4.5 Bakuan Interoperabilitas Data
4.5.6 Bakuan Format Dokumen yang Ditetapkan
Sesuai dengan arahan dari Surat Edaran Menpan serta standard yang telah ditetapkan di Indonesia, maka di lingkungan Kemenpora ditetapkan bahwa penyimpanan berkas-berkas menggunakan format ODF (Open Document
Bakuan Sistem Informasi
Format) yang telah menjadi ISO/IEC 26300:2006 dan saat ini sudah diterima menjadi Standard Nasional Indonesia. Oleh karena itu Open Document Format (ODF) memiliki dasar yang terkuat untuk diterima sebagai berkas yang dapat digunakan oleh badan pemerintahan untuk aplikasi perkantoran, karena memenuhi kriteria di atas. Baik kriteria teknis ataupun kriteria non teknis
Pada awalnya Open Document Format (ODF) hanya digunakan oleh perangkat lunak perkantoran Open Office. Kemudian Komite Teknis OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) menjadi pengembang utama dari format dokumen ini. Pada bulan Mei 2005 OASIS konsorsium menyetujui format ini untuk menjadi sebuah standar dan pada bulan Mei 2006 Open Document format disahkan menjadi sebuah standar internasional dengan nama ISO/IEC 26300:2006.
Gambar 4.9: ODF dan workflow
Open Dokumen Format ini memiliki beberapa keunggulan yaitu
• Dikembangkan, dirawat dan dikontrol oleh organisasi open standard yang lintas industri dengan keterlibatan komunitas Open Source. Jadi tidak dikembangkan oleh satu perusahaan dan lalu dimajukan sebagai suatu standard internsaional. Tetapi telah melalui proses pengembangan standard yang melibatkan berbagai komponen industri dan komunitas.
• Terbuka dan netral terhadap vendor tertentu. Dengan kata lain tidak hanya 1 vendor yang memahami dengan ditail mengenai format ini, karena format ini dikembangkan oleh komite teknis di luar 1 perusahaan. Bukan suatu format yang dikembangkan oleh suatu perusahaan dan langsung diajukan ke badan standard
• Dipublikasikan tanpa batasan dan tanpa royalti. ODF dapat digunakan oleh pihak manapun tanpa membayar royalti. Dokumen standard ODF juga tersedia bebas untuk dipelajari dan diimplementasikan. Hal ini sangat Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora 2015-2020 117
membantu pengembang di Indonesia untuk membuat aplikasi yang memanfaatkan ODF ini.
• Interoperabilitas meningkat. Dengan adanya spesifikasi yang bersifat terbuka, maka program untuk jenis aplikasi yang berbeda, dan dikembangkan oleh perusahaan/organisasi berbeda dapat saling bertukar data tanpa adanya kehilangan kandungan. Sebagai contoh program untuk membuat report (Report Generator) dapat menghasilkan dokumen yang memanfaatkan hasil dari SpreadSheet.
• Tidak terikat pada satu macam perangkat lunak untuk memproses berkas yang ada. Dengan spesifikasi terbuka ini, maka tidak hanya 1 perangkat lunak yang dapat memanfaatkan dengan penuh berkas dokumen yang ada. Berbagai vendor bebas memanfaatkan ODF ini termasuk vendor yang berkompetisi. Sehingga tidak bisa dikatakan ODF ini memihak pada vendor tertentu.
• Meningkatkan kemampuan preservasi data. Spesifikasi yang terbuka yang menyebabkan ketidak bergantungan pada satu jenis aplikasi ataupun satu perusahaan. Sehingga ketika dokumen disimpan untuk jangka waktu yang lama, maka akan tetap dapat dibuka karena pihak lain dapat memahaminya. • Spesifikasi menggunakan standard internasional lainnya. ODF dibangun
dengan memanfaatkan standard yang ada, sehingga tidak ada konflik dengan standard atau bakuan dokumen lainnya yang ada.
