5.8 Bagian interaktif di dalam model layanan portal elektronik akan mencakup hal-hal berikut:
(i) Daftar Peserta Tender
(a) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mendaftarkan diri di portal informasi pengadaan dengan memasukkan informasi mengenai kompetensi, geografi operasi, ketersediaan, (b) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mengunggah dll.
salinan hasil pemindaian kredensialnya (seperti akta pendirian perusahaan, izin perdagangan, surat keterangan fiskal, dll.).
(c) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk memperbarui profil dan dokumennya sesuai kecepatan masing-masing dari dasbor pribadinya. Bagian profil peserta tender dapat memasukkan pengalaman lampau, informasi pemegang saham, omzet tahunan, dll.
(d) Lembaga atau entitas pengadaan publik seharusnya dapat mencari basis data profil peserta tender menurut kompetensi, geografi, dan faktor-faktor lainnya.
(e) Profil peserta tender seharusnya dalam bentuk yang cocok untuk persiapan prakualifikasi atau daftar pendek (short list) untuk prosedur tender kompetitif terbatas.
(ii) Rencana Pengadaan Tahunan
(a) Cara untuk menyiapkan, memperbarui, dan menerbitkan rencana pengadaan tahunan (APP) melalui lembar isian online.
(b) Cara untuk menyiapkan APP secara offline dengan format standar Microsoft Excel yang diberikan oleh portal elektronik, kemudian mengunggahnya ke portal elektronik. Data yang diunggah dalam bentuk berkas Microsoft Excel harus dibaca oleh portal elektronik, selanjutnya diisikan ke dalam basis data.
(iii) Persiapan, Publikasi, dan Perubahan terhadap Undangan Pemasukan Penawaran, Permintaan Proposal, dll.
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk menyiapkan IFB, RFP, permintaan penawaran (requests for quotations), dll., termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja. Harus dimungkinkan untuk memverifikasi, memperbarui, menyimpan sebagai draf, dan menjadwalkan tanggal publikasi—atau
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 19 langsung mempublikasi—atau memperoleh izin untuk
mempublikasi.
(b) Harus tersedia lembar isian online untuk perubahan.
Perubahannya harus dipublikasikan bersama-sama dengan undangan awal.
(c) Harus dimungkinkan untuk melampirkan berkas PDF dokumen tender atau dokumen perubahan.
(iv) Publikasi Peserta Tender yang Menerima Evaluasi Terbaik dan Pemberitahuan Pemberian Kontrak. Setelah evaluasi, entitas pengadaan publik seharusnya sudah dapat mengunggah pemberitahuan peserta tender yang diunggulkan (preferred bidder), termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja, dan hal ini harus ditampilkan dalam jangka waktu tertentu guna mengakomodasi segala pengaduan dan klarifikasi dari para peserta tender jika berlaku masa sanggah (biasanya dalam 10 hari kerja).
(v) Publikasi Penjelasan Singkat Mengenai Kontrak yang Diberikan dan Variasi
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia bagi entitas yang melakukan pengadaan publik untuk menyiapkan dan menerbitkan lembar fakta mengenai kontrak yang diberikan, yang berisi informasi mengenai pemenang kontrak, nilai kontrak yang dimenangkan, tanggal penandatanganan kontrak, rencana tanggal dimulainya kontrak, dan perkiraan tanggal selesainya kontrak.
(b) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk variasi kontrak atau permintaan berulang (repeat order). Jika terjadi variasi kontrak selama eksekusi kontrak, informasi mengenai kontrak yang telah diberikan perlu diperbarui dengan informasi yang memperlihatkan perubahan lingkup, biaya, jangka waktu, dan berbagai ketentuan kontrak lainnya.
(vi) Laporan Pengukuran dan Pemantauan Kinerja
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk memasukkan data yang berkaitan dengan pengadaan pada saat selesainya sejumlah tahapan spesifik pengadaan atau kontrak.
