ARYADUTA MEDAN
2. BANQUETE CAPTAIN
1. Mengkoordinir pekerjaan dalam suatu event dari persiapan sampai tutup.
1) Banquete captain sama juga perannya dengan banquete manager bedanya assisten manager banquete hanya memerintah dan yang melaksanakan banquet captian. Di Hotel Grandhika Medan, banquete captain yang melakukan persiapan mulai dari coffe break, mengecek ruangan, melengkapi segala peralatan dan perlengkapan yang kurang dengan bantuan karyawan lainnya. Begitu juga untuk penutupan (closing) banquete captain juga yang berperan.
2) Untuk penutupan banquete captain juga yang bertugas dengan bantuan karyawan lainnya mulai dari pengecekan peralatan yang ada diruangan, clear up¸set up ulang ruangan untuk event selanjutnya dengan bantuan bawahan atau karyawan lainnya yang bertugas untuk menata ruangan (set up).
2. Mengawasi bawahan secara langsung dalam bekerja
1) Saat bawahan bekerja banquete caption juga bertugas untuk mengawasi secara langsung. Dengan mengawasi secara langsung bawahan saat bekerja, banquete captain dapat menilai bawahannya yang sudah meningkat kemampuannya dan yang belum meningkat.
Dan ini yang dilakukan oleh banquete caption di Hotel Grandhika Medan saat bawahannya bekerja.
2) Pada saat bawahan bekerja di Hotel Grandhika Medan banquete caption secara langsung mengawasi sehingga dapat melihat kemampuan bawahanya. Bawahan yang belum paham atau belum bisa bekerja biasanya diberikan arahan dan cara cara untuk bekerja yang baik. Dengan kemampuan yang baik dan meningkat maka event yang akan diselenggarakan dapat berjalan dengan baik.
1. Melakukan taking order
1) Taking order dapat diarikan menerima dan mencatat pesanan tamu, dalam hal ini makanan dan minuman, yang selanjutnya akan diteruskan ke bagian yang terkait, antara lain :kitchen, bar, dan
pastry. Taking order merupakan bagian dari service, biasa dilakukan di room service, restaurant, bar, and banquet.
2) Di banquete sendiri orang yang terkait dengan taking order adalah banquete captain. Untuk Hotel Grandhika Medan sendiri, taking order sangat penting tujuan dari taking order yaitu, memberikan informasi akurat mengenai semua makanan dan minuman yang tersedia dan terdaftar di daftar menu, meningkatkan penjualan, meningkatkan pendapatan, meningkatkan keuntungan.
3) Di samping itu ada juga hal hal yang harus perlu diperhatikan dan dicatat saat banquete captain melakukan taking order di Hotel Grandhika Medan yaitu, jumlah tamu, lay out, dekorasi ruangan, dan peralatan lain seperti sound system, nama dan alamat penanggung jawab acara, perubahan hanya dapat dilakukan jauh sebelum acara berlangsung, menu dan tipe service yang di kehendaki, harus ada kejelasan yang diatur apabila tamu melebihi atau kurang dari yang sudah disepakti dalam kontrak, cara pembayaran dan susunan acara atau program. Dan masalah yang timbul adalah jumlah tamu yang tambah sehingga menyebabkan menu makanan berkurang dan harus menambah menu makanan tersebut. Karyawan banquet atau banquet captain melakukan koordinasi dengan department lain yaitu kitchen.
4) Selain itu kendala yang datang adalah saat tamu lewat melaksanakan kegiatan atau event yang berlangsung sehingga
terjadi extra service dimana extra service ini harus terjadi penambahan harga tarif beda dari harga pemesanan, dan tamu tidak merasa senang dengan hal itu sehingga banquet captain memanggil sales marketing untuk menjelaskan maksud dari extra service.
5) Teknik melakukan taking order ada juga di Hotel Grandhika Medan yang dilakukan oleh banquete captain adalah, sambil membawa captain order book dan alat tulisnya, tersenyum dan memberi salam, untuk tamu yang jumlahnya lebih dari 2 orang tanyakan terlebih dahulu apakah pemesanan dilakukan oleh masing masing tamu atau satu tamu yang bertindak sebagai tuan rumahnya, berikan saran makanan dan minuman apa saja yang paling sesuai dengan selera tamu, tuliskan pesanan tamu dengan baik dan benar sehingga memudahkan pihak bar dan kitchen untuk menyajikan pesanan tamu, ulangi pesanan tamu untuk memastikan bahwa pesanan tamu itu benar, yang terakhir tanyakan apakah bill dibuat jadi satu atau dilaporkan secepatnya kepada banquete captain supaya masalah itu cepat terselesaikan dan tamu bisa merasa puas dan nyaman untuk
melanjutkan acara atau event yang sedang berlangsung. Masalah masalah yang sering terjadi adalah jumlah tamu yang bertambah sehingga menyebabkan kurangnya fasilitas fasilitas seperti kursi dan meja, kurangnya makanan dan minuman saat berlangsungnya event. Dan banquete captain tidak sendirian dalam menangani masalah tersebut banquete captain dibantu oleh banquete imanager.
2) Banquete manager di Hotel Grandhika Medan juga bertugas atau berperan untuk menanagani masalah tamu (complain) apabila terjadi pada saat event berlangsung. Cara menangani masalah yang dilakukan oleh banquete manager yaitu, tetap tenang, memberikan kesempatan pada tamu untuk menyatakan keluhannya, memberikan tamu perhatian penuh dengarkan dengan seksama, hindarkan kata kata kasar dan suara yang keras atau memotong omongan tamu, janganmenyalahkan rekan kerja bahkan menyalakan tamu, ajukan pertanyaan dengan sopan. Sehingga masalah yang dihadapi tamu cepat selesai dan tamu dapat menjalankan event tersebut kembali.
3) Solusi lainnya yang dilakukan oleh banquete manager untuk menangani masalah tamu adalah, membenarkan masalah jangan berdebat dan jangan mengatakan tidak setuju, meminta maaf atas kejadian yang tidak menyenangkan yang dialami oleh tamu, menerima keluhan dengan penuh perhatian, tunjukkan kepada tamu bahwa kita siap meninandak lanjuti permintaannya atau meminta kejelasan dari atasan, menelesaikan keluhan dengan tepat dan cepat,
kembalilah kepada tamu setelah selesai melakukan sesuatu baik berhasil atau gagal, dan yang terakhir ucapkan terima kasih kepada tamu karena kririk membangun yang telah diberikan dan meminta maaf sekali lagi.
5. Menyuguhkan guest bill
1) Pada saat tamu ingin selesai atau sudah selesai mengadakan suatu event, maka yang akan disiapkan untuk terakhir adalah guest bill.
Guest bill yaitu rekening tamu yang berisi tentang pesanan pesanan yang dilakukan tamu saat tinggal di Hotel. Saat tamu ingin meninggalkan hotel atau kegiatan yang dilakukan oleh tamu sudah selesai maka guest bill akan diserahkan kepada tamu.
2) Biasanya guest bill digunakan tamu pada saat saat tertentu yaitu, untuk melakukan pemesanan pemesanan yang memang sangat penting untuk keperluan event yang sedang berlangsung. Dan setelah event selesai maka tamu akan membayar segala transaksi yang ada pada saat cheeck out.