ASIAN DEVELOPMENT BANK
PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018
ASIAN DEVELOPMENT BANK
PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018
Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial-
TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO)
© 2018 Asian Development Bank
6 ADB Avenue, Mandaluyong City, 1550 Metro Manila, Philippines Tel +63 2 632 4444; Faks +63 2 636 2444
www.adb.org
Beberapa hak dilindungi undang-undang. Diterbitkan pada 2018.
No. Stok Publikasi TIM190289-3
DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM190289-3
Pandangan yang disampaikan dalam publikasi ini merupakan pandangan para penulisnya dan tidak mencerminkan pandangan dan kebijakan Asian Development Bank (ADB) atau Dewan Gubernur ADB atau pemerintah yang diwakili ADB.
ADB tidak menjamin keakuratan data dalam publikasi ini dan tidak bertanggung jawab atas segala akibat yang timbul dari penggunaan data tersebut. Penyebutan perusahaan tertentu atau produk tertentu dari produsen tidak berarti bahwa ADB lebih mendukung atau merekomendasikan perusahaan atau produk tersebut dibandingkan dengan perusahaan atau produk sejenis lainnya yang tidak disebutkan.
Dengan menyebut atau merujuk pada wilayah atau daerah geografis tertentu, atau dengan menggunakan istilah “negara” dalam dokumen ini, ADB tidak bermaksud membuat penilaian apa pun mengenai status hukum atau status lainnya atas suatu wilayah atau daerah.
Dokumen ini disediakan berdasarkan Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial- TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://
creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Dengan menggunakan konten publikasi ini, Anda setuju untuk terikat oleh ketentuan lisensi ini. Untuk atribusi dan izin, silakan baca syarat dan ketentuan penggunaan di https://www.adb.org/terms-use#openaccess.
Lisensi CC ini tidak berlaku bagi materi berhak cipta non-ADB dalam publikasi ini. Jika materinya diatribusikan ke sumber yang lain, silakan hubungi pemilik hak cipta atau penerbit sumber tersebut untuk memperoleh izin memperbanyak materinya. ADB tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas segala klaim yang timbul akibat penggunaan Anda atas materi tersebut.
Silakan hubungi pubsmarketing@adb.org jika ada pertanyaan atau komentar mengenai isi publikasi ini, atau jika Anda ingin memperoleh izin hak cipta untuk maksud penggunaan yang tidak tercakup dalam ketentuan ini, atau untuk izin menggunakan logo ADB.
Catatan:
Dalam publikasi ini, “$” mengacu pada dolar Amerika Serikat.
Daftar ralat berbagai publikasi ADB dapat dilihat di http://www.adb.org/publications/corrigenda.
Printed on recycled paper
DAFTAR ISI
Daftar Tabel, Gambar, dan Kotak iv
Tentang Publikasi Ini v
Daftar Singkatan ix
Ringkasan Eksekutif x
I. Pendahuluan 1
II. Penggunaan Pengadaan Secara Elektronik dalam Proyek yang
Dibiayai ADB 6
III. Perencanaan untuk Pengadaan Secara Elektronik 9
IV. Investasi Bertahap 13
V. Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 16 Lampiran: Risiko dalam Tender Secara Elektronik dan Langkah Perbaikan 29
iv
DAFTAR TABEL, GAMBAR, DAN KOTAK
TABEL
Langkah Perbaikan untuk Ketidakpatuhan terhadap Persyaratan 29 Tender Secara Elektronik dari Bank Pembangunan Multilateral
DAFTAR GAMBAR
1. Pengadaan Secara Elektronik dalam Siklus Pengadaan ADB 2 2. Analisis SWOT terhadap Layanan Portal Elektronik Sederhana 23
KOTAK
Definisi Pengadaan Secara Elektronik 1
v
Daftar Buku Panduan untuk Kebijakan dan Peraturan Pengadaan ADB tahun 2017
1. Nilai Manfaat Uang (Value for Money) 2. Kerangka Kerja Risiko Pengadaan
(Procurement Risk Framework) 3. Perencanaan Pengadaan Strategis
(Strategic Procurement Planning) 4. Tinjauan Pengadaan (Procurement
Review)
5. Pengaturan Pengadaan Alternatif (Alternative Procurement Arrangements) 6. Tender Kompetitif Terbuka
(Open Competitive Bidding)
7. Penyesuaian Harga (Price Adjustment) 8. Penawaran yang Terlalu Rendah
(Abnormally Low Bids) 9. Preferensi Domestik (Domestic
Preference)
10. Prakualifikasi (Prequalification) 11. Subkontrak (Subcontracting)
12. Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB (Consulting Services Administered by ADB Borrowers) 13. Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola
oleh Peminjam ADB (Nonconsulting Services Administered by ADB Borrowers)
14. Teknologi Tingkat Tinggi (High-Level Technology) 15. Kualitas (Quality) 16. Pengaduan Terkait Tender
(Bidding-Related Complaints) 17. Ketidakpatuhan dalam Pengadaan
(Noncompliance in Procurement) 18. Masa Sanggah (Standstill Period) 19. Badan Usaha Milik Negara
(State-Owned Enterprises) 20. Pengadaan Secara Elektronik
(E-Procurement)
21. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk Layanan Konsultasi (Framework Agreements for Consulting Services) 22. Kerja Sama Pemerintah–Badan
Usaha (Public–Private Partnerships) 23. Manajemen Kontrak (Contract
Management)
24. Keadaan yang Rapuh, Terdampak Konflik, dan Keadaan Darurat (Fragile, Conflict-Affected, and Emergency Situations)
TENTANG PUBLIKASI INI
Pada bulan April 2017, Asian Development Bank (ADB) mengesahkan kerangka pengadaan yang baru, yaitu Kebijakan Pengadaan ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu); serta Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kedua dokumen tersebut menggantikan panduan sebelumnya, yaitu Pedoman tentang Penggunaan Konsultan (2013, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) dan Pedoman Pengadaan (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu). Kebijakan serta peraturan pengadaan memberikan
pengaturan atas kegiatan-kegiatan pengadaan yang dilakukan oleh lembaga penanggung jawab dan lembaga pelaksana proyek untuk proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana
Tentang Publikasi Ini vi
T ran spa rans i
Nilai Manfaat Uang
Penggunaan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis, yang mengharuskan adanya evaluasi atas biaya dan manfaat yang relevan, sekaligus juga penilaian risiko, atribut non-harga, dan/atau biaya total
kepemilikan yang sesuai
Efisiensi Kualitas Fleksibilitas
• Biaya transaksi turun
• Keterampilan meningkat
• Penggunaan teknologi tingkat tinggi meningkat
• Perencanaan pengadaan yang lebih
• Bantuan dan dukungan baik bagi sistem pengadaan secara elektronik
• Dukungan manajemen kontrak
• Penyelesaian pengaduan dengan cepat
• Proses pengadaan yang lebih baik di negara berkembang anggota
• Perencanaan ADB pengadaan yang lebih
• Tata kelolabaik
• Kontrak dengan kriteria kinerja yang jelas
• Jumlah pengaduan yang sedikit
• Proses ADB yang lebih baik
• Tender kompetitif terbuka
• Desentralisasi
• Akreditasi untuk pengaturan pengadaan alternatif
• Keputusan berbasis prinsip
• Perencanaan pengadaan yang lebih
• Pelimpahan baik kewenangan
• Penawaran dengan pembobotan untuk berbagai kriteria proposal
Ke a d il a n
yang dikelola ADB. ADB menyusun kebijakan pengadaan tahun 2017 agar diperoleh manfaat dan fleksibilitas yang signifikan dalam keseluruhan siklus pengadaan proyek, serta untuk meningkatkan hasil penyelenggaraan proyek melalui fokus yang diperbarui terhadap konsep kualitas, nilai manfaat uang (value for money - VFM) dan kesesuaian dengan kebutuhan (fitness for purpose).
Buku panduan ini merupakan bagian dari serangkaian buku panduan yang diterbitkan ADB di tahun 2018 untuk melengkapi kebijakan dan peraturan pengadaan yang telah diterbitkan di tahun 2017. Masing-masing buku panduan membahas isu per topik untuk peminjam (termasuk penerima hibah), peserta tender, dan masyarakat madani berdasarkan kerangka kerja baru (lihat daftar di bawah ini). Berbagai buku panduan ini akan banyak memuat referensi silang dengan buku panduan lainnya dan hendaknya dibaca sebagai satu keterkaitan. Semua referensi ke “buku panduan” merujuk pada buku dalam rangkaian panduan ini.
Buku-buku panduan ini dapat diperbarui, diganti, atau ditarik dari waktu ke waktu.
Reformasi pengadaan di ADB dimaksudkan untuk memastikan tercapainya VFM dengan jalan meningkatkan fleksibilitas, kualitas, dan efisiensi di sepanjang siklus pengadaan (lihat ilustrasi di bawah ini serta Buku Panduan Mengenai Nilai Manfaat Uang). VFM merupakan bagian dari struktur pengadaan holistik dengan tiga pilar pendukung: efisiensi, kualitas, dan fleksibilitas. Dua prinsip utama, yaitu transparansi dan keadilan, menjadi ikatan yang menjalin keseluruhan unsur struktur tersebut.