(b) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai berbagai indikator kinerja kontrak.
(c) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan tahunan pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan dan mempublikasikan laporan tersebut dalam portal elektronik informasi pengadaan.
(d) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai kriteria yang berbeda-beda, seperti laporan mengenai berbagai indikator kinerja, lembaga pengadaan publik, jenis pengadaan, item pengadaan, sektor pengadaan, nilai pengadaan, dll.
(e) Perlu dimungkinkan untuk mengunduh data dalam format Microsoft Office dan format berkas PDF.
Pengadaan Secara Elektronik 20
(vii) Pemantauan Rencana Pengadaan Tahunan
(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fungsi untuk mencetak daftar entitas yang melakukan pengadaan publik yang tidak menerbitkan APP atau yang terlambat menerbitkan APP, dan memberi tahu entitas tersebut.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk melihat status kontrak yang diberikan dari APP dan pengadaan yang tertunda.
(viii) Pemasukan dan Penerbitan Kasus Tinjauan Administratif Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online untuk pengajuan pengaduan dan tinjauan administratif terhadap pengaduan yang diajukan oleh peserta tender, yang akan dikelola dan diterbitkan dalam portal elektronik informasi pengadaan.
(ix) Sanksi
(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online untuk menyebutkan peserta tender, periode daftar hitam, dan alasan dimasukkan ke dalam daftar hitam setelah menyelesaikan proses yang diperlukan untuk daftar hitam.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk mencabut peserta tender dari daftar hitam.
(x) Umum
(a) Fungsionalitas pencarian dan pencarian tingkat lanjut perlu tersedia untuk IFB, APP, daftar hitam, dan bagian lainnya.
(b) Perlu ada aturan untuk mengarsipkan catatan lama setelah masa tertentu, dan cara untuk mengambilnya lagi saat diperlukan.
C. Spesifikasi Teknis
5.9 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap perlu memiliki kemampuan single sign-on agar pengguna cukup masuk sekali saja dan sudah bisa mengakses seluruh layanan yang sesuai dalam sistem, berdasarkan izin yang dibuatkan untuk pengguna tersebut. Sistem perlu memfasilitasi akses ke konten dan layanan yang berkaitan dengan peran pengguna. Antarmuka pengguna untuk sistem seperti itu perlu dijadikan intuitif dan operasional di semua browser internet yang populer, seperti Internet Explorer, Google Chrome, dan Safari, sambil tetap memperhatikan bahwa teknologinya dinamis dan browser baru kemungkinan akan muncul seiring waktu. Prasyarat teknis untuk aksesibilitas tidak boleh menimbulkan pembatasan signifikan bagi pemasok.
5.10 Untuk sistem yang dibangun khusus, sistem tersebut seharuskan dikembangkan dalam platform sumber terbuka, misalnya PHP dalam kombinasi dengan JavaScript, HTML, Ajax, dll.5 Seperti halnya dengan browser, platform lain mungkin akan muncul. Antarmuka pengguna harus dapat ditampilkan dalam lebih
5 PHP, JavaScript, dan HTML adalah bahasa yang digunakan untuk pengembangan web, sedangkan Ajax adalah kumpulan teknik pengembangan untuk membuat aplikasi web.
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 21 dari satu bahasa, sehingga memungkinkan pengguna untuk menentukan bahasa yang disukai dari layar profil pengguna. Tanggal harus dapat ditampilkan dalam format kalender Hijriah dan Masehi.
5.11 Manajemen profil pengguna melibatkan penyimpanan detail pribadi pengguna secara aman dan menetapkan tingkat izin yang sesuai untuk aktivitas pengguna yang diperbolehkan di dalam sistem. Tingkat izin ditentukan baik pada taraf sistem maupun pada taraf proses spesifik berbasis alur kerja. Semua aktivitas alur kerja harus disimpan dalam log audit. Kredensial pengguna dan profil harus diwajibkan untuk disimpan dengan cara yang terenkripsi dan aman, yang tidak dapat didekripsi oleh administrasi basis data. Sistem harus dapat mendukung ID dan sandi pengguna, dan/atau metode autentikasi biometrik.
