diatur oleh Pedoman Penatalayanan HKBP yaitu dengan membuat:
a. Buku Besar ( salinan Buku Bolon ) b. Buku Daftar Anak Lahir
c. Buku Daftar Baptis d. Buku Daftar Sidi
e. Buku Daftar Perkawinan f. Buku Daftar Anggota Baru g. Buku Daftar Anggota Pindah
h. Buku Daftar Anggota Jemaat di RPP i. Buku Daftar Anggota Jemaat Meninggal j. Buku Warta Jemaat
k. Buku Notulen Rapat Huria dan Rapat Majelis l. Daftar Majelis Huria (parhalado).
m. Melaksanakan her registrasi database atau validasi keanggotaan jemaat sekali dalam 1 tahun dengan cara pemutahiran data di database dibantu oleh Sintua Wijk ( dijilid setiap akhir tahun ).
3. Bilamana yang di maksud dalam point (b) di atas dilakukan dengan komputer, maka wajib dibuatkan buku salinan tertulisnya yang ditandatangani oleh Pimpinan Jemaat dan Sekretaris Jemaat dan dibuatkan data cadangan dalam bentuk flashdisk atau CD, menyimpan di cloud.
4. Memelihara dan bertanggungjawab atas seluruh arsip Jemaat. 5. Memelihara dan memperbaharui database jemaat secara berkala.
6. Mempersiapkan konsep surat- menyurat, mencatat dan menyimpan surat masuk serta mencatat dan menyimpan salinan surat keluar, dan petikan Surat
Keputusan.
7. Membuat Warta Jemaat dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua Majelis Perbendaharaan, Sekretaris dan Pimpinan Jemaat.
8. Mempersiapkan ruang, bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan Rapat Jemaat, Rapat Majelis Jemaat dan Rapat Gabungan Dewan dan Seksi.
9. Membuat notulen rapat dan mendistribusikannya melalui medsos (WA, website, email, cloud) sesudah ditandatangani Pimpinan Jemaat di HKBP Cibubur.
10. Membuat Notulen khusus untuk Keputusan-keputusan yang diambil dalam Sermon Parhalado.
11. Berkoordinasi dengan Pelayanan Ibadah dalam menyiapkan sarana dan prasarana untuk keperluan ibadah.
12. Mengelola website HKBP Cibubur untuk penyajian informasi pelayanan serta keputusan-keputusan yang menjadi konsumsi jemaat.
13. Melaksanaan pengadaan / perlengkapan kebutuhan ATK, Rumah Tangga Gereja, sarana kebersihan, keperluan Ibadah (Lilin, Roti dan Anggur Perjamuan) sesuai dengan SOP pengadaan barang dan jasa.
14. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kebersihan dan keamanan gereja, pegawai tata usaha, dapur, OB, operator sound system, dll.
15. Mengusulkan ke BPH pengurangan,penggantian dan penambahan Pegawai Huria sesuai dengan kebutuhan Huria dan diinformasikan di Sermon Parhalado. 16. Melaksanakan koordinasi yang berkaitan dengan RT/RW setempat bekerjasama
dengan Seksi Kemasyarakatan.
Syarat Menjadi Sekretaris Huria yang berasal dari Sintua: 1. Bertanggungjawab kepada Pimpinan Jemaat
2. Pelayan yang terpercaya dan yang dipilih oleh Rapat Pelayan Tahbisan
3. Sekurang-kurangnya berijazah SMU dan mengerti administrasi kesekretariatan. 4. Mencalonkan diri atau dicalonkan oleh pelayan tahbisan untuk dipilih.
5. Tidak mempunyai jabatan rangkap dalam Organisasi HKBP. 6. Rajin melaksanakan tugasnya dan berperilaku yang tidak bercela.
7. Pemilihan dilaksanakan oleh Rapat pelayan Tahbisan selanjutnya ditetapkan oleh Pimpinan Jemaat berdasarkan Surat Keputusan.
8. Berusia paling sedikitnya 28 tahun, dan setinggi-tingginya 61 tahun ketika memulai periodenya.
Periodenya
Periodenya empat tahun. Maksimal dipilih 2 periode berturut turut dan dapat dicalonkan kembali setelah berhenti 1 periode.
Berhenti
a. Periodenya selesai dan tidak terpilih kembali. b. Minta berhenti sebelum periodenya selesai.
c. Dikenai sanksi Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon HKBP, atau salah melaksanakan tugasnya sesuai dengan pertimbangan Rapat Pelayan Tahbisan.
d. Pindah ke jemaat lain. e. Mencapai usia 65 tahun. f. Meninggal dunia
5. Badan Audit Jemaat
Badan Audit Jemaat adalah organ jemaat untuk melakukan audit keuangan dan aset serta manajemen jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Bertanggungjawab kepada Rapat Huria
2. Melakukan audit terhadap pelaksanaan Program dan Anggaran Tahunan Jemaat, dan kinerja organ - organ pelayanan jemaat, sesuai Pedoman
Penatalayanan dan Pedoman Akuntansi HKBP dan keputusan Rapat Jemaat. 3. Melakukan audit terhadap aset Jemaat.
4. Menyampaikan laporan audit kepada Rapat Pelayanan Tahbisan Jemaat sekurang-kurangnya sekali dalam enam bulan kepada Rapat Jemaat sekali dalam setahun.
Syarat Menjadi Badan Audit Jemaat
1. Penatua atau warga jemaat yang mampu menjadi penatalayan, yang terpercaya, dan yang dipilih oleh Rapat Jemaat.
2. Rajin melaksanakan tugasnya, dan berperilaku yang tidak bercela. 3. Seboleh-bolehnya berpendidikan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, dan
mengerti manajemen keuangan, terutama akuntansi.
4. Berusia sekurang-kurangnya 28 tahun dan setinggi-tingginya 61 tahun ketika memulai periodenya.
Anggotanya:
Tiga orang yang dipilih oleh Rapat Jemaat dari Sintua dan anggota jemaat. Periodenya
Periodenya empat tahun dan dapat dipilih dua periode berturut-turut. Berhenti
a. Periodenya selesai.
b. Minta berhenti sebelum periodenya selesai.
c. Dikenai sanksi Ruhut Parmahanion dohot Paminsangon HKBP atau salah melaksanakan tugasnya sesuai dengan pertimbangan Rapat Pelayan Tahbisan.
d. Pindah ke jemaat lain e. Meninggal dunia.
