Komunikasi 2015-2020
Kementerian Pemuda dan Olahraga
Bagian Sistem Informasi
Biro Humas dan Hukum
Roadmap Pengembangan Teknologi Informasi Komunikasi2015-2020 Kementerian Pemuda dan Olahraga
ISBN:978-602-60793-0-5
Ukuran Buku :21 cm x 29.7 cm Jumlah Halaman: 145+ x
Penanggung Jawab
Dr. H. Amar Ahmad, M.Si
Ketua
Dra. Bustiana, M. Pd
Tim Penyusun
Nurhasanah, S.Sos
Wulan Asri Meidyasari, S.Si Ahmad Musawir, S.SI, M.Si Sarlawati Gita A, S.Kom Umriansyah
Khresna Purnama, ST Esti Ananingsih, S.Kom Faisal Ishak
Dhani Setiadi Widyastuti
Aditya Eko Putranto, S.Kom Muzani
Arfinda Widianti Achmad Suryana
Nara Sumber
Dr. H. Alfitra Salamm, APU Dr. H. Amar Ahmad, M.Si
Dr. rer. nat. I Made Wiryana, S.Kom, SSi, MAppSc Ir. Riki Arif Gunawan, M.Sc
S. Juliandry Simanungkalit Andreas Hadiyono, ST, MMSi Sutresna Wati, ST, MMSi Dr. Miftah Adriansyah
Diterbitkan Oleh:
Bagian Sistem Informasi Biro Humas dan Hukum
Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga
Kata Pengantar
Kementerian Pemuda dan Olahraga selalu berusaha mengikuti perkembangan zaman khususnya dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Apalagi saat ini pemanfaatan TIK sudah sangat mendukung kegiatan keolahragaan ataupun kepemudaan di Tanah Air. Sebuah organisasi modern yang baik akan memaksimalkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) untuk perencanaan, pengelolaan serta evaluasi dari organisasi tersebut. Tentu saja tanpa suatu strategi yang tepat maka penggunaan Teknologi Informasi malah dapat menjadi bumerang, dan hanya menghasilkan pemborosan dana serta ketidakefisienan kerja.
Untuk mewujudkan perencanaan, pengembangan dan pengelolaan SIM yang baik di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga, maka dilakukan kegiatan seminar dan penyusunan naskah akademis yang berkaitan dengan Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora yang digunakan dalam pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora. Diharapkan hasil dari kegiatan ini dapat menjadi masukan dan bakuan yang memberikan keuntungan kepada para pihak yang mengembangkan atau menyediakan SIM di lingkungan Kemenpora. Roadmap tersebut terdiri dari bakuan untuk metode pengembangan, struktur data, serta metode evaluasi dan lisensi yang digunakan di dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga.
Penyusunan melibatkan pihak akademik dan stakeholder dari Kementerian Komunikasi dan Informatika yang membidangi masalah pengembangan SIM. Diharapkan panduan ini dapat digunakan sebagai arahan sehingga pengembangan SIM di lingkungan Kemenpora dapat berkesinambungan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.
Jakarta, November 2016
Kepala Biro Humas dan Hukum,
Dr. H. Amar Ahmad, M.Si.
NIP. 19750129 199803 1 002
Daftar Isi
Kata Pengantar iii
1 Pendahuluan 1
1.1 Latar Belakang . . . 1
1.2 Tujuan dan Sasaran . . . 7
1.3 Ruang Lingkup Pekerjaan . . . 8
1.4 Rujukan Normatif . . . 9
1.5 Hasil Akhir Pekerjaan . . . 10
2 TIK di Kemenpora Saat Ini 11 2.1 Aspek Organisasi . . . 11
2.2 Aspek Sumber Daya Manusia . . . 15
2.3 Aspek Teknis . . . 16
2.3.1 Infrastruktur . . . 16
2.4 Sistem Informasi . . . 18
2.4.1 Pelayanan Informasi Publik . . . 19
2.4.1.1 Portal Informasi . . . 19
2.4.1.2 Sport Science . . . 21
2.4.2 Administrasi dan Manajemen Umum . . . 22
2.4.2.1 SIM Lelang . . . 22
2.4.2.2 Sistem Monitoring Trafik Pengunjung Website . . . 23
2.4.2.3 Sistem Informasi Geografis . . . 23
2.4.2.4 LPKP . . . 24 2.4.2.5 Simaya . . . 25 2.4.2.6 E-Monev . . . 25 2.4.2.7 Siratu . . . 26 2.4.2.8 Sipuput . . . 27 2.4.2.9 Sijawara . . . 28 2.4.2.10 Sirinda . . . 28
2.5 Platform di Lingkungan Kemenpora . . . 29 v
2.6 Permasalahan yang Teridentifikasi . . . 30
3 Tata Kelola 33 3.1 Definisi dan Kerangka kerja . . . 34
3.2 Tujuan Tata Kelola . . . 35
3.3 Karakteristik Tata Kelola . . . 35
3.4 Analisis Area Tata Kelola . . . 36
3.5 Implementasi Tata Kelola . . . 38
3.5.1 Kebijakan (Policy) . . . 38
3.5.2 Pedoman (Guideline) . . . 39
3.5.3 Aturan (Rule) . . . 39
3.5.4 Prosedur (Procedure) . . . 39
3.5.5 Dokumen Tata Kelola . . . 39
3.5.5.1 Tata Kelola yang disusun . . . 39
3.5.5.2 Tata Kelola yang direncanakan . . . 48
3.6 Tata Kelola Pengukuran Kinerja TI . . . 51
3.7 Tata Kelola Sistem Informasi . . . 52
3.8 Kebutuhan SDM Ahli . . . 54
3.9 Strategi Peningkatan Mutu & Kualitas SDM . . . 60
4 Bakuan Sistem Informasi 63 4.1 Bakuan Siklus Pengembangan . . . 64
4.1.1 Tahapan Proyek SIM . . . 67
4.1.2 Pendefinisian . . . 68 4.1.3 Perencanaan . . . 69 4.1.4 Organisasi . . . 72 4.1.5 Pengawasan . . . 74 4.1.6 Penyelesaian Proyek . . . 74 4.1.7 Leading . . . 75
4.1.8 Model Pengembangan yang Ditetapkan . . . 76
4.2 Bakuan Lisensi yang Digunakan . . . 77
4.2.1 Lisensi Perangkat Lunak . . . 77
4.2.2 Pertimbangan Legalitas Perangkat Lunak . . . 84
4.2.3 Landasan Hukum untuk Bakuan Lisensi . . . 86
4.2.4 Penetapan Lisensi untuk Kemenpora . . . 90
4.3 Bakuan Dokumentasi Teknis . . . 90
4.3.1 Dokumentasi Perencanaan Proyek . . . 91
4.3.2 Dokumentasi Spesifikasi Desain . . . 93
4.4 Bakuan Kualitas Sistem Informasi . . . 94
4.4.1 Kualitas Perangkat Lunak . . . 95
Daftar Isi
4.4.3 Keamanan . . . 101
4.4.4 Bakuan yang Diadopsi . . . 103
4.4.5 Bakuan Evaluasi Sistem . . . 103
4.4.6 metode Evaluasi yang Ditetapkan . . . 105
4.5 Bakuan Interoperabilitas Data . . . 106
4.5.1 Keragaman Informasi . . . 108
4.5.2 Pendekatan yang Dilakukan . . . 110
4.5.3 Bakuan Format Dokumen . . . 111
4.5.4 Interoperabilitas Layanan . . . 113
4.5.5 Standard Format Dokumen . . . 115
4.5.6 Bakuan Format Dokumen yang Ditetapkan . . . 116
5 Roadmap Kemenpora 121 5.1 Kebijakan TIK . . . 124
5.2 Peningkatan Infrastruktur . . . 128
5.3 Aplikasi . . . 134
5.4 Peningkatan SDM dan Informasi . . . 138
Daftar Gambar
2.1 Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi dan
Perpustakaan) 2010-2015 . . . 12
2.2 Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi) 2016 . . . . 14
2.3 Arsitektur Jaringan Kementerian Pemuda dan Olahraga . . . 18
2.4 Portal Kemenpora 2015 . . . 20
2.5 Web Sport Science . . . 21
2.6 LPSE Kemenpora . . . 22
2.7 Sistem Monitoring Pengguna . . . 23
2.8 Sistem Informasi Geografis . . . 24
2.9 LPKP . . . 24 2.10 Simaya . . . 25 2.11 E-Monev . . . 26 2.12 Siratu . . . 27 2.13 Sipuput . . . 27 2.14 Sijawara . . . 28 2.15 Sirinda . . . 29
2.16 Platform yang digunakan di lingkungan Kemenpora . . . 30
2.17 Pola integrasi di Kemenpora saat ini . . . 30
3.1 Model Tata Kelola TI/SI . . . 35
3.2 SOP Penyusunan Buku . . . 44
3.3 SOP Perbaikan Jaringan . . . 48
3.4 Bagan Organisasi Pengelola Internal . . . 49
3.5 Organisasi Pengelola Data Ekternal . . . 50
3.6 Potongan Gambar Struktur Organisasi di Kemenpora (Berdasarkan Permenpora RI No. 1516 Tahun 2016) . . . 52
3.7 Pencapaian Level Kualifikasi (SKKNI) . . . 54
3.8 Pencapaian Level Kualifikasi . . . 55
4.1 SDLC . . . 65
4.2 metode purwarupa (Prototype) . . . 66 ix
4.3 SDLC yang dapat digunakan . . . 76
4.4 Model V . . . 77
4.5 Software Quality . . . 97
4.6 Layer Hubungan Interoperabilitas Organisasi dan Teknis TI . . . 107
4.7 Kaitan aplikasi dan file . . . 112
4.8 Pertukaran data secara terbuka . . . 114
4.9 ODF dan workflow . . . 117
Bab
1
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Memasuki era globalisasi mendatang, pemakaian teknologi komputer dalam segala kehidupan sehari-hari tidak akan dapat dihindari. Kemampuan pertukaran informasi antar pihak di tempat yang berbeda (terpisah pada jarak yang jauh) merupakan salah satu ciri era globalisasi. Bahkan penggunaan teknologi komputer tersebut akan menjadi syarat utama untuk menunjukkan kualitas bidang dan menjadi modal terpenting dalam memenangkan persaingan. Oleh karena itu berbagai organisasi berlomba-lomba memanfaatkan Teknologi Informasi dengan tujuan dapat memberikan manfaat di dalam pengambilan keputusan di organisasi tersebut, dan juga sebagai sistem evaluasi pada organisasi tersebut. Pada saat ini Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mulai bermetamorfosa menjadi suatu tahapan teknologi yang pervasif. Artinya teknologi tersebut akan terasa keberadaannya ketika tidak ada (atau tak bekerja). Dengan kata lain manusia sudah makin tergantung pada teknologi informasi. Pada umumnya teknologi akan melewati tahapan dalam pengembangan seperti berikut ini :
