STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS CITRA BANGSA KUPANG

2020

(2)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

REGISTRASI MAHASISWA BARU

No. Dok : D.UCB/SPO/I/14/R2

Revisi : 2 Hal : 1 - 4

Tanggal disusun:

01 Juli 2017 Tanggal Revisi:

01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Registrasi mahasiswa baru adalah proses pendaftaran ulang bagi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus seleksi penerimaan mahasiswa baru.

Tujuan 1. Mengatur tata cara pelaksanaan registrasi mahasiswa baru di lingkungan Universitas Citra Bangsa

2. Terkoordinasinya unit kerja yang terlibat dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa baru

3. Meningkatkan kecepatan dan ketepatan layanan kepada pihak yang membutuhkan

4. Terkendalinya proses layanan sesuai aturan dan tujuan pendidikan yang ditetapkan Universitas Citra Bangsa

5. Menjamin terpenuhinya standar mutu pelayanan Ruang

lingkup

1. Pengambilan slip pembayaran mahasiswa baru 2. Pendaftaran dan pembayaran uang kuliah 3. Pemberian NIM

Daftar istilah NIM adalah nomor induk mahasiswa yang diperoleh mahasiswa setelah melakukan registrasi

KRS adalah kartu rencana studi yang harus diisi oleh mahasiswa sebagai tanda kontrak pembelajaran sebelum PBM dimulai

Dosen wali adalah dosen yang ditunjuk program studi sebagai pembimbing akademik selama masa kuliah

Prosedur 1. Mahasiswa mengambil surat tanda lulus di bagian pendaftaran;

2. Registrasi di bidang akademik untuk mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM);

3. Mahasiswa melakukan registrasi pembayaran uang perkuliahan dan telah menyelesaikan Pembayaran Uang Kuliah: (1) 100% untuk strata D3 dan S1 (2) minimal 50 % biaya Sumbangan Pembangunan ; jika tidak sesuai dengan ketentuan maka mahasiswa tidak diperkenankan melakukan registrasi KRS;

4. Mahasiswa mengambil KRS di petugas administrasi program studi;

5. Mahasiswa menghubungi Dosen Wali untuk perwalian dan pengisian KRS;

6. Dosen Wali mengarahkan mahasiswa dan memberikan pembekalan untuk persiapan menghadapi semester baru, kemudian menandatangani KRS;

(3)

7. Untuk strata S1 mahasiswa melakukan registrasi keuangan sesuai dengan mata kuliah yang tercantum dalam KRS;

8. Mahasiswa ke bagian administrasi akademik untuk mendapatkan legalisasi (cap KRS) dengan menunjukkan bukti pembayaran;

9. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna biru ke petugas administrasi Bagian Akademik;

10. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna hijau ke petugas administrasi program studi;

11. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna kuning ke Dosen Wali;

12. Mahasiswa menyimpan Lembar KRS warna putih sebagai bukti telah melakukan registrasi.

Unit terkait 1. Program Studi 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Akademik

4. Dosen Pembimbing Akademik 5. Mahasiswa

(4)

MULAI

SELESAI

Mahasiswa mengambil surat tanda lulus di bagian

pendaftaran

Registrasi di bidang akademik untuk mendapatkan NIM

Mahasiswa melakukan registrasi pembayaran uang perkuliahan dan

Pembayaran Uang Kuliah

Mahasiswa mengambil KRS

Mahasiswa menghubungi Dosen Wali untuk perwalian dan

pengisian KRS

Dosen Wali mengarahkan mahasiswa dan memberikan

pembekalan

Mahasiswa ke bagian administrasi akademik untuk mendapatkan

legalisasi (cap KRS) dengan menunjukkan bukti pembayaran

Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna biru ke petugas administrasi Bagian Akademik,

warna hijau ke petugas administrasi program studi, warna

kuning ke Dosen Wali dan menyimpan warna putih

(5)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

REGISTRASI MAHASISWA LAMA

Revisi : 2 Hal : 1 - 3

Tanggal disusun:

01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan :

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Registrasi mahasiswa lama adalah proses pendaftaran ulang bagi mahasiswa yang telah dinyatakan menyelesaikan perkuliahan pada semester sebelumnya.

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pelaksanaan registrasi mahasiswa lama di lingkungan Universitas Citra Bangsa

Ruang lingkup

Prosedur ini diterapkan pada mahasiswa lama setiap awal semester genap/ganjil di Uviversitas Citra Bangsa

Daftar istilah KRS adalah kartu rencana studi yang harus diisi oleh mahasiswa sesuai mata kuliah yang diampu.