Tentang Publikasi Ini vii
Tujuan
Buku panduan ini dimaksudkan untuk membantu pembacanya dengan jalan menjelaskan dan menguraikan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB tahun 2017 bagi peminjam (termasuk penerima hibah).
Dokumen ini mengidentifikasi informasi tambahan untuk pertimbangan pembaca dalam menerapkan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB bagi keadaan masing- masing pembaca.
Dokumen yang Terus Berkembang
Buku panduan ini dimaksudkan sebagai dokumen yang terus berkembang dan akan direvisi sebagaimana diperlukan.
Pastikan mengecek situs web ADB Business Center untuk memperoleh versi terakhir dan informasi terbaru, https://www.adb.org/business/main.
Pembaca
Di berbagai situasi dan kondisi, pembaca diharapkan menggunakan buku panduan ini sesuai dengan kebutuhan masing-masing pembaca. Demi konsistensi dalam rangkaian buku panduan ini, digunakan asumsi berikut ini tentang pembacanya:
Pembaca dokumen ini merupakan kalangan profesional yang terlibat dalam kegiatan- kegiatan yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan yang sering diajukan, klarifikasi, contoh, informasi tambahan, pranala (link) ke pelatihan, serta sumber daya lain yang berguna akan tersedia di situs web ADB.
Pastikan Anda mengecek situs web ADB Business Center untuk mendapat informasi lebih lanjut, https://www.adb.org/business/main.
Waktu
Waktu merupakan unsur penting dalam VFM. Ketika suatu proyek selesai tepat waktu atau ketika suatu proses dapat diselesaikan dengan cepat, tercipta nilai yang lebih besar bagi seluruh pemangku kepentingan. Misalnya, proyek pembangunan jalan yang rampung lebih awal memberikan manfaat ekonomi, keamanan, atau nilai lainnya bagi masyarakat pengguna. Rampungnya jalan tersebut meningkatkan imbal hasil investasi bagi lembaga penanggung jawab serta mempercepat siklus proyek dan pembayaran kepada peserta pemenang tender. Demikian pula proyek yang selesai terlambat akan kehilangan nilai yang signifikan.
Pertimbangan tentang VFM dalam konteks pengadaan perlu memperhatikan hal- hal yang (i) mempersingkat jangka waktu siklus pengadaan, atau (ii) mempercepat penyelesaian proyek pembangunan.
Tentang Publikasi Ini viii
Urusan Hukum dan Prioritas Tata Urutan
Buku panduan ini menjelaskan dan menguraikan ketentuan-ketentuan pada Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) yang berlaku bagi lembaga penanggung jawab (dan pelaksana) di bawah proyek sektor publik (termasuk proyek daerah) yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman investasi ADB (tidak termasuk pinjaman ADB yang berbasis hasil atau berbasis kebijakan), hibah yang didanai ADB (tidak termasuk bantuan teknis dan konsultasi staf yang dikelola ADB), atau dana yang dikelola ADB.
Apabila terjadi perbedaan antara buku panduan ini dengan peraturan pengadaan, yang dianggap berlaku adalah peraturan pengadaan. Perjanjian pembiayaan mengatur hubungan hukum antara peminjam dan ADB. Hak dan kewajiban antara peminjam dengan penyedia barang, pekerjaan, atau layanan diatur dalam dokumen pengadaan spesifik yang dikeluarkan oleh pihak peminjam dan kontrak yang ditandatangani antara peminjam dengan penyedia, dan bukan berdasarkan buku panduan ini.
ix
DAFTAR SINGKATAN
ADB — Asian Development Bank
APP — annual procurement plan (rencana pengadaan tahunan)
BDS — bid data sheet (lembar data penawaran) e-GP — electronic government procurement
(pengadaan pemerintah secara elektronik) e-RA — electronic reverse auction (lelang terbalik
secara elektronik)
IFB — invitation for bids (undangan pemasukan penawaran)
IT — information technology (teknologi informasi) MDB — multilateral development bank
(bank pembangunan multilateral)
RFP — request for proposals (permintaan proposal) SWOT — strengths, weaknesses, opportunities, threats
(kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman) VFM — value for money (nilai manfaat uang)
x
RINGKASAN EKSEKUTIF
Buku panduan ini menjelaskan bagaimana ADB mendorong penggunaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) di berbagai tahap dalam proses pengadaan. Panduan ini menjelaskan manfaat pengadaan secara elektronik (e-procurement) dan perangkat-perangkat yang digunakan ADB dalam menilai sistem untuk menyarankan beragam pendekatan bagi pelaksanaannya.
Kunci bagi keberhasilan pelaksanaan pengadaan secara elektronik adalah fleksibilitas. Upaya untuk mereplikasi proses manual yang ada tanpa perubahan akan menambah risiko dan kompleksitas pelaksanaan secara signifikan. Hal ini juga akan menghilangkan peluang untuk merekayasa ulang proses bisnis guna menjadikannya lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik perlu menjadi bagian dari strategi manajemen perubahan yang harus dikembangkan dan dilaksanakan. Selain itu, yang juga sangat penting adalah dukungan dan pengawasan dari pihak-pihak tingkat tinggi.
Pengadaan secara elektronik yang dilaksanakan dengan efektif dapat
Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Waktu Pengadaan
• Mengurangi secara signifikan waktu pemrosesan dan komunikasi dalam pengadaan, baik bagi pembeli maupun peserta tender, melalui sistem elektronik otomatis, dibandingkan dengan sistem manual berbasis kertas.
• Menawarkan peluang untuk mengintegrasikan sepenuhnya proses pengadaan dengan sistem lembaga yang lain seperti anggaran, jurnal umum, daftar aset, inventaris, dan utang, sehingga menambah fungsionalitas sistem-sistem tersebut dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.
Mengurangi Risiko
• Mendukung pengembangan mekanisme pelaporan yang dapat diandalkan dan efektif untuk pemantauan dan umpan balik internal.
• Membangun dasar analitis untuk peningkatan kebijakan dan proses bisnis, sehingga mengurangi risiko operasional.
• Proses otomatis mengurangi risiko kesalahan yang dapat mengganggu pengadaan.
Ringkasan Eksekutif xi
Meningkatkan Transparansi dan Keadilan
• Mendukung publikasi dan pengungkapan informasi online yang berkaitan dengan rencana, peluang, proses, dan hasil pengadaan secara tepat waktu, sehingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses pengadaan.
• Mendorong solusi sistem yang transparan, mudah diakses, dan aman dengan fitur kerahasiaan yang sesuai guna menarik lebih banyak persaingan dan membangun kepercayaan dengan para peserta proses pengadaan.
• Mendukung pembuatan jejak audit guna meningkatkan integritas proses pengadaan.
• Mendukung pembuatan fungsionalitas penanganan pengaduan pengadaan, meningkatkan keadilan, integritas, dan akuntabilitas pengadaan publik.
Memberikan Nilai Manfaat Uang
• Sistem pengadaan secara elektronik lintas bagian pemerintah akan meminimalkan duplikasi proses, meningkatkan efisiensi pemasok, menghilangkan duplikasi upaya dan biaya dari berbagai lembaga, serta memanfaatkan daya beli pemerintah melalui kesepakatan kerangka kerja.
I. Pendahuluan
A. Definisi
1.1 Kebijakan Pengadaan Asian Development Bank (ADB): Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) dan Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) menggarisbawahi perlunya transparansi dan efisiensi dalam pengadaan. ADB mendorong peminjam untuk terus memodernisasi sistem pengadaannya, termasuk melaksanakan pengadaan melalui cara-cara elektronik (e-procurement).
1.2 Buku panduan ini memiliki dua maksud. Pertama adalah untuk menjelaskan bagaimana pengadaan secara elektronik dapat digunakan dalam proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB. Kedua untuk memberikan panduan bagi peminjam (termasuk penerima hibah) dalam memperkenalkan atau memperluas pengadaan secara elektronik pada sistem pengadaan tingkat nasional dan lembaga.
Peminjam ADB dianjurkan untuk menggunakan pengadaan secara elektronik, baik untuk proyek yang dibiayai ADB maupun pengadaan yang dibiayai oleh peminjam.
Posisi dasar ADB adalah menerima penggunaan sistem peminjam tanpa modifikasi atau dengan modifikasi minimum yang diperlukan guna memastikan kepatuhan terhadap kebijakan yang disetujui Dewan Direktur ADB, seperti yang berkaitan dengan kelayakan dan Kebijakan
Antikorupsi (1998, sesuai dengan perubahannya hingga saat ini) dan Prinsip-Prinsip dan Pedoman Integritas (2015, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu).
Sistem pengadaan secara elektronik dapat dirancang dan digunakan di seluruh bagian siklus pengadaan ADB (lihat Gambar), terutama dalam tahap-tahap perencanaan pengadaan, tender, evaluasi penawaran, pemberian kontrak, dan pelaksanaan kontrak (Gambar 1).