5.12 Sistem harus dapat menerima upaya akses dari banyak pengguna dan tangguh terhadap peristiwa gangguan, seperti kegagalan sambungan internet, serangan berniat jahat pada sistem, kegagalan listrik, kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras sistem, dll. Pemasok harus memastikan bahwa sistem yang dipasoknya mampu menangani masalah-masalah tersebut. Sasaran titik pemulihan harus ditetapkan pada 1 jam atau kurang—misalnya, jika terjadi kegagalan sistem secara penuh, data yang hilang tidak melampaui data dari satu jam terakhir. Portal elektronik harus dapat ditingkatkan lagi skalanya agar mampu memenuhi beban transaksi yang lebih tinggi daripada persyaratan awalnya.
D. Pelaksanaan Portal Elektronik
5.13 Lembaga yang memimpin akan menetapkan pendekatan dan peraturan, menghimpun keahlian teknis, dan memantau berbagai isu. Lembaga yang memimpin akan memerlukan wewenang untuk memastikan pendekatan yang seragam terhadap portal elektronik dan kemudian, sistem pengadaan secara elektronik, karena tanpa wewenang semacam itu, ada risiko bahwa hasil pengembangannya tidak akan diadopsi oleh semua entitas pengadaan atau mungkin tidak sesuai dengan proses dan fungsi pengadaan di berbagai entitas tersebut. Dalam beberapa kasus, fragmentasi telah menyebabkan beberapa entitas membuat sendiri portalnya masing-masing, sehingga memperparah risiko keamanan, menambah biaya pengembangan dan pemeliharaan, serta membebani sektor swasta dengan inefisiensi.
5.14 Sebuah portal elektronik, sebagai tahap pertama menuju sistem pengadaan secara elektronik, akan mendorong standardisasi sejumlah
dokumentasi pengadaan dan beberapa proses. Pada awalnya, standardisasi akan berbentuk pemberitahuan iklan dan sejumlah dokumentasi, serta daftar pemasok.
Perkembangan tersebut akan diberlakukan pada semua entitas sektor publik yang berpartisipasi. Iklan dan informasi yang diberikan melalui portal elektronik seharusnya sudah lengkap dan mewakili pemberitahuan resmi atas semua kesempatan pengadaan, sedemikian rupa sehingga para pemasok nantinya akan bergantung pada portal tunggal ini, bukannya mencari informasi dari berbagai sumber.
Pengadaan Secara Elektronik 22
5.15 Penggunaan portal oleh entitas sektor publik dalam pemerintah adalah hal yang dianjurkan, dan perlu diamanatkan oleh lembaga yang memimpin.
Lembaga yang memimpin juga akan perlu mengatasi perbedaan antara pemberitahuan pengadaan berbasis kertas dengan pemberitahuan elektronik di portal, serta persoalan transisi yang berkaitan. Perlu diberikan periode transisi pendek (misalnya 1 bulan) untuk berbagai entitas dalam mengadopsi portal elektronik jika sebelumnya tidak terhubung.
5.16 Pengembangan portal elektroniknya sendiri akan berjalan seperti penjelasan di subbagian A dan B pada bagian ini. Portal elektronik akan
memerlukan fungsionalitas agar lembaga yang terdesentralisasi dapat mengunggah rencana pengadaan, iklan dan pemberitahuan pengadaan, pemberitahuan
pemberian kontrak, dll. Pada tahap awal, aktivitas unggahan ini mungkin dalam beberapa kasus akan dilakukan dari pusat, tetapi entitas-entitas tersebut perlu diwajibkan untuk melakukan sendiri fungsi ini sejak dini demi mendorong peningkatan kapasitas entitas yang bersangkutan. Pelaksanaan langkah pertama portal elektronik jangan sampai menimbulkan kesulitan bagi kebanyakan entitas.
