SEJARAH MANAJEMEN PENGETAHUAN
POIN PEMBAHASAN
D. Bukowitz dan Williams KM Cycle
Bukowitz dan Williams (2000) menggambarkan kerangka kerja proses manajemen pengetahuan yang menguraikan ―bagaimana organisasi menghasilkan, memelihara, dan menggunakan stok pengetahuan yang benar secara strategis untuk menciptakan nilai‖.
Kerangka kerja ini ditunjukkan pada Gambar 1.4.
Dalam kerangka kerja ini, pengetahuan terdiri dari repositori pengetahuan, hubungan, teknologi informasi, infrastruktur komunikasi, keterampilan fungsional, pengetahuan proses, responsif lingkungan, kecerdasan organisasi, dan sumber eksternal. Fase mendapatkan, belajar, dan berkontribusi bersifat taktis. Mereka dipicu oleh peluang atau tuntutan yang didorong oleh pasar, dan mereka biasanya menghasilkan penggunaan pengetahuan sehari-hari untuk menanggapi permintaan ini. Tahap penilaian, bangun / pertahankan, atau divestasi lebih strategis, dipicu oleh perubahan dalam lingkungan makro. Tahap-tahap ini fokus pada proses pencocokan modal intelektual jangka panjang dengan persyaratan strategis.
Tahap pertama, dapatkan, terdiri dari mencari informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan,
memecahkan masalah, atau berinovasi. Tantangan hari ini tidak begitu banyak dalam menemukan informasi tetapi dalam menangani secara efektif dengan volume besar informasi yang dapat diperoleh.
Gambar 13
The Bukowitz And Williams KM Cycle
Teknologi telah membuat langkah besar dalam menyediakan akses ke kumpulan informasi yang semakin meningkat. "information overload" yang dihasilkan telah menciptakan kebutuhan kritis untuk menyaring volume konten yang luas, mengidentifikasi pengetahuan nilai, dan kemudian mengelola pengetahuan ini secara efektif dan efisien. Para profesional informasi secara tradisional telah memenuhi peran ini, dan mereka tentu dibutuhkan, sekarang lebih dari sebelumnya. Kebutuhan pengguna harus dipahami dengan baik untuk mencocokkan pencari informasi dengan konten terbaik. Ini melibatkan mengetahui di mana sumber daya pengetahuan ada dan dapat diakses.
Di mana manajemen pengetahuan menyimpang dari manajemen informasi adalah bahwa ―mendapatkan‖
konten tidak hanya mencakup konten eksplisit tradisional (misal, Dokumen fisik atau elektronik) tetapi
juga pengetahuan diam-diam. Ini berarti pengguna informasi perlu terkoneksi tidak hanya dengan konten tetapi juga dengan para ahli konten orang-orang di mana sebagian besar pengetahuan diam-diam berada. Istilah cybrarian kadang-kadang digunakan untuk menggambarkan peran profesional pengetahuan baru.
Tugas utamanya adalah mengatur konten pengetahuan, menjaga ketepatan waktu, kelengkapan, dan akurasi, kebutuhan informasi pengguna profil, mengakses / menavigasi / memfilter konten yang banyak untuk menanggapi kebutuhan pengguna, dan membantu melatih pengguna dengan teknologi repositori pengetahuan baru (literasi informasi). Tahap selanjutnya, gunakan, berkaitan dengan bagaimana menggabungkan informasi dengan cara baru dan menarik untuk mendorong inovasi organisasi. Fokusnya terutama pada individu dan kemudian pada kelompok. Fokus sempit pada inovasi sebagai alasan untuk menggunakan aset intelektual agak terbatas dalam siklus KM ini. Para penulis mendiskusikan sejumlah teknik untuk mempromosikan teknik berpikir kebetulan dan out-of-the-box atau meningkatkan kreativitas. Meskipun mempromosikan aliran pengetahuan yang paling besar dan paling mengalir adalah upaya yang bermanfaat, penggunaan pengetahuan jauh lebih luas cakupannya daripada inovasi.