1. Berawal dari rasa penasaran di tingkat laboratorium penelitian.
2. Digunakan oleh sekelompok kecil spesialis untuk mengerjakan suatu masalah khusus
3. Lalu menjadi dapat diproduksi masa, dan sudah mulai umum digunakan tapi masih membutuhkan pelatihan yang khusus dan masih digunakan oleh sekelompok pengguna yang sedikit
4. Akhirnya menjadi pervasif dan dipandang sebagai bagian dari kehidupan normal pada sebagian besar masyarakat
Secara umum dapat dikatakan teknologi informasi saat ini dapat dikatakan berada pada tahapan dari ke tiga menuju ke empat. Sebelum menjadi pada tahapan
pervasif, maka TI haruslah menjadi dapat terakses secara intuitif oleh masyarakat banyak dan memberikan nilai yang mencukupi sehingga investasi besar yang dilakukan untuk penyediaan infrastruktur tidaklah menjadi sia-sia. Kemajuan perkembangan Internet dan World Wide Web (WWW) telah menunjukkan suatu langkah ke arah ini. Konsekuensi dari sistem informasi yang menjadi pervasif adalah timbulnya dampak yang besar pada masyarakat secara luas. Akan banyak industri yang berubah atau digantikan sama sekali. Atau juga akan banyak tumbuh industri baru sesuai dengan kebutuhan perkembangan teknologi informasi itu. Dari pandangan rekayasa informasi, informasi dapat dipandang sebagai media pertukaran murni. Walaupun ada biaya untuk mengakses, mendistribusikan, ataupun menyimpan informasi, informasi itu dianggap tak ada biayanya. Pada organisasi modern, informasi telah menjadi komoditas yang sangat berharga, dan telah berubah dan dianggap sebagai sumber daya habis terpakai, bukan lagi barang bebas. Dalam suatu organisasi perlu dipertimbangkan bahwa informasi memiliki karakter yang multivalue, dan multidimensi. Dari sisi pandangan teori sistem, informasi memungkinkan kebebasan beraksi, mengendalikan pengeluaran, mengefisiensikan pengalokasian sumber daya dan waktu. Sirkulasi informasi yang terbuka dan bebas merupakan kondisi yang optimal untuk pemanfaatan informasi. Di samping iming-iming keuntungan dari pemanfaatan teknologi informasi, sangatlah tidak realistik bila mengasumsikan bahwa teknologi informasi tidak menimbulkan permasalahan dalam penerapannya. Berikut ini diberikan potensi-potensi kerugian yang disebabkan pemanfaatan teknologi informasi tersebut secara kurang tepat.
• Rasa ketakutan. Banyak orang mencoba menghindari pemakaian komputer, karena takut merusakkan, atau takut kehilangan kontrol, atau secara umum takut menghadapi sesuatu yang baru. Hal ini ditambah-tamah oleh perilaku beberapa sistem misalnya sistem komputer yang sangat ringkih atau mudah berhenti tanpa adanya penjelasan yang logikal. Sehingga ketakutan akan kehilangan data, atau harus diinstal ulang sistem program menjadikan pengguna makin memiliki rasa ketakutan ini.
• Keterasingan. Pengguna komputer cenderung mengisolir dirinya, dengan kata lain menaiknya jumlah waktu pemakaian komputer, akan juga membuat mereka makin terisolir. Memang pada beberapa komunitas walaupun terisolir secara fisik tetapi malah timbul kedekatan rohani di antara mereka. Memang ini suatu kontradiksi yang terjadi misalnya pada komunitas on-line.
• Golongan miskin informasi dan minoritas. Akses kepada sumber daya informasi juga terjadi ketidak seimbaangan di tangan pemilik kekayaan dan komunitas yang mapan. Sehingga masih dipertanyakan apakah teknologi informasi ini akan menghilangkan jurang yang kaya dan miskin atau malah
Pendahuluan
makin memperlebar. Apalagi ditambah makin mahalnya perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses informasi tersebut, untungnya beberapa alternatif seperti Open Source dapat digunakan untuk merendahkan biaya pengaksesan informasi.
• Pentingnya individu. Organisasi besar menjadi makin impersonal, sebab biaya untuk untuk menangai kasus khusus/pribadi satu persatu menjadi makin tinggi. Individu yang frustasi mencoba mendapatkan penanganan pribadi akan melampiaskan kekesalannya pada organisasi, orang, ataupun teknologi yang membatasinya. Tetapi bila pemanfaatan TI dapat dilakukan dengan tepat, maka individu dapat makin terasa dilayani secara personal, dengan kata lain pelayanan kasus-per-kasus, hal ini tampak misalnya pada personalisasi layanane-commerce.
• Tingkat kompleksitas ini menjadi makin tinggi dan sulit ditangani, karena dengan makin tertutupnya sistem serta makin besarnya ukuran sistem (sebagai contoh program MS Windows 2000 yang baru diluncurkan memiliki program sekitar 60 juta baris). Sehingga proses pengkajian demi kepentingan publik banyak makin sulit dilakukan. Tingkat kompleksitas serta kecepatan yang sudah tak dapat ditangani. Sistem yang dikembangkan dengan birokrasi komputer begitu kompleks dan cepat berubah sehingga sangat sulit bagi individu untuk mengikuti dan membuat pilihan.
• Makin rentannya organisasi. Suatu organisasi yang bergantung pada teknologi yang kompleks cenderung akan menjadi lebih ringkih. Ketika suatu kesalahan terjadi, maka dapat terpropagasi secara cepat dan dapat menghentikan kerja banyak orang misal pada sistem pengendalian inventori yang berbasiskan komputer. Di sini letak pengujian kualitas dan penaganan kerusakan pada tiap produk TI menjadi lebih penting lagi.
• Dilanggarnya privasi. Ketersediaan sistem pengambilan data yang sangat canggih memungkinkan terjadinya pelanggaran privasi dengan mudah dan cepat. Misal dengan memanfaatkan teknik cross-reference pada berbagai database yang tersedia, atau pengambilan data yang dilakukan secara tidak sadar, contohnya pada penggunaan kartu kredit, belanja di e-commerce. Seringkali tanpa sadar selama pengguna berjalan-jalan pada suatu situs e-commerce gerak-gerik, pilihan, selera dan apa yang dilakukannya tercatat. Dengan teknikprofiling dan datamining maka dapat dilakukan ekstraksi data yang secara tidak langsung telah melanggar privasi orang.
• Pengangguran dan pemindahan kerja. Biasanya ketika suatu sistem otomasi diterapkan, produktivitas dan jumlah tempat pekerjaan secara keseluruhan meningkat, akan tetapi beberapa jenis pekerjaan menjadi makin kurang
nilainya, atau bahkan dihilangkan. Sebagai contoh pada beberapa kantor fungsi tenaga kerja menengah (misal tukang ketik) telah diminimalkan dengan terjadinya pemanfaatan program aplikasi perkantoran. Atau mau tidak mau pegawai tersebut harus memiliki pengetahuan baru agar tak tersingkir dari pekerjaannya.
• Kurangnya tanggung jawab profesi. Organisasi yang tak bermuka (hanya diperoleh kontak elektronik saja), mungkin memberikan respon yang kurang personal, dan sering melemparkan tanggung jawab dari permasalahan. Kompleksitas teknologi informasi juga memberikan kesempatan bagi seseorang melemparkan tanggung-jawab pada bagian lain, atau pada komputer, bahkan yang lebih buruk lagi produsen pun dapat melepaskan tanggung jawab ini (misal pada kasus bug di perangkat lunak).
• Kaburnya citra manusia. Kehadiran terminal pintar (intelligent terminal), mesin pintar, dan sistem pakar telah menghasilkan persepsi yang salah pada banyak orang. Banyak orang menganggap bahwa mesin telah mengambil alih kemampuan manusia. Sedikit yang beranggapan bahwa kehadiran mesin tersebut dapat memperkaya kemampuan manusia jadi bukan saja Artificial Intelligent (AI), tapi yang lebih penting adalahIntelligent Amplification(IA). Informasi jelas dapat disalahgunakan. Polusi informasi, yaitu propagasi informasi yang salah, dan pemanfaatan informasi (baik benar atau salah) untuk mengendalikan hidup manusia tanpa atau dengan disadari merupakan suatu akibat dari penyalah-gunaan ini. Juga penggunaan informasi yang tidak lengkap dapat digunakan sebagai senjata untuk memenangkan pada suatu kampanye pemilihan. Memang ketika menyajikan informasi seringkali akan menimbulkan bias. Hal ini timbul dari interpretasi dan proses pengambilan kesimpulan yang dilakukan oleh manusia, serta filter perseptual yang memfilter persepsi, dan juga secara tak sadar hal ini berlaku juga pada jurnalis yang terjebak pada suatu paradigma, politik, dan menyertakan pandangan ini pada informasi yang diberikan.