1.3 Pengadaan secara elektronik adalah perangkat yang sangat berdaya guna (lihat Kotak). E-procurement
Kotak
Definisi Pengadaan Secara Elektronik
Pengadaan secara elektronik adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh lembaga pemerintah, komunitas tender, lembaga regulator dan pengawas, penyedia layanan pendukung lainnya, serta masyarakat madani untuk membantu pelaksanaan pengadaan barang, pekerjaan, dan layanan, dan dalam manajemen kontrak, demi memastikan tata kelola yang baik dan nilai manfaat uang (VFM) dalam pengadaan publik, serta berkontribusi bagi pembangunan sosioekonomi di negara yang bersangkutan.
Sumber: Asian Development Bank.
Pengadaan Secara Elektronik 2
mendorong tata kelola yang baik, transparansi, nilai manfaat uang (dengan menggabungkan berbagai kebutuhan dan mengurangi biaya dan waktu transaksi), jejak audit, serta akses paling luas yang dimungkinkan ke berbagai pemasok.
1.4 Buku panduan ini tidak berupaya mencakup semua persoalan dan opsi karena banyak dari antaranya telah dijelaskan secara menyeluruh dalam Pedoman ADB untuk Pengadaan Pemerintah Secara Elektronik.1 Panduan ini ditujukan untuk menyederhanakan berbagai persoalan agar pembuat keputusan dapat memaksimalkan volume pengadaan yang didukung ADB, yang dapat dijalankan melalui sistem pengadaan secara elektronik. Panduan ini juga dimaksudkan untuk mendukung peningkatan sistem yang sudah ada dan mendorong diperkenalkannya sistem baru jika sebelumnya tidak ada.
1 ADB. 2013. e-Government Procurement Handbook. Manila.
https://www.adb.org/documents/e-government-procurement-handbook.
Gambar 1: Pengadaan Secara Elektronik dalam Siklus Pengadaan ADB
Sumber: Asian Development Bank.
SIKLUS PENGADAAN
Keadilan
Nilai M anfaat Uang
Kualitas
siEfi
ensi
Keekonom ian
Trasinsranpa
Konseptualisasi Proyek
Perencanaan Pengadaan Rencana Pengadaan Penilaian Risiko Pengadaan
Proyek Manual Administrasi Proyek Bantuan Teknis Transaksi Kategorisasi Risiko Pengadaan
Dokumen Tender Pemberian Kontrak
Rencana Manajemen Kontrak Umpan Balik atau Evaluasi
Manajemen Pelaksanaan dan Kontrak Laporan Penyelesaian Proyek
Penutupan Kontrak Pembelajaran
Strategi Kemitraan Negara Penilaian Risiko Pengadaan di Penilaian Risiko Pengadaan di
Tingkat Negara dan Tingkat Negara dan Sektor/Lembaga Sektor/Lembaga
Evaluasi Penawaran Laporan Evaluasi
Tender
Pengadaan Secara Elektronik
Pendahuluan 3
B. Lingkup Pengadaan Secara Elektronik
1.5 Selama 2 dekade terakhir, sistem pengadaan secara elektronik telah berkembang sangat pesat. Dari titik awal berupa portal sederhana dan papan pengumuman hingga pilihan yang ada saat ini. Berbagai pilihan tersebut mencakup aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning) di lokasi; aplikasi produktivitas tersendiri; solusi sumber terbuka yang dibangun secara khusus dan hosting tersendiri; serta perangkat lunak sebagai layanan (software as a service) berbasis langganan.
1.6 Dampak peningkatan VFM dalam pengadaan sektor publik sangat berarti. Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) memperkirakan bahwa produk domestik bruto yang dibelanjakan melalui pengadaan publik di negara-negara anggotanya umumnya mencapai 10%–20%.2 Penghematan dari pengadaan secara elektronik yang efektif dapat mencapai 10%
dari nilai pengadaan (catatan kaki 1). Hal ini belum memperhitungkan manfaat lainnya seperti transparansi, efisiensi, tata kelola, dan akuntabilitas. Reformasi pengadaan telah diidentifikasi sebagai faktor penting dalam pembangunan sebuah negara. Tata kelola pengadaan sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan masyarakat dan berfungsi sebagai barometer kualitas administrasi publik. Hal ini menjadikannya sebagai target prioritas untuk penguatan di banyak pemerintahan.
1.7 Penggunaan teknologi informasi (TI) secara efektif menjadi perangkat yang luar biasa untuk memperkuat tata kelola dan efisiensi dalam segala bentuk pengadaan. Keputusan yang perlu dibuat para peminjam dan lembaga penanggung jawab serta lembaga pelaksana bukanlah apakah akan melaksanakan pengadaan secara elektronik, tetapi kapan akan melaksanakannya. Pelaksanaan pengadaan secara elektronik dapat langsung dijalankan dalam lingkungan baru (greenfield) karena sistem tidak perlu diintegrasikan dengan sistem yang lain, atau dapat menjadi kompleks karena sistem perlu berhubungan dengan berbagai sistem yang lain, seperti bagan akun standar (chart of accounts), utang, atau daftar aset.
Kompleksitas akan bertambah karena adanya berbagai aturan dan peraturan proses pengadaan yang harus dimasukkan ke dalam sistem agar ada kesamaan.
Aturan dan peraturan tersebut sering dibangun berdasarkan proses manual yang tidak terlalu cocok dengan logika matematika sistem teknologi informasi (TI).
1.8 Sistem yang sudah tersedia luas (off-the-shelf) lebih disukai dibandingkan dengan sistem yang dibangun secara khusus (bespoke) dan ada banyak pilihan yang tersedia di pasar. Sistem yang tersedia luas sudah terbukti lebih tangguh daripada sistem yang dibangun secara khusus, dan telah berisi sebagian besar proses dan fungsionalitas pengadaan standar. Meskipun ada dorongan untuk membangun sistem khusus—karena sistem seperti ini mungkin dipandang akan lebih cocok dengan proses manual yang ada—hal ini perlu ditolak, kecuali jika skalanya cukup
2 Organisation for Economic Co-operation and Development. 2017. Public Procurement.
Government at a Glance: 2017 Edition. Paris. http://stats.oecd.org/Index.aspx?QueryId=78413.
Pengadaan Secara Elektronik 4
besar untuk mengimbangi biaya signifikan dalam pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan yang inheren dalam sistem khusus.
1.9 Pendekatan yang optimal adalah memilih sistem yang paling cocok dengan proses manual dan infratruktur TI yang ada. Manakala memungkinkan, proses yang ada harus ditelaah apakah dapat dimodifikasi agar cocok dengan fungsionalitas standar dalam sistem. Pelanggan yang meyakini bahwa
kebutuhannya bersifat unik dan mengharuskan sistem TI standar dimodifikasi agar cocok akan menghadapi biaya implementasi yang sangat tinggi untuk pengembalian investasi yang kecil, atau malah negatif. Pesan utamanya adalah untuk melakukan konfigurasi, bukan melakukan penyesuaian.
C. Memperkenalkan Pengadaan Secara Elektronik
1.10 Pengenalan pengadaan secara elektronik perlu disertai tinjauan aturan bisnis di seputar proses pengadaan. Stabilitas, jejak audit, dan transparansi yang inheren dalam sistem pengadaan secara elektronik yang berjalan dengan baik akan menyebabkan berbagai titik kendali dan titik periksa dalam proses manual menjadi sia-sia.
1.11 Sistem pengadaan secara elektronik apa pun harus memiliki tujuan yang jelas. Proses, alur kerja, ambang persetujuan, dan persyaratan aturan yang ada perlu diidentifikasi dan dipetakan. Pengadaan secara elektronik berpotensi mengatasi berbagai persoalan yang inheren dalam proses pengadaan secara manual. Hal ini termasuk pelaporan manajemen secara real-time atas pengeluaran dan anggaran, pencabutan prosedur yang rangkap dan tidak efisien, pengurangan biaya transaksi bagi pembeli dan pemasok, kepatuhan yang dihasilkan sistem melalui aturan bisnis, jejak audit yang baik, dan transparansi. Sebaliknya, proses pengadaan berbasis kertas dapat menimbulkan:
(i) pembelian tanpa koordinasi dari berbagai bagian pemerintah dengan kontrak yang berbeda-beda dan harga yang berlainan untuk barang yang sama;
(ii) biaya proses yang tinggi dalam kaitannya dengan menguji pasar;
(iii) transparansi yang buruk;
(iv) tidak ada pengendalian anggaran;
(v) pengeluaran secara terpisah-pisah, sehingga menyebabkan biaya pembelian yang lebih tinggi dan, dalam kasus tertentu, penyimpangan dalam pengendalian;
(vi) intelijen pasar yang sudah ketinggalan;
(vii) pengeluaran yang tidak biasa (di luar kontrak);
(viii) proses pembayaran yang tidak efisien;
(ix) informasi audit yang sudah usang; dan
(x) pelacakan manajemen kontrak yang rentan kekeliruan.
Pendahuluan 5 1.12 Penggunaan TI secara efektif akan meningkatkan kinerja pengadaan. Jika dikonfigurasikan dengen efektif, pengadaan secara elektronik akan merampingkan semua aspek proses pengadaan (dari ujung ke ujung, mulai sejak perencanaan hingga pemantauan kontrak, pembayaran, layanan pasca-penjualan, pelacakan aset dan depresiasi, dll.). Secara bersamaan, pengadaan secara elektronik juga menerapkan kendali yang lebih kuat terhadap pengeluaran dan preferensi produk. Pelaksanaan pengadaan secara elektronik akan mengotomatiskan proses internal dan eksternal yang berkaitan dengan proses pengadaan, termasuk seleksi pemasok. Salah satu manfaat yang paling penting adalah bahwa pengadaan secara elektronik sangat cocok untuk pembuatan kesepakatan pasokan jangka panjang dan penyertaannya di dalam katalog.
