KEGIATAN DI INDUSTRI FARMAS
3.2. Bagian Penyimpanan
Bagian penyimpanan bertugas untuk mengelola penerimaan, penyimpan dan pengeluaran baik bahan baku, bahan kemasan, serta produk jadi, bagian ini di pimpin oleh seorang Asisten Manager Penyimpanan yang membawahi 4 supervisor, yaitu :
1. Supervisor Gudang Bahan Baku.
2. Supervisor Gudang Bahan Kemas.
3. Supervisor Gudang Bahan Jadi dan Ekspedisi.
4. Supervisor Penimbangan Sentral.
Alur proses pada bagian penyimpanan adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan.
Barang yang dikirim oleh pemasok ke gudang penyimpanan disesuaikan dengan surat pesanan ( SP ) dari bagian pembelian. Oleh petugas penyimpanan setiap barang yang datang, harus diperiksa kesesuaiannya dengan SP dan dilakukan pemeriksaan secara visual. Jika telah sesuai, bagian pembelian membuat surat bukti titipan barang sementara ( BTBS ) dan di beri label kuning sebagai tanda bahwa barang tersebut berstatus karantina. BTBS juga berfungsi sebagai permohonan periksa yang di serahkan kepada bagian Laboratorium Pengujian.
Apabila hasil pemeriksaan laboratorium ( HPL ) tidak lulus, maka bahan diberi label merah dan diberi tulisan DITOLAK kemudian dikembalikan kepada pemasok disertai surat pengembalian. Untuk bahan baku yang DILULUSKAN diberi label hijau oleh bagian Laboratorium Pengujian dan dibuat bon penerimaan bahan baku ( BPBB ) dan bon penerimaan bahan kemas ( BPBK ). Apabila sudah dinyatakan lulus, surat jalan ditanda tangani untuk penagihan pembayaran. Surat jalan tersebut di serahkan kepada bagian Pembelian sebagai data stok barang. Untuk bahan baku betalaktam penerimaan dilakukan dalam gudang tersendiri yang terdapat di dalam area Beta Laktam.
Pada HPL terdapat jadwal uji ulang barang yang disimpan. Pemeriksaan ulang bahan aktif dilakukan setiap 1 tahun sekali, sedangkan untuk bahan tambahan di lakukan 2 tahun sekali. Jika hasil pemeriksaan ulang menyatakan barang tersebut sudah tidak memenuhi syarat lagi, maka barang tersebut diberi label DITOLAK kemudian dimusnahkan.
b. Penyimpanan.
Ruangan penyimpanan terbagi atas 4 ruang, di sesuaikan dengan sifat dan jenisnya untuk menjaga stabilitas barang digudang penyimpanan, yaitu :
a. Ruang A
Terbagi atas 4 bagian, yaitu ; ruang penerimaan bahan baku, ruang karantina bahan baku, produk jadi dan ekspedisi serta ruang sampling bahan baku. Ruang sampling bahan baku merupakan zona abu – abu dan berada di bawah tanggung jawab Laboratorium Pengujian. Suhu ruang A ini diatur tidak lebih dari 30ºC dan kelembaban ( Rh ) maksimal 75 % pengkondisian ruangan ini di lakukan hanya saat jam kerja.
b. Ruang B
Merupakan gudang penyimpanan bahan baku ( umumnya untuk bahan – bahan pembantu ). Suhu ruang ini di monitor tidak boleh lebih dari 30 ºC dan kelembaban maksimal 75 % ± 5%. Pengkondisian ruangan ini dilakukan hanya pada saat jam kerja.
c. Ruang C.
Merupakan ruang penyimpanan bahan pengemas primer (misal : alumunium foil). Suhu ruang ini di monitor maksimal 25 ºC dan kelembaban maksimal 70 % ± 5 %, dikondisikan selama 24 jam.
d. Ruang D.
Merupakan ruang penyimpanan bahan baku, terutama bahan aktif. Suhu ruangan maksimal 25 ºC dan kelembaban maksimal 70 % ± 5 %, dikondisikan selama 24 jam. Ruangan ini dibagi 4 bagian, yaitu :
• Untuk bahan aktif produk lisensi.
