A1 Ketidakpatuhan terhadap persyaratan tender secara elektronik dari bank pembangunan multilateral (MDB)1 yang teridentifikasi selama penilaian sistem pengadaan secara elektronik harus diperbaiki oleh lembaga penanggung jawab, idealnya melalui modifikasi perangkat lunak. Namun untuk ketidakpatuhan yang berisiko sedang dan rendah, Asian Development Bank (ADB) mungkin mempertimbangkan sejumlah langkah perbaikan prosedural, termasuk perubahan dalam perangkat lunak. Ketidakpatuhan berisiko sedang dan rendah, serta langkah perbaikannya yang terkait, dijelaskan dalam tabel berikut ini.
Langkah Perbaikan untuk Ketidakpatuhan terhadap Persyaratan Tender Secara Elektronik dari Bank Pembangunan Multilateral
Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan 1 1.1 Akses ke sistem harus terbuka,
setara, dan tidak dibatasi bagi semua calon peserta tender atau konsultan, dan anggota masyarakat. Pihak-pihak yang ingin menyerahkan informasi atau menerima pengingat atau pemberitahuan online mengenai perubahan atau klarifikasi harus ditawari fasilitas pendaftaran online.
Jika peserta tender diwajibkan membayar biaya untuk mendaftar atau mengunduh dokumen tender, hal tersebut harus diklarifikasi di bagian BDS yang relevan.
2 1.3 Sistem harus berupa pendekatan berbasis internet yang dapat diakses pengguna melalui perangkat lunak browser yang tersedia luas dan umum digunakan.
Dalam sistem yang dapat diakses hanya oleh satu browser yang umum digunakan, nama dan versi browser yang dapat digunakan untuk mengakses sistem harus ditetapkan di bagian BDS yang relevan.
1 World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC. (sampai dengan bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi) http://siteresources.worldbank.org/INTPROCUREMENT/Resources/E-Tendering_
Requirements_for_MDB_Loans-Grants_and_Credits_November_2009.pdf.
Bersambung di halaman berikutnya
Lampiran 30
Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan 3 4.2 Perubahan atau penggantian oleh
pejabat mana pun akan dilacak dan dicatat untuk audit. Sistem harus memastikan bahwa hanya perubahan yang diizinkan yang dapat dilakukan.
Jika sistem tidak memberikan jenis verifikasi untuk pemeriksaan secara online oleh pembuatnya dalam publikasi perubahan atau penggantian, lembaga penanggung jawab disarankan untuk menyimpan catatan manual berbagai izin untuk perubahan atau penggantian.
4 4.3 Otoritas yang mengontrak harus melacak tanda terima dari peserta tender atau konsultan saat menyebarkan perubahan, penggantian, dan klarifikasi pra-tender secara online.
Jika tidak ada cara untuk melacak tanda terima perubahan, penggantian, dan klarifikasi dari peserta tender, BDS harus mengingatkan bahwa tanggung jawabnya berada di pihak peserta tender untuk mengunjungi situs web pengadaan secara elektronik agar dapat mempelajari tentang perubahan, penggantian, dan klarifikasi.
5 5.4 Otoritas yang mengontrak harus memastikan bahwa tanggal dan waktu penutupan otomatis tenggat penawaran elektronik hanya dapat ditetapkan oleh orang yang sudah diizinkan.
Harus ada pula prosedur yang aman guna memastikan bahwa setelannya sudah sesuai dengan standar zona waktu internasional.
Log yang aman untuk proses-proses ini harus tersedia untuk audit jika diperlukan.
Jika pemeriksaan secara online oleh pembuatnya tidak tersedia dalam penetapan waktu penutupan otomatis tenggat penawaran elektronik, lembaga penanggung jawab disarankan untuk memperoleh persetujuan yang diperlukan guna menetapkan tenggat penyerahan penawaran secara offline dalam sistem manual. Salinan berbagai catatan manual tersebut harus tersedia untuk audit jika diperlukan.
6 6.3 Jika jaminan penawaran diwajibkan dalam format kertas, salinan pindai jaminan tersebut dapat diterima pada saat penyerahan penawaran, dan lembar aslinya harus diserahkan pada saat pasca-kualifikasi.
Jika jaminan penawaran diwajibkan dalam format kertas, pemimpin tim proyek (dalam diskusi dengan lembaga penanggung jawab) harus menetapkan hal-hal berikut:
Opsi 1: Peserta tender wajib menyerahkan lembar asli jaminan penawaran ke alamat kantor pemberi pekerjaan pada atau sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk penyerahan penawaran. Salinan pindai jaminan penawaran yang sesuai Sambungan
Bersambung di halaman berikutnya
Lampiran 31
Sambungan Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan dengan aslinya harus diunggah ke platform pengadaan secara elektronik selama penyerahan penawaran online. Penawaran akan dianggap tidak lengkap apabila lembar asli jaminan penawaran tidak sampai ke alamat kantor pemberi pekerjaan sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk penyerahan penawaran. Jika ada perbedaan antara salinan pindai jaminan penawaran yang diunggah peserta tender ke platform pengadaan secara elektronik dengan lembar asli yang diserahkan peserta tender, pemberi pekerjaan akan memverifikasi kepatuhan jaminan penawaran terhadap persyaratan penawaran sesuai jaminan penawaran asli yang diserahkan oleh peserta tender.