PA adalah dosen pembimbing akademik mahasiswa yang ditunjuk berdasarkan SK Dekan

Prosedur 1. Mahasiswa mengambil KRS di petugas administrasi Prodi;

2. Mahasiswa menghubungi Dosen Wali untuk melakukan bimbingan akademik dan pengisian KRS;

3. Dosen Wali mengarahkan mahasiswa dan memberikan pembekalan untuk persiapan menghadapi semester baru, kemudian menandatangani KRS;

4. Mahasiswa melakukan registrasi pembayaran uang perkuliahan dan telah menyelesaikan Pembayaran Uang Kuliah: 100% untuk strata D3,dan S1 jika tidak sesuai dengan ketentuan maka mahasiswa tidak diperkenankan melakukan registrasi KRS;

5. Untuk strata S1 mahasiswa melakukan registrasi keuangan sesuai dengan mata kuliah yang tercantum dalam KRS;

6. Mahasiswa ke bagian administrasi akademik untuk menunjukkan bukti pembayaran;

7. Petugas administrasi Akademik melakukan legalisasi (cap) pada lembar KRS;

8. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna biru ke petugas administrasi Bagian Akademik;

9. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna hijau ke petugas administrasi Prodi;

10. Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna kuning ke Dosen PA;

11. Mahasiswa menyimpan Lembar KRS warna putih sebagai bukti telah melakukan registrasi.

(6)

Unit terkait 1. Program Studi 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Akademik 4. PA

5. Mahasiswa

(7)

MULAI

SELESAI

Mahasiswa mengambil KRS di petugas administrasi Prodi

Mahasiswa menghubungi Dosen Wali untuk melakukan bimbingan

akademik dan pengisian KRS

Dosen Wali mengarahkan mahasiswa dan memberikan pembekalan untuk persiapan menghadapi semester baru, kemudian menandatangani KRS Mahasiswa melakukan registrasi pembayaran uang perkuliahan dan

telah menyelesaikan Pembayaran Uang Kuliah

Mahasiswa ke bagian administrasi akademik untuk mendapatkan

legalisasi (cap KRS) dengan menunjukkan bukti pembayaran

Mahasiswa menyerahkan Lembar KRS warna biru ke petugas administrasi Bagian Akademik,

warna hijau ke petugas administrasi program studi, warna

kuning ke Dosen Wali dan menyimpan warna putih

(8)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGAJUAN CUTI MAHASISWA

Revisi : 2 Hal : 1 - 2

Tanggal disusun:

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Cuti Akademik adalah proses penundaan masa studi mahasiswa Tujuan Tertib administrasi mahasiswa dalam proses pembelajaran Ruang

lingkup

Mahasiswa yang mengajukan cuti akademik di lingkungan Universitas Citra Bangsa

Daftar istilah Cuti Akademik adalah proses penundaan masa studi mahasiswa

Prosedur 1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan cuti akademik dengan diketahui oleh dosen wali ditujukan ke Warek III dengan tembusan kepada ketua program studi dengan melampirkan:

a. Tanda bukti bebas perpustakaan b. Tanda bukti bebas laboratorium

c. Tanda bukti bebas administrasi keuangan

2. Mahasiswa mengambil surat balasan dari Warek III;

3. Mahasiswa membayar biaya cuti ke bagian keuangan.

Unit terkait 1. Warek I 2. BAAK

3. Biro Keuangan 4. Ketua program studi 5. Mahasiswa

(9)

MULAI

SELESAI

Mahasiswa mengajukan surat permohonan cuti akademik dengan diketahui oleh dosen wali ditujukan ke Warek III dengan tembusan

kepada ketua program studi dengan melampirkan:

a. Tanda bukti bebas perpustakaan b. Tanda bukti bebas laboratorium c. Tanda bukti bebas administrasi

keuangan

Mahasiswa mengambil surat balasan dari Warek III

Mahasiswa membayar biaya cuti ke bagian keuangan

(10)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PRAKTIK KLINIK No. Dok :

D.UCB/SPO/I/18/R2

Revisi : 2 Hal : 1 - 3

Tanggal disusun:

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Praktik Klinik adalah Kegiatan praktik sebagai aplikasi mata kuliah yang diselenggarakan pada akhir semester di lahan praktik.

Tujuan 1. Tertibnya mekanisme kegiatan praktik klinik di lahan praktik

2. Terkendalinya proses praktik sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan program studi

3. Tercapainya target praktik klinik yang telah ditetapkan sesuai dengan ketetapan program studi

Ruang lingkup

1. Perencanaan kegiatan praktik klinik :

a. Penentuan lahan praktik yang akan digunakan

b. Proposal kegiatan meliputi : tujuan kegiatan, pencapaian target, pembagian kelompok mahasiswa dan pembimbing, waktu pelaksanaan, tata tertib pelaksanaan praktik, bentuk evaluasi praktik dan anggaran.

2. Pelaksanaan perijinan praktik klinik 3. Pelaksanaan praktik klinik

4. Pelaksanaan evaluasi praktik 5. Pembuatan laporan hasil kegiatan

Daftar istilah 1. Persiapan kebutuhan praktik klinik adalah kegiatan menyiapkan proses pembelajaran praktik klinik yang meliputi lahan praktik, rencana kegiatan mahasiswa dan pembimbing, jadual, tata tertib, proses bimbingan dan evaluasi;

Prosedur 1. Koordinator mata kuliah membuat perencanaan kegiatan praktek atau proposal bersama anggaran kepada Ka prodi di awal semester untuk satu tahun akademik.