1.13 Diperkenalkannya pengadaan secara elektronik juga memfasilitasi perkenalan lelang terbalik secara elektronik (e-reverse auction). Metode ini merupakan perangkat yang sangat berdaya guna bagi pengadaan komoditas dan barang standar yang sudah tersedia luas (off-the-shelf). Lelang terbalik ini biasanya dijalankan selama beberapa jam (waktu yang lebih panjang mungkin akan mendorong praktik-praktik kolusi). Semua peserta lelang terbalik dapat melihat penawaran terendah saat ini dan diundang untuk memberi penawaran yang lebih lebih rendah lagi sedikit demi sedikit. Pada akhir proses, peserta lelang dengan penawaran terendah akan terpilih sebagai pemenang lelang.3
1.14 Pengadaan secara elektronik tidak berarti semua aspek pengadaan akan diotomatiskan. Profesional di bidang pengadaan dan proyek akan tetap mengelola pengadaan, merancang kontrak, mengembangkan rencana pengadaan, strategi kontrak, serta kriteria evaluasi dan spesifikasi.
1.15 Potensi dan keterbatasan pengadaan secara elektronik sering
disalahpahami. Sebuah sistem pengadaan secara elektronik bukan obat mujarab dan efektivitasnya akan bergantung pada sebagus apa kualitas rancangannya dan sebanyak apa penggunaannya. Mengotomatiskan proses yang cacat dan tidak efisien, serta pilihan strategis yang buruk, hanya akan menjadikan pengadaan yang jelek berjalan lebih cepat.
1.16 Ada risiko bahwa sistemnya sendiri yang akan “menjadi” prosesnya. Hal ini dapat menghambat inovasi dan perbaikan karena kendala dan konfigurasi sistem. Secara de facto, sistemnya “menjadi” kebijakan aktual karena prosesnya tidak dapat dipisahkan. Hal ini terutama menjadi masalah pada sistem yang dibangun secara khusus (bespoke) karena besarnya investasi yang sudah dikeluarkan (sunk cost) untuk sistem tersebut. Selanjutnya, persoalan ini dapat menghambat reformasi dan inovasi lebih lanjut.
3 Untuk perincian lebih lanjut, lihat: World Bank et al. 2005. E-Reverse Auction Guidelines for MDB Financed Procurement. Washington, DC. (sampai dengan bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi) http://siteresources.worldbank.org/
INFORMATIONANDCOMMUNICATIONANDTECHNOLOGIES/Resources/e-reverse_
auction-requirements.pdf.
II. Penggunaan Pengadaan Secara Elektronik dalam Proyek yang
Dibiayai ADB
A. Ketentuan Umum
2.1 Peminjam diwajibkan menggunakan Sistem Manajemen Konsultan ADB untuk mengiklankan semua peluang layanan konsultasi yang tercantum agar dapat dilakukan seleksi kompetitif berdasarkan rencana pengadaan untuk proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana yang dikelola ADB. Akses peminjam ke Sistem Manajemen Konsultan diberikan melalui aplikasi di http://cms.adb.org. Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh Peminjam ADB berisi perincian lebih lanjut.
2.2 Untuk barang, pekerjaan, dan layanan nonkonsultasi, peminjam
didorong untuk menggunakan pengadaan secara elektronik untuk semua metode pengadaan (misalnya tender kompetitif terbuka dengan iklan internasional atau nasional, tender kompetitif terbatas, permintaan penawaran/request for quotations). Paling tidak, peminjam diwajibkan menerbitkan pemberitahuan pengadaan di muka dan rencana pengadaan di situs web ADB, dan juga mengiklankan semua kontrak pengadaan yang menggunakan tender kompetitif terbuka dengan iklan internasional di situs tersebut. Buku Panduan Mengenai Tender Kompetitif Terbuka berisi perincian lebih lanjut tentang berbagai persyaratan tersebut.
2.3 Penilaian risiko pengadaan proyek harus memverifikasi dan
mengonfirmasi usulan penggunaan pengadaan secara elektronik atau pengaturan terkait, yaitu bahwa pengadaan secara elektronik tersebut dapat dianggap memadai, efisien, dan aman, dan tidak mencegah keikutsertaan calon peserta tender.
2.4 Penjelasan mengenai penggunaan pengadaan secara elektronik serta pengaturan dan keputusan spesifik yang terkait harus disampaikan dalam rencana pengadaan proyek yang sudah disetujui sebelum pelaksanaan. Untuk perinciannya, lihat Buku Panduan Mengenai (i) Kerangka Kerja Risiko Pengadaan dan (ii) Perencanaan Pengadaan Strategis.
2.5 Modul untuk lelang atau tender secara elektronik di dalam pengadaan secara elektronik yang diadakan peminjam akan diverifikasi kepatuhannya terhadap versi terbaru persyaratan tender secara elektronik dari bank
Penggunaan Pengadaan Secara Elektronik dalam Proyek yang Dibiayai ADB 7 pembangunan multilateral (MDB), seperti yang diadopsi oleh ADB.4 Penggunaan modul untuk lelang terbalik secara elektronik (e-RA) dalam pengadaan secara elektronik akan diverifikasi kepatuhannya terhadap versi terbaru pedoman e-RA dari MDB, seperti yang diadopsi oleh ADB (catatan kaki 2). Modul pengadaan secara elektronik yang lain, seperti manajemen katalog atau pasar elektronik (e-marketplace) akan diverifikasi kepatuhannya terhadap acuan dalam prinsip- prinsip inti pengadaan ADB dan persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan pengadaan 2017 ADB (dalam paragraf 1.34–1.36).
2.6 Setelah ADB menyetujui penggunaan sistem pengadaan secara
elektronik, peminjam akan memantau erat dan mencatat pengalaman pelaksanaan pengadaan secara elektronik, serta membagikan dengan ADB segala tantangan yang dihadapi dalam pengadaan, terutama mengenai sistem pengadaan secara elektronik yang digunakan. Umpan balik seperti ini akan memungkinkan ADB untuk mengembangkan langkah perbaikan yang cocok guna mengatasi tantangan tersebut dan mengoordinasikan harmonisasi pendekatan untuk pemecahan masalah dengan bank pembangunan multilateral yang lain.
B. Cara Akreditasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik
2.7 Akreditasi sistem pengadaan secara elektronik oleh ADB tidak
diperlukan jika penggunaannya hanya terbatas untuk mengiklankan peluang dan mengumumkan pemberian kontrak.
2.8 ADB akan mengizinkan penggunaan sistem pengadaan secara elektronik, kecuali jika ditemukan adanya ketidakpatuhan berat dalam sistem tersebut terhadap kebijakan pengadaan dan/atau peraturan pengadaan 2017.
Jika ketidakpatuhan dapat diperbaiki melalui ketentuan penggunaan dokumen tender standar, atau melalui langkah-langkah seperti yang ditentukan dalam Lampiran 1 buku panduan ini, lembaga penanggung jawab yang melaksanakan proyek bersangkutan akan diminta untuk menerapkan langkah-langkah perbaikan ini saat menggunakan sistem pengadaan secara elektronik tersebut. Manakala memungkinkan, ADB akan menghindari untuk mengharuskan perubahan terhadap fungsionalitas dan proses standar sistem tersebut.
2.9 Jika sebuah sistem pengadaan secara elektronik sudah pernah
diakreditasi oleh ADB, atau oleh MDB yang lain, dan sistem tersebut belum pernah mengalami modifikasi besar sejak akreditasi, ADB akan mengizinkan penggunaan sistem tersebut bila sistem mematuhi prinsip-prinsip inti pengadaan ADB. Jika sistem tersebut belum pernah diakreditasi oleh ADB atau oleh MDB yang lain, atau sistem pernah mengalami modifikasi besar sejak diperkenalkan, sistem tersebut akan dinilai kembali oleh konsultan atau staf yang ditunjuk ADB selama
4 World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC. (sampai dengan bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi) http://siteresources.worldbank.org/INTPROCUREMENT/Resources/E-Tendering_
Requirements_for_MDB_Loans-Grants_and_Credits_November_2009.pdf.
Pengadaan Secara Elektronik 8
tahap perencanaan pengadaan. Lembaga penanggung jawab diwajibkan untuk memfasilitasi penilaian sistem pengadaan secara elektronik tersebut oleh staf atau konsultan ADB yang ditempatkan di lokasi. Lingkup penilaiannya akan ditentukan oleh kompleksitas pengadaan dan kematangan sistem.
