Terima uang dari penyetor dana, melakukan penghitungan dan membuat dokumen BPKBB BPKBB Otorisasi dokumen dan menggandakan dokumen BPKBB 1 2 N Penyetor dana (Penyumbang)
Diberikan surat ucapan terimakasih dari bendahara
dan telah diotorisasi Pastor Paroki Terima uang, melakukan penghitungan dan menyimpannya, kemudian otorisasi dokumen 3 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 Terima BPKBB dan melakukan pencatatan akuntansi 1 LPS N Selesai Input data penerimaan
kas dari penerimaan sumbangan
Proses data dan mencetak penerimaan sumbangan Database Penerimaan Sumbangan T BPKBB 1 Buku Harian Kas/ Bank Laporan Aktivitas Uang diserahkan ke bendahara
Gambar 9. Rancangan Flowchart Sistem Informasi Akuntansi dari Penerimaan Sumbangan
Sumber: data primer yang diolah
Keterangan:
BPKBB : Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
a. Fungsi–fungsi yang Terkait pada Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
1) Fungsi yang Menerima Kas Tunai
Fungsi yang menerima kas tunai ini dilakukan oleh kasir, dimana terdapat 2 (dua) orang yang bertugas untuk menerima kas tunai, mengotorisasi dokumen untuk prosedur penerimaan kolekte dan melakukan penghitungan kas secara manual.
2) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi ini dilaksanakan oleh 3 (tiga) orang bagian akuntansi. Fungsi akuntansi mempunyai tanggung jawab terhadap bendahara mengenai pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam laporan aktivitas, dan buku harian kas besar/bank, serta input data ke Microsoft Access.
3) Fungsi Penyimpanan Kas
Fungsi penyimpanan kas dilakukan oleh 2 (dua) orang bendahara yang berbeda dan bertanggung jawab terhadap wakil ketua paroki. Bendahara mengarsipkan beberapa dokumen baik secara permanen maupun sementara untuk arsip bendahara dalam mempertanggungjawabkannya kepada wakil ketua. 4) Fungsi Pengendalian Internal
Fungsi pengendalian internal dilakukan oleh 1 (satu) orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan harta benda paroki
dan mengevaluasi keseluruhan atas laporan keuangan dan bukti pendukung lainnya.
5) Fungsi Pengendalian Eksternal
Fungsi pengendalian eksternal dilakukan oleh 1 (satu) orang dari Keuskupan Agung Jakarta yang mengaudit dan memeriksa laporan keuangan yang telah diaudit oleh audit internal paroki paroki.
b. Dokumen–dokumen yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
1) Bukti Penerimaan Kas/Bank
Bukti penerimaan kas/bank merupakan dokumen yang pencatatannya berdasarkan rekapitulasi kartu persembahan dan sumbangan yang nominalnya kecil.
2) Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
Bukti penerimaan kas besar/bank merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi-transaksi untuk sumbangan yang nominalnya besar.
3) Formulir Hasil Penghitungan Kolekte
Formulir hasil penghitungan kolekte merupakan dokumen yang dicatat oleh Tim Petugas Kolekte untuk mencatat hasil kolekte yang diperoleh dari kolekte minggu dan kolekte lainnya.
4) Rekapitulasi Kartu Persembahan
Rekapitulasi kartu persembahan merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi penerimaan persembahan untuk paroki. 5) Laporan Penerimaan Kolekte
Laporan penerimaan kolekte secara otomatis akan terisi jika sudah memasukkan data ke dalam form penerimaan kolekte, dan berisi mengenai asal penerimaan kolekte minggu atau lain. 6) Laporan Penerimaan Persembahan
Laporan penerimaan kas/bank akan terisi dari form persembahan.
7) Laporan Penerimaan Sumbangan
Laporan Penerimaan Kas Besar/Bank secara otomatis akan terisi form sumbangan.
c. Catatan Akuntansi yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
1) Buku Harian Kas/Bank
Buku Harian Kas/Bank digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan termasuk dalam laporan yang dikirim ke Keuskupan Agung Jakarta. Pencatatan terhadap Buku Harian Kas/Bank dilakukan oleh bagian akuntansi.
