2. Proses Perubahan Organisasi
2.1. Perubahan Organisasi dan Daur Hidup Organisasi
Pada dasarnya semua organisasi senantiasa berusaha menjaga
berbagai aktifitas dan proses-proses yang ada di dalam organisasi selalu konsisten dengan kondisi-kondisi dan tuntutan lingkungan dimana organisasi itu berada. Dengan demikian, lingkungan dimana organisasi itu berada merupakan sumber bagi kehidupan suatu organisasi dan proses bagaimana suatu organisasi menjaga eksistensinya merupakan proses interaksi dengan lingkungannya. Untuk melihat bagaimana proses tersebut terjadi dan berlangsung, salah satu konsep yang dapat dipergunakan untuk memahaminya adalah konsep daur hidup (life cycle) dari suatu organisasi. Konsep daur hidup organisasi akan dapat menunjukkan bagaimana suatu organisasi sangat bergantung pada lingkungan dimana organisasi itu berada, terutama melalui tahap-tahap yang dilalui dalam daur hidup tersebut.
Terdapat beberapa konsep teoritis yang diajukan para ahli Teori Organisasi mengenai daur hidup organisasi ini, mulai dari yang sederhana sampai yang rumit. Konsep daur hidup organisasi yang sederhana, pada umumnya melihat organisasi analog dengan sistem biologis yang lahir, tumbuh, mencapai kematangan, kemudian memasuki tahap kemunduran untuk kemudian mati. Pandangan lain melihat bahwa daur hidup organisasi lebih rumit dan kompleks, yang mengkaitkan pertumbuhan organisasi dengan proses internal yang terjadi dalam organisasi maupun kemampuannya beradaptasi dengan lingkungan. Dalam kajian ini, konsep daur hidup organisasi yang sederhana dipandang lebih sesuai mengingat konsep ini memberikan gambaran yang umum dan sesuai dengan pemahaman perubahan organisasi yang dikaji disini.
Organisasi mengalami proses kelahiran, pertumbuhan, kematangan, dan akhirnya mengalami kematian, sebagaimana dialami semua sistem biologis dan sistem sosial. Jika cara pandang ini dipergunakan maka perubahan merupakan proses alamiah yang terjadi melalui suatu daur hidup atau lingkaran kehidupan (life cycle). Ketika suatu organisasi mengalami proses tahap demi tahap dalam daur hidup itu, pada dasarnya suatu organisasi sedang mengalami perubahan. Pasang surut suatu organisasi merupakan perubahan yang selalu terjadi selama organisasi itu menjalani kehidupannya.
Perubahan organisasi selama menjalani daur hidupnya merupakan perubahan besar karena berkaitan. dengan semua aspek di dalam organisasi. Akan tetapi perubahan yang dialami oleh tiap-tiap organisasi pada dasarnya tidak selalu sama. Perjalanan kehidupan setiap organisasi merupakan sesuatu yang sifatnya spesifik dan unik. Hal ini disebabkan keran setiap organisasi memiliki perbedaan-perbedaan alternatif strategis untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan yang terjadi. Dengan demikian, meskipun semua organisasi senantiasa menjalani kehidupan sesuai dengan daur hidupnya, tetapi perubahan-perubahan yang terjadi serta akibat-akibat yang ditimbulkannya, pada tiap-tiap organisasi dapat saja berlainan satu sama lain.
Daur hidup suatu organisasi yang terdiri dari tahap-tahap kelahiran, pertumbuhan , kematangan, kemunduran dan akhirnya mati, secara sederhana dapat digambarkan dalam suatu diagram gambar sebagai berikut:
Kurve di atas hanyalah bersifat ilustratif belaka, dan namun dirasakan sangat membantu untuk melihat dan memahami daur hidup suatu organisasi. Harus dipahami pula bahwa perkembangan daur hidup suatu organisasi tidaklah selalu sama segabaimana digambarkan dalam kurve itu. Ada organisasi yang tumbuh dengan cepat, tetapi ada pula yang tumbuh dengan lamban. Ada pula organisasi yang mengalami kemunduran yang cepat, tetapi ada pula yang mengalami kemunduran lebih lamban. Jadi gambaran di atas sekedar sebuah islustrasi bagaimana daur hidup suatu organisasi umumnya terjadi.
Kurve itu dapat digambar berdasarkan pada berbagai macam ukuran, balk ukuran kuantitatif maupun ukuran kualitatif. Ukuran kuantitatif misalnya dalam suatu perusahaan yang memproduksi barang dan jasa, ukuran itu antara lain total hasil penjualan barang yang diproduksi, atau jumlah total tenaga kerja yang dipergunakan dalam satuan waktu tertentu, dan sebagainya. Jika ukuran ini dipergunakan maka data tentang fase-fase perkembangan suatu perusahaan, mulai dari kelahiran, pertumbuhan, kematangan, kemunduran dan kematiannya dapat ditampilkan dalam suatu kurva. Fase kematian suatu perusahaan misalnya, dapat dilihat dari ukuran tidak ada lagi produk yang dikeluarkan, tidak mampu lagi membayar tenaga kerja dan sebagainya.
Sedangkan ukuran kualitatif dapat pula dipergunakan untuk memperkirakan fase-fase perkembangan daur hidup suatu organisasi, misalnya kelahiran suatu perkumpulan sosial atau partai politik ditandai dengan diumumkannya pendirian organisasi itu, kemudian kiprahnya dalam kehidupan masyarakat dapat dilihat dan dievaluasi sehingga dapat dirasakan akan adanya fase-fase itu. Fase kematian suatu organisasi secara kualitatif misalnya diukur dari kenyataan bahwa perkumpulan sosial atau organisasi politik tersebut mulai tidak mampu lagi melakukan misinya, mulai ditinggalkan oleh anggotanya atau dapat pula dibubarkan oleh pengurusnya, bahkan dinyatakan sebagai organisasi terlarang oleh pihak yang berwenang sehingga kemudian bubar atau menyatakan membubarkan diri. Jadi disnini dapat dilihat ketika suatu organisasi telah kehilangan efektifitasnya maka saat yang demikian dapat dipandang suatu fase kemunduran atau bahkan awal sebuah kematian suatu organisasi.
Sangat disadari bahwa terdapat banyak ukuran yang tidak selalu dapat menggambarkan secara tepat fase perkembangan daur hidup suatu organisasi. Namun demikian, ada pula ukuran-ukuran yang secara sederhana yang dapat dipergunakan sebagai indikator dari perkembangan daur hidup organisasi.
2.1.1. Tahap Kelahiran
Suatu organisasi memasuki fase kelahiran ketika beberapa atau suatu kelompok orang secara bersama-sama berusaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pada umumnya, suatu tujuan atau misi tertentu muncul bersumber pada adanya kesepakatan bersama atau konsensus diantara beberapa orang atau suatu kelompok orang yang memiliki tujuan tertentu yang sama. Jika ini dipahami secara mendasar, bahwa suatu organisasi dibentuk sebagai alat atau instrumen untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Ketika suatu organisasi telah disepakati dibentuk sebagai alat atau instrumen untuk mencapai suatu tujuan yang disepakati, maka kemudian tugastugas ditentukan '.dan dibebankan kepada orang-orang yang ada dalam organisasi itu. Umumnya pada awal perkembangan suatu organisasi, suasana penuh semangat dan optimisme akan keberhasilan pencapaian tujuan dengan membentuk organisasi itu sangat dirasakan oleh orang-orang yang membentuk usaha bersama tersebut. Meskipun demikian, pada fase awal pendirian suatu organisasi, ciri informal dari organisasi ini sangat menonjol. Ini dapat dilihat dari beberapa indikator, misalnya walaupun telah dirancang suatu struktur organisasi, tetapi mekanisme kerja yang
mengikuti struktur itu belum dapat dijalankan, kebijakan-kebijakannya merupakan kebijakan yang tidak tertulis, serta deskripsi tugas masing-masing secara formal tidak ada.
Interaksi yang berkembang dalam organisasi pada fase awal kelahirannya ini didominasi oleh interaksi yang bersifat temu muka (face to face), dan interaksi yang demikian menjadi dasar aktifitas sehari-hari organisasi. Pihak yang satu mengenal pihak lain secara pribadi dan oleh karena itu masing-masing pihak dapat mengerti kepribadian pihak lain, sehingga ini menjadi dasar ikatan serta solidaritas diantara mereka. Meski hirarkhi telah disusun sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dan menjadi sumber pengambilan keputusan, namun gaya kepemimpinan dan pengelolaan organisasi pada tahap awal kelahirannya ini tetap menunjukkan cirinya yang informal, bahkan terkesan sebagai kepemimpinan dan pengelolaan yang sambil lalu saja. Tidak terlalu mengherankan jika pada awal perkembangan suatu organisasi ini, orang-orang yang berada pada posisi manajer melakukan pekerjaan yang semestinya tidak dilakukan olehnya.
Pada banyak organisasi, tahap kelahiran dan fase awal perkembangan organisasi ini ditandai oleh adanya peran kewira-usahaan (entrepreneurial role) yang kuat. Dalam fase ini terdapat adanya satu atau beberapa orang yang secara pribadi memiliki kekuatan yang besar, balk dalam hal pandangan (visi), ketrampilan, kepemimpinan maupun juga permodalan, serta keberanian pengambil resiko dalam melangkah. Oleh sebab itu, pada fase perkembangan ini pengaruh pribadi dari orang-orang yang demikian sangat menentukan dan dirasakan dalam organisasi yang baru itu.
2.1.2. Tahap Pertumbuhan
Dalam perkembangan organisasi, tahap atau fase perkembangan ini ditandai oleh bertambahnya pengalaman dan pertumbuhan yang makin nampak jelas. Indikator dari fase ini, misalnya adalah peningkatan produk yang dibuat atau dijual, peningkatan keuntungan, bertambahnya kegiatan, meningkatnya jumlah anggota dan sebagainya. Tahap pertumbuhan secara jelas menandakan perkembangan secara posistif dari berbagai aspek dalam organisasi itu.
Ketika organisasi mulai berkembang, masuknya anggota atau tenaga kerja mulai terjadi sebagai konsekuensi dari aktifitas mengalami peningkatan. Pada tahap ini pengaruh secara pribadi dari orang-orang yang pada awal kelahiran organisasi mendominasi aktifitas organisasi, mulai mengalami penurunan. Demikian pula pola
interaksi yang sehari-hari terjadi dalam organisasi juga mengalami perubahan. Komunikasi yang bersifat temu muka (face to face communication) mulai mengalami perubahan, sejalan dengan makin meningkatnya formalisasi dan makin dominannya kebijakan yang bersifat tertulis, serta makin berjalannya mekanisme kerja sesuai dengan hirarkhi yang ada. Ini semua telah menggeser pola kerja yang sebelumnya dominan, terutama mendasarkan pengambilan keputusan pada kesepakatan informal yang dilakukan melalui interaksi yang bersifat temumuka.
Perkembangan organisasi yang makin formal ini telah membawa akibat organisasi makin kompleks dan memiliki dimensi-dimensi yang makin rumit. Dari segi ukurannya, organisasi ini kian bertambah besar dan makin bersifat impersonal sehingga hubungan-hubungan personal makin terkikis. Bidang tugas baru dikembangkan sejalan dengan bertambahnya aktifitas organisasi. Namun, perkembangan tugas-tugas baru yang berarti munculnya posisi-posisi tertentu dalam struktur formal organisasi, tidak selalu konsisten dengan peran yang sesuai dengan posisi yang baru itu.