2.10 Lembaga penanggung jawab diminta untuk menyerahkan pernyataan bahwa sistem pengadaan secara elektroniknya sudah mematuhi persyaratan pengadaan secara elektronik dari ADB, sehubungan dengan kepatuhan terhadap pedoman tender secara elektronik atau lelang terbalik secara elektronik (e-RA), sesuai yang berlaku. ADB dapat meninjau sistem di lokasi untuk memverifikasi kepatuhan. Jika ada ketidakpatuhan, ADB akan mengidentifikasinya dan menganalisis risiko dan dampaknya. Jika risiko dan dampaknya dipandang material, akan direkomendasikan langkah-langkah perbaikan guna mengatasi ketidakpatuhan. Jika rekomendasi ini disetujui dan ketidakpatuhannya diatasi, ADB akan mengizinkan penggunaan sistem.
2.11 Apa pun hasil penilaiannya, kemungkinan akan direkomendasikan penggunaan persyaratan spesifik tertentu bagi pengadaan secara elektronik, yang akan dimasukkan ke dalam dokumen tender untuk pengadaan yang diproses menggunakan sistem pengadaan secara elektronik.
2.12 Pendekatan saat ini untuk menilai dan mengakreditasi sistem pengadaan secara elektronik yang akan digunakan dalam operasi ADB diperoleh dari survei ADB baru-baru ini mengenai sistem pengadaan secara elektronik, penilaian independen terhadap sistem pengadaan secara elektronik, laporan dari ADB dan Bank Dunia mengenai pengembangan pengadaan secara elektronik di negara-negara berkembang anggota ADB, serta pengalaman ADB sendiri dalam pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik. Pendekatannya akan diperbarui dari waktu ke waktu guna memastikan agar pendekatan ADB tetap dinamis dan fleksibel, bergantung pada kebutuhan dan evolusi dalam praktik pengadaan secara elektronik.
2.13 ADB dapat memilih untuk menilai kembali sistem pengadaan secara elektronik yang sudah diakreditasi jika terjadi hal-hal berikut:
(i) pengaduan yang bersifat fundamental mengenai sistem pengadaan secara elektronik yang sudah diakreditasi, seperti sistem tidak dapat diakses, atau ada modifikasi, atau timbulnya korupsi data pada penyerahan ke sistem tersebut;
(ii) sistem pengadaan secara elektronik yang sudah diakreditasi telah mengalami perubahan material sejak akreditasi oleh ADB; dan/atau (iii) jangka waktu yang panjang (5 tahun) sudah berlalu sejak sistem
tersebut diakreditasi oleh ADB atau sejak penggunaan sistem tersebut diizinkan oleh ADB.
III. Perencanaan untuk Pengadaan Secara Elektronik
3.1 Persoalan inti mengenai prakarsa pengadaan secara elektronik yang signifikan adalah memastikan bahwa semua manfaat yang diantisipasi dapat terealisasi saat beralih dari yang lama ke yang baru, terutama jika sponsor proyek mengharapkan sistem baru tersebut cocok dengan proses manual yang sudah ada.
3.2 Pelaksanaan sering kali memerlukan waktu bertahun-tahun lebih lama daripada yang diperkirakan dan dengan biaya yang lebih tinggi. Pendekatan pelaksanaan yang iteratif, dengan kesediaan untuk mengubah proses agar cocok dengan fungsi akan mengurangi baik biaya maupun waktu pelaksanaan. Di setiap tahap proses pelaksanaan, jika ada fungsionalitas sistem yang tidak cocok dengan prosesnya, nilai yang diberikan oleh proses tersebut perlu ditelaah dan dipertimbangkan terhadap biaya membangun fungsionalitas yang bersangkutan.
A. Pengembangan Strategi
3.3 Rencana untuk memperkenalkan atau memperluas pengadaan secara elektronik akan bersifat unik bagi setiap negara, karena masing-masing negara memiliki lingkungan peraturan yang berbeda-beda. Jika ada hukum pengadaan yang mencakup seluruh sektor publik, beberapa negara mungkin memilih untuk mengembangkan sistem sentral tunggal (atau terdesentralisasi). Yang lain lagi, seperti negara federal, mungkin memilih untuk satu sistem federal, dan beberapa sistem negara bagian atau provinsi. Dalam beberapa kasus, badan usaha milik negara yang besar tunduk pada rangkaian peraturan yang spesifik dan terpisah dari sektor publik yang lebih luas. Dengan demikian, sistem tersebut mungkin berada di tingkat negara, federal, atau lembaga.
3.4 Titik awal pengembangan strategi seharusnya adalah analisis kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman (strengths, weaknesses, opportunities, threats - SWOT) atas keadaan saat ini di dalam lingkungan perubahan pemerintah. Hal ini akan mengidentifikasi persoalan yang mungkin perlu diperhatikan seiring gerak maju pemerintah menuju pengadaan secara elektronik.
3.5 Faktor utama yang menentukan keberhasilan adalah budaya dan wewenang pada entitas pelaksana. Jika entitas pelaksana memiliki tekad kuat dan sumber daya yang memadai, serta diberdayakan untuk meluncurkan pengadaan secara elektronik, tersedia solusi untuk hampir semua jenis hambatan. Sebaliknya, jika tidak ada tekad kuat, peluncurannya kemungkinan tidak akan mencapai keberhasilan penuh, seberapa pun keadaannya mendukung.
Pengadaan Secara Elektronik 10
3.6 Perencanaan untuk memperkenalkan atau memperluas pengadaan secara elektronik akan berjalan dengan cara yang sama seperti perencanaan untuk semua kegiatan pengadaan yang kompleks, yaitu dengan penelaahan (i) kebutuhan, (ii) pemangku kepentingan, (iii) pasar pasokan (penyedia dan pengembang sistem), serta (iv) infrastruktur dan ekosistem TI yang ada.
Pengabaian hal-hal tersebut dapat menimbulkan risiko tinggi terhadap proyek, baik selama pelaksanaan maupun selama operasi berjalan.
3.7 Pengembangan strategi pengadaan secara elektronik seharusnya memperhatikan pula peraturan di tingkat nasional, struktur kelembagaan publik, pengalaman internasional, dan analisis pasar sisi pasokan. Kumpulan metrik kinerja dan faktor keberhasilan yang jelas seharusnya ditentukan pada titik ini.
Karena pada saat inilah, pertanyaan mendasar mengenai apakah akan membuat sendiri atau membeli perlu diputuskan. Rencana strategis untuk pengadaan secara elektronik adalah untuk solusi dari ujung ke ujung yang menjawab
(i) tujuan;
(ii) analisis pemangku kepentingan;
(iii) identifikasi kebutuhan (spesifikasi dan/atau kerangka acuan);
(iv) identifikasi wewenang untuk melakukan perubahan dan apa saja kendala terhadap laju perubahan. Kedua hal ini akan mempengaruhi pasar yang akan dinilai dan rekayasa ulang proses bisnis, serta sejumlah persoalan pemangku kepentingan;
(v) penilaian pasar (pengembang dan vendor sistem dengan kriteria seleksi yang sesuai);
(vi) rekayasa ulang proses bisnis dan pelatihan;
(vii) manajemen kontrak dan sistem;
(viii) model bisnis, berkaitan dengan siapa yang akan mengembangkan, memiliki, dan menunjang sistemnya;
(ix) peta jalan pelaksanaan; serta
(x) dukungan teknis (operasi dan pemeliharaan) dan manajemen risiko.
3.8 Persoalan utamanya bukanlah teknologi yang akan digunakan, meskipun teknologi apa pun yang terpilih tentu akan berdampak jangka panjang karena akan digunakan untuk waktu yang lama. Pemilihan teknologi adalah bagian termudah dari upaya ini. Tujuan strategi biasanya disebutkan dari segi efisiensi, waktu siklus, kompetisi, transparansi, manajemen keuangan, dan integritas. Pengadaan secara elektronik yang efektif akan memberi manfaat lebih dari sekadar “penghematan”
dan sebuah sistem tidak seharusnya dinilai semata-mata berdasarkan kemampuannya untuk menghasilkan hal yang sama seperti sebelumnya.
3.9 Strategi pengadaan secara elektronik perlu juga mengidentifikasi dan menjawab kebutuhan pemangku kepentingan sebagai bagian dari penilaian.
Beberapa mungkin menolak karena tidak ingin berubah sama sekali, sedang yang lain lagi akan berupaya mengendalikan fungsionalitas (seperti pelaporan keuangan dan kewajiban audit). Yang lain lagi mungkin resisten terhadap perubahan karena punya kepentingan tertentu, alasan tidak sah untuk mempertahankan status quo, termasuk resistensi terhadap transparansi dan kompetisi yang lebih besar. Akan
Perencanaan untuk Pengadaan Secara Elektronik 11 ada kekhawatiran yang sah mengenai keamanan data dan kecurangan, walaupun persoalan-persoalan tersebut jauh lebih banyak terjadi dalam sistem manual, yang sulit untuk dilacak atau dicegah.
3.10 Pertimbangan penting pada titik ini juga termasuk kapasitas untuk melaksanakan, mengelola, dan memelihara sistem. Hal ini juga berkaitan dengan kemudahan untuk menggunakan sistem. Sistem terbaik di kelasnya akan memiliki persyaratan tata kelola dan kepatuhan yang sudah terpasang dan akan mudah digunakan. Makin kompleks sistemnya (dari perspektif pengguna), akan makin banyak pula sumber daya yang diperlukan untuk peluncuran dan penggunaan sistem.