Opsi 2: Peserta tender wajib menyerahkan lembar asli jaminan penawaran ke alamat kantor pemberi pekerjaan pada atau sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk pembukaan penawaran. Salinan pindai jaminan penawaran yang sesuai dengan aslinya harus diunggah oleh peserta tender ke platform pengadaan secara elektronik selama penyerahan penawaran online. Penawaran akan dianggap tidak lengkap apabila lembar asli jaminan penawaran tidak sampai ke alamat kantor pemberi pekerjaan sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk pembukaan penawaran.
Jika ada perbedaan material antara salinan pindai jaminan penawaran dengan lembar asli yang diserahkan peserta tender, pemberi pekerjaan tidak akan mempertimbangkan penawaran tersebut untuk evaluasi.
Bersambung di halaman berikutnya
Lampiran 32
Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan 7 9.2 Tidak boleh ada permasalahan
audit yang belum terselesaikan yang merupakan risiko material terhadap integritas atau keamanan proyek apa pun.
Sistem sesuai yang diluncurkan pada URL yang disebutkan (yaitu instalasi pengadaan secara elektronik) harus sudah diaudit setidaknya satu kali. Untuk tujuan operasional, sertifikat audit satu kali yang sudah kedaluwarsa akan dianggap sebagai risiko sedang.
ADB akan merekomendasikan agar lembaga penanggung jawab melakukan audit berkala terhadap instalasi pengadaan secara elektroniknya dan, setelah audit dilakukan, akan mengizinkan penggunaan sistem tersebut, dengan catatan tidak ada ketidakpatuhan berisiko tinggi yang lain.
8 9.3 Otoritas yang mengontrak harus sudah memiliki prosedur yang akan diikuti jika terjadi segala kegagalan, gangguan, atau kerusakan sistem elektronik yang digunakan selama proses pengadaan. Otoritas yang mengontrak tidak akan menerima segala tanggung jawab atas kegagalan atau kerusakan selain daripada yang terjadi pada sistem yang berada dalam tanggung jawab langsungnya.
Jika otoritas yang mengontrak tidak memiliki prosedur gangguan sistem yang sudah siap, penyebutan singkat prosedur seperti itu akan dimasukkan di dalam BDS.
9 11.3 Peserta tender harus ditawari fasilitas pembayaran elektronik (misalnya cek elektronik, kartu kredit) untuk menghindari keadaan ketika peserta tender dikenakan biaya online, tetapi harus mengunjungi suatu kantor untuk membayarnya. Peserta tender dapat diminta untuk memiliki akun dan akan ditagih oleh sistem untuk biaya yang timbul dari jumlah penawaran yang diserahkan atau kontrak yang diberikan selama periode tertentu (misalnya selama sebulan atau setahun).
Dalam sistem yang peserta tendernya diminta menyerahkan perincian biaya pemrosesan penawaran sebagai salinan pindai, pemimpin tim proyek, dalam diskusi dengan lembaga penanggung jawab, perlu menyetujui prosedur yang akan diikuti untuk penyerahan biaya pemrosesan penawaran tersebut:
Opsi 1: Sebagai bagian dari penawarannya, peserta tender diwajibkan untuk mengunggah salinan pindai biaya pemrosesan penawaran seperti diwajibkan dalam dokumen tender selama Sambungan
Bersambung di halaman berikutnya
Lampiran 33
Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan penyerahan penawaran online.
Selain itu, peserta tender harus menyerahkan lembar asli biaya pemrosesan penawaran ke alamat kantor pemberi pekerjaan pada atau sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk pembukaan penawaran.
Penawaran akan dianggap tidak lengkap apabila lembar asli biaya pemrosesan penawaran tidak sampai ke alamat kantor pemberi pekerjaan sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk pembukaan penawaran. Jika ada perbedaan antara salinan pindai biaya pemrosesan penawaran yang diunggah peserta tender ke platform pengadaan secara elektronik dengan lembar asli yang diserahkan peserta tender, pemberi pekerjaan akan memverifikasi kepatuhan biaya pemrosesan penawaran terhadap persyaratan penawaran sesuai biaya pemrosesan penawaran asli yang diserahkan oleh peserta tender.
Opsi 2: Sebagai bagian dari penawarannya, peserta tender diwajibkan untuk mengunggah salinan pindai biaya pemrosesan penawaran seperti diwajibkan dalam dokumen tender selama penyerahan penawaran online.
Selain itu, peserta tender harus menyerahkan lembar asli biaya pemrosesan penawaran ke alamat kantor pemberi pekerjaan pada atau sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk pembukaan penawaran.
Penawaran akan dianggap tidak lengkap apabila lembar asli biaya pemrosesan penawaran tidak sampai ke alamat kantor pemberi pekerjaan sebelum tenggat tanggal dan waktu untuk Sambungan
Bersambung di halaman berikutnya
Lampiran 34
Nomor
Bagiana Baba Persyaratan Tender Secara
Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan pembukaan penawaran. Jika ada perbedaan material antara salinan pindai biaya pemrosesan penawaran dengan lembar asli yang diserahkan peserta tender, pemberi pekerjaan tidak akan mempertimbangkan penawaran tersebut untuk evaluasi.
ADB = Asian Development Bank, BDS = lembar data penawaran (bid data sheet), MDB = bank pembangunan multilateral (multilateral development bank).
a Kolom-kolom tersebut mengacu pada nomor bagian dan bab yang relevan dari Persyaratan Tender Secara Elektronik untuk Pengadaan yang Dibiayai MDB (2009).
Sumber: World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC.
Sambungan
ASIAN DEVELOPMENT BANK 6 ADB Avenue, Mandaluyong City 1550 Metro Manila, Philippines www.adb.org