2. Ka prodi mempelajari proposal, setelah dipelajari proposal diparaf Sekertaris prodi langsung di tanda tangan Ka prodi untuk diajukan ke Warek I cq Kabiro Akademik dan Kemahasiswaan dilanjutkan pengajuan anggaran diajukan ke Warek II c.q Ka.Bag.Keuangan dan ditandatangani oleh Rektor.

3. Sesudah di ACC oleh Rektor, Koordinator mata kuliah c.q Ketua Program Studi berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk realisasi anggaran sesuai kebutuhan sistem prioritas.

4. Koordinator mata kuliah melakukan perijinan untuk pelaksanaan praktik 5. Koordinator mata kuliah melaksanakan praktik sesuai jadwal meliputi

(11)

proses bimbingan dan supervise dll.

6. Koordinator mata kuliah melaksanakan evaluasi praktik di lahan praktik atau di laboratorium (semua program studi) bagi mahasiswa yang telah melaksanakan praktik sesuai ketentuan program studi masing-masing.

7. Koordinator mata kuliah diwajibkan membuat laporan 2 minggu setelah kegiatan selesai dengan ditandatangani koordinator mata kuliah dan ketua program studi dan disertai lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Warek I dan Rektor.

8. Ka prodi menyerahkan laporan dari masing-masing koordinator mata kuliah kepada Ka.Bag. akademik dan kemahasiswaan kemudian Ka bag akademik mengeluarkan bukti penerimaan laporan bimbingan PA.

9. Untuk selanjutnya bukti penerimaan laporan diserahkan ke bag keuangan untuk mendapatkan kompensasi.

Unit terkait Rektor Warek I Warek II

Ka.Biro Akademik dan Kemahasiswaan Ka.Bagian Keuangan

Ketua Program Studi Koordinator mata kuliah

(12)

MULAI

SELESAI

Koordinator mata kuliah membuat perencanaan kegiatan praktek atau proposal bersama anggaran kepada Ka prodi di

awal semester untuk satu tahun akademik

Ka prodi mempelajari proposal, setelah dipelajari proposal diparaf Sekertaris prodi langsung di tanda tangan Ka prodi untuk diajukan ke Warek I cq Kabiro Akademik dan Kemahasiswaan dilanjutkan pengajuan anggaran diajukan ke Warek II c.q Ka.Bag.Keuangan dan

ditandatangani oleh Rektor

Sesudah di ACC oleh Rektor, Koordinator mata kuliah c.q Ketua Program Studi berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk

realisasi anggaran sesuai kebutuhan sistem prioritas

Koordinator mata kuliah melakukan perijinan untuk pelaksanaan praktik

Koordinator mata kuliah melaksanakan praktik sesuai jadwal meliputi proses bimbingan dan supervise dll.

Koordinator mata kuliah melaksanakan evaluasi praktik di lahan praktik atau di laboratorium (semua program

studi) bagi mahasiswa yang telah melaksanakan praktik sesuai ketentuan program studi masing-masing

Koordinator mata kuliah diwajibkan membuat laporan 2 minggu setelah kegiatan selesai dengan ditandatangani

koordinator mata kuliah dan ketua program studi dan disertai lembar pengesahan yang ditandatangani oleh

Warek I dan Rektor

Ka prodi menyerahkan laporan dari masing-masing koordinator mata kuliah kepada Ka.Bag. akademik kemudian Ka bag akademik

mengeluarkan bukti penerimaan laporan bimbingan PA

Untuk selanjutnya bukti penerimaan laporan diserahkan ke bag keuangan untuk mendapatkan kompensasi

(13)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

UJIAN PRAKTIKUM MATA KULIAH No. Dok :

D.UCB/SPO/I/18/R2

Revisi : 2 Hal : 1 - 3

Tanggal disusun:

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Ujian Praktikum mata kuliah adalah Kegiatan ujian praktikum sebagai evaluasi kompetensi mata kuliah yang diselenggarakan pada akhir semester di laboratorium atau di lahan praktik

Tujuan 1. Tertibnya mekanisme kegiatan ujian praktikum mata kuliah di laboratorium dan di lahan praktik

2. Terkendalinya proses ujian praktikum mata kuliah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan program studi

3. Tercapainya target kompetensi yang harus dicapai mahasiswa yang telah ditetapkan sesuai dengan ketetapan program studi

Ruang lingkup

1. Perencanaan kegiatan ujian praktikum mata kuliah :

a. Penentuan waktu ujian dan tempat ujian yang akan digunakan

b. Proposal kegiatan meliputi: tujuan kegiatan, pencapaian target, pembagian kelompok mahasiswa dan penguji, waktu pelaksanaan, tata tertib pelaksanaan ujian praktikum, dan anggaran.