B. Sistem Sentral
3.11 Ada alasan yang kuat untuk sistem sentral pengadaan secara elektronik yang berlaku di seluruh bagian pemerintah. Skala keekonomian dan manfaat yang diperoleh dari platform tunggal secara nasional di seluruh bagian pemerintah akan signifikan. Tentu saja, hal ini akan menambah kompleksitas, waktu, dan biaya. Di tingkat lembaga, sebuah sistem pengadaan secara elektronik dapat diidentifikasi, diadakan, dan diluncurkan dalam waktu beberapa bulan, sementara jika di tingkat nasional, proses tersebut akan membutuhkan beberapa tahun. Di tingkat nasional, kebutuhan berbagai pemangku kepentingan yang memiliki kuasa besar akan perlu dijawab, dan banyak dari antara pemangku kepentingan tersebut perlu fleksibel mengenai bagaimana kebutuhannya akan dipenuhi. Prasyarat bagi upaya melaksanakan hal ini dalam skala nasional adalah kemauan politik dan dukungan yang harus diberikan dari tingkat tertinggi. Tanpa kemauan dan dukungan tersebut, pelaksanaannya akan terhambat oleh kompromi yang tidak optimal.
3.12 Sistem tunggal menggunakan teknologi secara lebih baik dan
meminimalkan duplikasi proses-proses seperti manajemen keamanan, manajemen katalog, dan daftar pemasok, serta persoalan interoperabilitas. Sistem tunggal memberikan satu saja titik hubungan bagi pemasok, sehingga dengan demikian, mendorong efisiensi pemasok yang lebih besar. Sistem tunggal mendorong penggabungan kebutuhan, memanfaatkan daya beli melalui kesepakatan kerangka kerja. Yang terakhir, sistem tunggal menghilangkan duplikasi upaya dan biaya pencarian, perancangan, dan pelaksanaan lintas-lembaga. Contoh sistem tunggal yang digunakan di negara anggota ADB, termasuk Layanan Pengadaan Publik di Republik Korea, Portal Pusat Pengadaan Publik untuk Lembaga Federal di India, dan Sistem Pengadaan Pemerintah Secara Elektronik di Georgia.
3.13 Jika tidak ada kemauan politik, selera, atau anggaran yang tersedia untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik di tingkat nasional, pendekatan di tingkat lembaga mungkin lebih masuk akal. Hal ini sering terjadi di perekonomian maju. Berbagai departemen dan lembaga mengembangkan sistemnya sendiri secara terpisah satu sama lain.
Pengadaan Secara Elektronik 12
3.14 Sistem tunggal sering disalahartikan sebagai upaya pengendalian dari pusat sehingga mencegah pelimpahan kewenangan. Kenyataannya, sistem tunggal mewakili infrastruktur informasi yang terpadu untuk pengadaan, bukan tersentralisasi. Setiap entitas dan tingkatan pemerintahan tetap memegang tanggung jawab penuh dan mengendalikan apa yang dibeli, seberapa banyak pembeliannya, dan kapan membeli. Pengadaan masih tetap terdesentralisasi, tetapi dilakukan melalui infrastruktur bersama, seperti halnya infrastruktur bersama untuk perdagangan di tingkat nasional, seperti mata uang nasional, hukum nasional, dan sistem perbankan nasional.
C. Kepemimpinan
3.15 Kepemimpinan politik dan kelembagaan adalah unsur terpenting dalam strategi pengadaan secara elektronik. Diperlukan sebuah lembaga tingkat pusat yang memimpin pengadaan (terlepas dari apakah ada kata “pengadaan” dalam nama lembaga tersebut). Lembaga ini harus memiliki kompetensi, amanat, dan wewenang untuk menggerakkan reformasi pengadaan. Tanpa hal-hal tersebut, pengadaan secara elektronik hanya akan menghasilkan nilai yang terbatas. Reformasi mencakup dokumen standar, lembar isian kontrak, keseluruhan kesepakatan kerangka kerja pemerintah, kebijakan seputar penggunaan tender elektronik dan e-RA, serta kebijakan yang berlaku di seluruh bagian pemerintah terkait katalog dan keamanan online.
IV. Investasi Bertahap
A. Pendekatan Bertahap untuk Pengadaan Secara Elektronik
4.1 Salah satu tantangan pertama dalam pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik adalah menentukan seberapa banyak yang dapat dicapai dalam jangka waktu horizon perencanaan yang tersedia. Berinvestasi sejak awal dalam sistem yang sudah tersedia luas (off-the-shelf) dengan fungsionalitas penuh memang sangat menarik dan akan paling cepat pelaksanaannya. Namun, sistem off-the-shelf (dan memang ada beberapa sistem yang sangat bagus) mengharuskan pemerintah untuk mengadaptasi prosesnya agar sesuai dengan sistem.
Mendapatkan persetujuan untuk perubahan seperti itu mungkin sangat sulit, dan bisa jadi ada persyaratan hukum dan peraturan yang mencegah perubahan tersebut.
4.2 Perlu diambil pendekatan bertahap untuk pelaksanaan. Model pendekatannya dijabarkan di bagian V, dimulai dengan portal yang tidak memerlukan investasi besar perangkat lunak atau perangkat keras. Langkah ini berisiko rendah, tetapi memiliki serangkaian fungsi yang berguna, baik bagi pembeli maupun pemasok. Portal tersebut dapat diperoleh dari pasar atau dibangun secara in-house oleh entitas yang melakukan pengadaan dengan menggunakan programer setempat dan anggaran kecil. Jika dibangun secara in-house, portal itu kemungkinan tidak akan dapat diintegrasikan dengan sistem off-the-shelf yang paling baik di kelasnya, sehingga investasinya perlu dijaga hanya secukupnya agar besarnya investasi yang sudah dikeluarkan (sunk cost) nantinya tidak mencegah pergantian di masa depan. Tidak diperlukan pusat data, dan manfaatnya besar, termasuk transparansi dalam mengiklankan peluang penawaran dan pemberian kontrak, pendaftaran pemasok untuk distribusi informasi, dll. Manfaat lainnya termasuk memperoleh pengalaman dalam rekayasa ulang proses bisnis dengan tingkat risiko yang rendah dan aspek perubahan budaya.
4.3 Jangka waktu pengenalan bertahap akan tergantung pada prioritas politik dan eksekutif, terutama jika dibutuhkan undang-undang baru atau perubahan terhadap undang-undang yang sudah ada. Periode pengenalan selama 2–4 tahun adalah periode yang tipikal, meskipun langkah besar dapat dilakukan dalam jangka waktu 6–12 bulan. Program yang dipercepat tanpa membutuhkan perubahan legislatif dapat memberikan hasil signifikan dalam waktu 6 bulan. Penentuan prioritasnya perlu dicocokkan dengan kebutuhan politik dan, karena itu,
seharusnya diprioritaskan pada sisi fungsionalitas yang tampil ke publik (front end).
Pengadaan Secara Elektronik 14
Jika pengembangannya berjalan di sisi back end, seperti penyerahan penawaran secara online, visibilitas politiknya tidak besar.
B. Manajemen Risiko
4.4 Dalam pengembangan, penyesuaian, dan operasi berjalan sistem apa pun, salah satu bidang risiko tertinggi melibatkan tata kelola, bukan teknologi. Penggunaan pihak ketiga, yang memiliki keterampilan dan keahlian yang diperlukan, dapat membantu menghindari risiko yang berkaitan dengan manajemen dan retensi sumber daya, dan juga risiko yang berkaitan dengan teknologi yang terus berevolusi. Namun, meskipun isu-isu ini adalah tanggung jawab pemasok, risikonya tetap ditanggung bersama dengan pemerintah dan manajemen kontrak pemerintah dengan pemasok.
4.5 Kuncian pemasok. Risiko terjadinya kuncian pemasok (supplier lock-in) tidak terhindarkan dengan sistem off-the-shelf dan risiko ini juga signifikan dengan sistem yang dibangun khusus, bergantung pada platform apa yang dipilih. Karena itu, sangatlah penting untuk mengambil sudut pandang jangka panjang. Ada risiko signifikan untuk terkunci dalam sistem yang buruk atau tidak optimal akibat proses seleksi yang lemah dalam tahap awal pelaksanaan. Ada kebutuhan untuk membuat rencana transisi sistem yang pada akhirnya akan terjadi. Isu-isu yang perlu dikelola termasuk kepemilikan kekayaan intelektual, data, dan perangkat lunak. Tidaklah realistis untuk berasumsi bahwa pemasok yang baru akan mampu mengambil alih dari pemasok sebelumnya sambil tetap memastikan kontinuitas bisnis, tanpa dukungan apa pun, bahkan saat beralih ke platform baru. Upaya memahami kode perangkat lunak serta sistemnya akan memakan waktu, dan penyedia yang akan diganti tak memiliki banyak insentif untuk membantu, kecuali jika memang diwajibkan sebagai bagian dari kesepakatan awal.