Misinformasi akan terakumulasi dan menyebabkan permasalahan pada masyarakat. Semakin tua suatu masyarakat, semakin besar pula kemungkinan mengakumulasi beragam misinformasi ini, dan mulailah mengalami berbagai dampak buruk. Masyarakat menjadi tak bergeming dari suatu paradigma karena misinformasi ini terpegang dengan erat. Memang tak ada “senjata” yang universal untuk menghadapi masalah dan dilema di atas. Walau begitu ada beberapa langkah strategis yang dapat diimplementasikan untuk mengurangi dampak buruk tersebut, antara lain :
• Disain yang berpusat pada manusia. Pendekatan ini menempatkan pengguna atau sumber daya manusia sebagai titik tengah perhatian, begitu juga dengan tugas yang harus dilakukan oleh si pengguna. Sehingga daripada
Pendahuluan
difokuskan pada pemanfaatan perangkat keras atau lunak yang mahal tetapi sebaiknya memfokuskan pada manusia pengguna perangkat lunak tersebut, baik dari tahapan disain, maupun hingga pelatihan dan kebutuhan penggunanya, misal gaji para pegawainya.
• Dukungan organisasi. Organisasi harus mendukung pengguna. Sehingga strategi yang melibatkan pengguna dalam disain suatu sistem informasi sebaiknya diterapkan. Ketimbang disain yang datang dari luar, tanpa memperhatikan masukan dari pengguna. Sehingga pemilihan perangkat bantu haruslah sefleksibel mungkin sehingga dapat dikustomisasi untuk menyesuaikan dengan kultur organisasi setempat.
• Perencanaan pekerjaan (job). Aturan untuk pekerjaan tertentu bagi pengguna komputer haruslah dibuat, termasuk batas waktu penggunaannya, waktu istirahat, perputaran pekerjaan, dan pendidikan. Pengawasan pelaksanaan aturan ini sebaiknya dilaksanakan secara kontinyu. Di sinilah peranan standard kompetensi pada pekerjaan yang berkaitan dengan teknologi informasi. Seringkali perusahaan atau organisasi mencampur-adukkan wewenang suatu jenis pekerjaan demi usaha penghematan. Sayangnya hal ini malah menimbulkan kondisi yang tidak produktif pada jangka panjang.
• Pendidikan. Kompleksitas dari teknologi sistem informasi membuat pendidikan memainkan peran yang sangat penting bahkan kritis. Pendidikan yang berkelanjutan, on the job training, dan pendidikan untuk pengajar haruslah diutamakan dalam pertimbangannya. Pendidikan bukan dalam arti pemberian pengetahuan operasional suatu produk belaka, tetapi yang lebih penting adalah penguasaan teknologi yang ada di belakang suatu produk. Begitu juga dengan penguasaan dasar teori tentang teknologi informasi, misal metode pengembangan, analisis usabilitas, metode formal, dan juga pemahaman akan jaminan kualitas.
• Umpan balik dan imbalan. Umpan balik dari kelompok pengguna merupakan nilai tambah yang lebih berarti daripada masukan dari pengamat pasif. Keberhasilan sebaiknya diberitahukan dalam suatu organisasi, melalui perwakilan organisasi. Pemilihan teknologi misal perangkat lunak mahal haruslah dinomorduakan ketimbang investasi di bidang pelatihan.
• Meningkatkan kesadaran publik. Menginformasikan pengguna PC dan pengguna sistem komersial akan memberikan keuntungan bagi seluruh masyarakat. Masyarakat profesional, dan juga kelompok pengguna memainkan peran yang penting melalui public relation, dan consumer education, serta adanya suatu etika profesi. Saat ini bisa dikatakan banyak
kasus yang masih diabaikan oleh publik, lembaga perlindungan konsumen atau bahkan oleh para praktisi TI sendiri. Misal yang berkaitan dengan azas legalitas, contohnya pembajakan perangkat lunak, ataupun yang berkaitan dengan perlindungan konsumen akibat kurangnya informasi dari produsen (misal masalah virus).
• Perangkat hukum. Masih banyak pekerjaan yang berkaitan dengan perangkat hukum termasuk Undang-Undang dan kesiapan aparat yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan teknologi informasi. Misal privasi, hak pengaksesan informasi, perlindungan data, kejahatan komputer. Keberadaan perlindungan hukum akan mencegah disalahgunakannya sistem dalam pengembangannya. Kasus-kasus cracker pada situs Internet, ataupun kerentanan transaksi e-commerce dari perangkat hukum, menunjukkan bahwa saat ini di Indonesia, perangkat hukum masih jauh perhatiannya dari dampak penerapan teknologi informasi ini.
• Riset yang maju. Individu, organisasi dan pemerintah dapat mendukung riset yang mengembangkan idea baru, untuk me- minimalkan kerugian serta meluaskan keuntungan dari teknologi informasi. Teori seperti perilaku kognitif pengguna, persepsi visual dan perubahan organisasi dapat dimanfaatkan sebagai pedoman yang baik bagi pengembang sistem. Riset tidak saja yang berkaitan dengan teknologi praktis tetapi juga pada ilmu dasar. Keterkaitan bidang ilmu (multidisplin) sebaiknya diterapkan di dalam kajian teknologi informasi. Bidang ilmu sosial pun sebaiknya turut serta secara aktif dalam kajian teknologi informasi, misal permasalahan culture fit. Begitu juga bidang seperti linguistik pun sebaiknya dilibatkan aktif dalam riset TI ini. Sebagian besar disain sistem informasi saat ini dilakukan oleh para perekayasa perangkat lunak (software engineer) dan programer yang memfokuskan perhatian dan energi kreatifnya pada mekanisme dari sistem informasi. Programer berfikir bagaimana menulis program secara efisien dan elegan serta memaksimalkan kinerja serta kemudahan perawatan. Pada banyak kasus, kegunaan dan manfaat sistem informasi sering tidak dipertimbangkan pada tahapan disain. Pendekatan seperti ini sering kali menghasilkan sisten informasi yang tak dapat memberikan informasi yang handal pada pengguna.
Di samping itu, sistem seperti ini dapat menghasilkan informasi yang dapat disalah tafsirkan. Dengan mempertimbangkan strategi untuk memasuki abad informasi dan usaha menghindari hasil yang tak diinginkan dalam pengembangan sistem informasi, maka pendekatan dengan metode user centered atau terpusatkan pada manusia akan lebih tepat untuk diterapkan. metode seperti collaborative design, ethnography, dan juga contextual design patut dilibatkan dan dijadikan masukan juga. Jelas hal ini akan melibatkan pengetahuan dan kemampuan para ahli bidang
Pendahuluan
sosial pula. Dengan demikian para pengembang TI sebaiknya tidak cuma memfokuskan perhatiannya kepada metode-metode teknis sepertiObject Oriented Analysis (OOA), atau Unified Modelling Language (UML) untuk mengembangkan sistem yang lebih baik.
Pergeseran fokus perhatian ke sisi manusia membuat perhatian pada perkembangan TI yang telah ditempuh selama ini harus direvisi. Yang biasanya hanya terfokuskan pada pembelian perangkat yang lebih canggih dan cenderung lebih mahal, kini haruslah dipertimbangkan kembali. Di tambah lagi di tengah situasi kesulitan ekonomi seperti sekarang ini. Sehingga sudah seyogyanya perhatian bukan saja dengan cara mengikuti trend yang menghabiskan dana untuk pembelian perangkat lunak/keras, akan tetapi juga harus dipertimbangkan pengkayaan kemampuan SDM (brainware) yang dimiliki.
1.2 Tujuan dan Sasaran
Pada saat ini masih seringnya pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang belum dapat memenuhi tujuan. Permasalahan ketidak tepatan capaian itu disebabkan karena beberapa hal antara lain:
• Ketidak sesuaian sistem yang dikembangkan dengan yang dibutuhkan oleh pengguna. Hal ini seringkali disebabkan pengembang SIM mendekati permasalahan dari kacamata pengembang, bukan dari kacamata kebutuhan pengguna ataupun stakeholder.
• Ketidak sinambungan antara pengembangan sistem. Hal ini mengakibatkan sistem yang dibangun menjadi tidak terintegrasi dan SIM yang telah dibangun tidak dapat berusia lama. Misal proyek SIM sebelumnya tidak dilanjutkan pada proyek SIM berikutnya. Hal ini sering disebabkan karena tidak ada bakuan ataupun road map pengembangan yang jelas.
• Ketidak mampuan sistem untuk bertukar data sehingga terjadi kondisi “island of information”. Hal ini menyebabkan masing-masing Unit Kerja yang mengelola informasi tak dapat saling memanfaatkan informasi yang ada di unit kerja lainnya.
• Rendahnya kinerja sistem, misal availibilitas rendah ataupun kehandalan rendah. Hal ini disebabkan pengembangan sistem tidak melalui tahapan uji coba yang memadai.
• Kurang adanya dukungan organisasi ataupun sumber daya manusia yang memadai untuk mengoperasikan, atau merawat sistem dan informasi yang harus diinputkan pada SIM. Sehingga mengakibatkan SIM yang sudah dikembang tak dapat berfungsi karena ketiadaan data.