2. Pelaksanaan ujian praktikum mata kuliah 3. Pembuatan laporan hasil kegiatan

Daftar istilah Ujian praktikum adalah ujian akhir atau evaluasi keterampilan mahasiswa sesuaidengan kompetensi mata kuliah.

Prosedur 1. Koordinator mata kuliah membuat perencanaan kegiatan praktikum/ujian praktikum mata kuliah

2. Koordinator mata kuliah membuat proposal bersama anggaran kepada Ka prodi di awal semester untuk satu tahun akademik yang kemudian disetujui oleh Warek I, II dan Rektor.

3. Ka prodi mempelajari proposal, setelah dipelajari proposal diparaf Sekertaris prodi langsung di tanda tangan Ka prodi untuk diajukan ke Warek I cq KaBag Akademik dilanjutkan ke Rektor.

4. Sesudah di ACC oleh Rektor, Koordinator mata kuliah c.q Ketua Program Studi berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk realisasi anggaran sesuai kebutuhan sistem prioritas.

5. Koordinator mata kuliah membuat pertemuan koordinasi untuk menyamakan persepsi dengan penguji sebelum kegiatan dilaksanakan.

(14)

6. Koordinator mata kuliah melaksanakan evaluasi praktikum mata kuliah di laboratorium atau lahan praktik bagi mahasiswa yang telah lulus syarat kehadiran perkuliahan minimal 75%.

7. Koordinator mata kuliah diwajibkan membuat laporan 2 minggu setelah kegiatan selesai dengan ditandatangani koordinator mata kuliah dan ketua program studi dan disertai lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Warek I dan Rektor.

8. Kaprodi menyerahkan laporan dr masing-masing koordinator mata kuliah kpd Ka.Bag. akademik kemudian Ka bag akademik mengeluarkan bukti penerimaan laporan kegiatan.

9. Untuk selanjutnya bukti penerimaan laporan diserahkan ke bag keuangan untuk mendapatkan kompensasi.

Unit terkait Rektor Warek I Warek II

Ka.Biro Akademik dan Kemahasiswaan Ka.Bagian Keuangan

Ketua Program Studi Koordinator mata kuliah

(15)

MULAI

SELESAI

Koordinator mata kuliah membuat perencanaan kegiatan praktikum/ujian praktikum mata kuliah

Koordinator mata kuliah membuat proposal bersama anggaran kepada Ka prodi di awal semester untuk satu tahun akademik

yang kemudian disetujui oleh Warek I, II , III dan Rektor

Sesudah di ACC oleh Rektor, Koordinator mata kuliah c.q Ketua Program Studi berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk

realisasi anggaran sesuai kebutuhan sistem prioritas

Koordinator mata kuliah membuat pertemuan koordinasi untuk menyamakan persepsi dengan penguji sebelum kegiatan dilaksanakan.

Koordinator mata kuliah melaksanakan evaluasi praktikum mata kuliah di laboratorium atau lahan praktik bagi mahasiswa yang telah

lulus syarat kehadiran perkuliahan minimal 75%.

Koordinator mata kuliah diwajibkan membuat laporan 2 minggu setelah kegiatan selesai dengan ditandatangani koordinator mata kuliah dan ketua program studi dan disertai lembar pengesahan yang ditandatangani

oleh Warek I dan Rektor

Ka prodi menyerahkan laporan dr masing-masing koordinator mata kuliah kpd Ka.Bag. akademik kemudian Ka bag akademik

mengeluarkan bukti penerimaan laporan kegiatan

Untuk selanjutnya bukti penerimaan laporan diserahkan ke bag keuangan untuk mendapatkan

kompensasi

Ka prodi mempelajari proposal, setelah dipelajari proposal diparaf Sekertaris prodi langsung di tanda tangan Ka prodi untuk diajukan ke

Puket I cq Ka Bag Akademik dilanjutkan ke Rektor

(16)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENERIMAAN MAHASISWA BARU No. Dok :

D.UCB/SPO/I/19/R2

Revisi : 2 Hal : 1-5

Tanggal disusun:

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru yang dilakukan melalui tahapan proses, yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur reguler, daftar ulang, pengunduran diri calon mahasiswa baru.