4.6 Klausul yang ditetapkan dalam kontrak untuk transisi dan penghentian harus kuat karena keadaan yang menimbulkan pemutusan kontrak secara inheren adalah pertentangan. Pemasok tahu bahwa ketersediaan sistem adalah hal yang sangat penting dan mungkin memanfaatkan fakta ini secara oportunis. Pemerintah dan lembaga harus menerapkan kendali kontrak dan proses standar yang tepat, sama halnya dengan penyampaian layanan dan dukungan dalam kesepakatan layanan secara elektronik apa pun, guna memastikan bahwa hak milik tertentu (proprietary right) pemerintah atas sistem dan data sudah didefinisikan dengan jelas dan bahwa kesepakatannya mencakup rencana transisi setelah pemutusan kesepakatan. Risiko terjadinya kuncian pemasok (supplier lock-in) umumnya diremehkan.
4.7 Ada berbagai risiko sistem dan operator yang berkaitan dengan kontinuitas bisnis, berhenti beroperasinya (downtime) perangkat lunak dan perangkat keras, serta keamanan. Lisensi dan model distribusi “perangkat lunak sebagai layanan (software as a service)” akan meminimalkan risiko-risiko tersebut, tetapi model ketangguhan organisasi setiap pemasok harus ditinjau. Biasanya, pemasok yang terbaik di kelasnya akan memiliki jaminan tingkat layanan operasi
Investasi Bertahap 15 berjalan (uptime) atau ketersediaan sistem 99,9%. Isu-isu seperti biasanya masuk dalam lingkup audit sistem, yang seharusnya dilaksanakan setidaknya secara tahunan, terlepas dari operatornya atau model kepemilikan yang digunakan.
Selain itu, terlepas dari model bisnis yang dipilih, pemerintah pada akhirnya tetap bertanggung jawab atas manajemen layanan bisnis yang sedang disampaikan, dan akan memerlukan unit manajemen operasi yang bertanggung jawab untuk mengelola operasi layanan, bahkan jika layanan dialihdayakan secara penuh ke pihak ketiga.
4.8 Selain berbagai risiko operasional dan kontrak tersebut, akan diperlukan penilaian risiko terperinci dan rencana manajemen risiko jika ingin mengembangkan sistem pengadaan secara elektronik, atau jika ingin menyesuaikan secara signifikan sistem off-the-shelf. Risiko dan biaya dalam model portal sederhana akan relatif minor jika dibandingkan dengan pengembangan atau penyesuaian sistem secara lengkap.
V. Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik
5.1 Terdapat dua opsi pengembangan atau fungsional yang dapat
dipertimbangkan untuk sebuah sistem pengadaan secara elektronik: pendekatan konservatif langkah demi langkah atau pendekatan terima jadi (turnkey) yang lebih ambisius. Pilihan di antara kedua opsi tersebut yang dibahas dalam bagian ini, terutama berkaitan dengan kepemimpinan politik dan birokrasi, wewenang, dan kapasitas untuk mengelola perubahan.
5.2 Di dalam kedua opsi tersebut pun masih ada beberapa opsi lagi untuk cara pengembangannya. Tahap pertama dapat berupa rintisan oleh lembaga tunggal dan konsolidasi dalam bentuk portal elektronik/e-portal (dengan fungsionalitas back end yang minimal), beserta fungsi informasi dan beberapa fitur lainnya yang dibahas dalam bagian ini, ditambah undang-undang baru jika diperlukan. Tahap portal elektronik (e-portal) tersebut selanjutnya akan diikuti dengan sistem pengadaan secara elektronik yang sepenuhnya interaktif, yang berisi berbagai mode manajemen pengadaan dan transfer dana.
5.3 Dengan demikian, pendekatan yang konservatif adalah pembuatan portal pengadaan secara elektronik, yang merupakan penyempurnaan dari portal yang ada, kemudian diikuti dengan sistem pengadaan secara elektronik berspesifikasi lengkap yang nantinya akan menggantikan portal tersebut. Tahap pertama dari pengembangan portal akan berisiko relatif rendah dari segi biaya dan perubahan proses. Portal sederhana tersebut seharusnya tidak digunakan sebagai dasar untuk menciptakan sistem lengkap, melainkan akan diganti oleh operasi turnkey.
Pendekatan ini dapat memperlambat transformasi penuh hingga sekitar 2 tahun.
5.4 Jalan kedua yang lebih maju akan berupa perkenalan operasi turnkey yang lengkap dan menyeluruh sejak awal. Jalan ini akan berisiko relatif tinggi dari segi biaya dan reformasi. Opsi ini akan mendorong perubahan teknologi dan budaya di dalam banyak operasi pemerintah dan di dalam pengadaan publik negara yang bersangkutan serta sektor bisnisnya.
5.5 Layanan portal elektronik (e-portal) pengadaan sederhana sebaiknya terdiri atas bagian informasi dan bagian interaktif. Sebuah model portal elektronik akan dibahas di subbagian berikutnya, yang mengidentifikasi fungsionalitas yang diinginkan bagi implementasi baru atau yang sudah ada. Idealnya, portal elektronik akan memasukkan bagian dan fungsi informasi sejak tahap awal modernisasi pengadaan, sebelum beralih menuju sistem pengadaan secara elektronik yang interaktif, transaksional, dari ujung ke ujung. Tahap awal ini dapat dibeli off-the- shelf atau dibangun secara khusus, biasanya oleh ahli di tingkat lokal atau nasional,
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 17 dengan biaya kurang dari $100.000. Portal elektronik tersebut dapat memberi manfaat nyata sambil menunggu berjalannya persyaratan lainnya, seperti undang- undang, agar terbangun lingkungan yang memberdayakan sistem pengadaan secara elektronik dengan fungsi penuh.
5.6 Model portal elektronik, seperti yang dijelaskan dalam subbagian A dan B pada bagian ini, bukanlah sistem pengadaan secara elektronik yang berfungsi penuh. Portal tersebut tidak memiliki banyak fungsi, tetapi dapat menjadi upaya awal yang efektif untuk menjadikan online pemasok dan pembeli dalam waktu singkat, serta dengan biaya dan risiko yang rendah. Meskipun portal ini bukan sistem pengadaan secara elektronik yang berfungsi lengkap, portal tetap mampu menjadikan online sektor publik dan swasta, serta memiliki fungsionalitas yang berguna bagi keduanya.
A. Portal Elektronik Sederhana Langkah 1:
Bagian Informasi
5.7 Bagian informasi di dalam model layanan portal elektronik akan mencakup hal-hal berikut:
(i) informasi mengenai lembaga yang memimpin dan strukturnya, peran, amanat, serta perincian kontak;
(ii) dokumen yang dapat diunduh, termasuk hukum pengadaan publik dan peraturan yang relevan, surat edaran, dan instruksi;
(iii) manual dan panduan pengadaan yang dapat diunduh;
(iv) dokumen tender standar yang dapat diunduh untuk pengadaan barang, pekerjaan, dan layanan;
(v) format standar yang dapat diunduh untuk laporan wajib dan ad hoc, serta format pengumpulan data untuk pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan publik;
(vi) rencana pengadaan tahunan dari lembaga atau entitas yang melakukan pengadaan publik;
(vii) daftar per kategori undangan pemasukan penawaran (invitation for bids - IFB), permintaan proposal (request for proposals - RFP), iklan pengadaan, dll., yang dikeluarkan oleh lembaga atau entitas yang melakukan pengadaan publik menurut jenis pengadaan, geografi, atau klasifikasi lainnya;
(viii) daftar kesepakatan kerangka kerja aktif yang akan digunakan oleh entitas pengadaan publik;
(ix) laporan tahunan pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan publik yang dapat diunduh;
(x) informasi mengenai peserta tender yang menerima evaluasi terbaik dan pemberitahuan pemberian kontrak;
(xi) penjelasan singkat mengenai kontrak yang diberikan;
(xii) daftar hitam pihak-pihak yang dilarang menjadi peserta tender;
(xiii) kasus-kasus tinjauan administratif terhadap pengaduan (opsional);
(xiv) statistik analitis mengenai pengadaan dan kontrak (opsional);
Pengadaan Secara Elektronik 18
(xv) berita dan acara (opsional);
(xvi) daftar rencana program pelatihan mengenai pengadaan publik (opsional); dan
(xvii) pertanyaan yang sering diajukan dan forum diskusi publik mengenai proses pengadaan.
B. Portal Elektronik Sederhana Langkah 2:
Bagian Interaktif
5.8 Bagian interaktif di dalam model layanan portal elektronik akan mencakup hal-hal berikut:
(i) Daftar Peserta Tender
(a) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mendaftarkan diri di portal informasi pengadaan dengan memasukkan informasi mengenai kompetensi, geografi operasi, ketersediaan, (b) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mengunggah dll.
salinan hasil pemindaian kredensialnya (seperti akta pendirian perusahaan, izin perdagangan, surat keterangan fiskal, dll.).
(c) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk memperbarui profil dan dokumennya sesuai kecepatan masing-masing dari dasbor pribadinya. Bagian profil peserta tender dapat memasukkan pengalaman lampau, informasi pemegang saham, omzet tahunan, dll.
(d) Lembaga atau entitas pengadaan publik seharusnya dapat mencari basis data profil peserta tender menurut kompetensi, geografi, dan faktor-faktor lainnya.
(e) Profil peserta tender seharusnya dalam bentuk yang cocok untuk persiapan prakualifikasi atau daftar pendek (short list) untuk prosedur tender kompetitif terbatas.