Tujuan dari pembuatan dokumen ini adalah menyediakan bakuan yang dapat membantu di dalam kegiatan pengembangan dan penggunaan TIK di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Sehingga pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien serta berkesinambungan dan memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada publik. Sasaran yang hendak dicapai pada pekerjaan penulisan bakuan dan road map ini antara lain:
• Memotret kondisi saat ini dari TIK yang ada di lingkungan Kemenpora, untuk mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan.
• Pendefinisian pendekatan yang dapat digunakan untuk merencanakan pengembangan TIK di masa depan di lingkungan Kemenpora
• Bakuan-bakuan yang digunakan untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora
• Menentukan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun TIK yang baik di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga
• Menentukan perencanaan aplikasi-aplikasi TIK yang perlu disusun serta persiapan-persiapan untuk persiapan penyusunan TIK tersebut.
1.3 Ruang Lingkup Pekerjaan
Kegiatan peningkatan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kementerian Pemuda dan Olahraga terdiri dari serangkaian kegiatan pelaksanaan yang terdiri dari:
1. Tahapan inventarisasi, yang dilakukan pada tahapan ini adalah inventaris data SIM yang ada, aplikasi yang telah ada, serta infrastruktur yang terpasang, serta pengidentifikasian terhadap sistem dan arsitektur yang telah ada.
2. Tahapan survei untuk memahami kebutuhan organisasi terhadap Sistem Informasi Manajemen. Juga survei terhadap kebutuhan ataupun harapan pengguna terhadap Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora. 3. Penyusunan bakuan yang dapat digunakan untuk mengembangkan Sistem
Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora. Penyusunan bakuan dilakukan dengan mengambil acuan bakuan-bakuan internasional dan nasional serta penyesuaian dengan kondisi Kemenpora.
4. Kemudian juga diikuti dengan sosialisasi bakuan dan road map yang telah disusun ini.
Pendahuluan
1.4 Rujukan Normatif
Perundangan dan peraturan yang digunakan sebagai landasan pengembangan standar data adalah sebagai berikut:
Undang-undang
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UUITE). Berisi mengenai detail informasi serta peraturan terkait peraturan mengenai implementasi TIK di Indonesia.
• UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang yang memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk memberikan kepada masyarakat dengan melakukan klasifikasi informasi sehingga masyarakat dalam mengetahui informasi dari setiap badan publik.
• UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang yang memberikan kewajiban bagi badan publik untuk melakukan pengarsipan serta memberikan klasifikasi dari setiap arsip untuk setiap badang publik.
• UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Berisi mengenai undang-undang yang mengatur tentang prinsip-prinsip pemerintahan yang baik yang merupakan efektifitas fungsi pemerintahan itu sendiri. Pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintahan atau koporasi yang efektif dapat memperkuat demokrasi dan hak asasi manusia, mempromosikan kemakmuran ekonomi, kohesi sosial, mengurangi kemiskinan, meningkatkan perlindungan lingkungan, bijak dalam pemanfaatan sumber daya alam, memperdalam kepercayaan pada pemerintahan dan administrasi publik.
• UU No. 4 tahun 2011 tentang Informasi Geospasial. Berisi mengenai usaha untuk menjadikan Informasi Geospasial menjadi program di setiap instansi pemerintah dan tanggung jawab masyarakat, agar penyelenggaraannya menjadi sistematis dan berkelanjutan. Undang-Undang tentang Informasi Geospasial ini diharapkan menjadi aturan yang mengikat bagi seluruh pemangku kepentingan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
Standar Nasional Indonesia
• SNI ISO 32000-1:2008, Portable Document Format
• SNI ISO 27001:2009, Sistem Manajemen Keamanan Informasi
• SNI ISO/IEC 26300:2011, Open Document Format
Peraturan Pemerintah
• Peraturan Pemerintah 82/2011 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronis
• PM Kemendagri 25/2011: Pedoman Pengkajian, Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
• PM Dikbud 99/2013: Tentang Tata Kelola TIK di Lingkungan Kemdikbud
• PM Kominfo 7/2013 Pedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran Bagi Penyelenggara Sistem Elektronik Untuk Pelayanan Publik
• PM 36/2014 Tata Cara Pendaftaran Sistem Elektronik
• PM Kominfo 10/2015 Tata Cara Pendaftaran Sistem Elektronik Instansi Penyelenggara Negara
• PM Kominfo 24/2015 Penerapan SKKNI bidang Komunikasi dan Informatika
• Permen Kominfo 5/2015 Registrar Nama Domain Instansi Penyelenggara Negara
1.5 Hasil Akhir Pekerjaan
Hasil akhir dari pekerjaan ini adalah bakuan yang dapat dimanfaatkan oleh lingkungan Kemenpora untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Bakuan tersebut meliputi:
• Bakuan siklus pengembangan sistem informasi
• Bakuan lisensi yang digunakan di dalan pengembangan sistem informasi
• Bakuan interoperabilitas data dan format data
• Bakuan kualitas SIM yang dikembangkan di lingkungan Kemenpora
Bab
2
TIK di Kemenpora Saat Ini
Pengembangan roadmap tidak terlepas dari beberapa pekerjaan yang telah dilakukan di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Beberapa pekerjaan yang telah dilakukan dapat diklasifikasi menjadi beberapa aspek yaitu:
• Asek Organisasi berkaitan mengenai kebijakan-kebijakan untuk mendukung operasional dan efektifitas kinerja dalam penanganan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
• Aspek Sumber Daya Manusia berkaitan mengenai dukungan sumber daya manusia untuk mendorong operasional TIK.
• Aspek Teknis berkaitan mengenai dukungan infrastruktur jaringan serta sistem informasi manajemen.
2.1 Aspek Organisasi
Pengelolaan implementasi TIK di lingkungan Kementerian Negara Pemuda dan Olahraga dilakukan oleh Bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan (ditandai dengan kotak berwarna merah). Tugas dan fungsi pada tahun 2010-2016 adalah melaksanakan tugas dan fungsi di bidang manajemen TIK,menjalankan tugas dalam pengelolaan perpustakaan di lingkungan Kemenpora.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora maka dalam kurun waktu 2010 telah dilaksanakan beberapa kegiatan untuk seperti:
• Tahun 2010:
– Penyusunan Panduan Bakuan Strategi, Road Map, dan Bakuan Sistem Informasi Manajemen. Panduan ini menjelaskan rencana 5 tahunan dalam pengelolaan TIK serta bakuan-bakuan(standar) yang perlu dikembangkan untuk mendukung manajemen TIK di kemenpora.
G ambar 2.1: S tr uktur Or ganisasi K emenpor a (B agian S istem Infor masi dan P erpustakaan) 2010-201 5
TIK di Kemenpora Saat Ini
– Penyusuunan Bakuan Interoperabilitas Data. Panduan ini menjelaskan mengenai mekanisme standar data yang dapat diterapkan dalam pertukaran data untuk mendukung interoperabilitas data antar sistem.
• Tahun 2011:
– Sosialisasi Pemanfaatan Email Kemenpora.go.id dan Sistem Informasi Manajemen Gis di lingkungan Kemenpora
• Tahun 2012:
– Penyusunan Bakuan Audit Keamanan Sistem Informasi. Panduan ini berisi mengenai standar dan tahapan untuk melakukan audit di lingkungan Kemenpora khususnya pada penanganan TIK.
• Tahun 2013:
– Pengembangan Portal Museum Olahraga untuk mendukung tugas dan fungsi museum olahraga dalam menyebarluaskan informasi mengenai museum olahraga pada masyarakat
– Sosialiasi penerapan keamanan informasi di lingkungan Kemenpora dalam rangaka peningkatan kesadaran keamanan informasi di Kemenpora.
• Tahun 2014:
– Implementasi Penggunaan TIK dalam pendataan informasi (kliping)
– Penerapan Peraturan Pengembangan Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga (Roadmap) melalui Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 0252.A Tahun 2014
– Pelaksanaan Audit Sistem Informasi dan Jaringan di Lingkungan Kemenpora
• Tahun 2015:
– Pengukuhan Keanggotaan LPSE Tahun 2015 melalui SK. Nomor 0967 Tahun 2015
– Penerapan Kewajiban Mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Tahun Anggaran 2015 dengan menggunakan SIRUP melalui
ND.00310/SET.B-2/XII/2014
– Penyampaian Account Pengelola Rencana Umum Pengadaan Baru pada LPSE melalui ND.0207/SET.B-2/V/2015
G ambar 2.2: S tr uktur Or ganisasi K emenpor a (B agian S istem Infor masi) 2016
TIK di Kemenpora Saat Ini
– Pembatasan Penggunaan Internet pada Jam Kantor melalui ND.00056/B-2/II/2015
– Pelaksanaan Audit Internal Tik khususnya untuk bidang Infrastruktur dan CCTV
Pada tahun 2016 terjadi perubahan struktur di lingkungan Kemenpora seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.2. Perubahan struktur ini menyebabkan penambahan beberapa bagian di dalam struktur organisasi sisinfo. Adapun bagian -bagian tersebut adalah bagian pengembangan dan keamanan sistem informasi, bagian pengelola informasi ,bagian sistem perangkat keras dan jaringan .