6. Dewan-Dewan dan Seksi
Sesuai dengan tri-tugas panggilan gereja, ada tiga Dewan di Jemaat yaitu: Dewan Koinonia, Dewan Marturia, dan Dewan Diakonia dan di bawah Dewan ada Seksi. Tugas- Tugas :
1. Menerima usul Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dari setiap Seksi. 2. Menyusun Rencana Kerja dan Rencana Anggaran Tahunan Dewan yang
akan disampaikan kepada Pimpinan Jemaat untuk dibahas oleh Rapat Majelis Tahbisan dan selanjutnya ditetapkan oleh Rapat Jemaat.
3. Mengkoordinir semua Seksi untuk melaksanakan Program Kerja dan Anggaran Tahunan yang telah ditetapkan oleh Rapat Jemaat.
4. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan Program Kerja dan Anggaran Tahunan setiap Seksi.
5. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Pimpinan Jemaat. Anggotanya :
Anggota Dewan adalah
a. Lima hingga tujuh orang yang dipilih oleh Rapat Pelayan Tahbisan. b. Semua Ketua Seksi (ex-officio)
Pimpinannya
Pimpinan Dewan adalah Ketua Dewan, yang dipilih dari anggota-anggota dewan oleh Rapat Dewan yang dipimpin oleh Pimpinan Jemaat
Periodenya
Periodenya empat tahun.
1. Dewan Koinonia Pengertian
Dewan Koinonia adalah organ yang merencanakan dan melaksanakan pelayanan-pelayanan untuk memantapkan persekutuan yang sehati, sepikiran, dan seperasaan di jemaat yang mencakup Seksi Sekolah Minggu, Remaja, Pemuda, Perempuan, Bapak dan Lansia.
1.1. Seksi Sekolah Minggu Anggotanya :
Semua anak-anak jemaat mulai dari bayi yang telah dibaptis hingga berumur 11 tahun.
Pengurusnya :
Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus yang dipilih oleh rapat
gabungan Dewan Koinonia dan Pelayan Tahbisan dari antara warga jemaat dan Guru Sekolah Minggu.
Tugas – Tugas :
1. Memikirkan dan menyediakan berbagai prasarana dan sarana Sekolah Minggu.
2. Menyumbangkan pemikiran untuk membangkitkan pelayanan yang terkait dengan Sekolah Minggu.
3. Bersama Guru Sekolah Minggu menyusun program dan anggaran yang disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia.
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugas untuk disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia dan kepada Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Sekolah Minggu lamanya dua tahun, dan Pendeta Resort yang melantik pengurus itu di hadapan jemaat dalam kebaktian minggu.
1.2. Guru Sekolah Minggu
Syarat menjadi Guru Sekolah Minggu adalah :
1. Bersedia mempersembahkan diri bekerja di tengah-tengah anak-anak Sekolah Minggu jemaat.
2. Berperilaku yang pantas ditiru, tidak bercela, rajin mengikuti kebaktian atau persekutuan, dan melakukan pekerjaan gerejawi.
3. Rajin mengikuti sermon.
4. Berusia sekurang-kurangnya 18 tahun dan sudah sidi.
5. Sebisa mungkin berpendidikan keguruan, dan memiliki pengertian tentang perkembangan pikiran, emosi dan fisik anak-anak sekolah minggu dan proses belajar.
6. Dipilih dalam Rapat Gabungan Dewan Koinonia dan Majelis Tahbisan dari antara warga jemaat dan ditetapkan oleh Pimpinan Jemaat dengan Surat Keputusan, serta diumumkan dalam ibadah minggu.
Tugas – Tugas :
1. Menyusun bahan ajar tentang Firman Allah, kehidupan kekristenan dan jemaat, demikian juga kehidupan segenap HKBP sesuai dengan
perkembangan pikiran, emosi dan fisik anak-anak Sekolah Minggu.
2. Mengajarkan bahan ajar yang telah direncanakan kepada Sekolah Minggu sesuai dengan kelasnya.
3. Merencanakan dan megadakan kegiatan-kegiatan ekstra kurikuler seperti wisata rohani dan kunjungan ke panti-panti asuhan untuk dilaksanakan oleh anak-anak Sekolah Minggu.
4. Mengadakan evaluasi tentang pemahaman dan penghayatan anak- anak Sekolah Minggu secara berkala dan mempergunakan hasil-hasil evaluasi itu untuk meningkatkan mutu pengajaran Sekolah Minggu.
5. Membuat laporan tentang pelaksanaan pembelajaran Sekolah Minggu secara berkala dan menyampaikannya kepada Ketua Seksi Sekolah Minggu untuk dibahas dalam Rapat Seksi Sekolah Minggu dan
selanjutnya disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia dan ke Pimpinan Jemaat.
1.3. Seksi Pra Remaja Pengertian
Seksi Pra Remaja adalah persekutuan para anak-anak jemaat yang berada pada usia pra remaja.
Anggotanya
Semua putera-puteri jemaat yang duduk di kelas 7-9 SMP. Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus yang disesuaikan dengan kebutuhan, yang dipilih oleh Rapat Pra Remaja jemaat yang dipimpin oleh Ketua Dewan Koinonia dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
1. Menghimpun pra remaja untuk mempelajari Firman Allah.
2. Membantu Pendamping Pra Remaja membimbing para pra remaja dalam perkembangan pemahaman tentang keagamaan dan kegerejaan.
3. Membantu Pendamping Pra Remaja membimbing para pra remaja sesuai dengan Pola Pembinaan Pra Remaja yang telah ditetapkan oleh HKBP. 4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan terhadap para
pra remaja dan menyampaikannya kepada Dewan Koinonia dan Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
e. Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Pra Remaja lamanya 2 (dua) tahun, dan
Pendeta Resort yang melantik pengurus itu di hadapan anggota jemaat dalam ibadah minggu.
1.4. Seksi Remaja Pengertian
Seksi Remaja adalah persekutuan para anak-anak jemaat yang berada pada usia remaja.
Anggotanya
Semua putera-puteri jemaat yang duduk di kelas 10 SMA / sederajat sampai dengan mahasiswa.
Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus yang disesuaikan dengan kebutuhan, yang dipilih oleh Rapat Remaja jemaat yang dipimpin oleh Ketua Dewan Koinonia dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
Tugasnya :
1. Menghimpun remaja untuk mempelajari Firman Allah.
2. Membantu Pendamping Remaja membimbing para remaja dalam perkembangan pemahaman tentang keagamaan dan kegerejaan.
3. Membantu Pendamping Remaja membimbing para remaja sesuai dengan Pola Pembinaan Remaja yang telah ditetapkan oleh HKBP.