• Spesifikasi masih dapat dipahami dengan mudah dalam ukuran yang tidak sulit. Ukurannya yang tidak terlalu besar (karena banyak memanfaatkan standard yang sudah ada), dan sudah terbuka ke publik sejak lama, menjadikan spesifikasi ODF ini mudah dipahami untuk dipelajari.
• Tidak menggunakan obyek yang bersifat binary. Dengan kata lain berkas disimpan dengan karakter yang dapat dibaca manusia biasa. Tag-tag yang digunakannya pun bersifat mudah dibaca oleh manusia, bukan saja oleh program.
Berikut ini adalah jenis-jenis dokumen yang termasuk di dalam Open document Format, adalah sebagai berikut ini:
• .odt untuk pengolah kata (word processor) • .ods untuk kertas kerja (spreadsheet) • .odp untuk presentasi
Bakuan Sistem Informasi • .odf untuk rumus matematika
Pemilihan format dokumen untuk aplikasi perkantoran terutama untuk keperluan menyimpan berkas data publik di badan pemerintahan, tidak bisa dilakukan secara pendekatan pragmatis saja. Misal hanya memilih format yang saat ini digunakan orang terbanyak.
Untuk badan pemerintah maka perlu diperhatikan beberapa kriteria untuk menentukan format dokumen yang digunakan :
• Pertimbangan preservasi dokumen, dokumen pemerintah diharapkan dapat dibuka publik untuk jangka waktu yang lama, sehingga dengan format yang bersifat standard terbuka, jaminan ini akan lebih mudah tercapai
• Tidak hanya vendor tertentu ataupun vendor yang memiliki hubungan baik dengan pembuat format tertentu. ODF memungkinkan vendor yang saling bersaing (kompetitor) untuk menyediakan dukungan kepada ODF sehingga produk-produk tersebut dapat mendukung ODF. Pada saat ini lebih dari 20 produk dari berbagai vendor yang dapat membaca/menulis berkas ODF ini, termasuk produk aplikasi perkantoran yang merupakan kompetitor, seperti MS Office dan Open Office.
• Standar yang baik akan memberikan keuntungan atau playing field yang sama baik bagi industri dunia maupun industri lokal. Standard ODF yang terbuka dan masih bisa dipahami dengan mudah, walaupun tidak memiliki hubungan khusus dengan pembuat standard, menjadikan opsi yang menarik bagi industri lokal. Beberapa produk perangkat lunak buatan Indonesia sudah mendukung format ODF ini, misal Cimande, BlueOxygen, Postila.
Format merupakan hal penting di dalam pengarsipan dokumen pemerintah. Badan pemerintah selalu menghasilkan banyak sekali dokumen untuk publik yang diharapkan tetap bertahan dan dapat dibuka di masa mendatang. Brazil, India, Prancis, Denmark, Belgia, Malaysia, Kroatia, Norwegia, Spanyol dan Argentina telah menentukan bahwa ODF merupakan standard untuk dokumen pemerintah.
Negara EU pada konferensi 28 Maret 2007 meminta format yang benar-benar dapat menjamin pertukaran data, yang disebut Open Document Exchange Format (ODEF) Format tersebut bisa dikatakan saat ini belum dapat dipenuhi, tetapi ODF memiliki kemungkinan lebih diterima karena sifat keterbukaannya sehingga hanya perlu penambahan fitur yang kurang saja. Syarat keterbukaan dan implementasi tak termonopoli merupakan syarat penting dalam standard di EU.
Bila diperhatikan negara-negara berkembang yang menerima ODF adalah negara-negara berkembang yang mulai bangkit kekuatan TI-nya dan merasa mampu mengembangkan kebutuhan teknologinya. Karena negara tersebut melihat bahwa dengan pemanfaatan ODF secara besar-besaran di badan pemerintah akan mendorong produk lokal ataupun industri dalam negeri.