2.2 Aspek Sumber Daya Manusia
Peningkatan TIK pun tidak lepas dari ketersediaan sumber daya manusia oleh karena maka pada tahun 2016 telah terjadi perombakan Stuktur Organisasi di lingkungan Kemenpora khususnya di bagian Sisinfo hal ini seperti yang terlihat pada tabel 2.17
Tabel 2.1: Data Sumber Daya manusia Bagian Sisinfo
NO JABATAN NAMA KETERANGAN GOL
1 Kepala Bagian Sistem Informasi Dra. Bustiana, M.Pd PNS IV / b 2 Kasubbag Pengembangan dan
Keamanan Sistem Informasi
Nurhasanah, S.Sos PNS III / d
2.1 Calon Pranata Komputer Esti Ananingsih, S.Kom PNS III / a 2.2 Staf Widhyastuti, SH Honorer Internal
-2.2 Staf Faisal Ishak Honorer Lembaga
-3 Kasubbag Pengelolaan Informasi Ahmad Musawir, S.Si., M.Si
PNS III / d
3.1 Calon Pranata Komputer Sarlawati Gita Avria, S.Kom
CPNS III / a
3.2 Staf Fajar Purnama Honorer Internal -3.3 Staf Dani Setiadi, SE Honorer Lembaga
-4 Kasubbag Sistem Jaringan dan Piranti Keras
Wulan Asri Meidyasari, S.Si., M.Ti
PNS III / c
4.1 Staf Umriansyah PNS II / b
4.2 Calon Pranata Komputer Khresna Purnama, ST CPNS III / a 4.3 Staf Aditya Eko P, S.Kom Honorer Internal -4.4 Staf Achmad Suryana Honorer Lembaga
-4.5 Staf Muzani Honorer Lembaga
-5 IT TEAM
5.2 Konsultan IT Dr. rer. nat. I Made Wiryana
Gunadarma
-5.2 Teknis IT Andreas Hadiyono, ST, MMSI
Gunadarma
-5.3 Teknis IT Koko Bachruddin, ST, MMSi
Gunadarma
-5.4 Teknis IT Sutresna Wati, ST, MMSi Gunadarma
2.3 Aspek Teknis
2.3.1
Infrastruktur
Pada saat ini Kemenpora memiliki pengelolaan server yang dikelola secara terpisah. Tetapi keduanya dikelola dibawah koordinasi Biro Humas dan Kepegawaian Kemenpora. Dua data center tersebut terletak di
• Data Center pada PT Telkom Tbk, di Karet Tengsin. Pada data center ini dioperasikan server-server yang digunakan untuk Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga [http://www.kemenpora.go.id]
• Ruang Server di Kantor Kemenpora lantai 2. Ruangan ini berisi perangkat jaringan untuk kebutuhan tiga gedung utama Kemenpora (Graha, Wisma, PPITKON) dan server untuk kebutuhan aplikasi internal seperti : aplikasi evaluasi, e-mail, GIS (Geographic Information Service), SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik), dan beberapa infrastruktur pendukung lainya. Untuk mengoptimalkan kinerja serta peningkatan kualitas layanan jaringan di lingkungan Kemenpora maka pada beberapa tahun terakhir telah dilakukan peningkatan serta perbaikan kualitas konfigurasi jaringan. Hal Ini dapat terlihat pada gambar 2.3 maka dapat diketahui bahwa jaringan di Kemenpora memiliki beberapa tingkatan arsitektur yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
• Data Center di kemenpora terhubung dengan internet dengan rentang IP sebanyak 14 (empat belas) IP publik (118.97.77.112/28).
• Jaringan di Kemenpora terbagi menjadi dua router yaitu router jaringan dan router aplikasi.
• Setiap gedung (Graha, Wisma, dan PPIKON) terhubung dengan satu router yang disediakan untuk masing-masing gedung. IP yang digunakan adalah ip lokal.
• Setiap lantai di Gedung Graha telah memiliki switch-router .
• Di Gedung Wisma terdapat satu router untuk aplikasi.
• Koneksi 100 MB via TELKOM melalui koneksi fibre optic via ASTINET dan 75 MB via provider matrix.
Bandiwth dan Pengaturan Jaringan Sejak tahun 2010 - 2015 telah dilakukan berbagai penambahan kapasitas bandiwth seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2.2:
TIK di Kemenpora Saat Ini
Tabel 2.2: Penambahan Bandiwth dari tahun 2010-2015
Tahun Anggaran
Kapisitas Bandiwth Penyedia Bandiwth Tipe Koneksi
2010 10 MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic
2011 50 MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic
2015 100 MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic
75 MB PT.Matrix Fiber Optic
Secara umum pengaturan bandwith Tabel 2.3 terlihat bahwa pembagian segmen jaringan berdasarkan lantai yang ada, namun pada PPITKON dan WISMA tidak dilakukan hal yang sama. Wisma Kemenpora hanya dibagi menjadi dua segmen padahal terdapat 4 lantai, sedangkan PPITKON hanya ada satu segmen padahal terdapat 3 lantai. Dari hasil wawancara dan dokumen yang dibaca pembagian bandwidth sudah berdasarkan jumlah pengguna di setiap lantai.
Tabel 2.3: Pembagian Segmen Jaringan dan Bandwidth
Nama Segmen IP Bandwidth Lama (MB) Bandiwth Baru (MB)
Sebelum Jalur Utama Jalur Backup Graha Lantai 1 192.168.101.0/24 1 0 4 Graha Lantai 2 192.168.102.0/24 5 12 -Graha Lantai 3 192.168.103.0/24 2 4 3 Graha Lantai 4 192.168.104.0/24 2 6 -Graha Lantai 5 192.168.105.0/24 2 6 -Graha Lantai 6 192.168.106.0/24 12 10 10 Graha Lantai 7 192.168.107.0/24 2 6 15 Graha Lantai 8 192.168.108.0/24 2 6 -Graha Lantai 9 192.168.109.0/24 2 4 3 Graha Lantai 10 192.168.110.0/24 10 12 15 Wisma Lantai 1 192.168.201.0/24 4 11 -PPITKON 192.168.210.0/24 Sharing 14 -Server 8 8 -Cadangan 0 1
Gambar 2.3: Arsitektur Jaringan Kementerian Pemuda dan Olahraga
2.4 Sistem Informasi
Berdasarkan survei yang dilakukan hingga saat ini, Kementerian Pemuda dan Olahraga memiliki berbagai SIM yang pengelolaannya di bawah naungan beberapa deputi kementerian. Sedangkan sebagai akses utama informasi di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah melalui Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga yang memiliki alamat di [http://www.kemenpora.go.id].
Bagian Sistem Informasi dan Pengolahan Data Kemenpora yang berfungsi dalam manajemen pemberdayaan sistem informasi Kementerian mengelola beberapa SIM berdasarkan beberapa kategori:
• Pelayanan Informasi Publik
TIK di Kemenpora Saat Ini
2.4.1
Pelayanan Informasi Publik
2.4.1.1 Portal Informasi
Tujuan utama dari portal ini adalah memberikan informasi langsung ke publik secepat dan seakurat mungkin mengenai informasi kepemudaan dan keolahragaan di Indonesia. Pendekatan utama yang dilakukan sangat berbeda dengan situs-situs kementerian lainnya. Pendekatan yang diterapkan adalah sebagai berikut:
• Penyajian portal bergaya dinamis, sportif, dan bergaya muda. Ini sesuai dengan warna dari Kementerian Pemuda dan Olahraga.
• Isi berita atau content pada portal ini berorientasi pada kegiatan bukan struktur kementerian. Artinya isi dibagi bukan berdasarkan deputi atau unit kerja, tetapi lebih kepada kegiatan tersebut.
• Portal Kemenpora akan memberikan info dari berbagai kegiatan Kepemudaan dan Keolahragaan baik yang dilakukan oleh unit kerja Kemenpora atuapun yang terjadi di Indonesia.
• Portal Kemenpora memberikan info untuk berbagai kegiatan yang akan terjadi misal pengumuman lelang, pengumuman CPNS dan lain sebagainya
• Portal akan memberikan data statistik kepemudaan dan keolahragaan Indonesia.
• Portal ini tidak saja diisi oleh pihak Kemenpora tetapi juga akan membuka pihak luar atau publik untuk mengisicontent dari portal tersebut.
Fitur-fitur utama yang diterapkan di sistem portal informasi yaitu:
• Menggunakan teknologi yang emfokuskan pada kinerja tinggi dan keamanan.
• Memanfaatkan teknologi mobile (submit,view,edit,publish) sehingga melalui perangkat HP situs dapat diakses dengan mudah. Portal Kemenpora merupakan portal pemerintah yang pertama kali menyediakan akses dengan teknologi mobile,
• Memungkinkan pihak non kemenpora berkotribusi content (misal media center pada suatu event)
• Memanfaatkan teknologi Web 2.0, sehingga memungkinkan banyak contributor secara aktif memberikan berita.
• Banyak kegiatan yang dikelola beberapa pihak (event olahraga, persatuan olah-raga, dsb)
• Beragam info dari sub unit di Kementerian Pemuda dan Olahraga.
• Mendorong keterbukaan informasi tapi tetap dapat ditentukan mana yang layak dipublikasi atau tidak.
Portal ini sudah populer dan didukung oleh tim pengisi content yang beroperasi seperti halnya media online, lengkap dengan dewan redaksi dan wartawan.. Tim pendukung dari Portal ini terdiri dari 2 kelompok utama
• Pendukung teknis bekerja sama dengan Universitas Gunadarma. Pendukung teknis ini bertanggung jawab terhadap pengembangan Content Management System dan perawatannya. Termasuk juga penambahan fitur-fitur baru pada CMS. Di samping itu, tim teknis juga bertanggung jawab pada monitoring sistem dan keamanan dari sistem. Tim teknis ini memonitor dan siap sedia selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu.
• Pendukung content tim Portal,sesuai nota dinas sesmen nomor 00435/SET.B-2/IX/2015 tanggal 16 september 2015 berubah menjadi tugas dan fungsi bagian humas . Bagian content ini bertanggung jawab terhadap pengisian content dari portal. Juga untuk melakukan persetujuan pemasukan berita yang dilakukan oleh pihak lain (misal staf di Kemenpora ataupun publik). Tim Content akan selalu standby 24 jam sehari dan 7 hari seminggu
Untuk melakukan peningkatan terhadap kualitas informasi serta penyegaran website maka pada tahun 2015 dilakukan perubahan redesain website seperti pada gambar 2.4
TIK di Kemenpora Saat Ini
Perubahan desain ini dilakukan untuk mengikuti perkembangan kebutuhan dari masyarakat terkait informasi dari Kemenpora. Adapun detail perubahan tersebut adalah sebagai berikut:
• Kategorisasi informasi pada menu data dan statistik untuk memudahkan pencarian data
• Penambahan kolom PPID .