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan terhadap para remaja dan menyampaikannya kepada Dewan Koinonia dan Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Remaja lamanya 2 (dua) tahun, dan Pendeta Resort yang melantik pengurus itu di hadapan anggota jemaat dalam ibadah minggu.
1.4.a. Pendamping Remaja
Syarat menjadi Pendamping Remaja adalah :
1. Bersedia mempersembahkan diri bekerja di tengah-tengah Remaja Jemaat.
2. Berperilaku yang pantas ditiru, tidak bercela, rajin mengikuti kebaktian atau persekutuan dan melakukan pekerjaan kegerejaan.
3. Rajin mengikuti sermon.
4. Berusia paling sedikitnya 25 tahun dan sudah menyaksikan iman, serta sedapat-dapatnya sudah menikah.
5. Seboleh-bolehnya berpendidikan keguruan, dan memiliki pengertian tentang perkembangan pikiran, emosi dan fisik Remaja dan proses belajar.
6. Dipilih dalam Rapat Gabungan Dewan Koinonia dan Pelayan Tahbisan dari antara warga jemaat, dan ditetapkan oleh Pimpinan Jemaat dengan Surat Keputusan, serta diumumkan dalam ibadah minggu. Tugas – Tugas :
1. Menyusun bahan ajar tentang Firman Allah, kehidupan kekristenan dan jemaat, demikian juga kehidupan segenap HKBP sesuai dengan perkembangan pikiran, emosi serta fisik remaja.
2. Mengajarkan bahan ajar yang telah direncanakan kepada Remaja sesuai dengan kelasnya.
3. Membantu Seksi Remaja merencanakan dan megadakan kegiatan- kegiatan ekstra kurikuler, seperti wisata rohani dan kunjungan ke panti-panti asuhan.
4. Bersama dengan Pengurus Seksi Remaja mengadakan evaluasi tentang pemahaman dan penghayatan anak- anak remaja dan mempergunakan hasil-hasil evaluasi itu untuk meningkatkan mutu pengajaran para remaja.
5. Membuat laporan tentang pelaksanaan pembelajaran remaja secara berkala dan menyampaikannya kepada Ketua Dewan Koinonia dan Pimpinan Jemaat.
Periodenya
Periode Pendamping Remaja lamanya 2 (dua) tahun dan Pendeta Resort yang melantik pengurus di hadapan jemaat pada ibadah minggu.
1.5. Seksi Pemuda Pengertian
Seksi Pemuda adalah persekutuan semua pemuda jemaat laki - laki dan perempuan, yang berusia di atas usia remaja dan belum menikah serta terdaftar sebagai warga jemaat.
Anggotanya
Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus yang disesuaikan dengan kebutuhan, yang dipimpin oleh Rapat Pemuda Jemaat yang dipimpin oleh Ketua Dewan Koinonia dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pelayanan terhadap pemuda tentang penghayatan Firman Allah, agar semakin berkembang menuju kedewasaan iman.
2. Membimbing pemuda supaya semakin dewasa dalam pemahaman
keagamaan dan kegerejaan, terutama sekali tentang posisi dan kehidupan pemuda, agar semakin dewasa dalam iman.
3. Membimbing pemuda sesuai dengan Pedoman Persekutuan Pemuda yang telah ditetapkan oleh HKBP.
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan pemuda yang akan disampaikan kepada ketua Dewan Koinonia dan Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Pemuda lamanya 2 (dua) tahun dan Pendeta Resort yang melantik pengurus di hadapan jemaat pada ibadah minggu
1.6. Seksi Perempuan Pengertian
Seksi Perempuan adalah persekutuan semua warga jemaat perempuan yang sudah dewasa, yang menikah maupun yang tidak menikah, yang tidak sesuai lagi dengan Seksi Pemuda.
Anggotanya
Semua warga jemaat perempuan yang sudah dewasa yang sesuai dengan pengertian 2.7 di atas.
Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus sesuai dengan kebutuhan, yang dipilih oleh rapat perempuan jemaat yang dipimpin oleh ketua Dewan Koinonia, dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pelayanan terhadap perempuan tentang penghayatan Firman Tuhan, agar semakin berkembang menuju kedewasaan iman.
2. Membimbing perempuan, supaya semakin dewasa dalam pemahaman keagamaan dan kegerejaan, terutama sekali tentang posisi dan
kehidupan perempuan, agar semakin dewasa dalam iman. 3. Membimbing perempuan sesuai dengan Pedoman Persekutuan
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan perempuan yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia dan Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Perempuan lamanya 2 (dua) tahun dan Pendeta Resort yang melantik pengurus di hadapan jemaat pada ibadah minggu. 1.7. Seksi Bapak
Pengertian
Seksi Bapak adalah persekutuan semua warga jemaat laki-laki yang sudah dewasa, yang menikah maupun yang tidak menikah, yang tidak masuk lagi menjadi anggota pemuda dan terdaftar sebagai warga HKBP.
Anggotanya
Semua bapak warga jemaat. Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus sesuai dengan kebutuhan, yang dipilih oleh Rapat Bapak Jemaat yang dipimpin oleh ketua Dewan Koinonia dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pelayanan terhadap kaum bapak tentang penghayatan Firman Tuhan, agar semakin berkembang menuju kedewasaan iman.
2. Membimbing kaum bapak, supaya semakin dewasa dalam
pemahaman keagamaan dan kegerejaan, terutama sekali tentang posisi dan kehidupan bapak, agar semakin dewasa dalam iman. 3. Membimbing kaum bapak sesuai dengan Pedoman Persekutuan
Bapak yang telah ditetapkan oleh HKBP
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan kaum Lansia yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia dan kepada Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang sudah
ditentukan. Periodenya
Periode kepengurusan Seksi Bapak lamanya 2 ( dua ) tahun dan Pendeta Resort yang melantik pengurus itu di hadapan jemaat dalam kebaktian minggu.