Faktor non teknis yang perlu diperhatikan dalam penentuan standard dokumen pemerintah adalah ketergantungan kepada suatu entitas (bisnis ataupun bukan). Dengan mengadopsi standard terbuka yang dikembangkan oleh banyak pihak, maka ketergantungan ini menjadi rendah. Begitu dengan aspek lisensi dan royalti yang digunakan pada standar dokumen tersebut harus juga dipertimbangkan. Memilih platform teknologi ini tidak hanya sekedar masalah teknologi atau ekonomi saja. Juga harus dipertimbangkan sebagai masalah ketahanan negara. Artinya dengan makin bergantungnya pada satu pihak saja, maka pertahanan menjadi makin lemah. Begitu juga dalam hal dokumen ini. Bayangkan bila hal tersebut terjadi dengan format dokumen perkantoran yang sangat penting bagi operasional kantor pemerintahan. Menggantungkan pada standard de-facto yang kenyataannya hanya dikuasai oleh satu perusahaan saja, sama dengan menggantungkan masa depan ke perusahan tersebut.
Bab
5
Roadmap Kemenpora
Pada gambar 5.1 tergambar roadmap pengembangan TIK di Kemenpora (2015-2020). Dalam melakukan pengembangan TIK di Kemenpora maka pada roadmap ini pun mempertimbangkan beberapa komponen utama dalam penentuan yaitu:
• Pengembangan Kebijakan, ditandai dengan komponen yang berwarna kuning. Fungsi dan tujuan dari roadmap ini adalah untuk menyediakan payung hukum dari pengembangan TIK agar selaras dengan visi dan misi di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Fungsi lain dari roadmap ini di bidang ini adalah untuk melakukan koordinasi di antara lini (deputi-deputi, instansi mapun masyarakat) sehingga program TIK di Kemenpora diharapkan dapat berkembangan dengan baik.
• Infrastruktur, ditandai dengan komponen yang berwarna biru tua. Pengembangan TIK tidak akan berjalan tanpa kualitas layanan infrastruktur yang baik. Roadmap pengembangan infrastruktur ini didasari pada beberapa hal seperti:
– Kondisi infrastruktur yang ada di Kemenpora.
– Penerapan Teknologi terbaru yang dapat meningkatkan kualitas infrastruktur.
Diharapkan melalui roadmap maka setiap lini di lingkungan Kemenpora dapat merasakan peningkatan TIK khususnya pada sisi layanan jaringan data dan informasi sehingga dapat meningkatkan pelayan bagi masyarakat. Fokus dari roadamap adalah sebagai berikut:
– Peningkatan kualitas layanan data berupa kecepatan jaringan (bandwith). Layanan data (bandiwth) setiap tahun terus mengalami peningkatan. Oleh karena itu pada roadmap ini menintik beratkan pada peningkatan kualitas layanan dengan memperhatikan ketersediaan anggaran serta kualitas layanan yang diberikan.
G ambar 5.1: R oadmap K emenpor a 2015-2020
Roadmap Kemenpora
– Pengelolaan dan maintenance peralatan (hardware). Setiap peralatan memiliki umur masa manfaat sehingga perlu dilakukan pengelolaan dan perawatan serta pembaharuan peralatan setiap tahunnya. Hal ini didasari untuk menjaga kualitas layanan TIK yang di Kemenpora
– Peningkatan kualitas layanan infrastruktur dengan melakukan terobosan-terobosan yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan efektivitas implementasi infrastruktur.
• Aplikasi, ditandai dengan komponen yang berwarna hijau muda. Salah satu dari wujud pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora adalah peningkatan kualitas aplikasi untuk e-govermen. Oleh karena itu roadmap pengembangan dan pengelolaan aplikasi menjadi salah satu fondasi utama pada roadmap ini. Pengembangan dan pengelolaan aplikasi akan memperhatikan bebrapa komponen berikut ini:
– Tugas dan fungsi Kemenpora. Setiap aplikasi yang ada di Kemenpora akan dikelola dan dikembangankan untuk membatuhi memenuhi kebutuhan internal dan eksternal dalam pengelolaan data dan informasi untuk menunjang keterbukaan informasi serta pencapaian kinerja pemerintahan yang handal.
– Undang-undang yang mengatur beberapa hal seperti penggunaan domain, data geospatial, implementasi layanan publik dan berbagai macam undang-undang lainya.