Analisis SWOT pendekatan model sederhana ditampilkan pada Gambar 2.
E. Manajemen Proyek
5.17 Terlepas dari apakah portal elektronik akan diperoleh secara off-the-shelf, atau dikembangkan atau dikontrak secara internal atau eksternal, perlu dibentuk tim manajemen proyek untuk memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi, operasi sistem, dan pemeliharaan. Tim tersebut harus dibentuk secara permanen, guna mengelola operasi jika dijalankan di dalam pemerintah, dan guna mengelola kontrak jika operasinya dialihdayakan. Diperlukan pula pengawasan untuk menjaga arah strategis dan memastikan bahwa tujuan akan tercapai.
5.18 Akan diperlukan pelibatan para pemangku kepentingan utama dari berbagai kelompok pengguna yang berlainan di antara organisasi pembeli dan pemasok. Hal ini demi memperoleh masukan dari para pemangku kepentingan tersebut dalam perencanaan dan penerimaan fitur dan fungsi baru portal elektronik, dan nantinya, dalam sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap.
Rasa memiliki dari para pemangku kepentingan utama akan memfasilitasi peralihan ke sistem dan proses yang baru. Masukan dan umpan balik dari para pemangku kepentingan tersebut juga membantu dalam pengembangan strategi komunikasi dan pelatihan untuk peluncuran portal elektronik, serta untuk fitur-fitur baru ke depannya.
5.19 Seharusnya ada pusat bantuan (help desk) yang berfungsi mendukung semua pemangku kepentingan, termasuk sektor swasta. Kontrak pengembangan portal mungkin memerlukan alih keterampilan kepada personel nasional, jika pengembangannya dilakukan oleh kontraktor asing. Spesifikasi teknis portal elektronik seharusnya bersifat bukan hak milik tertentu (nonproprietary).
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 23
F. Kebijakan dan Peraturan
5.20 Portal elektronik tersebut perlu menerbitkan kebijakan atau peraturan penggunaan yang mencakup klausul mengenai pembatasan kewajiban. Portal tersebut juga perlu memasukkan kebijakan mengenai inkonsistensi apa pun antara dokumentasi elektronik dengan dokumentasi cetak dari lembaga pemerintah.
Praktik yang umum jika terjadi inkonsistensi seperti itu adalah berpegang pada versi elektronik, tetapi selama tahap penggunaan portal saja, perlu diberlakukan hal sebaliknya karena keamanan online belum berkekuatan lengkap dan hukum mengenai dokumen elektronik mungkin belum ada. Perlu diterbitkan pernyataan kebijakan secara jelas yang mewajibkan penggunaan portal elektronik bagi entitas sektor publik untuk iklan dan pemberitahuan. Untuk meningkatkan akses, akan lebih baik pula jika diadopsi kebijakan yang mengakomodasi akses pengadaan secara elektronik melalui warung internet dan telepon seluler. Persyaratan ini mungkin akan berpengaruh terhadap metode autentikasi.
5.21 Layanan portal elektronik belum tentu memerlukan undang-undang baru sebelum diluncurkan. Namun, undang-undang baru kemungkinan akan diperlukan
Kekuatan
–Langkah pertama atau peningkatan situs web yang ada, yang berisiko rendah
–Biaya rendah
–Peningkatan fungsional yang signifikan
–Keahlian domestik –Pelaksanaan yang cepat –Tidak memerlukan pusat data
Kelemahan
–Akan memperlambat pelaksanaan sistem lengkap
–Tidak ada penyerahan penawaran online
–Tidak ada sistem informasi manajemen proyek
–Fungsionalitas utama lainnya tidak –Tidak menjadi insentif untuk ada
perbankan online
Peluang
–Dapat mendorong perubahan budaya di entitas yang membeli –Menjadi barometer kesiapan sektor
swasta
–Mengurangi biaya transaksi –Akan mendorong rekayasa ulang
sejumlah proses bisnis
Ancaman
–Dapat melemahkan dukungan politik atau dapat melewatkan peluang politik dan donor –Dapat meningkatkan fragmentasi
pengembangan sistem di antara entitas yang melakukan pengadaan Gambar 2: Analisis SWOT terhadap Layanan Portal Elektronik Sederhana
SWOT = kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman (strengths, weaknesses, opportunities, threats) Sumber: Asian Development Bank.