1.8. Seksi Lansia Pengertian
Seksi Lansia ( Lanjut Usia ) adalah persekutuan semua warga jemaat laki-laki dan perempuan anggota jemaat tertentu, yang berumur 60 tahun ke atas. Anggotanya
Semua anggota jemaat yang berusia 60 tahun ke atas. Pengurusnya
Pengurusnya adalah: Ketua, Sekretaris, Bendahara dan anggota pengurus yang disesuaikan dengan kebutuhan, yang dipilih oleh Rapat Lansia Jemaat yang dipimpin oleh Ketua Dewan Koinonia dan dilaporkan kepada Pimpinan Jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pelayanan terhadap kaum Lansia jemaat tentang penghayatan Firman Tuhan, agar semakin berkembang menuju kedewasaan iman.
2. Membimbing kaum Lansia sehubungan dengan Pedoman Persekutuan Lansia yang sudah ditentukan oleh HKBP.
3. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelayanan kaum Lansia yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Koinonia dan kepada Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang sudah
ditentukan. a. Periodenya :
Periode kepengurusan Seksi Lansia lamanya dua tahun dan Pendeta Resort yang melantik pengurus itu di hadapan jemaat dalam kebaktian minggu
2. Dewan Marturia Pengertian
Dewan Marturia adalah organ yang memikirkan dan melaksanakan kegiatan pemberitaan Injil di tengah-tengah jemaat dan masyarakat yang mencakup Seksi Pekabaran Injil dan Seksi Musik.
2.1. Seksi Pekabaran Injil Pengertian
Seksi Pekabaran Injil adalah unit pelayanan yang didirikan oleh jemaat untuk memberitakan Injil ke lingkungan sekitarnya.
Tugas-tugas :
1. Melaksanakan pemberitaan Injil ke jemaat HKBP Cibubur.
2. Mengunjungi jemaat yang sakit menahun di setiap wijk dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Sintua Wijk dan pemberitahuan kepada Pimpinan Jemaat.
3. Melakukan ibadah Minggu ( jika dimungkinkan melakukan Perjamuan Kudus ) di rumah jemaat yang sakit menahun bekerjasama dengan Sintua Wijk. Yang bertugas untuk melayani adalah dari Seksi Zending dan Pendeta.
4. Melakukan pelayanan Soul Care minimal sekali dalam setahun. 5. Mengunjungi jemaat yang jarang ke gereja.
6. Mengadakan pelatihan metode penginjilan sesuai kebutuhan. 7. Melaksanakan pemberitaan Injil ke luar HKBP.
a. Kunjungan ke Lapas b. Kunjungan ke rumah sakit
8. Menghimpun persembahan, dana melalui donatur dan kegiatan- kegiatan lainnya untuk menyokong kegiatan pekabaran Injil yang lebih luas.
9. Menjalankan program pekabaran Injil HKBP.
10. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugasnya untuk disampaikan kepada ketua dewan marturia dan pimpinan jemaat, sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Majelis Tahbisan yang memilih anggota seksi tiga hingga lima orang dari pelayan tahbisan, dan lima hingga tujuh orang dari warga jemaat.
2. Rapat seksi yang memilih Ketua dan Sekretaris dari antara mereka sendiri dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan.
3. Seksi itulah yang membentuk berbagai kepanitiaan disesuaikan dengan kebutuhan, dengan persetujuan Rapat Majelis Tahbisan. Panitia melalui ketua panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi. 4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan, tetapi sekurang-
kurangnya enam bulan sekali. Periodenya
Periodenya dua tahun.
2.2. Seksi Musik Pengertian
Seksi Musik adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh jemaat untuk melayankan kegiatan vokalia dan instrumentalia di jemaat.
Tugas – Tugas :
1. Memberikan bimbingan dalam hal kegiatan vokalia dan instrumentalia di jemaat, untuk memberitakan Firman Allah.
2. Menyediakan keperluan-keperluan yang berhubungan dengan kegiatan vokalia dan instrumentalia.
3. Meningkatkan kelompok-kelompok paduan suara dan kelompok- kelompok pemusik.
4. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugasnya yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Marturia dan Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Penanggung Jawab :
1. Dewan Marturia memberitahukan kepada ketua Seksi Musik kebutuhan pelayanan organis dan song leader sesuai dengan petunjuk dari Sekretaris Huria.
2. Ketua Seksi Musik/Sekretaris memberitahukan kepada Dewan Marturia nama-nama pelayan organis dan song leader untuk dilaporkan kepada Sekretaris Huria.
3. Latihan song leader dan organis harus dilakukan sebelum melayani. 4. Setiap petugas yang melayani ibadah harus hadir 30 menit sebelum
ibadah.
5. Membuat jadwal koor kategorial dan wijk dalam ibadah. 6. Memimpin koor Parhalado.
7. Mengadakan latihan olah vocal sesuai kebutuhan.
8. Membuat evaluasi dan laporan di setiap pelayanan dilaporkan kepada Dewan Marturia untuk disampaikan kepada Sekretaris Huria.
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Pelayan Tahbisan yang memilih anggota seksi itu, tiga hingga lima orang dari pelayan tahbisan dan lima hingga tujuh orang dari warga jemaat.
2. Rapat Seksi yang memilih ketua dan sekretaris dari antara mereka sendiri dengan persetujuan rapat pelayan tahbisan.
3. Seksi itulah yang membentuk berbagai kepanitiaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan. Panitia melalui ketua panitia bertanggung jawab kepada rapat seksi. 4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan, tetapi sekurang-
kurangnya enam bulan sekali. Periodenya
Periodenya dua tahun. 3. Dewan Diakonia
Pengertian
Dewan Diakonia adalah organ yang memikirkan dan melaksanakan pelayanan diakonia, meningkatkan pengetahuan dan kesehatan, demikian juga melaksanakan percakapan dan komunikasi dengan masyarakat sekitar maupun pemerintah, yang mencakup Seksi Diakoni Sosial, Komisi Kasih, Seksi Pendidikan, Seksi Kesehatan dan Seksi
Kemasyarakatan.
3.1. Seksi Diakoni Sosial dan Komisi Kasih 3.1.1 Seksi Diakoni Sosial
Pengertian
Seksi Diakoni Sosial adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh Jemaat untuk melaksanakan pelayanan diakonia kepada yang pantas dibantu
Tugas – Tugas :
1. Melaksanakan pelayanan Diakonia di tengah-tengah jemaat itu sendiri bagi warga yang memerlukan bantuan dari jemaat.
2. Melaksanakan pelayanan diakoni sosial kepada orang-orang yang terpenjara, panti-panti asuhan, dan orang lain di luar jemaat itu sendiri.
3. Menghimpun sumbangan, dana dari donateur dan sumber-sumber lain untuk melaksanakan pelayanan diakonia yang lebih luas. 4. Menjalankan program Diakonia Sosial HKBP.
5. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugasnya yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang sudah
ditentukan.
Pengurus dan Anggota :
1. Rapat Pelayan Tahbisan yang memilih anggota seksi, yaitu tiga hingga lima orang dari pelayan tahbisan, dan lima hingga tujuh orang dari warga jemaat.
2. Rapat Seksi yang memilih Ketua dan Sekretaris dari antara mereka sendiri dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan. 3. Seksi itulah yang membentuk berbagai kepanitiaan yang
disesuaikan dengan kebutuhan, dengan persetujuan Rapat
Pelayan Tahbisan. Panitia melalui ketua panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi
4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan tapi sekurang-kurangnya enam bulan sekali
Periodenya
Periodenya dua tahun. 3.1.2 Komisi Kasih Pengertian
Komisi Kasih adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh Seksi Diakoni Sosial untuk melaksanakan pelayanan bantuan sosial kepada jemaat yang tidak mampu.
Tugas dan tanggung jawab :
1. Berkoordinasi dengan Sintua wijk untuk menyeleksi ruas wijknya yang pantas untuk mendapatkan bantuan dari Komisi Kasih, lalu menginformasikannya kepada pengurus komisi kasih.
2. Mencari sumber dana dari dalam jemaat dan di luar jemaat dengan surat pengantar dari Pimpinan Jemaat.
3. Menyalurkan bantuan rutin ke ruas yang membutuhkan baik sembako ataupun uang transport.
4. Mengadakan ibadah setiap bulan Rabu ke-dua, sekaligus pembagian sembako dan bantuan uang transport untuk anak sekolah dan jemaat yang sakit menahun.
6. Per 4 bulan mengadakan evaluasi terhadap anggota, jika ada yang sudah saatnya berhenti menjadi anggota akan dikomunikasikan ke sintua wijk masing-masing.
7. Membantu transport jemaat yang sedang melakukan pelatihan di Balai Latihan Kerja.
8. Memberikan informasi tentang lowongan kerja atau beasiswa kepada Dewan Diakonia untuk disampaikan ke Sermon Parhalado.
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Seksi Diakoni Sosial yang memilih anggota Komisi Kasih, yaitu tiga hingga tujuh orang dari warga jemaat.
2. Rapat Seksi Diakoni Sosial yang memilih Ketua,Sekretaris dan Bendahara dari antara mereka sendiri dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan. 3. Seksi Diakoni Sosial itulah yang membentuk berbagai kepanitiaan yang
disesuaikan dengan kebutuhan. Panitia melalui ketua panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi.
4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan tapi sekurang-kurangnya enam bulan sekali
Periode :
Periodenya dua tahun 3.2. Seksi Pendidikan
Pengertian
Seksi Pendidikan adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh Jemaat untuk melayankan kegiatan pendidikan atau pengajaran dan pelatihan bagi warga jemaat, demikian juga bagi masyarakat umum sesuai dengan keperluannya. Tugas – Tugas :
1. Melayankan kegiatan pendidikan atau pengajaran dan pelatihan di tengah- tengah warga jemaat dan sekitarnya sesuai dengan keperluan masyarakat dan bangsa.
2. Mengupayakan dan mengembangkan kerjasama pendidikan atau pelatihan dan lapangan kerja yang tepat guna.
3. Menghimpun sumbangan, dana dari berbagai melayankan beasiswa kepada putera- puteri warga jemaat yang memerlukannya.
4. Membuat evaluasi dan laporan sumbangan untuk warga jemaat yang berkala tentang pelaksanaan tugasnya yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat, sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
5. Memberikan penghargaan kepada anak – anak jemaat yang berprestasi di tingkat SD, SMP, SMA/Sederajat dan yang masuk Perguruan Tinggi Negeri.
6. Ibadah pemberangkatan Ujian Nasional.
7. Memberikan nilai agama bagi anak-anak jemaat yang tidak ada guru agama Kristen di sekolahnya
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Gabungan Dewan Diakonia dan Pelayan Tahbisan, yang memilih anggota Seksi sesuai dengan keperluannya.
2. Rapat Seksi yang memilih Ketua dan Sekretaris dari anggotanya yang sudah terpilih itu, kemudian dilaporkan kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat untuk meminta persetujuan dan penetapan.
3. Sesuai dengan kebutuhan, Rapat Seksi Pendidikan dapat mendirikan Panitia, dan melaporkannya kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat untuk meminta persetujuan dan penetapan. Panitia melalui Ketua Panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi.
4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhannya, tetapi sekurang-kurangnya enam bulan sekali.
Periodenya
Periodenya dua tahun.
3.3. Seksi Kesehatan Pengertian
Seksi Kesehatan adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh jemaat untuk melayankan pelayanan kesehatan kepada warga jemaat HKBP Cibubur. Tugas-Tugas :
1. Melayankan pelayanan Kesehatan kepada warga jemaat yang memerlukan.
2. Memberikan penerangan kepada warga jemaat tentang kesehatan. 3. Membuka klinik Bethesda setelah Ibadah Minggu pukul 10.00 WIB.
4. Membuat jadwal piket pelayanan klinik setelah ibadah Minggu pukul:10.00 WIB
5. Jenis pelayanan yang dilakukan adalah : pemeriksaan gula darah, asam urat, dan kolesterol yang dilaksanakan setelah ibadah pukul 10.00 WIB (pelayanan dilakukan sekali dalam sebulan untuk setiap jemaat) dan pengobatan umum.
6. Membuat daftar jemaat yang sakit.
7. Pelayanan obat yang bisa diberikan adalah standar generik. 8. Kalibrasi alat kesehatan klinik.
9. Mensosialisasikan gaya hidup sehat kepada jemaat.
10. Membuat seminar kesehatan minimal satu kali dalam setahun.
11. Mengadakan kegiatan donor darah dengan bekerja sama dengan PMI. 12. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugasnya,
yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
13. Membuat evaluasi dan laporan berkala tentang pelaksanaan tugasnya, yang akan disampaikan kepada Ketua Dewan Diakonia dan Pimpinan Jemaat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Pelayan Tahbisan yang memilih anggota Seksi itu, tiga hingga lima orang dari pelayan tahbisan, dan lima hingga tujuh orang jemaat.
2. Rapat Seksi memilih Ketua dan Sekretaris dari antara mereka dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan.
3. Seksi membentuk berbagai kepanitiaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan. Panitia melalui ketua panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi.