Tahap belajar mengacu pada proses formal belajar dari pengalaman sebagai sarana untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Memori organisasi dibuat sehingga pembelajaran organisasi menjadi mungkin baik dari keberhasilan (praktik terbaik) dan kegagalan (pelajaran yang didapat). Kaitan antara belajar dan menciptakan nilai lebih sulit dibangun daripada hubungan untuk mendapatkan dan menggunakan informasi. Belajar dalam organisasi adalah penting
karena itu mewakili langkah transisi antara penerapan ide dan generasi yang baru. Waktu harus diambil untuk merenungkan pengalaman dan mempertimbangkan kemungkinan nilainya di tempat lain. Harus ada hubungan yang kuat antara strategi organisasi dan kegiatan pembelajaran organisasi. Belajar sangat penting setelah "mendapatkan" dan "menggunakan" konten; jika tidak, konten hanya disimpan di suatu tempat dan tidak membuat perbedaan dalam bagaimana hal-hal dilakukan dalam organisasi.
Tahap kontribusi dari siklus KM berkaitan dengan membuat karyawan memposting apa yang telah mereka pelajari ke basis pengetahuan komunal (misal, Repositori). Hanya dengan cara ini pengetahuan individual dapat dibuat terlihat dan tersedia di seluruh organisasi, jika sesuai. Peringatan terakhir ditambahkan, karena kecenderungannya adalah untuk menyimpan semua pengetahuan, yang seharusnya tidak menjadi fokus KM. Urutan langkah-langkah ini digunakan oleh banyak penulis, dan mereka memiliki efek langsung menciptakan kesalahpahaman bahwa KM adalah tentang mempublikasikan semua yang berada di dalam kepala individu. Tak perlu dikatakan, dampak pada motivasi karyawan menurun drastis! Maksud dari latihan ini bukanlah untuk memposting segala sesuatu di intranet perusahaan tetapi untuk memilah pengalaman-pengalaman yang darinya orang lain dalam organisasi juga dapat memperoleh manfaat. Ini menyiratkan bahwa pengalaman memiliki potensi untuk digeneralisasi.
Bahkan, banyak konten yang akan dibagikan di seluruh organisasi harus dikemas ulang terlebih dahulu dalam format "generik" agar dapat digunakan oleh khalayak yang lebih luas.
Contoh konten yang harus didorong oleh karyawan untuk berkontribusi termasuk berbagi praktik terbaik
dan pelajaran yang dipetik sehingga orang lain tidak mengulangi kesalahan yang sama. Para penulis menggambarkan sejumlah wortel dan tongkat yang dapat digunakan untuk mempromosikan berbagi pengetahuan.
Akibatnya, praktik telah membuktikan bahwa berbagi pengetahuan terjadi dengan cukup baik tanpa skema pembayaran per kontribusi langsung yang berat, atau dengan ancaman hukuman yang sama beratnya dengan yang ditahan. Agar pertukaran pengetahuan yang berhasil terjadi, itu harus "masuk akal." Artinya, manfaat bagi organisasi dan individu harus ada dan harus dipahami dengan jelas. Faktor keberhasilan kritis lainnya tampaknya melibatkan keberhasilan penyebaran perantara pengetahuan para profesional yang memikul tanggung jawab mengumpulkan, mengemas ulang, dan mempromosikan nugget pengetahuan di seluruh organisasi. Sistem yang baik harus ada untuk mempertahankan hasil pembelajaran organisasi sistem manajemen memori organisasi yang baik, seringkali dalam bentuk semacam intranet. Bagian dari praktik manajemen memori organisasi yang baik harus selalu menjaga atribusi, memerlukan otorisasi untuk diseminasi, menyediakan mekanisme umpan balik, dan melacak penggunaan kembali pengetahuan. Salah satu penghargaan terbaik untuk kontribusi adalah untuk diberitahu tentang seberapa "populer" kontribusi Anda (yang analog dengan indeks kutipan untuk publikasi ilmiah).
Selanjutnya, tahap penilaian lebih berkaitan dengan tingkat kelompok dan organisasi. Penilaian mengacu pada evaluasi modal intelektual dan mengharuskan organisasi mendefinisikan pengetahuan kritis-misi dan memetakan modal intelektual saat ini terhadap kebutuhan pengetahuan di masa depan.