Pengadaan Secara Elektronik 24
sebelum memperkenalkan sistem pengadaan secara elektronik yang menyeluruh.
Hal ini akan bergantung pada seberapa permisif undang-undang yang ada.
Negara mungkin perlu memprioritaskan undang-undang mengenai tanda tangan elektronik dan dokumen elektronik, tak hanya untuk memfasilitasi pengadaan secara elektronik, tetapi juga untuk mengurangi ketidakpastian dalam hal transaksi elektronik modern lainnya.
5.22 Sebuah sistem pengadaan secara elektronik perlu menghindari persyaratan sertifikat digital dan infrastruktur kunci publik (public key infrastructure) untuk autentikasi pemasok karena persyaratan tersebut hanya bernilai tambah kecil dan berbiaya cukup besar. Penyaringan pemasok, pendaftaran, serta ID pengguna dan sandi akan lebih efektif.
5.23 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik akan memberi akses yang sesuai bagi semua pemangku kepentingan dalam proses pengadaan, dengan menggunakan nama pengguna dan kode akses yang aman, serta dasbor kerja pribadi yang aman. Pengguna langsung sistem tersebut dapat mencakup entitas yang melakukan pengadaan, lembaga yang memimpin, pemasok, dan entitas bisnis lainnya, dan juga penyedia layanan pemeliharaan dan masyarakat umum.
G. Rekayasa Ulang Proses Bisnis
5.24 Peluncuran portal elektronik tidak akan memerlukan rekayasa ulang proses bisnis secara besar-besaran, karena rekayasa ulang baru diperlukan untuk sistem pengadaan secara elektronik yang menyeluruh. Namun, akan lebih baik jika ada standardisasi beberapa pemberitahuan dan lembar isian agar pemasukan data standar dapat konsisten. Dokumen berikut yang digunakan dalam proses pengadaan akan distandarkan dalam portal:
(i) APP;
(ii) pemberitahuan informasi;
(iii) iklan (RFP, IFB, dll.);
(iv) pemberitahuan rangkuman penawaran;
(v) pemberitahuan diberikannya kontrak; dan (vi) laporan evaluasi.
5.25 Proses standardisasi ini adalah sumber penting bagi efisiensi dan transparansi yang menyertai pengadaan secara elektronik. Portal elektronik harus menyediakan format-format terstandar tersebut. Direkomendasikan agar lembaga yang memimpin mengembangkan versi format standar lembar isian yang dapat diunduh6 selama pengembangan portal dan mengamanatkan penggunaannya sebagai salah satu langkah menuju efisiensi dan transparansi.
6 Lembar isian yang dapat diunduh tersebut akan digantikan oleh lembar isian interaktif online dalam sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap.
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 25
H. Kekayaan Intelektual
5.26 Dalam kasus sistem pengadaan secara elektronik yang sudah ada, manakala timbul kebutuhan untuk menambah fungsionalitas, jika peningkatannya bersifat besar, mungkin akan lebih baik berinvetasi saja dalam sistem yang baru. Terlepas dari apakah pengguna sudah memiliki atau belum memiliki sistem pengadaan secara elektronik yang terpasang, akuisisi sistem off-the-shelf hampir pasti akan memerlukan penyesuaian. Perlu dilakukan segala upaya demi meminimalkan penyesuaian tersebut, karena pesan utamanya adalah untuk melakukan konfigurasi, bukan melakukan penyesuaian. Setiap lapisan penyesuaian akan menambah ketidakstabilan dan biaya. Harus ada keseimbangan antara kebutuhan dan harapan pengguna sektor publik dan sektor swasta, dengan biaya untuk memodifikasi sistem off-the-shelf. Pemerintah harus melakukan segala upaya agar tidak sampai membayar biaya pengembangan yang berkaitan dengan penyesuaian penting, melainkan membayar untuk kapasitas fungsional atau kinerja fungsional, dengan catatan bahwa akses ke perangkat lunak sudah dipastikan.