4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhannya, sekurang- kurangnya enam bulan sekali. membentuk berbagai
Periodenya
Periodenya dua tahun. 3.4. Seksi Kemasyarakatan
Pengertian
Seksi Kemasyarakatan adalah unit pelayanan yang dibentuk oleh jemaat untuk memelihara, memikirkan, dan membina hubungan dengan masyarakat sekitar dan pemerintah.
Pengaturan Tugas-tugas:
Sebagai unit pelayanan dibawah koordinasi Dewan Diakonia untuk melaksanakan pembinaan hubungan yang konstruktif dengan masyarakat sekitar dan pemerintah setempat, seksi kemasyarakatan melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Tugas Rutin :
a. Menjalin hubungan dan kerjasama dengan :
1) Masyarakat lingkungan RW 07 khususnya RT : 02 ; 03 ; 04 ; 06 ; 08 serta Karang Taruna didampingi oleh Sekretaris Huria.
2) Pemerintah setempat ; Polsek Ciracas ( khususnya
Babimkamtibmas kelurahan Kelapa Dua Wetan ), Koramil Ciracas ( khususnya Babinsa) dan Kelurahan Kelapa Dua Wetan ( khususnya Ka-Satpol PP )
b. Memonitor perkembangan situasi keamanan di lingkungan sekitar gereja khususnya menyangkut aspek kehidupan toleransi beragama sebagai bahan pertimbangan bagi Pimpinan Jemaat untuk menentukan sikap Huria menyikapi situasi yang berkembang.
c. Ikut serta melibatkan diri dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh RT/RW yang bersifat umum ( misalnya : kerja bakti ) sebagai usaha meningkatkan pemeliharaan lingkungan.
d. Mengikuti dan melaksanakan kegiatan lain yang dianggap bermanfaat bagi keberadaan gereja di lingkungan masyarakat.
e. Mengatur perparkiran di luar halaman gereja.
2. Tugas Insidentil
Yang dimaksud kegiatan insidentil dalam SOP ini adalah kegiatan gereja dan lingkungan gereja yang bersifat perayaan antara lain :
a. Kebaktian Natal dan Tahun Baru, Pesta HUT Huria dan kegiatan lain yang melibatkan jemaat dalam jumlah banyak, Seksi Kemasyarakatan
melaksanakan :
1. Bila dianggap perlu membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan kegiatan ke Polsek setempat sebagai penganggung jawab keamanan dengan tembusan Koramil dan Kelurahan
2. Melakukan koordinasi dan kerja sama dengan masyarakat sekitar pemilik lahan yang bias dimanfaatkan sebagai tambahan tempat parkir kendaraan.
3. Melibatkan masyarakat sekitar gereja khusunya Karang Taruna dalam penerapan rekayasa arus lalu lintas kendaraan dengan sistim satu arah.
4. Mendampingi apparat keamanan yang hadir dalam kegiatan gereja khususnya saat Malam Tahun Baru dan Natal.
5. Atas persetujuan Parhalado mengosongkan parkir di halaman gereja.
b. Berkoordinasi dengan Pengurus Mesjid At Taufiq dalam rangka pemberian sumbangan hewan kurban pada saat Idul Adha sebagai pengejawantahan visi dan misi HKBP untuk menjadi berkat ( selama Huria mengalokasikan anggaran dalam Program Kerja dan Anggaran )
c. Berkoordinasi dan kerja sama dengan RT/RW dalam rangka pemberian sumbangan sembako kepada masyarakat sekitar gereja sebagai bagian dari kegiatan perayaan HUT gereja ( selama Huria mengalokasikan anggaran dalam Program Kerja dan Anggaran).
3. Evaluasi dan Pelaporan
a. Seksi Kemanan secara berkala mengevaluasi pelaksanaan tugas untuk bahan perbaikan pelaksanaan tugas berikutnya dan sebagai bahan masukan dalam penyusunan Program Kerja dan Anggaran agar bisa mengikuti perkembangan jaman.
b. Membuat laporan hasil pelaksanan kegiatan khususnya kegiatan yang menggunakan anggaran dari Huria.
c. Hasil evaluasi dan laporan kegiatan dimaksud disampaikan kepada Pimpinan Jemaat melalui Dewan Diakonia.
Pengurus dan Anggota
1. Rapat Pelayan Tahbisan yang memilih anggota Seksi itu, tiga hingga lima orang dari pelayan tahbisan dan lima hingga tujuh orang dari warga jemaat.
2. Rapat Seksi memilih Ketua dan Sekretaris dari antara mereka dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan
3. Seksi membentuk kepanitiaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dengan persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan. Panitia melalui Ketua Panitia bertanggungjawab kepada Rapat Seksi.
4. Seksi mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhannya, sekurang- kurangnya enam bulan sekali.
Periodenya
BAB III. PELAYANAN
A. Prosedur Umum
1. Pelaksanaan pelayanan jemaat dan Tata Laksana Administrasi & Keuangan HKBP Cibubur harus mengikuti SOP yang disusun berdasarkan atau berpedoman pada Aturan dan Peraturan HKBP tahun 2002 yang telah di amandemen kedua tahun 2016-2020.
2. Prinsip Melayani bukan dilayani Markus 10:45 B. Administrasi dan Surat Menyurat
1. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pengertian
Pengelolaan surat adalah suatu proses atau kegiatan yang bertujuan untuk mengatur surat menyurat dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pembuatan, pendistribusian, penyimpanan, pembuatan, sampai pada pemusnahan surat.
Tujuan :
Membuat tata cara dan proses pengendalian surat menyurat, di HKBP Resort Cibubur untuk tertib administrasi.