Organisasi juga harus mengembangkan metrik untuk
menunjukkan bahwa ia mengembangkan basis pengetahuannya dan mengambil untung dari investasinya dalam modal intelektual. Teori organisasi perlu diperluas untuk mencakup menangkap dampak pengetahuan pada kinerja organisasi. Ini termasuk mengidentifikasi bentuk modal baru seperti modal manusia (kompetensi), modal pelanggan (hubungan pelanggan), modal organisasi (basis pengetahuan, proses bisnis, infrastruktur teknologi, nilai-nilai, norma, dan budaya), dan modal intelektual (hubungan antara manusia, pelanggan, dan modal organisasi). Penilaian harus memperhitungkan jenis-jenis aset baru ini dan fokus pada seberapa mudah dan fleksibel organisasi dapat mengubah pengetahuannya menjadi produk dan layanan bernilai bagi pelanggan. Serangkaian kerangka kerja, proses, dan metrik baru yang mengevaluasi basis pengetahuan harus dimasukkan ke dalam proses manajemen secara keseluruhan.
Langkah membangun dan mempertahankan dalam siklus KM memastikan bahwa modal intelektual masa depan organisasi akan membuat organisasi tetap hidup dan kompetitif. Sumber daya harus dialokasikan untuk pertumbuhan dan pemeliharaan pengetahuan, dan sumber daya tersebut harus disalurkan sedemikian rupa untuk menciptakan pengetahuan baru dan memperkuat pengetahuan yang ada. Pada tingkat taktis, ketidakmampuan untuk menemukan dan menerapkan pengetahuan untuk memenuhi kebutuhan yang ada menghasilkan peluang yang hilang. Pada tingkat strategis, keluar dari pengetahuan "benar" memberikan pukulan yang jauh lebih serius hilangnya daya saing dan pada akhirnya kelayakan organisasi juga.
Langkah terakhir dalam siklus Bukowitz dan Williams KM adalah langkah divestasi. Organisasi hendaknya tidak berpegang pada aset fisik atau
intelektual jika aset tidak lagi menciptakan nilai.
Bahkan, beberapa pengetahuan mungkin lebih berharga jika ditransfer ke luar organisasi. Dalam langkah siklus KM ini, organisasi perlu memeriksa modal intelektual mereka dalam hal sumber daya yang diperlukan untuk mempertahankannya dan apakah sumber daya ini akan dihabiskan dengan lebih baik di tempat lain. Ini melibatkan memahami mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana secara resmi melepaskan bagian dari basis pengetahuan. Analisis biaya peluang untuk mempertahankan pengetahuan harus dimasukkan ke dalam praktik manajemen standar. Penting untuk dapat memahami bagian mana dari basis pengetahuan yang tidak perlu untuk mempertahankan keunggulan kompetitif dan kelangsungan industri.
Keputusan divestasi tradisional tentang pengetahuan termasuk mendapatkan paten, memisahkan perusahaan, pekerjaan outsourcing, mengakhiri program pelatihan dan / atau karyawan, mengganti / meningkatkan teknologi, dan mengakhiri kemitraan, aliansi, atau kontrak. Namun, KM membutuhkan bentuk divestasi terencana yang terencana, yang berarti bahwa keputusan yang akan diambil adalah yang strategis, bukan tugas operasional.
Idealnya, pengetahuan yang tidak perlu seharusnya tidak diperoleh sejak awal; organisasi harus menerapkan proses untuk membedakan secara jelas antara bentuk-bentuk pengetahuan yang dapat dimanfaatkan dan yang penggunaannya terbatas. Pengetahuan yang menguras sumber daya harus dikonversi menjadi nilai. Ini sering melibatkan konversi daripada membuang pengetahuan
— misalnya, dengan menggunakan kembali pengetahuan di tempat lain di dalam atau di luar organisasi.
Siklus Bukowitz dan Williams KM memperkenalkan dua fase kritis baru: pembelajaran konten pengetahuan dan
keputusan apakah akan mempertahankan pengetahuan ini atau melepaskan organisasi dari konten pengetahuan ini. Siklus KM ini lebih komprehensif daripada siklus Meyer dan Zack karena gagasan diam-diam serta manajemen pengetahuan eksplisit telah dimasukkan.