(ii) Rencana Pengadaan Tahunan
(a) Cara untuk menyiapkan, memperbarui, dan menerbitkan rencana pengadaan tahunan (APP) melalui lembar isian online.
(b) Cara untuk menyiapkan APP secara offline dengan format standar Microsoft Excel yang diberikan oleh portal elektronik, kemudian mengunggahnya ke portal elektronik. Data yang diunggah dalam bentuk berkas Microsoft Excel harus dibaca oleh portal elektronik, selanjutnya diisikan ke dalam basis data.
(iii) Persiapan, Publikasi, dan Perubahan terhadap Undangan Pemasukan Penawaran, Permintaan Proposal, dll.
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk menyiapkan IFB, RFP, permintaan penawaran (requests for quotations), dll., termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja. Harus dimungkinkan untuk memverifikasi, memperbarui, menyimpan sebagai draf, dan menjadwalkan tanggal publikasi—atau
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 19 langsung mempublikasi—atau memperoleh izin untuk
mempublikasi.
(b) Harus tersedia lembar isian online untuk perubahan.
Perubahannya harus dipublikasikan bersama-sama dengan undangan awal.
(c) Harus dimungkinkan untuk melampirkan berkas PDF dokumen tender atau dokumen perubahan.
(iv) Publikasi Peserta Tender yang Menerima Evaluasi Terbaik dan Pemberitahuan Pemberian Kontrak. Setelah evaluasi, entitas pengadaan publik seharusnya sudah dapat mengunggah pemberitahuan peserta tender yang diunggulkan (preferred bidder), termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja, dan hal ini harus ditampilkan dalam jangka waktu tertentu guna mengakomodasi segala pengaduan dan klarifikasi dari para peserta tender jika berlaku masa sanggah (biasanya dalam 10 hari kerja).
(v) Publikasi Penjelasan Singkat Mengenai Kontrak yang Diberikan dan Variasi
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia bagi entitas yang melakukan pengadaan publik untuk menyiapkan dan menerbitkan lembar fakta mengenai kontrak yang diberikan, yang berisi informasi mengenai pemenang kontrak, nilai kontrak yang dimenangkan, tanggal penandatanganan kontrak, rencana tanggal dimulainya kontrak, dan perkiraan tanggal selesainya kontrak.
(b) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk variasi kontrak atau permintaan berulang (repeat order). Jika terjadi variasi kontrak selama eksekusi kontrak, informasi mengenai kontrak yang telah diberikan perlu diperbarui dengan informasi yang memperlihatkan perubahan lingkup, biaya, jangka waktu, dan berbagai ketentuan kontrak lainnya.
(vi) Laporan Pengukuran dan Pemantauan Kinerja
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk memasukkan data yang berkaitan dengan pengadaan pada saat selesainya sejumlah tahapan spesifik pengadaan atau kontrak.
(b) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai berbagai indikator kinerja kontrak.
(c) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan tahunan pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan dan mempublikasikan laporan tersebut dalam portal elektronik informasi pengadaan.
(d) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai kriteria yang berbeda-beda, seperti laporan mengenai berbagai indikator kinerja, lembaga pengadaan publik, jenis pengadaan, item pengadaan, sektor pengadaan, nilai pengadaan, dll.
(e) Perlu dimungkinkan untuk mengunduh data dalam format Microsoft Office dan format berkas PDF.
Pengadaan Secara Elektronik 20
(vii) Pemantauan Rencana Pengadaan Tahunan
(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fungsi untuk mencetak daftar entitas yang melakukan pengadaan publik yang tidak menerbitkan APP atau yang terlambat menerbitkan APP, dan memberi tahu entitas tersebut.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk melihat status kontrak yang diberikan dari APP dan pengadaan yang tertunda.
(viii) Pemasukan dan Penerbitan Kasus Tinjauan Administratif Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online untuk pengajuan pengaduan dan tinjauan administratif terhadap pengaduan yang diajukan oleh peserta tender, yang akan dikelola dan diterbitkan dalam portal elektronik informasi pengadaan.
(ix) Sanksi
(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online untuk menyebutkan peserta tender, periode daftar hitam, dan alasan dimasukkan ke dalam daftar hitam setelah menyelesaikan proses yang diperlukan untuk daftar hitam.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk mencabut peserta tender dari daftar hitam.
(x) Umum
(a) Fungsionalitas pencarian dan pencarian tingkat lanjut perlu tersedia untuk IFB, APP, daftar hitam, dan bagian lainnya.
(b) Perlu ada aturan untuk mengarsipkan catatan lama setelah masa tertentu, dan cara untuk mengambilnya lagi saat diperlukan.
C. Spesifikasi Teknis
5.9 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap perlu memiliki kemampuan single sign-on agar pengguna cukup masuk sekali saja dan sudah bisa mengakses seluruh layanan yang sesuai dalam sistem, berdasarkan izin yang dibuatkan untuk pengguna tersebut. Sistem perlu memfasilitasi akses ke konten dan layanan yang berkaitan dengan peran pengguna. Antarmuka pengguna untuk sistem seperti itu perlu dijadikan intuitif dan operasional di semua browser internet yang populer, seperti Internet Explorer, Google Chrome, dan Safari, sambil tetap memperhatikan bahwa teknologinya dinamis dan browser baru kemungkinan akan muncul seiring waktu. Prasyarat teknis untuk aksesibilitas tidak boleh menimbulkan pembatasan signifikan bagi pemasok.
5.10 Untuk sistem yang dibangun khusus, sistem tersebut seharuskan dikembangkan dalam platform sumber terbuka, misalnya PHP dalam kombinasi dengan JavaScript, HTML, Ajax, dll.5 Seperti halnya dengan browser, platform lain mungkin akan muncul. Antarmuka pengguna harus dapat ditampilkan dalam lebih
5 PHP, JavaScript, dan HTML adalah bahasa yang digunakan untuk pengembangan web, sedangkan Ajax adalah kumpulan teknik pengembangan untuk membuat aplikasi web.
Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 21 dari satu bahasa, sehingga memungkinkan pengguna untuk menentukan bahasa yang disukai dari layar profil pengguna. Tanggal harus dapat ditampilkan dalam format kalender Hijriah dan Masehi.
5.11 Manajemen profil pengguna melibatkan penyimpanan detail pribadi pengguna secara aman dan menetapkan tingkat izin yang sesuai untuk aktivitas pengguna yang diperbolehkan di dalam sistem. Tingkat izin ditentukan baik pada taraf sistem maupun pada taraf proses spesifik berbasis alur kerja. Semua aktivitas alur kerja harus disimpan dalam log audit. Kredensial pengguna dan profil harus diwajibkan untuk disimpan dengan cara yang terenkripsi dan aman, yang tidak dapat didekripsi oleh administrasi basis data. Sistem harus dapat mendukung ID dan sandi pengguna, dan/atau metode autentikasi biometrik.
5.12 Sistem harus dapat menerima upaya akses dari banyak pengguna dan tangguh terhadap peristiwa gangguan, seperti kegagalan sambungan internet, serangan berniat jahat pada sistem, kegagalan listrik, kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras sistem, dll. Pemasok harus memastikan bahwa sistem yang dipasoknya mampu menangani masalah-masalah tersebut. Sasaran titik pemulihan harus ditetapkan pada 1 jam atau kurang—misalnya, jika terjadi kegagalan sistem secara penuh, data yang hilang tidak melampaui data dari satu jam terakhir. Portal elektronik harus dapat ditingkatkan lagi skalanya agar mampu memenuhi beban transaksi yang lebih tinggi daripada persyaratan awalnya.
D. Pelaksanaan Portal Elektronik
5.13 Lembaga yang memimpin akan menetapkan pendekatan dan peraturan, menghimpun keahlian teknis, dan memantau berbagai isu. Lembaga yang memimpin akan memerlukan wewenang untuk memastikan pendekatan yang seragam terhadap portal elektronik dan kemudian, sistem pengadaan secara elektronik, karena tanpa wewenang semacam itu, ada risiko bahwa hasil pengembangannya tidak akan diadopsi oleh semua entitas pengadaan atau mungkin tidak sesuai dengan proses dan fungsi pengadaan di berbagai entitas tersebut. Dalam beberapa kasus, fragmentasi telah menyebabkan beberapa entitas membuat sendiri portalnya masing-masing, sehingga memperparah risiko keamanan, menambah biaya pengembangan dan pemeliharaan, serta membebani sektor swasta dengan inefisiensi.
5.14 Sebuah portal elektronik, sebagai tahap pertama menuju sistem pengadaan secara elektronik, akan mendorong standardisasi sejumlah
dokumentasi pengadaan dan beberapa proses. Pada awalnya, standardisasi akan berbentuk pemberitahuan iklan dan sejumlah dokumentasi, serta daftar pemasok.
Perkembangan tersebut akan diberlakukan pada semua entitas sektor publik yang berpartisipasi. Iklan dan informasi yang diberikan melalui portal elektronik seharusnya sudah lengkap dan mewakili pemberitahuan resmi atas semua kesempatan pengadaan, sedemikian rupa sehingga para pemasok nantinya akan bergantung pada portal tunggal ini, bukannya mencari informasi dari berbagai sumber.