Ruang Lingkup :
1. Tata cara pengelolaan surat masuk.
2. Tata cara pembuatan surat keluar termasuk Surat Keputusan dan Surat Penugasan.
1.1 Surat Masuk :
1. Sekretaris Huria menerima surat masuk dari Instansi atau pihak eksternal.
2. Sekretaris Huria mengagendakan surat masuk pada Buku Pencatatan Surat Masuk dan memberi keterangan tentang sifat surat apakah Rahasia, Penting atau Biasa
3. Sekretaris Huria menyerahkan surat masuk kepada Pimpinan Jemaat.
4. Pimpinan Jemaat membaca surat masuk dan memberikan disposisi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan surat
5. Pimpinan Jemaat menyerahkan surat masuk ke Sekretaris
6. Sekretaris Huria memfotocopy surat masuk sesuai dengan kebutuhan
7. Sekretaris Huria menyerahkan surat kepada orang/unit kerja sesuai dengan disposisi
8. Sekretaris Huria mengarsipkan surat masuk masuk pada odner. 1.2 Surat Keluar
1. Sekretaris Huria membuat konsep dan nomor surat sesuai dengan maksud dan tujuan.
2. Sekretaris Huria memeriksa dan memberi paraf pada surat yang diajukan oleh Fungsionaris lain.
3. Sekretaris Huria memberi paraf pada surat dan menyerahkan kepada Pimpinan Jemaat.
4. Pimpinan Jemaat menanda tangani surat dan memberi stempel serta menyerahkan kembali kepada Sekretaris Huria.
5. Sekretaris Huria memberikan atau mengirimkan surat kepada orang / unit / instansi yang dituju.
6. Sekretaris Huria mengarsipkan pertinggal Surat Keluar pada odner Surat Keluar. 2. Pembuatan Warta Jemaat Mingguan
Pengertian :
Warta Jemaat adalah media informasi kepada seluruh Jemaat yang berisi tentang informasi pelayanan, baik yang sudah terlaksana pada minggu yang lalu, maupun yang akan dilaksanakan pada minggu berikutnya dan juga informasi keuangan Huria.
Tujuan :
1. Memberikan informasi kepada Jemaat tentang pelayanan di HKBP Cibubur Resort Cibubur satu minggu terakhir dan satu minggu atau lebih yang akan datang.
2. Memberikan informasi mingguan tentang Penerimaan dan Pengeluaran serta laporan keuangan secara periodik.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP ini adalah : 1. Pelayanan
2. Keuangan Prosedur Kerja :
1. Hal – hal atau informasi yang di wartakan pada setiap minggu adalah kegiatan pelayanan/kejadian yang sudah dilaksanakan/terjadi mulai hari Jumat, Sabtu, Minggu, Senin, Selasa, Rabu, Kamis pada minggu sebelumnya dan hari Senin s/d Sabtu pada minggu berikutnya.
2. Informasi Keuangan yang di wartakan adalah penerimaan dan pengeluaran uang mulai dari hari Jumat s/d Kamis pada minggu sebelumnya.
3. Sekretaris Huria menginventarisir semua informasi yang akan di wartakan sesuai periode waktu yang sudah di tentukan.
4. Bendahara Huria membuat informasi keuangan Penerimaan dan Pengeluaran uang sesuai prosedur keuangan dengan periode waktu yang sudah di tentukan.
5. Sekretaris dan Bendahara Huria memeriksa draft Warta Jemaat.
6. Sekretaris Huria, Bendahara Huria dan Majelis Perbendaharaan menandatangani Warta Jemaat.
7. Sekretaris Huria menyerahkan Warta Jemaat Kepada Pimpinan Jemaat untuk di tanda tangani dan distempel.
8. Pimpinan Jemaat menyerahkan warta kepada Sekretaris Huria.
9. Sekretaris Huria mengarsipkan Warta Jemaat pada odner Warta Jemaat. 10. Yang menyangkut keuangan akan diatur lebih detail di SOP Keuangan. 11. Sekretaris Huria menggandakan warta sesuai kebutuhan satu hari sebelum
3. Pengelolaan Buku Jemaat Pengertian
Pengelolaan Buku Jemaat adalah suatu proses atau kegiatan yang bertujuan untuk pemutahiran data-data jemaat dimulai dari kegiatan pengadaan,
pencatatan, penyimpanan, sampai pada pemusnahan Buku. Tujuan
1. Menjelaskan tata cara dan proses pengendalian Buku Jemaat di HKBP Cibubur Resort Cibubur
2. Menjelaskan petugas yang bertanggung jawab pada setiap tahapan pengendalian Buku Jemaat di HKBP Cibubur Resort Cibubur.
Ruang Lingkup : 1. Buku Besar
2. Buku Daftar Anak lahir
3. Buku Baptis Anak dan Dewasa 4. Buku Daftar Sidi
5. Buku Daftar janji Pra Perkawinan dan Perkawinan. 6. Buku Daftar Jemaat yang baru
7. Buku Daftar Jemaat yang Pindah 8. Buku Daftar Jemaat yang Meninggal 9. Buku Daftar Jemaat yang terkena RPP
10. Buku Daftar Jemaat yang kena RPP dan diterima kembali ke Huria 11. Buku Warta Jemaat
12. Buku Notulen Rapat Huria dan Rapat Majelis Prosedur Kerja :
1. Sekretaris Huria menyediakan semua Buku Jemaat sesuai dengan jenisnya dan formatnya mengacu pada Aturan dan Peraturan HKBP yang berlaku.
2. Sekretaris Huria mengisi data secara lengkap pada setiap baris/kolom Buku Jemaat sesuai dengan jenis kegiatan dan data yang di perlukan .
3. Secara periodik Sekretaris Huria mengupdate semua data pada Buku Jemaat. 4. Sekretaris Huria membuat copy dari setiap Buku Jemaat ( 12 Buku ) dalam
bentuk soft file pada komputer/laptop, website atau bentuk lain sesuai teknologi. 5. Pimpinan Jemaat atau pihak terkait harus selalu memvalidasi atau
menandatangani ( yang memerlukan tanda tangan) secara kontinu.
6. Sebelum Dokumen dimusnahkan terlebih dahulu di scan dan disimpan dalam bentuk pdf ( sesuai kebutuhan ).
C. Badan Pengurus Harian Pengertian
Badan Pengurus Harian ( BPH ) adalah fungsionaris yang terdiri dari : Parartaon beserta anggotanya, Bendahara, Sekretaris dan Dewan – Dewan beserta anggotanya.
Rapat BPH adalah pertemuan yang dilaksanakan seminggu sekali untuk persiapan pelayanan yang dipimpin oleh Pimpinan Jemaat atau yang mewakili.
Tujuan :
Sebagai wadah untuk mengevaluasi kegiatan yang sudah dilakukan dan yang akan dilakukan, membahas informasi-informasi serta pelayanan yang akan disampaikan pada Sermon Parhalado agar pelayanan di HKBP Cibubur dapat berlangsung lebih baik.