– Ketersediaan data dan sumber daya manusia. Pengembangan dan pengelolaan aplikasi akan diatur agar dapat meningkatkan efiseisi dalam pengelolaan sumber informasi serta untuk meningkatkan kualitas SDM agar tercipta efektifitas kerja di lingkungan Kemenpora.
Fokus dari pengembangan aplikasi ini adalah:
– Penigkatan kualitas layanan manajemen data dan informasi seperti data event, atlet, kepemudaan, olahraga serta berbagai macam program yang ada di lingkungan Kemenpora
– Integrasi layanan data sehingga proses pencarian serta pengaturan informasi menjadi lebih mudah.
– Peningkatan kualtias layanan sehingga dapat memangkas proses pencarian dan manajemen dengan tujuan untuk mendapatkan informasi dengan mudah.
– Peningkatan layana untuk mendukung Reformasi Birokrasi serta Keterbukaan Informasi di lingkungan Kemenpora
• SDM (Sumber daya Manusia ) dan informasi, ditandai dengan komponen yang berwarna biru muda. Tujuan dari pengembangan ini adalah untuk melakukan peningkatan dari SDM serta data dan informasi sehingga pengembangan TIK dapat berjalan dengan baik. Melalui roadmap ini pengembangan SDM diharapkan dapat meningkatkan kualtias SDM TIK. Fokus dari pengambangan ini adalah sebagai berikut:
– Peningkatan kualitas SDM melalui sosialisai dan bimbingan teknis sehingga komponen khususnya yang terkait dengan TIK dan kebijakan publik dapat mengetahaui serta memahami hal-hal yang terkait dengan TIK.
– Peningkatan kualitas SDM melalui pelatihan yang dikhususkan pada bidang tertentu seperti persuratan, keamanan, manajemen resiko dan lain-lain.
– Survey dan informasi untuk melalukan pembaharuan data seperti data pemuda, olahraga, event dan lain-lain
5.1 Kebijakan TIK
Roadmap dari kebijakan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) adalah untuk menyediakan payung hukum dari pengembangan TIK agar selaras dengan visi dan misi di Kementerian Pemuda dan Olahraga.
2015
• Inventarisasi Kebijakan TIK
Tahap ini merupakan tahap awal dari penyusunan sebuah kebijakan TIK. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memetakan hasil dan capaian untuk setiap kemajuan TIK di Kemenpora.Tujuan dari kegiatan ini adalah:
– Terpetakannya seluruh informasi kebijakan TIK baik yang telah dilaksanakan maupun yang belum dapat dilaksanakan.
– Tubuhnya kesadaran akan pentingnya peraturan di bidang TIK dalam melakukan pelaksanaan tugas di pemerintahan.
– Penyusunan data dan informasi terkait kebijakan TIK
2016
• Pembuatan Roadmap TIK 2015-2020
Salah satu landasan dalam melakukan implementasi TIK adalah penyusunan sebuah perencananan pengembangan TIK untuk beberapa tahun ke depan.
Roadmap Kemenpora
Penyusunan roadmap ini tidak hanya melibatkan pihak internal namun melibatkan pihak internal. Hal yang menjadi dasar pembuatan roadamp ini adalah keadaan data dan informasi, kebijakan, kemajuan penerapan teknologi serta ketersediaan infrastruktur yang ada di Kemenpora. Tujuan dari pembuatan roadmap ini adalah sebagai bakuan standar dalam pengembangan TIK. Oleh karena itu maka penyusunan roadmap ini melibatkan para ahli dari berbagai Kementerian seperti Kementerian Komunikasi dan Informatika, Industri maupun akademisi
• Penyusunan Naskah Akademis Perancangan DRC (Disaster Recovery Center) dan BCP (Bussiness Continuity Planning )
Setiap badan pemerintahan yang telah mengimplementasikan TIK di lingkungan mereka hendaknya juga memperhatikan keberlangsungan pengelolaan data dan informasi (BCP) serta telah mengetahui perencaan terhadap kerusakan sistem dan data melalui penyediaan Disaster Recovery
Center. Dalam penyusunan BCP dan DRC ini melibatkan para ahli terkait
perkembangan peraturan, pengalaman dalam melakukan implementasi BCP dan DRC. Oleh karena itu diperlukan sebuah dokumen yang dapat mengambarkan pentingnya DRC dan BCP di lingkungan Kemenpora. Tujuan dari kegiatan ini adalah:
– Tubuhnya kesadaran akan pentingnya DRC dan BCP pada implementasi TIK.
