Komunikasi terjadi antara manajemen dengan direksi sehingga keduanya memiliki informasi yang relevan untuk memenuhi peran mereka. Komunikasi antara direksi dengan manajemen juga perlu digambarkan secara jelas, namun komponen ini tidak berjalan dengan baik. Tidak berjalannya komponen ini menyebabkan kurangnya komunikasi antara direksi dengan manajemen yang dapat menimbulkan risiko konflik yang terjadi antara manajemen dengan direksi.
112 6. Komunikasi dengan Pihak Luar
Berbagai hal yang mempengaruhi pencapaian sasaran pelaporan keuangan dikomunikasikan dengan pihak luar. Manajemen PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera memiliki tanggung jawab, baik secara legal maupun profesional dalam menyajikan laporan keuangan yang andal dan wajar sesuai dengan pedoman yang berlaku sehingga dapat digunakan oleh pihak ketiga.
4.4.5 Analisis atas komponen Pemantauan
Aktivitas pemantauan berkaitan dengan efektivitas pengendalian internal yang dijalankan perusahaan secara periodik dan terus menerus untuk menentukan apakah pengendalian internal telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian internal mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian yang tepat waktu dan pengambilan tindakan korektif serta untuk menilai efektivitas kegiatan penjualan yang berlangsung. Proses ini dilakukan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus-menerus, evaluasi yang terpisah, atau dengan kombinasi diantara keduanya. Aktivitas ini juga mencakup penggunaan informasi dan komunikasi pihak luar seperti keluhan pelanggan dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis kepada pihak perusahaan, maka penulis menemukan hal-hal terkait dengan pemantauan yang telah dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut:
113 1. Pembuatan laporan dari bagian klaim dilakukan setelah klaim
ditangani dan selesai diproses sehingga ada yang disebut summary claim. Seluruh aktivitas klaim tercatat lengkap untuk dapat dilihat oleh direksi berupa rangkuman kejadian klaim dari proses awal sampai dengan pembayaran klaim.
2. Setiap ada permasalahan selalu dibuatkan laporan, dicatat, untuk menjadi dasar evaluasi. Namun untuk masalah dalam bobot yang kecil dan masih bisa ditangani tidak dibuatkan laporan untuk dilaporkan ke Kantor Pusat atau Direksi, setiap klaim yang telah diproses dibuat summary claim untuk merincikan semua proses, tidak selalu dibuatkan laporan permasalahan jika masih dalam bobot yang masih dapat ditangani oleh Kantor Cabang dan Kantor Cabang hanya membuat report berupa summary claim.
3. Adanya rapat umum per akhir periode yang dilakukan manajemen untuk seluruh bagian atau divisi di dalam perusahaan dengan membahas, apa yang telah dilakukan dalam satu tahun ke belakang, tujuan (goals) yang telah diraih perusahaan, dan apa yang harus perusahaan lakukan dengan pencapaian tujuan perusahaan.
4. Direktur yang rutin memeriksa laporan keuangan setiap bulannya dan atas summary claim yang diberikan secara rutin setelah proses klaim dilakukan oleh bagian klaim dengan urutan no.polis, nama polis, penyebab terjadinya klaim, dan jumlah klaim yang diberikan. Serta direktur memeriksa dengan teliti bagaimana prospek perusahaan kedepannya dengan melihat risiko dalam investasi perusahaan dan
114 sudah mengantisipasi risiko tersebut dengan strategi yang dibuat manajemen.
5. Kepala cabang yang sesekali terjun langsung dalam penanganan proses klaim adalah untuk memantau bagaimana kepuasan tertanggung atas pelayanan yang diberikan oleh bagian klaim sekaligus memantau bagaimana kinerja pegawainya.
Kepala cabang mengawasi bagian klaim setiap akhir bulan dan melakukan evaluasi terhadap kinerja dengan melakukan rapat kepada semua bagian klaim membahas mengenai progress dan kendala dari penanganan klaim. Mengecek klaim mana saja yang masih belum terselesaikan dan klaim mana saja yang telah selesai.
6. Perusahaan mempunyai unit audit internal sehingga aktivitas audit internal perusahaan dilaksanakan oleh unit audit internal. Dengan adanya unit audit internal ini dapat mendukung tugas direksi dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab unit audit internal adalah:
a. Menyusun dan melaksanakan rencana audit internal berdasarkan prioritas risiko.
b. Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko perusahaan.
c. Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya.
d. Memberikan saran perbaikan dan informasi yang objektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen.
115 e. Memantau, menganalisa dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut
perbaikan yang disarankan.
Laporan audit internal ini ditujukan untuk Presiden Direktur dan kepada dewan komisaris melalui komite audit. Laporan audit Internal yang diberikan ke Dewan Direksi akan di evaluasi kembali oleh Direksi dengan mengadakan rapat, apa penyebabnya hal itu bisa terjadi, dengan menanyakan kepada para manajer pada saat rapat evaluasi besar tahunan.
Berdasarkan uraian diatas peneliti dapat menyimpulkan bahwa pengendalian pemantauan (monitoring) sudah efektif dijalankan oleh PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera, karena perusahaan telah mampu melakukan evaluasi pemantauan terhadap semua kegiatan dan aktivitas perusahaan secara kesuluruhan agar fungsi dan tujuan pengendalian internal dapat dicapai dengan baik.
4.5 Pembahasan
Evaluasi-evaluasi yang telah peneliti lakukan dengan menggunakan asas pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) sebagai dasar penilaiannya dapat menunjukkan kualitas sistem yang diterapkan oleh PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera secara teori dan praktek. Secara keseluruhan penerapan prosedur pengendalian internal pada PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera sudah dilakukan dengan baik. Sebagian besar kelemahan-kelemahan yang terjadi adalah atas kurangnya kesadaran dari manajemen pada hal-hal yang tidak terlalu signifikan namun dalam jangka panjang akan dapat menghambat seluruh kinerja karyawan. Dapat diambil satu contoh pada kebijakan dan praktek SDM dimana perusahaan kekurangan pegawai di bagian klaim yang mana hal ini menyebabkan terhambatnya
116 fungsi-fungsi yang seharusnya ada dalam struktur organisasi. Pandangan lain pada PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera menyebutkan bahwa hal ini bukanlah masalah yang serius, tetapi jika ditelusuri akibat-akibat yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah kerugian finansial pada PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera yang nilainya tidak signfikan namun secara tidak langsung sudah terakumulasi. Misalnya dapat dilihat pada akitivitas pengendalian pembayaran klaim, bagian klaim seringkali terlambat melakukan pembayaran klaim kepada nasabah karena jika banyak pengajuan klaim menunjukkan jumlah yang sangat tinggi sedangkan proses underwriting/seleksi klaim belum berjalan secara efektif karena kurangnya pemahaman para underwriter terhadap aturan SE (surat edaran) dari Direksi dan surat-surat Direksi yang lainnya yang berkaitan dengan klaim dan bagian klaim juga kekurangan pegawai karena disetiap cabang hanya tersedia 1 (satu) orang staf klaim untuk menangani banyaknya pengajuan klaim yang masuk. Hal ini menyebabkan penundaan pekerjaan pada bagian klaim karena harus mengurus klaim sendirian sehingga kerjaan menjadi menumpuk dan mengganggu aktivitas di keesokan harinya. Pada jangka panjang hal ini dapat mengurangi efisiensi dan efektivitas kerja yang seharusnya bisa dilakukan oleh PT. AJ Bringin Jiwa Sejahtera.