Penanggung jawab :
1. Pimpinan Jemaat yang memimpin rapat BPH.
2. Fungsionaris dan Dewan-Dewan menyampaikan informasi untuk dibahas di pertemuan BPH dan Sekretaris Huria membuat notulen hasil pertemuan. Tugas – Tugas :
1. Mengevaluasi pelayanan yang sudah berlangsung.
2. Fungsionaris menyampaikan program kerja yang sudah dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan kemudian.
3. Mengkoordinir sinergisitas antar fungsionaris.
Prosedur Kerja :
1. Ibadah Pembukaan
2. Menyampaikan informasi dari Fungsionaris dan Dewan-Dewan 3. Pembahasan
4. Kesimpulan yang disampaikan di Sermon Parhalado 5. Notulen
6. Doa Penutup D. Majelis Perbendaharaan
1. Pengadaan Barang dan Jasa Pengertian.
Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan. Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan prosedur arus barang karena merupakan bagian penting dalam prosedur tersebut.
Tujuan
Agar prosedur pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan oleh Majelis Perbendaharaan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil atau sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku di HKBP Cibubur.
Penanggung Jawab :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa kepada Pimpinan Jemaat.
2. Membuat rencana pengadaan barang dan jasa secara detail sesuai kebutuhan.
3. Majelis Perbendaharaan mengkoordinir kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di HKBP Cibubur.
4. Anggota Majelis Perbendaharaan memasukkan barang-barang baru dan menghapus barang-barang yang sudah di hapuskan.
Prosedur Kerja :
1. Untuk pengadaan kebutuhan inventaris Gereja yang sesuai dengan program dilakukan dengan pembelian langsung ( tanpa lelang ).
2. Untuk pengadaan kebutuhan inventaris Gereja yang tidak ada dalam program tahunan dan anggaran di bawah Rp. 5.000.000,- diputuskan di BPH ( dalam pelaksanaannya mengacu pada prosedur keuangan di Bab IV ).
3. Jika nilai lebih dari Rp. 5.000.000 harus diputuskan di Sermon Parhalado ( dalam pelaksanaannya mengacu pada prosedur keuangan di Bab IV ).
4. Setiap pengadaan barang, pekerjaan pembangunan atau renovasi harus dilengkapi dengan Rencana Anggaran Biaya ( RAB) dan spesifikasi barang. 5. Untuk pengadaan barang, pekerjaan pembangunan atau renovasi fisik
dengan nilai sampai dengan Rp. 50.000.000,- dilakukan dengan penunjukan langsung dengan harga pembanding dengan harga toko dan harga online dengan spesifikasi yang sama.
6. Untuk pengadaan pekerjaan pembangunan atau renovasi bangunan yg sudah ada struktur bangunannya dengan nilai kurang atau diatas Rp.50.000.000,- dapat dilaksanakan oleh Majelis Perbendaharaan dengan atau melalui lelang dan atau swakelola yang harganya tidak melampaui harga perkiraan sendiri (HPS) dengan pedoman standar satuan harga yg berlaku di Jakarta.
7. Pengadaan barang dan jasa dilaksanakan oleh team Majelis perbendaharaan. 8. Proses pemilihan rekanan ( Proses Lelang )
a. Diumumkan melalui warta jemaat dan berlaku hanya untuk jemaat HKBP Cibubur.
b. Dibentuk panitia lelang, untuk menetukan spesifikasi, dan membuat RAB, membuat gambar dan membuat syarat syarat yg boleh ikut lelang.
Peserta lelang bebas, dan sifatnya lelang tertutup. Memasukkan dalam menerima penawaran harga dari masing masing peserta, memilih 3 peserta dengan harga terendah, melakukan verifikasi dan memilih yang menjadi pemenang dan diwartakan. Selanjutnya panitia akan mengawasi pelaksanaannya sampai selesai dan kemudian diserahterimakan ke Majelis Perbendaharaan.
9. Sekretaris Huria mengumumkan rekanan yang melaksanakan (melalui warta). 2. Penghapusan Barang
Pengertian.
Penghapusan barang adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
menghilangkan atau memusnahkan barang dari daftar inventaris Jemaat karena barang tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai guna. Penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.
Tujuan Penghapusan Barang :
Menghapus asset tersebut dari daftar inventaris Huria Penanggung jawab
Persyaratan :
1. Barang tidak layak pakai.
2. Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan 3. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini 4. Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi 5. Musnah akibat bencana alam
6. Merupakan kelebihan persediaan 7. Hilang akibat pencurian,
Prosedur Kerja :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan memisahkan asset yang akan dihapuskan ditempat yang mudah di lihat.
2. Ketua Majelis Perbendaharaan menginformasikan kepada Sermon Parhalado, rencana penghapusan asset tersebut, dengan disertai alasan penghapusan serta tindak lanjut atas penghapusan itu, apakah di jual atau dimusnakan. 3. Bila dianggap perlu, Parhalado akan membentuk Tim untuk memeriksa
keberadaaan asset tersebut, sekaligus menentukan taksiran nilai Jual atas atas tersebut.
4. Parhalado memberi persetujuan untuk pelaksanaan penghapusan asset tersebut, dan bila dianggap punya nilai jual, maka ditentukan patokan harga jual berdasarkan harga yang wajar.
E. Bendahara Huria
Penerimaan dan Pengeluaran Pengertian.
Penerimaan adalah kas yang diterima Huria. Baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan
Tujuan
Agar prosedur penerimaan dan pengeluaran dapat dilaksanakan sesuai dengan SOP Keuangan.
Penanggung jawab :
1. Bendahara Huria bertanggung jawab kepada Pimpinan Jemaat serta
berkoordinasi dengan Majelis Perbendaharaan atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang Jemaat HKBP Cibubur.
2. Bendahara Huria bertanggung jawab atas informasi keuangan HKBP Cibubur. Prosedur Kerja :
1. Menyimpan semua penerimaan uang HKBP Cibubur di rekening Bank atas nama Huria.
2. Menyimpan uang dalam brankas gereja sebagai kas kecil sebesar
Rp.5.000.000,-3. Membuat informasi keuangan setiap minggu.
4. Batas penerimaan yang akan diwartakan pada hari Minggu adalah setoran sintua wijk pada saat Sermon Parhalado.
5. Bendahara Huria adalah pemegang seluruh keuangan Huria.
6. Membuat informasi keuangan ( Penerimaan dan Pengeluaran ) sedikit-dikitnya sekali enam bulan kepada Sermon Parhalado setelah diperiksa oleh Majelis Perbendaharaan dan Badan Audit Jemaat.