• Perubahan kolom pada halaman depan dengan melihat efektivitas dan efisiensi berita seperti penambahan link youtube dan twitter untuk mengakomodir sosial media yang berkembang saat ini.
2.4.1.2 Sport Science
Website sport science (seperti pada gambar 2.5 )adalah aplikasi berbasis web (http://sportscience.kemenpora.go.id/) yang membahas prinsip- prinsip science untuk membantu atlet dalam meningkatkan performanya. serta sebagai wadah atau tempat yang sangat diinginkan dan dinanti oleh atlet dan masyarakat Indonesia. Melalui hal ini diharapkan dapat menjadi sistem informasi untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat terutama untuk atlet-atlet Indonesia dalam menjalankan aktifitas dan agenda sebagai seorang atlet sehingga dapat membantu peningkatan prestasi yang dicapai, peningkatan peraihan medali dan mengharumkan nama Bangsa Indonesia.
Gambar 2.5: Web Sport Science
Secara umum dalam website sport science akan memuat berbagai macam informasi seperti:
• Medicine atau kesehatan
• Fisiologi
• Psikologi
• Intellegent
• Nutrisi dan antropometri
• Penelitian atau riset
• Pelatihan
• Biomekanik
2.4.2
Administrasi dan Manajemen Umum
2.4.2.1 SIM Lelang
SPSE merupakan aplikasi eprocurement yang dikembangkan oleh Direktorat e -Procurement - LKPP untuk digunakan oleh LPSE di seluruh K/L/D/I. Oleh karena itu Kemenpora telah berpartisipasi dalam pengadaan lelang secara eletkronik. Aplikasi ini dapat di akses di http://lpse.kemenpora.go.id seperti yang terlihat pada gambar 2.6
TIK di Kemenpora Saat Ini
2.4.2.2 Sistem Monitoring Trafik Pengunjung Website
Sistem ini memiliki fungsi untuk melakukan monitoring khususnya pengguna yang telah mengunjungi websitekemenpora.go.idmelalui aplikasi ini (gambar 2.7) maka dapat diketahui mengenai detail informasi dari setiap pengguna seperti negara, tipe browser yang digunakan,lama waktu mereka berkunjung serta informasi lainnya. Aplikasi ini dapat diakses dihttp://monitor.kemenpora.go.id
Gambar 2.7: Sistem Monitoring Pengguna
2.4.2.3 Sistem Informasi Geografis
Untuk melakukan analisis data dan informasi berdasarkan faktor ruang (geografis) serta klasfikasi informasi berdsarkan data spasial maka Kemenpora telah mengembangkan sistem informasi geografis (http://gis.kemenpora.go.id))
seperti terlihat pada gambar 2.8.
Gambar 2.8: Sistem Informasi Geografis
2.4.2.4 LPKP
Lembaga Permodalan Kewirausahaan Pemuda yang selanjutnya disingkat LPKP adalah lembaga yang dibentuk oleh Pemerintah untuk mendukung pengembangan kewirausahaan pemuda guna memperoleh akses permodalan. Melalui website(http://lpkp.kemenpora.go.id) ini diharapakan seluruh informasi mengenai LPKP dapat tersampaikan(seperti pada gambar 2.9
TIK di Kemenpora Saat Ini
2.4.2.5 Simaya
Untuk meningkatkan kualitas informasi serta manajement data khususnya dalam hal manajemen surat maka tahun 2016 Kemenpora telah bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika untuk mengimplementasikan sistem surat berbasis elektronik yaitu Simaya http://e-office.kemenpora.go.id seperti terlihat pada gambar 2.10
Gambar 2.10: Simaya
2.4.2.6 E-Monev
E-Monev adalah sebuah aplikasi untuk mendukung evaluasi kinerja dalam bidang Keuanganan yang dibawah koordinasi bagian evaluasi dan pelaporan. Aplikasi bertujuan untuk memudahkan pelaporan terkait pelaksanaan kegiatan khususnya
dalam bidang anggaran dan evaluasi kinerja yang menjadi salah satu wujud keterbukaan informasi publik di kemenpora. Aplikasi ini dapat di akses di
http://evaluasi.kemenpora.go.idseperti terlihat pada gambar 2.11
Gambar 2.11: E-Monev
2.4.2.7 Siratu
Siratu adalah sistem aplikasi registrasi tamu yang dikembangkan dan digunakan oleh Kemenpan-RB dan diterapkan di Kemenpora melalui proses kerja sama. Fungsi dari aplikasi ini adalah untuk melakukan pendataan bagi setiap tamu yang berkunjung di kemenpora (seperti pada gambar 2.12).
TIK di Kemenpora Saat Ini
Gambar 2.12: Siratu
2.4.2.8 Sipuput
Sipuput adalah sistem aplikasi survey kepuasan pelayanan umum kantor (seperti pada gambar 2.13). Fungsinya adalah untuk melakukan survey terhadap kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora.
Gambar 2.13: Sipuput
2.4.2.9 Sijawara
Sijawara adalah sistem aplikasi jadwal kegiatan dan reservasi ruang rapat (seperti pada gambar 2.14). Fungsinya adalah melakukan pendataan terhadap jadwal kegiatan dan revervasi untuk setiap ruang rapat yang ada di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora.
Gambar 2.14: Sijawara
2.4.2.10 Sirinda
Sirinda adalah sistem aplikasi pengiriman undangan (seperti pada gambar 2.15). Fungsi dari aplikasi ini untuk memudahkan pengiriman surat undangan melalui sms gateway dengan menggunakan SIM untuk setiap pengumuman atau kegiatan di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora.
TIK di Kemenpora Saat Ini
Gambar 2.15: Sirinda
2.5 Platform di Lingkungan Kemenpora
Pada saat ini platform sistem yang digunakan di lingkungan Kemenpora seperti yang ditampilkan pada Gambar. 2.16. Sebagian besar aplikasi SIM yang digunakan di lingkungan Kemenpora berbasiskan web. Sehingga tidak membutuhkan program client yang harus diinstal secara khusus. Sehingga arsitektur yang digunakan di lingkungan Kemenpora terdiri dari 4 komponen utama yaitu :
• Linux. Untuk server sebagian besar server di Kemenpora menggunakan distro Linux OpenSUSE, sebagian desktop menggunakan Ubuntu terutama untuk desktop.
• Apache. Merupakan suatu web server yang dikembangkan oleh Apache Foundation dan bersifat Open Source. Sehingga bebas untuk didapatkan, digunakan dan diubah sesuai kebutuhan pengguna.
• MariaDB. Merupakan database yang sangat terkenal akan kecepatannya. Banyak digunakan untuk aplikasi web.
• PHP. Bahasa pemrograman yang bersifat skrip dan banyak digunakan untuk membuat aplikasi web.
Arsitektur di atas lazim dikenal dengan istilah arsitektur LAMP yang bersifat Open Source. Kemenpora telah mengikuti anjuran dari pemerintah baik dalam surat edaran IGOS, ataupun surat edaran MenPAN tentang penggunaan program legal di kalangan pemerintahan.
Gambar 2.16: Platform yang digunakan di lingkungan Kemenpora
Pada saat ini SIM di Kemenpora belumlah terintegrasi menjadi satu, sehingga belum memungkinkan pertukaran data secara otomatis. Dari hasil survei maka diperoleh bahwa mekanisme integrasi dari SIM-SIM di lingkungan Kemenpora masihlah berupa pada tahapan sistem direktori. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.17, Aplikasi-aplikasi SIM yang digunakan belum diikat menjadi suatu aplikasi khusus.
Gambar 2.17: Pola integrasi di Kemenpora saat ini
2.6 Permasalahan yang Teridentifikasi
Pada implementasi SIM di lingkungan Kemenpora ada beberapa permasalahan yang sering timbul. Permasalahan-permasalahan tersebut diidentifikasi sebagai berikut :
• Permasalahan definisi kebutuhan. Salah satu problem terbesar di dalam pengembangan SIM adalah ketika stakeholder dan pengguna tidak dapat menginformasikan kebutuhannya kepada pengembang aplikasi SIM. Sehingga
TIK di Kemenpora Saat Ini
seringkali SIM yang dikembangkan tidak dapat berfungsi karena tidak menyediakan fungsi yang diminta oleh pengguna.
• Permasalahan disain. Di dalam pengembangan disain yang dilakukan masih belum melibatkan pengguna secara intens dari awal pengembangan sistem. Hal ini disebabkan sebagian proses pengembangan sistem masih memanfaatkan metode classic Software Development Lifecycle (SDLC) belum dimanfaatkan metode participatory yang melibatkan pengguna sistem sejak awal misal dengan penggunaan prototype.
• Permasalahan implementasi. Dokumentasi dari implementasi masih minim, sehingga menyulitkan pada kegiatan perawatan. Penggunaan data bersama masih belum terjadi dilingkungan Kemenpora sehingga masih dilakukan proses copy dan sharing secara manual.
• Permasalahan operasional. Karena sistem yang tidak disusun memberikan kinerja tinggi sehingga sering baik perangkat keras ataupun perangkat lunak tidak mampu menangani beban sistem
• Permasalahan perawatan. Perawatan seiring kali menjadi sedikit terabaikan karena tidak adanya kepedulian sejak awal sistem dibangun. Di lingkungan Kemenpora dengan dimulai dengan pembangunan Portal Kemenpora, maka telah dilakukan fokus pada perawatan sejak awal, di samping perbaikan pada metodologi pengembangan sistem.