2) Laporan Aktivitas
Laporan Aktivitas digunakan untuk menjelaskan secara rinci/detail mengenai perbandingan transaksi penerimaan kas
sesuai dengan periode yang ditentukan dan termasuk dalam laporan yang dikirim ke Keuskupan Agung Jakarta. Pencatatan terhadap Laporan Aktivitas dilakukan oleh bagian akuntansi. d. Prosedur yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang 1) Prosedur Penerimaan Kolekte
Kasir menerima uang dan dokumen Formulir Hasil Penghitungan Kolekte yang sudah diisi oleh Tim Petugas Kolekte, serta menghitung ulang uang kolekte. Formulir Hasil Pengitungan Kolekte tersebut ditulis dengan memakai kertas karbon agar tercetak 3 (tiga) lembar. Ke-3 (tiga) Formulir Hasil Pengitungan Kolekte tersebut kemudian diotorisasi oleh kasir. Formulir Hasil Pengitungan Kolekte lembar ke-1 (satu) dan dua diserahkan ke bendahara, serta Formulir Hasil Pengitungan Kolekte lembar ke-3 (tiga) diarsip secara sementara bernomor urut. Bendahara terima uang, Formulir Hasil Pengitungan Kolekte lembar ke-1 (satu) dan dua, serta menyimpan uang tersebut. Bendahara menyerahkan Formulir Hasil Pengitungan Kolekte lembar ke-1 (satu) kepada bagian akuntansi dan mengarsipkan Formulir Hasil Pengitungan Kolekte lembar ke-2 (dua) secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi terima Formulir Hasil Penghitungan Kolekte lembar ke-1 (satu), input data ke form penerimaan kolekte dan mencetak laporan
penerimaan kolekte kemudian dicatat ke buku harian kas/bank dan laporan aktivitas serta diarsipkan secara permanen urut tanggal beserta Formulir Hasil Pengitungan Kolekte ke-1 (satu) secara permanen bernomor urut.
2) Prosedur Penerimaan Persembahan
Kasir menerima uang dari penyetor dana dan dokumen Rekapitulasi Kartu Persembahan, kemudian otorisasi Rekapitulasi Kartu Persembahan dan membuat Bukti Penerimaan Kas/Bank. Dokumen beserta uang tersebut diserahkan kasir ke bendahara. Bendahara mengotorisasi dokumen, menyimpan uang, dan mencetak dokumen untuk diserahkan ke bagian akuntansi, kemudian bendahara hanya mengarsipkan Rekapitulasi Kartu Persembahan lembar ke-2 (dua) dan Bukti Penerimaan Kas/Bank lembar ke-2 (dua) secara permanen dan bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Rekapitulasi Kartu Persembahan lembar ke-1 (satu) dan Bukti Penerimaan Kas/Bank lembar ke-1 (satu) dan input data ke form persembahan dan mencetak laporan penerimaan persembahan melakukan pencatatan akuntansi ke buku harian kas/bank dan laporan aktivitas, serta diarsipkan secara permanen urut tanggal beserta Rekapitulasi Kartu Persembahan lembar ke-1 (satu) dan Bukti Penerimaan Kas/Bank lembar ke-1 (satu) secara permanen bernomor urut.
3) Prosedur Penerimaan Sumbangan
Kasir menerima sumbangan dari Penyetor Dana (Penyumbang), melakukan penghitungan dan membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank, kemudian kasir otorisasi dokumen dan mencetaknya menjadi tiga. Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan dua beserta uang sumbangan diserahkan ke bendahara, dan Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-3 (tiga) diserahkan ke Penyetor Dana (Penyumbang) beserta surat ucapan terimakasih dari bendahara dan diotorisasi oleh pastor paroki. Bendahara menerima Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan dua beserta uang sumbangan, kemudian menyimpan uang sumbangan dan otorisasi dokumen. Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) diserahkan ke bagian akuntansi dan Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-2 (dua) diarsipkan bendahara secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan input data ke form sumbangan dan mencetak laporan penerimaan sumbangan serta melakukan pencatatan akuntansi ke buku harian kas/bank dan laporan aktivitas yang diarsipkan secara permanen urut tanggal beserta Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) secara permanen bernomor urut.
2. Rancangan Data Flow Diagram (DFD)
Perancangan Data Flow Diagram (DFD) sistem informasi akuntansi