Biaya pengembangan tetap menjadi beban pemasok dan kekayaan intelektual masih milik pemasok, yang selanjutnya dapat menjual penyempurnaan ke klien lain sebagai pengganti biayanya.
5.27 Ada yang menyebutkan bahwa pemerintah harus mengklaim kepemilikan atas segala perangkat lunak yang dikembangkan mewakili pemerintah bagi segala aspek penyelenggaraan pemerintahan secara elektronik (e-government), termasuk pengadaan secara elektronik—tetapi ini bukanlah keharusan. Sama halnya seperti dalam kontrak yang lain, keputusannya harus bergantung pada penilaian biaya–manfaat. Jika pengembangan atau peningkatan perangkat lunak diminta oleh pemerintah, pihak yang melakukan pengembangan nantinya mungkin dapat menyediakannya bagi klien yang lain, dan pengembangan seperti itu mungkin tersedia dengan harga yang jauh lebih rendah atau bahkan tanpa biaya. Namun, jika pemerintah bersikeras untuk mempertahankan kepemilikan, pengembang akan mengenakan seluruh biaya pengembangan.
5.28 Lebih lanjut lagi, terkait hak kekayaan intelektual dalam kasus paket off-the-shelf yang disesuaikan dan komponen pendukung lainnya dalam pelaksanaan bersama, pemerintah kemungkinan tidak akan dapat mengklaim hak kekayaan intelektual. Dalam kasus seperti itu, sebagian besar dari kekayaan intelektual untuk produk atau solusi perangkat lunak kemungkinan dipegang pemasok dan, karena itu, masih akan tetap berada di tangan pemasok setelah kontraknya selesai. Yang perlu dipastikan pemerintah bukanlah kepemilikan, melainkan hak penggunaan dan akses untuk setiap komponen pelaksanaan sistemnya, yaitu bahwa hak penggunaan dan akses tersebut dapat dialihkan kepada pemerintah jika pemerintah memutuskan untuk mengambil alih pengoperasiannya.
I. Pelatihan
5.29 Pelatihan mengenai fitur portal elektronik perlu menjadi bagian dari pengaturan kontrak untuk lembaga yang memimpin, atau pengembang atau
Pengadaan Secara Elektronik 26
pemasok sistem. Pelatihan untuk penggunaan portal elektronik sifatnya sederhana, tetapi akan menjadi penting ketika tahap portal dilanjutkan dengan pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik sepenuhnya.
5.30 Lembaga yang memimpin hendaknya membangun kesadaran dan ekspektasi seputar pengenalan pengadaan secara elektronik. Di beberapa negara, lembaga atau kementerian pelaksananya menerbitkan buletin untuk menjelaskan kemajuan dan jangka waktu yang diharapkan, serta bagaimana pengadaan secara elektronik mempengaruhi pekerjaan berbagai individu. Sebagai contoh, di Bangladesh dan Kazakhstan, pengumuman pengadaan secara elektronik dilakukan di tingkat presiden atau perdana menteri. Pelatihan yang tersedia dijelaskan dalam publikasi tersebut. Biasanya, pesan yang sama diulangi lagi beberapa kali dalam berbagai buletin tersebut, yang ditargetkan ke berbagai kamar dagang, lembaga pelaksana, dan media.