• Permasalahan interoperabilitas dan penggunaan data bersama belum didefinisikan dari awal. Sebaiknya bakuan yang disepakati untuk masalah pertukaran data
• Permasalahan aspek legal. Lisensi perangkat lunak yang digunakan ataupun lisensi perangkat lunak yang dikembangkan belum ditentukan. Untuk itu bakuan mengenai lisensi sudah tak dapat dihindari lagi.
• Permasalahan non teknis. Sosialisasi penggunaan sistem yang belum cukup, ataupun sistem dikembangkan tidak mempertimbangkan kondisi non teknis dari pengguna. Sosialisasi sebaiknya dilakukan sejak masa disain dan hingga ketika sistem telah selesai. Perihal non teknis lainnya adalah masalah kejelasan struktur organisasi pengelola SIM.
Bab
3
Tata Kelola
Tata kelola Teknologi Informasi (TI) diterapkan untuk menyelaraskan setiap proses bisnis yang ada dengan teknologi informasi. Maksudnya adalah dengan membuat struktur dan proses yang diperlukan dalam investasi teknologi informasi, pihak manajemen dapat memastikan bahwa investasi teknologi informasi yang dilakukan sesuai dengan strategi bisnis dan sesuai dengan urutan prioritas yang ada. Pada perencanaan ke depan, investasi teknologi informasi yang dilakukan diharapkan dapat tepat waktu, sesuai dengan dana yang dikeluarkan, dan memberikan nilai tambah sesuai dengan yang diharapkan. Peningkatan nilai tambah yang dimaksud antara lain pengurangan biaya, peningkatan pendapatan, mempercepat proses kerja, dan lain-lain.
Pada dasarnya Pengelolaan TI terfokus pada pada dua hal: penyampaian nilai terhadap bisnis yang dilakukan, dan pengurangan terhadap resiko-resiko TI. Yang pertama didorong oleh penyelarasan strategis dari TI terhadap bisnis. Yang kedua didorong oleh akuntabilitas yang menempel pada organisasi. Keduanya perlu didukung oleh sumber daya yang sesuai dan diukur untuk memastikan hasil yang diinginkan telah didapat. Alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya Pengelolaan TI di organisasi/institusi adalah penggunaan COBIT (Control Objective of Information Technology) yang mempertemukan kebutuhan beragam manajemen dengan menjembatani celah atau gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis TI.
Agar kedua fokus pengelolaan TI itu bisa terlaksana dengan baik maka perlu adanya pengendalian terhadap proses-proses yang dilakukan sehubungan dengan pengelolaan TI. Kegiatan pengendalian perlu didefinisikan dan dikomunikasikan sehingga semua kebijakan, aturan-aturan, pedoman, dan prosedur yang mendorong proses-proses TI didokumentasikan, direview, dipelihara, disetujui, disimpan, dikomunikasikan dan digunakan untuk pelatihan. Bagaimana tanggung jawab dapat dibebankan terhadap setiap aktivitas dan pada waktu yang tepat serta mereview apakah semuanya dilaksanakan secara benar. Memastikan bahwa kebijakan, aturan-aturan, pedoman dan prosedur itu dapat diakses, mempunyai
nilai kebenaran, dapat dimengerti dan diimplementasikan dan terkini sesuai dengan kebutuhan oragnisasi dan keadaan teknologi.
3.1 Definisi dan Kerangka kerja
Tata kelola teknologi informasi (TI) didefinisikan sebagai upaya untuk memformalkan pengelolaan dan perbaikan kesalahan, akuntabilitas dan kewenangan mengambil keputusan dalam skala yang lebih luas pada area strategi TI, sumber daya, serta aktivitas pengendalian. Isu utama pengelolaan teknologi informasi yaitu penyelerasan antara strategi (proses) bisnis organisasi dengan TI yang digunakan. Kerangka kerja (framework) tata kelola TI sudah dibakukan dan diakui oleh dunia, diantaranya: Information Technology Infrastructure Library
(ITIL), ISO 177799 (ISO, 2005) dan Control Objective for Information and Related Technology (COBIT). Pengembangan TI/SI di suatu lembaga sedikit banyak merupakan pengembangan secara bertahap atau strategis, akan terkait dengan kondisi TI/SI sebelumnya. Pertimbangan kondisi sebelumnya dalam pengembangan TI/SI di pemerintahan perlu diperhatikan, mengingat pada faktor pemangku kepentingan (stakeholder), sumber daya manusia, anggaran dan aspek legal atau kebijakkan yang mendukungnya. Pemilihan metode yang tepat pada kondisi tersebut menjadi salah satu yang penting untuk diimplementasikan secara tepat dan efisien. Metode Ward dan Peppard mendukung kondisi tersebut dan memiliki kelebihan diantaranya:
• menanggulangi kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dengan dengan meningkatkan proses bisnis organisasi dengan lebih inovatif,
• mampu memanfaatkan sumber daya SI/TI dengan maksimal, dan
• perencanaan berfokus pada kebutuhan bisnis atau pekerjaan organisasi, bukan dominan ke teknologi.
Metode tata kelola TI/SI tersebut, secara sederhana dimodelkan pada diagram Gambar 3.1.
Tata Kelola
Gambar 3.1: Model Tata Kelola TI/SI
3.2 Tujuan Tata Kelola
Menurut Forrester [5] terdapat empat objective yang menentukan arah atau bentuk tatakelola TI. Setiap objektif tersebut merupakan bagian dari tatakelola TI seperti pada Gambar.
Keempat objective itu terdiri dari:
• Accountability (Bisa dipertanggung jawabkan),
• ITValueandAlignment (Nilai-nilai TI),
• Risk Management (Pengelolaan Resiko), dan
• Performance Measurement (Pengukuran Kinerja).
Tata kelola TI bertujuan agar informasi yang dikelola bisa dipertanggunjawabkan, dan informasi yang dihasilkan benar-benar memberikan nilai tambah bagi proses bisnis yang ada pada organisasi. Dan resiko yang akan muncul berhubungan dengan TI bisa diminimalkan dan yang paling penting dari tatakelola TI adalah bisa mengukur kinerja dari pengimplementasian teknologi informasi tersebut.
3.3 Karakteristik Tata Kelola
Tata kelola TI/SI memiliki karakteristik dasar yang dipenuhi oleh organisasi di lingkungan Kemenpora, yaitu:
1. Tingkat kepuasan stakeholder yang tinggi
2. Bersifat efektif terhadap biaya (cost effective) 3. Data terintegrasi dengan baik
4. Proses-proses yang efektif
5. Pelaksanaan komunikasi yang baik (komunikasi internal dan eksternal organisasi pengelola Sistem dan Teknologi Informasi)
6. Memiliki ukuran-ukuran kinerja yang baik 7. Menerapkan proses Disaster Recovery System 8. Biaya-biaya layanan terdokumentasi dengan baik
9. Mampu membuat perbandingan (benchmarking) layanan lain yang sekelas di organisasi pemerintah lainnya.
3.4 Analisis Area Tata Kelola
Area tata kelola mempunyai domain yang terdiri dari tiga (3) proses/aktivitas utama yang dijadikan satu menjadi domain Evaluate, Direct, dan Monitoring (EDM). Analisis area tata kelola berdasarkan COBIT, secara umum memberikan penilaian atau pengukuran pada aspek dan parameter seperti berikut ini:
• Keselarasan antara teknologi informasi yang digunakan dengan kebutuhan & rencana strategis lembaga, dengan parameter dasar:
– tujuan dan kebutuhan strategis yang didukung oleh tujuan strategis IT
– kepuasan stakeholder dengan lingkup rencana portofolio dari program dan layanan
– nilai TI yang dipetakan ke nilai bisnis (perencanaan dan kegiatan) lembaga
• Komitmen dari manajemen pimpinan untuk membuat keputusan terkait TI, dengan parameter dasar
– peran manajemen eksekutif dengan pertanggungjawaban yang jelas untuk keputusan TI
– teknlogi informasi menjadi butir agenda pimpinan organisasi
– frekuensi rapat komite (eksekutif ) mengenai strategi TI
• Penyampaian layanan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi
Tata Kelola
– kepuasan stakeholder terhadap pemenuhan penyediaan layanan TI
– kepuasan pengguna terhadap kualitas layanan TI
• Pengelolaan resiko yang berkaitan TI, dengan parameter:
– proses bisnis penting, layanan TI dan program bisnis TI tercakup dalam penilaian risiko
– Jumlah insiden yang berkaitan dengan TI yang signifikan yang tidak diidentifikasi dalam penilaian risiko
– Frekuensi update atau profil risiko
• Transparansi biaya TI, manfaat, dan risiko
– penganggaran dengan jelas didefinisikan dan diharapkan disetujui yang berhubungan dengan biaya dan manfaat TI
– layanan TI dengan jelas didefinisikan dan menyetujui biaya operasional dan manfaat yang diharapkan
– survei kepuasan para pemangku kepentingan utama mengenai tingkat transparansi, pemahaman dan akurasi informasi keuangan TI
• Keamanan informasi, pengolahan infrastruktur dan aplikasi, dengan parameter:
– jumlah insiden keamanan yang menyebabkan kerugian finansial, gangguan proses internal, dan terganggunya layanan publik
– waktu untuk memberikan, mengubah dan menghapus hak akses istimewa , dibandingkan dengan yang telah disepakati pada tingkat yang pelayanan
– frekuensi penilaian keamanan terhadap standar dan pedoman yang ditetapkan
• Kepatuhan IT dengan kebijakan internal, dengan parameter dasar:
– jumlah insiden yang terkait dengan ketidakpatuhan terhadap kebijakan
– banyaknya stakeholder yang memahami kebijakan terkait TI/SI
– kebijakan yang didukung oleh standar dan aktifitas kerja yang efektif
– frekuensi dari review dan update kebijakan
• Kemampuan secara/basis TI, dengan parameter:
– kepuasan eksekutif bisnis dengan daya tanggap TI terhadap kebutuhan baru
– jumlah proses bisnis penting yang didukung oleh infrastruktur dan aplikasi terbaru
– rata-rata waktu untuk mengubah tujuan strategis TI menjadi sebuah inisiatif yang disepakati dan disetujui
• Optimalisasi aset , sumber daya dan kemampuan TI, dengan parameter:
– frekuensi dari kematangan kemampuan dan penilaian optimalisasi biaya
– kecenderungan dari hasil penilaian
– tingkat kepuasan bisnis dan eksekutif TI yang terkait biaya dan kemampuan TI
• Kompetensi dan motivasi kerja serta personil TI, dengan parameter:
– jumlah atau proporsi staf yang berkaitan dengan kemampuan IT yang cukup untuk memenuhi kompetensi yang dibutuhkan untuk tugas mereka
– kepuasan staff TI/SI dengan perannya dalam TI
– jumlah jam pembelajaran / pelatihan per anggota staf
3.5 Implementasi Tata Kelola
Kebijakan, pedoman, aturan dan prosedur dibuat dalam rangka pemenuhan ketaatan (compliance) terhadap aturan tata kelola yang telah disepakati, hukum yang berlaku serta terhadap kontrak yang dibuat dengan pihak lainnya. Aspek ketaatan ini perlu digaris bawahi agar semua proses bisnis terdefinisi dengan jelas dan diikuti dengan aturan-aturan, kebijakan, pedoman serta prosedur yang akan memandu setiap proses proses bisnis yang berlangsung di organisasi/instusi tersebut. Dengan adanya kebijkan, pedoman, aturan, dan prosedur ini maka setiap proses bisnis terdefinisi dengan baik sampai ke aktivitas-aktivitas terkecilnya.