– Terbentuknya sebuah naskah akademis yang dapat menjadi rujukan dalam penerapan DRC dan BCP untuk masa yang akan datang
2017
• Peraturan Menteri tentang Roadamp TIK 2015-2020
Penerapan roadmap TIK di Kemenpora harus memiliki kekuatan hukum yang mengikat sehingga dapat menjadi landasan dalam penerapan setiap kegiatan yang ada di dalamnya. Melalui penerapan peraturan menteri diharapkan pelaksanaan roadmap TIK dapat dilaksanakan dengan berkesinambungan karena akan memudahkan pengelolaan perencanaan dan pencapaian dari setiap kegiatan sehingga sesuai dengan tujuan dari roadmap ini yaitu melalukan peningkatan efektivitas dan efisiensi penerapan TIK.
• Pembuatan Standar data, informasi dan layanan
Kemajuan TIK sangat berpengaruh besar dalam peningkatan kualitas dan kuantitas data yang ada di Kemenpora. Untuk memudahkan pengelolaannya maka diperlukan penyusunan standar data ,informasi dan layanan. Hal ini Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora 2015-2020 125
sesuai dengan UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang mengharuskan setiap badan pemerintah untuk melakukan pendefinisian pengelolaan data dan informasi. Pada standar ini akan mencakup beberapa hal seperti (1) jenis-jenis informasi, data yang tersedia di Kemenpora; (2) wali data dari masing-masing data; (3) frekuensi pembaharuan data dan informasi; (4) keterkaitan dan alur dari pengelolaan data; (5) fungsi dari masing-masing data dan informasi. Tujuan utama dri pembuatan standar data, informasi dan layanan adalah sebagai acuan dalam pemakaian, pengelolaan, pemutakhiran serta penyebaran data dan informasi bagi pihak internal maupun masyarakat pada umumnya terkait sebagai hal menjadi tugas pokok dan fungsi Kemenpora.
• Penetepan CIO (Cheft Information Officer)
Era keterbukaan menuntut Kemenpora untuk memberikan informasi publik sebagai implementasi Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Oleh karena itu diperlukan untuk membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID / CIO) dilingkungan Kemenpora. PPID bertugas dan bertanggung jawab dalam melakukan pelayanan informasi yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi.
• Kebijakan SSO (Single Sign On)
Proses pencatatan informasi serta peningkatan kemudahan penerapan TIK merupakan salah satu cara agar e-government dengan baik. Dengan berkembangnya aplikasi yang bervariasi mengakibatkan banyaknya user untuk setiap aplikasi sehingga pengguna akan kesulitan untuk mengigantnya. Pada zaman sekarang ini penerapan single sign on menjadi salah satu terobosan untuk menjadi masalah tersebut. Oleh karena itu penerapan SSO menjadi sebuah kebutuhan di Kemenpora. Untuk mendukung hal tersebut maka diperlukan kebijakan yang mengatur tata kelola single sign on di Kemenpora. Hal ini bertujuan untuk mengatur pemanfaatn SSO sehingga tidak menganggu privasi maupun efektivitas dari setiap aplikasi. Tujuan dari kegiatan ini adalah:
– Pengenalan mengenai keuntungan SSO bila diterapkan di Kemenpora – Dasar pengelolaan keamanan data (data pengguna) dalam penerapan
SSO.