J. Evaluasi Kinerja
5.31 Target dan hasilnya perlu diidentifikasi dan dikuantifikasi di muka dengan jelas, sehingga prosesnya dapat dikelola secara efektif. Umumnya, metrik keberhasilan akan berada di seputar nilai pengadaan yang dikelola oleh sistem;
jumlah pemasok yang terdaftar; jumlah lembaga yang mengadopsi sistem; dan lingkup transaksi yang ditangkap sistem (permintaan pesanan, permintaan pembayaran, dll.). Perlu ditetapkan tanggal target pelaksanaan untuk setiap metrik tersebut.
5.32 Hal ini akan memungkinkan kemajuan untuk diukur dan dikelola. Hal ini juga akan memastikan bahwa tujuan sistem pengadaan sudah dinyatakan dengan jelas, dipahami, dan dipenuhi. Metrik keberhasilan sering disebut sebagai indikator kinerja utama (key performance indicator).
5.33 Indikator kinerja utama dapat mencakup hal-hal berikut:
(i) Transparansi
(a) Jumlah dan nilai pemberitahuan yang dipublikasikan di dalam sistem, dibandingkan dengan angka dasar (baseline);
(b) jumlah dan nilai transaksi pengadaan yang diunggah ke dalam sistem;
(c) jumlah hasil pengadaan kompetitif yang dipublikasikan di dalam sistem;
(d) nilai kontrak yang disampaikan ke dalam sistem;
(e) jumlah pengaduan yang diterima dan diselesaikan;
(ii) Efisiensi
(a) taraf persaingan peserta tender dibandingka dengan angka dasar (baseline);
(b) pengurangan biaya dan waktu transaksi;
(c) persentase rata-rata penurunan harga;
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 27 (d) jumlah dan nilai pesanan dengan menggunakan kerangka kerja
kontrak yang sudah dinegosiasikan sebelumnya;
(e) jumlah dan nilai kontrak dan pesanan yang dihasilkan di dalam sistem;
(f) lamanya waktu untuk menyiapkan dokumen tender;
(g) lamanya waktu untuk menghasilkan pesanan pembelian (kontrak);
(h) lamanya waktu untuk meninjau invois dan pengaruh pembayaran;
(iii) Integritas
(a) pelacakan hubungan pembeli–pemasok;
(b) profil harga untuk item yang biasa dibeli;
(c) catatan kontrak dan perubahannya;
(d) pelacakan kinerja kontrak;
(e) pelacakan pengaduan dan analisis tren;
(iv) Pengembangan sektor swasta (a) survei kepuasan pemasok;
(b) memperluas keterlibatan sektor swasta dalam pengadaan publik;
(c) penurunan biaya sisi pasokan;
(d) tingkat keberhasilan badan usaha berukuran kecil dan menengah;
(v) Kinerja sistem
(a) pelacakan dan pelaporan aktivitas pusat bantuan (help desk);
(b) lamanya sistem beroperasi terus-menerus (uptime) dan dan berhenti beroperasi (downtime).
5.34 Banyak dari antara metrik tersebut, mungkin bahkan semuanya, dapat dibangun ke dalam sistem dan dihasilkan melalui pelaporan standar. Laporan dapat dihasilkan baik secara berkala atau melalui dasbor informasi manajemen real-time.
K. Opsi Lebih Lanjut
5.35 Jika dibutuhkan fungsionalitas lebih besar daripada yang diberikan oleh portal elektronik sederhana, atau jika dikehendaki opsi fungsional lengkap yang dapat ditawarkan oleh pengadaan secara elektronik, berbagai persoalan, fungsi, dan rekayasa ulang proses bisnis akan perlu ditangani. Langkah yang lebih besar ini berisiko lebih tinggi karena lebih kompleks dan biayanya jauh lebih signifikan. Juga akan diperlukan infrastruktur lebih banyak, seperti pusat data, pusat pemulihan bencana, dll. Fungsionalitas tambahan akan mencakup, sebagai contoh, sistem informasi manajemen proyek, yang akan menambahkan fungsi pelaksanaan analisis data intelijen ke dalam sistem.