3.5.1
Kebijakan (Policy)
Kebijakan mengandung pengertian dasar sebagai rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan. Kebijakan menyangkut pernyataan umum yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi tertentu mengenai tujuan atau goal yang hendak dicapai melalui proses pelaksanaan kegiatan-kegiatannya. Kebijakan dapat dikatakan sebagai salah satu bentuk dari guide (petunjuk) yang berorientasi pada pembatasan dari pelaksanaan proses.
Tata Kelola
3.5.2
Pedoman (Guideline)
Secara umum pedoman mencakup pengertian sebagai petunjuk atau pedoman yang disarankan untuk melakukan sesuatu dalam hal keterkaitannya dengan lingkup suatuservice(layanan) atau produk tertentu. Jika dihubungkan peranannya dalam pengelolaan teknologi informasi, maka guideline meliputi petunjuk dasar penggunaan layanan, fasilitas, metode pengelolaan, dan penggunaan lain yang terkait dengan sumber daya teknologi informasi.
3.5.3
Aturan (Rule)
Aturan adalah pedoman yang didefinisikan dan harus dilaksanakan oleh pihak-pihak tertentu dalam lingkup suatu layanan atau produk tertentu. Satu sifat yang membedakannya dari Pedoman adalah bahwa Aturan lebih bersifat mengikat terhadap pihak-pihak terkait dimana aturan-aturan tersebut diterapkan. Aturan memberikan ketentuan-ketentuan mengenai kebiasaan / budaya yang telah dijalankan pada bagian organisasi atau instansi tertentu. Sehingga, dalam konteks pengelolaan teknologi informasi, Aturan dapat mencakup secara lokal pada bagian tertentu, tetapi dimungkinkan juga berlaku pada keseluruhan organisasi atau instansi. Hal ini berbeda dari kebijakan yang pada prinsipnya sebaiknya diterapkan secara global.
3.5.4
Prosedur (Procedure)
Prosedur dapat didefinisikan sebagai rencana yang mendefinisikan tata cara pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis . Prosedur secara relatif dapat berupa bentuk rinci dari penerapan suatu pedoman atau aturan (terdapat juga kemungkinan penjabaran yang dilakukan adalah berasal dari kebijakan karena mengingat lingkup ketiga hal ini dapat bersifat relatif terhadap organisasi atau instansi terkait). Prosedur harus menjadi standar bagi implementasi kegiatan operasional di tiap unit kerja atau aktifitas, yang dinyatakan dalam Prosedur Operasional Standar (Standard Operational Procedure) yang disingkat SOP.
3.5.5
Dokumen Tata Kelola
3.5.5.1 Tata Kelola yang disusun
Pengembangan Tata Kelola TI untuk Pengelolaan Sistem Informasi dalam area dan lingkup kerja organisasi, dapat dimplementasikan dalam berbagai bentuk nyata, diantaranya penentuan Kebijakan, Aturan, Pedoman, dan Prosedur. Di Kemenpora, implementasi tata kelola dinyatakan dalam bentuk dokumen-dokumen, diantaranya: buku Strategi-Roadmap-Bakuan Pengembangan Sistem Informasi Tahun 2014 (ISBN: 978-602-98191-0-6), dan beberapa prosedur operasional
standard (standard operational procedure/SOP) yang secara bertahap dan pasti, telah disusun dan diaplikasi dalam mendukung proses bisnis TI yang ada. Implementasi tata kelola tersebut terus berkembang, diperbaharui dan ditambah berdasarkan kebutuhan organisasi Kemenpora. Beberapa SOP telah disusun dan diimplementasikan pada layanan TI/SI sebagai bagian aktifitas kerja bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan yang mendukung unit kerja lainnya di lingkungan Kemenpora sebagai tupoksi dan penerapan nomenklatur baru di Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian. SOP dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut:
• SOP Sistem Manajemen Mutu Penerapan Aplikasi
Alur Proses Penerapan dan Pemeliharaan Sistem Informasi 6.1. Penerapan Aplikasi di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi 3 macam antara lain:
1. Penerapan Aplikasi di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi 3 macam antara lain:
(a) Penerapan Aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif dan mengembangkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan unit kerja - unit kerja di Lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Langkah-langkahnya yaitu:
i. Bagian Sistem Informasi memberikan informasi kepada unit kerja bahwa akan membuatkan aplikasi yang dapat mendukung kinerja dari unit kerja serta meminta pedoman kerja dari unit kerja sebagai acuan untuk membuat aplikasi.
ii. Aplikasi akan dibuat oleh Tim Teknis IT Kementerian Pemuda dan Olahraga yaitu Universitas Gunadarma.
iii. Aplikasi yang sudah jadi kemudian dipaparkan kepada unit kerja, untuk mengetahui kesesuaian antara feature – feature di aplikasi dengan kebutuhan unit kerja. Pemaparan dilakukan berulang kali apabila ada penambahan feature sampai tidak adanya penambahan feature (final) agar aplikasi yang dibuat dapat maksimal sesuai dengan kebutuhan unit kerja.
iv. Kemudian akan dilakukan Training of Trainer kepada unit kerja agar dapat menggunakan aplikasi tersebut dengan baik.
v. Setelah pengguna (user) sudah mahir menggunakan aplikasi tersebut, Tim Teknis IT akan membuatkan akses (memberikan username dan password) kepada pengguna (user).
vi. Pengelolaan aplikasi akan menjadi tanggung jawab dari unit kerja dan pemeliharaan aplikasi akan menjadi tanggung jawab dari Bagian Sistem Informasi.
Tata Kelola
vii. Aplikasi yang telah siap untuk dipublikasi kemudian dibuatkan sub domain di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga sesuai dengan aturan dari Kementerian Komunikasi dan Informatika. viii. Aplikasi dapat ditampilkan di Portal Kementerian Pemuda dan
Olahraga (www.kemenpora.go.id) dalam bentuk icon atau folder. (b) Penerapan aplikasi yang merupakan permintaan dari unit kerja.
Langkah-langkahnya hampir sama dengan penerapan aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif, perbedaanya antara lain:
i. Unit kerja mengirimkan nota dinas permohonan pembuatan aplikasi kepada Bagian Sistem Informasi.
ii. Bagian Sistem Informasi memberikan jawaban nota dinas tersebut dan menyampaikan permohonan untuk diundang dalam rapat koordinasi pembahasan pembuatan aplikasi.
iii. Langkah selanjutnya adalah sama seperti penerapan aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif (dimulai dari langkah sebelumnya yang terkait)
(c) Penerapan aplikasi dimana aplikasi sudah dibuat oleh unit kerja, dan akan ditempatkan di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga. Langkah-langkahnya antara lain:
i. Unit kerja mengirimkan nota dinas permohonan dihubungkan dengan Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga (menjadi sub domain Kementerian Pemuda dan Olahraga).
ii. Bagian Sistem Informasi memberikan jawaban permohonan nota dinas tersebut.
iii. Unit kerja memberikan master aplikasi tersebut kepada Tim Teknis IT Bagian Sistem Informasi untuk dilakukan pengecekan apakah aplikasi tersebut sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (sesuai roadmap).
iv. Jika nama website dari unit kerja sudah dot id (.id), website tersebut dapat dijadikan sub domain Kementerian Pemuda dan Olahraga.
v. Jika nama website dari unit kerja selain dot id (.id), harus diubah terlebih dahulu menjadi dot id (.id) oleh pengelola website dari unit kerja.
vi. Nama domain yang diakhiri dengan dot id (.id) merupakan identitas Indonesia di dunia maya yang bertujuan sebagai identitas untuk website yang berasal dari atau ditujukan untuk Indonesia.