2018
Roadmap Kemenpora
Penerapan standar data, informasi dan layanan di Kemenpora harus memiliki kekuatan hukum yang mengikat sehingga dapat menjadi rujukan dalam pengelolaan data dan informasi . Melalui penerapan peraturan menteri diharapkan pelaksanaan standar data, informasi dan layanan dapat dilaksanakan dengan berkesinambungan karena akan memudahkan pengelolaan perencanaan dan pencapaian dari setiap kegiatan sehingga sesuai dengan tujuan dari roadmap ini yaitu melalukan peningkatan efektivitas dan efisiensi penerapan TIK.
• Survey Kebijakan Tata Kelola BCP dan DRC
Penerapan BCP dan DRC hendaknya melalui kajian serta inventarisasi yang mendalam. Tujuannya adalah untuk mendapatkan sebuah bisnis proses yang menyeluruh sehingga meningkatkan kualitas layanan TIK di Kemenpora. Melalui hal tersebut maka diperlukan sebuah survey yang dapt membuat gambaran mengenai implementasi BCP dan DRC di masing-masing bagian. Hasil akhir dari survey diharapkan dapat menjadi bahan rujukan dalam penerapan BCP dan DRC di masa yang akan datang. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk:
– Terbentuknya indikator-indikator yang perlu diperhatikan dalam penerapan BCP dan DRC.
– Terbentuknya mapping data dan informasi berupa laporan mengenai pelaksanaan BCP dan DRC yang telah atau akan dilakukan
2019
• Kajian Akademis Pembentukan Pusat Data dan Informasi
Peningkatan mutu TIK di Kemenpora tidak lepas dari struktur organisasi yang mendukung untuk tugas dan fungsi masing-masing bagian. Oleh karena itu sangat diperlukan kajian akademis terkait pembentukan pusat data dan informasi. Pusat Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyediaan dan pengembangan prasarana Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), pengumpulan dan pengelolaan dokumen, arsip, kepustakaan, data dan Informasi, dukungan teknis penyusunan dokumen perencanaan dan laporan pelaksanaan rencana TIK, serta pengoordinasian pengembangan jaringan Informasi. Tujaun dari dari kegiatan ini adalah untuk endapatkan seluruh informati terkait faktor-faktor yang perlu di perhatikan dalam pembentukan pusat data dan informasi baik dari sisi teknis maupun non teknis.
• Penyusunan Tata Kelola BCP dan DRC
Salah satu landasan dalam meningkakan e-goverment adalah dengan membuat sebuah tata kelola BCP dan DRC untuk mendukung keberlangsungan data dan informasi yang di kelolal. Penyusunan tata kelola ini tidak hanya melibatkan pihak internal namun melibatkan pihak internal. Hal yang menjadi dasar pembuatan roadamp ini adalah keadaan data dan informasi, kebijakan, kemajuan penerapan teknologi serta ketersediaan infrastruktur yang ada di Kemenpora. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
– Penyusuunan tata kelola BCP dan DRC sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit di Kemenpora.
– Penyususnan serta rencana peningkatan kualtias SDM untuk mendorong implementasi BCP dan DRC di Kemenpora
2020
• Peraturan Pusat Data dan Informasi Di Kemenpora
Dengan terbentuknya kajian akademis terkait pentingnya pusat data dan informasi diharapkan dapat menjadi titik awal terbentuknya sebuah peraturan yang dapat mengatur mengenai implementasi pusat data dan informasi yang ada di Kemenpora. Sehingga diharapkan pengelolaan informasi menjadi lebih terarah dan terkoordinir dengan baik.
• Peraturan Tata Kelola BCP dan DRC
Dengan terbentuknya tata kelola terkait pengelolaan BCP dan DRC diharapkan dapat menjadi titik awal terbentuknya sebuah peraturan yang dapat mengatur mengenai implementasi BCP dan DRC yang ada di Kemenpora. Sehingga diharapkan pengelolaan informasi menjadi lebih terarah dan terkoordinir dengan baik. Tujuan dari kegiatan ini adalah terbentuknya peraturan mengenai pengelolaan BCP dan DRC untuk data dan informasi di lingkungan Kemenpora.