ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Penerimaan Kas pada Paroki Santo Gregorius Agung
Tangerang
Pengelolaan keuangan di Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang dilaksanakan dengan menjunjung tinggi penerimaan maupun pengeluaran dana dengan menganut prinsip kehati-hatian, konservatif, dan tidak spekulatif. Penerimaan kas dicatat berdasarkan transaksi penerimaan kolekte (kolekte minggu dan kolekte lainnya), persembahan, dan sumbangan (sumbangan internal, sumbangan eksternal, sumbangan devotionalia, sumbangan dana kematian, sumbangan dari instansi lain, sumbangan stipendium, dan sumbangan lainnya). Bukti yang diperoleh dari transaksi penerimaan kas berupa dokumen penerimaan kas yang sudah diatur dalam pedoman paroki oleh Keuskupan Agung Jakarta (KAJ). 1. Fungsi–fungsi yang Terkait pada Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo
Gregorius Agung Tangerang
a) Fungsi yang Menerima Kas Tunai
Fungsi yang menerima kas tunai ini dilakukan oleh kasir, dimana terdapat 2 (dua) orang yang bertugas untuk menerima kas tunai, otorisasi formulir hasil penghitungan kolekte dan melakukan penghitungan kas secara manual.
b) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi ini dilaksanakan oleh 3 (tiga) orang bagian akuntansi. Fungsi akuntansi mempunyai tanggung jawab terhadap bendahara mengenai pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam laporan aktivitas, dan buku harian kas besar/bank.
c) Fungsi Penyimpanan Kas
Fungsi penyimpanan kas dilakukan oleh 2 (dua) orang bendahara yang berbeda dan bertanggung jawab terhadap wakil ketua.
d) Fungsi Pengendalian Internal
Fungsi pengendalian internal dilakukan oleh 1 (satu) orang audit internal yang bertanggung jawab pada pemeriksaan dan evaluasi dari hasil audit atas pengelolaan harta benda paroki. Audit internal bertanggung jawab kepada ketua.
e) Fungsi Pengendalian Eksternal
Fungsi pengendalian eksternal dilakukan oleh 1 (satu) orang dari Keuskupan Agung Jakarta yang mengaudit dan memeriksa laporan keuangan yang telah diaudit oleh audit internal paroki paroki.
2. Dokumen–dokumen yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
a. Bukti Penerimaan Kas/Bank
Bukti penerimaan kas/bank merupakan dokumen yang pencatatannya berdasarkan penerimaan persembahan dan sumbangan yang nominalnya kecil.
b. Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank
Bukti penerimaan kas besar/bank merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi-transaksi untuk mengisi kas besar yang berasal dari donatur yang menyumbang secara kas/bank.
c. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte
Formulir hasil penghitungan kolekte merupakan dokumen yang dicatat oleh Tim Petugas Kolekte untuk mencatat hasil kolekte yang diperoleh dari kolekte minggu dan kolekte lainnya.
d. Rekapitulasi Kartu Persembahan
Rekapitulasi kartu persembahan merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi penerimaan persembahan untuk paroki.
3. Catatan Akuntansi yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
a. Buku Harian Kas/Bank
Buku Harian Kas/Bank digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Pencatatan terhadap Buku Harian Kas/Bank yaitu bagian akuntansi.
b. Laporan Aktivitas
Laporan Aktivitas digunakan untuk menjelaskan secara rinci/detail mengenai transaksi penerimaan kas sesuai dengan periode yang ditentukan. Bagian akuntansi melakukan pencatatan atas Laporan Aktivitas.
4. Prosedur yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang
a. Prosedur Penerimaan Kolekte
Pada waktu pengumpulan kolekte, harus ada tim Petugas Pengitung Kolekte yang sudah ditentukan, kemudian hasil kolekte yang diterima langsung dihitung oleh tim petugas kolekte. Pengitungan kolekte setiap misa dibuat dan dicatat dalam Formulir Hasil Pengitungan Kolekte (FHPK) yang memakai kertas karbon agar tercetak 3 (tiga) lembar dan ditandatangani oleh petugas penghitung uang, kemudian uang diserahkan ke kasir untuk diperiksa lagi, setelah itu kasir otorisasi Formulir Hasil Pengitungan Kolekte. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte dibuat dalam rangkap 3 (tiga) yaitu lembar ke-1 (satu) dan dua (2) serta uang kolekte diserahkan kepada bendahara, lembar ke-3 (tiga) diarsipkan sementara secara nomor terurut oleh kasir. Bendahara menerima Formulir Hasil Penghitungan Kolekte dan uang dari kasir, kemudian menyimpan uang tersebut. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 (satu) diserahkan ke bagian akuntansi,
kemudian berndahara mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-2 (dua) secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 (satu) dari bendahara, kemudian melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian Kas/Bank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 (satu) secara permanen bernomor urut.
b. Prosedur Penerimaan Persembahan
Kasir menerima uang dari penyetor dana dan dokumen Rekapitulasi Kartu Persembahan (RKP). Rekapitulasi Kartu Persembahan diotorisasi oleh kasir kemudian membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas/Bank (BPKB) berdasarkan Rekapitulasi Kartu Persembahan dan sumbangan yang nominalnnya kecil. Kasir menyerahkan Bukti Penerimaan Kas/Bank, Rekapitulasi Kartu Persembahan dan uang ke bendahara. Bendahara kemudian menyimpan uang, otorisasi dokumen dan menggandakan dokumen Bukti Penerimaan Kas/Bank dan Rekapitulasi Kartu Persembahan. Bukti Penerimaan Kas/Bank ke-1 (satu) dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-1 (satu) diserahkan ke bagian akuntansi, kemudian bendahara mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas/Bank ke-2 (dua) dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-2 (dua) secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Bukti Penerimaan Kas/Bank ke-1 (satu) dan Rekapitulasi Kartu
Persembahan ke-1 (satu) dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian Kas/Bank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas/Bank ke-1 (satu) dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-1 (satu) secara permanen bernomor urut.
c. Prosedur Penerimaan Sumbangan
Kasir menerima uang dari penyetor dana (penyumbang), melakukan penghitungan dan membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank (BPKBB), kemudian mengotorisasi dan mencetak dokumen menjadi rangkap tiga. Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan dua beserta uang diserahkan ke bendahara, serta lembar ke-3 (tiga) diberikan ke penyetor dana (penyumbang) disertai surat ucapan terimakasih dari bendahara dan telah diotorisasi oleh Pastor Paroki. Bendahara menerima uang, melakukan penghitungan, menyimpannya, dan mengotorisasi Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan dua. Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) diserahkan ke bagian akuntansi dan Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-2 (dua) diarsipkan secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian Kas/Bank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas Besar/Bank lembar ke-1 (satu) secara permanen dan bernomor urut.
5. Bagan Alir (Flowchart) yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang