BAB II KAJIAN TEORI
A. Komunikasi
9. Bentuk-bentuk Pesan Komunikasi
Dalam penyampaikan informasi, bentuk pesan di bagi menjadi beberapa kategori-kategori sebagai berikut.
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang hanya melalui lisan saja dan tidak tertulis. Komunikasi lisan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu komunikasi lisan secara langsung dan komunikasi lisan secara tidak langsung. komunikasi lisan secara langsung bisa berarti, bahwa komunikasi yang terjadi secara langsung yakni melalui tatap muka, seperti halnya orang berceramah, orang berpidato, orang wawancara, berorasi. Sedangkan komunikasi lisan tidaklangsung berarti terjadi komunikasi tanpa adanya tatap muka, seperti halnya orang berbicara ditelepon, fax, email ataupunsurat.
b. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis atau tercetak adalah komunikasi dengan mempergunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode (yang mengandung arti), yang tertulis atau tercetak yang dapat dimengerti oleh pihak lain. Jadi kesimpulannya kedua komunikasi ini lebih kepada komunikasi satu arah, dimana komunikator hanya menyampaikan pesan yang ada. Untuk komunikasi ini dirasa kurang efektif karena penyampaian pesan dari komunikator belum tentu bisa dipahami oleh komunikan. Ketika komunikator memberi informasi, dia tidak memahami apakah yang diberi informasi sudah mengerti atau belum akan informasi yang telah disampaikan misalnya seperti laporan.
c. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala, dan lain-lain. Komunikasi ini melalui berbagai isyarat atau signal non-verbal. Media yang dipergunakan ialah ekspresi, gerak isyarat, gerak dan posisi badan, yang disebut bahasa badan yang menyatakan sikap dan perasaan seseorang. Misalkan berbicara pelan ataupun seorang
manajer menampakkan wajah yang masam ketika bawahannya mengajukan pendapat, dan bisa jadi bawahan tersebut menafsirkan muka masa itu sebagai penolakan.
10. Komunikasi Efektif dan Kurang Efektif
a. Komunikasi Efektif
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”). Secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam kata communis ini memiliki makna „berbagi‟ atau „menjadi milik bersama‟ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process
through whichindividuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and oneanother. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang
melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satusama lain. Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif. (Effendy, 1994:10).
Jadi komunikasi efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap, perubahan perilaku serta adanya perubahan opini pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Berkomunikasi secara efektif berarti komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan yang telah disampaikan.
Ada lima prinsip atau cara dalam berkomunikasi yang efektif. Lima prinsip atau cara ini disingkat dengan Reach. Sesuai dengan singkatannya, komunikasi efektif dimaksudkan agar tersampaikannya atau teraihnya pesan atau isi dari komunikasi itu. Kelima prinsip dari
Reach itu adalah: Respect, Empathy, Audible, Care, dan Humble.
1) Respect berarti rasa hormat dan saling menghargai orang lain. Pada prinsipnya, manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, maka lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi. Selanjutnya, hal secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
2) Empathy adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain
3) Audible bermakna antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal, hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
4) Care berarti perhatian akan apa yang disampaikan oleh pembicara sehingga membuat pembicara merasa diperhatikan . Care berarti juga menyimak secara seksama apa isi pembicaraan dari lawan bicara.
5) Humble berarti rendah hati. Prinsip kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini
merupakan unsur yang terkait dengan prinsip pertama. Untuk membangun rasa menghargai orang lain biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki (Artiningrum, Kurniasih, 2012 :11-12)
Setelah mengetahui hal ini, ada hal yang perlu ketahui dalam bagaimana menjadi pendengar yang baik. Menurut Imam Ghazali, untuk menjadi pembicara yang baik haruslah menjadi pendengar yang baik. dan dalam berkomunikasi yang efektif, menjadi pendengar yang baik itu ternyata tidak semudah yang diperkirakan. Hal ini dikarenakan kita harus mengenal lebih dalam suasana hati sang pembicara. Dan dalam berkomunikasi yang efektif ini Anda harus mengetahui ragam menjadi pendengar. Ada lima ragam pendengar, yaitu:
1) Menasehati dan Mengevaluasi 2) Menganalisis dan Menginterpretasi 3) Memperkuat dan Mendukung
4) Bertanya dan Probing Mengerti dan Paraphasing
Selanjutnya mari kita kupas satu persatu ragam pendengar di atas.
a) Menasehati dan Mengevaluasi
Gaya yang paling rendah kontribusinya dalam efektifitas komunikasi. Mengindikasikan pendengar superior dan membuat pembicara inferior. Gaya ini tepat apabila pembicara memang meminta nasihat atau evaluasi / kritik.
b) Menganalisis dan Menginterpretasi
Gaya pendengar sebagai “guru” atau “ingin menjadi guru”. Ini mengimplikasikan pendengar lebih tahu dari permasalahan pembicara. Gaya ini tepat apabila pembicara tidak dapat menentukan atau memutuskan perasaannya atau memang pembicara datang dan minta interpretasi dari pendengar.
Gaya simpatik. Pendengar ingin menyakinkan sebagai pendengar untuk membantu menurunkan intensitas perasaan yang dialami pembicara. Gaya ini tepat apabila pembicara mengindikasikan kebutuhan dukungan atau memang pembicara minta pertolongan untuk merubah sikap.
d) Bertanya dan Probing
Gaya menanyakan pertanyaan klarifikasiProbing artinya pertanyaan menggiring. Gaya yang tepat untuk menunjukkan bahwa pendengar benar-benar mengerti apa yang dikatakan atau dimaksudkan oleh pembicara.
e) Mengerti dan Paraphasing
Gaya yang paling sulit karena merupakan ungkapan dari keinginan pendengar bahwa ia benar-benar memahami apa isi perasaan dan pikiran pembicara. Gaya bicara yang membantu pembicara untuk memperjelas apa yang dimaksud oleh pembicara (Srijanti, Purwanto, Artiningrum, 2007: 32-33) Menurut Suranto AW (2010:105), ada beberapa indikator komunikasi efektif,ialah:
1) Pemahaman
Pemahaman ialah kemampuan memahami pesan
secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. 2) Kesenangan
Yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insani.
3) Pengaruh pada sikap
Komunikasi dikatakan mempengaruhi sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah
sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginankita. 4) Hubungan yang makin baik
Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk membina hubungan baik.
5) Tindakan
Kedua belak pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan.
Komunikasi efektif menuntut kepekaan seseorang dalam situasi dan kondisi yang ada, bahkan kegagalan organisasi dikaitkan dengan komunikasi yang buruk karena kurangnya perhatian dari para pendengar. Menurut Suranto (2010)“ sebuah komunikasi yang efektif membutuhkan kontak mata, ekspresi wajah, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal”.
1) Kontak Mata
Kontak mata adalah cara yang selalu digunakan dalam berkomunikasi, karena orang merasa diperhatikan ketika orang yang berbicara saling bertatap mata dan dirinya tidak merasa diabaikan sehingga dapat memperjelas informasi yang akan disampaikan. 2) Ekspresi Wajah
Ekspresi wajah dalam berkomunikasi menentukan jelas tidaknya suatu pesan, dalam hal ini mengangguk, tersenyum, mengcungkan jari. Untuk itu dengan adanya ekspresi wajah ini pesan yang disampaikan oleh komunikator akan mampu meyakinkan komunikan untuk memahami isi pesan.
3) Postur Tubuh
Gerak-gerik tubuh bisa menjadikan sebuah tambahan dalam berkomunikasi secara efektif dan dapat memberikan penilaian seseorang. Misalkan postur tubuh yang lebih besar akan menimbulkan kesan perkas, kuat dan lebih dihormati.
4) Selera Berbusana
Berbusana merupakan cermin dari kepribadian seseorang. Contoh; berpenampilan menarik, bersih, rapi, seseorang akan mengambil keputusan bahwa orang itu baik. Dengan berbusana yang menarik orang akan lebih tertarik, sehingga pesan yang disampaikan akan mudah untuk diterima.
Menurut Effendy (2006:11) komunikasi ialah cara agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Dampak yang ditimbulkan dapat diklasifikasikan menurut kadarnya, yakni:
1) Dampak Kognitif adalah dampak yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia tahu serta meningkatnya intelektualitasnya 2) Dampak Efektif adalah dampak yang timbul tidak hanya
menyebabkan komunikan tahu atau meningkat intelektualitasnya saja tetapi juga tergerak hatinya dengan menimbulkan perasaan tertentu.
3) Dampak Konatif adalah dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan, dan kegiatan.
b. Komunikasi yang Kurang Efektif
Komunikasi dalam prosesnya, ada saja beberapa hal yang merintangi atau menghambat tercapainya tujuan dari proses komunikasi. Hambatan atau rintangan dalam komunikasi bisa berasal dari pribadi komunikan dan komunikator, lingkungan dan lain sebagainya. Suatu sebab utama dari kemacetan komunikasi adalah kebisingan, bunyi atau suara yang ribut, yang dalam konteks ini berarti
segala sesuatu yang mengganggu penyampaian atau penerima penerimaan pesan.
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. Hambatan dalam penyandian/simbol, Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh sipenerima Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya (Mulyana, 2008: 69 – 71)