Tidak jarang muncul masalah-masalah baru dalam kaitannya dengan perkembangan organisasi pada fase pertumbuhan ini. Selain masalah yang berkaitan dengan terjadinya kesenjangan antara status baru yang dimiliki orang yang menduduki posisi sosial yang baru dengan perannya, masalah lain yang lebih mendasar adalah terjadinya pergeseran dasar kesepakatan dan tujuan dari organisasi. Jika pada awal kelahiran suatu organisasi, kesepakatan dan tujuan dasar organisasi dirumuskan pada tingkat yang abstrak, pada fase ini sangat besar kemungkinannya mengalami reduksi ke tingkat yang lebih konkrit, terutama pada hal-hal yang dapat diukur dan dilihat dari aktifitas organisasi yang sedang dilakukan. Ini merupakan sutau konsekuensi dengan bertambahnya orang yang berperan dalam pengambilan keputusan, sehingga makin banyak tuntutan yang harus diakomodasi dalam perjalanan hidup suatu organisasi pada fase pertumbuhan ini. Tujuan dan misi yang pada awal berdirinya dicetuskan, tidak jarang akan mengalami perubahan, baik dikembangkan maupun diperluas atau dapat pula tujuan itu tidak berubah, namun bergeser pada tahap implementasinya.
2.1.3. Tahap Kematangan
Pada tahap kematangan, yaitu tahap berikut setelah suatu organisasi lahir dan mengalami pertumbuhan, ditandai oleh adanya perkembangan pertumbuhan yang relatif konstan, dalam arti tidak mengalami peningkatan secara drastis. Selama tahap pertumbuhan berubah ke tahap kematangan, tingkat pertumbuhan dari organisasi akan mencapi titik tertentu kemudian pada titik tertentu itu perkembangan menjadi relatif konstan. Pertumbuhan memang terjadi tetapi dalam tahap yang cukup lama, misalnya dari tahun ke tahun, tetapi pertumbuhan itu tidaklah terjadi secara tajam.
Pada tahap kematangan ini, suatu organisasi berupaya menjaga kelangsungan hidupnya. Ini diwujudkan dengan upaya menjaga berbagai aktifitasnya agar selalu dapat berjalan dan menjaga prestasi yang dapat dicapainya itu pada tingkat yang konstan. Disini upaya untuk meraih prestasi yang lebih bukannya tidak dilakukan, namun apa yang telah dicapai itu yang menjadi prioritas utama untuk dipertahankan, bukan kemajuan yang terlalu cepat namun dapat mengancam prestasi yang telah dapat diraih dan dipertahankannya. Itulah sebabnya, pertumbuhan yang besar tidak terjadi, sedang pertumbuhan baru dapat dilihat dalam kurun waktu yang relatif lama.
Pada taraf kematangan ini organisasi menjadi sesuatu yang penuh rutinitas yang harus dijalani dan tidak jarang mulai dirasakan kebosanan oleh para anggota organisasi itu. Proses institusionalisasi yang berkembang dalam organisasi secara pesat dalam tahap pertumbuhan organisasi, pada tahap kematangan ini mulai mengalami perubahan menjadi makin kokoh sehingga kemudian berubah menjadi suatu bentuk birokrasi organisasi yang kaku, bahkan dapat menjadi kekuatan yang mampu membuat organisasi itu tidak lagi fleksibel. Pada tahap perkembangan ini, organisasi berada pada posisi berusaha untuk menjaga perluasan organisasi.
Pada tahap kematangan ini, organisasi telah berhasil membakukan polapola interaksi yang kemudian berkembang menjadi budaya organisasi yang secara efektif berlaku dalam kehidupan sehari-hari organisasi itu. Ini merupakan suatu bentuk tradisi yang dibangun dari tahap ke tahap dan akhirnya menjadi suatu pedoman atau menjadi cara bertindak yang baik dan mapan dalam organisasi itu. Nilai-nilai yang berkembang sejalan dengan menguatnya tradisi itu menjadi pedoman penting dalam berorganisasi. Normanorma dan ukuran-ukuran untuk bertingkah laku dalam organisasi terbentuk secara eksplisit, tertulis dan baku, serta secara implisit, dalam anti sangat dipahami dan dilakukan secara sadar.
Kuatnya ikatan tradisi dan budaya 'yang berlaku dalam organisasi pada tahap kematangan ini tidak jarang justru menjadi kekuatan yang dapat melemahkan dan menghambat suatu organisasi. Usaha untuk memelihara kelangsungan hidup organisasi menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar bagi suatu organisasi pada tahap kematangan ini. Banyak organisasi berada pada tahap kematangan ini untuk waktu yang relatif lama, tanpa ada kemajuan-kemajuan yang berarti, bahkan justru mulai menunjukkan adanya kecenderungan terjadinya penurunan pada hal-hal tertentu. Ini terlihat dari kenyataan bahwa pada fase ini banyak organisasi yang bertahan pada pengalaman yang dimiliknya untuk tetap bertahan hidup dengan sedikit variasi perkembangan naik maupun turun.
2.1.4. Tahap Kemunduran
Pada tahap kematangan, upaya mempertahankan hidup dari suatu organisasi merupakan titik pusat aktifitas organisasi tersebut. Namun, perkembangan yang kemudain terjadi adalah terjadinya kemundurankemunduran dalam berbagai segi. Masalah-masalah yang muncul sejak lama terakumulasi dan menuntut pemecahan masalah yang cepat dan tidak jarang untuk melakukan itu terhadap kesulitan-kesuliatn yang dialai oleh banyak organisasi. Kuatnya ikatan tradisi dan budaya yang berlaku dalam organisasi tidak selalu sejalan dengan munculnya masalah-masalah baru yang dihadapi oleh organisasi.
Anggota organisasi yang potensial dalam menopang aktifitas organisasi banyak yang meninggalkan atau keluar dari organisasi karena ytidak lagi melihat prospek yang dinilai secara individual dapat diharapkan dimasa datang. Tidak jarang pula terjadi kesenjangan antara keluarah atau out put yang dihasilkan oleh suatu organisasi dengan tuntutan atau permintaan dari lingkungan. Ini menjadi kekuatan yang makin melemahkan keberadaan suatu organisasi. Organisasi makin banyak menghadapi masalah-masalah dan ini semua menjadi penghambatterciptannya dorongan yang mampu menjaga kelangsungan hidup organisasi. Salah satu masalah yang mendasar dalam tahap ini adalah bahwa tradisi dan budaya yang kuat, yang mewujud dalam bentuk aturan-aturan, telah menjadi gurita yang membelenggu semua kegiatan. Gagasan baru dan orang-orang yang memiliki kemampuan untuk mengantisipasi kemunduran, dihalangi dan ditolak dalam organisasi.
Organisasi pada tahap kemunduran ini mulai memasuki kondisi yang secara umum mengalami kemandegan dan secara perlahan mulai menarik diri dari lingkungan dimana organisasi itu berada. Jika semula suatu organisasi berada pada posisi imbang dalam persaingannya dengan organisasi lain dalam lingkungannya, organisasi-organisasi lain mulai memenangkan persaingan pada tahap kemunduran ini. Langkah-langkah yang diambil dalam organisasi pada tahap kemunduran ini tidak lebih merupakan upaya untuk memperpanjang umur organisasi dengan usaha menekan sekecil mungkin kerugian yang dialami. Organisasi boleh dikatakan telah melakukan langkah "mundur" dengan berbagai pilihan yang mungkin dapat dilakukan, yang mengarah pada usaha untuk "menutup diri" dari ancaman dan ketidak-cocokan yang berasal dari lingkungannya.
Pada tahap kemunduran ini, tidak jarang ada upaya untuk melakukan "penyelamatan" organisasi. Paling tidak ada dua cara yang sering dilakukan. Pertama, pihak pengambilan keputusan dalam organisasi melakukan perubahan kebijakan secara mendasar dan memberi wewenang yang besar untuk melakukan langkah-langkah pembenahan. Kedua, jika langkah-langkah pembenahan sudah sangat sukar dilakukan, pilihan lain yang bisa dilakukan adalah melalui penggabungan organisasi. Jika pilihan-pilihan ini dilakukan, sudah barang tentu akan terjadi perubahan mendasar pada organisasi tersebut, paling tidak akan terjadi pergeseran dari tujuan danb misi yang sejak awal dimilikinya. Suatu organisasi mengalami masa kemunduran ini dapat saja dalam waktu yang relatif lama, tetapi dapat pula dalam waktu yang relatif singkat. Namun umumnya jika upaya penyelamatan tidak dilakukan atau tidak berhasil dilakukan, maka organisasi itu akan sampai pada suatu titik yang dapat dipandang sebagai tahap kematian suatu organisasi.
