2. Proses Perubahan Organisasi
2.2. Arah Perubahan Lingkungan dan Adaptasi Organisasi
2.2.2. Bentuk Adaptasi Organisasi
Menghadapi perubahan kondisi lingkungan yang terjadi, suatu organisasi tidaklah berreaksi secara sederhana. Setiap organisasi akan melakukan usahausaha yang dapat dilakukannya sebagai suatu bentuk adaptasinya terhadap lingkungan. Semua organisasi, baik secara sendiri maupun bersama-sama, senantiasa berusaha mempengaruhi lingkungannya. Oleh karena itu, terdapat berbagai bentuk strategi yang dikembangkan oleh organisasi dalam melakukan adaptasi terhadap perubahan lingkungan ini. Uraian berikut ini menggunakan contoh suatu organisasi perusahaan yang memproduksi suatu barang dan kemudian memasarkan produk itu kepada masyarakat.
2.2.2.1. Strategi Adaptasi terhadap Perubahan Lingkungan
Strategi yang adaptif ini terutama menggunakan pendekatan pemasaran untuk mendekati tuntutan atau permintaan lingkungan. Strategi ini umumnya dimulai dengan melakukan penilaian perkiraan keadaan dan kebutuhan pasar, kemudian organisasi melakukan proses internal yang keluarannya, baik barang dan jasa, sesuai dengan keadaan dan kebutuhan pasar. Secara lebih rinci, aktifitas yang dilakukan oleh strategi yang adaptif ini adalah:
(a). Merasakan kebutuhan dan perubahan dalam lingkungan
Kebutuhan akan informasi awal mengenai kondisi pasar dan perubahan lingkungan merupakan langkah awal yang penting. Informasi ini berkaitan dengan berbagai hal, misalnya selerea pasar, persaingan pasar, perkembangan ekonomi, politik, teknologi dan sebagainya. Sebagai misal
jika dipasaran beredar barang yang diproduksi dengan teknologi yang canggih oleh perusahaan lain, maka perusahaan itu harus segera melakukan antisipasi pengembangan produk dengan teknologi yang sama atau lebih baik dari yang dipasarkan oleh perusahaan lain itu.
(b). Mengolah informasi yang diperlukan oleh para pengguna informasi itu
Ketika informasi telah dimiliki, maka usaha selanjutnya adalah menyampaikannya pada para pengguna informasi itu. Ini merupakan langkah yang penting untuk menghubungkan antara kebutuhan pasar dengan langkah yang harus dilakukan oleh organisasi melalui orang-orang yang ada di dalamnya, misalnya para pelaku penjualan produk. Tanpa adanya usaha mengolah dan menyampaikan informasi itu pada para pengguna informasi itu, maka tindakan yang diharapkan sesuai dengan kondisi pasar tidak akan dapat diwujudkan.
(c). Melakukan perubahan komponen dalam organisasi
Dengan bekal informasi yang diperoleh, maka perubahan-perubahan dalam organisasi itu perlu dilakukan. Misalnya dalam pasar ditemukan adanya produk sejenis dengan teknologi lebih canggih, maka suatu perusahaan harus melakukan perubahan dalam sistem produksi sehingga hasil produknya sesuai dengan permintaan pasar. Ini berarti dalam perusahaan itu perlu ada perubahan, misalnya tenaga yang menangani produk itu harus sesuai dengan tingkat teknologi produk yang dihasilkan itu. Perubahan yang demikian tidak jarang akan mengakibatkan struktur organisasi maupun sistem pengupahan dalam perusahaan itu juga mengalami perubahan.
(d) Menyiapkan Pelaku Perubahan
Perwujudan dari perubahan organisasi adalah pada perubahan pada orangorang yang menjadi anggota dari organisasi itu. Perubahan struktur organisasi dapat menjadi peluang sekaligus ancaman bagi orang-orang yang ada dalam organisasi, demikian juga perubahan tingkat teknologi dapat membuka peluang sekaligus menjadi ancaman sehingga muncul penolakan atau resisten untuk melakukan perubahan dikalangan para anggota organisasi.
(e). Mengenalkan Keluaran Organisasi
Perubahan organisasi akan membawa akibat perubahan pada output atau keluaranb organisasi itu. Oleh sebab itu pengenalan keluaran itu kepada lingkungan sangat diperlukan.
(f). Mendapatkan Umpan Balik
Untuk menjaga kelangsungan perubahan organisasi yang telah dilakukan, perlu ada suatu mekanisme umpan balik sebagai usaha untuk mendapatkan informasi mengenai keluaran yang dihasilkan dan dikenalkan pada lingkungan. Upaya ini juga menjadi tolok ukur apakah adaptasi telah sesuai atau memerlukan penyesuaian yang diperlukan.
Strategi yang adaptif ini umumnya dapat berhasil menciptakan perubahan komponen internal organisasi, seperti mekanisme kontrol terhadap kegiatan, individu, kelompok maupun organisasi secara keseluruhan. Perubahan pada suatu komponen akan selalu berakibat perubahan pada komponen yang lain. Kegagalan untuk melakukan perubahan internal ini akan menyebabkan organisasi pada keadaan yang tidak efektif. Oleh sebab itu, pada strategi yang adaptif ini, perencanaan dan pelaksanaan yang baik sangat diperlukan.
2.2.2.2. Strategi Menghindari Perubahan Lingkungan
Organisasi pada dasarnya memiliki tingkat ketahanan atau resitensi tertentu untuk menghadapi pengaruh perubahan lingkungan. Organisasi memiliki kemampuan untuk mereduksi atau mengurangi ketergantungannya pada lingkungan dalam berbagai cara sebagai berikut:
(a). Menemukan posisi yang tepat dalam lingkungan
Suatu organisasi dapat mengurangi ketergantungannya pada lingkungan eksternal melalui usaha mencari posisi dimana ketergantungan pada lingkungan eksternal itu memiliki kemungkinan untuk dapat dikelola dan diatasi. Usaha ini dilakukan melalui seleksi terhadap kondisi lingkungan yang paling menentukan untuk kemungkinan dikelola, misalnya bidang mana yang persaingannya paling ringan, kebijakan yang mengaturanya paling longgar, dan sebaginya. Strategi ini memang dipandang sangat ideal untuk diwujudkan, tetapi dalam kenyatannya terdapat organisasi yang secara inovatif dapat melakukannya.
(b). Mengurangi ketergantungan melalui diversifikasi
Semua organisasi yang tergantung pada lingkungan yang terbatas untuk mendapatkan masukan dan melempar keluaran, maka ketergantungannya pada lingkungan itu menjadi sangat besar. Untuk mengurangi ketergantungan itu, suatu organisasi dapat melakukan usaha difersifikasi, yang dapat dilakukan dalam beberapa bentuk, antara lain, menambah alternatif sumber-sumber yang diperlukan sebagai masukan, menambah luas jaringan pemasaran sehingga alternatif untuk melempar keluaran makin besar.
(c). Membangun saling ketergantungan yang menguntungkan
Saling ketergantungan yang memberikan keuntungan bagi masing-masing pihak merupakan pilihan strategi yang dapat dipergunakan oleh organisasi untuk mengurangi ketergantungannya pada lingkungan. Pilihan strategi ini sangat tidak mudah dilakukan mengingat kekuatan masing-masing pihak dalam hubungan itu senantiasa dapat dengan cepat dapat berubah sehingga hubungan itu menjadi hubungan yang tidak lagi seimbang dan tidak lagi saling menguntungkan.
2.2.2.3. Strategi Melakukan Kontrol Terhadap Lingkungan
Organisasi dapat mengurangi ketragntungannya pada lingkungannya melalui kontrol terhadap kekuatan lingkungan, terutama mengontrol perilaku yang ada dalam lingkungan itu: Sebagai misal, melakukan kontrol terhadap kekuatan lain seperti para pesaing, para pengguna produk, lembaga pemerintah, serikat buruh dan sebagainya.
Usaha untuk melakukan kontrol ini sangat membutuhkan kemampuan dan ketrampilan yang memadai untuk melakukannya. Selain itu, kreatifitas dan kemampuan untuk memilih pihak yang dapat diatur untuk tujuan itu, membangun persepsi dan opini serta melakukan pendekatan (lobby) sangat diperlukan. Jadi disini antara strategi dan taktik sangat diperlukan untuk suksesnya strategi ini.
Organisasi dalam melakukan adaptasinya terhadap lingkungan dapat menggunakan berbagai macam strategi tersebut di atas. Meskipun semua strategi di atas pada dasrnya dapat dipergunakan oleh semua organisasi, tetapi sebenarnya ada perbedaan diantara strategi tersebut. Strategi menghindari dan mengontrol lingkungan memerlukan langkah yang proaktif dibandingkan dengan strategis adaptasi terhadap lingkungan. Organisasi yang memiliki kemampuan lebih besar memiliki kemungkinan untuk mencoba berbagai macam strategis tersebut, sedangkan pada organisasi yang memiliki kemampuan yang lemah tidak memiliki banyak pilihan terhadap strategi tersebut. Meskipun demikian, tidak ada organisasi, balk yang besar maupun yang kecil, yang dapat terbebas sepenuhnya dari pengaruh dan ketergantungannya pada lingkungan eksternalnya. Kebutuhan untuk melakukan adaptasi terhadap lingkungannya merupakan kebutuhan dasar setiap organisasi untuk tetap hidup.
Ketergantungan pada lingkungan menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi memerlukan perubahan komponen internalnya sebagai usaha untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan. Oleh sebab itu, dalam pandangan ini perubahan organisasi merupakan sesuatu yang sifatnya alamiah dan oleh karena itu pula, perubahan organisasi dapat direncanakan dan merupakan proses yang dapat dikelola. Jika perubahan organisasi yang terjadi dalam suatu lingkungan yang penuh kepastian, misalnya perkembangan bagian atau komponen organisasi, maka hal ini dapat dilihat sebagai suatu hal yang alamiah. Sedangkan jika organisasi mengalami perubahan sebagai respon terhadap perubahan lingkungannya, maka hal ini dapat dilihat sebagai suatu proses yang dapat direncanakan.