Tujuan 1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan Sidang Senat PMB 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan

penerimaan mahasiswa baru

3. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan Institusi Ruang

lingkup

1. Persiapan promosi 2. Pelaksanaan promosi

3. PMB jalur prestasi, jalur kerja sama dan jalur reguler 4. Tes ujian tulis masuk

5. Tes kesehatan 6. Seleksi

7. Publikasi hasil seleksi jalur reguler 8. Daftar ulang

9. Pengunduran Diri Mahasiswa Baru 10. Data mahasiswa baru

11. Sidang Senat PMB

Daftar istilah 1. Tes Kekhususan adalah wawancara calon mahasiswa oleh program studi yang meliputi minat dan kompetensi umum

2. Progam studi (Prodi) adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan, kesehatan

3. Kompetensi umum adalah seperangkat tindakan cerdas dan tanggung jawab yang dimiliki calon mahasiswa sebagai syarat untuk dianggap mampu dalam melakukan tugas dan tanggung jawab dalam masa pendidikan dan pekerjaan

4. Tim PMB adalah unsur pelaksana kegiatan penerimaan mahasiswa baru sejak proses sosialisasi sampai dengan publikasi hasil seleksi

(17)

Prosedur

Mekanisme Pendaftaran

1. Calon Mahasiswa yang memenuhi persyaratan harus mendaftar sendiri (tidak boleh diwakilkan karena akan dilakukan pengukuran tinggi Lembaga dan tes buta warna terhadap pendaftar) oleh panitia.

2. Apabila tidak memenuhi persyaratan yang berlaku, calon mahasiswa tersebut tidak perlu melanjutkan proses pendaftaran

3. Calon Mahasiswa menyerahkan kelengkapan berkas pendaftaran dan keseluruhan berkas administrasi sesuai ketentuan untuk di periksa oleh panitia

4. Panitia SPMB melakukan seleksi administrasi terhadap kelengkapan berkas administrasi calon Mahasiswa

5. Calon Mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan dan kelengkapan berkas administrasi, memperoleh Kartu Peserta Ujian (KPU) dari Panitia dan yang bersangkutan berhak mengikuti ujian tulis seleksi penerimaan mahasiswa baru.

6. Calon Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk 2 (dua) program studi dengan ketentuan jika ujian tulisnya dilaksanakan pada waktu yang tidak bersamaan.

Mekanisme Ujian Tulis

1. Ujian tulis berlangsung di gedung UCB

2. Lembar jawaban ujian tulis diperiksa oleh pemeriksa LJUT yang telah ditetapkan. Prosedur dan mekanisme pemeriksaan mengikuti tata cara dan rambu-rambu yang di tetapkan oleh Panitia

3. Pemeriksaan dapat dilakukan secara manual atau melalui komputerisasi

4. Mahasiswa yang lulus dapat melanjutkan pada test selanjutnya

Wawancara dan Pemeriksaan Kesehatan

1. Wawancara dan pemeriksaan kesehatan dilaksanakan bagi calon Mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus ujian tulis.

2. Hasil pemeriksaan kesehatan segera dikirim ke Panitia untuk diproses dalam penetapan calon Mahasiswa yang diterima.

3. Wawancara dan pemeriksaan kesehatan dilakukan oleh tim yang telah ditunjuk/disepakati.

Pengumuman Calon Mahasiswa Yang di Terima

1. Calon Mahasiswa baru yang diterima (utama dan cadangan) disampaikan kepada Rektor.

2. Calon Mahasiswa baru yang diterima (utama dan cadangan)

diumumkan oleh Panitia SPMB melalui papan pengumuman

(18)

Unit terkait 1. Humas

2. Rektor, Warek I, II dan III 3. Dekan

4. Program Studi 5. Bagian Keuangan 6. Bagian Akademik

(19)

(20)

No Alur Pendaftaran Waktu Keterangan 1 Mengisi For pendaftaran secara

online

Online 2 Mengambil No. Pendaftaran dan

Saat mendaftar Online

3 Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp. 200.000,- pada Bank yang ditentukan

2 – 24 jam setelah mendaftar Pada Bank

4 Memasukkan bukti pembayaran pendaftaran

2 – 24 jam setelah mendaftar Online 5 Mendapatkan Kartu Peserta Setelah memasukkan bukti

pembayaran

Online 6 Mengikuti proses verifikasi *Saat

Verifikasi Memasukkan Berkas- berkas yang telah di unggah (upload)

Waktu dapat disesuaikan dengan waktu dari calon Mhs

(harap menghubungi kontak SPMB UCB)

UCB

7 Pembayaran biaya pemeriksaan kesehatan

UCB 8 Mengikuti proses pemeriksaan

kesehatan

UCB 9 Melihat pengumuman hasil

pemeriksaan kesehatan

Online 10 Proses registrasi pada bank yang

ditentukan

UCB

11 Pengambilan atribut UCB

12 Mengikuti proses pembekalan Neo Pro

UCB

(21)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENERIMAAN MAHASISWA PINDAHAN No. Dok :

D.UCB/SPO/I/20/R2

Revisi : 2 Hal : 1 – 2

Tanggal disusun:

1 September 2020

Disahkan oleh:

Pengertian Mahasiswa pindahan adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi lain yang pindah ke UCB sesuai dengan program studi yang dituju.

Tujuan Perosedur ini dilakukan untuk mengatur tata cara pelaksanaan penerimaan mahasiswa pindahan dari perguruan tinggi lain ke lingkungan UCB Ruang

lingkup

Prosedur ini diterapkan pada mahasiswa pindahan di UCB.