2.1.5. Tahap Kematian
Pada suatu saat, suatu organisasi dapat saja berhenti melakukan suatu peran yang dapat dimainkannya dalam kehidupan masyarakat. Jika kondisi ini terjadi maka suatu organisasi dapat dikatakan telah mencapai tahap kematian. Tahap ini umumnya diawali oleh suatu proses pelapukan selama perkembangan organisasi pada tahap kemunduran. Proses pelapukan ini ditandai oleh tiadanya kekuatan baru untuk mendukung upaya organisasi melakukan perbaikan dan kemajuan. Energi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk melakukan usaha menuju kemajuan relatif lebih kecil dibandingkan dengan yang dibutuhkannya untuk mempertahankan apa yang telah
dapat dicapainya dan pada saat yang sama, tidak ada sumber energi baru yang dapat dihasilkannya.
Tidak semua organisasi memasuki tahap kematiannya dalam bentuk berhentinya semua aktifitas atau kegiatan dan keberadaannya. Dapat saja suatu organisasi yang telah mencapai tahap kematian ini tetap melangsungkan keberadaannya, akan tetapi secara substansial memiliki perbedaan bentuk. Ada kemungkinan organisasi yang sudah memasuki tahap kematian ini kemudian melakukan penggagungan (merger) dengan organisasi lain. Jika langkah ini diambil maka organisasi yang ada itu meskipun merupakan kelanjutan dari organisasi yang lama, tetapi pada dasarnya telah terjadi perbedaan yang mendasar, terutama pada misi dan tujuannya. Dalam penggabungan itu, dimungkinkan pula terjadi penggabungan program atau aktifitas yang ada dengan program dan aktifitas yang dimiliki oleh organisasi lain yang melakukan penggabungan terhadap organisasi yang telah memasuki tahap kematian itu. Dalam hal yang terakhir ini, organisasi yang telah memasuki tahap kematian yang melakukan penggabungan dapat dikatakan telah kehilangan eksistensinya manakala hasil penggabungan itu sama sekali berbeda dengan organisasi yang telah memasuki tahap kematian itu, baik dari segi anggota atau orang-orangnya, fungsi-fungsi yang dijalankannya, keluaran dan nama yang dimilikinya.
Indikator lain untuk memahami tahap kematian suatu organisasi adalah pada aspek legal yang mendasari keberadaan organisasi itu. Pada umumnya suatu organisasi untuk dapat berdiri dan beraktifitas memerlukan adanya legitimasi dan legalitas dari lembaga yang berwenang memberikan legalitas itu. Jadi aspek legal merupakan salah satu kebutuhan dari suatu organisasi untuk menjalankan aktifitasnya. Jika suatu organisasi yang memiliki dasar legalitas ini mengalami perkembangan yang mengarah pada tahap kematian, dapat saja organisasi itu mengajukan inisiatip untuk mencabut dasar legalitas atas keberadaannya. Namun dapat pula pihak lain yang melakukan inisiatip pencabutan legalitas itu.
Oleh karena tidak semua organisasi membutuhkan adanya legalitas untuk keberadaannya, maka aspek legal tidak memiliki arti penting dalam organisasi yang seperti itu. Sebaliknya legitimasi atau pengakuan dan dukungan bagi keberadaan organisasi dari para anggotanya justru menjadi penentu apakah organisasi itu masih mendapat pengakuan dan dukungan dari anggotanya atau tidak, Jika pengakuan dan dukungan itu sangat kecil atau bahkan telah tidak ada lagi, maka tahap kematian organisasi telah mulai dimasukinya.