• Untuk bahan baku non lisensi.
• Bagian ruang bersuhu kurang dari 8-15 ºC ( cool storage ). Untuk
penyimpanan bahan aktif seperti dopamine HCL, ekstra kental saga, ekstra pekat sirih, dll.
• Untuk penyimpanan bahan baku yang masih dalam status KIP jika memang
perlu kondisi penyimpanan khusus, bagian ini di batasi dengan garis kuning pada lantai. Untuk produksi yang reject di dalam area di batasi garis merah.
Sistem penyimpanan yang digunakan dalam rak bawah merupakan bahan – bahan yang sering di pakai, dan rak atas merupakan bahan – bahan yang jarang di pakai, bahan dalam wadah ukuran kecil disimpan dalam lemari. Pengontrolan
suhu dan kelembaban gudang dilakukan 2x sehari, yaitu pada pukul 09.00 pagi dan 14.00 siang. Pemeriksaan kebersihan gudang dilakukan 1x seminggu, seperti, ventilasi, atap, lantai dan dinding, serta melindungi bahan dari gangguan binatang, di lakukan pest control setiap 2 minggu sekali oleh pihak ketiga. Untuk barang – barang yang mudah terbakar seperti aseton dan alcohol disimpan dalam gudang terpisah dengan gudang terpisah dengan gudang lain “gudang api“.
c. Pengeluaran
Pengeluaran bahan baku dari penyimpanan melalui penimbangan sentral ( PS ) berdasarkan pada SPK dari PPPI kepada bagian produksi. Selanjutnya bagian PS akan mengeluarkan BPBB ke bagian penyimpanan. Bagian penyimpanan akan mengeluarkan barang sesuai dengan permintaan tersebut. System pengeluaran di bagian penyimpanan menggunakan system FIFO ( First in First out ) dengan melihat nomor hasil pemeriksaan laboratorium dan system FEFO ( First expire First out ) untuk barang yang kadaluarsanya sangat pendek. Pengeluaran bahan pengemas dari gudang kemasan berdasarkan BPBP ( Bon Permintaan Bahan Pengemasan ) yang diserahkan oleh bagian produksi yang membutuhkan.
Bagian penyimpanan berkoordinasi dengan bagian PPPI, setiap akhir bulan dilakukan stock opname barang yang dapat di lihat dari kartu stok bagian penyimpanan. Jika terjadi kekeliruan karena penulisan atau kesalahan apapun, maka harus dibuat berita acara.
d. Penimbangan Sentral.
Penimbangan sentral dipimpin oleh Supervisor Penimbangan Sentral (PS). Setelah SPK di keluarkan oleh PPPI kepada bagian produksi, maka bagian produksi akan meminta bahan baku yang dibutuhkan kepada PS dengan
menyerahkan rencana produksi dan bahan baku, Catatan Pengolahan Batch ( CPB ) dan bon permintaan bahan baku ( BPBB ). Kemudian PS akan mengeluarkan bon permintaan bahan baku intern ( BPBI ) pada gudang bahan baku. Bila persediaan barang yang akan digunakan tidak tersedia atau tidak cukup maka gudang bahan baku akan mengeluarkan barang permintaan.
PS memiliki 4 ruang penimbangan yaitu ruang 1, 2, 3 dan 4. ruang 1 digunakan untuk penimbangan zat aktif golongan narkotika. Ruang 4 digunakan untuk penimbangan cairan dan gula dalam jumlah yang besar. Ruang 2 dan 3 digunakan untuk menimbang bahan baku lainnya.
3.3. Bagian Produksi
Bagian produksi PT. Kimia Farma ( Persero ) Tbk. Plant Jakarta dipimpin oleh seorang Manager yang membawahi 5 ( Lima ) bagian yang masing – masing dipimpin oleh seorang Asisten Manager yaitu Bagian Formulasi I, Formulasi II, Formulasi III, Beta laktam dan Bagian Pengemasan.