Daftar istilah Mahasiswa pindahan adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi lain yang pindah ke UCB sesuai dengan program studi yang dituju.

Prosedur 1. Calon mahasiswa membawa surat pengantar permohonan pindah dari perguruan tinggi asal ke Warek 1 c.q KaBag Akademik UCB.

2. Calon mahasiswa membawa Kartu Hasil Studi/transkrip nilai dan mempunyai nilai IP min 2.75

3. Calon mahasiswa berasal dari Program Studi yang sudah sudah terakreditasi dan membawa keterangan Sertifikat Terakreditasi Program Studi Asal

4. Ka. Bagian Akademik berkoordinasi dengan Program Studi yang dituju.

5. Program Studi menindaklajuti permohonan pindah mahasiswa.

6. Program Studi menganalisa berkas-berkas kelengkapan mahasiswa pindahan.

7. Melakukan uji kompetensi terhadap mahasiswa pindahan (Khusus Program Diploma)

8. Ketua Prodi dan tim menyatakan Lulus/tidak lulus.

9. Surat keterangan Lulus/Tidak Lulus ditangani oleh Ketua prodi 10. Setelah dinyatakan lulus verifikasi maka Warek I c.q Ka.Bagian

Akademik berkoordinasi dengan bagian keuangan.

Unit terkait 1. Warek I

2. Kabiro Akademik dan Kemahasiswaan 3. Ketua Program Studi

4. Mahasiswa pindahan

(22)

MULAI

SELESAI

Calon mahasiswa membawa surat pengantar permohonan pindah dari perguruan tinggi asal ke

Warek 1 c.q KaBag Akademik UCB

Calon mahasiswa membawa Kartu Hasil Studi/transkrip nilai dan mempunyai nilai IP min 2.75

Calon mahasiswa berasal dari Program Studi yang sudah sudah terakreditasi dan membawa keterangan Sertifikat

Terakreditasi Program Studi Asal

Ka. Bagian Akademik berkoordinasi dengan Program Studi yang dituju

Program Studi menindaklajuti permohonan pindah mahasiswa

Program Studi menganalisa berkas-berkas kelengkapan

mahasiswa pindahan

Melakukan uji kompetensi terhadap mahasiswa pindahan

(Khusus Program Diploma)

Ketua Prodi dan tim menyatakan Lulus/tidak lulus

Surat keterangan Lulus/Tidak Lulus ditangani oleh Ketua prodi

Setelah dinyatakan lulus verifikasi maka Puket I c.q Ka.Bagian Akademik berkoordinasi dengan

bagian keuangan

(23)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

MONITORING DAN EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN OLEH KETUA PROGRAM STUDI

Revisi : 2 Hal : 1 – 2

Tanggal disusun:

Disahkan oleh:

Definisi SOP kegiatan pembelajaran yang dilaksanakan di kelas atau laboratorium oleh dosen dengan mahasiswa sesuai bobot sks mata kuliah

Tujuan Menjamin pelaksanaan perkuliahan berjalan sesuai dengan aturan atau norma yang berlaku secara efektif dan optimal

.

Ruang Lingkup

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan evaluasi pembelajaran 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses monitoring dan evaluasi internal.

Daftar istilah Pelaksanaan kuliah adalah satu kali tatap muka kegiatan pembelajaran yang dilaksanakan di kelas atau laboratorium oleh dosen dengan mahasiswa sesuai dengan bobot Sistem Kredit Semester (SKS) mata kuliah

Prosedur 1. Dosen menyediakan RPP/SAP, Silabus/RPS, bahan ajar dan di kumpulkan ke bagian akademik

2. Bagian akademik prodi menyusun jadwal kontrak perkuliahan

3. Bagian akademik prodi memberitahukan jadwal kontrak perkuliahan ke kordinator matakuliah dan mahasiswa

4. Koordinator mata kuliah membagikan RPS/silabus ke mahasiswa satu minggu sebelum perkuliahan efektif

5. Koordinator matakuliah membuat kontrak perkuliahan dengan mahasiswa

6. Pembelajaran dilaksanakan dengan menggunakan metode dan media yang mendukung pencapaian kompetensi

7. Dosen dan mahasiswa wajib menandatangani daftar hadir di setiap pertemuan 8. Pengukuran pencapaian kompetensi menggunakan berbagai jenis metode evaluasi Unit Terkait 1. Warek I

2. BAAK

3. Ketua program studi

(24)

ALUR MONITORING DAN EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN Kegian Rektor Waka 1 Kaprodi Dosen Administrasi

Prodi

Dokumen Waktu

Persiapan form evaluasi PBM

Form Evaluasi PBM

Dua kali dalam satu semester yaitu sebelum UTS dan UAS Melakukan

monitoring dan evaluasi kehadiran dan pencapaian materi sesuai RPS/Silabus

Presensi dan daftar isian pencapaian materi Membuat laporan

monev perkuliahan

Laporan monev

Memperbaiki proses pembelajaran

Laporan tindak lanjut Melaporkan hasil

monitoring dan evaluasi

Laporan monitoring dan evaluasi Menerima Laporan

monitoring dan evaluasi Menindaklanjuti laporan

(25)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

EVALUASI PEMBELAJARAN

Revisi : 2 Hal : 1 – 2

Tanggal disusun:

Disahkan oleh:

Definisi SOP mekanisme evaluasi pembelajaran

Tujuan Pedoman pelaksanan evaluasi pembelajaran yang berkualitas bagi program studi Ruang

Lingkup

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan evaluasi pembelajaran

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses monitoring dan evaluasi internal.

Daftar istilah .Evaluasi pembejalaran merupakan mekanisme evaluasi pembelajaran

Prosedur 1. Bagian akademik memerikan laporan ke kaprodi bahwa proses pembelajarna telah selesai

2. Ketua prodi memberitahu bagian evalusi program studi bahwa proses pembelajaran telah selesai

3. Bagian evaluasi mempersiapkan jadwal dan surat pemberitahuan ke dosen pengampu

4. Bagian evaluasi mengirimpakan surat pemberitahuan ke dosen pengampu 5. Bagian administrasi prodi mempersiapkan perangkat pembelajaran (penggadaan

soal, presensi, dan berita acara)

6. Mahasiswa menjalankan proses evaluasi

7. Hasil ujian di kumpulkan oleh bagian evaluasi kemudian didistribusikan ke dosen pengampu

8. Bagian administrasi prodi mengarsipkan presensi dan berita acara ujian 9. Bagian evaluasi menerima laporan hasil evaluasi dari dosen pengampu Unit Terkait 1. Warek I

2. LPM 3. BAAK

4. Ketua Program Studi

(26)

ALUR EVALUASI PEMBELAJARAN

Kegiatan Kaprodi Bagian

Evaluasi

Dosen Administrasi Mahasisiwa Dokumen Waktu Pemberitahuan

proses pembelajaran selesai

Presensi Dua kali dalam satu semester yaitu sebelum UTS dan UAS

Mempersiapkan surat

pemberitahuan jadwal ujian

Surat

Pemberitahuan jadwal ujian dan permintaan soal ujian

Menyiapkan perangkat pembelajaran (penggadaan soal, presensi, berita acara)

Soal Berita acara dan Presensi Ujian dan lembar jawaban mahasiswa

Proses evaluasi Lembar

jawaban mahasiswa dan form penilaian

Pengumpulan hasil

Form permintaan nilai

Mengarsip presensi dan berita acara

Presensi dan berita acara Menerima laporan

hasil evaluasi

Laporan nilai Arsip hasil

penilaian

Nilai

(27)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

MONITORING & EVALUASI KINERJA DOSEN

Revisi : 2 Hal : 1 -2

Tanggal disusun:

Disahkan oleh:

Definisi SOP mekanisme pemantauan penilaian kinerja dosen

Tujuan Tolak ukur pembelajaran berkualitas sehingga para dosen dapat mengetahuinya Ruang

Lingkup

1. Tata cara yang diperlukan untuk melakukan monitoring 2. Pihak-pihak yang terlibat

Daftar istilah Monitoring dan evaluasi kinerja dosen adalah mekanisme pemantauan kinerja dosen oleh mahasiswa

Prosedur 1. Lembaga penjamin mutu menyiapkan form evaluasi kinerja dosen 2. Lembaga penjamin mutu melakukan pemberitahuan ke ketua prodi

3. Kaprodi menerima pemberitahuan untuk melakukan evaluasi kinerja dosen 4. Lembaga penjamin mutu menyebarkan kuisioner ke mahasiswa

5. Lembaga penjamin mutu melakukan rekapitulasi hasil evaluasi pembelajaran 6. Lembaga penjamin mutu melakukan rekapitulasi evaluasi pembelajaran 7. Lembaga penjamin mutu melakukan penyerahan hasil pembelajaran Rektor,

Wakil Rektor I dan kabiro akademik, dan ketua program studi

8. Proses tindak lanjut hasil evaluasi oleh Dekan, Rektor, wakil rektor bidang akademik dan Ketua program studi

Unit Terkait 1. Rektor 2. Wakil Rektor I 3. LPM

4. BAAK

(28)

ALUR MONITORING DAN EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN

Kegian LPM Rektor Waka 1 Kaprodi Mahasiswa Dokumen Waktu

Persiapan form evaluasikinerja dosen

Form Eevaluasi dosen

Akhir semester Pemberitahuan ke

ketua program studi

Surat

Menerima pemberitahuan untuk evalauasi kinerja dosen Menyebarkan kuisioner evaluasi ke mahasiswa

Kuisioner evaluasi

Mengisi kuesioner

Melakukan rekapitulasi hasil evaluasi

Laporan hasil evaluasi Melakukan

analisisi data evaluasi Penyerahan hasil evaluasi

Laporan evaluasi Proses tindak

lanjut

(29)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PERENCANAAN PROSES PEMBELAJARAN

Revisi : 2 Hal : 1 – 2

Tanggal disusun:

Disahkan oleh:

Definisi Perencanaan proses pembelajaran adalah semua langkah kegiatan yang dilakukan sebelum proses pembelajaran dimulai.

Tujuan Menyusun perencanaan proses pembelajaran yaitu

1. Mengadakan rapat koordinasi dosen setiap awal semester

2. Ketua Prodi menetapkan koordinator mata kuliah yang bertugas untuk mengkoordinir pelaksanaan perkuliahan, kelengkapan RPS/Silabus dan SAP/RPP Ruang

Lingkup

1. Menyusun perencanaan proses pembelajaran yaitu rapat koordinasi dosen, penetapan koordinator mata kuliah, matrikulasi dan KRS

2. Menetapkan hasil rapat koordinasi dosen, koordinator mata kuliah, kegiatan matrikulasi dan ketentuan KRS

3. Melakukan evaluasi perencanaan proses pembelajaran

Daftar istilah Perencanaan proses pembelajaran adalah semua langkah kegiatan yang dilakukan sebelum proses pembelajaran dimulai.

Prosedur 1. Ketua prodi memahami kurikulum dan struktur program studi

2. Ketua Prodi mengidentifikasi matakuliah pada semester yang berjalan 3. Rapat dosen untuk menentukan kordinator

4. Rapat tim pengajar untuk pembagian topic dan besaran SKS 5. Lokakarya penyampaian perencanaan pembelajaran

6. Penyusunan silabus/RPS, RPP/SAP, dan modul 7. Penandatanganan silabus oleh ketua program studi 8. Distribusi silabus kepada semua dosen pengajar 9. Kontrak perkuliahan dan penyelenggaraan perkuliahan Unit Terkait 1. Rektor

2. Wakil Rektor 1 3. Dekan

4. BAAK

(30)

ALUR PERENCANAAN PROSES PEMBELAJARAN

Kegian Kaprodi Koordinator

mata kuliah

Dosen Mahasiswa Dokumen Waktu Memahami kurikulum dan

struktur program studi

Buku Kurikulum

Awal semester Identifikasi matakuliah

pada semester berjalan Buku

Kurikulum Rapat menentukan

koordinator Notulen

rapat, dan SK pengajar Pembagian topic dan beban

SKS mengajar

Notulen rapat, dan SK pengajar an Lokakarya penyampaian

perencanaan pembalajaran

Notulen rapat, Penyusunan silabus/ RPS,

Modul,RPP/SAP

Silabus/ RPS, RPP/SAP, dan modul Penandatanganan silabus/

RPS oleh ketua program studi

Silabus /RPS

Distribusi silabus/RPS kepada semua dosen pengajar

Silabus /RPS

Kontrak perkuliahan dan penyelenggaraan perkuliahan

Silabus /RPS

(31)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PEMBIMBINGAN AKADEMIK

No. Dok :

D.UCB/SPO/I/25/R2

Revisi : 2 Hal : 1

Tanggal disusun:

Disahkan oleh:

Pengertian

Pembimbingan akademik adalah kegiatan yang dilakukan oleh pembimbing akademik meliputi pembimbingan, pertimbangan, pengerahan, konsultasi, dan penyelesaian persoalan akademik mahasiswa.

Tujuan

1. Menjamin agar pelaksanaan pembimbingan akademik atau pembimbing akademik berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Memahami dan menerapkan prosedur dan peraturan yang berlaku yang dapat memberikan kemudahan untuk mengikuti dan menyelesaikan studinya.

Ruang lingkup Prosedur ini mencakup : penunjukkan pembimbing

akademik, tugas dan kewajiban pembimbing akademik dan tata cara pembimbingan akademik.

Referensi

Norma dan Tolok Ukur dan pedoman suasana akademik

Prosedur

URAIAN PROSEDUR

1. Ketua Prodi menetapkan pembimbing akademik pada awal semester.

2. Prodi menyerahkan daftar nama pembimbing akademik ke bagian Akademik.

3. Daftar nama pembimbing akademik diajukan ke Ketua dan di keluarkan SK penetapan pembimbing akademik.

4. SK penetapan pembimbing akademik diserahkan kembali pada prodi dan didistribusikan kepada masing-masing pembimbing akademik.

5. Mahasiswa wajib melakukan konsultasi KRS (Kartu Hasil Studi) pada awal semester sebelum melakukan perkuliahan.

6. Mahasiswa melakukan konsultasi KRS ke pembimbing akademiknya masing-masing.

7. Mahasiswa yang bersangkutan melakukan pengisian KRS pada system IT akademik.